Срок выдачи справки 2 НДФЛ работнику

Что делать, если ликвидировано предприятие

1

Наличие письменного
заявления
(произвольная
форма) работника
о запросе справки
о доходах 2-НДФЛ

В заявлении должна быть следующая информация:
— вид запрашиваемого документа (справка о
доходах 2-НДФЛ);
— количество нужных экземпляров документов;
— ссылка на ст. 62 ТК РФ и п. 3 ст. 230 НК РФ.
При этом работник не обязан пояснять в тексте
заявления, а работодатель не вправе требовать
от работника указания целей предоставления
документов и предоставления на них запросов
третьих лиц

2

Выдача справок о доходах 2-НДФЛ производится всем заинтересованным
работникам, как бывшим, так и работающим на момент получения
работодателем заявления

3

Предоставление подлинных экземпляров справок о доходах 2-НДФЛ

4

Безвозмездность предоставления справок о доходах 2-НДФЛ в любом
запрашиваемом количестве. Работодатель не вправе требовать
с работника плату за предоставление ему справок о доходах 2-НДФЛ
ни при каких условиях, даже в целях возмещения затрат на их
изготовление (см. Постановление Московского городского суда
от 29.08.2011 по делу N 4а-1743/11)

5

Срок предоставления справок о доходах 2-НДФЛ — в течение трех рабочих
дней со дня подачи соответствующего заявления

6

Порядок предоставления работникам документов, связанных с работой,
рекомендуется предусмотреть в локальном нормативном акте — Правилах
внутреннего трудового распорядка, Положении о документообороте
компании или в отдельном Положении «Выдача документов (их копий)
работникам компании»

Образцы оформления документов, необходимых для предоставления справок о доходах 2-НДФЛ работникам, приведены на рисунках.

Генеральному директору ООО «Альфа»В.В. Рычковуот бухгалтера О.Н. Платоновой

25.06.2012 вх. N 34/12

Начальнику отдела кадров И.М. ЗотовойВыдать запрашиваемые документы работникув срок до 28.06.2012.Рычков25.06.2012

ЗАЯВЛЕНИЕ (ЗАПРОС)о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ и п. 3 ст. 230 НК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:- приказа о прекращении трудового договора;- трудового договора.Также прошу выдать мне справку о доходах физического лица 2-НДФЛ в двух экземплярах.

О.Н. Платонова25.06.2012

Срок выдачи справки 2 НДФЛ работнику

В дело N 05-07/12Серова25.06.2012

УтвержденоПриказом по ООО «Альфа»от 10.01.2012 N 3

Положение»Выдача документов (их копий),связанных с работой, работникам Компании»

I. Общие положения1.1. Настоящее Положение устанавливает общие требования к процедуре выдачи документов (их копий), связанных с работой, работникам Компании.1.2. Настоящее Положение распространяется на работников Компании, работающих по трудовым и гражданско-правовым договорам, а также на бывших работников Компании (уволенных или вышедших на пенсию), обратившихся к работодателю с письменным запросом о предоставлении документов, связанных с работой.

В связи с этим далее по тексту Положения понятие «работник-заявитель» применяется в отношении как бывших, так и работающих сотрудников Компании.1.3. Интересы работников-заявителей вправе представлять их полномочные представители, действующие на основании простой письменной доверенности, выданной работником (п. 1 ст.

II. Порядок выдачи документов (их копий), связанных с работой2.1. Предоставление работникам-заявителям (их представителям) документов (копий документов), связанных с работой, осуществляется работодателем в соответствии с действующим законодательством, в том числе нормами:- ст. 62, ч. 1 ст. 67, ч. 2 ст. 68, ч. 5 ст. 80, ч. 4 ст. 84.1, ч. 2 ст. 84.1, ст. 89, ч. 1 ст.

136 Трудового кодекса РФ;- п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1991 N 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»;- п. 3 ст. 230, п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ;- п. 3 ч. 2 ст. 4.1, п. 2 ч. 1 ст. 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;- п. 8 ст.

9 Федерального закона от 30.04.2008 N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»;- п. 4 ст. 11, ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).2.2.

Обязанность нанимателя по выдаче документов сотруднику

Основанием для выдачи документов (их копий), связанных с работой, является письменное заявление работника-заявителя о запросе документов, составленное в свободной форме и содержащее следующую обязательную информацию:- фамилию, имя, отчество работника-заявителя;- должность работника-заявителя (для работающих сотрудников);

— место регистрации работника-заявителя, с указанием почтового индекса, и его контактный телефон (для бывших работников);- место жительства работника-заявителя, с указанием почтового индекса, и его контактный телефон (если бывший работник проживает не по месту регистрации);- перечень видов запрашиваемых документов (их копий);

— количество экземпляров оригиналов или копий в разрезе запрашиваемых документов (при необходимости);- ссылку на ст. 62 ТК РФ;- подпись и расшифровку подписи работника;- дату составления заявления работника.При написании заявления работник не обязан пояснять в тексте этого документа цели получения запрашиваемых документов.

Шаблон заявления работника-заявителя о запросе документов, связанных с работой, приведен в Приложении N 1 к настоящему Положению.Поданное работодателю заявление возврату работнику-заявителю не подлежит.Устное личное обращение работника-заявителя (его полномочного представителя) с просьбой о выдаче документов (их копий), связанных с работой, не является основанием для выдачи работодателем затребованных документов.2.3.

Заявление работника-заявителя может быть подано его полномочным представителем при соблюдении требований, установленных п. 1.3 настоящего Положения. В этом случае при подаче заявления представитель работника-заявителя предъявляет работодателю:- оригинал простой письменной доверенности от работника-заявителя, подтверждающей его полномочия на получение запрашиваемых документов (их копий);

Срок выдачи справки 2 НДФЛ работнику

— свой паспорт, который после сличения личности представителя с фотографией возвращается представителю;- письменное заявление работника-заявителя, оформленное в соответствии с требованиями, указанными в п. 2.2 настоящего Положения.Текст заявления должен быть четким и разборчивым, позволяющим с определенностью установить его содержание, исключающим неясности и противоречия, не содержащим опечаток, описок.

Предъявляемое работодателю заявление не должно иметь повреждений, исключающих или существенно затрудняющих установление его содержания.2.4. При получении заявления работодатель не вправе требовать от работника-заявителя (его полномочного представителя) представления других документов (помимо самого заявления), обосновывающих необходимость получения документов, связанных с работой (в т.ч.

ходатайств, запросов, требований третьих лиц (в т.ч. государственных и муниципальных органов) о выдаче копий соответствующих документов).2.5. Поданное работником-заявителем (его полномочным представителем) заявление регистрируется кадровой службой в порядке, установленном в Положении о документообороте Компании.

Регистрация полученного заявления должна быть осуществлена в день получения этого документа.2.6. Зарегистрированное заявление принимается в работу соответствующими работниками бухгалтерской или кадровой службы Компании (в пределах их компетенции и в соответствии с резолюцией руководителя Компании на заявлении) для подготовки и выдачи под роспись оригиналов или копий запрашиваемых документов в течение 3-х рабочих дней со дня регистрации заявления (ст.

https://www.youtube.com/watch?v=

62 ТК РФ), если иные сроки не установлены другими отраслями права. Сроки выдачи документов (их копий) приведены в Приложении N 2 к настоящему Положению. Такие действия совершаются указанными работниками при отсутствии оснований для отказа в выдаче документов согласно п. 3.1 настоящего Положения.2.7.

Копии документов заверяются основной печатью Компании.2.8. Не допускается заверение копий с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.2.9. Письменные запросы работников-заявителей считаются разрешенными, если всеми задействованными службами Компании (в пределах своей компетенции) выданы все запрашиваемые документы (их копии), связанные с работой, в затребованном количестве экземпляров.

III. Отказ в выдаче документов (их копий)3.1. Основанием для отказа работнику-заявителю (его полномочному представителю) в предоставлении документов (их копий), связанных с работой, являются:3.1.1. Непредставление работником-заявителем (его полномочным представителем) оригинала надлежаще оформленного письменного заявления работника-заявителя, соответствующего требованиям, изложенным в п. 2.

2 настоящего Положения.3.1.2. Представление заявления, подписанного полномочным представителем, а не работником-заявителем.3.1.3. Отсутствие у физического лица, представившего заявление на запрос документов (их копий), полномочий на представление интересов работника-заявителя (отсутствие простой письменной доверенности от работника-заявителя).3.1.4.

Непредставление полномочным представителем своего паспорта, удостоверяющего личность представителя.3.1.5. Запрашиваемые документы связаны с исполнением обязанностей другими работниками Компании, а не с работой работника-заявителя у работодателя.3.1.6. Отсутствие запрашиваемых документов у работодателя (в т.ч.

Срок выдачи справки 2 НДФЛ работнику

вследствие чрезвычайных обстоятельств), вследствие чего он не имеет реальной возможности выдать их копии работнику-заявителю (его полномочному представителю).3.1.7. Выемка запрашиваемых документов у работодателя правоохранительными и налоговыми органами на основании соответствующих актов и решений.3.2.

В случае наличия оснований для отказа в выдаче документов (их копий), связанных с работой, перечисленных в п. 3.1 настоящего Положения, работник-заявитель (его полномочный представитель) незамедлительно уведомляется об этом лично либо по телефону. Также ему в течение 3 рабочих дней со дня регистрации заявления направляется письменное мотивированное уведомление об отказе в предоставлении запрашиваемых документов, с указанием выявленных причин.

В какой срок нужно выдать справку 2-НДФЛ работнику

При поступлении на работу (или на службу) каждый человек имеет право на денежное вознаграждение за вложенный труд. Это вознаграждение имеет название – заработная плата. С нее налоговые агенты, которыми считаются работодатели, обязаны ежемесячно отчислять налоги в счет государства.

Подобную справку имеет право выдать работнику только работодатель.

Граждане, работающие и отчисляющие налоги в бюджет имеют право на получение справки 2-НДФЛ. Ее форма узаконена была в 2015 году 30 октября за номером ММВ-7-11/485@ приказом федеральной налоговой службы. Подобная форма справки имеет статус отчетного документа, содержащего информацию о фактически внесенных в бюджет налогах за каждого сотрудника в определенный налоговый период.

  • Сведения о работодателе, являющегося налоговым агентом налогоплательщика;
  • Сведения о налогоплательщике, являющегося физическим лицом;
  • Размер доходов, облагаемых подоходным налогом с указанием соответствующего кода дохода;
  • Различные вычеты, на которые имеет право налогоплательщик;
  • Итоговая сумма, состоящая из суммы доходов и налогов.

В 2017 году справка заполняется на таких же бланках, что и раньше. Если в документ вносятся сведения по разной налоговой ставке, то и заполнять их необходимо на разных листах справки, которые должны быть обязательно пронумерованы.

Это официальный бланк, который каждый работодатель обязан заполнять ежегодно. Заметим, что это можно сделать даже при помощи специальных программ. Справку подают в налоговую и выдают работнику по его просьбе.

Подобная справка бывает двух видов:

  1. Выдаваемая на руки сотруднику организации;
  2. Представляемая в фискальные органы по месту регистрации компании или предпринимателя.

Рассмотрим подробнее каждый вид этих важных документов.

  • В первом варианте любой сотрудник имеет право получить справку просто написав заявление в бухгалтерию. В некоторых организациях данные справки выдаются на руки всем сотрудникам сразу после того, как налоговый агент отчитается за своих работников в свой фискальный орган.
  • Если работник увольняется с работы, справка о полученных доходах и выплаченных налогах работодателем должна выдаваться сразу же после того как подписано будет заявление об увольнении.
  • Документ может понадобиться сотруднику в случае, если потребуется взять кредит или ипотеку.
  • Также справка нужна будет для получения налогового вычета при покупке недвижимости или затратах на лечение.
  • Во втором случае все работодатели должны известить налоговую инспекцию до первого апреля текущего года о денежных суммах, полученных работником за выполнение своих обязанностей за прошедший год, и перечисленных суммах налогов, удержанных с работника. Это относится ко всем сотрудникам и руководящем работникам, занятым в организации. Документ оформляется на каждого сотрудника отдельно.

В случае, когда работодателем нельзя удержать налог на полученный доход с налогоплательщика, подобная форма справки также должна быть оформлена и сдана в налоговую. В ней указываются сведения о величине полученного дохода и размере не высчитанного налога. Только в этом случае срок сдачи может быть не позже первого марта.

  1. Если вы работаете в организации и получаете заработную плату более года, то вы имеете право на получение справки 2-НДФЛ за прошедший период. Для этого необходимо подать заявление в свободной форме в бухгалтерию компании где вы работаете. Получив ее, бухгалтерия обязана выдать вам на руки справку в ближайшие три дня.
  2. В случае, когда вы решили уволиться с работы, справку вам выдадут сразу же, вместе с остальными документами.
  3. В этом документе указываются реквизиты работодателя, а также полные данные работника, которому выписана справка.
  4. Если справка выдается в рукописном или печатном виде, то она обязательно подписывается генеральным директором или бухгалтером организации. На справке должна стоять печать компании и дата выдачи документа.

Срок действия

  • Справка 2-НДФЛ по закону выдается уже после того, как доход налогоплательщиком получен и все налоги уплачены, поэтому ограничения по сроку действия не имеет.
  • Если работодатель подает подобную справку в налоговые органы, то здесь следует помнить, что сроки подачи этого документа до первого апреля, иначе «светят» штрафы.
  • Если данный документ требуется для предоставления в банк, чтобы получить кредит, такая справка поможет лучше определить платежеспособность гражданина. Срок действия данного документа банк может определить самостоятельно. Но если планируется выдача краткосрочных или среднесрочных займов, то срок действия подобной справки может быть установлен от 10 дней до месяца.
  • В случае оформления ипотеки банковские работники могут дать время заемщику на подготовку документов. В этом случае срок действия справки может быть от полутора месяцев до полугода.
  • В случае выезда за границу и получения визы вам тоже может понадобиться документ в виде справки о доходах. Но часто в консульствах требуют, чтобы документ был выполнен на фирменном бланке организации. Хотя главным критерием для получения визы считается наличие денег на банковском счете, справка 2-НДФЛ уже не имеет такой важности. По закону такая справка имеет юридическую силу в течение месяца.
  • Также при расчете пенсии или назначении пособия может потребоваться подобный документ. Действует она также в течение месяца.

Когда вам потребуется предоставить подтверждение своих доходов в банк, вы должны быть готовы к тому, что эти сведения будут проверять. Не пытайтесь подделать справку, чтобы доказать банку, что вы платежеспособный заемщик. Банк тоже не заинтересован в том, чтобы дать вам кредит, который вы не сможете выплатить.

Поэтому предпринимает разные способы, чтобы удостовериться в подлинности предоставленных вами сведений. С целью проверки представители банка могут

  • перезвонить вашему работодателю, который выдал вам справку 2-НДФЛ;
  • уточнить сведения о вас в Пенсионном фонде;
  • пробить ваши данные по другим источникам;
  • оценить внешний вид вашей справки.

В любом банке существует служба безопасности. Такая служба занимается непосредственно проверкой информации, которая помогает определить благонадежность клиента. Как раз служба безопасности может досконально проверить сведения, указанные в справке 2-НДФЛ и любых других данных, предоставленных вами, как будущим заемщиком.

Срок выдачи справки 2 НДФЛ работнику

В такой структуре банка обычно работают опытные юристы или квалифицированные работники МВД. Как раз поэтому не пытайтесь обмануть банк, так как за подделку документов можно получить серьезное наказание, вплоть до уголовной ответственности.

  • Убедившись в том, что справка, представленная вами на рассмотрение, является настоящей, банк может положительно решить вопрос о выдаче вам кредита или ипотеки.
  • Если же банку что-то покажется подозрительным, то в кредитовании вам будет отказано.
  • работнику (в том числе бывшему) — в течение трех рабочих дней со дня получения от него заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ);
  • увольняющемуся работнику — в последний день его работы (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
  • другому физлицу, которое получало от вас доход, — в течение 30 дней с даты получения от него заявления (п. 1 ст. 230 НК РФ, п. п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона о персональных данных).

Если справку вы направляете, чтобы сообщить физлицу о том, что с его доходов не был удержан налог, сделать это нужно не позднее 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ, гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Налоговый кодекс РФ не предусматривает ответственности за нарушение сроков выдачи справки 2-НДФЛ физлицу. Однако несоблюдение этих сроков или отказ в выдаче справки может повлечь административный штраф (ст. ст. 5.27, 5.39 КоАП РФ).

  • В налоговую инспекцию каждый год до 30 апреля того года, который идет за отчетным. Таким образом, ежегодно готовятся и подаются справки на каждого сотрудника предприятия, получавшего доход в прошедшем году. Если у предприятия несколько обособленных подразделений и сотрудник в году проработал и в головном офисе и в подразделениях, выбор инспекции зависит от того, является ли налоговый агент крупнейшим налогоплательщиком. Если является, то все справки на работника сдаются по месту учета крупнейшего налогоплательщика. Если не является, то справки сдаются в те ИФНС, за которыми закреплены обособленные подразделения и головной офис.
  • Работнику предприятия, который запросил такую справку. Документ налоговый агент должен предоставлять столько раз, сколько попросит заявитель. Причем не ограничивается и число оригинальных экземпляров. Что касается сроков выдачи справки, то НК РФ не содержит указаний на этот счет. Однако налоговые агенты ориентируются на другой циркуляр — ТК РФ, где в 62-й статье работодателю определен 3-дневный период для выдачи справки о заработной плате. Отсчитывается он с момента поступления заявления от работника. Кроме того, в законодательных актах нет указаний на то, на основании каких документов выдается справка. В результате работодатель может выдать этот документ даже на основании устного запроса. Тем не менее письменное заявление лучше написать в тех случаях, если предприятие велико или работодатель по какой-либо причине противится выдаче справки. Текст заявления составляется в произвольной форме.
  • написать заявление и отправить его заказным письмом по почте, чтобы остались квитанции об отправке;
  • дождаться окончания 3-дневного срока (с момента получения работодателем заявления) и, если ответ так и не придет, пожаловаться в инспекцию по труду.

Срок, в течение которого работодатель должен выдать работнику запрошенную им Справку 2-НДФЛ, НК РФ не установлен.

Но имейте в виду, что согласно Трудовому кодексу документы, связанные с работой, выдаются работнику не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления, а при увольнении – в тот же день (ст. 62, 84.1 ТК РФ).

Таким образом, выдать справку 2-НДФЛ о доходах и суммах налога физлица нужно:

  • работнику (в том числе бывшему) – в течение трех рабочих дней со дня получения заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ);
  • увольняющемуся работнику – в последний день его работы (ч. 1 ст. 62, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ);
  • другому физлицу, которое получало от вас доход, – в течение 30 дней с даты получения заявления.
  • В налоговую инспекцию каждый год до 30 апреля того года, который идет за отчетным. Таким образом, ежегодно готовятся и подаются справки на каждого сотрудника предприятия, получавшего доход в прошедшем году. Если у предприятия несколько обособленных подразделений и сотрудник в году проработал и в головном офисе и в подразделениях, выбор инспекции зависит от того, является ли налоговый агент крупнейшим налогоплательщиком. Если является, то все справки на работника сдаются по месту учета крупнейшего налогоплательщика. Если не является, то справки сдаются в те ИФНС, за которыми закреплены обособленные подразделения и головной офис.
  • Работнику предприятия, который запросил такую справку. Документ налоговый агент должен предоставлять столько раз, сколько попросит заявитель. Причем не ограничивается и число оригинальных экземпляров. Что касается сроков выдачи справки, то НК РФ не содержит указаний на этот счет. Однако налоговые агенты ориентируются на другой циркуляр — ТК РФ, где в 62-й статье работодателю определен 3-дневный период для выдачи справки о заработной плате. Отсчитывается он с момента поступления заявления от работника. Кроме того, в законодательных актах нет указаний на то, на основании каких документов выдается справка. В результате работодатель может выдать этот документ даже на основании устного запроса. Тем не менее письменное заявление лучше написать в тех случаях, если предприятие велико или работодатель по какой-либо причине противится выдаче справки. Текст заявления составляется в произвольной форме.

Обязанность нанимателя по выдаче документов сотруднику

Для отчетности в ИФНС документы готовятся в течение отчетного календарного года на всех сотрудников, которые получали заработную плату, и сдаются в конце апреля года, следующего за отчетным. Сотрудник же (физическое лицо) может потребовать справку о доходах практически в любое время и неограниченное количество раз в течение работы в организации.

Работодатель (налоговый агент) не имеет права отказать в оформлении документа, если срок, за который требуется справка, не превышает четырех лет, поскольку информация в налоговом органе сохраняется за четыре года. Выдать работнику справку 2-НДФЛ за больший срок проблематично.

C:UsersВОВАDesktopБУХГУРУоктябрь 2018ВЕБ Как выдавать справку 2-НДФЛ сотруднику2-NDFL-shapka.jpg

Сам документ готовится в течение трех дней после получения заявления, при необходимости справка может быть выдана в нескольких экземплярах, имеющих равную юридическую силу (ст. 62 ТК РФ). Справка по форме 2-НДФЛ также выдается сотруднику при увольнении, в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ.

Порядок предоставления справки бывшему сотруднику следующий. Если предприятие не ликвидировано и с момента увольнения прошло меньше четырех лет, то сотрудник может обратиться с письменным заявлением в свободной форме. Если ликвидированного предприятия больше не существует в реестрах, то есть несколько способов все-таки оформить и выдать нужный документ.

В первом случае новый налоговый агент (работодатель) запрашивает информацию в местных отделениях ПФР и ИФНС. В запросе обязательно должны быть указаны причины, по которым справка необходима. Есть также возможность физическому лицу (сотруднику) самому просмотреть информацию об НДФЛ в «Личном кабинете» на официальном сайте ФНС России.

zhazhda.biz

При увольнении физ. лица работодатель предоставляет справку только по устному обращению сотрудника, который уточняет, за какой период нему нужен расчет. Однако, если он предоставлен вовремя, лучше подкрепить просьбу заявлением о выдаче.

Предприятие выступает в роли налогового агента, который делает ежемесячные расчеты с физ. лицами – сотрудниками организации по выплате заработка, кроме того, начислять, удерживать и передавать НДФЛ в казну.

На практике нередки такие ситуации, когда при увольнении отчет 2 НДФЛ с последнего места не выдан вовремя по причине образования задолженности перед работником, а также при обнаружении ошибок в ведении бухучета компании.

После письменного заявления сотрудника, отчет 2 НДФЛ выдается не позднее трех дней, только в том случае, если при нарушении этого срока физ. лицо обратится в трудовую инспекцию.

Количество экземпляров отчета не регламентировано. При необходимости работник после увольнения обращается с письменной просьбой к руководителю компании о выдаче нескольких бланков, и он не вправе отказать.

Вид декларации утвержден 30 октября 2015 года. В обязательные требования при заполнении 2 НДФЛ входит оформление следующих полей:

  • Информация о работодателе, реквизиты. Сокращения допускаются только согласно уставным актам;
  • информация о получателе прибыли – физ. лице;
  • прибыль, подлежащая налогообложению;
  • вычеты, которые применены в отчетном периоде;
  • сумма прибыли и НДФЛ.

В информационном поле об агенте необходимо указать полную информацию о юр лице.

В графе сведений о физ. лице сообщают следующее:

  • Фамилию, имя, отчество;
  • гражданство и статус как налогоплательщика;
  • место регистрации и место жительства;
  • паспортные данные.

Прибыль, с которой удерживают НДФЛ, отражают с разбивкой по месяцам. Одновременно указывают код дохода и налоговых вычетов с указанием сумм. Если физ. лицо имело право на иные вычеты – социальные или имущественные, эти сведения отражают в справке 2 и указывают, что такое право было представлено.

Бланк в обязательном порядке заверяют у руководителя или иного уполномоченного лица и ставят печать. Справка считается недействительной без печати.

Правила оформления документа

В отношении расчета 2 НДФЛ действует порядок оформления: не допускаются исправления, при обнаружении ошибок выдают новый бланк в кратчайшие сроки.

За искажение сведений, затягивание по времени к налоговому агенту применяют административные санкции.

По заявлению справку 2-НДФЛ можно выдать сотруднику организации. Они могут потребоваться, например, если сотрудник увольняется или переводится в другую организацию в середине года. Тогда новому работодателю нужно будет учесть все предоставленные сотруднику вычеты по прошлому месту работы.

Довольно часто возникает ситуация, когда сотрудник в течение года не имел дохода, который облагается НДФЛ. Например, во время отпуска по уходу за ребенком. В этом случае справку выдавать не  нужно, так как выдачей справки занимается налоговый агент, которым в этот год работодатель не был. Однако, если сотрудник пишет заявление с просьбой выдать ему справку, игнорировать это не нужно.

Получить справку может сотрудник не сам лично. За него это может сделать доверенное лицо или его представитель. Доверенному лицу для получения справки нужно заверить нотариально доверенность, а представитель может получить ее и без доверенности.

Работодатель является налоговым агентом, поэтому именно на нем лежит обязанность по своевременному перечислению всех необходимых платежей в бюджет, в том числе и подоходного налога со всех выплат, которые начисляются работнику.

Правила оформления документа

Достаточно редко, но бывают случаи, когда наниматель отказывает в выдаче документа об уплаченных налогах уволенному. В основном это происходит, если работодатель имеет задолженность по выплатам заработной платы, а также в том случае, когда в организации не надлежащим образом ведется налоговый учет.

Работодатель должен выдать документы о заработной плате и уплаченных налогах не позднее 3 дней с даты письменного обращения. Такое правило установлено статьей 62 ТК РФ. Если наниматель никак не отреагировал на запрос сотрудника, то последний вправе подать жалобу в инспекцию по труду.

Трудовой кодекс РФ не содержит прямой ответственности нанимателя за непредставление документов по запросу работника. Однако Кодекс об административных правонарушениях содержит статью 5.27, в которой прописана ответственность за несоблюдение законодательства о труде. Так, при наложении штрафа на должностное лицо его размер составляет от 1 000 до 5 000 рублей. Если в качестве нарушителя привлекается организация, то штраф составит от 30 000 до 50 000 рублей.

  • Для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.
  • Для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб.
  • Для организаций – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Однако стоит сказать, что на практике штрафы на нарушение сроков выдачи справок 2-НДФЛ работникам практически не встречаются.

По закону работодатель (даже бывший) обязан предоставить справку своему работнику по первому его требованию. Причем сделать это он должен даже в том случае, если сотрудник просит ее в устной форме (письменное заявление нужно для того, чтобы избежать всевозможных проблем, проволочек по времени и т.п.

Отказ в выдаче справки может служить поводом для обращения в трудовую инспекцию или даже суд, вследствие чего на предприятие и высших должностных лиц может быть наложено административное наказание в виде достаточно крупного штрафа (за нарушение законных интересов и прав работника).

Исключением являются те ситуации, когда сотрудник предприятия просит выдать ему справку за тот период, по которому истек срок хранения налоговых документов (т.е. по прошествии четырех лет).

  1. наиболее быстрый и легкий: отдать бланк лично из рук в руки представителю организации;
  2. отправить заявление заказным письмом через почту (с описью вложения и с уведомлением о вручении);
  3. передать документ через доверенное лицо, предварительно снабдив своего представителя нотариально заверенной доверенностью.

В соответствии с действующим фискальным законодательством справка 2-НДФЛ оформляется на каждого работника в течение календарного года. Все собранные на служащих организации бланки необходимо предоставить в налоговую инспекцию в целях отчетности не позднее конца апреля года, следующего за отчетным.

Что касается служащих, то они могут потребовать предоставление справки неограниченное число раз и в любое время.

Потребоваться такая информация согласно установленной форме может в следующих случаях:

  • для того, чтобы получить кредит либо оформить ипотеку;
  • при заполнении налоговой декларации;
  • при оформлении на новом месте работы;
  • при подаче документов на получение пенсии и пособия по безработице;
  • для получения материальной помощи от государства;
  • при оформлении визы и ряде других ситуаций.

В данном случае работодатель не вправе отказать служащему в оформлении такого документа, только если он необходим за последние 4 года, так как подобную информацию фискальный орган хранит в течение 4 лет. Если необходимы сведения за более продолжительный срок, то подготовить их становится несколько проблематично.

Оформление документа занимает не более 3 дней после того, как соответствующее заявление было подано со стороны работающего по найму. При этом справка может быть подготовлена в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет равную юридическую силу.

Также справка по форме 2-НДФЛ в обязательном порядке выдается работнику предприятия или организации при увольнении.

Для организации правильного порядка выдачи справки 2-НДФЛ работнику бухгалтерии следует подготовить соответствующий регламент. Он поможет не только самим учетчикам, но и сотрудникам, запрашивающим документ. В регламенте необходимо описать этапность оформления справки, указать ответственных лиц и оговорить сроки ее подготовки. Данную инструкцию лучше включить в пакет документов, с которыми знакомится сотрудник при устройстве на работу.

Этапы подготовки Описание
Первый этап Запрос от сотрудника. Как правило это происходит на словах, но дотошные бухгалтера могут потребовать заявление, либо наоборот, въедливый работник принесет заявление, с целью получить входящий номер
Второй этап Оформление заявления на месте: для правильного формирования заявление предоставьте ему образец к заполнению
Третий этап После получения письменного запроса, бухгалтер максимально в срок в течении трех дней готовит ответ. Как правило, если учет ведется в программном комплексе 1С, составить данную справку не составит труда, программа формирует все автоматически. Потребуется лишь проверить данные по вычетам и общим суммам. В случае отсутствия программного комплекса, времени уйдет больше, поскольку необходимо вносить

данные вручную.

Заключительный После сверки данных, распечатайте справку, поставьте печать предприятия и подпись ответственного. Без этого документ считается не действительным

Каким способом можно выдать работнику справку 2-НДФЛ

Кстати, запрашивая 2-НДФЛ у работодателя, работник должен помнить о том, что такие справки не хранятся вечно. Обеспечивать сохранность 2-НДФЛ работодатель обязан максимум 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, Перечень, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558). Соответственно, просить в нынешнем году 2-НДФЛ, к примеру, за 2011 год смысла не имеет.

Также справку 2-НДФЛ вы обязаны выдать физлицу, если в течение календарного года не смогли удержать с его доходов НДФЛ. В этом случае ее нужно заполнить с признаком 2 (п. 5 ст. 226 НК РФ, гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Если сообщение о невозможности удержать налог вместо налогового агента подает его правопреемник, он указывает в справке 2-НДФЛ признак 4 (гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ). Такую справку необходимо выдать и физлицу.

Как сообщить о невозможности удержать НДФЛ

Как должно быть составлено заявление от работника

Пример оформления 2 НДФЛ при увольнении

Заявление о выдаче справки заполняется работником в свободной форме, поскольку утвержденной формы нет.

Пример заявления работника о выдаче справки 2-НДФЛ

Если справка запрашивается за текущий год, то она заполняется за полные месяцы (гл. V Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Как организации заполнить справку по форме 2-НДФЛ

Если вы сообщаете физлицу о том, что с его доходов не был удержан налог, то заполните справку 2-НДФЛ с признаком 2 в обычном порядке.

Если вы правопреемник, укажите в справке 2-НДФЛ признак 4 (гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Как заполнить справку 2-НДФЛ с признаком 2

Как при реорганизации заполнить справку 2-НДФЛ с признаком 3 или 4

  • выдать справку лично работнику и попросить его дать расписку о ее получении на копии этого документа;
  • направить справку по почте ценным письмом с описью вложения.

Как отправить сообщение о невозможности удержания

Справка по форме 2-НДФЛ требуется работнику в самых разных обстоятельствах. Приведем самые распространенные ситуации:

  • для предоставления в банковское учреждение с целью получения займа (потребительский кредит, автокредит, ипотека и проч.);
  • для получения информации, требующейся при оформлении декларации 3-НДФЛ;
  • для предоставления работодателю по новому месту трудовой деятельности;
  • для оформления материальной помощи от государства;
  • для визового оформления;
  • иные обстоятельства.

В статье 84.1 Трудового кодекса утвержден порядок увольнения и перечислен список документов, которые наниматель обязан выдавать сотруднику в последний день работы.

К такому виду относятся:

  • Справка о доходах работника с учетом выходного пособия при увольнении;
  • о страховых суммах в пенсионный фонд России;
  • о стаже работы в компании.

Декларация 2 НДФЛ относится к виду справок, которые выдаются по письменному требованию. Юр лицо отказать бывшему работнику в этом праве не может, так как показатели в этих справках касаются только сотрудника и работы вплоть до увольнения носят приватную информацию, касающуюся конкретного человека.

При выдаче декларации по письменному заявлению учитывают следующее:

  • Сведения предоставляются только безвозмездно;
  • декларацию представляют не позднее 3-х дней с момента регистрации заявления;
  • не в каждой организации работает кадровый сотрудник, который подготовит бумаги о стаже физ. лица в этой компании. В таком случае, если работник увольняется, обязанность по выдаче ложится на бухгалтера.

Справки в ПФР содержат информацию персонифицированного учета. Эти сведения необходимы для накоплений взносов на новом рабочем месте.

Паспорт

Пример заполнения 2 НДФЛ по физ. лицу, уволенный 23 июня.

Во всех перечисленных выше случаях при заполнении справок о доходах по форме 2-НДФЛ налоговые агенты должны руководствоваться Порядком представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утв. Приказом ФНС России от 16.09.

2011 N ММВ-7-3/576@.Справки о доходах по форме 2-НДФЛ представляются в налоговый орган только в отношении доходов, которые учитываются при определении налоговой базы и суммы налога на доходы физических лиц у источника их выплаты. В сведениях о доходах отражаются все доходы, полученные налогоплательщиком от налогового агента как в денежной, так и в натуральной формах, а также доходы в виде материальной выгоды.

В соответствующих разд. 3 и 5 одной справки о доходах по форме 2-НДФЛ указываются по каждому физическому лицу, получившему доходы, доходы облагаемые по каждой ставке налога — 9, 13, 15, 30, 35%, и соответствующие им суммы налога. О доходах, не подлежащих обложению НДФЛ у источника выплаты, компании не обязаны отчитываться по указанной форме, поскольку исчисление и уплата налога с них осуществляются налогоплательщиками самостоятельно (например, индивидуальными предпринимателями, нотариусами и адвокатами, учредившими адвокатские кабинеты, занимающимися частной практикой, и т.д.) (п. 2 ст.

226 НК РФ, Письма Минфина России от 01.02.2011 N 03-04-06/3-14, от 29.12.2010 N 03-04-06/6-321). Кроме того, доходы, полностью не подлежащие налогообложению, независимо от их суммы в сведениях по форме 2-НДФЛ также не отражаются. Имейте в виду: при отсутствии в компании каких-либо выплат физическим лицам нулевые справки о доходах по форме 2-НДФЛ в ИФНС подавать не нужно.

Срок выдачи справки 2 НДФЛ работнику

В этом случае понадобится письмо, подтверждающее отсутствие деятельности, начислений и выплат сотрудникам, а также справка из банка об отсутствии перечислений по заработной плате.Содержание справок, выдаваемых по п. 2 ст. 230 НК РФ, п. 5 ст. 226 НК РФ, а также по п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ, различается (см. табл. 2).

Таблица 2

Основания выдачи справки о доходах 2-НДФЛ

Основание

Подается согласно
п. 2 ст. 230 НК РФ
(сведения о доходах
и удержанных суммах
налога)

Подается согласно
п. 5 ст. 226 НК РФ
(сообщение
о невозможности
удержания НДФЛ)

Выдается работнику
согласно п. 3
ст. 230 НК РФ, ст. 62
ТК РФ

Код
признака

Признак 1
в заголовке справки

Признак 2
в заголовке справки

Без указания кода
признака

Сумма
дохода

Указываются все
суммы дохода,
облагаемые по разным
ставкам,
предоставленные
стандартные,
социальные
и имущественные
налоговые вычеты,
суммы НДФЛ отдельно
по каждой ставке

Указывается только
сумма дохода,
с которой НДФЛ
не удержан, и сумма
неудержанного
налога

Указываются все суммы
дохода, облагаемые
по разным ставкам,
предоставленные
стандартные,
социальные
и имущественные
налоговые вычеты,
суммы НДФЛ отдельно
по каждой ставке

В заголовке справки, представляемой в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ, указывается признак 1; в заголовке справки, представляемой по п. 5 ст. 226 НК РФ, — признак 2, а в заголовке справки, подаваемой по п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ, код признака вообще не указывается. Налоговым органам и работникам всегда представляются (п. 2 ст. 230, п. 3 ст. 230, п. 5 ст.

Пример. Если размер доходов сотрудника компании, которые освобождены от НДФЛ в пределах суммы 4000 руб., за год не превысил эту сумму, то компания — налоговый агент вправе не сдавать по таким выплатам справку о доходах 2-НДФЛ (Письмо ФНС России от 08.11.2010 N ШС-37-3/14851). Напомним, что согласно п. 28 ст.

В справке 2-НДФЛ (с признаком 1), подаваемой ежегодно в целом по организации по п. 2 ст. 230 НК РФ, отражаются все доходы, облагаемые по разным ставкам, предоставленные стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты и суммы налогов отдельно по каждой ставке. Для этого заполняется несколько разд.

в справке 2-НДФЛ с признаком 1 указываются общие суммы доходов и исчисленного налога, включающие доходы и исчисленную сумму налога, отраженную в справке 2-НДФЛ с признаком 2, суммы удержанного и перечисленного налога, а также сумма налога, не удержанная налоговым агентом, которая ранее была отражена в справке 2-НДФЛ с признаком 2 (Письмо Минфина России от 27.10.

2011 N 03-04-06/8-290).В справке 2-НДФЛ (с признаком 2), выдаваемой по п. 5 ст. 226 НК РФ, показывается только сумма дохода, с которой налог на доходы физических лиц не удержан, и сумма неудержанного НДФЛ. Документ предоставляется физическому лицу не позднее 1 месяца с даты окончания календарного года (не позднее 31 января следующего года).

По сути такая справка — это сообщение о невозможности удержать налог на доходы физических лиц. Она необходима работнику, поскольку ему самому придется платить неудержанный налог. Другими словами, после окончания налогового периода и письменного сообщения о невозможности удержать налог обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм НДФЛ прекращается и возлагается на самого налогоплательщика.

Обратите внимание! Если компания представляла по итогам года справку 2-НДФЛ с признаком 2 об отсутствии возможности удержать налог, то ей также необходимо представить справку и с признаком 1 (см. Письмо Минфина России от 27.10.2011 N 03-04-06/8-290).

Срок выдачи справки 2 НДФЛ работнику

В справке 2-НДФЛ (без указания признака), выдаваемой по п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ, перечисляются все суммы дохода (с расшифровкой по их видам) и НДФЛ отдельно по каждой ставке, а также суммы предоставленных стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетов. Справка о доходах без кода признака выдается работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК РФ). В этом случае гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ не ограничивает количество выдаваемых налогоплательщику справок по форме 2-НДФЛ.

Назначение справки 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ — это часть налоговой отчетности. В соответствии с требованиями Налогового кодекса ее нужно сдавать в инспекцию по месту регистрации за каждый отчетный период по каждому сотруднику. Такие правила зафиксированы в соответствии с п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ. В документе указывается объем дохода работника за налоговый период, а также размер налоговых удержаний.

Порядок выдачи справки достаточно прост, но сложности могут возникнуть, если процесс ее оформления в компании не урегулирован. При этом трудности будут испытывать не только сами бухгалтеры, формирующие 2-НДФЛ, но и сотрудники, запрашивающие такой документ. Для организации это может быть существенной проблемой, т. к. «подоходная» справка — один из самых часто запрашиваемых сотрудниками у работодателя документов.

Данная справка не только нужна для непосредственной отчетности перед налоговыми органами, но и может быть запрошена сотрудником, получающим доход у данного работодателя. Для этого сотруднику требуется написать заявление и указать период времени, за который нужно представить данные о заработной плате и подоходном налоге. Такие нормы зафиксированы в п. 3 ст. 230 НК РФ.

Читайте нас в Яндекс.Дзен Яндекс.Дзен

Эта необходимость может возникнуть в разных случаях. Так, справка 2-НДФЛ представляется в кредитное учреждение при оформлении крупных кредитов, например ипотеки. Некоторые визовые центры и посольства могут запросить у гражданина такой документ для подтверждения платежеспособности туриста и выдачи ему визы.

Где взять индивидуальному предпринимателю справку 2-НДФЛ

Когда организация или ИП уже выведены из реестра по причине добровольной или принудительной ликвидации, поступать следует следующим образом.

Во-первых, следует объяснить тому учреждению, которое требует справку, что бывший работодатель выведен из реестра юрлиц (или ЕГРИП) и не сможет выдать нужный документ. Если форма действительно нужна новому работодателю, он сам может сделать запрос в налоговую инспекцию и местное отделение ПФР и пояснить, для чего требуется справка. Чаще всего она нужна для правильного начисления различных выплат и для оформления вычетов.

Право на запрос и ответ на него имеет и сам работник. Ему для получения сведений следует направить заявление в ПФР. Форма запроса определена приказом Минсоцразвития РФ от 24.01.2011 № 21н.

Можно поступить еще проще и получить нужную информацию с сервиса «Личный кабинет», работающего на сайте налоговой службы. Однако перед этим надо убедиться, что информация в такой форме удовлетворит тех, кому сведения о доходах и НДФЛ требуются.

Индивидуальные предприниматели выдают справку 2-НДФЛ в таком же порядке, что и организации. В этом плане у всех налоговых агентов обязательства абсолютно идентичны. Как и любое юрлицо, ИП производит удержание НДФЛ при выдаче дохода и платит соответствующую сумму в бюджет. Впоследствии данные о таких операциях вносятся в справку.

На практике может сложиться ситуация, когда справка 2-НДФЛ потребуется самому предпринимателю. Налоговое законодательство не содержит запрета на такое действие, поэтому нарушения не будет, если ИП подготовит документ по своим доходам и сам же его подпишет. Однако нет и разрешения на это действие. Поэтому в подобных ситуациях лучше проконсультироваться с тем, кто запрашивает документ, устроит ли его такой вариант.

СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ! Обычно тем, кому нужны сведения о доходах ИП (банкам, например) достаточно будет представить налоговую декларацию с отметкой о принятии в налоговых органах или выписки из журнала учета доходов и расходов или какие-то другие первичные документы, подтверждающие получение предпринимателем дохода за определенный период.

Если физлицо имеет статус безработного, то справку 2-НДФЛ ему взять негде. Но в центре занятости можно получить справку о получаемых им доходах. В приведенных обстоятельствах эти доходы выражены в виде пособия по безработице.

Может так случиться, что у неработающего гражданина в прошедшем году имелись иные доходы, не являющиеся зарплатой. Такие поступления следует внести в декларацию 3-НДФЛ, рассчитать с них подоходный налог и уплатить соответствующие суммы в бюджет самостоятельно. Этот вид отчета в отдельных случаях вполне способен заменить справку 2-НДФЛ.

Удается получить эту справку и некоторым пенсионерам, если им производят выплаты негосударственные пенсионные фонды. В таком документе, естественно, указываются только те суммы, которые выданы в рамках накопительной программы, и выдает его местное подразделение фонда.

Обычные пенсионеры справку 2-НДФЛ нигде не смогут получить по очень простой причине: государственные пенсии не облагаются НДФЛ.

  • Сотрудник бухгалтерии новой организации отправляет запрос в местные фискальные органы, где указаны причины такой необходимости. Декларация понадобится для среднего заработка при расчете отпускных, больничных, применении стандартных вычетов;
  • также обратиться за такими сведениями физ. лицо может самостоятельно.

ИФНС в ответе на запрос предоставит полную информацию.

Во-первых, следует объяснить тому учреждению, которое требует справку, что бывший работодатель выведен из реестра юрлиц (или ЕГРИП) и не сможет выдать нужный документ. Если форма действительно нужна новому работодателю, он сам может сделать запрос в налоговую инспекцию и местное отделение ПФР и пояснить, для чего требуется справка. Чаще всего она нужна для правильного начисления различных выплат и для оформления вычетов.

На практике может сложиться ситуация, когда справка 2-НДФЛ потребуется самому предпринимателю. Налоговое законодательство не содержит запрета на такое действие, поэтому нарушения не будет, если ИП подготовит документ по своим доходам и сам же его подпишет. Однако нет и разрешения на это действие. Поэтому в подобных ситуациях лучше проконсультироваться с тем, кто запрашивает документ, устроит ли его такой вариант.

Зарплата задержана — что отражается в справке

Если предприятие задерживает зарплату, то выписка справки 2-НДФЛ представляет существенные сложности. Дело в том, что даже при начислении НДФЛ, но невыплате реальных сумм зарплаты налог удерживать нельзя. Такая норма содержится в п. 4 ст. 226 НК РФ.

Основываясь на этой норме, налоговики поясняют во всех письмах (например, в письме от 07.10.2013 № БС-4-11/17931@) что невыплаченные доходы на дату выписки справки не должны отражаться в документе.

Однако нужно учитывать, что фактически полученным доход считается в последний день месяца начисления. Так что тут могут возникнуть различные нестыковки. В результате нужный документ удастся получить лишь после того, как будут урегулированы все вопросы по выплате заработной платы и уплаты НДФЛ.

Как передать документ работодателю

Порядок оформления справки 2-НДФЛ периодически корректируется. Отметим основные новшества, появившиеся в документе за последние годы:

  • под документом появилось место для подписи лица, представляющего интересы налогового агента;
  • введена новая строка, где следует указывать реквизиты документа, с помощью которого представитель осуществляет свои полномочия;
  • на бланке справки внедрен числовой код, свидетельствующий о том, кто подписывал документ (сам руководитель организации — налогового агента либо его представитель).

Все листы справки должны быть пронумерованы по порядку, если число страниц в документе больше одной. Вторая и следующие страницы должны содержать вверху следующую надпись: «Справка о доходах физлица за _______ год № ___ от ___________». Все страницы должны быть подписаны ответственным лицом налогового агента.

Сентябрь 2012 г.

Как составить заявление

То, что вы находитесь на этой странице, говорит о том, что вам понадобилось составить заявление на получение справки 2-НДФЛ, с которым вы прежде не сталкивались. Перед тем как дать вам подробные сведения об этом конкретном документе, предоставим общую информацию, которая касается всех подобного рода бумаг.

  1. Во-первых, учитывайте, что для этого заявления законодательством не предусмотрено никакой унифицированной формы (таковые для коммерческих организаций были упразднены еще в 2013 году), так что делать его можно в свободном виде. Но, если внутри вашей компании есть разработанный и утвержденный в учетной политике стандартный образец документа – оформляйте акт по его типу, это избавит вас от претензий со стороны бухгалтерии или руководства.
  2. Во-вторых, знайте, что заявление допускается создавать на обыкновенном листе любого удобного вам формата (чаще всего используются А4 или А5) или на фирменном бланке – опять же тогда, когда такое условие выдвигается со стороны работодателя.
  3. Текст можно писать от руки (но без помарок, ошибок, неточностей и правок) или набирать в компьютере. Если вы пошли по пути электронного оформления, то после того как напишете заявление, обязательно его распечатайте – это надо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись. Предварительно рекомендуем вам уточнить у представителя работодателя, принимаются ли у вас в компании напечатанные заявления – иногда в организациях рассматривают только рукописные документы.
  4. Делайте заявление в двух идентичных экземплярах – один из них отдайте работодателю, второй, предварительно завизировав о передаче копии, оставьте себе – он пригодится на тот случай, если вдруг в назначенное время справка не будет вам выдана.

Формат справки 2-НДФЛ утвержден приказом ФНС России «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме» от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ и зарегистрирован в Минюсте России 25.11.2015 под № 39848. В начале этого года, а именно 17.01.2018, в формат документа были внесены изменения. Новая форма содержит в себе следующие разделы:

  • данные о налоговом агенте;
  • данные о физическом лице — получателе дохода;
  • доходы, облагаемые по ставке;
  • стандартные, социальные и имущественные вычеты;
  • общие суммы дохода и налога.

Рассмотрим каждый из разделов подробнее.

Раздел «Данные о налоговом агенте» включает в себя поля: код по ОКТМО, телефон, ИНН и КПП компании, название налогового агента с указанием правовой формы. При наличии — форма реорганизации (ликвидации) с кодом, а также ИНН и КПП реорганизованного предприятия.

Следующий раздел «Данные о физическом лице — получателе дохода». Здесь указывается ИНН в Российской Федерации гражданина, запросившего справку, а также ИНН в стране жительства, если такой имеется. Обязательным реквизитом является фамилия, имя и отчество сотрудника в полном формате. Также нужно указать статус налогоплательщика, его дату рождения и гражданство с помощью кода. Далее прописывается документ, удостоверяющий личность. Чаще всего это паспорт, его серия и номер.

Как скорректировать справку

Нечасто, но все случается, что в процессе подготовки документа закрадывается ошибка или неточность. Если это обнаружится при проверке (своей или извне), в обязанности налогового агента входит подготовка и выдача работнику и отправка в инспекцию исправленного варианта справки 2-НДФЛ. Если не сделать это своевременно, можно попасть под действие ст. 126.1 НК РФ, в которой за искажение представленных в налоговую службу сведений предусмотрены санкции.

СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ! Если ошибку налоговый агент обнаружит самостоятельно до того, как ее найдут налоговики, ответственность для него не наступает.

В случаях, когда налоговый агент пересчитал НДФЛ за прошлые налоговые периоды, вследствие чего изменились суммы доходов и размер налога, надлежит оформить новую справку и направить ее в два адреса: в ИФНС и работнику.

Если НДФЛ был уплачен в бюджет, но не удержан с дохода работника, он в справке не указывается. Аналогично не вносятся в документ и доходы, которые не облагаются налогом. Если такие данные попали в справку, документ следует исправить.

А вот когда в первой редакции справки был указан НДФЛ, удержанный из дохода работника в большем, чем требуется, размере, после чего сумма переплаты была ему возвращена, то в новом документе надлежит привести верные данные. Напомним, что переплата налога должна быть возвращена физлицу в 3-месячный срок, не более.

Справка по форме 2-НДФЛ — это справка о размере доходов физлица и величине подоходного налога, удержанного и уплаченного налоговым агентом за налогоплательщика. Доход, указываемый в справке, может быть выплачен как в денежной форме, так и в натуральной.

2-НДФЛ выдается работодателем по устному или письменному запросу работника. На подготовку и выдачу документа налоговому агенту дается три дня. Заявитель вправе претендовать на любое количество экземпляров справки, при этом он может обращаться за этим документом столько раз, сколько ему потребуется. В налоговом законодательстве нет норм, которые ограничивали заявителя в этом праве.

Помимо этого, справка 2-НДФЛ отсылается и в ИФНС. Сделать это надо по закону до 30 апреля того года, который идет за отчетным периодом. Причем налоговый агент составляет справку на каждого работника предприятия или физлицо, которое трудилось по отдельному договору.

Форму справки можно отыскать в интернете, на бухгалтерских порталах, в том числе и на нашем. Если потребуется еще и заполнить ее, то такую возможность предоставляет официальный сайт ФНС, где помещена программа, позволяющая произвести полное оформление документа с реквизитами предприятия и заявителя.

Выдавать справки по форме 2-НДФЛ предприятиям, имеющим значительный штат, требуется довольно часто. Поэтому бухгалтерским работникам следует заранее озаботиться о наличии соответствующей программы и ее корректной работе.

Если работник намерен получить справку в кратчайший срок, мы рекомендуем ему написать заявление в письменном виде. В таком случае предприятию надо будет строго следовать трехдневному регламенту.

2-НДФЛ выдается работодателем по устному или письменному запросу работника. На подготовку и выдачу документа налоговому агенту дается три дня. Заявитель вправе претендовать на любое количество экземпляров справки, при этом он может обращаться за этим документом столько раз, сколько ему потребуется. В налоговом законодательстве нет норм, которые ограничивали заявителя в этом праве.

Журнал учета и выдачи справок

Ниже рассмотрим примеры заполнения самой справки и журнала ее выдачи.

По письменному заявлению организация должна не позднее 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего запроса выдать гражданину трудовую книжку, а также копии документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и представляться работнику безвозмездно. Именно в эту категорию попадает справка 2-НДФЛ, о чем должен помнить каждый бухгалтер.

Следующие документы отражаются в журнале выдачи справок:

  • справка 2-НДФЛ;
  • копии приказов о приеме на работу и переводах;
  • копии приказа об увольнении с работы;
  • выписки из трудовой книжки;
  • справки о заработной плате;
  • данные о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование;
  • справка о периоде работы у данного работодателя и другие.

Журнал выдачи справок составляется в хронологическом порядке, для более достоверного учета может прошнуровываться — для этого делаются сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Вот мы и подошли к самой главной части нашей статьи – примеру. Нужно сказать, что этот документ хоть и довольно простой, но имеет некоторые нюансы, на которые стоит поставить акценты. Воспользовавшись нашими рекомендациями, и на основе представленного ниже образца, вы без особого труда сформируете нужное вам заявление.

Сначала в документе оформляется «шапка»:

  • полное название организации, в которой вы трудитесь;
  • должность и ФИО директора (или иного сотрудника, на имя которого у вас полагается писать такие заявления);
  • свою должность, название отдела, к которому вы прикреплены и ФИО;
  • подробные паспортные данные (по мере необходимости);
  • свой номер телефона (для связи).

Затем, ниже, посередине строки, напишите слово «Заявление». После этого можно переходить собственно к просьбе о выдаче справки. Здесь надо указать:

  • за какой период вам требуется документ и сколько экземпляров нужно;
  • желательно ссылку на норму закона, в которой прописана обязанность работодателя по предоставлению таких справок — в данном случае это статья 62 ТК РФ;
  • место назначения справки вписывать не обязательно – отсутствие такой информации не повод для работодателя для отказа в выдаче документа.

Если у вас есть какие-то дополнительные бумаги, которые вы хотите присовокупить к заявлению, укажите данные о них в бланке отдельным пунктом.

В заключение заявление подпишите и датируйте.

Образец заявления на предоставление справки 2-НДФЛ

2-НДФЛ выдается налоговым агентом (работодателем или государством) физическому лицу (сотруднику). При этом работодатель может и не быть юридическим лицом, но все равно обязан выдать работнику требуемую справку, которая будет иметь юридическое значение, равноценное справке, выданной юридическим лицом. Подробное описание налоговых агентов составлено в ст. 230 НК РФ.

Основание для выдачи – заявление сотрудника. Образец его не установлен, форма может быть произвольной, в некоторых случаях достаточно и устного заявления.

В письменном варианте сотрудник указывает верную информацию о себе и период, за который нужна справка, в годах.

Сентябрь 2012 г.

В каких случаях нужно выдавать справки работникам

Военнослужащие получают справку 2-НДФЛ в Едином расчетном центре Министерства обороны РФ, поскольку в этом случае работодатель – государство. Это возможно, поскольку контракт о военной службе технически заключается между военнослужащим и государством.

Если сотрудник в течение отчетного периода получал заработную плату в нескольких подразделениях одной и той же компании, то образец справки отличается, форма заполняется согласно рекомендациям, данным в письме Министерства финансов РФ № 03-02-08/28888.

Для чего увольняемому нужна справка 2-НДФЛ?

Наниматель при увольнении в обязательном порядке выдает физ. лицу на руки декларацию 2 НДФЛ.

Справка понадобится в нескольких случаях:

  • На новом месте работы для исчисления средней оплаты труда при начислении по больничному листу, отпуска;
  • если физ. лицо зарегистрируется на бирже как безработный. Сведения из справки, выданной при увольнении, понадобятся для начисления пособия, расчет которого берется из среднего заработка за месяц по последнему месту работы;
  • при обращении в визовый центр или посольство для получения визы;
  • при обращении в кредитные организации за оформлением ссуды;
  • для получения средств из государственных фондов.

Декларация 2 НДФЛ за 2017 год делается по каждому физ. лицу, в том числе и уволенному. Подавать в ИМНС следует не позднее 2 апреля 2018 года.

Справка 2 НДФЛ по сотруднику, уволенному в течение календарного года, содержит такой же номер, под которым зарегистрирована при увольнении. Эти же правила касаются и даты.

Если по физ. лицу числится задолженность по НДФЛ, справку подать в фискальные органы следует не позднее 1 марта 2018 года и одновременно уведомить бывшего работника об образовавшемся долге.

При прекращении трудовых отношений работник получает трудовую книжку, поскольку при устройстве на новую работу ее обязательно затребует новый работодатель. Справка 2-НДФЛ тоже один из важных документов, поскольку на основании сведений, которые в ней указаны, новый работодатель начисляет оплату по листку временной нетрудоспособности.

В том случае, если работник после увольнения зарегистрируется как безработный на бирже труда, то справка 2-НДФЛ ему необходима для получения пособия по безработице, поскольку пособие выплачивается исходя из среднемесячного заработка.

Сотруднику может понадобиться документ о размере зарплаты и уплаченных налогах и в других случаях, например:

  • для получения визы в другое государство;
  • для оформления кредита;
  • для получения государственных выплат.

При увольнении работник не должен перед уходом напоминать нанимателю о необходимости выдачи справки об уплаченном подоходном налоге, этот документ работодатель выдает без просьбы работника. Если документ не выдавался при увольнении, то сотрудник может потребовать выдачи в любое время.

Что касается получения справки 2-НДФЛ, когда сотрудник не увольняется, то обычно, если он затребует ее в устной форме, работодатель выдает без особых проблем и не требует письменного обращения. При этом сотруднику следует уточнить, за какой период времени ему необходимо получить справку 2-НДФЛ.

За какой период работник вправе получить 2-НДФЛ

Справка должна быть подготовлена и передана работнику в течение трех дней (рабочих) после того, как от него поступит соответствующее заявление. Если справка нужна раньше, достаточно сделать об этом в заявлении отдельную отметку — обычно, представители работодателя без особых проблем идут навстречу заявителю.

Так, например:

  • Для получения ссуды при обращении в кредитные организации инспектор потребует информацию о заработке за квартал или полугодие;
  • для получения средств из государственных фондов справка понадобится за указанный работником период, например, годовой период.

Справка 2 НДФЛ выдается после увольнения при обращении сотрудника, и по окончании отчетного года.

У бухгалтера возникает вопрос, за какой период выдается справка 2, если необходима информация о доходах за два и больше лет. В таком случае работодатель выдает справку, отдельно за каждый год.

https://www.youtube.com/watch?v=3MAJMfMZkok

Если за декларацией обратилась женщина, получающая пособие по уходу за ребенком до полутора лет, в справке укажут, что за этот период времени заработок с предприятия не перечисляли, а источник доходов для нее – пособие от ФСС. Организация выдаст уведомление о том, что прибыль не выплачивалась и НДФЛ не удерживался.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock
detector