Как оформить дубликат документа?

Документ. Фальсификация.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело»

1.полностью фальсифицированные документы – документы, в которых не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.);

a.фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искаженным содержанием (разновидностью фальсификации содержания является интерполяция – слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале);

b.фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но

1.подделка бланка документа (изготовление поддельных бланков с помощью копировальной техники, средств вычислительной техники, путем рисования);

2.подчистка текста (механическое воздействие с целью изменения первоначальной документированной информации);

3.травление (удаление текста путем обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами: кислотой, щелочью, окислителем);

4.смывание (удаление прежних записей с помощью различных растворителей);

5.дописка (внесение в первоначальный текст документа на свободные места новой информации);

6.подделка подписей (методом рисования, копирования);

7.поделка печатей (методом рисования на самом документе, с помощью самодельного клише, путем копирования подлинного оттиска на поддельный документ);

Как оформить дубликат документа?

8.замена фотографий (наиболее распространенные приемы: полная замена фотографии; монтаж фотоснимка с сохранением части прежней фотографии, содержащей оттиск печати; перенос на подложку одной фотографии части эмульсионного слоя другой фотографии);

9.замена листов документов (наиболее часто встречается при подделке документов, состоящих из нескольких листов: паспортов, трудовых книжек и т.п.).

Пишется ли слово дубликат на повторных документах

Этим дубликат отличается от копии, которая может быть выполнена на обычном листе бумаги; на дубликате проставляется штамп или делается надпись «Дубликат», на подлиннике, если он не утрачен, одновременно делается ссылка на выданный дубликат. Такое действие лишает оригинал юридической силы и дальнейшее его использование неправомерно; прописывается порядковый номер дубликата; на дубликате снова проставляются необходимые подписи и печати.

Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства.

Современные средства «оперативной полиграфии», которые упоминает ГСДОУ, сейчас являются наиболее распространенными способами создания копий.

Исключение представляют неверно занесенные в оригинал записи, которые не подлежат восстановлению

добрый день!

дубликат свидетельства о рождении имеет тот же номер, что и сам оригинал?

и должно ли быть написано на дубликате, что это дубликат? у ребенка оказалось два свидетельства о рождении с разными номерами, с разными датами выдачи.

Это не дубликат, а повторное свидетельство, выданное взамен первого, и номера и даты выдачи разные. Первое свидетельство получается недействительным? Но на основании него получен ребенком паспорт.

Получается и паспорт недействительный?

Дубликат свидетельства имеет свой номер и свою дату выдачи, оригинал — свои номер и дату. На дубликате документа указывается слово «Дубликат» в виде штампа вверху справа.

На дубликате нет такой надписи. Бывший муж по известным только ему причинам сделал для себя свидетельство о рождении.

Электронный документооборот. Информационные потоки.

Как оформить дубликат документа?

Электронныйдокументооборот — это не только движение документов, но и способ организации работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.

Информационныепотоки — это пути передачи информации, обеспечивающие существование любой системы. Полная, своевременная и точная информация (то есть хорошо отлаженный и организованный информационный поток), повышает производительность труда на 10-30%.

Объектуправления (ОУ) — это подсистема, в которой протекают материальные процессы, т. е. процессы переработки сырья, материалов и прочих ресурсов в готовую продукцию или услуги, т. е. процессы, связанные с переработкой входного материального потока МП1 в выходной материальный поток МП2. Кроме того, на вход ОУ поступают также внешний информационный поток ИП1, который сопровождает материальный, например, «Накладные на транспортировку», «Счета-фактуры на оплату» и др. То же можно сказать и о потоке ИП2, который сопровождает отпуск готовой продукции или услуг потребителям.

Аппаратуправления (АУ) — это подсистема, в которой осуществляются информационные процессы, связанные с выполнением набора функций, реализуемых в определенном порядке. На вход АУ поступают входящие информационные потоки из внешней среды (ИП3-ИП4). Сам АУ вырабатывает исходящие информационные потоки (ИП5). Между АУ и ОУ циркулируют внутренние ИП.

Функции управления взаимосвязаны между собой, и их можно представить в виде топологической модели ( рис. 2 ), отражающей технологию управления.

1.однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ;

2.возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения;

3.непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса);

4.единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов;

5.эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём;

6.развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов,

позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Задачи систем электронного документооборота

●Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

●Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

●Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

●Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).

●Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

●Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

●Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

●удобство;

●быстрота принятия решения;

Как оформить дубликат документа?

●надёжность.

1.объём передаваемой информации (количество операций, количество копий, объём входящих и выходящих документов, соотношения «рукописные документы/все документы»);

2.скорость автоматизации;

3.стоимость (стоимость обслуживания, закупки, экономия на сотрудниках).

1.Открытость. Система электронного документооборота построена в основном по модульному принципу, а его API-интерфейсы являются открытыми. Данное свойство позволяет добавлять к системе электронного документооборота новые функции или улучшать уже имеющиеся. В последнее время разработка интегрируемых приложений с системой электронного документооборота стала отдельным бизнесом в промышленной отрасли по производству ПО. Множество третьих фирм готовы предложить услуги в этом сегменте рынка.

2.Высокая степень интеграции. Главная возможность системы электронного документооборота является высокая степень интеграции с разными программными приложениями. Непосредственно при работе с документом нет необходимости использовать утилиты системы электронного документооборота. Пользователь имеет дело с обычными прикладными программами.

Например, пользователь процессора MS Word при открывании файла сразу же видет библиотеки и папки с документами системы электронного документооборота. После сохранения, документ моментально размещается в БД системы электронного документооборота. Это же относится и к остальным офисным и специализированным программам.

3.Особенности хранения документов. Большинство систем электронного документооборота работают на базе распределенных архитектур и пользуются разнообразными комбинациями технологий сбора, хранения, поиска и просмотра ЭД. Во многих системах электронного документооборота используется система хранения документов по принципу «шкаф-полка-папка».

4.Особенности маршрутизации документов. Модули системы электронного документооборота которые отвечают за документооборот — модули маршрутизации документа. Обычно используют понятия «свободной» и «жесткой» маршрутизации документа. При «свободной» маршрутизации каждый участник документооборота имеет возможность изменить уже существовавший маршрут на свой взгляд или создать новый

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон 77ФЗ).Документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих ее от всех других видов и разновидностей информации.

К их числу следует отнести прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.

Обобщенной характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации для потребителя, является ее качество.

●релевантность — способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя ;

●полнота — оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией;

Всвою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовнонравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для ее источника.

Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная информация это повторяющаяся, дублирующая информация.

Абсолютно полной информации не существует. Вычисление полноты производят только на глаз.

●полезность (полезнаябесполезная)— ценность информации в определенных конкретных условиях;

●своевременность — способность соответствовать запросам потребителя в данный момент. Связана с новизной;

●достоверность — отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. Связана с полнотой. Зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создается человеком, постольку содержащаяся в нем

информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности.

Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным ее искажением дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искаженной интерпретации какихлибо фактов.;

●новизна — то новое, что присутствует в сообщении;

●доступность — возможность получения потребителем;

●защищенность — свойство документированной информации, которое характеризует невозможность несанкционированного доступа и изменения, искажения ее со стороны других лиц;

●ценность — потребительская значимость выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов;

●эргономичность — оптимальность формы или объема информации для конкретного потребителя;

Потеря счета-фактуры и товарной накладной

Прошу подсказать, к нам пришло письмо о просьбе предоставить потерянные тов. -нак. , и счет-фактуру, как правильно и законно оформить предоставления повторных документов.

Кто подписывал документы сейчас не работают?? ? Налоговое законодательство не содержит определений терминов «дубликат» и «копия документа» , а также порядка их составления.

В соответствии со статьей 11 НК РФ в этом случае следует руководствоваться нормами иных отраслей законодательства.

Порядок выдачи и заверения копий документов регламентируется Государственной системой документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ) (3) и ГОСТ Р 6.30-2003 (4). Копия. Так как копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа, реквизиты и текст копии документа должны полностью соответствовать оригиналу.

На копии документов в реквизитах «Подпись» и «Ф. И. О. » должны быть указаны подписи и расшифровки подписей тех должностных лиц, которые визировали оригинал документа.

В отличие от дубликата в этом случае на счете-фактуре должен присутствовать дополнительный реквизит – заверительная надпись, свидетельствующая о соответствии копии подлиннику. Указанная надпись заверяется печатью организации.

Рис. 3. Детализированная структура ЭС

Для достижения поставленной для экономической системы цели работники аппарата и объекта управления участвуют в выполнении деловых процессов (бизнес-процессов) и процедур.

Как оформить дубликат документа?

●обслуживание клиента;

●материально-техническое снабжение;

●управление кадрами, финансами, энергетическим хозяйством, основным и вспомогательным производством, реализацией готовой продукции и т. п.

Копия, выписка, дубликат

Даже если вы уместили две копии на одном листе А-4, заверять все равно нужно каждую копию.

Сам термин «Копия документа» иногда путают с близкими по назначению, но все же, отличающимися по сути терминами: «дубликат» и «выписка».

Отдельная статья о том, как заверить копию документа — по ссылке, а здесь — статья о том, по каким правилам осуществляется хранение копий документов.

Как оформить дубликат документа?

Дубликат выдается тогда, когда подлинный документ либо потерян,либо испорчен. Приведем небольшой пример того, когда может потребоваться выписка из документов: Этот вид документа должен быть оформлен в соответствии с Указом Президиума Верховного совета СССР от 4.04.1983 №9779-Х.

Обязательно в «шапке» документа нужно написать: «Выписка из…».

Выдаем, заверяем и проверяем копии, дубликаты и подлинники

На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».

Контрольные вопросы

1. Что такое подлинник документа?

2. Что представляет собой копия документа?

3. Когда копия документа приобретает юридическую силу?

4. Каковы правила выдачи копий в организациях?

5. Чем факсимильная копия отличается от свободной?

6. Что представляет собой отметка о заверении копии и где она помещается на документе?

https://www.youtube.com/watch?v=djDWxkG_QtQ

7. Какие бывают виды копии?

8. Как оформляется полная копия официального документа?

9. В чем особенность оформления выписки?

10. Что представляет собой отпуск документа и как он заверяется?

ЧАСТЬ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Как оформить дубликат документа?

Если по Москве, то надо заказать дубликат в Префектуре. Готовят месяц. Стоит в районе 400 рэ.

Не специалист по получению дубликатов, но вот надергала ответы на подобные вопросы, может наведут вас на мыслю: 1. «Идти нужно в Отдел приватизации, где можно будет получить дубликат Договора приватизации, собрав предварительно справки из БТИ и из Учреждения юстиции о том, что данная квартира принадлежит Вам на основании договора приватизации и на настоящий момент находится в Вашей собственности» . 2.

Итак, первое, что нужно выяснить, — была ли приватизация вашей квартиры оформлена надлежащим образом. Иными словами, получили ли вы свидетельство на вашу квартиру в регистрационной палате. Если получили, то дело существенно упрощается: вам нужно просто обратиться в палату и заказать себе дубликат свидетельства.

Если не зарегистрировали договор приватизации, нужно будет обратиться в тот орган, где вы оформляли договор о приватизации, с тем чтобы вам выдали дубликат приватизационного договора. После этого идёте в палату и получаете свидетельство. 3. Даже при утрате собственником правоустанавливающих документов на недвижимость нет необходимости в их восстановлении, получении дубликатов нотариально удостоверенных договоров.

Как оформить дубликат документа?

Право не прекращается и не требует дополнительного подтверждения, пока в ЕГРП существует соответствующая запись. Для отечественного оборота недвижимости привычно увязывание существования права с наличием подлинников правоустанавливающих документов у правообладателя. В настоящее время наличие права должно подтверждаться выпиской из ЕГРП, а не подлинником или дубликатами документов, после составления которых может пройти и несколько лет.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях: — если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке; — если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица. Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

Заверенная копия — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Так что вполне может получиться, что написанный от руки документ, внешне не очень похожий на подлинный, но обладающий необходимыми в конкретном случае реквизитами, имеет юридическую силу, в отличие от распечатанной цветной копии. Не следует путать заверенную копию с дубликатом документа.

Дубликат — это повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Как оформить дубликат документа?

Выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан, выдаются в аналогичном порядке. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: │ Инспектор службы кадров Личная подпись А.

Оформление дубликата документа

Напишите заявление с просьбой выдать дубликат договора. Это заявление должно быть подписано нанимателем и членами его семьи, которые также включены в договор социального найма жилого помещения. Обоснуйте в заявлении необходимость выдачи дубликата.

Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными.

Свободное поле должно быть светлым или иметь незначительный фон, не затемняющий изображения. Изготовление и оформление дубликатов вручную должно производиться в соответствии с требованиями ГОСТ 2.

Повторный экземпляр трудовой книжки заполняется соответственно нормам и требованиям, которые предусматриваются постановлениями Правительства и соответствующей инструкцией Минтруда. Детально рассматриваются вопросы

Настоящий стандарт устанавливает правила изготовления и оформления дубликатов конструкторских и технологических документов (далее – документы) на изделия всех отраслей промышленности.

1.1. Дубликаты документов должны изготавливать с подлинников предприятия**-держателя подлинников. Допускается по согласованию с предприятием-держателем подлинников изготовление дубликатов предприятием-дублером или заказчиком с учтенных копий.

электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника;

4.1. На основе подлинников документов на машинных носителях и машинограммах, полученных стандартными программными методами и оформленных в соответствии с требованиями ГОСТ 6.10.4-84, могут создаваться дубликаты и копии.

При записи информации на машинном носителе данные обозначения и дополнительные реквизиты проставляются в поле обязательных реквизитов после фамилии лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или лица, утвердившего документ.

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы.

Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов);

– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления;

– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Вопрос 4

Cложилась такая ситуация: пожар. Сгорели все документы, касающиеся кадров: приказы о приеме на работу сотрудников, приказы об увольнении, трудовые договора, личные карточки, должностные инструкции за 3 года.

Вопрос: чтобы восстановить документы мы должны на них писать дату восстановления, старую дату, которая была на документе или ставить дату восстановления и делать какую то преамбулу на документе, объясняющую суть дела (о пожаре)?

Согласно требований, установленных пунктом 6.8.

Настоящий стандарт устанавливает правила изготовления и оформления дубликатов конструкторских и технологических документов (далее — документы) на изделия всех отраслей промышленности.

Как оформить дубликат документа?

1.1. Дубликаты документов должны изготавливать с подлинников предприятия* — держателя подлинников. Допускается по согласованию с предприятием — держателем подлинников изготовление дубликатов предприятием-дублером или заказчиком с учтенных копий.

Копия — это оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами полное и точное воспроизведение содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе или в электронном виде.

наименование документа; 2)

текст (собственно копия документа, в точности воспроизводящая его содержание); 3)

Общие требования к оформлению копий документов определены ГСДОУ. В частности, в соответствии с подп. 2.3.2.

5 ГСДОУ предприятие (организация, учреждение) может выдавать копии только тех документов, которые создаются в самом предприятии (указанное положение, однако, не распространяется на архивные учреждения и нотариат. — Авт.).

При решении в соответствии с законодательством РФ дел, касающихся приема граждан на работу или учебу, удовлетворения их трудовых (жилищных и других) прав, а также в целях формирования их личных дел предприятие может изготовить копии документов, выданных другими предприятиями (организациями, учреждениями) и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т. д.).

Копия с документа воспроизводится рукописным или машинописным способами, средствами оперативной полиграфии (в т. ч. компьютерной).

При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка ( с использованием условных обозначений — «оттиск печати организации» ит. п. — Авт.).

Инспектор отдела кадров подпись Л. С. Петров 25.11.2004

Заверение копии документа (в т. ч. и нотариальное) производится для придания ей юридической силы.

При пересылке копии с документа на другие предприятия или выдаче ее на руки заверительная подпись должна также удостоверяться печатью.

В частности, в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству (параграф 4.1.

4) копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ, после чего направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

20.2. Требования к оформлению выписок из документов

Выписка — оформленное в соответствии с установленным порядком и правилами точное воспроизведение фрагмента содержания документа на твердой (как правило, бумажной) основе.

Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа).

Фактически выписка выполняет функции копии документа. Учитывая, что в единых нормативно-правовых актах по вопросам документационного обеспечения (ГОСТ Р6.

30-2003, ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству) требования к оформлению выписок не определены, представляется допустимым производить их оформление с соблюдением основных требований, предъявляемых перечисленными документами к копиям (см. выше).

заголовок к тексту (указывает на документ- источник, формулируется в родительном падеже — “из. «); 3)

текст (собственно выписка из документа, в точности воспроизводящая его фрагмент); 4)

Примерная форма выписки из трудовой книжки94 приведена в приложении 58. Примерная форма выписки из устава юридического лица95 приведена в приложении 59.

Рекомендации по оформлению отдельных элементов содержания документов представлены в приложении 60.

Копирование документов ─ обычная процедура для любого человека.

Но копия приобретает юридически значимый статус только после ее должного заверения.

В чем заключается процедура запроса и оформления копий, и что меняется в этом процессе с 1 июля, расскажем в нашем материале.

Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов с места работы. Например, копию трудовой книжки могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства.

Как оформить дубликат документа?

Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии.

Вы, конечно, можете обратиться к специалистам кадровой службы с устной просьбой по этому поводу, но скорее всего получите отказ. Писать заявление все равно придется.

Причина тому ─ ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».

Что написать в заявлении и в какой форме? Здесь специальных правил нет. Вы можете напечатать текст на компьютере или оформить заявление старым проверенным способом, написав его от руки на листке бумаги.

Только один совет ─ стиль изложения вашей просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу.

Развитие документоведения в 1917-1960.

Дубликат – это экземпляр документа, выдаваемый взамен утраченного оригинала. Он изготавливается для того, чтобы заменить подлинник и, как правило, нумеруется. Дубликат имеет одинаковую юридическую силу с оригиналом, подменяя исходную бумагу.

Копия – это точное воспроизведение документа, выполненное ручным или автоматическим способом (путём перерисовки, фотокопирования, сканирования). Полученный экземпляр в общем случае не обладает юридической силой оригинала, если он не заверен в установленном порядке.

Кпервой группе источников, относятся, в частности, издававшиеся до 1917 г. многочисленные сборники образцов документов (так называемые «письмовники»). Широкое распространение в нашей стране они получили в 1819 веках. Их предшественниками были «формулярники», известные на Западе уже в 7 веке, а в России в первой трети 16 столетия (в частности, формулярники московской митрополичьей кафедры).

К настоящему времени известно более 100 таких сборников. В «письмовниках» регламентировались состав, форма и содержание документов. «Письмовники» нередко достигали значительных объёмов. Весьма примечательны уже сами их названия. Так, одним из первых ещё в 1765 г. появилось «Наставление как сочинять и писать всякие письма к разным особам».

Кдругой группе относятся источники, представляющие собой законодательно закреплённые правила и нормы работы с документами. Их появление отмечено уже с середины 17 столетия, но решающий шаг был сделан Петром I, утвердившим в 1720 г. «Генеральный регламент». В этом документе подробно были расписаны структура и делопроизводственная деятельность канцелярий, вопросы регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д.

Как оформить дубликат документа?

Значительный интерес представляют документоведческие источники периода революции и Гражданской войны (1917-1922 гг.). Они имели свою специфику, хотя в основе работы с документами, особенно на территории Белой России, лежали тогда главным образом законодательные акты и традиции дореволюционного делопроизводства.

Важнейшими источниками последних 9 десятилетий существования советской власти стали «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства» (1973), утверждённая в 1988 г. «Государственная система документационного обеспечения управления», общесоюзные классификаторы (в частности, Общесоюзный классификатор управленческой документации — ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД) и др.

●нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, Федеральные Законы «Об информации, информатизации и защите информации», «О государственной тайне», «О стандартизации», «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» и др.);

●ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические

документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня;

●инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или её структурного подразделения.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон 77ФЗ).

«Документ зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ — комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки

на номера и даты приказов о приеме на работу и об увольнении. Справки подписываются руководителем организации или начальником кадровой службы.

Действующими правилами предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата: — утрата (потеря) трудовой книжки работником; — невозможность дальнейшего использования трудовой книжки (ветхое состояние — если документ обгорел, порвался, испачкан и т.п.); — наличие записи(ей) об увольнении или переводе, признанной(ых) впоследствии недействительной(ыми); — наличие записи(ей) об освобождении от работы (должности) в связи с незаконным осуждением и др.; — массовая утрата трудовых книжек работодателем.

Оформление дубликата в каждом случае имеет свои особенности. Утрата (потеря) трудовой книжки Невозможность дальнейшего использования трудовой книжки по назначению Правила внесения записей в разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию, такие же, как в предыдущем случае.

Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др. Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина. При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила.

В том случае, если произошла утеря или порча договора, всегда есть возможность оформит его дубликат. Например, при потере договора социального найма жилого помещения необходимо подготовить ряд документов, написать заявление и обратиться в соответствующие органы.

Выдаем, заверяем и проверяем копии, дубликаты и подлинники

Как оформить дубликат документа?

Они могут быть обычные, с датой и с подписью. В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено. При этом оттиск данной печати без подписи уполномоченного лица не имеет силы.

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) — содержит понятийный блок. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате.

Контрольные вопросы

Помните, что вы несёте ответственность за достоверность всей информации, изложенной и предоставленной в вашем заявлении.

Заверьте вашу подпись и подписи членов вашей семьи у специалиста правового отдела администрации муниципального образования на основании документов, которые удостоверяют вашу личность (например, паспорта). Также эти подписи могут быть заверены у нотариуса или другого должностного лица, уполномоченного действующим законодательством на совершение нотариальных действий.

Приложите к заявлению документы, которые подтверждают ваше право на получение дубликата договора: справку с места жительства о составе семьи, справки из БТИ, копии ордера и паспортов или других документов, удостоверяющих личности членов вашей семьи.

После того как заявление с приложениями будет подано в отдел администрации муниципального образования, специалисты зарегистрируют эти документы в журнале и после проведения проверки оформят дубликат договора социального найма жилого помещения.

Изготавливаться дубликат будет в течение 30 дней с момента регистрации поданных документов. Для его оформления снимается копия с подлинника договора, который хранится в архиве. На первом листе документа в правом верхнем углу ставится штамп «Дубликат», на последнем — утвердительная надпись с подписью уполномоченного должностного лица. Все страницы документа нумеруются и прошнуровываются.

Оформляется дубликат договора в двух экземплярах. Один из них выдаётся заявителю, другой хранится в правовом отделе администрации. Выдача документа производится только при предъявлении паспорта. А в журнале регистрации дубликатов ставится отметка о выдаче документа.

Эволюция понятия “Документ”

К сожалению, до настоящего времени не выработано четкого и однозначного термина «документ». С точки зрения различных дисциплин существуют различные определения термина “документ”.

Вдокументалистике дано самое широкое понятие документа – любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом.

Вдокументоведении документ – средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Висточниковедении документ – объект, специально предназначенный для передачи информации.

Вархивоведении употребляется термин «архивный документ» документ, хранящийся в архиве (ретроспективная архивная информация, устаревшие опубликованные документы).

Вправовой науке документы являются средством документирования и доказательства правовых отношений.

Историческая наука определяет документ как носитель информации о прошлом или современности.

Документалистика считает документом любую фиксированную информацию.

В области управления документ рассматривается как средство фиксации и передачи управленческих решений.

Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Изначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднее производная форма documentum , означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности.

Врусском языке понятие «документ» появилось в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное свидетельство», подчеркнув тем самым правовое значение документа.

ВXIX в. Выделяется новый аспект: значение документа в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления.

Информация. Измерение информации.

Как оформить дубликат документа?

Информация — 1. Сведения, уменьшающие неопределенность события.

2.Сведения о событиях, фактах независимо от формы их представления.

3.Та часть материального сообщения, которая изменяет состояние тезауруса (набор дескрипторов, словарь) получателя, т.е. то, что изменяет состояние мышления.

Влюбом передаваемом или получаемом сообщении содержится какое-то количество информации. Разные люди, получившие одно и то же сообщение, по разному оценивают его информационную ёмкость, то есть количество информации, содержащееся в нем. Причина в том, что знания людей о событиях, явлениях, о которых идет речь в сообщении, до получения сообщения различны.

Втаком случае, количество информации в одном и том же сообщении определяется отдельно для каждого получателя, то есть имеет субъективный характер. Однако все субъективное не поддается сравнению и анализу, для его измерения трудно выбрать одну общую для всех единицу измерения.

Таким образом, с точки зрения информации как новизны, нельзя однозначно и объективно оценить количество информации, содержащейся даже в простом сообщении. Поэтому, когда информация рассматривается как новизна сообщения для получателя, не ставится вопрос об измерении количества информации.

В технике (теория кодирования и передачи сообщений) под количеством информации понимают количество кодируемых, передаваемых или хранимых символов.

При этом информацией считается любая хранящаяся, обрабатываемая или передаваемая последовательность знаков, символов. Часто используют простой способ определения количества информации, который может быть назван объемным. Он основан на подсчете числа символов в сообщении, т. е. связано с его длиной и не учитывает содержания.

В вычислительной технике применяются две стандартные единицы измерения: бит и байт.

Информационный объем сообщения (информационная емкость сообщения) количество информации в сообщении, измеренное в битах, байтах или производных единицах.

Длина сообщения зависит от числа различных символов, употребляемых для записи сообщения. Например, слово «мир» в русском алфавите записывается тремя знаками, в английском пятью (peace), а в КОИ8 двадцатью четырьмя битами.

Информация. Тезаурус, дескриптор.

Тезаурус —

1.Информационно-поисковый тезаурус представляет собой словарь, отображающий семантические отношения между лексическими единицами дескрипторного информационно-поискового языка (дескрипторами) и предназначенный для поиска слов по их смысловому содержанию.

2.Информационно-поисковый тезаурус (ИПТ) — контролируемый словарь терминов предметной области, создаваемый для улучшения качества информационного поиска в данной предметной области.

Ив том, и в другом случае речь идет о словаре, который призван облегчить поиск необходимой информации.

Как оформить дубликат документа?

Возможно два способа расположения слов в словарях: по близости их буквенного состава и по смысловой близости.

По первому способу создаются алфавитные словари. По второму способу — тезаурусы. Алфавитные словари служат для раскрытия значения данного слова. Тезаурусы служат для поиска слов для выражения данного понятия. Т.е., если в обычном словаре по слову ищется его смысл, то в тезаурусе по заданному смыслу ищутся слова, которые этот смысл выражают.

Дескриииптор (от лат. descriptor — описывающий) — лексическая единица (слово, словосочетание) информационно-поискового языка, служащая для описания основного смыслового содержания документа или формулировки запроса при поиске документа (информации) в информационнопоисковой системе. Дескриптор однозначно ставится в соответствие группе ключевых слов естественного языка, отобранных из текста, относящегося к определённой области знаний.

Информация. Закон Брэдфорда.

Закон рассеяния научных статей в журналах был открыт в 1934 г. С. Бредфордом, который в 1948 г. дал ему следующую формулировку: “Если научные журналы расположить в порядке убывания числа помещенных в них статей по какомулибо заданному предмету, то в полученном списке можно выделить ядро журналов, посвященных непосредственно этому предмету, и несколько групп или зон, каждая из которых содержит столько же статей, что и ядро. Тогда числа журналов в ядре и в последующих зонах будут относиться как 1 : a : a^2 “

Важным свойством научных публикаций является их рассеяние. Закон рассеяния научных статей в журналах был открыт в 1934 г. С. Бредфордом, который в 1948 г. дал ему следующую формулировку: «Если научные журналы расположить в порядке убывания числа помещенных в них статей по какому-либо заданному предмету, то в полученном списке можно выделить ядро журналов, посвященных непосредственно этому предмету, и несколько групп или зон, каждая из которых содержит столько же статей, что и ядро. Тогда числа журналов в ядре и в последующих зонах будут относиться как ».

В соответствии с этим законом журналы по продуктивности можно сгруппировать так, чтобы они как бы образовали три зоны. Включенные в каждую такую зону журналы содержали бы одну треть публикаций по данному предмету, помещенных во всех этих журналах.

Как оформить дубликат документа?

Первая, ядерная зона содержит публикации из небольшого числа самых продуктивных журналов

– Т1. Вторая зона содержит публикации из большего числа журналов средней продуктивности – Т2, а третья зона – из еще большего числа журналов с низкой продуктивностью – ТЗ. Тогда в соответствии с рассматриваемым законом

где является коэффициентом рассеяния, т. е. величиной для данного предмета и времени постоянной.

Для 248 журналов по электрохимии, которые были проанализированы С. Бредфордом, численное значение а составляло примерно 5. В ядерной зоне содержалось 8 самых продуктивных журналов, во второй зоне журналов средней продуктивности и в третьей зоне журналов.

Другими словами, если совокупность всех публикаций по какому-либо вопросу принять за целое, то в специальных журналах данного профиля (число которых невелико) помещается лишь одна треть этих публикаций.

Техническое документирование. Группы технической документации. Примеры.

Барьеры глубины связаны с недостаточными знаниями приёмника (потребителя) информации в той сфере или в том вопросе, которому посвящена документированная информация.

Барьеры ширины обусловлены, напротив, слишком узкой компетенцией приёмника информации, неспособного воспринимать информацию более широкого, общего характера.

Техническое документирование – способ фиксации технической мысли на материальном носителе.

Технические документы – это обобщающее название графических и текстовых документов, отражающих техническую мысль.

1.зафиксированная информация о природе, как объекте человеческой деятельности (документы о геологоразведке, геодезии, картографии, метеорологии и др.);

2.документы, фиксирующие информацию о средствах производства (проектноконструкторские документы);

3.результаты записи процесса труда (технологические документы);

4.Документы, связанные со сферой обслуживания и потребления, с использованием технических средств.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector