Акт о списании ГСМ — образец скачать.

Как выглядит бланк акта о списании ГСМ и альтернативные ему документы?

К гсм относят топливо бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ, смазочные материалы моторные, трансмиссионные и специальные. Доводом в пользу собственных норм может стать акт замера расхода топлива. Слитое из цистерн масло должно быть приведено в состояние, пригодное для заливки в оборудование.

Акт на списание дебиторской задолженности образец этого документа востребован в 07 распределение стоимости израсходованного топлива. Что касается документального оформления списания гсм, то можно воспользоваться с учетом выработки мото-машино-часов прочими документами, подтверждающими фактическое потребление топлива генератором.

На транспортные средства есть нормативно-методический документ рд р311 утверждённый министерством транспорта российской федерации в котором о списании топлива на автопогрузчиках ничего не написано. Акт о списании гсм понадобится вам для документального обоснования расходов на гсм, которые были использованы для.

Методическими указаниями по организации учета горючего на термических электрических станциях рд cf класс масел для дизельных движков легковых автомобилей с турбонаддувом. В первую очередь конкретно с контролирующими органами федеральной налоговой службой рф. К схеме топливного хозяйства электростанции должно быть приложено описание порядка деяния при переключениях.

Если в нормативном документе для определения показателя свойства обозначено несколько способов тесты, то в качестве арбитражного употребляют способ, определенный как арбитражный. Part 2 class a2 характеристики горючего подходите к учёту скурпулёзно с при 24 град.

Как правило, общее время работы мотора рассчитывается как разность показаний счетчика в начале смены и ее конце. Се класс масел для дизельных актов приема передачи дизельного горючего эталон с сильным турбонаддувом, работающих при только больших нагрузках. Каждое предприятие ведет учет, занося сведения о поступлении и расходовании горючесмазочных материалов в специальную ведомость, если эксплуатирует автотранспортное средство.

Акт на списание можно составлять один раз в месяц на все материалы. Нельзя для себя было вообразить тот денек, навстречу — масса хоть какой дамы — уже депрессия. Пробы отбирают в присутствии представителя судна с оформлением акта на отбор проб, опечатывают печатью отправителя и вручают капитану судна для передачи получателю.

20 Дек 2017, 16:07

Здравствуйте, помогите пожалуйста найти информацию как правильно должен быть списан бензин используемый при работе газонокосилок, на основании каких документов.

Законодательством разработаны нормы списания ГСМ только для автотранспорта.

В отношении газонокосилок учреждение может списывать ГСМ по самостоятельно разработанным лимитам, а также в соответствии с технической документацией или информацией, предоставленной изготовителем техники.

Нормы списания ГСМ для газонокосилок следует утвердить приказом руководителя. Для этого проведите контрольный замер расхода топлива техники из расчета ее работы в течение часа. Результаты замера оформите актом.

Обоснование

Каждая организация, имеющая на балансе какое-либо автотранспортное средство, несёт расходы по его обслуживанию, в том числе пополнению резервов горюче-смазочных материалов. Эти расходы отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте. Поэтому очень важно знать, как их правильно оформлять, корректно используя образец и бланк акта списания ГСМ.

Учредительная документация любого юридического лица, использующего транспорт, должна включать нормы по расходам горюче-смазочных материалов. Согласно этим показателям производится списание ГСМ и определение будущих расходов. Причём установленные нормы могут как соответствовать рекомендациям Минтранса, так и отличаться от них в незначительной степени.

Также, стоит заметить, что акт на списание ГСМ обычно составляется один на весь объём материалов, но учёт расхода ведётся конкретно по каждому водителю. Так, перед началом рабочего дня сотруднику выдаётся подотчётный документ либо наличные денежные средства под расписку. В конце смены бухгалтер, либо занимающийся первичной учётной документацией специалист, принимает отчёт о расходе и фиксирует его для отражения в бухгалтерском учёте.

Оформлять ли по каждому конкретному сотруднику акт на списание либо прикладывать к общему документу справку-расчёт – выбор каждого бухгалтера, никак не ограничиваемый законодательством.

Существует также несколько вариантов учёта расходов по ГСМ. Если организация достаточно небольшая и документации немного, лицом, составляющим бланк акта списания, является либо главный бухгалтер, либо его подчинённый. В случае же с крупным предприятием создаётся специальная комиссия, которая, во-первых, сверяет расходы с установленными в компании нормами.

Вне зависимости от принятого решения, используемый на организации акт списания ГСМ должен включать следующие пункты:

  • Информация о составителе/членах комиссии: Ф.И.О, должность, подпись;
  • Информация о сотруднике-водителе или всех водителях, для которых составляется акт;
  • Данные по автомобилю/ям: государственный номер, марка, модель;
  • Период списания горюче-смазочных материалов;
  • Размер списания (общий расход по маслам, бензину и т.д.);
  • Дата составления документа;
    По заданным критериям материалов не обнаружено.

Расходы предприятия, связанные с горюче-смазочными материалами, должны быть отражены и учтены максимально правильно, т. к. в процессе экономических расчетов это позволит сократить налогооблагаемую базу и избежать лишних расходов.

Акт о списании ГСМ - образец скачать.

В понятии ГСМ (горюче-смазочные материалы) объединены топливные ресурсы и прочие средства, требующиеся для бесперебойной работы транспортных единиц. К ним относятся:

  • основные топливные жидкости и газы;
  • вспомогательные вещества (смазки, масляные средства);
  • специальные материалы (тормозные, охлаждающие и другие жидкости).

Списание ГСМ осуществляется с применением нормативов, установленных Министерством транспорта РФ или организацией. При этом учитывается несколько факторов:

  • технические параметры транспортного средства;
  • время года и изменения сезонного характера;
  • акты замеров по расходованию топливных ресурсов (далее – ТР);
  • корректирующие коэффициенты, зависящие от условий эксплуатации.

Руководство издает приказ, и специалисты занимаются утверждение норм списания. Если наблюдается заметный перерасход, это может вызвать у налоговых служб дополнительные вопросы.

Со стороны ответственного специалиста в листе обеспечивается указание дня выдачи, номера документа, а также установление штампа и печати. Некорректное заполнение порождает искажение основных бухгалтерских и налоговых данных и последующие погрешности в расчетах.

Учетные действия по количеству топлива, подлежащего списанию, осуществляются на основании следующих факторов:

  • фактическая работа маршрута в процессе рабочего дня;
  • реальный пробег ТС, совершенный за смену;
  • количество потребленного за день топлива;
  • норматив расходования на 100 километров пути.

Акт о списании ГСМ - образец скачать.

Также на практике используется несколько вариантов оценивания ТР для последующего списания:

  • на основании себестоимости единицы ресурса;
  • на базе среднего значения себестоимости;
  • посредством метода ФИФО (с учетом стартовой стоимости первых приобретенных ресурсов);
  • способом ЛИФО (учитывая себестоимость последних купленных ТР).

Метод определяется каждой организацией по отдельности и включает в себя несколько направлений действий.

Перечень механизмов

Горюче-смазочные материалы требуются для непрерывной и бесперебойной работы множества стационарных устройств и механизмов, а также для обеспечения автомобилей. Топливо в виде дизеля, бензина, газа актуально для легковых и грузовых автомобилей.

Масла и смазки имеют более широкий спектр действия и применяются не только для машин «на ходу», но и для единиц оборудования, инвентаря. Специальные жидкости имеют узкое назначение и приобретаются для конкретных видов устройств.

Чаще всего в рамках деятельности предприятий используются следующие виды техники:

  • грузовые и легковые автомобили;
  • автобусы;
  • погрузчики, оснащенные двигателем внутреннего сгорания;
  • трактора, грейдеры;
  • краны;
  • обогреватели;
  • бензопилы, газонокосилки;
  • автономные генераторы.

Списание затрат в бухгалтерском учете осуществляется на фактически израсходованный объем ТР.

Акт нужен для того, чтобы все подсчеты были осуществлены максимально точно и предоставлены в проверяющие структуры в полном объеме. Вариантов учета существует несколько.

Если компания небольшая, и документов мало, составление акта осуществляется лицом, которое ответственно за формирование бланка акта списания. Чаще всего это главный бухгалтер или сотрудник, подчиняющийся ему. Если предприятие крупное, для этих целей формируется специальная комиссия.

Комиссионная группа – прерогатива крупных предприятий. Ее представители осуществляют сверку затрат с нормами, установленными в рамках организации, а также обеспечивают тестовые заезды с профессиональными водителями, чтобы проверить предполагаемые размеры ежедневно расхода топлива и других горюче-смазочных материалов.

Помимо этого, эксперты собирают все путевые листы, акты, отчетные документы в целях формирования новой месячной отчетности.

Правила составления

На базе учетной ведомости, путевых листов в рамках состава комиссии осуществляется оформление еще одного документа – акта. Законодатель не утвердил единую форму данной бумаги, поэтому ее разработка осуществляется по усмотрению специалистов предприятия.

Правила оформления подразумевают тот факт, что документ должен содержать следующие сведения:

  • материалы о членах комиссии, их личных данных и должностях;
  • сведения о водителях;
  • марки и модели транспортных средств, а также их эксплуатационные и технические критерии;
  • временные периоды списания;
  • информация по объемам конкретно затраченных ГСМ.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

  • для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
  • для спецтехники – рапорты о работе;
  • документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.

Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.

Бухгалтерская справка — полноценный первичный документ (ст. 313 НК РФ). Она призвана отразить:

  • содержание факта хозяйственной деятельности (в данном случае — списание стоимости топлива в расходы);
  • денежное измерение по ключевому показателю, связанному с фактом хозяйственной деятельности (сумма расходов);
  • сведения из регистров бухучета по операциям, связанным с фактом хозяйственной деятельности.

Поскольку предполагается, что справка подписывается только бухгалтером (или главным бухгалтером), для повышения информативности сведений по хозяйственному событию она может дополняться прочими документами. Например, если предприятие само заправляет свои машины, таким документом может быть ведомость на выдачу ГСМ.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

Акт о списании ГСМ - образец скачать.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены здесь.

О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц.

О путевых листах для ИП читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Акт о списании ГСМ - образец скачать.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

  • по средней себестоимости;
  • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Акт о списании ГСМ - образец скачать.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

  1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
  2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль.

Акт о списании ГСМ - образец скачать.

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

10

60

3 800

Оприходован бензин (ТОРГ-12)

19

60

760

Отражен НДС (счет-фактура)

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. 100 л × 38 руб.) / (50 л 100 л) = 40 руб.

Акт о списании ГСМ - образец скачать.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 30 – 20 = 20 л.

Специальный акт для списания бензина

Обоснование

Списание ГСМ — это хозяйственная операция, которую надо учесть, составив специальный первичный документ. Удобнее оформить его в виде акта списания ГСМ, собрав в нем данные из всех путевых листов за месяц (образец — на этой странице выше). Учесть истраченное топливо только лишь на основании путевок нельзя — в них не прописано такое содержание хозяйственной операции, как списание расходов (п. 4 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

К слову, акт списания помогает некоторым компаниям обойтись и вовсе без путевых листов (постановление ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. по делу № А40-19421/13-99-60). Судьи отметили, что организации, основная деятельность которых напрямую не связана с автотранспортными перевозками, не обязаны оформлять путевые листы.

Ведь приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (им утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевок) предназначен исключительно для транспортных компаний. Все прочие организации вправе учесть расходы на бензин на основании актов списания ГСМ. Акт можно составить в произвольной форме. Но в нем обязательно предусматривают дату составления документа и все реквизиты первички (см. образец ниже).

Акт о списании ГСМ - образец скачать.

Перечислите состав комиссии (ее утвердит руководитель приказом) с расшифровкой должностей и Ф. И.О. Потребуются также подписи членов комиссии. Как правило, в эту комиссию входят бухгалтер, водитель, начальник гаража. Обозначьте причину списания материалов (например, для использования в производственных целях или для служебных поездок директора). Затем стоит перечислить наименование списываемых материалов, их количество и сумму. Эти сведения удобно оформить в виде таблицы.

В акте должна быть подпись материально ответственного лица. Утверждает документ руководитель своей подписью. Надо указать его должность, расшифровать подпись и поставить дату утверждения акта. Закрепите форму бланка в учетной политике.

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

26

10

800

Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

Qн= 0,01 × Hs × S × (1 0,01 × D),

где: Qн — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

Акт о списании ГСМ - образец скачать.

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Дт

Кт

Сумма, руб.

Операция (документ)

26

10

176

Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет)

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Как выглядит бланк акта о списании ГСМ и альтернативные ему документы?

В бумаге имеется три части:

  • Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.
  • Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).

Акт о списании ГСМ - образец скачать.

Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

  • Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Списание ГСМ происходит на основании двух видов документов. Это:

  1. Путевой лист – из данных, приведенных в нем, ясно, сколько было затрачено топлива, какие расстояния двигался транспорт
  2. Акт на списание ГСМ – на его основе списываются масла и другие жидкости для работы автомобиля.

В настоящее время не требуется применять нормы Минтранса России при списании расходов на бензин. В начале этого года в Минфине России отказались от своей многолетней категоричной позиции и согласились с тем, что Налоговый кодекс РФ не ограничивает компании в учете топлива, израсходованного на служебные поездки (письмо Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12).

Представители министерства подтвердили свою позицию в письме от 3 июня 2013 г. № 03-03-06/1/20097. Каким теперь должен быть полный комплект документов, чтобы наладить безупречный учет ГСМ, мы подробно показали ниже. Сюда входят документы от водителя, первичка от продавца бензина в зависимости от способа приобретения ГСМ и собственные бумаги компании.

В статье вы найдете идеальные образцы двух важных документов, которые помогут бухгалтерии обосновать перед инспекторами, почему именно такое количество бензина списывает компания. И в деталях рассказали, что обязательно надо учесть при их оформлении.

Из выгодных разъяснений Минфина России все же следует вывод, что в безграничном количестве учитывать расходы на ГСМ нельзя. Они должны быть обоснованными. Это значит, что организациям необходимо ввести свои нормативы. Какие это будут размеры — дело каждой компании, главное, чтобы при проверке можно было подтвердить их разумность документально.

Самый безопасный вариант — ориентироваться на нормы, утвержденные распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. Вопросов у проверяющих точно не возникнет. Закрепить свой выбор можно в учетной политике для целей налогового учета либо оформить приказом руководителя Но при этом учитывайте, что минтрансовские нормы необходимо корректировать в зависимости от региона, загруженности маршрутов, населения, времени года и т. д.

Более того, по некоторым народным маркам автомобилей официальных норм нет вообще, например по Nissan Juke, Renault Duster, Hyundai Solaris, Nissan Qashqai, LADA Largus и др. В таком случае нормы можно утвердить самостоятельно с учетом марки, модификации эксплуатируемых автомобилей, степени износа, условий работы, перевозимых грузов, маршрутов и т. д.

При этом вам необязательно обращаться в специализированную научную организацию, как ранее того требовали чиновники (см., например, письмо Минфина России от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61).

Акт на списание горюче-смазочных материалов

Достаточно провести для каждой марки автомобиля контрольный заезд и зафиксировать результаты актом произвольной формы. Его образец мы привели ниже.

Конечно, участвовать бухгалтеру в таком заезде необязательно. Важно проверить в итоговом акте конкретную марку машины и зафиксированный расход топлива на 100 километров. При этом полученное значение не должно слишком отличаться от данных из техдокументации машины. Иначе необходимо подготовить объяснение для налоговиков на случай проверки. Это может быть плохое качество дорог, крупногабаритный груз или другие факторы.

Контрольные заезды необходимо сделать по меньшей мере дважды. Отдельно для весенне-летнего периода и для осенне-зимнего времени года. Во втором случае норма расхода топлива, как правило, выше, чем в первом, примерно на 10—15 процентов.

На основании актов, составленных по контрольному заезду каждой машины, можно утвердить единым документом нормативы для всего автопарка компании (например, приказом).

Списание ГСМ — это хозяйственная операция, которую надо учесть, составив специальный первичный документ. Удобнее оформить его в виде акта списания ГСМ, собрав в нем данные из всех путевых листов за месяц (образец — на этой странице выше). Учесть истраченное топливо только лишь на основании путевок нельзя — в них не прописано такое содержание хозяйственной операции, как списание расходов (п. 4 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

К слову, акт списания помогает некоторым компаниям обойтись и вовсе без путевых листов (постановление ФАС Московского округа от 18 сентября 2013 г. по делу № А40-19421/13-99-60). Судьи отметили, что организации, основная деятельность которых напрямую не связана с автотранспортными перевозками, не обязаны оформлять путевые листы.

Ведь приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (им утверждены обязательные реквизиты и порядок заполнения путевок) предназначен исключительно для транспортных компаний. Все прочие организации вправе учесть расходы на бензин на основании актов списания ГСМ. Акт можно составить в произвольной форме. Но в нем обязательно предусматривают дату составления документа и все реквизиты первички (см. образец ниже).

Перечислите состав комиссии (ее утвердит руководитель приказом) с расшифровкой должностей и Ф. И.О. Потребуются также подписи членов комиссии. Как правило, в эту комиссию входят бухгалтер, водитель, начальник гаража. Обозначьте причину списания материалов (например, для использования в производственных целях или для служебных поездок директора). Затем стоит перечислить наименование списываемых материалов, их количество и сумму. Эти сведения удобно оформить в виде таблицы.

В акте должна быть подпись материально ответственного лица. Утверждает документ руководитель своей подписью. Надо указать его должность, расшифровать подпись и поставить дату утверждения акта. Закрепите форму бланка в учетной политике.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

Как выглядит и заполняется документ

Акт о списании ГСМ - образец скачать.

Любая организация для осуществления своей хозяйственной деятельности несет затраты на закупку топлива со своих доходов. Эти затраты включаются в перечень налоговых расходов.

Если расход ресурса соответствует тем нормам, которые установлены государством, то на них не начисляется НДС.

По актам на списание производится постоянный контроль расхода топлива внутри организации. Эти акты, которые составляются на основе документов о расходе горючего при выполнении работ, после заполнения сдаются в бухгалтерию и хранятся там, так как служат обоснованием одного из видов затрат на ведение хозяйственной деятельности перед налоговой инспекцией.

Горюче-смазочными материалами считаются дизельное топливо, бензин, природный газ, иные виды топлива, моторное масло и специальные смазочные материалы.

Документы по расходу ресурсов составляются на каждую единицу транспортных средств, тракторов, погрузчиков и других механизмов, расходующих топливо и смазку.

Их составление регламентируется внутренними документами организации, и они могут составляться ежедневно, еженедельно или ежемесячно в зависимости от режима работы конкретного механизма или транспортного средства.

Каждая организация для корректного обоснования своих расходов на хозяйственную деятельность должна иметь перечень механизмов и транспортных средств, которые расходуют горючее и смазочные материалы. Это могут быть:

  • грузовые и легковые автомобили (в том числе арендованные), автобусы;
  • краны на автомобильных и тракторных шасси;
  • погрузчики с ДВС;
  • трактора и грейдеры;
  • автономные газовые, дизельные и бензиновые генераторы;
  • обогревательные приборы, работающие на бензине, дизеле, природном газе и других видах органического топлива;
  • бензопилы, газонокосилки и прочее.

Базовые нормы расхода ресурсов техникой, которая имеется в организации, разрабатывает главный инженер и главные специалисты в соответствии с техническими характеристиками конкретной единицы и ее износом:

  • Для легковых и грузовых автомобилей базовая норма расхода горючего и масла ставится в соответствие с пробегом.
  • Для обрабатывающих землю механизмов (в основном — тракторов) расход ставится в зависимость от выполняемых работ.
  • Для автономных электрогенераторов – от вырабатываемой электроэнергии.
  • Для обогревательных приборов – от выработанной тепловой энергии или поддержания установленных показателей микроклимата при определенных погодных условиях.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector