Особенности заполнения путевых листов

Основные моменты

Путевой лист – это официальный документ, регламентированный соответствующими подзаконными актами и подлежащий учету.

Рабочая поездка

  • номер документа
  • дата документа
  • данные о ТС
  • сведения о его собственнике
  • информация о водителе авто
  • расход горючего
  • текущий пробег автомобиля
  • точный маршрут движения автомобиля
  • место отправления (откуда выехал) и место приезда (куда поехал)
  • время выхода и время возврата авто в гараж
  • данные спидометра на начало и окончание рабочего дня
  • подпись диспетчера, подтверждающая время отбытия и прибытия авто
  • дата и время предрейсового осмотра
  • подпись медработника, проводившего предрейсовый медосмотр
  • количество рейсов
  • номера ТТН, по которым осуществлялась перевозка

Путевой лист состоит из двух частей. Первая – это основной лист, в котором отражен расчет расходования ГСМ. Вторая часть – это отрывной талон, являющийся основным документом, по которому заказчику работ выставляется счет за оказанные услуги. К первой части должна обязательно прилагаться ТТН. Водитель получает путевой лист минимум на один день, а максимальный срок выдачи составляет один месяц. Срок хранения у путевых листов такой же, как и у других бухгалтерских документов – пять лет.

Формы путевых листов

Согласно Приложению 1 к Приказу Минфина России N 173н {amp}lt;1{amp}gt; учреждения спорта могут применять следующие формы путевых листов:

  • 0340002 «Путевой лист строительной машины»;
  • 0345001 «Путевой лист легкового автомобиля»;
  • 0345002 «Путевой лист специального автомобиля»;
  • 0345004 «Путевой лист грузового автомобиля»;
  • 0345005 «Путевой лист грузового автомобиля»;
  • 0345007 «Путевой лист автобуса необщего пользования».

Сами формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».

Обратите внимание! Запрещается перевозка пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (п. 2 ст. 6 Федерального закона N 259-ФЗ).

Правила расчета

На основании данных о километраже, времени и расходе горючего производится расчет потраченного за рабочее время горючего. Полученные данные расхода ГСМ по факту сравниваются с показателем нормативного расхода топлива. Исходя из полученных цифр, фиксируется либо экономия топлива, либо его перерасход.

Расчет путевого листа

Существует стандартная формула расчета нормы затрат горючего — величину пробега автомобиля умножают на норму расхода топлива, и полученную сумму делят на сто км пути. Норма расхода горюче-смазочных материалов для конкретного вида автомобиля можно посмотреть в приложении к приказу Минтранса России под № АМ-23-р, которое называется методическими рекомендациями. Если нужной марки автомобиля в приложении не оказалось, то за основу для расчетов нужно брать автомобиль с похожими техническими характеристиками.

Расход по факту определяется таким способом – от суммы остатка горючего перед поездкой и объема заправленного топлива отнимается остаток ГСМ на момент возвращения автомобиля на его место в гараж. Экономия получается при меньшем объеме расхода топлива по сравнению с нормативом, а перерасход – при большем.

Данные о километраже от ворот предприятия до места погрузки товара, а также от места разгрузки товара до ворот гаража в расчет не включаются – они фиксируются отдельно как нулевой пробег в строке путевого листа. В том числе в расчете не участвуют сведения о расходе топлива при простое машины и работе навесного спецоборудования.

Для примера возьмем автомобиль марки ГАЗ 3307, который осуществлял перевозку грузов по городу Москве. Базовая величина расхода топлива для этого автомобиля равняется 21 л на 100 км пути, поправочный коэффициент для городов-миллионников равен 10% или 0,01.

В путевом листе указаны следующие параметры:

  • величина пробега авто на начало работы – 20 000 км
  • цифра пробега на конец рабочего дня – 20 170 км
  • остаток горючего перед выездом – 15 литров
  • заправлено во время поездки – 60 литров
  • остаток топлива на конец рабочего дня – 30 литров

Пробег за рабочее время равен 20 170 км — 20 000 км = 170 км.

Теперь переходим к расчету нормы затрат топлива:

  • (21 л * 170 км) / 100 * 1,1 = 39,27 литра

Фактический расход топлива:

  • (15 60) — 30 = 45 литров

Особенности заполнения путевых листов

Разница между двумя величинами составляет:

  • 45 литров — 39,27 литра = 5,73 литра

Фактически было израсходовано больше топлива, соответственно, получился перерасход. Это еще не окончательная цифра, для ее корректировки следует проверить, был ли расход топлива при холостой работе двигателя, например, при погрузочно-разгрузочных работах или прогреве в зимнее время.

Для каждого типа ТС имеется утвержденная унифицированная форма путевого листа. Кроме того, существует форма под названием 4-с. применяемая при сдельной оплате труда, и 4-п – при оплате за рабочее время. Правила и схема заполнения путевых листов для учреждений и индивидуальных предпринимателей отражены в приказе Минтранса России под № 152.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам.

Порядок заполнения путевого листа

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее — Порядок N 152). Этот документ обязаны применять все юридические лица, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. Таким образом, учреждениям спорта тоже необходимо руководствоваться им в своей работе.

Обязательные реквизиты путевого листа (п. 3 Порядка N 152):

  1. наименование и номер;
  2. сведения о сроке действия. Включают дату (число, месяц, год), когда путевой лист может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 4 Порядка N 152);
  3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  4. сведения о транспортном средстве;
  5. сведения о водителе.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают (п. 5 Порядка N 152):

  1. для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
  2. для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона. Например, если в учреждении спорта сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях, то он указывает сведения как ИП.

Сведения о транспортном средстве включают (п. 6 Порядка N 152):

  1. тип транспортного средства (легковой, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, полуприцепа;
  2. государственный регистрационный знак легкового, грузового автомобиля, грузового прицепа, полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
  3. показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
  4. дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе включают (п. 7 Порядка N 152):

  1. фамилию, имя, отчество;
  2. дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества (п. 16 Порядка N 152).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа (п. 8 Порядка N 152).

Заполнение путевого листа. Согласно п. 9 Порядка N 152 путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщении.

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Порядка N 152). Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя (п. 11 Порядка N 152).

В наименовании путевого листа должен быть указан тип транспортного средства, на которое он оформляется (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке согласно принятой владельцем транспортного средства системе нумерации.

Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия, и заверяются штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий (п. 13 Порядка N 152).

В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который заезжает на постоянную стоянку последним (п. 15 Порядка N 152).

Минфин в Письме от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 обратил внимание на то, что в отведенных для заполнения места отправления и места назначения строках и графах должен указываться конкретный путь следования. Такие записи, как «поездки по городу», «езда по городу», «по заданию учреждения», не смогут подтвердить производственный характер расходов учреждения и помочь проконтролировать пробег автомобиля. Поэтому в путевых листах нужно указывать конкретный путь следования.

Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в Журнале регистрации путевых листов (ф. 0345008) (п. 17 Порядка N 152).

Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет (п. 18 Порядка N 152).

Списание ГСМ

Списание ГСМ производится по фактической стоимости каждой единицы или по средней фактической стоимости (п. 108 Инструкции N 157н {amp}lt;2{amp}gt;). Применение одного из указанных способов определения стоимости ГСМ при выбытии осуществляется в течение финансового года непрерывно. Выбор метода следует закрепить в учетной политике учреждения.

Как уже говорилось, путевые листы служат основанием для списания в бухгалтерском учете ГСМ. Одним из реквизитов, предусмотренных в форме путевого листа, является отражение расхода топлива с указанием его фактического потребления и по норме (строка «Расход: по норме»).

Напомним, что нормы расхода топлив и смазочных средств на автомобильном транспорте приведены в Методических рекомендациях, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Нормы Минтранса России N АМ-23-р). В этом документе приведены значения базовых, транспортных и эксплуатационных (с учетом надбавок) норм расхода топлива для автомобильного подвижного состава общего назначения, норм расхода топлива на работу специальных автомобилей, порядок применения норм, формулы и методы расчета нормативного расхода топлива при эксплуатации, справочные нормативные данные по расходу смазочных материалов, значения зимних надбавок и др.

Минфин в Письме от 08.07.2011 N 02-06-10/3056 разъяснил следующее. Нормы Минтранса России N АМ-23-р носят рекомендательный характер. В случае использования учреждением при расчетах показателя Норм Минтранса России N АМ-23-р он отражается в путевом листе в поле, предназначенном для записи данных о расходе горючего по норме.

Если фактический расход топлива согласно путевому листу превысил рассчитанный по Нормам Минтранса России N АМ-23-р, то списание превышения (перерасхода) производится по распоряжению руководителя учреждения при наличии объективных причин перерасхода ГСМ при эксплуатации автомобиля в определенных условиях, в определенной местности.

Утвержденные согласно распоряжению руководителя учреждения нормы расходования ГСМ, превышающие установленные Минтрансом, могут подтверждаться в том числе контрольными замерами, проведенными комиссией учреждения или специализированными организациями по обращению юридических лиц, осуществляющими исследования соблюдения владельцами транспортных средств правил их эксплуатации с целью избежания перерасхода топлива.

При установлении вины водителя, допустившего перерасход топлива при ненадлежащей эксплуатации служебного автомобиля, сумма выявленного перерасхода отражается в бюджетном учете учреждения как недостача и взыскивается с водителя в установленном порядке.

Далее приведем бухгалтерские записи поступления и списания ГСМ в учреждениях спорта в соответствии с положениями Инструкций N N 162н {amp}lt;3{amp}gt;, 174н {amp}lt;4{amp}gt;, 183н {amp}lt;5{amp}gt;.

Инструкция N 162н    
Инструкция N 174н    
Инструкция N 183н
     Дебет   
   Кредит   
    Дебет   
   Кредит   
    Дебет   
   Кредит
           Приобретение ГСМ по фактической (сформированной) стоимости
 1 105 33 340
1 302 34 730
1 208 34 660
0 105 23 340
0 105 33 340
0 302 34 730
0 208 34 660
0 105 23 000
0 105 33 000
0 302 34 000
0 208 34 000
   Оприходование ГСМ в сумме их фактической стоимости, сформированной при их
                     приобретении (по нескольким договорам)
 1 105 33 340
0 106 34 340
0 105 23 340
0 105 33 340
0 106 24 340
0 106 34 340
0 105 23 000
0 105 33 000
0 106 24 000
0 106 34 000
     Оприходование неучтенных ГСМ (излишков), выявленных при инвентаризации
 1 105 33 340
1 401 10 180
0 105 23 340
0 105 33 340
0 401 10 180
0 105 23 000
0 105 33 000
0 401 10 180
   Принятие к учету ГСМ, поступивших в порядке возмещения в натуральной форме
                      ущерба, причиненного виновным лицом
 1 105 33 340
1 401 10 172
0 105 23 340
0 105 33 340
0 401 10 172
0 105 23 000
0 105 33 000
0 401 10 172
       Внутреннее перемещение ГСМ между материально ответственными лицами
 1 105 33 340
1 105 33 340
0 105 23 340
0 105 33 340
0 105 23 340
0 105 33 340
0 105 23 000
0 105 33 000
0 105 23 000
0 105 33 000
      Выбытие израсходованных ГСМ (а также списание потерь в пределах норм
                              естественной убыли)
 1 401 20 272
1 105 33 440
0 401 20 272
0 109 60 272
0 109 70 272
0 109 80 272
0 109 90 272
0 105 23 440
0 105 33 440
0 401 20 272
0 109 60 272
0 109 70 272
0 109 80 272
0 109 90 272
0 105 23 000
0 105 33 000

Использование личного автомобиля в служебных целях. В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

В этом случае согласно позиции, изложенной УФНС по г. Москве в Письмах от 04.03.2011 N 16-15/020447@, от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 20.09.2005 N 20-12/66690, сотруднику следует вести учет служебных поездок в путевых листах, которые являются подтверждением фактического использования автомобиля в служебных целях и обоснованности расходов сотрудника.

Пример. На балансе государственного бюджетного образовательного учреждения (ГБОУ СПО) «Училище олимпийского резерва» числится автомобиль ВАЗ-2110, в штате учреждения состоит водитель Орлов С.Н. Постоянная стоянка автомобиля расположена в гараже учредителя училища — Комитета по физической культуре, спорту, туризму и работе с молодежью.

Из кассы учреждения водителю были выданы денежные средства на приобретение бензина — 500 руб.

Согласно авансовому отчету водителя и приложенному к нему кассовому чеку АЗС водитель приобрел 20 л бензина по цене 25 руб/л. Согласно путевому листу фактически израсходовано за рабочий день 6 л бензина (норма — 7,8 л).

Все операции осуществляются за счет субсидий на выполнение государственного задания. Лицевой счет открыт в ОФК.

         Содержание операции        
    Дебет   
   Кредит   
  Сумма,  
руб.
Выданы денежные средства под отчет  
водителю
4 208 34 560
4 201 34 610
    500   
Оприходован бензин                  
4 105 33 340
4 208 34 660
    500   
Списан на расходы учреждения бензин 
(6 л x 25 руб.)
4 401 20 272
4 105 33 440
    150   

Далее приведем пример заполнения Путевого листа легкового автомобиля (ф. 0345001) (все данные условны).

Типовая межотраслевая

форма N 3

Место для штампа
организации
ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ _______ N _________
02 мая 12 серия
"--" --------- 20-- г.
---------¬
¦ Коды ¦
--------
Форма по ОКУД ¦0345001 ¦
Комитет по физической культуре, --------
спорту, туризму и работе с молодежью ¦ ¦
города N, ул. Цветочная, д. 7, ¦ ¦
тел. 425-33-56 ¦ ¦
Организация ------------------------------------- по ОКПО¦ ¦
наименование, адрес, номер телефона L---------
ВАЗ-2110 ---------¬
Марка автомобиля --------------------------------------- ¦ ¦
А777БВ/23rus --------
Государственный номерной знак ----------- Гаражный номер ¦ 56 ¦
Орлов Степан Николаевич --------
Водитель -------------------------------- Табельный номер¦ 033 ¦
фамилия, имя, отчество L---------
23 ЛА 321659 B, C
Удостоверение N ------------------- Класс ---------------
-стандартная-,-ограниченная-
Лицензионная карточка -------------------------
ненужное зачеркнуть
Регистрационный N _______________ Серия _________ N ________
Задание водителю ¦ Автомобиль технически исправен
бухгалтерии училища¦ ------¬
В распоряжение -------------------¦ Показание спидометра, км ¦30500¦
наименование ¦ Выезд разрешаю L------
олимпийского резерва ----------¬¦ Быков А.Н. Быков
---------------------- L----------¦ Механик ------- --------------
организация ¦ подпись расшифровка
город N, ¦ подписи
Адрес подачи ---------------------¦ Автомобиль в технически
ул. Солнечная, д. 5 ¦ исправном состоянии принял
----------------------------------¦ Орлов С.Н. Орлов
__________________________________¦ Водитель ------- -------------
¦ подпись расшифровка
-------------¬¦ подписи
Время выезда из ¦ 9-00 ¦¦ -----------T-------¬
гаража, ч, мин. L-------------¦ Горючее ¦ марка ¦ код ¦
¦ ---------- -------
Диспетчер- ¦ ¦ АИ92 ¦ ¦
нарядчик _______ _________________¦ L---------- --------
подпись расшифровка ¦ Движение горючего
подписи ¦ ------------¬
-------------¬¦ ¦количество,¦
Время возвращения в ¦ 15-40 ¦¦ ¦ л ¦
гараж, ч, мин. L------------- ------------------ -----------
¦ Выдано: ¦ ¦
Диспетчер- ¦ по заправочному -----------
нарядчик _______ _________________¦ 50 ¦ ¦
подпись расшифровка ¦ листу N ---------¦ 20 ¦
подписи ------------------ -----------
__________________________________¦ Остаток: ¦ 25 ¦
¦ при выезде -----------
¦ ¦ 19 ¦
¦ при возвращении -----------
¦ ¦ 7,8 ¦
Опоздания, ожидания, простои в¦ Расход: по норме -----------
пути, заезды в гараж и прочие¦ ¦ 6 ¦
ожидание:с 9-40 до 10-10, ¦ фактический -----------
отметки --------------------------¦ ¦ 1,8 ¦
с 10-30 до 10-45, с 11-10 до ¦ Экономия -----------
----------------------------------¦ Перерасход L------------
12-00, заезд в гараж: с 12-40 до ¦
----------------------------------¦
14-00 ¦
----------------------------------¦ Автомобиль принял. Показа-
__________________________________¦ ние спидометра при возвра-
¦ щении в гараж, км --------¬
¦ ¦ 30576 ¦
Автомобиль ¦ L--------
сдал Орлов С.Н. Орлов ¦ Быков А.Н. Быков
водитель ------- -----------------¦Механик ------- --------------
подпись расшифровка ¦ подпись расшифровка
М.П. подписи ¦ подписи
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector