Образцы списание канцтоваров в бюджетном учреждении

На какой счет списывать канцтовары в бухгалтерии — учет и примеры

все заявки утверждаются руководителем отдела. Это не значит, что руководитель сам должен заниматься сбором и обобщением заявок от сотрудников, для этого он может назначить ответственного исполнителя. Однако подчиненные должны знать, что все их запросы будут проверены руководителем, который либо согласится с ними, ибо отклонит.

Пример За счет приносящей доход деятельности учреждение приобрело представительский письменный набор. Он относится к особо ценному движимому имуществу. Набор предназначен для управленческих нужд учреждения и будет использоваться в деятельности, не облагаемой НДС. Покупная стоимость набора 37 760 руб.

Лишь случайно выяснилось, что никаких презентаций, для которых нужна такая бумага, отдел не проводит и проводить не собирается. Руководитель отдела был крайне недоволен, что его подчиненный, в рабочее время занимается посторонними делами, да еще используя ресурсы компании. После этого в компании было введено правило: все заявки утверждаются руководителем отдела.

Это не значит, что руководитель сам должен заниматься сбором и обобщением заявок от сотрудников, для этого он может назначить ответственного исполнителя. Однако подчиненные должны знать, что все их запросы будут проверены руководителем, который либо согласится с ними, ибо отклонит. Нормы расходования канцтоваров целесообразно устанавливать каждой компании индивидуально в зависимости от своих потребностей и специфики деятельности.

НДС); Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 201 34 610 – 236 руб. — оплачены расходы на доставку имущества из кассы учреждения. Первоначальная стоимость купленного имущества составит: 2242 236 = 2478 руб. При включении купленного имущества в состав основных средств в учете учреждения делают запись: Дебет 4 101 38 310 Кредит 4 106 31 310 – 2478 руб.

— купленное имущество учтено в составе основных средств учреждения. При выдаче ручки в эксплуатацию в учете учреждения делают запись: Дебет 4 109 80 271 Кредит 4 101 38 410 – 2478 руб. — стоимость ручки Parker, переданной в эксплуатацию, включена в состав расходов учреждения; Дебет 21.2 – 2478 руб.

— отражено увеличение забалансового счета 21 на стоимость ручки, переданной в эксплуатацию. При соответствии имущества критериям отнесения к объектом основных средств и их первоначальной стоимости до 40 000 руб.Дебет 4 106 34 340 Кредит 4 302 22 730 – 236 руб. — затраты на курьерские услуги по доставке канцтоваров до учреждения списаны на увеличение их стоимости (с учетом «входного» НДС);

Дебет 4 302 22 830 Кредит 4 201 34 610 – 236 руб. — выданные наличные в оплату курьерских услуг из кассы учреждения; Дебет 4 105 36 340 Кредит 4 106 34 340 – 2950 руб. (2714 236) — купленные канцтовары учтены в составе материалов; Дебет 4 109 80 272 Кредит 4 105 36 440 – 2950 руб. — списана стоимость канцтоваров, переданных в эксплуатацию.

д. В такой ситуации к ним применяют общие правила отражения подобного имущества в учете.

Оформление акта на списание канцтоваров – необходимая часть процедуры обоснования затрат, произведенных на канцелярские принадлежности. Акт относится к пакету первичной бухгалтерской документации.

К канцелярским принадлежностям относятся все приспособления, используемые при написании, оформлении документов (ручки, карандаши, фломастеры, маркеры, бумага и т.п.

), а также некоторые виды простейшей оргтехники (пишущие машинки, калькуляторы).

Подборка наиболее важных документов по запросу Акт на списание канцтоваров (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Типовая ситуация: Как учитывать канцтовары?(Издательство « книга», 2018) Канцтовары списываются в расходы при передаче работникам, их использующим, на основании требования-накладной (форма М-11) (п.

93 Методических указаний по учету МПЗ).

«Учетная политика организаций на 2018 год»(под ред.

Л.В. Чистяковой, О.А.

Красноперовой)(«ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2018) Налоговый кодекс относит затраты на канцтовары не к материальным, а к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подпункт 24 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ). Однако тот факт, что канцелярские принадлежности явно имеют материальную сущность, позволяет инспекторам возражать против их единовременного списания.

Почти во всех без исключения предприятиях применяются специальные канцелярские товары. Но при этом у всех них имеется срок полезного использования, а также срок действия.

Причем вне зависимости от того, какого типа они являются. В законодательстве вопрос списания рассматривается достаточно подробно.

Лучше всего заранее ознакомиться со всеми нормативно-правовыми документами. Процесс составления акта на списание канцелярских и других товаров связан с некоторыми существенными нюансами.

Учет канцтоваров

Учреждением приобретены канцелярские товары (бумага, шариковые ручки, карандаши, ластики ит.

п.) для обеспечения работы работников.

Какой порядок оприходовання, учета и списания канцелярских товаров? Вряд ли найдется бюджетная организация, не использующая в своей деятельности канцелярские товары, ведь это предметы, без которых прос­то невозможно обойтись, они помогают работникам организовано, удобно и успешно исполнять свои трудовые обязанности.

Начнем с того, что канцелярские товары принадлежат к запасам.

Приобретенные канцелярские товары принимаются к учету в качестве такого объекта материально-производственных запасов (МПЗ)

Практически все компании сталкиваются с такой малоприятной вещью, как оприходование и списание канцелярских товаров.

Это кропотливая работа, которая требует особого терпения. Читательница нашего журнала главный бухгалтер Оксана Костылева рассказала, какие способы могут помочь коллегам учитывать «канцелярку» без лишних проблем. Учет канцтоваров – это отдельная история для бухгалтерии.

Целью законопроекта «О правовом регулировании деятельности социальных сетей и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» является законодательная регламентация деятельности социальных сетей. Законопроектом предлагается запретить пользование социальными сетями лицам, не достигшими 14-летнего возраста.

Кроме того, предлагается законодательно закрепить порядок регистрации пользователя социальной сети.

Порядок учета канцелярских товаров будет зависеть от стоимости данного имущества.

Ведь среди дешевой канцелярки (обычных ручек, карандашей) могут встречаться и дорогостоящие товары. Например, представительские письменные наборы.

Учет же сувенирной продукции различается в зависимости от планируемого направления ее использования. Так, купленные ценности могут быть предназначены для нужд самого учреждения или переданы сторонним лицам.

Как правило, канцтовары служат недолго (менее года) и их стоимость невелика.

ФНС отредактировала контрольные соотношения показателей декларации по НДС.

Это связано со вступлением в силу приказа, внесшего поправки в бланк НДС-отчетности. В случае, когда «физик», не зарегистрированный в качестве ИП, приобретает товары с использованием заграничного интернет-сервиса (например, eBay), обязанности налогового агента по НДС на него не возлагаются.

Впервые сдать в ИФНС новый единый расчет по взносам нужно не позднее 2 мая.

Information about cuts in expenditure is provided that is a source of increase in profit of the motor transportation enterprise. Библиографическая ссылка на статью: Шамис В.А. // Современные научные исследования и инновации.

Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:

  • каждый раз при необходимости составлять акт в свободной форме (что не совсем удобно),
  • разработать шаблон документа самостоятельно и исходя из своих потребностей (в этом случае его надо утвердить в учетной политике фирмы).

При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм. В частности, в нем следует обязательно указывать

  • дату составления,
  • наименование предприятия – приобретателя канцелярских принадлежностей,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены),
  • подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия.

К заполнению акта следует относиться очень внимательно, нужно избегать ошибок и тем более не вносить в документ недостоверные или заведомо ложные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны контролирующих служб.

Канцтовары принимаются к учету на основании накладной поставщика по форме Торг-12.Если канцелярские товары куплены в розницу подотчетным лицом, то канцтовары принимаются к учету на основании авансового отчета с приложенным к нему товарным или кассовым чеком, в котором указано наименование товара.

Внимание

Затем комиссия регистрирует все категорий канцелярских товаров в акте и фиксирует их списание. Правила составления документа Единого унифицированного, обязательного к применению, образца акта на списание не существует. Предприятия и организации могут выбрать один из двух вариантов:

  • каждый раз при необходимости составлять акт в свободной форме (что не совсем удобно),
  • разработать шаблон документа самостоятельно и исходя из своих потребностей (в этом случае его надо утвердить в учетной политике фирмы).

При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления бланка акта для списания канцтоваров будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых норм.

Канцтовары это материальные или прочие расходы

Отправить эту статью на мою почту

В настоящей статье рассмотрим вопрос как в программе 1С Бухгалтерия 3 вести учет канцелярских товаров, а также как оформить списание канцтоваров на нужды компании. Если данный вид товара был приобретен за счет средств организации, то в определенный момент возникнет необходимость списать остатки по данным материалам.

К примеру, это могут быть изогнутые скрепки, испорченная бумага и пр. Для того чтобы оформить списание использованных канцелярских товаров и оформить приобретение новых, необходимо создать соответствующие документы. В некоторых случаях в цепочке документов могут использоваться ведомости при выдаче канцтоваров. Однако, если количество сотрудников небольшое, то данный документ как правило не используется.

Образцы списание канцтоваров в бюджетном учреждении

И так, первым что необходимо сделать – это занести в справочник “Номенклатура” необходимые канцтовары. Перейдем в раздел “Справочники” и выберем вышеуказанный справочник.

Создадим группу “Канцелярия” с видом номенклатуры “Материалы”.

Запишем созданную группу и далее перейдем по ссылке “Счета учета номенклатуры”. Создадим новую запись и укажем в нашем примере счет 10.06 (Прочие материалы) в поле “Счет учета”. Таким образом, при добавлении номенклатурных позиций в документы, содержащихся в данной группе, будет автоматически подставляться счет 10.06.

Следующим шагом создадим номенклатуру в этой группе. Также для примера создадим две позиции – “Степлер” и “Маркер”.

Далее оприходуем наши канцтовары. Перейдем в раздел программы “Покупки” и выберем пункт “Поступление (акты накладные)”. Создадим накладную. Заполним реквизиты шапки документа и добавим созданные канцелярские принадлежности в таб. часть в количестве 10 штук каждой.

Заметим, что счет учета в одноименной колонке таб. части подставляется исходя из нашей настройки. Чтобы убедиться, что документ сделал правильные движения, посмотрим проводки документа.

Далее выдадим сотрудникам закупленную канцелярию и отразим этот факт в программе. Для этого перейдем в раздел “Склад” и выбираем пункт “Требования-накладные”. В шапке укажем организацию и тот же склад, который был указан в документе поступления и можем воспользоваться подбором материалов через кнопку “Подбор”.

Образцы списание канцтоваров в бюджетном учреждении

Далее переходим на закладку “Счет затрат”. Здесь можно установить счет, на который будет списываться вся канцелярия. В нашем примере это счет 26. Также можно выбрать статью затрат в соответствующем поле.

Если требуется списывать материалы на разные счета, то в шапке следует установить галочку “Счета затрат на закладке ”Материалы” и далее для каждой позиции можно будет указать свой счет затрат. Документ заполнен и можно его провести. Посмотрим проводки документа.

При необходимости по кнопке “Печать” есть возможность сформировать печатную форму документа.

Смотрите видео-инструкции на нашем канале 1С ПРОГРАММИСТ ЭКСПЕРТ

Для оприходования и приемки канцтоваров, купленных за наличный или безналичный расчет, оформляется приходный ордер (унифицированная форма №М-4);Складское движение материальных ценностей фиксируется по видам, размерам, сортам. Этот аналитический учет осуществляется в специальных карточках (ф. № М-17), заведенных по каждому номенклатурному номеру запасов.

Важно: ведение карточек возлагается на материально-ответственное лицо. Основанием для внесения записей являются первичные приходно-расходные документы, датированные днем совершения хозяйственных операций.

К учету канцтовары принимают по их фактической себестоимости (сумме покупки за вычетом НДС) – основание для такого подхода закреплено в ПБУ 5/01 «Учет МПЗ», пп. 2,5,6.Синтетические счета для бухучета канцтоваров.

Поступающие в организацию по накладным и кассовым чекам канцелярские товары приходуются по дебету 10 счета «Материалы». Согласно Инструкции по применению Плана счетов компания вправе сама определить субсчет для учета каждого вида МПЗ. Одни бухгалтера используют для учета канцтоваров субсчет 10.01 «Канцтовары», другие – 10.09 «Прочие материалы». Главное закрепить этот аспект в учетной политике компании.

Оплата канцелярских товаров может проходить безналичным путем через счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или наличными деньгами подотчетных лиц (через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).

60.01 51 Канцелярские товары оплачены поставщику Выписка с расчетного счета
10.01 60.01 Канцтовары приняты к учету Товарная накладная, Форма № М-4
19.03 60.01 Учет входного НДС Товарная накладная, Счет-фактура
68.02 19 Принятие НДС к учету Счет-фактура
71 50 Выданы подотчетные суммы сотрудникам Расходный кассовый ордер
10.01 71 Канцтовары приняты от подотчетного лица Товарный чек
50 71 Возврат неизрасходованных сумм полученного аванса в кассу Приходный кассовый ордер

Важно: если компания является плательщиком НДС, возникает вопрос: можно ли принимать к зачету «входной» НДС, выделенный отдельной строкой в приобретенных за наличные деньги документах? Здесь мнения специалистов очень отличаются. Минфин считает, что единственный документ для предъявления НДС к вычету – счет-фактура.

Реализация требований п.5 ПБУ 6/01 (абз.4) об организации контроля за сохранностью МПЗ является весомым аргументом для учета канцтоваров с длительным сроком эксплуатации на забалансовом счете.

При передаче канцелярских товаров и принадлежностей со склада структурным подразделениям компании оформляются унифицированные формы:

  • лимитно-заборная карта (ф. № М-8);

  • требование-накладная формы М-11;

  • накладная по типовой межотраслевой форме М-15.

Важно: некоторые бухгалтера затраты на заправку картриджей включают в статью расходов на канцелярские товары. Данный подход неверен, о чем свидетельствует пп.2 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Данные издержки необходимо относить на материальные расходы компании.

Если канцелярский товар отслужил свой срок, для его списания подразделение – получатель составляет соответствующий акт. Среди обязательной информации этого документа можно отметить следующие сведения:

  • Наименование и количество;

  • Учетная цена и сумма по всем наименованиям;

  • Куда израсходован объект МПЗ;

  • Если есть – норматив расхода;

  • Прочая информация на усмотрение составителей.

Дебет счета Кредит счета Описание проводки Документ-основание
26 10.01 Списаны на нужды бухгалтерии бумага и ручки Требование-накладная

Форму акта на списание и состав комиссии компания утверждает локальными нормативными актами (приказами, положениями и т.д.). Некоторые бухгалтера модифицируют ф. №М-11, дополняя ее нужными реквизитами – пользуются видоизмененным документом для списания канцтоваров по истечении срока их эксплуатации.

Важно: форма требования-накладной утверждается Учетной политикой компании для использования и для списания материалов.

Образцы списание канцтоваров в бюджетном учреждении

Канцтовары, как и материалы, учитывают на бухгалтерском счете 10. Субсчет организация вольна выбрать самостоятельно. Для канцтоваров обычноиспользуют субсчета 10.01, 10.06 или 10.09. В зависимости от вида приобретения счет 10 корреспондирует по кредиту со счетами 60 и 71.

  1. Первый способ приобретения канцелярских товаров – покупка у поставщика: Дебет 10 Кредит 60.
  2. Второй способ – выдача денежных средств для покупки материалов подотчетнику. Приобретенные ТМЦ ставят на учет: Дебет 10 Кредит 71.

Организация закупила у поставщика 3 коробки бумаги для печати стоимостью 2250 руб. (НДС 343 руб.) и 4 упаковки ручек за 327 руб. (НДС 50 руб.). Также были приняты от подотчетного лица 3 блокнота стоимостью 294 руб., приобретенные на выданные ему денежные средства.

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
60.01 51 Оплачены канцтовары поставщику 2577 Выписка банка
10.01 60.01 Приняты к учету канцтовары 2184 Товарная накладная, Форма М-4
19.03 60.01 Учтен входной НДС 393 Товарная накладная, Счет-фактура
68.02 19 НДС принят к вычету 393 Счет-фактура
71 50 Выданы деньги на приобретение товаров работнику фирмы 300 Расходный кассовый ордер
10.01 71 Приняты канцтовары от подотчетного лица 294 Товарный чек
50 71 Оставшиеся деньги, выданные работнику, возвращены в кассу 6 Приходный кассовый ордер

Списание канцтоваров производится одним из трех методов:

  1. Метод ФИФО
  2. По средней себестоимости

Использовать метод списания по себестоимости каждой единицы не целесообразно для данного вида МПЗ. Поэтому в учетной политике нужно закрепить один из оставшихся.

Средняя себестоимость может рассчитываться способом взвешенной оценки: расчет на основании данных о стоимости и количестве материалов на начало месяца и всех поступлений за расчетный период. Либо способом скользящей оценки: количество и стоимость материалов на начало месяца и все поступления ТМЦ до момента списания материала.

Списание канцтоваров в целях налога на прибыль и при УСН (только после фактической оплаты) учитывается в составе прочих расходов.

Документально списание ТМЦ оформляется актом расхода. Он составляется в подразделении, которому были выданы эти материалы. Форма акта разрабатывается фирмой самостоятельно, либо можно использовать унифицированный документ по форме М-11.

Для нужд бухгалтерии организация списала в общехозяйственное производство одну коробку бумаги и одну упаковку ручек на сумму 704 рубля.

Счет Дт Счет Кт Описание проводки Сумма проводки Документ-основание
26 10.01 Оплачены канцтовары поставщику 704 Требование-накладная

Практически все компании сталкиваются с такой малоприятной вещью, как оприходование и списание канцелярских товаров. Это кропотливая работа, которая требует особого терпения. Читательница нашего журнала главный бухгалтер Оксана Костылева рассказала, какие способы могут помочь коллегам учитывать «канцелярку» без лишних проблем.

Важно

Дополнительных затрат, связанных с приобретением и получением материальных ценностей, у обеих сторон централизованного снабжения (заказчика, получателя) произведено не было. Работникам учреждения были выданы хозяйственные и канцелярские товары на сумму 10 000 руб.

Инфо

Канцтовары должны быть списаны в тот момент, когда осуществляется передача их сотрудникам на пользование (основанием выдачи будет требование-накладная по форме М-11 или собственная форма подобного документа с реквизитами компании). Операция Бухгалтерская проводка Канцелярские товары переданы на пользование сотрудникам Д 26 (44) К 10 Если на фирме, в которой ведётся бухгалтерский учёт в упрощённом порядке, канцелярские принадлежности списываются в расходы по обычным видам деятельности сразу при их приобретении, тогда бухгалтерские проводки не нужны при выдаче предметов сотрудникам на пользование.

Поступление канцтоваров

— У нас тоже подается заявка на каждый отдел (по количеству персонала), что касается приемной, то я приобретаю канцтовары 1 раз в три месяца, я свою потребность (а также своих руководителей) знаю, просто слежу, что б все было, Сумма на канцтовары на месяц 110 тыс. — Очень обще.

Можно конкретики поболее- норма/расход- листов бумаги в час ( не туалетной) , милиграмм чернил в минуту и тп.

Внимание А серьезно- действительно подробней — ведь что то есть такое- регламент или инструкции? — Сергей, вы сошли с ума. Не усложняйте себе жизнь:) регламент к черту — и вперед))) — Гм..

ну мне не кажется что это не правильно- все таки экономия должна присутствовать- т.к. большинству плевать на канцелярию- которая вообщем то стоит не дешево. А АХО изначально расходный отдел и показывать прибыль как то не с чего.

Образцы списание канцтоваров в бюджетном учреждении

А моральное удовлетворение сотрудников от хорошо организованного гм.. рабочего места стоит в денежном выражении, скажем так- немного.

— А в чем проблема? Экономьте — установите лимит в размере энное количество рублей на человека, составьте список канцтоваров, которые можно заказать, пустите списочек по отделам… каждый сам будет рассчитывать, сколько и чего ему нужно.

Вопросы: 1. Существуют ли какие-нибудь нормы расхода канцтоваров и бумаги в организациях? Чем руководствоваться при разработке регламентирующих документов, в которых устанавливается лимит по расходу для подразделений? 2. Наша компания не очень крупная и закупку канцтоваров руководство решило возложить на секретаря. В связи с этим у меня возникли следующие вопросы:

  • как правильно организовать учет выданных канцтоваров;
  • как правильно организовать заявки на покупку канцтоваров;
  • есть ли какие-то нормы, по которым необходимо выдавать канцелярские принадлежности?

Ответ: Расходование канцтоваров зависит от специфики деятельности как компании, так и отдела. Например, бухгалтерии и юридическому отделу обычно нужно больше бумаги, чем IT-отделу и службе безопасности. Хотя многое зависит от вида деятельности компании.

Кто может применять данный акт Все предприятия так или иначе используют в своей деятельности канцелярские принадлежности, поэтому применение акта на списание канцтоваров имеет самое широкое распространение. Он используется и малыми предприятиями и представителями среднего и крупного бизнеса, при этом система налогообложения роли не играет.

Со складов организации канцелярские товары, как правило, передаются в обособленные подразделения. При этом оформляются типовые формы первичных учетных документов, утвержденных постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г.

№ 71а:

  • лимитно-заборная карта (типовая межотраслевая форма № М-8),
  • требование-накладная (типовая межотраслевая форма № М-11),
  • накладная (типовая межотраслевая форма № М-15).
  • Часто расходы на заправку картриджа учитываются бухгалтерами в составе расходов на «канцелярку».

    Однако в письмах Минфина РФ эти затраты предлагается учитывать в составе материальных расходов на основании пп.

    Образцы списание канцтоваров в бюджетном учреждении

    2 п. 1 ст. 254 НК РФ. При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

    В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

    Канцелярские товары принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее – МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (подп.2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»).

    Карандаши и ручки – в утиль

    – входной НДС принят к вычету (документирование: счет-фактура поставщика); – 1 416 руб. – получен и обработан авансовый отчет (документирование: а/о); – 1 200 руб.

    – оприходованы материалы (документирование: форма № М-4); – 216 руб.

    Образцы списание канцтоваров в бюджетном учреждении

    – учтен НДС по приобретенным материалам; – 216 руб.

    – входной НДС принят к вычету (документирование: чек с выделенной суммой НДС); – 16 200 руб. – канцелярские товары переданы в эксплуатацию (документирование: Форма № М-11).

    Расходование канцтоваров во многом зависит от специфики деятельности конкретных организаций или отделов.

    Использование принципов нормирования при закупке канцтоваров позволит, прежде всего, сэкономить финансовые средства (порой довольно значительные). А в некоторых случаях — даже упростить процесс контроля деятельности сотрудников.

    Как правило, за такой период берется год или, минимум, полгода.

    Чтобы вовремя обеспечить компанию нужными канцтоварами, важно установить конечный срок подачи заявок.

    Как правило, это середина месяца или последний месяц квартала, в зависимости от установленной периодичности закупки таких товаров.

    1. Анализ статистики для установления норм расходования типовых канцтоваров.
    2. Для новых и нестандартных наименований канцтоваров — обоснование каждым отделом своей потребности в них.

    Например, в качестве обоснования закупки демонстрационной системы руководитель отдела может сослаться на решение о проведении определенного мероприятия, например, выставки или выездного совещания. Как правило, при подготовке подобных мероприятий составляется не только план подготовки, но и смета. Или отдел готовится к запуску нового направления работы и ему необходимо создание новой файлинг-системы, для чего требуется сразу большое количество папок.

    Для своей деятельности любая компания использует канцтовары. Очень часто канцелярские товары относят на расходы в момент их приобретения. Это ошибка. Налоговые службы расходы на канцтовары, оформленные таким образом, не признают, и компании доначислят налог на прибыль. Основанием для отнесения канцтоваров на расходы является акт списания канцтоваров.

    • изъятие из баланса;
    • снятие с банковского баланса;
    • денежные, товарные ценности;
    • выход из строя, износ;
    • срок полезного использования;
    • срок годности.

    Под термином «изъятие из баланса» Подразумевается прекращение отражения определенного пункта имущества в отчетной документации бухгалтерского типа «Снятие с банковского баланса» Процедура аннулирования учета определенного типа активов, имущества, имеющегося в наличии у конкретного предприятия «Денежные, товарные ценности» Обычно под данным термином обозначается что-либо, подлежащее снятию с учета, списанию «Выход из строя, износ» Событие, при возникновении которого имеет место отсутствие факта возможности использования по назначению.

    Инфо

    Основанием для отнесения канцтоваров на расходы является акт списания канцтоваров. Содержание статьи

    • 1 На каком этапе составляется документ
    • 2 Форма и образец акта
    • 3 Рекламная продукция

    На каком этапе составляется документ При поступлении канцтоваров от поставщика заполняется приходный ордер по форме М-4. Передача их в структурное подразделение осуществляется с использованием требования-накладной (форма № М-11).

    Далее необходимо опираться на п. 98 Методуказаний по бухгалтерскому учету МПЗ (утв.

    Важно

    На данный момент имеется большое количество разных причин составления рассматриваемого типа акта. Например, калькулятор может быть списан на следующих основаниях:

    • вышел срок полезного использования;
    • были получены повреждения в процессе использования делающие невозможным дальнейшую эксплуатацию;
    • вышел срок годности;
    • иное.

    Вне зависимости от установлено причины списания она должны быть соответствующим образом отражены в акте на списание. В противном случае могут возникнуть разнообразные сложности.

    Образец заполнения При отсутствии соответствующего опыта стоит внимательно ознакомиться с правильно составленным образцом. Найти его можно без каких-либо сложностей в интернете. Данный акт включает в себя следующие основные разделы:

    • должность, а также Ф.И.О.

    СПОСОБ № 1. Однородные группы.

    При небольших партиях канцелярских товаров бухгалтер, как правило, ведет учет по каждой единице товара. Но этот способ является громоздким и трудоемким, хотя и обеспечивает полную и достоверную информацию о запасах и контроль за наличием и движением.

    Наиболее правильным и оптимальным решением проблемы учета «канцелярки» мне видится их разделение на однородные группы. На счете 10 «Материалы» отдельно формируется группа «Канцтовары». В программе 1С я сформировываю на счете 10.6 группу «Канцтовары». Элементами подгруппы служат уже однородные товары. Например, «Ручка шариковая», «Блок для записей», «Бумага А-4», «Скоросшиватель», «Тетрадь общая» и так далее.

    Этот способ удобно применять и в случае, когда канцелярские товары списываются не в день принятия на учет, а по мере потребностей у сотрудников. Еженедельно секретарь в бумажном виде формирует требование-накладную по форме № М-11, по которой выдается «канцелярка». Накладная передается в бухгалтерию, где производится списание (о правилах работы с различными видами накладных можно прочитать на стр. 47).

    Таким образом, будет обеспечена полная и достоверная информация о запасах канцтоваров и контроль за их наличием и движением, как того требует ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н.

    Для руководителя компании все наглядно и прозрачно: выросло количество отгрузок и, соответственно, возросли расходы на бумагу и краску для принтера. Предположим, увеличилось число выписываемых документов или начался отчетный период в бухгалтерии. Значит, выросли потребности на определенные группы канцтоваров. Да и с проверяющими при использовании такого метода не возникает лишнего повода для конфликта.

    СПОСОБ № 2. Вся партия – как единица.

    Можно издать специальный приказ, который закрепит положение о том, что купленные канцтовары сразу передаются в эксплуатацию. При этом вся «канцелярка» приходуется как одна единица и списывается, соответственно, так же.

    Чтобы было ясно, из чего сформирована эта единица, к приходному ордеру формы № М-4 прикрепляется копия товарной накладной поставщика. При списании к требованию-накладной формы № М-11 подшиваются заявки сотрудников на обеспечение канцтоварами. Способ действительно простой и быстрый. Но в то же время чреватый нареканиями со стороны налоговых инспекторов.

    • ручки,
    • маркеры,
    • бумага,
    • карандаши и т.п.
    1. По методу ФИФО (в хронологическом порядке поступления и списания).
    2. По средней себестоимости.

    Как оприходовать

    Нормы расходования бумаги и других канцелярских товаров в бюджетном учреждении

    Можно оприходовать все канцелярские товары по штукам, а не по наименованиям. То есть в накладной будет видно общее количество штук по всем наименованиям. К примеру, там будет прописано «Канцелярские товары – 255 штук».

    Нельзя сказать, что компания предоставляет в документах недостоверные сведения: все-таки общее количество «канцелярки» действительно 255 единиц. Но номенклатура канцелярии довольно-таки широка. И предположить, что такой способ вызовет вопросы у налоговиков, просто. Они могут заявить, что штука – достаточно расплывчатая вещь в этом случае. Шкаф тоже штука, только его цена явно отличается от цены ручки.

    У руководства компании могут возникнуть к бухгалтерии вопросы. Огромное количество штук канцтоваров может вызвать недоумение и привести к долгому и утомительному пояснению со стороны бухгалтеров. И в итоге не исключено, что все равно придется формировать группы канцелярских товаров и выводить по ним стоимость.

    СПОСОБ № 4. Без использования счета 10.

    От коллег я слышала, что кто-то использует метод, в котором вообще не фигурирует счет 10 «Материалы». Подобный способ учета выбирают тогда, когда канцелярские товары сразу передают нуждающимся в них сотрудникам компании. Номенклатура закупленной канцелярской продукции не перечисляется, они списываются как услуги. Или же, если нет запасов канцтоваров, они сразу списываются на счет 26 «Общехозяйственные расходы».

    Но учет канцелярских товаров в обход счета 10 я считаю крайне рискованным. Это приводит к нарушению методологии бухгалтерского учета. А если при этом данные затраты имеют большой объем и носят постоянный характер, то ошибка может быть существенной. Для управленческого анализа способ, который используют некоторые из моих коллег, тоже, по моему мнению, совершенно неприемлем.

    Образцы списание канцтоваров в бюджетном учреждении

    Еще советы.

    Когда могут возникнуть арифметические ошибки и проблемы с вычетом по НДС

    — Соглашусь, что можно приобретаемые канцтовары оприходовать в общем количестве и в общей сумме. Тем более что в документах при приобретении, например в № ТОРГ-12, так и пишется. Если же канцелярские товары приобретаются в том количестве, которое необходимо, то считаю вполне допустимым учитывать эти материалы как единицу по всей накладной. Количество и сумма сразу будут списаны в расходы, а материалы переданы в эксплуатацию.

    А вот учет канцтоваров по группам, как мне видится, достаточно трудоемок. Бухгалтеру необходимо разделить по группам материалы, определить общее количество в каждой группе, рассчитать среднюю цену единицы в каждой группе. В данном случае могут возникнуть арифметические ошибки.

    – Мне ближе всего метод с обхождением счета 10. Способ позволяет списать в расходы канцелярские товары одной проводкой ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60 (71). Это действительно максимально упрощает учет расходов на канцелярские товары. Так, не нужно ничего перегруппировывать. В то же время могут возникнуть проблемы с вычетом по НДС в отношении приобретенной и списанной в расходы «канцелярки». Ведь одно из условий применения вычета – принятие к учету – не будет соблюдено.

    Могут возникнуть сложности при нормировании расходов на канцелярские товары. Проанализировать ежемесячный расход того или иного вида канцелярских товаров будет невозможно. Это окажется трудозатратно, как и контроль за соблюдением установленной нормы. Ведь порядок списания в производство ручек и бумаги предполагает, что каждая единица МПЗ учитывается по месту ее эксплуатации.

    Образцы списание канцтоваров в бюджетном учреждении

    Статья напечатана в журнале «Семинар для бухгалтера» № 2, 2011

    Расчёт происходит

    • методом взвешенной оценки – по сведениям о цене и числе единиц товара на начало месяца и всех поступления в течение расчётного периода;
    • методом скользящей оценки – число единиц и цена канцтоваров на начало месяца и все поступления до дня их списания.

    По себестоимости единицы товара (не целесообразно в данном случае). Канцтовары должны быть списаны в тот момент, когда осуществляется передача их сотрудникам на пользование (основанием выдачи будет требование-накладная по форме М-11 или собственная форма подобного документа с реквизитами компании).

    Операция Бухгалтерская проводка
    Канцелярские товары переданы на пользование сотрудникам Д 26 (44) К 10

    Если на фирме, в которой ведётся бухгалтерский учёт в упрощённом порядке, канцелярские принадлежности списываются в расходы по обычным видам деятельности сразу при их приобретении, тогда бухгалтерские проводки не нужны при выдаче предметов сотрудникам на пользование. Фирмы на упрощённом режиме налогообложения цены на канцтовары признают в затратах только после осуществления оплаты, если имеется счёт-фактура.

    На предприятии на общем режиме налогообложения (ОСНО) цены канцтоваров идут в затраты на день их передачи сотрудникам, а НДС будет принят к вычету после прихода счёта-фактуры от поставщика.

    Отделу кадров потребовались канцтовары, их списали в общехозяйственное производство в количестве двух упаковок бумаги и одной коробки карандашей на сумму 800 рублей.

    Операция Сумма (руб.) Основание для списания Дебет Кредит
    Оплата за канцелярские товары поступила поставщику 800 Требование-накладная 26 10.01

    Самым достоверным способом отражения информации, который является в то же время самым трудоемким, является учет по каждой единице товара. Т.е. как в накладных написано, так и ставим товар на учет: в количестве и сумме.

    Для данного варианта учета используется бухгалтерский счет 10 «Материалы». Здесь можно создать группу «Канцтовары», где указываются наименование товара по наименованию: «скоросшиватель», «папка с завязками» и пр.

    Д-т 10 К-т 60,71 и др. На каком субсчете учитывать канцтовары в этом случае? В принципе, большой разницы здесь нет, но важно закрепить данную позицию в учетной политике.

    Первый вариант очень уместен, если вы покупаете большое количество канцтоваров, а затем постепенно выдаете их сотрудникам по мере необходимости. Выдача канцтоваров производится по накладной или требованию, форма которого должна быть закреплена в учетной политике вашей компании (аналог формы № М-11).

    Данный вариант учета канцтоваров является самым достоверным. Он позволяет отследить потребности компании в определенном виде канцтоваров в какой-то момент времени. Так, например, в отчетный период у компании возрастают потребности в бумаге и ручках. Это экономически обоснованно, и у налоговиков не возникнет никаких вопросов.

    При данном варианте все канцтовары, указанные в приходных документах, приходуются в количестве единицы, и списываются также. Для такого способа учета издается приказ, на основании которого канцтовары приходуются и одновременно передаются в эксплуатацию.

    Как оприходовать канцтовары в этом случае? К приходному ордеру в данном случае крепится копия товарной накладной (или аналогичного документа) поставщика, чтобы отследить поступившие канцтовары поименно. Для списания канцтоваров к накладной (требованию или аналогичному документу) прикрепляются заявки сотрудников.

    Какие плюсы и минусы данного варианта учета? Плюс — способ для учета очень прост. Но в данном случае могут возникнуть вопросы у налоговиков.

    Еще один вариант учета канцтоваров – это его оприходование по количеству, а не названию. Т.е. в учете будет прописано: «Канцтовары 15 шт.». Т.е. то количество единиц, которое указано в приходных документах, будет являться количеством канцтоваров.

    В недостоверности отражения учета обвинить бухгалтера в этом случае нельзя: все-таки по документам действительно поступило 15 штук. Вот только что касается номенклатуры – здесь могут возникнуть вопросы у проверяющих. Все-таки кресло, например, тоже штука, но не стоит столько, сколько стандартная шариковая ручка.

    Вопросы в данном случае могут возникнуть и у руководителя компании. Если вы покажете ему, например, что вы закупили и списали 300 штук канцтоваров, это может вызвать дополнительные вопросы: а не много ли вы набрали?

    Иногда на практике бухгалтера приходуют канцтовары без учета их на счете 10 «Материалы». Часто этот способ выбирают, если купленная канцелярия сразу списывается на нужды компании. Причем данные расходы приходуют как услуги сразу на затратные счета (25, 26, 44 и т.п.) и оформляются бухгалтерской проводкой

    Д-т 25,26, 44 и т.п. К-т 60,71 и др. При этом в запасах данные расходы не участвуют.

    При незначительных суммах в данном варианте учета вопросов у налоговиков может и не возникнуть. Но если суммы существенные и носят постоянный характер, то и ошибка может быть существенной. Поэтому данный способ очень чреват негативными последствиями.

    Проблема может возникнуть и при вычете входного НДС. Так, основным пунктом принятия НДС к вычету является принятие материалов (товаров) к учету, а это правило не было выполнено.

    Также проблема может возникнуть при нормировании расходов на канцтовары по видам и местам эксплуатации, поскольку вы не сможете дать четкого ответа, какие именно канцтовары требуются работникам цеха или сотрудникам администрации. Хотя по правилам учета каждая единица МП должна быть учтена по месту ее эксплуатации.

    В бухгалтерском законодательстве и Налоговом кодексе понятие канцелярских принадлежностей не раскрывается. С точки зрения товароведения к ним относят следующие группы и виды товаров:

    • принадлежности для письма: карандаши, ручки, перья, наборы принадлежностей для письма, чернила;
    • принадлежности для черчения: чертежные инструменты и наборы, готовальни, чертежные доски, рейсшины, чертежные принадлежности (линейки, угольники), стирательные резинки, кнопки;
    • принадлежности для рисования: краски, кисти, картон
    • мелкоофисное оборудование: скрепки, дыроколы, степлеры, корректоры, зажимы, ластики, клей;
    • школьные товары: точилки, тетради;
    • средства оргтехники: калькуляторы.

    Образцы списание канцтоваров в бюджетном учреждении

    Канцтовары в бухгалтерском учете относятся к материалам и учитываются по счету 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

    Относясь к такому виду активов как материально-производственные запасы, канцтовары принимаются к учету по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их покупку (кроме НДС, если организация – плательщик НДС, а если организация не является плательщиком НДС, то он входит в первоначальную стоимость канцтоваров) (пп.2,5,6 ПБУ 5/01)

    • путем приобретения за плату;
    • по договору дарения;
    • посредством безвозмездной внутриведомственной или межведомственной передачи.
    • порядок составления;
    • причина списания калькулятора в акте на списание;
    • образец заполнения.
    • Приложение 1 – отражение счетов, по которым осуществляется учет средств;
    • Приложение 2 – использование счетов бюджетного характера.
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Юридическая энциклопедия