Авансовый отчет по командировке в 2019 году

Заполняем авансовый отчет

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет — ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России — в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Расчет командировочных расходов
от « 30 »  мая 20 14  г.

Дата окончаниякомандировки

20.05.2014К отчету работник должен приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками таможни


27.05.2014К отчету работник должен приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками таможни


1. Официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (на « 30 »  мая 20 14  г.) — 47,1145 руб/евро .

2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы — 60 000,00 руб.

3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:

4. Данные о расходах:

5. Остаток/перерасход в рублях: 9 750,93 руб.Напомним, что, если, у работника есть зарплатная банковская карта, на нее можно перечислять и аванс для командировки, и сумму перерасхода, подтвержденную авансовым отчетом. Это не будет нарушением кассовой дисциплиныПисьмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013 (69 750,93 руб. – 60 000,00 руб.).

Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.

Подотчетноелицо

подпись

Верховенский Л.Г.

расшифровкаподписи

После того как работник рассчитал свои командировочные расходы, составил авансовый отчет по ним и бухгалтерия этот отчет проверила, руководитель должен его утвердить. Затем работник вносит остаток наличных в кассу либо, наоборот, организация должна выплатить ему перерасход. В нашем примере работнику 30 мая выплачен перерасход в сумме 9750,93 руб.

Показатель Сумма, руб.
1 Общая сумма суточных в рублях
(450 руб.  22 190,93 руб.)
22 640,93
2 Суточные, не облагаемые НДФЛ в пределах 2500 руб/день, — за  7  дней нахождения в командировке за границей
(2500 руб. х  7  дней)
17 500,00
3 Суточные, не облагаемые НДФЛ в пределах 700 руб/день, — за  1  дней нахождения в командировке по России
(700 руб. х  1  дней)
700,00
4 Сумма суточных, не облагаемых НДФЛ
(строка 2  строка 3)
18 200,00
5 Сумма суточных, облагаемых НДФЛ
(строка 1 – строка 4)
4 440,93

Авансовый отчет по командировке в 2019 году

В доход командированного работника в мае надо включить 4440,93 руб.

ВАРИАНТ 2. Немного изменим условия нашего примера, чтобы проиллюстрировать ситуацию с обменом излишка валюты на рубли. Предположим, что под отчет выдано 85 000 руб. При этом, находясь в России, работник купил 1230 евро по курсу 48 руб. за евро.

После оплаты проживания в гостинице у работника осталось 509 евро (1230 евро – 30 евро за билет на общественный транспорт – 166 евро за авиабилет – 525 евро за гостиницу). Учитывая, что он имеет право оставить себе 480 евро суточных (по 60 евро за каждый день командировки), после возвращения из командировки 29 мая работник продает 29 евро (курс — 47 руб/евро). Получено 1363 руб., что подтверждено справкой банка (комиссии банка нет).

При продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, в отчете надо указать возникающие «обменные» разницы между курсом покупки валюты и ее продажи. Иначе работник фактически оплатит такие разницы из своего кармана, а Трудовой кодекс говорит нам о том, что все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работникустатьи 167, 168 ТК РФ.

Расчет командировочных расходов будет выглядеть несколько иначе.

2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы — 85 000,00 руб.

5. Остаток/перерасход в рублях: 15 203,88 руб. (85 000,00 руб. – 69 796,12 руб.).

Общая рублевая сумма суточных во втором варианте будет равна 23 039,12 руб. (22 992 руб.  47,12 руб.). В базу по НДФЛ надо будет включить 4839,12 руб. (23 039,12 руб. – 18 200 руб.).

Иногда работники, которым не хватило полученного аванса, расплачиваются в командировках своими банковскими картами. В таком случае в качестве документов, подтверждающих расходы, могут служить, помимо прочего, квитанции электронного терминала.

Если у работника карта в той же валюте, в которой он расплачивается, то никаких дополнительных комиссий может и не быть.

А вот если карта рублевая, а списывается с карты, к примеру, сумма в евро, то банк работника проведет конверсионную операцию по собственному внутреннему курсу (который будет отличаться от курса ЦБ).

Чтобы работнику возместили все его расходы, он должен предоставить бухгалтерии выписку со своего карточного счета. Тогда его валютные расходы можно отразить в авансовом отчете по реальному курсу обмена. Следовательно, рублевая сумма расходов будет совпадать с той, которая списана с карты. В противном случае придется пересчитывать валютные расходы по официальному курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.

— командировочное удостоверение;

— служебное задание;

— отчет о выполненной работе.

Авансовый отчет по командировке в 2019 году

Отметим, что при командировке работнику за границу (за исключением стран СНГ) командировочное удостоверение не оформлялось (п. 15 положения № 749), поскольку при пересечении государственной границы проставляются отметки в загранпаспорте командированного работника (письмо Минфина России от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47).

Благодаря постановлению № 1595 после 8 января 2015 г. основанием для направления работника в командировку является решение работодателя (п. 3 положения № 749). Такое решение может быть оформлено в виде распоряжения или приказа руководителя организации.

Таким образом, привычные для бухгалтера три документа канули в Лету.

При этом сразу возникают вопросы: чем заменить командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе? Попробуем разобраться.

Итак, первым делом нужно оформить приказ либо распоряжение о направлении работника в командировку.

Приказ либо распоряжение можно составить по уже привычной унифицированной форме № T-9 (№ Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (при необходимости добавить в нее дополнительные графы либо столбцы) либо разработать свою форму, утвердив ее в учетной политике организации.

Забегая вперед, скажем, что цель поездки необходимо отразить в приказе руководителя. Напомним, что ранее цель командировки прописывалась отдельно в служебном задании (образец приказа).

Информация о командировании работника вносится в журнал регистрации работников, выбывающих в командировку по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки (абз. 1 п. 7 положения № 749). Это означает, что дату начала и окончания командировки подтвердят билеты (авиабилеты, железнодорожные билеты, автобусные билеты).

Как показывает практика, нередко командированные работники теряют посадочные талоны на самолет либо контрольные купоны железнодорожного билета.

В этом случае нужно приложить определенные усилия для восстановления утраченных билетов.

Так, в случае потери посадочного талона на самолет необходимо запросить у авиаперевозчика или его представителя справку, содержащую необходимую для подтверждения полета информацию (письма Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 13.01.2012 № 03-03-06/1/11).

Очень часто командированные работники используют такси как для проезда к месту командировки и обратно, так и для осуществления поездок по городу.

Расходы на оплату услуг такси могут признаваться в составе расходов при исчислении налога на прибыль (письма Минфина России от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621, УФНС России по г. Москве от 29.11.2010 № 20-15/124949, от 06.08.2009 №16-15/080978).

В случае экономического обоснования и документального подтверждения стоимость компенсируемых работнику услуг на оплату такси не подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 27.11.2013 № 03-04-05/51373, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180, УФНС России по г. Москве от 24.12.2009 № 20-20/3/3535).

I этап. Документы, необходимые для направления работника в командировку

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Авансовый отчет по командировке в 2019 году

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

— работник может не успеть выполнить поставленные задачи (опоздать на встречу), поскольку его график работы является плотным, а в движении общественного транспорта возможны сбои;

— добраться на вокзал или в аэропорт иначе, чем на такси, в принципе невозможно из-за позднего отъезда (прибытия), когда общественный транспорт не ходит или высока вероятность опоздания на рейс после переговоров и т.д.

Кроме того, трудовым законодательством не установлено, каким именно транспортом работник должен добираться до места командировки. Данный выбор осуществляется работодателем с учетом соотношения стоимости и сроков проезда, а также необходимости обеспечения комфорта и безопаснос­ти командированного работника.

Какими документами подтверждаются расходы на оплату услуг такси?

Авансовый отчет по командировке в 2019 году

— наименование, серия и номер;

— наименование фрахтовщика;

— дата выдачи квитанции;

— стоимость пользования;

— фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В графе «Наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси» вносится запись «Квитанция на оплату пользования легковым такси, серия, номер». Серия и номер печатаются типографским способом.

Иная ситуация складывается, если работник отправился в командировку на личном автотранспорте.

В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке (абз. 2 п. 7 положения № 749). Служебную запис­ку работник должен представить по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки на оплату ГСМ и др.).

Кроме того, с таким работником необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором указывается размер компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях (ст. 188 ТК РФ) (образец служебной записки).

В случае если работник направлен в командировку в несколько организаций, то в служебной записке указываются все места посещения работника (с указанием даты и времени).

Служебные записки визируются руководителем организации или другим уполномоченным лицом и подшиваются вместе с подтверждающими документами к авансовому отчету.

Поскольку постановлением № 1595 отменено служебное задание, возникает вопрос по поводу документа, в котором бы отражались цели командировки. Для того чтобы подтвердить производственный характер командировки, в приказе о направлении работника в командировку отдельной строкой указывается цель поездки (см.

образец приказа на с. 123). Но даже если работник не достиг поставленных перед ним целей (например, не смог заключить договор с контрагентом и пр.), работодатель обязан ему возместить командировочные расходы (ст. 168 ТК РФ, письма УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2, Роструда от 30.04.2008 № 1024-6, постановление ФАС Поволжского округа от 08.04.2014 № А65-12100/2013).

Для более эффективного использования рабочего времени в командировке работнику может быть разрешено взять автомобиль в аренду. Как свидетельствует многочисленная судебная практика (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 17.06.2014 № А03-15651/2013, решения арбитражных судов Алтайского края от 07.03.

2014 № А03-15651/2013 и Рязанской области от 13.01.2014 № А54-2673/2013) расходы по аренде автомобиля сотрудником или группой сотрудников, находящихся в командировке, могут быть учтены в составе расходов при условии их документального оформления и обос­нования, поскольку НК РФ не конкретизирует способ и вид транспорта, которым работник добирается до места назначения и обратно.

— договор аренды;

— акт о передаче автомобиля;

— счета, чеки;

— иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду (письмо Минфина России от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742). В этих случаях НДФЛ не уплачивается.

Еще проблемными вопросами являются документальное оформление и экономическое обоснование расходов на упаковку багажа и услуги камеры хранения.

В период нахождения в командировке у работника может возникнуть необходимость в упаковке багажа (например, при получении технической или иной документации), а также потребность в услугах камеры хранения. Например, по вине организации-перевозчика задерживается отправление поезда, и командированный работник во избежание хищения имущества, представляющего ценность для организации, сдает его в камеру хранения.

Можно ли учесть подобные затраты в качестве командировочных расходов и признать их в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль?

Авансовый отчет по командировке в 2019 году

В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 16.01.2014 № А27-6171/2013 отмечено, что понесенные работниками расходы по упаковке багажа и оплате услуг камеры хранения подтверждены соответствующими документами, осуществленные выплаты установлены работодателем при направлении работников в командировку и, следовательно, относятся к иным расходам, произведенным работниками с разрешения или ведома работодателя.

Однако, как свидетельствует судебная практика (решение Арбит­ражного суда Хабаровского края от 19.08.2014 № А73-7741/2014), специалисты внебюджетных фондов пытаются доначислить страховые взносы с таких выплат.

При разрешении спора в судебном порядке судьями подчеркнуто, что работники являются материально ответственными лицами, обеспечивающими сохранность товарно-материальных ценностей (оборудования), используемых для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Установленные расходы работников во время нахождения в служебных командировках подтверждены авансовыми отчетами и прилагаемыми чеками. Таким образом, данные суммы не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование.

Вам понадобится

  • — Налоговый кодекс РФ;
  • — документы работника;
  • — коллективный договор или положение о командировке;
  • — Трудовой кодекс РФ.

Инструкция 1 Закрепите размер суточных во внутреннем документе фирмы. Это может быть положение о командировках, коллективный договор.

Вы вправе установить разные суммы возмещения расходов для отдельных категорий сотрудников. К примеру, суммы оплаты суточных специалистов, трудящихся на руководящих должностях, и рядовых работников могут существенно отличаться. 2 Для работников, отправленных в командировку в один регион РФ, размер суточных один, а для специалистов, выехавших по делам компании в другую область, сумма расходов возмещается в ином размере. Кроме того, суммы будут напрямую зависеть от уровня жизни в той или иной области РФ. К примеру, в Москве жилье гораздо дороже, чем в Костроме.

19 76 Выделен НДС по этим расходам (если выделяется) 68.НДС 19 НДС по командировочным расходам направлен к вычету Если работодатель приобретает билет на проезд работника самостоятельно, то он учитывается на субсчете 3 счета 50 «Касса».Документом, на основании которого выплачиваются суточные, выступает командировочное удостоверение, в котором указано, когда работник покинул организацию и когда вернулся. Проживание Работник для проживания может снять номер в гостинице либо же снять квартиру.

Авансовый отчет по командировке в 2019 году

В любом случае свои расходы на проживания он должен подтвердить соответствующими документами. Если номер в гостинице оплачивается наличными, то должен присутствовать гостиничный или фискальный чек, если безналичными – акт, счет-фактура, гостиничный чек. Если номер бронируется заранее, то стоимость брони также включается в расходы на проживание.

Для чего нужен авансовый отчет за командировку

Обязательным условием направления в командировку является выдача аванса. Это указано в пункте 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). В какие сроки должен быть выдан аванс, не указано.

Не указано и как рассчитывать аванс. На практике суточные рассчитываются исходя из продолжительности командировки, а также с учетом приблизительных расходов на проезд и проживание, если работник оплачивает их самостоятельно.

Дт71 Кт50

Дт71 Кт51

В том случае, если возникли дополнительные расходы, согласованные с работодателем, или был продлён срок командировки, работнику необходимо перечислить денежные средства, что следует из п. 10 Положения, так как работник не обязан тратить личные средства для выполнения служебного поручения.

В этом случае сумму к выплате можно отразить в приказе, указав, что это увеличение суммы аванса.

Форма авансового отчета может быть разработана и утверждена организацией, но можно применять унифицированную форму АО-1. Документы, подтверждающие расходы, обязательно должны быть приложены к авансовому отчету. На основании предоставленных документов производится учет командировочных расходов в 2016 году.

Если работник потратил сумму большую, чем выданный аванс, и руководством авансовый отчет утвержден, то ему обязаны оплатить перерасход.

Если фактические командировочные расходы работника составили меньшую сумму, чем ранее выданный аванс, или не предоставлены подтверждающие документы, то работнику необходимо внести неизрасходованную сумму в кассу или на расчетный счет предприятия. Кроме того, работодатель вправе удержать неизрасходованный аванс из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ).

Дт 50 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса в кассу;

Дт 51 Кт71 — внесение работником неиспользованного остатка аванса на расчетный счет;

Дт 70 Кт71 – удержан из заработной платы работника остаток аванса.

Но удержание может быть только в том случае, если прошло не более месяца и работник не возражает против удержания. В противном случае работодателю для возврата аванса надо будет обращаться в суд.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

  • если командировка носит культурно-развлекательный характер, то расходы списываются в качестве внереализационных проводкой Д91/2 К71;
  • если командировка связана с бракованной продукцией, то расходы списываются Д28 К71.

Возможна ситуация, что работодатель покупает билет работнику самостоятельно и при отъезде в командировку выдает купленный билет работнику, в этом случае следует выполнить следующие проводки:

  • Д50/3 К76 – купленный билет приходуется в кассу на третий субсчет;
  • Д71 К50/3 – билет выдан работнику;
  • Д20, (23, 44, 91/2) К71 – списаны расходы на покупку билета.

Если какие-то расходы работника работодатель не принимает, то они могут быть возмещены путем внесением их работником в кассу предприятия (проводка Д50 К71) либо удержанием из его заработной платы (проводка Д70 К71).

Несколько слов о форме, которая используется для составления авансового отчета.

Напомним, что до 2013 г. у организации не было выбора, по какой форме составлять авансовый отчет. Унифицированная форма № АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, была обязательна к применению. С 2013 г. унифицированные формы документов применять необязательно, можно разработать собственные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Порядок ведения кассовых операций (утвержден указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У) обязывает составлять по унифицированным формам только кассовые документы, к которому авансовый отчет не относится.

Таким образом, форму авансового отчета организация вправе разработать самостоятельно, утвердив ее в качестве приложения к учетной политике. Главное, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмотренные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Но большинство организаций применяют привычную форму № АО-1.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету влекут за собой невозможность признания осуществленных расходов в целях исчисления налога на прибыль и, соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.09.2014 № А40-163433/2012).

Авансовый отчет по командировке в 2019 году

И, пренебрегая этими правилами, можно лишиться исключения большей части расходов из налогооблагаемой базы (ст. 252 НК РФ, письма Минфина России от 10.11.2009 № 03-03-06/1/733, ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890, УФНС России по г. Москве от 28.10.2010 № 16-15/113462@).

В авансовом отчете как минимум должны быть три подписи: командированного работника, бухгалтера, руководителя.

Как показывает судебная практика, налоговые инспекторы (при надлежащем образом оформленных приложенных документов) в случае неутверждения авансового отчета руководителем снимают с расходов всю сумму, указанную в авансовом отчете. При этом суды поддерживают позицию налоговых органов, подчеркивая, что, если авансовый отчет не подписан директором, понесенные затраты являются документально не подтвержденными (постановления ФАС Центрального округа от 01.10.2007 № А54-5597/2006, Северо-Кавказского округа от 04.05.2008 № Ф08-1280/2008, Восточно-Сибирского округа от 21.02.2008 № А33-1947/07-Ф02-419/08).

Итак, первичным документом, на основании которого принимаются к учету командировочные расходы, является авансовый отчет.

Предметом одного из арбитражных споров стало признание суточных расходов в составе налоговых расходов при отсутствии авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировкой суммах по форме № АО-1. Но, как отметили судьи (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 03.04.2014 № А78-4284/2013), положения п. 1 ст.

252 НК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не конкретизируют докумен­ты, подтверждающие командировочные расходы, и не содержат требования об их подтверждении авансовыми отчетами по форме № АО-1. Перечень документов, которыми могут быть подтверждены командировочные расходы, законодательно не установлен.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 „Авансовый отчет“» данный документ применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.

В свою очередь, суточными признаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни, проведенные в пути, в том числе за время вынужденной остановки, и за период нетрудоспособности, наступившей в командировке (абз. 3 п.

Когда командировка уже идет к закату, работнику нужно побеспокоиться о том, чтобы все документы, подтверждающие расходы, были в наличии

В письме Минфина России от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 разъяснено, что суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке. При этом весь срок пребывания в командировке, включая дату приезда и дату выезда, подтверждается командировочным удостоверением. Других документов (чеков, квитанций, подтверждающих расходование суточных) не требуется.

Учитывая, что в рассматриваемом случае никакие дополнительные расходы по командировке работнику не возмещались, а были начислены только суточные, которые начисляются по фиксированной ставке и никакими оправдательными документами не оформляются, оснований составлять авансовый отчет по данным командировкам у организации не имелось.

Вердикт суда: вывод налогового органа о том, что отсутствие авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировкой суммах по форме № АО-1 свидетельствует об отсутствии документального подтверждения затрат и препятствует их включению в состав прочих расходов, правомерно расценен как несостоятельный.

По поводу необходимости обложения страховыми взносами денежных средств, выданных под отчет работнику, по которым своевременно не представлен авансовый отчет, Департаментом развития социального страхования были приведены следующие аргументы (письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609).

Выданные под отчет денежные средства, по которым работник не отчитался в установленные сроки, признаются задолженностью работника перед организацией и подлежат удержанию из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ). При этом работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Как отразить суточные в авансовом отчете

За каждый день нахождения в командировке командированному работнику обязаны выплатить суточные. При этом выплата суточных производится также и за выходные и праздничные дни, время в пути, период нетрудоспособности в командировке (абз. 3 п. 11, п. 25 Положения). Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо.

Авансовый отчет по командировке в 2019 году

Законодательством не установлен размер суточных, организация самостоятельно определяет их в локальном акте.

Для целей налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

  • 700 рублей в день при командировках по России;
  • 2500 рублей в день при командировках за границу.

До конца 2016 года страховые взносы на командировочные расходы не начисляются, в том числе и на суточные в любом размере, определённом в локальном акте. Но с 2017 года не облагаемый страховыми взносами лимит будет соответствовать размеру, указанному в п. 3 ст. 217 НК РФ. Эти изменения внесены Федеральным законом от 03.07.2016 № 243-ФЗ.

Для выплаты работнику суточных необходимо правильно определить их размер в зависимости от фактического срока командировки.

Документально суточные не подтверждаются, но должен быть подтвержден период командировки. Пунктом 7 Положения определено, что он подтверждается проездными документами, а если их нет, то документами о найме жилья. Если нет и этих документов, то работник должен представить подтверждение принимающей стороны с указанием даты прибытия и убытия из места командировки.

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организациейп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.

2008 № 749 (далее — Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужноч. 2 ст. 168 ТК РФ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетсяПисьмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741.

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировкеп. 3 ст. 217 НК РФ: в России — 700 руб., за рубежом — 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда — по российскимп. 18 Положения № 749; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140.

Если ваша организация выплачивает суточные в бо´ль­ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛПисьма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140.

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплатыПисьмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135. Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть — после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Трудовым кодексом РФ определено понятие служебной командировки. Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Авансовый отчет по командировке в 2019 году

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение всех расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). В перечень расходов, которые работодатель обязан возместить работнику, входят дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные.

В соответствии с п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее — Положения N 749), суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При этом днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки (п. 4 Положения N 749).

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

При командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Авансовый отчет по командировке в 2019 году

В случае временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства (п. 25 Положения N 749).

В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ расходы на выплату суточных, относятся к прочим расходам организации, связанным с производством и реализацией.

Обратите внимание! Федеральным законом от 22 июля 2008 г. N 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» внесены изменения в абз. 4 пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, согласно которым организации могут учесть суточные в составе прочих расходов организации без применения норм, утверждаемых Правительством РФ, то есть суточные перестают нормироваться.

Согласно п. 17 Положения N 749 за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

  • при проезде по территории РФ — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;
  • при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения N 749).

Авансовый отчет по командировке в 2019 году

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом, для командировок на территории иностранных государств (п. 20 Положения N 749).

Обратите внимание! Для целей налогообложения прибыли имеет значение размер суточных, определенный коллективным договором или локальным нормативным актом.

Заполняем оборотную часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.

Все документы, которые подтверждают произведенные затраты в командировке, приложите к авансовому отчету. В ином случае расходы будут считаться неподтвержденными, а следовательно, деньги придется вернуть.

  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Иные командировочные расходы

Помимо установленных в ст. 168 ТК РФ расходов, которые обязан произвести работодатель, могут быть возмещены и другие расходы, которые были согласованы.

Авансовый отчет по командировке в 2019 году

Например, в качестве командировочных расходов возможно возмещение затрат на упаковку багажа. Но в этом случае надо учитывать, что возможность компенсации таких расходов лучше указывать в локальном акте организации, а кроме того, подтвердить, что это производилось в производственных целях – чтобы обеспечить сохранность документов, имущества организации.

Ещё один актуальный и частый вопрос – оплата питания в командировке. Выдача суточных направлена на покрытие дополнительных расходов работника в командировке, в том числе и на питание. В связи с этим дополнительно оплачивать питание организация не обязана. Например, даже в отношении однодневных командировок Минфин РФ в Письме от 09.10.2015 № 03-03-06/57885 указывает, что возмещение стоимости питания не является расходами, связанными со служебной командировкой.

Но организация вправе предусмотреть в локальном акте оплату питания и выплачивать ее работникам дополнительно к суточным. Но это будет выплатами в рамках трудового договора, которые облагаются страховыми взносами и включаются в доходы для целей удержания НДФЛ.

Однако в некоторых случаях стоимость питания рассматривается в ином порядке. Например, в том случае, если в гостинице цена номера включает стоимость завтрака, при перелёте или проезде стоимость питания включена в цену билета, то страховыми взносами это не облагается (Приложение к Письму ФСС РФ от 17.11.11 № 14-03-11/08-13985).

Но Минфин придерживается другой позиции, считая, что, если стоимость питания в билете выделена отдельной строкой, то при расчете налога на прибыль эти затраты не учитываются (Письмо Минфина РФ от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976).

Особенности учета расходов в зарубежной командировке

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале «Билетом в командировку предусмотрено питание — платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Можно ли учесть при налогообложении расходы командированного лица на такси читайте в статье «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

ФНС РФ считает возможным учесть в налоговых расходах спецодежду, выдаваемую работникам, командированным в районы Крайнего Севера. Подробнее в публикации «Теплую одежду для северной командировки можно списать в расходы».

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника, а также начислять страховые взносы. В 2018-2019 годах этот лимит равен 700 руб. в сутки для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

ВАЖНО! Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2018-2019 годах нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.

Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ и взносами при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.
  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по проездным документам, а в случае их отсутствия по проездным документам или по подтверждающим документам принимающей стороны (п.7 положения о командировках №749).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (пп. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Об особенностях налогообложения при расчетах с подотчетными лицами, в том числе при направлении работников в командировку, читайте в статье «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».

Внимание
Если для проживания снимается квартира, то должен быть заключен договор аренды жилого помещения, если эта квартира снимается организацией для работника. Если же сотрудник самостоятельно снимает квартиру, то следует заключать договор найма жилья.
Инфо
Чем отличается договор аренды от договора найма? Транспорт Еще один вид расходов, которые стоит выделить отдельно – это транспортные расходы. В этот вид расходов включаются:
  • оплата проезда до места посадки для отбытия по месту назначения, это может быть заказ такси или общественный транспорт;
  • оплата проезда до места назначения и обратно (билет на автобус, поезд, самолет и т.д.);
  • оплата проезда в месте командировки.

Если командируемый для своего перемещения берет транспорт в аренду, то расходы в этом случае также учитываются в качестве расходов на командировку.

Вам понадобится

— договор аренды;

— счета, чеки;

Отражение расходов на командировку зависит от цели командировки.

Дт20 Кт71.

Дт44 Кт71.

Дт08 Кт71.

Дт28 Кт71.

Дт19 Кт71 – учтен НДС по командировочным расходам;

Дт68 «Расчеты по НДС» Кт19 – произведён налоговый вычет на основании счетов-фактур.

Существенное отличие – определение размера суточных. Размер суточных меняется за период командировки (п. 17 Положения): при проезде по России суточные выплачиваются в размере, установленном для внутрироссийских командировок, а на территории иностранных государств – в размере, установленном для командировок в это государство.

Командировочные расходы в договоре с заказчиком

Часто стороны предусматривают, что командировочные расходы работников организации-исполнителя будут оплачиваться отдельно исходя из фактических затрат, и часто возникают вопросы, как это оформлять.

Надо отметить, что в командировку можно направить только своих работников, поэтому указание в договоре о командировке сторонних работников не означает, что заказчик может отразить эти затраты как командировочные расходы. И бухгалтерский учет командировочных расходов организацией-заказчиком в данном случае не ведётся, это будет являться оплатой услуг организации-исполнителя.

В договоре желательно указать, что это возмещаемые расходы или переменная часть стоимости услуг, которая рассчитывается исходя из фактических затрат на командировку работников исполнителя, а также предусмотреть, надо ли предоставлять копии документов, и сроки. Оформление командировочных расходов необходимо заказчику только для проверки их стоимости, но не для отражения в бухгалтерском учете.

Если же заказчиком является иностранная организация, территория РФ местом оказания услуг не признаётся и стоимость услуг не облагается НДС, то и возмещаемые расходы не облагаются НДС, так как являются частью общей стоимости услуг. В зависимости от условий договора можно рассматривать командировку работников исполнителя как вспомогательную услугу, не облагаемую налогом согласно п. 3 ст. 148 НК РФ.

Важное о сроках

Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.

Если работник заболел, например, в день возвращения либо на следующие сутки, сотруднику был выписан больничный лист, то в таком случае он должен отчитаться в течение 3 рабочих дней с момента, когда листок нетрудоспособности будет закрыт официально.

В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».

Ответственность

Авансовый отчет — это основной отчетный бланк, который подтверждает правильность оформления и ведения расчетов с подотчетными лицами. За нарушение действующих правил для руководителей организаций предусмотрена административная ответственность.

Напомним, что если суммы подотчет выдаются через кассу, то есть наличкой, то за нарушение кассовой дисциплины могут оштрафовать — до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Ответственность за правильность оформления следует возложить на бухгалтера, ведущего расчеты с подотчетниками. Закрепите данное условие в его должностных инструкциях.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector