Срок хранения приказов на командировку

Регистрация и срок хранения приказов на командировку Срок хранения приказов на командировку

Командировка: понятие Составляем приказ на командировку. Нумерация в журнале Образец журнала регистрации командировок Пломбируем документы Сколько хранить приказ о командировке Командировка: понятие Согласно ст. 166

ТК РФ командировкой принято считать служебную поездку на определенный срок для выполнения своих служебных обязанностей, но вне места постоянной работы. Однако если выполнение трудовых обязанностей осуществляется работником в пути либо работа имеет разъездной характер, такие поездки нельзя признать командировками.

https://www.youtube.com/watch?v=kmRVEMcjLDQ

Помимо указанной статьи ТК, порядок направления сотрудника в служебную поездку регулируется постановлением Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки от 13. 10. 2008 № 74.

Например, в недавно отмененном «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 06.10.2000 говорилось, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет.

Опломбируем кадровые документы Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». В нем указаны следующие сроки хранения: документы о командировках — 5 лет, в случае долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет.

При применении данной нормы на практике возникают вопросы, требующие разъяснений и уточнений: {amp}amp;#8212; Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными? Существует ли определение видов командировок в нормативных документах? {amp}amp;#8212; Какой срок хранения должен быть установлен для документов, касающихся долгосрочных российских и заграничных командировок, а также у краткосрочных заграничных (зарубежных)?

Срок хранения приказов на командировку

В ТК РФ определено, что командировкой является поездка работника {amp}amp;#171;на определенный срок{amp}amp;#187;, однако ни каких-либо ограничений длительности командировок, ни принципов разделения командировок на краткосрочные и длительные ТК РФ не содержит (ст. 166 ТК РФ).Некоторые документы желательно сохранить подольше на случай споров, которые могут возникнуть и спустя длительное время, а от некоторых безопаснее поскорее избавиться (поскольку, например, отсутствуют сроки давности по искам, связанным с причинением вреда здоровью).

Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях {amp}amp;#8212; 10 лет.В этом акте отражается следующая информация:

  • порядковое число;
  • ФИО командированного сотрудника;
  • дата выдачи и реквизиты удостоверения, выдаваемого командированным работника;
  • локализация командировки (место и пункт назначения);
  • дополнительная информация (должность командированного, дата выбытия и прибытия);
  • примечание.

С учетом ФЗ № 129 «О бухгалтерском учете», а также налогового законодательства данные документы не принимаются в качестве первичных учетных актов для осуществления бухгалтерского и налогового учета. Но при появлении разногласий в налоговых делах они применяются в роли подтверждающих материалов при принятии в налоговом учете контрагентами затрат по соглашению возмездного оказания услуг, выполнения работ и иным документам.

ВниманиеКроме того, его можно дополнить следующими сведениями (по желанию работодателя): Дополнительная информация позволяет получить вспомогательные сведения, которые могут понадобится в целях ведения учета на предприятии. Журнал прибытия в обязательном порядке содержит следующую информацию:

  • порядковое число записи;
  • ФИО командированного работника;
  • организация, которая направила сотрудника в командировку;
  • дата прибытия, выбытия.

Под заголовком журнала содержатся сведения о работодателе.

Затем уже вносятся записи по командированным сотрудникам. Наглядно документ был представлен таким образом: Нюансы заполнения Итак, в настоящее время не действует законодательная норма, которая бы закрепляла порядок заполнения журнала. Если работодатель планирует в дальнейшем использовать журнал учета, то ему необходимо принять локальный акт.Страховое правоPermalink

Срок хранения приказов на командировку

By Семен Зелькин / 21st Июль, 2018 / Гражданское право / No Comments

Кроме ключевых рекомендаций по составлению этого документа мы затронем и другие темы, а именно:

  • сроки хранения приказов на командировку;
  • особенности хранения приказов на командировку.

Составление приказа на командировку Чтобы вести документацию по командировкам в полном соответствии с требованиями законодательства, приходится учитывать множество нюансов.

Бесплатная юридическая помощь

Определенный срок размещения установлен и для журналов регистрации соответствующих документов — он составляет 3 года с момента внесения сведений о последнем приказе на отпуск, что фиксируется в журнале. В дополнение к данным источникам на предприятии могут формироваться иные вспомогательные журналы в рамках отдельных направлений деятельности кадровой службы по оптимизации документооборота в фирме.

Порядок заполнения соответствующих документов может устанавливаться отдельными локальными нормативными актами, что издаются руководством предприятия. водитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. T T T Номер Вид документа ¦Срок хранения Примечание ¦¦статьи документов ¦ ¦Приказы, распоряжения;

¦О предоставлении очередных ¦документы (справки, ¦и учебных отпусков, 6 ¦сводки, информации, ¦дежурствах, взысканиях, ¦доклады и др. ) к ним: ¦краткосрочных ¦б) по личному составу 75 л. — ЭПК ¦внутрироссийских ¦командировках — 5 л. ¦ ¦Документы (программы, 45 ¦задания, отчеты, 5 л. ЭПК ¦доклады, переписка) ¦о командировках ¦ ¦О предоставлении очередных ¦Записки, заменяющие ¦и учебных отпусков, 336 ¦приказы по личному 75 л.

— ЭПК ¦дежурствах, взысканиях, ¦составу ¦краткосрочных ¦внутрироссийских ¦командировках — 5 л. ¦ ¦Документы (справки, ¦докладные и ¦объяснительные ¦записки, копии 343 ¦приказов, выписки 5 л. Это уже не первый случай в нашей истории, когда принятое государством решение о предоставлении льгот не учитывает, что не все документы в организациях требуется хранить постоянно.

Срок хранения приказов на командировку

Если достаточно велика вероятность того, что в будущем определенные документы, которым в перечнях установлены короткие сроки хранения, помогут нынешним сотрудникам организации в отстаивании их прав на пенсии, льготы и т. д. , то организации стоит подумать о том, чтобы сохранить эти документы дольше.

При этом, конечно, все должно быть в пределах разумного, то есть не следует подвергать организацию неоправданным рискам и расходам. Фактически это вопрос политики организации в отношении своих сотрудников. В этой связи можно порекомендовать следующее:- в организации желательно регламентировать во внутренних нормативных документах порядок направления сотрудников в командировки.

Но через короткий промежуток времени такие документы будут уничтожаться. Что можно отнести к данной категории? Документами кратковременного хранения называют приказы, которые оперативно регулируют выполнение сотрудником той или иной трудовой деятельности.

То есть это не такие серьезные документы, как бумаги об увольнении или договор о приеме на работу. Если конкретнее, то можно выделить: В целях их оформления могут использоваться унифицированные формы, такие как Т-6 или Т-6а, или же внутрикорпоративные. При этом приказ на отпуск директора и соответствующий документ, составляемый для рядового сотрудника, могут быть представлены в схожей структуре.

Несмотря на то что оформление поездки было значительно упрощено, некоторые работодатели до сих пор считают необходимым оформление указанных документов. Применение этого способа направления в поездки допустимо при условии закрепления указанных норм в локальных нормативно-правовых актах компании, таких, например, как положение о командировках и пр.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) , большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения. Но не в самой статье, а в примечаниях к ней.

Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях {amp}amp;#8212; 10 лет. ┌──────┬───────────────────────┬─────────────┬────────────────────────────┐ │ Номер│ Вид документа │Срок хранения│ Примечание │ │статьи│ │ документов │ │ ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼────────────────────────────┤ │ │Приказы, распоряжения;

Регистрация и срок хранения приказов на командировку Срок хранения приказов на командировку

Если говорить о сроках хранения документов, то у всех заинтересованных сторон (государства, организации, сотрудников и т.д.) в отношении документов имеются разные, порой противоположные друг другу интересы. Государство обеспечивает сохранность документов в течение нужного ему срока при помощи трех инструментов: законов, нормативных актов министерств и ведомств и перечней.

Установленные в законодательно-нормативных актах и перечнях сроки хранения отражают, прежде всего, интересы государства. Цель государства в отношении документов, связанных с трудовыми отношениями, — зафиксировать всю трудовую историю человека, для того чтобы знать, какая должна быть начислена пенсия, какие могут быть использованы льготы и т.д.

Срок хранения приказов на командировку

Сотрудник в свою очередь заинтересован, чтобы все документы, относящиеся к его трудовой деятельности, хранились постоянно (конечно, за исключение документов, фиксирующих его прегрешения). Однако он не имеет возможности повлиять на судьбу своих документов, поскольку ведение документации по персоналу возложено законодательством на его работодателя.

У организации тоже есть свои интересы. Некоторые документы желательно сохранить подольше на случай споров, которые могут возникнуть и спустя длительное время, а от некоторых безопаснее поскорее избавиться (поскольку, например, отсутствуют сроки давности по искам, связанным с причинением вреда здоровью).

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003) [6], большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения. Но не в самой статье, а в примечаниях к ней. Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях — 10 лет.

-------T-----------------------T-------------T----------------------------¬
¦ Номер¦ Вид документа ¦Срок хранения¦ Примечание ¦
¦статьи¦ ¦ документов ¦ ¦
------ ----------------------- ------------- ----------------------------
¦ ¦Приказы, распоряжения; ¦ ¦О предоставлении очередных ¦
¦ ¦документы (справки, ¦ ¦и учебных отпусков, ¦
¦ 6 ¦сводки, информации, ¦ ¦дежурствах, взысканиях, ¦
¦ ¦доклады и др.) к ним: ¦ ¦краткосрочных ¦
¦ ¦б) по личному составу ¦ 75 л. - ЭПК ¦внутрироссийских ¦
¦ ¦ ¦ ¦командировках - 5 л. ¦
------ ----------------------- ------------- ----------------------------
¦ ¦Документы (программы, ¦ ¦ ¦
¦ 45 ¦задания, отчеты, ¦ 5 л. ЭПК ¦ ¦
¦ ¦доклады, переписка) ¦ ¦ ¦
¦ ¦о командировках ¦ ¦ ¦
------ ----------------------- ------------- ----------------------------
¦ ¦ ¦ ¦О предоставлении очередных ¦
¦ ¦Записки, заменяющие ¦ ¦и учебных отпусков, ¦
¦ 336 ¦приказы по личному ¦ 75 л. - ЭПК ¦дежурствах, взысканиях, ¦
¦ ¦составу ¦ ¦краткосрочных ¦
¦ ¦ ¦ ¦внутрироссийских ¦
¦ ¦ ¦ ¦командировках - 5 л. ¦
------ ----------------------- ------------- ----------------------------
¦ ¦Документы (справки, ¦ ¦ ¦
¦ ¦докладные и ¦ ¦ ¦
¦ ¦объяснительные ¦ ¦ ¦
¦ ¦записки, копии ¦ ¦ ¦
¦ 343 ¦приказов, выписки ¦ 5 л. ¦ ¦
¦ ¦из приказов, заявления,¦ ¦ ¦
¦ ¦командировочные ¦ ¦ ¦
¦ ¦удостоверения и др.), ¦ ¦ ¦
¦ ¦не вошедшие в состав ¦ ¦ ¦
¦ ¦личных дел ¦ ¦ ¦
------ ----------------------- ------------- ----------------------------
¦ 352 ¦Переписка об оформлении¦ 5 л. ¦Для заграничных ¦
¦ ¦командировок ¦ ¦командировок - 10 л. ЭПК ¦
------ ----------------------- ------------- ----------------------------
¦ ¦Книги, журналы, ¦ ¦ ¦
¦ ¦карточки учета: ¦ ¦ ¦
¦ ¦б) работников, ¦ 5 л. ¦ ¦
¦ 358 ¦направленных ¦ ¦ ¦
¦ ¦в командировки ¦ ¦ ¦
¦ ¦з) выдачи ¦ 5 л. ¦ ¦
¦ ¦командировочных ¦ ¦ ¦
¦ ¦удостоверений ¦ ¦ ¦
L------ ----------------------- ------------- -----------------------------

Различие в сроках хранения документов по российским и заграничным командировкам в настоящее время сложно объяснить, поскольку эти документы в организациях необходимы для одного и того же: расходы на командировки учитываются в целях налогообложения прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому если учитывать только эту их функцию, то максимальный срок хранения таких документов не должен превышать 5 лет.

Однако, как показывает многолетняя практика, в нашем государстве в отношении кадровой документации нужно проявлять осторожность и предусмотрительность.

Пример. Федеральным законом от 01.12.2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» [7] были установлены повышенные размеры базовых частей трудовых пенсий по старости и трудовых пенсий по инвалидности лицам, проработавшим не менее 15 календарный лет в районах Крайнего Севера (РКС) либо не менее 20 календарных лет в приравненных к ним местностях (МПКС).

Однако, если человек, работая в МПКС, был направлен в командировку в РКС (даже на несколько дней), то это считается уже смешанным стажем и пенсия ему назначается более высокая. В августе 2008 г. эта разница базовой части трудовой пенсии по старости составляла 358 руб. 80 коп. Пенсионные органы разъяснили, что подтвердить факт направления в командировку можно справкой организации-работодателя со ссылкой на приказы, командировочные удостоверения с датой и номером, что работник в должности, в такой-то период ездил в командировку в РКС для выполнения служебных обязанностей. Либо, если предприятие уже не существует, принимаются архивные справки.

Таким образом, в настоящее время вопрос о повышении пенсий решается пенсионными органами на основании документов, которыми государство установило временные сроки хранения и которые большинство организаций уже давным-давно на законных основаниях уничтожило.

Этот пример еще раз подтверждает, что в отношении любых документов по персоналу нужна крайняя аккуратность в вопросе установления сроков хранения и уничтожения. Это уже не первый случай в нашей истории, когда принятое государством решение о предоставлении льгот не учитывает, что не все документы в организациях требуется хранить постоянно.

Срок хранения приказов на командировку

Если достаточно велика вероятность того, что в будущем определенные документы, которым в перечнях установлены короткие сроки хранения, помогут нынешним сотрудникам организации в отстаивании их прав на пенсии, льготы и т.д., то организации стоит подумать о том, чтобы сохранить эти документы дольше. При этом, конечно, все должно быть в пределах разумного, то есть не следует подвергать организацию неоправданным рискам и расходам. Фактически это вопрос политики организации в отношении своих сотрудников.

В этой связи можно порекомендовать следующее:

  • в организации желательно регламентировать во внутренних нормативных документах порядок направления сотрудников в командировки. Это не только поможет организовать эту работу, но и облегчит общение с налоговыми органами при различных проверках;
  • что касается сроков хранения, то, желательно, установить более длительные сроки хранения для документов по следующим командировкам:
  • если сотрудник был командирован в районы Крайнего Севера и в приравненные к ним местности. Это может понадобиться тем из сотрудников, кто к моменту достижения пенсионного возраста будет иметь необходимый северный стаж для установления повышенного размера трудовой пенсии;
  • если сотрудник был командирован на ликвидацию каких-либо природных и технологических катастроф либо на работу в условиях, связанных с повышенным риском для жизни и здоровья. Эти документы в будущем могут потребоваться для подтверждения права на льготы, если таковые будут установлены (так, например, большинство участников ликвидации аварии на Чернобыльской атомной станции направлялись туда именно в командировки);
  • какой бы срок хранения вы ни выбрали, желательно утвердить его на экспертной комиссии. Это позволит принять более взвешенное решение и даст возможность высказать свое мнение по этому вопросу юристам и специалистам заинтересованных подразделений.

Следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ Правительство РФ Постановлением от 13.10.2008 N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (см. приложение).

Приложение

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
  2. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» // Собр. законодательства Российской Федерации. — 2008. — N 42. — Ст. 4821.
  3. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» // Бюллетень Госкомтруда СССР. 1988. — N 8.
  4. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
  5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая). Доступ из справочно-правовой системы «Консультант-Плюс».
  6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
  7. Федеральный закон от 01.12.2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» // Собр. законодательства Российской Федерации. — 2007. — N 49. — Ст. 6073.
  1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
  2. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» // Собр. законодательства Российской Федерации. — 2008. — N 42. — Ст. 4821.
  3. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» // Бюллетень Госкомтруда СССР. 1988. — N 8.
  4. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией». Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
  5. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая). Доступ из справочно-правовой системы «Консультант-Плюс».
  6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
  7. Федеральный закон от 01.12.2007 N 312-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» // Собр. законодательства Российской Федерации. — 2007. — N 49. — Ст. 6073.

Учет командировочных расходов

В-третьих, при направлении работников в командировку в районы Крайнего Севера следует хранить сопроводительную документацию в течение 75 лет.Инфо

По этой причине ряд специалистов предлагает заграничные командировки до 60 дней считать краткосрочными. В законодательстве, правда, установлен еще один срок в отношении командировок за рубеж, который приходится учитывать.

Согласно п. 2 ст. 11 НК РФ физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году. В противном случае не только меняется статус налогоплательщика с резидента на нерезидента, но и существенно повышается ставка налогообложения всех доходов {amp}amp;#8212; с 13 до 30%.

И хотя в некоторых других законодательных актах упоминаются предельные сроки командировок или зависимость выплаты суточных от их длительности, ни один из документов не устанавливает критерии отнесения командировок к длительным или краткосрочным. Таким образом, в настоящее время законодательством однозначно не определен срок хранения приказов на командировку.

Срок хранения приказов на командировку

Чтобы вести документацию по командировкам в полном соответствии с требованиями законодательства, приходится учитывать множество нюансов.

Начнем с того, что служебная командировка – это направление работника по распоряжению руководителя в поездку за пределы места постоянной работы на определенный срок для исполнения служебных поручений.

Таким образом, даже направление работника по служебным делам в филиал компании тоже является командировкой, и для такой поездки также требуется издавать приказ, выплачивать суточные и т.д.

Важно помнить, что в командировку нельзя отправить человека, выполняющего работы на основании гражданско-правового договора. Также нельзя направлять в командировки несовершеннолетних работников и беременных женщин.

Обычно для оформления приказа о направлении работника в служебную поездку применяют унифицированную форму №Т-9. В тех случаях, когда в командировку едет несколько сотрудников сразу, можно применять форму №Т-9а.

Генеральная уборка в кадрах: что делать со старыми документами

В приказе на командировку должны присутствовать следующие пункты:

  • дата и номер документа;
  • код формы по ОКУД;
  • код организации, ее название, название структурного подразделения;
  • табельный номер, ФИО, должность направляемого в командировку сотрудника;
  • место назначения (указывается страна, населенный пункт, организация);
  • срок и даты командировки;
  • цель и основание командировки;
  • источник финансирования расходов;
  • подпись руководителя;
  • подпись работника об ознакомлении с приказом.

Как выявить документы с истекшим сроком хранения

Вопрос о сроках хранения документов по командировкам не такой простой, как кажется. Дело в том, что законодательство неоднозначно описывает требования к хранению документов в зависимости от длительности командировки, а также устанавливает разные сроки хранения документов по внутрироссийским и зарубежным командировкам.

Срок хранения приказов на командировку

Например, в недавно отмененном «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом  06.10.2000 говорилось, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет.

Опломбируем кадровые документы

Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.

Приказ также предписывает хранить командировочные удостоверения при направлении в районы Крайнего Севера в течение 75 лет (несмотря на то, что командировочные удостоверения больше не являются обязательным документом).

В то же время ни ТК РФ, ни Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» никак не разделяют командировки на краткосрочные и длительные.

И хотя в некоторых других законодательных актах упоминаются предельные сроки командировок или зависимость выплаты суточных от их длительности, ни один из документов не устанавливает критерии отнесения командировок к длительным или краткосрочным.

Срок хранения приказов на командировку

Таким образом, в настоящее время законодательством однозначно не определен срок хранения приказов на командировку.

Каким способом можно уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Поскольку не существует единого мнения по срокам хранения приказов на командировку, на практике можно придерживаться следующей тактики.

Во-первых, следует издать локальный акт, закрепляющий критерии отнесения командировок к длительным. Это можно сделать, например, с помощью положения о командировках.

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку

Во-вторых, приказы по внутрироссийским командировкам следует хранить в течение минимум 5 лет. Что касается зарубежных командировок, то можно не разделять их по длительности, а хранить всю документацию по ним в течение минимум 10 лет.

журнала № 16 за 2011 г.

Одна из наших читательниц попросила помочь разобраться с такой ситуацией.

Российская организация направляет работника в загранкомандировку к контрагенту на длительный срок (более полугода). Там он будет заниматься гарантийным ремонтом и обслуживанием оборудования.

В течение этого времени она выплачивает работнику средний заработок, суточные, а также возмещает расходы на проживание.

Мы благодарим нашу читательницу, Полякову Валентину Николаевну, главного бухгалтера ОАО «570 АРЗ», г. Ейск Краснодарского края, за предложенную тему статьи.

Срок загранкомандировки превышает 183 дня, поэтому работник по истечении года будет признан нерезидентомпп. 1, 2 ст. 207 НК РФ. И у бухгалтера возникли вопросы:

  • к какому виду доходов (от источников в РФ или за пределами РФ) относятся выплачиваемые работнику суммы;
  • надо ли по-прежнему удерживать с работника НДФЛ или же декларирование доходов и уплата налога полностью ложатся на плечи самого работника;
  • можно ли включить в «прибыльные» расходы суточные и затраты на проживание и проезд?

Тексты упоминаемых в статье Писем Минфина можно найти: раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс (информационный банк «Финансист»)

Ответы на эти вопросы не столь однозначны из-за того, что Минфин внес смуту, выпустив несколько противоречивых разъяснений о порядке исчисления НДФЛ при длительных командировках. А налоговики вообще сказали, что в рассматриваемой ситуации происходит временный перевод сотрудника на работу в другую местность.

Что ж, давайте изучать вопрос.

В Положении о служебных командировках (далее — Положение)утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 нет никаких ограничений по срокам для командировок ни на территории РФ, ни за ее пределами. Более того, там прямо сказано, что срок командировки определяется работодателем самостоятельнопп. 1, 4 Положения.

Следовательно, направление работника по распоряжению работодателя на срок более полугода для работы на территории контрагента — это именно командировка. А вовсе не временный перевод на другую работу. С этим согласны и в Минздравсоцразвития России.

КОВЯЗИНА Нина Заурбековна Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

“Срок командировки законодательством не регламентированп. 4 Положения. Направление сотрудника за границу к контрагенту не может являться временным переводом на другую работу, так как сотрудник выполняет работу, обусловленную его трудовым договором, но только на территории другой организации. А временный перевод допускается только у того же работодателяст. 72.2 ТК РФ.

В рассматриваемой ситуации такая поездка оформляется как командировка. Или же можно установить этому сотруднику разъездной характер работы. Но и в этом случае ему тоже надо платить суточные, оплачивать проезд и проживаниест. 168.1 ТК РФ”.

Срок хранения приказов на командировку

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна Главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

https://www.youtube.com/watch?v=4cLkOOnrq10

“Официальная позиция налоговых органов на данный момент такова, что продолжительность служебной командировки не должна превышать 40 дней. В данном же случае сотрудник направлен за границу на гораздо более длительный срок.

Следует учесть и тот аспект, что командировка — это лишь выполнение служебного поручения, а не постоянная работа в месте ее выполненияст. 166 ТК РФ. И командировка должна заканчиваться с наступлением определенного события — выполнения поручения работодателя, которое было дано работнику.

В противном случае направление работника в очень длительную командировку можно расценить как перевод на другую работу, к которому должны применяться нормы ст. 72.1 ТК РФ.

  • дата и номер документа;
  • код формы по ОКУД;
  • код организации, ее название, название структурного подразделения;
  • табельный номер, ФИО, должность направляемого в командировку сотрудника;
  • место назначения (указывается страна, населенный пункт, организация);
  • срок и даты командировки;
  • цель и основание командировки;
  • источник финансирования расходов;
  • подпись руководителя;
  • подпись работника об ознакомлении с приказом.
  • форма Т-9 — при направлении в поездку одного сотрудника;
  • форма Т-9а — при направлении с командировку нескольких работников, целой группы.

Сроки хранения приказов о командировании

Пломбируем документы Поскольку действующее законодательство не содержит норм, обязывающих к ведению журнала учета приказов о командировках, нет и никаких норм, регламентирующих его оформление и хранение. Однако указанные требования могут быть закреплены во внутренних документах работодателя по аналогии, установленной для оформления типичных документов.

Так, закон требует обязательного скрепления книги учета и движения трудовых книжек пломбой или сургучной печатью (п. 41 правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). При этом пломбы, подлежащие установке, должны обязательно соответствовать ГОСТ 31282-2004.

Соответственно, работодатель на свое усмотрение может установить обязательное требование о скреплении журнала учета о командировках пломбой, поскольку он, так же как и книга учета движения трудовых книжек, относится к кадровым документам.

Например, в недавно отмененном «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Росархивом 06.10.2000 говорилось, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет, а длительных зарубежных — 10 лет.

Опломбируем кадровые документы Несмотря на то, что данный документ уже не действует, на его основе составлены другие действующие документы, например, Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

В нем указаны следующие сроки хранения: документы о командировках — 5 лет, в случае долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет.

В уставе должны быть прописаны нормы, согласно которым, все приказы (или какие-то конкретные) хранятся и в бумажном варианте, и в электронном. Стоит отметить, что первый пункт обычно является обязательным.

Именно материальный документ способен подтвердить тот или иной приказ. Журнал приказов Самая распространенная практика учета и хранения документации — это оформленный в компании журнал приказов по личному составу. Представляет собой этот документ небольшую тетрадь. В ней записываются номера приказов, а также их основные данные (реквизиты). Например, название и дата утверждения. В журнале приказов фиксируются бумаги постоянного, долговременного и кратковременного хранения.

А вот если речь идет о временной документации, то она не должна заноситься в подобный блокнот. Разве что компания предусматривает уставом отдельный журнал, предназначенный исключительно для временных приказов.

Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками.

Приказ о командировке оформляют, чтобы оформить направление сотрудника в служебную командировку.

Командировкой является служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения какого-либо поручения вне места постоянной работы.

За несколько дней до служебной поездки руководитель принимает решение о командировании сотрудника в соответствии с нуждами организации. Он может издать служебное задание или в устной форме поручить отделу кадров составить документ. При этом он должен обозначить ответственных лиц, цель, место и срок командировки.

Этот документ необходим для получения финансирования предстоящих расходов, а также правильного оформления отсутствия работника.

Указанный порядок распространяется как для коммерческих, так и для бюджетных организаций.

Приказ о командировке составляют по унифицированной форме № Т-9 или № Т-9а, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или по самостоятельно разработанной работодателем форме. Форму № Т-9 используют в случае направления в командировку одного работника, а форму № Т-9а – при направлении в командировку одновременно нескольких сотрудников.

Приказ о командировке подписывает руководитель организации либо уполномоченное лицо. Сотруднику объявляют документ под роспись.

При этом он ставит дату ознакомления.

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.

Некоторые бухгалтерские документы предусмотрено хранить очень долго – 10 лет (документы по продаже движимого имущества), 15 лет (судебные предписания, акты, иски), 25 лет.

Кроме того, многие виды документов подлежат постоянному хранению.

№ 558)

Для удобства мы подготовили таблицу, из которой вы сможете понять, сколько хранятся приказы по личному составу.

Вид приказа по личному составу О переводе на другую должность О назначении премии (премировании) Об установлении надбавок и доплат к основной окладной части О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы О предоставлении отпуска по уходу за ребенком Об изменении фамилии/имени О присвоении чина (муниципальным и государственным служащим) О повышении разряда работника О расследовании несчастных случаев с работниками О направлении в командировки без выезда в другие страны (от месяца и более) О направлении в командировки в другие страны О прохождении практики студентами (при наличии официальных выплат) О предоставлении очередного отпуска О предоставлении больничного О прохождении практики студентами (без выплат) О направлении в командировку без выезда в другие страны (сроком до 1 месяца) Хранение приказов по личному составу Также целесообразно обозначать дела индексом и буквенным обозначением.

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников: а) по месту разработки и утверждения Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1): Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел Личные карточки работников, в т.ч.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06. 10. 2000 (ред. от 27. 10. 2003) [6], большинству документов, связанных с командировками сотрудников, установлен всего лишь 5-летний срок хранения. Но не в самой статье, а в примечаниях к ней.

Переписке по оформлению заграничных командировок срок хранения также установлен в примечаниях — 10 лет. ┌──────┬───────────────────────┬─────────────┬─────────────────────────── Номер Вид документа │Срок хранения Примечание │статьи документов ├──────┼───────────────────────┼─────────────┼─────────────────────────── │Приказы, распоряжения;

Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 3 Сроки хранения документов по командировкам Поводом для написания статьи стали вопросы коллеги: «Что считать краткосрочными командировками, что долгосрочными?

Дано ли где-то в нормативах определение этому и какой срок хранения должен быть у документов по краткосрочным и долгосрочным российским и заграничным командировкам? В ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Росархивом 06. 10. 2000 (ред. от 27. 10. 2003), в графе «Примечания к п. «б указано, что срок хранения приказов о краткосрочных внутрироссийских командировках составляет 5 лет.

Работа с документами по отпуску: нюансы Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации:

  • на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
  • приказы по иным видам отпусков.

Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:

  • регистрации приказов об отпусках;
  • фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.

При этом соответствующие журналы обычно ведутся в бумажном варианте. Любой приказ — на декретный отпуск, на учебный, основной по контракту — должен издаваться на основании какого-либо другого документа. Данные источники также могут иметь особые сроки хранения. Также их имеет смысл классифицировать по различным группам в целях оптимизации кадрового документооборота.

За отсутствие приказов или других подтверждающих командировочную поездку документации инспекция Роструда может вменить следующие административные взыскания и предупреждения:

  1. Выговор, предупреждение.
  2. Наложение штрафа на сотрудника, который уполномочен вести кадровые дела, и несет ответственность за надлежащее оформление документации – от 1000 до 5000 руб.
  3. Юридическое лицо за выявленные ошибки в кадровом делопроизводстве в отношении учета и оформления командировок может быть оштрафовано на 30 или 50 тысяч рублей.
  4. Индивидуальные предприниматели по этому вопросу могут быть оштрафованы на 1000 и максимум – 5000 рублей.

В середине 2015 года, 25 июля было выпущено еще одно Постановление Правительства РФ № 771, регламентирующее командировочные кадровые вопросы.

  1. Для командировочных бумаг (п. 669) — 5 лет. При этом для долгосрочных зарубежных поездок установлен срок хранения документации 10 лет.
  2. Командировочных удостоверений (п. 668) — 5 лет со дня возвращения из поездки. При этом срок хранения указанных документов, касающихся работников, направленных для работы в районы Крайнего Севера или приравненные к ним местности, установлен в 75 лет.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия