Кто может быть подотчетным лицом организации?

Форма авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее  по тексту — Закон о бухучете).

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

4.4. Кто может быть подотчётным лицом организации?

Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом. 

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Кто может быть подотчетным лицом организации?

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Для плательщиков УСН с объектом «доходы минус расходы» в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.

А они будут считаться оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.

Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.

Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.

Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.

Подотчетные лица — работники организации, получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам).

Подотчетное лицо — это физическое лицо (как правило, сотрудник предприятия), которому поручено проведение какой-либо хозяйственной операции, выполнение задания (командировка, приобретение и оплата товарно-материальных ценностей, услуг) и которое обязано отчитаться перед предприятием (физическим лицом-работодателем) о выполненном поручении.

Прежде всего, подотчетными являются лица, состоящие в трудовых отношениях с предприятием или физическим лицом-субъектом предпринимательской деятельности. Сотрудник, принятый на работу по любому трудовому договору (на постоянную, сезонную, временную работу, на работу по совместительству), является подотчетным лицом по отношению к своему работодателю.

Список лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, утверждается руководителем организации. Правила выдачи подотчетных сумм регулируются Порядком ведения кассовых операций и иными документами.

Новый аванс выдается только после полного расчета по ранее выданному. Размер аванса на предстоящие хозяйственные расходы и его сроки определяются руководителем организации. Выдача под отчет наличных денежных средств на расходы, связанные с деловыми поездками, включая служебные командировки, осуществляется в пределах сумм, причитающихся подотчетным лицам на эти цели.

Полученный аванс подотчетные лица могут расходовать только по целевому назначению. Передача подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому запрещается.

Подотчетное лицо должно представить руководителю организации отчет об использовании полученных денежных средств с приложением оправдательных документов (проездных билетов, счетов гостиниц, товарных чеков и др.). По авансам на хозяйственные расходы отчеты должны быть представлены в сроки, устанавливаемые руководителем организации. Сроки составления авансовых отчетов о расходах на служебные командировки предусмотрены соответствующими нормативными документами.

Остаток неизрасходованных сумм подотчетное лицо сдает в кассу организации одновременно с представлением авансового отчета. Перерасход подотчетных сумм выдают подотчетному лицу из кассы. Авансовые отчеты после проверки бухгалтерией утверждаются руководителем организации.

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

  • в первую очередь – работники организации;

  • физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Как Подотчетные суммы перечислять сотруднику с расчетного счета на его личную банковскую карту?

Да, возможно перевести деньги на карту физического лица работника. При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять деньги на личные банковские карточки подотчетных лиц. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 № 03-11-11/42288. Денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников в целях:

  • оплаты командировочных расходов;
  • оплаты расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг (например, на покупку горюче-смазочных материалов);
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Подотчетные суммы, в т.ч. на покупку бензина, можно выдать работнику не только наличкой, но и перевести по безналу на его «зарплатную» карту.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетниками. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, по кассовому ордеру, либо с использованием личных карт сотрудников».

Примечание: Совместное письмо от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554

В унифицированном бланке авансового отчета по форме АО-1 предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Поэтому организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными. Потому что с 2013 года для организаций негосударственного сектора бланки, утвержденные ранее Госкомстатом России, не являются обязательными к применению.

Однако эти изменения не коснулись кассовых и банковских документов. Принимая решение использовать свои бланки, следует убедиться, что каждая представленная на утверждение руководителю форма — старая или обновленная — в итоге имеет все семь обязательных реквизитов. Их перечень установлен в статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную картуне относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

к меню ↑

————————————————————————— ¦ Общество с ограниченной ответственностью ¦ ¦ «Хрустальный водопад» ¦ ¦ ¦ ¦ Приказ N 3 ¦ ¦ ¦ ¦г. Сортавала 11 января 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ В связи с производственной необходимостью ¦ ¦ Приказываю: ¦ ¦ ¦ ¦ 1. Утвердить на 2010 г. список штатных должностей и работников,¦ ¦которые имеют право получать денежные средства под отчет на текущие¦ ¦нужды.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

¦ ¦ ¦ ¦————————————————————————-¦ ¦¦ Должность по штату ¦ Фамилия, имя, ¦¦ ¦¦ ¦ отчество ¦¦ ¦ —————————————————- —————— ¦ ¦¦Генеральный директор ¦Уступов Н.К. ¦¦ ¦ —————————————————- —————— ¦ ¦¦Заместитель генерального директора по общим вопросам¦Будырин М.А. ¦¦ ¦ —————————————————- —————— ¦ ¦¦Главный инженер ¦Вольт З.З.

¦¦ ¦ —————————————————- —————— ¦ ¦¦Кассир ¦Белорыбица Л.Л., ¦¦ ¦¦ ¦Карпова Е.Л. ¦¦ ¦ —————————————————- —————— ¦ ¦¦Водитель ¦Колесов Н.И., ¦¦ ¦¦ ¦Тормоз О.Л. ¦¦ ¦ —————————————————- —————— ¦ ¦¦Делопроизводитель ¦Зеленова М.М. ¦¦ ¦—————————————————— ——————-¦ ¦ ¦ ¦ 2. В случае направления в командировку аванс на командировочные¦ ¦расходы выдается командированному работнику независимо от поименования в¦ ¦списке, установленном п.

1 настоящего приказа. ¦ ¦ ¦ ¦ Генеральный директор Уступов Н.К. Уступов¦ ¦ ¦ ¦ С приказом ознакомлены: ¦ ¦ ¦ ¦ Начальник отдела ¦ ¦ кадров Костяника Н.Г. Костяника 11 января 2010 г.¦ ¦ Главный ¦ ¦ бухгалтер Прозрачная О.С. Прозрачная 11 января 2010 г.¦ ¦ Заместитель генерального ¦ ¦ директора по общим ¦ ¦ вопросам Будырин М.А.

Будырин 11 января 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ Главный инженер Вольт З.З. Вольт 11 января 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ Кассир Белорыбица Л.Л. Белорыбица 11 января 2010 г.¦ ¦ Кассир Карпова Е.Л. Карпова 12 января 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ Водитель Колесов Н.И. Колесов 12 января 2010 г.¦ ¦ Водитель Тормоз О.Л. Тормоз 12 января 2010 г.¦ ¦ Делопроизводитель Зеленова М.М. Зеленова 12 января 2010 г.¦ —————————————————————————

Выдача наличных денежных средств выдается подотчетному лицу на основании служебной записки, в которой должны быть указаны: цель расхода, сроки и необходимая для этого сумма. Служебную записку должен подписать руководитель предприятия, и только после этого бухгалтер может выписать расходный кассовый ордер на данную сумму, а кассир – выдать подотчетную сумму.

Подотчетное лицо в установленный срок должно представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами (товарные чеки) о факте приобретения предметов для административно-хозяйственных нужд. Остаток неиспользованной суммы подотчетное лицо возвращает в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру.

Руководитель предприятия может отправить подотчетное лицо в служебную командировку (например, в поездку на определенный срок в другой регион или город для выполнения каких-либо поручений руководителя).

1) фамилия, имя, отчество подотчетного лица; 2) пункт назначения командировки; 3) наименование предприятия, куда командируется подотчетное лицо; 4) цель командировки; 5) срок командировки.

Командировочное удостоверение должно быть подписано руководителем предприятия.

1) сохранение за командированным работником в течение всего времени командировки места работы (должности) и среднего заработка; 2) оплату суточных за время нахождения в командировке; 3) оплату расходов по проезду к месту назначения и обратно; 4) оплату расходов по найму жилого помещения.

К авансовому отчету прилагаются оформленные документы, подтверждающие расход подотчетных сумм, по командировкам прилагается оформленное командировочное удостоверение и т. д.

В бухгалтерии авансовые отчеты проверяются и определяются суммы, подлежащие утверждению руководством предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кредит счета 50 «Касса».

Дебет счетов 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кто может быть подотчетным лицом организации?

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, списываются следующим образом: Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет ведется по каждой авансовой выдаче. Выдача новых авансов может быть только при полном отчете по предыдущему авансу. Передача аванса другому лицу не допускается.

Для расчетов с подотчетными лицами должен быть составлен и утвержден руководителем приказ.

Как составить подобного рода приказ, см. в материале «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец-2016».

В учетной политике организации, в локальных нормативных актах по расчетам с подотчетными лицами должны быть отмечены все способы выдачи под отчет, применяемые в организации. На каждую выданную в подотчет сумму должно быть получено заявление от работника. В заявлении обязательно должен быть указан срок, на который выданы данные суммы. Если отчетные сроки нарушаются подотчетным лицом, начисляется НДФЛ.

Узнать, какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательно, чем грозит несоблюдение этих сроков, можно в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?».

В зависимости от того, выданы эти средства из кассы или перечислены на карту, должен быть оформлен РКО или отправлена в банк платежка, что подтверждено банковской выпиской.

Для отчета по подотчетным суммам используется унифицированная форма АО-1.

Оформление выдачи средств под отчет

Для того чтобы выдать деньги в подотчет, должно быть оформлено либо распоряжение руководителя, либо заявление работника, заверенное руководителем.

Нередко встречается ситуация, когда руководитель компании не отчитывается своевременно за взятые суммы в подотчет.

Невозвращенные подотчетные деньги, с точки зрения налоговиков, нужно классифицировать как доход работника и исчислить с них НДФЛ (пункт 8 Письма ФНС от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

С согласия работника, невозвращенные деньги могут быть взысканы из его заработной платы. На это отводится один месяц с даты окончания срока, на который был выдан подотчет (статья 137 ТК РФ). Если сотрудник не согласен с удержанием, или истек срок взыскания, спорные суммы можно взыскать через суд. Сделать это необходимо в течение обычного срока исковой давности, установленного статьей 196 ГК РФ, то есть трех лет.

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Кто может быть подотчетным лицом организации?

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

  • после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

  • или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример.  Расчет даты представления авансового отчета

Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Допустим, деньги были выданы на командировочные расходы.

Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

Кто может быть подотчетным лицом организации?

А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер  оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

 Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

  • подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

  • а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

       Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Подотчетное лицо - директор

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

https://www.youtube.com/watch?v=my_videos_edit

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Бухгалтерский учет подотчетных сумм

В соответствии с Планом счетов, учет расчетов с подотчетниками ведется на счете 71. По дебету счета отражается задолженность сотрудника по полученным средствам. При утверждении отчета подотчетные суммы списываются с кредита счета 71 в дебет соответствующих счетов бухгалтерского учета.

Бухгалтерские проводки
Содержание операции Дебет Кредит
Выдан подотчет сотруднику 71 50, 51
Сдан авансовый отчет

10, 20, 25, 26, 44, 60, 76, 91

71
Возврат неизрасходованных подотчетных сумм 50, 51 71

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

Проводка

Операция

На дату выдачи денег под отчет

Дебет 71 — Кредит 50

Работнику выданы деньги под отчет

На дату утверждения авансового отчета

Дебет 10 (08, 20, 26, 44) — Кредит 71

Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы

Дебет 50 — Кредит 71

От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег

Дебет 71 — Кредит 50

Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету

Расчеты с использованием пластиковой карты

Дебет 55 — Кредит 51,52

Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте

Дебет 71 — Кредит 55

Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)

Дебет 73- Кредит 55

Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами

Дебет 50 — Кредит 73

Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов

Дебет 70 — Кредит 73

Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

Проводка

Операция

Д 94 — К 71

Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Д 70 — К 94

Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector