Возврат излишне выплаченной заработной платы

Вопрос читателя

Недавно редакция получила письмо от бухгалтера Дмитрия Весняка. Он рассказал, что при составлении отчетности за 1-е полугодие 2009 г. выявилась ошибка: в указанном периоде бухгалтерия два раза выплатила зарплату сотрудникам за февраль — в марте и июне 2009 г., при этом рассчитана она была верно. Ошибка возникла из-за того, что выплата заработной платы за февраль не была отражена в бухгалтерской программе из-за сбоя последней.

Когда работодатель имеет право на удержание?

После того как работодатель выяснит, является ошибка счетной или нет, он переходит к вопросам документального оформления выявленной ошибки, а также к определению возможности и способа возврата излишне выплаченных сумм. От принятых решений и конкретных действий работодателя будет зависеть отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, а также налогообложение излишне выплаченных сумм. На с.

Выше рассматривались случаи, когда работодатель может производить удержания из заработной платы работника. Обратите внимание, что для каждого из них есть ограничения.

В Таблице 1 перечислим сроки, которые работодатель должен соблюдать.

Обратите внимание: если работодатель в течение месяца не оформит и не произведет удержания по основаниям ст. 137 ТК РФ (возврат аванса, погашение задолженности, неправильно рассчитанные выплаты), то ему придется решать вопрос об удержании через суд.

В случае с материальным ущербом также есть ограничения: если сумма ущерба превышает месячный средний заработок работника и при этом истек месячный срок, то удержание возможно произвести только на основании судебного решения.

Вторая часть 137 статьи ТК РФ говорит о ситуациях, когда такая процедура считается законной:

  1. При увольнении. Особенно актуально, когда требуется возместить отпускные в связи с неотработанными днями отпуска, полученного ранее.
  2. Возмещение полученной оплаты от сотрудника, который виновен в простое либо невыполнении действующих норм по труду.
  3. Необходимость исправить ошибки, допущенные бухгалтерией.
  4. Возмещение части предоплаты по командировке, которая осталась не истраченной.
  5. Когда по какой-либо причине сотрудники не могу отработать аванс, полученный до этого.
Удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм: когда возможно

Удержания из зарплаты работника возможны в строго определенных случаях

Возврат излишне выплаченной заработной платы

У работодателя есть максимум 1 месяц на принятие соответствующих решений.

Излишние выплаты: разновидности

Нередко случается так, что из зарплаты работника необходимо удержать некоторые суммы. Это может случиться по разным причинам, например после выплаты зарплаты обнаруживается ошибка в начислениях или работник стал должен по причине нанесения ущерба предприятию. Подскажите какие суммы правомерно удерживать из зарплаты работника по российскому законодательству? Как правильно удерживать такие суммы?

(или) причинения работником материального ущерба работодателю;

(или) выплаты работнику лишних сумм в рамках трудовых отношений (далее — излишние выплаты) (Статья 137 ТК РФ).

Порядок удержания излишних выплат отличается от порядка удержания сумм возмещения ущерба. Посмотрим, что же относится к излишним выплатам, как их можно удержать с работника и что делать, если это не удалось.

Из зарплаты (Статья 129 ТК РФ) работника разрешено удерживать:

  • отпускные за неотработанные дни отпуска. Такая задолженность может возникнуть при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Вы можете удержать долг работника из причитающихся ему «увольнительных» выплат. Правда, при увольнении по некоторым основаниям переплаченные отпускные удерживать нельзя. Например, при увольнении:
  • в связи с сокращением штата или численности работников (Пункт 2 ст. 81 ТК РФ);
  • отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему по медицинскому заключению, или отсутствием у работодателя соответствующей работы (Пункт 8 ст. 77 ТК РФ);
  • призывом на военную службу (Пункт 1 ст. 83 ТК РФ);
  • восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (Пункт 2 ст. 83 ТК РФ);
  • неотработанные авансы в счет зарплаты. Этот долг может появиться, например, когда работнику в начале месяца был выплачен аванс по зарплате за этот месяц, а работник, не отработав его, ушел до конца месяца в отпуск за свой счет или на больничный;
  • неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы, в том числе выданные при направлении в служебную командировку (Письмо Роструда от 11.03.2009 N 1144-ТЗ);
  • выплаты при невыполнении норм труда или простое (Статьи 155, 157 ТК РФ). Такая задолженность возникнет, если вы оплатите работнику простой или недоработку исходя из того, что они произошли по вашей вине либо по причинам, не зависящим от обеих сторон, а потом выяснится, что виноват был работник. Удержать в этом случае излишние выплаты можно только после того, как вы обратитесь в суд и суд установит вину работника в простое или недоработке (Определение Московского облсуда от 15.12.2011 N 33-25895);
  • суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки. Причем это необязательно зарплата. Сюда же относятся любые суммы, ошибочно выплаченные работнику в рамках трудовых отношений или в связи с ними.

    Так же считают и специалисты Роструда.

Из авторитетных источниковШкловец Иван Иванович, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости»Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель может удержать из заработной платы работника (с соблюдением предусмотренного данной статьей порядка) задолженность этого работника в виде сумм, излишне выплаченных ему вследствие счетных ошибок.

Возврат излишне выплаченной заработной платы

Круг этих сумм указанной статьей не ограничен. Поэтому удерживать из зарплаты можно любые излишне выплаченные работнику вследствие счетной ошибки выплаты и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами организации, коллективным или трудовым договором, например пособия, материальную помощь, оплату проезда к месту обучения, компенсацию за использование личного имущества работника, страховое обеспечение по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и т.д.

Производить же удержания можно только из заработной платы. Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата — это вознаграждение за труд (оклад, должностной оклад, тарифная ставка), а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты)».

Определения счетной ошибки в Трудовом кодексе нет. Суды и Роструд считают, что счетными являются только арифметические ошибки в подсчетах, то есть ошибки, допущенные в результате неверного применения правил математики (Письмо Роструда от 01.10.2012 N 1286-6-1). Поэтому суды, как правило, не признают счетными следующие ошибки:

  • одна и та же сумма из-за технической ошибки перечислена дважды (Определение ВС РФ от 20.01.2012 N 59-В11-17);
  • при расчете не учтена ранее выплаченная сумма (Определение Свердловского облсуда от 16.02.2012 N 33-2365/2012; Кассационное определение Краснодарского краевого суда от 14.02.2012 N 33-3340/12);
  • в расчете использованы неверные исходные данные (например, не тот тариф или коэффициент (Апелляционное определение Орловского облсуда от 20.06.2012 N 33-1068), не то количество дней (Кассационное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2012 N 33-847/2012));
  • зарплата в программе начислена в двойном размере из-за ошибки в алгоритме расчета (Апелляционное определение Брянского облсуда от 03.05.2012 N 33-1077/12);
  • при расчете неправильно применены нормы локального нормативного акта организации (Апелляционное определение Московского горсуда от 16.07.2012 N 11-13827/12).

Иные выводы у судов встречаются крайне редко. Так, например, Самарский областной суд указал, что к счетным ошибкам относятся не только арифметические ошибки, но и сбои в программном обеспечении (Определение Самарского облсуда от 18.01.2012 N 33-302/2012).

А Ростовский областной суд, пересматривая дело, в котором уволенному работнику по ошибке были повторно перечислены «увольнительные» выплаты, пришел к выводу, что имела место именно счетная ошибка. Поскольку общая сумма перечислений превышала начисленную в пользу работника сумму (Кассационное определение Ростовского облсуда от 12.09.2011 N 33-12413).

Предупреждаем руководителяЕсли работнику были излишне выплачены суммы в результате несчетной ошибки и он отказался возвращать эти суммы добровольно, взыскать их с него можно будет только в судебном порядке как неосновательное обогащение (Статья 1102, п. 3 ст. 1109 ГК РФ).

Возврат излишне выплаченной заработной платы

То, что при исчислении выплат в пользу работника была допущена счетная ошибка, нужно документально зафиксировать. Например, бухгалтер может написать докладную записку на имя руководителя. Либо пусть специально созданная комиссия из числа сотрудников компании составит акт об обнаружении счетной ошибки.

Он различается в зависимости от того, какие суммы вы излишне выплатили работнику.

Удержание отпускных за неотработанные дни отпуска

Здесь все просто. Согласия работника не требуется. Нужно лишь посчитать переплаченные отпускные, издать приказ (распоряжение) об удержании в произвольной форме, ознакомить с ним работника под роспись (Статьи 22, 130, 137 ТК РФ).

А затем удержать задолженность из «увольнительных» выплат. Но максимум, что можно вычесть, — 20% от причитающихся работнику сумм (после удержания НДФЛ, ведь сумма налога работнику не причитается), если это единственное удержание (Статья 138 ТК РФ; Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).Также не забудьте выдать работнику расчетный листок с указанием вида и размера удержания (Статья 136 ТК РФ).

Удержание иных излишних выплат

Их можно удерживать из зарплаты работника, только если соблюдаются следующие условия (Статья 137 ТК РФ).

Условие 1. Истек срок, установленный для возврата излишних выплат

Излишние выплаты работник должен вернуть в следующие сроки:

  • неизрасходованные подотчетные суммы (Пункт 4.4 Положения, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) — на следующий рабочий день по истечении срока, на который выдавались деньги для приобретения чего-либо, или в день выхода на работу после командировки или после болезни. А если руководителем установлен срок проведения окончательных расчетов по утвержденным авансовым отчетам, то тогда — в этот срок;
  • выплаты при невыполнении норм труда или простое в случае установления судом вины работника — в день вступления в силу решения суда;
  • суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки, и неотработанные авансы в счет зарплаты — в срок, установленный в локальных нормативных актах компании. Если же он не установлен, то работнику следует вручить (направить по почте) уведомление, в котором нужно указать, какая возникла задолженность, в какой сумме и в какой срок ее нужно погасить. Срок вы устанавливаете по вашему усмотрению.

    Счетная ошибка при начислении заработной платы

    Оформить уведомление можно, к примеру, так.

Условие 2. Получено согласие работника на удержание

Работодатель вправе принять решение об удержании излишних выплат из зарплаты работника, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Статья 137 ТК РФ).

Из этого можно сделать вывод, что достаточно уведомить работника о предстоящем удержании, назначив ему срок для представления возражений. И если возражения от него в этот срок не поступят, то можно спокойно издавать приказ (распоряжение) об удержании.

Но нет. По мнению Роструда, высказанному в 2007 г., и судов, этого мало, и в знак отсутствия возражений со стороны работника от него нужно получить письменное согласие на удержание (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0; Кассационные определения ВС Удмуртской Республики от 22.08.2011 N 33-2856, ВС Республики Татарстан от 14.03.2011 N 33-2570/2011). Такого же мнения специалисты Роструда придерживаются и сейчас.

Из авторитетных источниковШкловец И.И., Роструд»При удержании из зарплаты работника предусмотренных ст. 137 ТК РФ сумм (за исключением отпускных за неотработанные дни отпуска) следует получить от работника письменное согласие. Это подтверждается и судебной практикой».

Оформить свое согласие на удержание работник может так.

Налогообложение переплаты в момент обнаружения счетной ошибки

  • для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
  • для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или ­переводом на работу в иную местность, а также в других случаях;
  • для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых ­споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
  • при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, — за неотработанные дни отпуска.

В указанном случае имеются ограничения — удержания в возмещение неотработанных дней отпуска не производятся, если работник ­увольняется по следующим основаниям:

  1. отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
  2. ликвидация или сокращение численности или штата (п. 1, 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  3. смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  4. призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  5. восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  6. признание работника нетрудоспособным (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  7. смерть работника (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  8. наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих осуществлению трудовой деятельности (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Перечень оснований, позволяющих работодателю произвести удержания по своей инициативе, закрытый и расширительному толкованию не подлежит. Например, нельзя удержать из заработной платы работника излишне выплаченные ему суммы в связи с неверным толкованием ­нормативных правовых актов.

Несмотря на то что основания для удержания имеются, работодателю следует получить с работника согласие на него. Если последний против, даже при условии, что основание указано в ст. 137 ТК РФ, то производить удержание неправомерно. Данный вопрос работодателю придется решать в суде. Исключением, когда согласие работника не требуется, ­является удержание сумм за неотработанные дни отпуска.

Также трудовое законодательство разрешает работодателю в определенных случаях удержать из заработной платы работника причиненный организации материальный ущерб (ст. 238 ТК РФ).

  •  ДТ 70  КТ 51 — 15 200 руб. выплачен аванс за первую половину месяца (статью про определение соотношения аванса к зарплате, можно посмотреть тут)
  • ДТ 26 (20, 23, 44) КТ 70 — 11 200 руб.  начислена отпускные за ноябрь 2016
  • ДТ 70  КТ 68  — 1 456 руб, удержан НДФЛ с отпускных (и перечислен в бюджет ДТ 68 КТ 51 — 1 456 руб)
  • ДТ 70  КТ 51 — 9 744 руб. выплачены отпускные за ноябрь 2016 (11 200 — 1 456)
  • ДТ 70  КТ 51 — 17 860 руб. выплачен зарплата за ноябрь 2016 (38 000 — 13% НДФЛ — 15 200 аванс)
  • ДТ 26 (20, 23, 44) КТ 70 — 29 363 руб.  начислена зарплата за ноябрь 2016 (38 000/22 дня *17 дней, исходя из 17 отработанных дней)
  • ДТ 70  КТ 68  — 3 817 руб, удержан НДФЛ с зарплаты (и перечислен в бюджет ДТ 68 КТ 51 — 3 817 руб)

— Выплачено фактически   42 804 (15 200 9 744 17 860)

оторую, однозначно нельзя считать счетной ошибкой, но работник согласился на возврат излишне полученных денежных средств.

Такая ошибка на практике происходит, когда операция по начислению зарплаты за месяц осуществляется в 1С — несвоевременно.

Но так как ошибок в начислении у нас не произошло, а произошла ошибка в выплатах (переплата), то исправительных проводок тут не будет. При получении на расчетный счет возврата ошибочно перечисленных денежных средств, при разнесении выписки банка будет проводка:  ДТ 51 КТ 70  — 7 514 возврата ошибочно перечисленных денежных средств от Ф.И.О.

Или вы удержите у него эту сумму из следующей зарплаты , на основании его заявления — ошибка допущена при начислении зарплаты

СТОРНО ДТ 26 (20, 23, 44) — КТ 70 — 38 000 руб.  Сторнирована излишне начисленная сумма зарплаты с НДФЛ

Возврат излишне выплаченной заработной платы

ДТ 26 (20, 23, 44) КТ 70 — 29 363 руб.  начислена зарплата за ноябрь 2016

ДТ 70  КТ 68  — 3 817 руб, удержан НДФЛ с зарплаты

СТОРНО ДТ 26 (08, 23, 20, 44) — КТ 70 Сторнирована излишне начисленная сумма зарплаты с НДФЛ

ДТ 91 — КТ 70 Сумма излишне выплаченной зарплаты без НДФЛ отнесена в прочие расходы

Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. 

  •  для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
  • для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
  • для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок,
  • а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
  • при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса.

Возврат излишне выплаченной заработной платы

В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

  • счетной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
  • если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

1) в силу закона — подоходного налога и страховых взносов в Пенсионный фонд;

2) по судебным решениям — штрафов, налагаемых в административном порядке, при отбывании исправительных работ за совершение преступления, при возмещении ущерба, причиненного сторонами трудового правоотношения;

  •  для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
  • для погашения неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
  • для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае невыполнения норм труда (ч. 3 ст. 155 Трудового кодекса РФ) или простоя по вине работника (ч. 3 ст. 157 Трудового кодекса РФ);
  • при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным п. 8 ч. 1 ст. 77 или п. 1, 2 или п. 4 ч. 1 ст.81, п. 1, 2, 5, 6 и 7 ст. 83 Трудового кодекса РФ.

Во всех остальных случаях удержания производятся путем предъявления работодателем иска в суд. В перечисленных выше случаях (за исключением взыскания неотработанного аванса) работодатель может издать соответствующее распоряжение не позднее одного месяца.

Возврат излишне выплаченной заработной платы

Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: счетной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст.

Если НДФЛ с указанной суммы был исчислен, удержан и перечислен в бюджет при ее выплате, оснований для повторного исчисления и удержания налога в момент признания работодателем долга работника безнадежным к взысканию нет.

Если же работник в добровольном порядке возвращает работодателю излишне полученную сумму, то работодатель производит корректировку НДФЛ и перерасчет базы для начисления страховых взносов и, соответственно, имеет право на зачет или возврат суммы излишне уплаченного НДФЛ и страховых взносов.

Обоснование: В соответствии со ст. 137 Трудового кодекса РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику, может быть взыскана, в частности, в случае счетной ошибки.

Поскольку излишне начисленные и выплаченные работнику (в том числе по вине табельщика или бухгалтера) суммы включены в налоговую базу по НДФЛ в момент их начисления и исчисленный с этих сумм налог был удержан при выплате, никакие дополнительные доначисления НДФЛ в момент признания долга работника безнадежным к взысканию не производятся (ст. 226 Налогового кодекса РФ).

  1. Суммы, выплаченные больше необходимого по причине счетных ошибок. Необязательно речь всегда идет о зарплате. Это касается любых средств, связанных с официальными трудовыми отношениями.
  2. Компенсацию за простои, несоблюдение указанных норм. Часто происходит так, что вина сотрудника определяется только потом, когда компенсации были перечислены и руководитель считал, что виноват он либо имелись в виду обстоятельства, которые не зависели от обеих сторон. Можно обратиться в суд, чтобы установить реальное положение вещей.
  3. Подотчетные суммы, которые не были израсходованы и возвращены. Это касается и денег, выданных при оформлении командировок.
  4. Авансы в счет зарплаты, не отработанные после выдачи. Например, когда выдаются авансы по зарплате, а сотрудники не отрабатывают положенный срок из-за увольнения или больничных.
  5. Из-за восстановления на рабочем месте гражданина, который раньше выполнял соответствующие обязанности.
  6. При отказе работника от перевода на другую должность.
  7. В случае призыва на военную службу.
  8. Из-за сокращения штата, общей численности работников.
  9. Отпускные из-за дней отпуска, которые не отработаны.
Удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм: инициатива сотрудника

Благотворительность — один из вариантов удержаний по инициативе сотрудника

  • если результатом чрезмерной выплаты стала счетная ошибка, т.е. допущенная при арифметических подсчетах;
  • если зарплата рассчитана на основании документов, подтверждающих выполнение плановых заданий, а затем доказано (комиссией по трудовым спорам или судом) невыполнение норм труда или нахождение в простое;
  • если переплата зарплаты была вызвана незаконными действиями сотрудника, к примеру, подачей документов на стандартные вычеты НДФЛ, которые ему не полагаются, что также потребует соответствующего судебного решения.
  • Д/т 20,23,26 К/т 70 – сторнирована переплата зарплаты;
  • Д/т 73 К/т 70 – сумма переплаты списана на прочие расчеты с персоналом;
  • Д/т 50 К/т 73 – принята в кассу сумма переплаты;
  • Д/т 70 К/т 68 – сторно начисленного НДФЛ;
  • Д/т 20,23,26 К/т 69 – сторнировочные проводки по страховым взносам с суммы переплаты.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество ¦
¦ "Лето" ¦
¦ ¦
¦ Акт ¦
¦ обнаружения счетной ошибки ¦
¦ от 20.07.2009 ¦
¦ ¦
¦ Мною, Жарковой Элеонорой Даниловной, бухгалтером по расчету¦
¦заработной платы ОАО "Лето", обнаружена счетная ошибка при выплате¦
¦заработной платы за февраль 2009 г. следующим сотрудникам: ¦
¦ - Б.А. Листьеву; ¦
¦ - С.А. Мехневич; ¦
¦ - Т.В. Тепловой; ¦
¦ - В.Н. Озерову; ¦
¦ - И.Г. Грибовой. ¦
¦ Ошибка произошла из-за сбоя бухгалтерской программы, в результате¦
¦чего в марте 2009 г. не были проведены суммы выданной работникам¦
¦заработной платы за февраль 2009 г. В июне 2009 г. заработная плата за¦
¦февраль 2009 г. была выплачена повторно, что привело к переплате. ¦
¦ В результате ошибки в июне 2009 г. была излишне выплачена заработная¦
¦плата за февраль 2009 г.: ¦
¦ - Б.А. Листьеву в сумме 15 000 руб.; ¦
¦ - С.А. Мехневич - 21 000 руб.; ¦
¦ - Т.В. Тепловой - 18 000 руб.; ¦
¦ - В.Н. Озерову - 25 000 руб.; ¦
¦ - И.Г. Грибовой - 17 000 руб. ¦
¦ Общая сумма излишне выплаченной заработной платы за февраль 2009 г. -¦
¦96 000 руб. ¦
¦ Комиссия в составе главного бухгалтера Б.Я. Найденовой, начальника¦
¦отдела кадров П.И. Решительного, бухгалтера-кассира И.М. Яблочкиной факт¦
¦обнаружения счетной ошибки подтверждает. ¦
¦ ¦
¦ Бухгалтер по расчету заработной платы Жаркова Э.Д. Жаркова¦
¦ ¦
¦ Члены комиссии: ¦
¦ главный бухгалтер Найденова Б.Я. Найденова¦
¦ начальник отдела кадров Решительный П.И. Решительный¦
¦ бухгалтер-кассир Яблочкина И.М. Яблочкина¦
L--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество ¦
¦ "Лето" ¦
¦ ¦
¦ Уведомление ¦
¦ ¦
¦21 июля 2009 г. Инженеру¦
¦ Листьеву Б.А.¦
¦ ¦
¦ Уважаемый Борис Александрович! ¦
¦ ¦
¦ ОАО "Лето" сообщает, что в результате счетной ошибки, допущенной¦
¦бухгалтером по расчету заработной платы Э.Д. Жарковой, Вам была излишне¦
¦выплачена заработная плата за февраль 2009 г. в сумме 15 000 руб. ¦
¦ Факт обнаружения счетной ошибки подтвержден соответствующим актом¦
¦комиссии в составе главного бухгалтера Б.Я. Найденовой, начальника отдела¦
¦кадров П.И. Решительного и бухгалтера-кассира И.М. Яблочкиной. ¦
¦ На основании вышеизложенного предлагаем Вам добровольно вернуть¦
¦излишне полученную Вами за февраль 2009 г. заработную плату в сумме¦
¦15 000 руб. в срок до 20 августа 2009 г. В противном случае эта сумма¦
¦будет удержана из Вашей заработной платы. ¦
¦ ¦
¦ Директор ОАО "Лето" Молодцов Ф.З. Молодцов¦
¦ ¦
¦ Не возражаю против удержания из зарплаты. ¦
¦ 21 июля 2009 г. Листьев Б.А. Листьев¦
L--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество ¦
¦ "Лето" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 45-к ¦
¦ об удержании из заработной платы ¦
¦ ¦
¦г. Москва 21 июля 2009 г.¦
¦ ¦
¦ В связи со счетной ошибкой, допущенной при выплате заработной платы ¦
¦за февраль 2009 г. инженеру Б.А. Листьеву, на основании ст. 137 ТК РФ ¦
¦ ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ 1. Удержать из зарплаты Б.А. Листьева 15 000 руб. ¦
¦ 2. Начать производить удержание из зарплаты за июль 2009 г. с учетом¦
¦ограничений, предусмотренных в ст. 138 Трудового кодекса. ¦
¦ 3. Возложить исполнение приказа на главного бухгалтера¦
¦Б.Я. Найденову. ¦
¦ ¦
¦ Директор ОАО "Лето" Молодцов Ф.З. Молодцов¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлены: ¦
¦ Б.Я. Найденова Найденова 21 июля 2009 г.¦
¦ Б.А. Листьев Листьев 21 июля 2009 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью ¦
¦ "Поздний вечер" ¦
¦ ¦
¦ Акт ¦
¦ обнаружения недостачи ¦
¦ ¦
¦г. Москва 24 августа 2009 г.¦
¦ ¦
¦ Комиссией в составе главного бухгалтера В.Н. Прохладной, начальника¦
¦отдела кадров Ю.Е. Соловьяненко и бухгалтера-кассира Т.С. Комаровой¦
¦установлено, что бухгалтер по расчету заработной платы С.А. Огонькова при¦
¦расчете зарплаты за июнь 2009 г. начислила работникам надбавку, которая¦
¦им не установлена. Ошибка привела к излишней выплате заработной платы за¦
¦июнь 2009 г. сотрудникам ООО "Поздний вечер": ¦
¦ - В.И. Туманову в сумме 10 000 руб. (уволен 10 августа 2009 г.,¦
¦приказ от 10.08.2009 N 32); ¦
¦ - Ф.И. Савушкиной - 5000 руб. (уволена 18 августа 2009 г., приказ от¦
¦18.08.2009 N 35); ¦
¦ - А.П. Иволгиной - 8000 руб.; ¦
¦ - О.В. Лунавиной - 7000 руб. (уволена 21 августа 2009 г., приказ от¦
¦21.08.2009 N 39). ¦
¦ Общая сумма излишне выплаченной заработной платы за июнь 2009 г. -¦
¦30 000 руб. ¦
¦ Факт выплаты подтверждается платежной ведомостью от 06.07.2009 N 15.¦
¦Основания для выплаты данной суммы отсутствуют. ¦
¦ В связи с изложенным выше комиссия приняла решение квалифицировать¦
¦данную сумму (30 000 руб.) как недостачу денежных средств ООО "Поздний¦
¦вечер". ¦
¦ ¦
¦ Члены комиссии: ¦
¦ главный бухгалтер Прохладная В.Н. Прохладная¦
¦ начальник отдела кадров Соловьяненко Ю.Е. Соловьяненко¦
¦ бухгалтер-кассир Комарова Т.С. Комарова¦
L--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью ¦
¦ "Поздний вечер" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 57-к ¦
¦ об обнаружении недостачи и взыскании причиненного ущерба ¦
¦ ¦
¦г. Москва 25 августа 2009 г.¦
¦ ¦
¦ В результате ошибки, допущенной бухгалтером по расчету заработной¦
¦платы С.А. Огоньковой, сотрудникам ООО "Поздний вечер" была излишне¦
¦выплачена сумма заработной платы за июнь 2009 г. в размере 30 000 руб. По¦
¦данному факту назначена комиссия, по результатам работы которой составлен¦
¦акт об обнаружении недостачи и установлении размера ущерба от 24.08.2009.¦
¦В связи с чем ¦
¦ ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ 1. Виновному лицу, С.А. Огоньковой, возместить ущерб, причиненный¦
¦предприятию, в размере среднего месячного заработка - 25 000 руб. ¦
¦ 2. Контроль исполнения приказа возложить на главного бухгалтера¦
¦В.Н. Прохладную. ¦
¦ ¦
¦ Директор ООО ¦
¦ "Поздний вечер" Звездинский Р.В. Звездинский¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлена, возражений не имею. ¦
¦ 25 августа 2009 г. Огонькова С.А. Огонькова¦
L--------------------------------------------------------------------------

Порядок удержания излишних выплат

Руководитель имеет право провести процедуру только в том случае, если со стороны подчиненного отсутствуют какие-либо возражения. Потому вторую сторону надо заранее уведомить о предстоящих изменениях.

Оно должно содержать сведения об адресате и составителе и подтверждать, что отсутствуют возражения по выполнению того или иного действия. Указывается сумма, причина удержания. Обязательно ставится личная подпись вместе с датой. Процедура выполняется по-разному, в зависимости от того, какие именно суммы имеются в виду.

Вид возврата Описание
Подотчетные суммы, которые не были израсходованы В данном случае рассчитаться следует максимум на следующий рабочий день после того, как заканчивается время, на которое выдавались деньги. Либо можно осуществить действие в день выхода на работу после отпусков или больничных. Но руководители могут индивидуально устанавливать время, в которое проводятся подобные расчёты.
В случае простоя, невыполнения норм Если решение выносит суд – то расчет осуществляется в тот день, когда документ с выводами вступает в силу.
Счетные ошибки, неотработанные авансы В данном случае надо опираться на информацию из локальных нормативных актов. Если же точные указания по данному направлению отсутствуют, то необходимо вручить подчиненному специальное уведомление. В этом уведомлении пишут о том, почему возникла задолженность, в какой сумме. Можно указывать сроки, в которые ожидается завершить возврат. Срок устанавливается работодателями по собственному усмотрению. Форма документа свободная.

Предполагается, что работник добровольно согласился погасить задолженность. В этом случае любые ограничения относительно суммы снимаются.

  • суммы для благотворительности;
  • погашение займов и кредитов;
  • членские взносы, для которых используется безналичная система расчетов;
  • взносы по добровольному страхованию (это касается как пенсий, так и направления медицины).

Работодатель имеет право принимать такие заявления, но не обязан этого делать. При этом какие-либо ограничения по конкретным суммам и размерам отсутствуют.

Работник в заявлении имеет право указать, какие доходы учитываются при удержании, а какие трогать нельзя. Дополнительно указывается, что из зарплаты вычитается комиссия банка, связанная с обслуживанием той или иной программы.

В данном случае чаще всего используются следующие счета: 70, 73, 68, 26, 50/51. 70 и 73 – счета, которые применяются для ситуаций, когда сотрудник дает согласие на проведение операции. При необходимости открываются соответствующие субсчета. Главное – чтобы сам бухгалтер помнил о том, что сумма каждого удержания не может быть больше 20% от общей прибыли гражданина.

Что должен содержать акт:

  • место обнаружения ошибки;
  • дата;
  • должность того, кто ее обнаружил;
  • причина совершения;
  • размер заработной платы, уплаченной излишне.

Обязательно составлять два экземпляра акта. На документе должны присутствовать подписи членов специальной комиссии.

Один из экземпляров передается сотрудникам. В ответ они либо перечисляют деньги, либо выставляют свои возражения. Приказ об удержании из зарплаты издается месяц спустя, если никаких проблем во время процедуры не возникало.

Сам приказ также состоит из нескольких разделов:

  • описание основания, по которому совершена операция;
  • размеры удержаний в каждом случае;
  • Ф. И. О., должность сотрудника;
  • поручение бухгалтеру по совершению удержания.

Если сотрудник молчит или отказывается, то руководитель не может самостоятельно приступить к действиям. Остаётся только вариант с обращением к представителям судебной инстанции.

В таких ситуациях руководителю чаще всего приходится обращаться в суд.

Разбирательство предполагает опору на стандартные положения гражданского законодательства. Применяется общий срок исковой давности, составляющий период до 3 лет. Его отсчитывают с даты, когда деньги должны были быть возвращены первоначально.

                          -----------------------¬
-------- Счетная ошибка ------¬
¦/ L----------------------- ¦/
------------------ -----------------¬ ------------------ -----------------¬
¦ Сотрудник продолжает работать ¦ ¦ Сотрудник уволился к моменту ¦
¦ в организации ¦ ¦ обнаружения ошибки ¦
L-------T------------------------T--- L--------------T-------------T-------
¦/ ¦/ ¦/ ¦/
-------- -------¬---------------- -----------¬------- -----¬------- ------¬
¦ Не оспаривает ¦¦ Оспаривает основание ¦¦ Не согласен¦¦ Возвращает ¦
¦ основание ¦¦ удержания и сумму ¦¦ вернуть ¦¦ переплату ¦
¦ удержания ¦¦ переплаты, либо срок ¦¦ переплату ¦¦ по просьбе ¦
¦ и сумму ¦¦ для удержания излишне ¦L-T-----------¦ работодателя¦
¦ переплаты {amp}lt;*{amp}gt; ¦¦ выплаченных сумм истек {amp}lt;*{amp}gt;¦ ¦ L------T-------
L-------T--------L---------------T------------ ¦ ¦/
¦/ ¦/ ¦/ --------------- ------¬
-------- ---------------¬ ------- -------------- -¬ ¦Возвращенная сумма не¦
¦Работодатель удерживает¦ ¦Работодатель обращается¦ ¦облагается НДФЛ, ЕСН,¦
¦ переплату из будущей ¦ ¦ в суд за взысканием ¦ ¦ пенсионными взносами¦
¦зарплаты сотрудника {amp}lt;*{amp}gt;¦ ¦ переплаты ¦ ¦ и взносами ¦
LT----------------------- L---T-------T------------ ¦ на травматизм, ¦
¦ ------------- ¦ ¦ не учитывается при ¦
¦ ¦/ ¦/ ¦ расчете налога на ¦
¦ --------------- ----¬ ------------- -----------¬ ¦ прибыль ¦
¦ ¦ Суд вынес решение ¦ ¦Суд отказал во взыскании¦ L----------------------
¦ ¦ о взыскании ¦ L------------T------------
¦ L---------T---------- ¦
¦/ ¦/ ¦
- ----------- ------------¬ ¦
¦ Возвращенная сумма не ¦ ¦/
¦ облагается НДФЛ, ЕСН, ¦ --------- -----------------------------------¬
¦ пенсионными взносами и ¦ ¦ Невозвращенная сумма не учитывается при ¦
¦ взносами на травматизм, ¦ ¦ расчете налога на прибыль, не облагается ¦
¦ не учитывается при ¦ ¦ ЕСН, пенсионными взносами и взносами на ¦
¦расчете налога на прибыль¦ ¦ травматизм, но облагается НДФЛ ¦
L-------------------------- L---T---------------------T-------------------
----------------- ¦
¦/ ¦/
----------------- -------¬ ---------------------------- ------------------¬
¦ У работающего в фирме ¦ ¦Если работник уже уволился, подать в налоговую¦
¦сотрудника удержать НДФЛ¦ ¦ инспекцию сведения о доходе и неудержанной ¦
¦ с других его доходов ¦ ¦ сумме НДФЛ ¦
L------------------------- L-----------------------------------------------

Схема 1

                          -----------------------¬
-------- Несчетная ошибка ------¬
¦/ L----------------------- ¦/
------------------ -----------------¬ ------------------ -----------------¬
¦ Сотрудник продолжает работать ¦ ¦ Сотрудник уволился к моменту ¦
¦ в организации ¦ ¦ обнаружения ошибки ¦
L-------------T------------------T--- L-----T------------------T-----------
¦/ ¦/ ¦/ ¦/
-------------- ------------¬ ---- ---------- ----¬ ------------ ----------¬
¦ Возвращает сумму ¦ ¦Не согласен вернуть¦ ¦ Возвращает переплату ¦
¦ переплаты по требованию ¦ ¦ переплату ¦ ¦ по просьбе ¦
¦ работодателя {amp}lt;*{amp}gt; ¦ L---------T---------- ¦ работодателя ¦
LT-------------------------- ¦ L----------T------------
¦ ¦/ ¦/
¦ ---------------------- -------¬ ------------- -----------¬
¦ ¦Работодатель обращается в суд¦ ¦ Возвращенная сумма не ¦
¦ ¦ за взысканием переплаты ¦ ¦ облагается НДФЛ, ЕСН, ¦
¦ LT----------------T------------ ¦ пенсионными взносами и ¦
¦ ¦/ ¦/ ¦ взносами на травматизм,¦
¦ --------------- --¬------------- -----------¬ ¦ не учитывается при ¦
¦ ¦Суд вынес решени妦Суд отказал во взыскании¦ ¦ расчете налога на ¦
¦ ¦ о взыскании ¦L------------T------------ ¦ прибыль ¦
¦ L--------T--------- ¦ L-------------------------
¦/ ¦/ ¦
- ---------- -------------¬ ¦
¦ Возвращенная сумма не ¦ ¦/
¦ облагается НДФЛ, ЕСН, ¦ ------ --------------------------------------¬
¦ пенсионными взносами и ¦ ¦ Невозвращенная сумма не учитывается при ¦
¦ взносами на травматизм, ¦ ¦ расчете налога на прибыль, не облагается ¦
¦ не учитывается при ¦ ¦ ЕСН, пенсионными взносами и взносами на ¦
¦расчете налога на прибыль¦ ¦ травматизм, но облагается НДФЛ ¦
L-------------------------- L---T---------------------T-------------------
----------------- ¦
¦/ ¦/
----------------- -------¬ ---------------------------- ------------------¬
¦ У работающего в фирме ¦ ¦Если работник уже уволился, подать в налоговую¦
¦сотрудника удержать НДФЛ¦ ¦ инспекцию сведения о доходе и неудержанной ¦
¦ с других его доходов ¦ ¦ сумме НДФЛ ¦
L------------------------- L-----------------------------------------------

Схема 2 Счетная ошибка

Итак, мы выяснили, что Дмитрий Весняк совершил счетную ошибку. В случае выявления такой ошибки у работодателя есть преимущество — шансы вернуть излишне выплаченные суммы выше. Если работники не оспаривают основание удержания и его сумму, удержать излишне выплаченные деньги можно из их будущей зарплаты.

Рассмотрим, какие документы и как нужно составить при обнаружении счетной ошибки, и поговорим о налогообложении излишне выплаченных сумм.

Возможные удержания

Отпускные из-за неотработанных дней

В данном случае сложностей возникнуть не должно. Даже не требуется получать согласие со стороны работников.

Удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм: переплата отпускных

Переплаченные отпускные должны быть удержаны

Достаточно выполнения действий в следующем порядке:

  • проводится подсчет переплаченных отпускных;
  • издается приказ по поводу удержания произвольной формы;
  • сотрудника знакомят с документом под личную роспись;
  • задолженность удерживается.

Но удержать можно не более 20% от сумм, причитающихся тому или иному гражданину. По крайней мере, если действие осуществляется один раз. Работнику обязательно передается расчётный лист, где указывается разновидность удержания вместе с конкретной суммой.

Бухгалтерский учет

Как правило, должником по заработной плате является работодатель, что вполне естественно: работник выполняет свои трудовые обязанности, а работодатель за это обязан выплатить ему вознаграждение. Однако бывают случаи, когда долг возникает у работника, например, если он «перебрал» с авансом на момент выплаты заработной платы или с отпускными на момент увольнения.

Если с задолженностью работодателя все предельно ясно: если должен – обязан погасить, то с задолженностью работника по зарплате дело обстоит несколько иначе. Законодательство допускает удержание долга из заработной платы сотрудника, однако устанавливает при этом ряд ограничений. О том, какие суммы и в каком порядке работодатель вправе удержать из зарплаты работника – читайте в статье.

Перечень оснований для удержаний из заработной платы сотрудника по инициативе работодателя является закрытым, то есть работодатель не вправе самостоятельно устанавливать дополнительные основания.

Так, удержание различных штрафов (за опоздание, за курение и т. И даже закрепление таких штрафов в трудовых договорах и локальных нормативных актах не делает их законными. Максимум что работодатель может применить в такой ситуации – меры дисциплинарной ответственности (ст.192 ТК РФ), например, замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям.

Однако штраф не относится к мерам дисциплинарной ответственности, соответственно, основания для его удержания из заработной платы сотрудника отсутствуют. Более того, производя незаконные удержания, работодатель сам может быть оштрафован за нарушение законодательства о труде (ч. 1 ст.

  • от 1 000 до 5 000 руб. – штраф для должностных лиц и ИП;
  • от 30 000 до 50 000 руб. – штраф для организаций.

Аналогично, работодатель не может по своей инициативе удерживать из заработной платы сотрудника суммы в счет погашения выданного ему займа. Возврат займа путем удержания из заработной платы возможен только по заявлению самого работника.

Также работник может письменно «попросить» работодателя ежемесячно удерживать из заработной платы и другие суммы: в счет погашения банковского кредита, на добровольное содержание детей и т.д. При этом комиссия банка и другие расходы, связанные с перечислением указанных сумм получателю, тоже должны производиться за счет работника.

! Обратите внимание: Удержания из заработной платы, которые работодатель производит по письменному заявлению работника, не являются «удержаниями» по смыслу ст. 137 ТК РФ, поскольку уменьшение суммы заработной платы, подлежащей выплате, происходит не в принудительном порядке, а в соответствии с волеизъявлением самого работника, который вправе распоряжаться своим имуществом по своему усмотрению (Письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1). Таким образом, к удержаниям по инициативе работника не применяются ограничения по размеру, установленные ст. 138 ТК РФ.

Трудовое законодательство позволяет работодателю удерживать суммы задолженности работника в случаях, которые мы рассмотрели выше, из его заработной платы.

Таким образом, из других выплат, которые не являются заработной платой, работодатель не может производить удержания по своей инициативе. Например, нельзя производить удержание задолженности работника из сумм компенсации за использование личного имущества, пособий, выплат по договору аренды имущества работника и т.

Общий размер всех удержаний по инициативе работодателя не должен превышать 20% заработной платы работника (ст.138 ТК РФ). Указанная предельная величина рассчитывается из суммы зарплаты, оставшейся после удержания НДФЛ.

Если у работника имеются также удержания по исполнительным документам, то они производятся в первую очередь, и если их размер менее 20%, то работодатель вправе удержать задолженность работника, но при этом совокупный размер удержаний (по исполнительным листам и по инициативе работодателя) не должен превышать 20% заработной платы.

Помимо общих ограничений, установленных в отношении удержаний из заработной платы работника по инициативе работодателя, необходимо учитывать также частные ограничения в зависимости от оснований удержаний.

  • не истек один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат;
  • работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если эти условия, или хотя бы одно из них, не выполнены, то взыскать задолженность работника можно только в судебном порядке. Или же работник может добровольно погасить задолженность путем внесения денежных средств в кассу работодателя.

Довольно часто бывает так, что работник получил аванс, однако не отработал его до конца месяца в силу различных обстоятельств (больничный, отпуск без содержания и т. Соответственно, на конец месяца у работника появляется задолженность.

Просто «зачесть» эту задолженность в следующем месяце, уменьшив сумму заработной платы, причитающуюся к выплате, неправильно, поскольку любое удержание из заработной платы работника (в том числе и удержание неотработанного аванса) должно иметь законные основания. То есть, во-первых нужно соблюсти 20%-ное ограничение по размеру удержания, а во-вторых уложиться в срок 1 месяц и получить согласие работника.

Тот факт, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания из его заработной платы, лучше подтвердить документально, например, заявлением работника (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Основанием для удержания сумм задолженности из заработной платы работника служит приказ руководителя, составленный в произвольной форме.

  • если заработная плата выплачена в большем размере в результате счетной ошибки;

Понятие «счетная ошибка» Трудовой кодекс не раскрывает, однако на практике под ним понимается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная в результате неверного применения арифметических действий (умножения, сложения, вычитания, деления) при подсчетах (письмо Роструда от 01. 10.2012 № 1286-6-1).

А вот технические ошибки работодателя (например, повторная выплата заработной платы за один период) или ошибки в результате неправильного применения норм законодательства (например, устаревшей редакции) не признаются счетными ошибками (Определение Верховного Суда РФ от 20. 01.

  • если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
  • если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

В том случае, когда ни одно из перечисленных условий не выполняется, работодатель не имеет права производить удержания задолженности из заработной платы работника.

Ситуация, когда работник на момент увольнения не успел отработать использованный ежегодный отпуск, является весьма распространенной.

Обратите внимание: Если сумм, причитающихся к выплате увольняемому работнику, недостаточно для того чтобы работодатель мог произвести удержание задолженности за неотработанный отпуск, работник может в добровольном порядке внести сумму задолженности.

Если работник откажется добровольно погасить сумму задолженности, взыскать ее в судебном порядке не получится: судебная практика показывает, что в данном случае отсутствуют основания для взыскания (Определение Верховного Суда РФ от 14.03. 2014 № 19-КГ13-18, Апелляционное определение Московского городского суда от 04. 12.)

  • отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами РФ, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
  • ликвидация организации либо прекращение деятельности индивидуальным предпринимателем (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • смена собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера) (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • смерть работника либо работодателя — физического лица, а также признание судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
  • наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военных действий, катастрофы, стихийного бедствия, крупной аварии, эпидемии и других чрезвычайных обстоятельств), если данное обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
Удержание из заработной платы излишне выплаченных сумм по вине бухгалтера

Ошибка бухгалтера грозит удержаниями из его зарплаты

Взыскание переплаты с виновного бухгалтера

В ходе разбирательства бывшему работодателю придется доказать факт совершения счетной ошибки.

Решение суда может быть как положительным, так и отрицательным. Работодателю следует подготовить к слушанию копии и оригиналы:

  • трудового договора с бывшим работником;
  • документов по расчету и выплате заработной платы;
  • акта о выявленной ошибке;
  • уведомления, направленного работнику, с предложением вернуть излишне выплаченную сумму.
  • заимодавец передает в собственность заемщику деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками;
  • заемщик обязан возвратить заимодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества.

Переплата заработной платы в результате счетной ошибки не содержит признаков договора займа, следовательно, излишне выплаченные сотрудникам суммы заработной платы нельзя квалифицировать как предоставленный заем. Соответственно, исчислять и удерживать НДФЛ по ставке 35% с суммы переплаты как с материальной выгоды, предусмотренной в пп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, нет оснований.

НДФЛ по ставке 13% (30%). Излишне полученная зарплата образует доход работника. Однако если работник продолжает трудиться в компании и готов вернуть деньги, начислять при обнаружении переплаты, а затем сторнировать сумму НДФЛ нелогично.

Другая ситуация возникает, если работник уже уволился или не желает возвращать излишне полученные деньги. Решение вопроса об их возврате может затянуться. В п. 5 ст. 226 НК РФ сказано, что если у организации нет возможности удержать НДФЛ, она должна сообщить об этом в налоговую инспекцию. Невозможностью удержать налог, в частности, признаются случаи, когда заведомо известно, что период, в течение которого может быть удержана сумма начисленного налога, превысит 12 месяцев.

Следовательно, чтобы застраховать себя от возможных претензий налоговых инспекторов, работодателю нужно подать в налоговую инспекцию сведения о доходе и неудержанной сумме НДФЛ, если:

  • работник уже уволился;
  • планируется судебное разбирательство, которое может затянуться.

Сообщить о невозможности удержать сумму налога с выплаченного сотруднику дохода можно по форме 2-НДФЛ (п. 3 Приказа ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@).

Таким образом, при счетной ошибке НДФЛ либо не начисляют (в случае удержания из зарплаты излишне выданной суммы), либо подают сведения в налоговую инспекцию.

Налогооблагаемая прибыль и суммы излишне выданной зарплаты. Вначале разберемся с вопросом учета переплаты в расходах, поскольку начисление ЕСН тесно связано с расчетом налога на прибыль.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы, уменьшающие облагаемую базу по налогу на прибыль, должны быть: обоснованными, документально подтвержденными, направленными на получение дохода.

Излишне выплаченную зарплату нельзя назвать обоснованным расходом, поскольку она выплачена не за труд. Более того, эта выплата не направлена на получение дохода. Таким образом, ее нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

Начисление ЕСН и пенсионных взносов. Согласно п. 3 ст. 236 НК РФ выплаты, на которые нельзя уменьшить базу по налогу на прибыль, в настоящее время не облагаются ЕСН.

Поскольку ЕСН на излишне выплаченные работникам суммы не начисляется, не нужно облагать эти выплаты и взносами на пенсионное страхование, ведь база для их начисления совпадает с налоговой базой по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ).

Взносы на страхование от несчастных случаев. Излишне выплаченная зарплата не облагается страховыми взносами, поскольку они рассчитываются с начисленной оплаты труда. Об этом говорится:

  • в ст. 3 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
  • п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184.
  1. Подписание договора по полной материальной ответственности. Тогда взыскивают всю сумму переплаты, такое вполне допустимо.
  2. Требование уплатить одну среднемесячную зарплату, если упомянутый документ ранее не оформлялся.

Материальная ответственность возможна, если совпадают следующие несколько условий:

  • виновное отношение к содеянному;
  • причинная связь между совершением противоправного действия и наступившим материальным ущербом;
  • противоправное деяние.

Главное – составить сопровождающий акт с описанием причины взыскания, возможности решить ситуацию мирным путем.

На протяжении максимум одного месяца руководитель составляет соответствующий приказ.

Процедура проводится в судебном порядке, если на протяжении длительного времени от второй стороны не поступает какого-либо ответа. Но эта мера в любом случае будет считаться крайней.

Условие 4. Сумма удержаний при каждой выплате не превышает 20%

При каждой выплате зарплаты (то есть из сумм после вычета НДФЛ) вы можете удержать не более 20% (Статья 138 ТК РФ). Основание и сумму удержания не забывайте указывать в выдаваемом работнику расчетном листке (Статья 136 ТК РФ).

Ну а если работник согласен, чтобы с него удерживали больше 20%, то вы можете вычесть из его зарплаты любую указанную им в его письменном заявлении сумму. Ведь в этом случае задолженность погашается работником добровольно, а не по распоряжению работодателя. Поэтому ограничения по сумме удержаний не действуют (Статьи 130, 138 ТК РФ). И приказ на такое удержание издавать не нужно, достаточно лишь одного заявления работника.

Условие 5. Соблюдена очередность удержаний

В первую очередь, как вы знаете, из зарплаты нужно удержать НДФЛ (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).

Из оставшейся суммы вы удерживаете задолженность работника по исполнительным документам (исполнительным листам, судебным приказам и др.) (Статья 138 ТК РФ).

И только если исполнительных документов в отношении работника у вас нет либо удержания по ним составили менее 20% зарплаты работника, вы можете удержать из нее его задолженность перед вашей компанией, конечно, с соблюдением общего размера всех удержаний — не более 20% зарплаты.

СоветСоблюдайте при удержании все перечисленные условия. Ведь при несоблюдении любого из них работник может через суд признать удержание незаконным. И тогда удержанные с него суммы будут взысканы с вашей организации обратно — в его пользу (Определения Санкт-Петербургского горсуда от 07.03.2012 N 33-2718, от 16.01.2012 N 33-238;

(или) суд признает вину работника в невыполнении норм труда или простое (если с работника взыскиваются излишние выплаты за простой и недоработку).

При отсутствии подобных обстоятельств суды в большинстве своем отказывают работодателям во взыскании с работников излишних выплат (Определения ВС Республики Коми от 23.07.2012 N 33-2899АП/2012, Санкт-Петербургского горсуда от 03.11.2011 N 33-16437/2011; Апелляционные определения Волгоградского облсуда от 15.03.

Противоположные решения единичны (Апелляционное определение Суда Еврейской АО от 27.07.2012 N 33-366/2012; Кассационное определение Брянского облсуда от 24.02.2011 N 33-507/11). Причем иногда излишние выплаты удается взыскать с работника как материальный ущерб (Кассационное определение ВС Республики Татарстан от 24.10.2011 N 33-12920/11).

(или) работник причинил материальный ущерб компании (в частности, не вернул при увольнении вверенное ему имущество, спецодежду, перерасходовал рабочий интернет-трафик на личные нужды, повредил имущество компании) (Статьи 248, 392 ТК РФ). Причем если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, то ее можно удержать из его зарплаты без его согласия (Статья 248 ТК РФ);

(или) работник не исполнил обязательство по гражданско-правовому договору (к примеру, не вернул заем) (Статья 15, п. п. 1, 2 ст. 393 ГК РФ) или вы переплатили работнику суммы также по гражданско-правовому договору (Пункт 1 ст. 1102 ГК РФ).

Возможные удержания

  • удержание излишне выплаченных отпускных. Зачастую это возникает в том случае, если уволенным работником сначала был использован полностью отпуск за год, но трудовой договор был расторгнут до полной отработки положенного времени. Удержки в этом случае производятся из выданной суммы выходного пособия. При этом удержания излишне выплаченных отпускных при увольнении не допускаются, если трудовой договор расторгается из-за сокращения штата, отказа работника от перевода в другую местность;
  • оплата командировочных наперед, в случае, если работник не успеет отработать там положенное время;
  • выплата начисленной заработной платы авансом. Это происходит зачастую в бюджетном учреждении, где начисление аванса обязательно;
  • размер выплачиваемой зарплаты был завышен из-за каких-либо проблем в системе подсчета;
  • задолженность со стороны работника возникает из-за неполного исполнения всех предполагаемых нормативов труда (положенные нормы).

Если необходимо получить назад переплаты по отпускным, то в этом случае не нужно предварительно получать согласие самого работника. Достаточно просто издать приказ об удержании, с которым затем потребуется ознакомить работника. Удержать нужную сумму не составит труда, так как ее можно просто получить из начисленного выходного пособия.

Образец приказа об удержании излишне выплаченных сумм предусматривается не в строгом порядке. Он может быть издан в произвольной форме.

Читайте по теме:  В какие сроки должны выплатить зарплату при увольнении

В случае неудавшегося удержания

Так происходит, если подчинённый не дает согласия либо когда после удержания даже полных 20% от зарплаты не хватило для погашения долга. Тогда допустимо обращение к судебной инстанции, но только при наличии определенных обстоятельств:

  1. Наличие счетной ошибки.
  2. Доказано, что работник виноват в недобросовестных действиях. Это касается неправомерных начислений зарплаты, злоупотреблений служебным положением, представление ложных сведений, создания поддельных документов.
  3. Суд признал, что сотрудник виноват в простое, невыполнении норм.

Если подобные обстоятельства отсутствуют, то суды в большинстве случаев отказывают.

Из каких сумм нельзя удерживать долги?

ФЗ №229 – основной документ, где регулируется данная сфера. Следующие выплаты от работодателя в пользу сотрудника не допускают применение удержания:

  1. Полная или частичная компенсация по стоимости путёвок. Исключение – суммы, которые выплачиваются другим гражданам, не работающим в данной организации.
  2. Единовременная материальная помощь в случае рождения ребенка и регистрации брака, смерти члена семьи, террористического акта, стихийного бедствия, других чрезвычайных обстоятельств.
  3. Страховое обеспечение по обязательной социальной программе, в том числе – выплаты на погребение.
  4. Выплаты компенсационного характера, назначенные законодательством РФ.
  5. Денежные пособия в пользу лиц, получивших увечья.
  6. Возмещение вреда по причине потери кормильца.
  7. Возмещение вреда, причинённого здоровью.

Несчетная ошибка

Как и при обнаружении счетной ошибки, при обнаружении несчетной ошибки необходимо составить акт. Далее нужно уведомить работника (а также уволившегося сотрудника) о выявленной ошибке и предложить вернуть деньги. Если он вернет сумму переплаты, инцидент будет исчерпан, если нет — организация может обратиться в суд.

Невозвращенная сумма облагается только НДФЛ. У работающего в организации сотрудника сумму налога нужно удержать из будущей зарплаты. Если работник уволился, следует подать сведения в налоговую инспекцию о сумме дохода и неудержанной сумме НДФЛ (см. схему 2 на с. 57).

Заключение

Возврат излишне уплаченных сумм допустим только при наличии обстоятельств или условий, прямо прописанных в текущем законодательстве. Это касается как работающих граждан, так и тех, кто был уволен. Обычно проблемы связаны со счетными ошибками либо неправомерными действиями.

Процедура проходит добровольно либо в судебном порядке. Бухгалтер, допустивший ошибку, становится ответственным за покрытие ущерба, если деньги не удалось вернуть. В данном случае применяются те же правила, что при описанных выше обстоятельствах. Рекомендуется всё же при возможности оформлять мирные соглашения и договариваться.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам.

Если договор о материальной ответственности не заключен

Существует два вида материальной ответственности: полная и ограниченная. Полная материальная ответственность заключается в обязанности работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Случаи наступления полной материальной ответственности перечислены в ст. 243 ТК РФ.

Ограниченная материальная ответственность является основным видом материальной ответственности работника за ущерб, причиненный работодателю. Согласно ст. 241 ТК РФ работник несет материальную ответственность за причиненный работодателю ущерб в пределах своего среднего месячного заработка. Правило об ограниченной материальной ответственности в пределах среднего месячного заработка применяется во всех случаях, кроме тех, в отношении которых ТК РФ или иным федеральным законом прямо установлена более высокая материальная ответственность, например полная материальная ответственность (ч. 2 ст. 242 ТК РФ).

Если с работником, совершившим ошибку, вследствие которой организации причинен ущерб, не заключен договор о материальной ответственности, в соответствии со ст. ст. 247 и 248 ТК РФ:

  • до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки может быть создана комиссия с участием соответствующих специалистов;
  • от работника обязательно должно быть истребовано письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба. Если сотрудник отказывается или уклоняется от представления указанного объяснения, составляется соответствующий акт. Об этом сказано в ст. 247 ТК РФ.

Работник и (или) его представитель имеют право ознакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном Трудовым кодексом;

  • причиненный работниками ущерб возмещается в порядке, приведенном в ст. 248 Трудового кодекса. Так, если размер причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника (независимо от вида материальной ответственности), его взыскание осуществляется на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя, который должен быть издан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. При этом ни Трудовой кодекс, ни какой другой нормативный акт в настоящее время не предусматривают конкретный срок, в течение которого работодатель обязан произвести окончательное установление размера ущерба. Представляется, что работодатель должен назначить проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения (в том числе через создание специальной комиссии) с указанием конкретных сроков разбирательства согласно ст. 246 Трудового кодекса сразу же за днем обнаружения ущерба. После того как комиссия соответствующим актом установит размер причиненного ущерба, следует отсчитывать месяц, предоставленный работодателю для принятия решения о взыскании причиненного ущерба с виновных лиц.

Если установленный для издания приказа (распоряжения) срок истек, взыскание ущерба может быть произведено только с согласия виновного работника или посредством направления обращения (иска) в суд.

Также только с согласия работника или в судебном порядке может быть взыскан ущерб, размер которого превышает средний месячный заработок работника.

С сотрудниками организации, имеющими доступ к материальным, денежным, товарным и другим аналогичным ресурсам, в обязательном порядке заключается договор о полной материальной ответственности. Если по вине такого работника организации причинен ущерб, работодатель должен:

  • издать приказ о создании комиссии и об установлении причин и размера нанесенного ущерба;
  • взять с виновного в причинении ущерба работника объяснительную записку;
  • составить акт обнаружения недостачи. Образец документа приведен на с. 70;
  • издать приказ о возмещении виновным лицом ущерба. Ниже приведен образец документа.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия