Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Личное дело сотрудника — образец оформления, состав и правила

Личное дело — это пакет документов на каждого из работников организации в отдельности. Начинают его вести при оформлении на работу нового сотрудника, а затем его наполнение продолжается на протяжении всего времени трудовой деятельности работника в компании.

В нормативных актах личное дело упоминается только в Перечне типовых документов, образующихся в ходе хозяйственной деятельности. Но при этом нигде не отмечено, что все документы из приведенного перечня должны быть обязательно в наличии у всех юридических лиц и ИП.

https://www.youtube.com/watch?v=v=I_eAXaJ4-Lg

Это значит, что ведение такого документа, как личное дело, в организации осуществляется на усмотрение работодателя. Исключение составляют только бюджетные учреждения, для них законодательно утверждено обязательное наличие личных дел на всех сотрудников.

Прежде всего надо отметить, что точного списка документов, которые непременно должны присутствовать в личном деле, нет: работодатели его определяют на свое усмотрение. Как правило, в него входят документы либо их копии, так или иначе относящиеся к человеку, на которого это дело ведется.

  • Документы, образующиеся при заключении трудового договора, то есть при оформлении на работу сотрудника;
  • Документы, образующиеся в ходе работы;
  • Документы, образующиеся при расторжении трудовых отношений.
  • Документы, которые предоставлял работник при подаче заявки на вакансию. Например, анкета, резюме, характеристика и т.д.
  • Копии протоколов и постановлений об избрании на должность (если она выборная);
  • Заявление человека о приеме на работу;
  • Трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • Копия приказа о приеме, желательно с подписью принятого сотрудника;
  • Копии прочих личных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, военный билет);
  • Копии документов об имеющейся квалификации и образовании;
  • Согласие работника на обработку его персональных данных;
  • Заключение первичного медицинского осмотра (при необходимости);
  • Личная карточка по форме Т-2;
  • Листы ознакомления с различными локальными документами организации (должностная инструкция, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Список таких документов и их количество в большей степени зависит от специфики выполняемой им работы, стажа и корпоративной политики организации.

  • Дополнительные соглашения и изменения к заключенному трудовому договору;
  • Копии приказов о перемещении и переводе работника;
  • Заключения периодических медицинских освидетельствований;
  • Протоколы проверки знания правил охраны труда;
  • Протоколы аттестации работника;
  • Служебные расследования;
  • Копии документов о наложении и снятии дисциплинарных наказаний;
  • Копии прочих документов (дипломы, свидетельство о браке, о рождении детей, изменение места регистрации и т.д.);

Сюда относятся документы, на основании которых происходит расторжение трудовых отношений, их перечень зависит от основания, по которому произошло увольнение.

  • Заявление об увольнении;
  • Уведомление о сокращении;
  • Служебное расследование;
  • Медицинское заключение;
  • Соглашение сторон;
  • Свидетельство о смерти;
  • Копия приказа об увольнении.

Перечни документов, приведенные во всех группах, не являются исчерпывающими и могут сокращаться или дополняться по усмотрению работодателя.

Часто можно встретить информацию о том, что личная карточка сотрудника не должна входить в перечень документов личного дела и ее нужно хранить отдельно. Это утверждение основывается на том, что в Перечне типовых документов карточка Т-2 выделена отдельной строкой.

Тем не менее, больше нигде в законодательстве нет упоминания о том, что карточку Т-2 стоит хранить отдельно.

Поэтому этот вопрос также остается на усмотрение работодателя.

  • Информация, касающаяся личных данных и документов работника, дублируется в обоих документах, поэтому можно использовать только Т-2 (при условии использования унифицированной формы);
  • В форме Т-2 предусмотрен раздел, где вносится информация обо всех отпусках работника и их периодах, это позволит не подшивать в личное дело копии приказов на отпуска;
  • Срок хранения Т-2 и личного дела совпадает (за исключением личных дел руководителей).

Если же работодатель предпочитает руководствоваться Перечнем, то стоит исключить из личного дела не только карточку Т-2, но и трудовые договора, которые также выделены в этом нормативном акте в отдельную строку.

Поскольку личное дело это не один документ, а целый пакет, то для него заводят отдельную папку-скоросшиватель, либо папку на завязках.

  • Утвердить оформление личного дела, то есть его титульный лист (обложку), бланк описи документов, лист-заверитель.
  • Утвердить перечень документов, которые будут входить в личное дело, и последовательность их расположения;
  • Порядок передачи дел на хранение.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

В личное дело могут быть включены как оригиналы документов (трудовой договор, заявления), так и их копии (копии паспорта, дипломов, приказов). Копии документов, находящихся в личном деле, заверять не обязательно, поскольку они в основном будут использоваться для внутреннего пользования.

В течение всего периода работы документы в дело подшиваются на скоросшиватель и лишь только после увольнения работника их оформляют надлежащим образом, сшивают и отправляют в архив на хранение.

Титульный лист

Титульный лист для личного дела можно взять из Правил работы архивов организаций (Приложение 11), там же можно найти и другие документы, такие как опись и лист-заверитель.

Но работодатель может и самостоятельно разработать обложку для личного дела, поскольку Правила работы архивов обязательны к исполнению негосударственными организациями только в части сохранности, описания, учета и использования документов, но не оформления.

  • Полное наименование организации / ИП;
  • Номер дела, дата начала его ведения;
  • ФИО работника;
  • Дата окончания дела.

Опись документов

Чаще всего ее оформляют при сшивании дела и вносят только те документы, которые действительно присутствуют в данном деле. Но существует еще одна форма описи документов, ее используют в процессе формирования дела.

В ней перечислены все документы, которые согласно Положению о личных делах должны присутствовать в папке, а рядом отведена графа, где ставится отметка о наличии (отсутствии) документа и графа для указания причины отсутствия (работник не предоставил, забрали для работы с данным документом и т.д.).

После того как работник уволен, и дело закончено, его оформляют и сдают в архив компании.

  • Все бумаги в деле складываются в установленной последовательности, сшиваются и нумеруются, лист-заверитель можно прошить вместе со всеми документами либо наклеить на заднюю обложку дела;
  • На обложке указывается дата окончания дела, то есть дата увольнения человека;
  • Затем составляется опись всех бумаг, в нее заносятся названия документов и их индекс (при наличии), порядковые номера листов, на которых находятся документы в сшитом деле. В конце в описи помечается, сколько документов находится в деле (не листов, а именно документов), запись нужно сделать цифрами и прописью, а также отдельно указывается количество листов в описи. Листы описи нумеруются отдельно.

В организации личные дела работников хранятся в отделе кадров, в месте, где они будут недоступны для несанкционированного просмотра и использования, поскольку в них содержатся персональные данные работника.

После расторжения трудового договора с работником его личное дело направляется в архив, где оно будет храниться в течение 75 лет. Исключения составляют только личные дела руководителей организаций – их нужно будет хранить постоянно.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Обратите внимание! После того как дело сдано в архив, его нельзя возвращать в работу, поэтому если уволенный сотрудник вновь устроился в эту же компанию, на него необходимо будет завести новое личное дело.

Личное дело – это сгруппированный комплекс информации и документации о работнике предприятия и рабочем стаже. Обязанность по ведению кадрового учета возлагается на работников кадров после подписания распоряжения о начале работы.

Для достижения оперативной и эффективной работы кадрового отдела, и последующей обработки, хранения, используется номенклатура дел:

  1. Регистр систематизации заголовков личных дел, открытых отделом кадров, с указанием периода их хранения.
  2. Обязательный справочник по классификации полного реестра заведенных дел служащих работников.
  3. Основной регистр учета делопроизводства, который после истечения нормативных сроков хранения личных дел, сдается с томами дел в ведомственный архив, и продолжает служить учетным документом хранения.
  4. Основа для составления информационно-поисковых картотек и справочников.

Выделяют 2 вида номенклатуры:

  1. Типовая номенклатура – это утвержденный состав личных дел определенного предприятия, а также индексации дел в этой отрасли.
  2. Примерная номенклатура – рекомендованный вариант номенклатуры и устанавливает примерный состав и индексы дел.

Для этих двух видов номенклатуры существуют несколько этапов формирования:

  1. Изучение документальной базы учреждения: уставные документы организации, плановой и отчетной документации, должностные инструкции работников, применяемые классификаторы, ведомственные реестры документов номенклатуры прошлых лет, документации, с указанием основных видов деятельности предприятия.
  2. Включает базу документов, подтверждающие полномочия предприятия.
  3. Ведение незаконченных личных дел, переданных для дальнейшего ведения из смежных структурных подразделений при переводе сотрудника.
  4. Систематизация документов служебного пользования составляет в отдельную номенклатуру.

На следующий год номенклатура дел формируется заранее, во второй половине текущего годового периода.

Формирование номенклатуры дел начинается с квалификации отделов организации: к примеру, плановый отдел – 01, бухгалтерия – 02, канцелярия – 03 и т. д.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

В 1 столбце документа отражается индексация, составляет которую индексированное подразделение и текущий номер по порядку структурного ведомства.

Личное дело работника: порядок формирования состав личного дела

В законодательстве нет прямого указания, что каждый работодатель должен формировать личное дело на работника. Поэтому руководство организаций вправе самостоятельно решать данный вопрос. Но, в то же время, законодательство обязывает оформлять на каждого принятого работника личную карточку формы Т-2.

После того, как в 2013 году было отменено обязательное использование унифицированных форм, по поводу обязательности карточки идут споры.

Но, несмотря на отмену унифицированных форм в законодательстве есть указания, которые подтверждают, что работодатель обязан вести карточку Т-2. В частности, согласно Правилам ведения трудовых книжек, работодатель обязан вносить сведения о работе в личную карточку работника.

Поскольку в законодательстве нет сведений о порядке ведения личного дела сотрудника, то его должен устанавливать сам работодатель. Такой порядок должен быть прописан в одном или нескольких локально–нормативных документах организации. Например, в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по ведению личных дел сотрудников (ЛД) должна регламентировать следующие вопросы:

  • какие документы входят в состав ЛД;
  • кто формирует ЛД;
  • где должны храниться папки с ЛД работников.

Если инструкция по делопроизводству отсутствует, то порядок ведения личных дел можно просто утвердить отдельным приказом по организации.

Если на предприятии есть отдел кадров или кадровик, то именно ему вменяется в обязанности заниматься формированием личного дела работников.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Личное дело продолжает формироваться на протяжении всего периода работы человека в данной организации.

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.).

Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Если сотрудник в период работы на предприятии изменил фамилию, его личное дело учитывается по последней фамилии такого сотрудника, а прежняя (прежние — их, кстати, может быть несколько) — заключается в скобки. Заголовок личного дела в случае изменения фамилии сотрудника, используемый для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 6.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно.

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

  • Руководящий состав и лица, их замещающие;
  • Главные специалисты;
  • Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  • Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

  • Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
  • В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
  • Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
  • Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
  • Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.

  • Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
  • Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
  • Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
  • На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

  • Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

  • Анкета для личного дела
  • Внутренняя опись личного дела
  • Титульный лист / обложка личного дела

Порядок ведения дел

  • Внесение записей в соответствующих разделах;
  • Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
  • Проверку личных делна сохранность документации;
  • Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Личные дела уволенных сотрудников

Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640 регламентирует порядок сбора сведений о персонале. В состав документации, необходимой работодателю, входит:

  • Анкета, резюме, характеристики и личный листок по учету кадров.
  • Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  • Сведения от аттестации.
  • Трудовой контракт.
  • Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Личное дело уволенного сотрудника, сформированное по принципу досье, остается в кадровой службе организации до конца календарного года. В течение 3 лет с момента увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив компании.

Хранение личных дел уволенных сотрудников в архиве осуществляется при наличии годовой описи. Уполномоченный кадровый специалист составляет перечень работников, уволенных в определенном году. На обложке дела проставляется год прекращения трудовых отношений.

Этот период исчисляется с момента завершения календарного года, когда был уволен гражданин. Согласно сложившейся практике архивного дела сроки хранения личных дел уволенных работников начинают считать с 1 января.

Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 устанавливает конкретные периоды, в течение которых документы обязательно должны находиться в архиве. Согласно закону, сроки хранения личных дел уволенных работников составляют:

  • 75 лет – для личных карточек лиц, ушедших с должности до начала 2003 года.
  • 50 лет – для личных карточек граждан, прекративших трудовые отношения позднее 1 января 2003 года.
  • 75 лет – для выездных дел тех работников, которые были командированы за границу.
  • 75 лет – для данных о доходах, имуществе и обязательствах гражданских служащих.
  • 5 лет – для характеристик и резюме специалистов.
  • 75 лет – для данных о вопросах реабилитации.
  • 3 года – для документов о лицах, не принятых на работу.
  • 75 лет – для подлинных экземпляров личных документов (аттестатов, трудовых, дипломов, свидетельств, удостоверений).
  • 5 лет – для бумаг, не вошедших в состав личных дел (заявлений, справок, докладных, служебных записок).
  • 75 лет – для актов приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе.
  • 75 лет – для документов о субъекте персональных данных (уведомлений, согласий на обработку информации).

Основной нормативный документ, которым надо руководствоваться в данном вопросе, это Закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ {amp}lt;Об архивном деле в России˃ в редакции от 18 июня 2017 года (Закон № 127-ФЗ).

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Согласно новой редакции статьи 22.1 этого закона, сроки хранения личных дел уволенных работников таковы:

  • 75 лет, если делопроизводство завершено до 01.01.2003 года;
  • 50 лет, если делопроизводство завершено после 01.01.2003 года.

Когда данный срок хранения архивных документов истёк, закон предписывает провести экспертизу их ценности и далее решить: оставить на своём месте или уничтожить.

Заметим, что действующее законодательство и, в частности, ст. 22.1 упомянутого Закона № 125-ФЗ, не делают принципиального акцента на том, по какой причине сотрудник выбыл из организации – уволен, ушёл сам, умер и др. Отсюда делаем вывод, что хранение личных дел уволенных сотрудников подчиняется общим срокам.

Также см. «Персональные данные: ужесточение ответственности для работодателей с 1 июля 2017 года».

Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего  сотрудника.

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

  • Должностная инструкция;
  • Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
  • Согласие на обработку ПД;
  • Заявление о предоставлении вычетов;
  • Заявления на отпуска;
  • Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
  • Справки о последующих медосмотрах;
  • Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
  • Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Внимание! Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

  • Заполнение титульного листа (обложки);
  • Оформление листа-заверителя дела;
  • Заполнение внутренней описи;
  • Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Формирование и хранение личных дел сотрудников организации

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

  • Литерные номера листов;
  • Пропущенная нумерация страниц;
  • Листы с фотографиями;
  • Вшитые крупноформатные листы;
  • Конверты с подшитыми вложениями в них;
  • Поврежденные листы

Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

Требования к хранению личных дел работников организации

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Требования к хранению личных дел работников организации

Внимание! Обязательной отметкой после внесения изменений является информация о наличии и состоянии личного дела. Кадровый сотрудник должен произвести необходимую проверку, после чего на обратной стороне личного листа делается отметка «Личное дело проверено», ставится подпись и дата.

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Какие документы хранятся в личном деле работника

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Требования к хранению личных дел работников организации

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст.

90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами. Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст.

Хранение и учет личных дел работников Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел. Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов.

ИНН, СНИЛС, военных билетов (для отслуживших военнообязанных лиц и тех, кто еще только подлежит призыву в армию), дипломов);

  • справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
  • справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
  • трудовой договор (оригинал работодателя);
  • приказ о приеме на работу.

Во второй группе будут личные документы на детей работника (необходимые для выплаты пособий, назначения отпусков и предоставления вычетов по НДФЛ), договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях.

Требования к хранению личных дел работников организации

После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

  1. Дело необходимо прошить или сделать переплет.
  2. Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.
  3. Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
  4. В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.

Документы внутри папки нужно располагать по хронологическому признаку — от первых документов — к последним. Таким образом, вначале идет самый ранний документ, например, согласие на обработку данных, а последним —

приказ об увольнении сотрудника

.

Согласно Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках. К ним относятся такие документы:

  1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
  2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  3. Сведения от аттестации.
  4. Трудовой контракт.
  5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Доступ третьих лиц к личной информации запрещен и классифицируется как нарушения законодательства РФ.

Согласно ч.2 ст. 13.11 КоАП РФ работа с персональными данными без письменного согласия влечет наложение штрафа от 3000–5000 р. (для граждан) до 15000–75000 р. (для юридических лиц).

Передать документы в архив нужно не позднее 12 месяцев с момента увольнения.

Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.

Период хранения Категория данных
3 года документы граждан, не принятых на работу;
5 лет характеристики и резюме;
бумаги, не вошедшие в состав личных дел (заявления, справки, докладные, служебные записки);
50 лет личные карточки сотрудников, уволенных после 1 января 2003 года;
75 лет личные карточки сотрудников, уволенных до 1 января 2003 года;
дела тех, кто был командирован за границу;
данные о доходах и имуществе гражданских служащих;
документы касаемо реабилитаций;
оригиналы личных документов (аттестаты, трудовые книжки, дипломы, удостоверения);
акты приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе;
документы касаемо персональных данных (уведомления, согласия на обработку информации).

Требования к хранению личных дел работников организации

На практике отсчет срока хранения дел начинается с 1 января актуального года.

Также согласно «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558) на постоянной основе сохраняются в архиве документы:

  • глав предприятий;
  • главы предприятия;
  • членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
  • членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
  • сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.

При этом законодательство достаточно строго регламентирует ведение данной документации в следующих нормативно-правовых актах:

  • ФЗ №79 от 27.04.2004. Этот закон является основным документом, который регулирует деятельность государственных служащих в России, и в своих положениях также рассматривает и вопросы ведения личных дел таковых работников.
  • Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005. Этим указом устанавливаются отдельные нормативы, касающиеся обработки персональных данных государственных служащих, в том числе и в отношении ведения их личных дел.

Следует разделять понятие личного дела и личной карточки сотрудника. Личные дела являются обязательными лишь для государственных учреждений — в отношении коммерческих предприятий вышеозначенные нормативы имеют лишь рекомендательный статус. В то же время личные карточки сотрудников должен вести каждый зарегистрированный на территории РФ работодатель. Более подробно об особенностях хранения личных карточек уволенных сотрудников можно прочитать в отдельной статье.

Ряд документов, соответственно требованиям законодательства, должен сохраняться на предприятии и по окончании ведения трудовых взаимоотношений. Так, подобные требования касаются обязательного архивирования отданных приказов, локальных нормативных актов, а также и личных дел работников — но далеко не в каждом случае.

14 декабря 2016 года 402-е заседание Совета Федерации, в рамках которого сенаторы рассмотрели более 60 вопросов.

Член Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Михаил Афанасов представил «О внесении изменений в статью 7 Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», который был принят Госдумой в ноябре.

Авторы закона предлагали сократить перечень документов личного хранения, которые могут быть истребованы от заявителя органами, предоставляющими государственные и муниципальные услуги. По новому закону органы власти не вправе требовать предъявления свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и документов об образовании, прохождении обучения, квалификации, об ученых степенях и званиях.

В то же время некоторые категории документов о государственной регистрации актов гражданского состояния и об образовании будут сохранены. Это:

  • свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, выданные компетентными органами иностранных государств;
  • документы об усыновлении (удочерении);
  • документы об образовании, выданные военными образовательными организациями или выданные на территории иностранного государства; документы об образовании, выданные в период с 1992 по 1995 годы.

Совет Федерации одобрил закон. Это значит, что с 1 января 2018 года из перечня документов личного хранения будут исключены свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния, а с 1 января 2020 года – документы об образовании, об ученых степенях и ученых званиях.

Сроки хранения

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив. Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать (переплетать) , нужно удалить скрепки со всех документов.

Для остальных документов сроки гораздо меньше. Так, договоры о материальной ответственности хранятся 5 лет. Столько же положено хранить информацию об обучении сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах. Также пятилетний срок установлен для приказов о командировках, награждениях.

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609).

В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Формирование и ведение личных дел военнослужащих

Есть еще одна особенность в данном вопросе. Проблема вся состоит в том, что некоторые личные дела хранятся постоянно в архивах компании. И они не уничтожаются ни через 10 лет, ни через 100. Под данное правило попадают досье руководителей организации, а также дела государственных служащих. Не стоит забывать о подчиненных, у которых имеются награды, медали и разнообразные звания.

Отныне понятно, как происходит формирование личного дела. Это весьма простой, но запутанный процесс, порядок осуществления которого никак не закреплен законодательством РФ. Работодатели самостоятельно устанавливают документы, которые будут храниться в личных делах. Форму представления информации тоже можно выбрать.

Личное дело военнослужащего — это основной документ персонального учета, который ведется как на граждан, призываемых на срочную службу, так и на военнослужащих, проходящих военную службу по контракту.

В соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» сведения о военнослужащих вносятся в их личные дела и документы воинского учета, ведение и хранение которых осуществляются в порядке, установленном законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации {amp}lt;1{amp}gt;.

Федеральный закон устанавливает следующий перечень сведений, которые должны содержать личные дела военнослужащих:— фамилия, имя и отчество;— дата рождения;— место жительства и место пребывания;— семейное положение;— образование;— место работы;— годность к военной службе по состоянию здоровья;— профессиональная пригодность к подготовке по военно-учетным специальностям и к военной службе на воинских должностях;

— основные антропометрические данные;— прохождение военной службы или альтернативной гражданской службы;— прохождение военных сборов;— владение иностранными языками;— наличие военно-учетных и гражданских специальностей;— наличие спортивного разряда кандидата в мастера спорта, первого спортивного разряда или спортивного звания;

— возбуждение или прекращение в отношении гражданина уголовного дела;— наличие судимости;— бронирование гражданина, пребывающего в запасе, за органом государственной власти, органом местного самоуправления или организацией на период мобилизации и в военное время {amp}lt;2{amp}gt;.——————————–{amp}lt;2{amp}gt; Федеральный закон от 28 марта 1998 г. N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (в ред. от 8 декабря 2011 г. N 424-ФЗ) // СЗ РФ. 2011. N 50. Ст. 7366.

Порядок формирования и ведения личного дела призывника определен в Инструкции по подготовке и проведению мероприятий, связанных с призывом на военную службу граждан Российской Федерации, не пребывающих в запасе (2007 г.) {amp}lt;3{amp}gt;.——————————–{amp}lt;3{amp}gt; Приказ Министра обороны РФ от 2 октября 2007 г. N 400 «О мерах по реализации Постановления Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2006 г. N 663» (с изм. от 19 января 2011 г.; 29 июня 2012 г.) // Российская газета. 2007. N 284.

Личное дело заводится на гражданина, подлежащего призыву на военную службу, при первоначальной постановке его на воинский учет. Дела формируются на бумажном носителе и в электронном виде и хранятся как база данных персонального учета призывников.Личные дела размещаются в картотеке и в архиве военного комиссариата.

Доступ к личным делам или базе данных строго ограничен.Выдача личных дел на руки призывникам или их родственникам, высылка их в лечебные учреждения и в другие организации не допускается. При необходимости и наличии соответствующего запроса организации могут быть высланы заверенные военным комиссаром дубликаты личных дел или выписки из них.

Хранение личных дел вне картотеки или архива не допускается. Для работы в течение рабочего дня личные дела выдаются исполнителям под расписку.Личные дела призывников ведутся определенными должностными лицами с соблюдением требований Федерального закона «О персональных данных» {amp}lt;4{amp}gt;.——————————–{amp}lt;4{amp}gt; Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» // СЗ РФ. 2006. N 31. Ч. 1. Ст. 3451.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Дела заполняются чернилами или шариковой ручкой. Записи, определяющие адрес места жительства призывника или его родственников, производятся с указанием почтового индекса. Записи в личном деле уточняются и при необходимости исправляются при каждом прибытии призывника в военный комиссариат. По изменениям в учетной карте призывника вносятся изменения в базу данных персонального учета.

В каждом разделе картотеки в соответствии с его структурой составляется опись личных дел призывников, в которой карандашом проставляется их количество. В графе 9 учетно-алфавитной книги карандашом производится запись о нахождении личного дела в том или ином разделе картотеки, а также указывается ожидаемый срок вызова гражданина на призывную комиссию.

Личные дела каждой категории лиц в соответствующем разделе картотеки распределяются по годам рождения, а в них — по алфавиту и хранятся в оборудованных шкафах, обеспечивающих сохранность документов.

Состав документов и ведение личных дел военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, устанавливаются несколькими нормативными правовыми актами.

В соответствии с Положением о порядке прохождения военной службы первый экземпляр контракта о прохождении военной службы после вступления его в силу приобщается к личному делу военнослужащего, заключившего контракт, а второй выдается военнослужащему на руки {amp}lt;5{amp}gt;.——————————–{amp}lt;5{amp}gt; Положение о порядке прохождения военной службы, утв.

— приказ соответствующего воинского должностного лица о назначении на должность;— послужной список;— автобиография;— фотографии;— аттестационные и дополнительные материалы;— карточка о допуске к сведениям, составляющим государственную тайну;— документы, характеризующие военнослужащего (анкета, копии документов об образовании);

— документы о прохождении переподготовки, повышении квалификации, стаже военной службы и т.д.——————————–{amp}lt;6{amp}gt; Справочник по кадровой работе в военных организациях: Практическое издание / Астахов А.А. Серия «Право в Вооруженных Силах — консультант». М.: «За права военнослужащих», 2009. Вып. 98. С. 180.

Изменение перечня аттестационных и дополнительных материалов личного дела определяется указаниями Главного управления кадров Министерства обороны РФ.Личные дела офицеров впервые составляются в военно-учебных заведениях в двух экземплярах одновременно с подготовкой представлений к присвоению первого офицерского звания курсантам.

Личные дела прапорщиков составляются в одном экземпляре.Если зачисление в прапорщики (мичманы) происходит из числа сержантов и солдат, проходящих военную службу, то личное дело заводится в воинской части. На кандидатов, поступающих на военную службу по контракту на воинские должности прапорщиков из числа военнообязанных, — в военном комиссариате.

При присвоении прапорщикам первых офицерских званий их личные дела не пересоставляются и ведутся по месту их службы. Для кадрового органа назначающей инстанции составляется второй экземпляр личного дела.Личные дела ведут должностные лица кадровых подразделений органов военного управления, воинских частей и организаций, военных комиссариатов, на которых возложена работа по ведению учетных документов.

Они несут персональную ответственность за правильность сведений, записываемых в личные дела.Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца по разделам. Послужной список, являющийся основным документом личного дела, и автобиографии подшиваются в начале личного дела во все экземпляры.

Листы документов, подшитых в личное дело, не нумеруются. В каждом разделе личного дела ведутся внутренние описи, в которые записываются наименования всех подшитых или приобщенных к делу документов, даты их составления и количество листов. Ранее составленные описи документов пересоставлению не подлежат и при пересылке не заверяются.

Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения командира воинской части или начальника кадрового органа. Об изъятых документах во внутренней описи соответствующего раздела делается запись о том, когда документ изъят, куда и под каким исходящим номером он отправлен или куда подшит после изъятия.

Если изъятый документ уничтожен, указываются номер и дата акта об уничтожении. Запись об изъятии документов заверяется подписью начальника штаба воинской части или начальника кадрового органа и гербовой печатью.Документы, подшитые в личное дело, и их копии на руки военнослужащим не выдаются. Составленные послужные списки ведутся на протяжении всей службы военнослужащих.

Для взаимной проверки полноты и правильности учетных данных производится сверка личных дел, ведущихся в воинских частях по месту службы офицеров, с личными делами кадровых органов. Сроки и порядок проведения сверки личных дел устанавливаются начальниками соответствующих кадровых органов по мере необходимости, но не реже одного раза в два года.

Личное дело по официальному запросу может быть направлено в другой орган военного управления, воинскую часть или организацию для ознакомления с его материалами при решении вопросов о переводе военнослужащего на новое место службы. При принятии решения о переводе военнослужащего его личное дело пересылается в соответствующий кадровый орган.

На военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, переведенных из Вооруженных Сил РФ в другие федеральные органы исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба, и наоборот, вновь составляются личные дела, которым по заполнении присваивается гриф «Секретно». Старые послужные списки, которые велись на этих военнослужащих в других федеральных органах исполнительной власти, подшиваются в раздел «Дополнительные материалы» первого экземпляра личного дела.

Ответственность за распространение персональных данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст. 90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Кроме того, с 01.07.2017 вступили в силу изменения в КоАП РФ (ФЗ от 07.02.2017 № 13), которые в основном коснулись ст. 13.11. Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия