Представительские расходы документальное оформление 2019

Как списать представительские расходы: основные правовые принципы

В статье речь пойдет о представительских расходов: что относится к таким расходам, что нельзя списать на них, как они нормируются, как учитываются в бухгалтерском и налоговом учете и какими документами подтверждаются.

Актуальность данной темы в том, что от правильного оформления, подтверждения и обоснования представительских расходов зависит не только уменьшение налоговой нагрузки на организацию, но и минимизация рисков предъявления претензий со стороны налоговых служб в необоснованности занижения базы для расчета налога на прибыль.

В соответствии с НК РФ, представительские расходы — расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Представительские расходы (ПР) в качестве обособленной категории затрат рассматриваются только в налоговом учете. Поэтому процедура списания данных расходов (на практике осуществляемая в целях сокращения налоговой базы предприятия) должна проводиться на основе принципов их подтвержденности и экономической целесообразности — ключевых с точки зрения налогового учета.

Данные принципы, в частности, закреплены в п. 1 ст. 252 НК РФ, в котором установлено, что в целях уменьшения налоговой базы фирмы — плательщика налога на прибыль могут быть использованы расходы, зафиксированные документально и обоснованные экономически.

ПР также могут быть использованы в целях уменьшения налоговой базы — но только в размере, не превышающем 4% от затрат на оплату труда на предприятии в соответствующем отчетном периоде (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Представительские расходы документальное оформление 2019

В случае если по итогам 1-го квартала, полугодия или 9 месяцев у компании остались недосписанные ПР (превышающие 4% от расходов на оплату труда), их можно досписать при исчислении налога за год. Но при условии, что в конце года расходы по оплате труда будут исчислены в объеме, при котором достигнута нужная норма ПР (4%) по итогам налогового периода.

Что собой представляют представительские расходы

К представительским в соответствии с положениями п. 2 ст. 264 НК РФ следует относить следующие типы расходов:

  • затраты на проведение официальных мероприятий с участием представителей компании;
  • расходы на транспортные, буфетные услуги, заказанные в целях проведения соответствующих мероприятий;
  • расходы на услуги переводчика, если его помощь необходима для проведения официального мероприятия.

Представительские расходы (далее — ПР) могут быть использованы фирмой в целях уменьшения налогооблагаемой базы — в величине, не превышающей 4% от расходов по оплате труда (их перечень определен в ст. 255 НК РФ).

Для того чтобы использовать ПР в целях оптимизации налогов, необходимо их обосновать.

Представительские расходы – это расходы, которые связаны с официальным приемом, сопровождение и сервисом для представителей других учреждений, которые участвуют в переговорах, для дальнейшего сотрудничества, а так же участников, которые присутствуют на заседании руководящего органа.

Расходы, которые относятся к представительским расходам

Расходы, которые не относятся к представительским расходам
Затраты, которые связаны с проведением делового приема, например завтрак, обед и т.д Затраты на аренду помещения где проводится официальный прием представителей других учреждений
Затраты на транспорт, который осуществляет доставку представителей к месту проведения переговоров и обратно Расходы, связанные с организацией развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний
Буфетное обслуживание представителей во время проведения переговоров Расходы, связанные с оплатой проживания прибывших лиц на переговоры
Оплата услуг перевозчика, которые не находятся в штате предприятия, который перевозит представителей на протяжении всего времени проведения мероприятия

Во время переговоров стороны обмениваются сувенирной продукцией с символикой предприятия, например ручки, блокноты, календари и т.д., так вот расходы на данный вид продукции не включаются в представительские расходы

Налоговый учет: норматив для прибыли и НДС

Налоговый учет представительских расходов состоит из трех этапов.

ЭТАП 1. Считаем представительские расходы текущего месяца (квартала).

ЭТАП 2. Выясняем, какую часть представительских расходов можно учесть в текущем периоде исходя из норматива — 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий отчетный/налоговый периодп. 2 ст. 264, п. 4 ст. 272 НК РФ.

Учтите, что и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала годап. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ. И если какая-то часть представительских расходов не будет учтена в одном квартале, с большой долей вероятности она может быть (хотя бы частично) учтена в следующем квартале того же календарного года.

Представительские расходы документальное оформление 2019

ЭТАП 3. Принимаем к вычету НДС по представительским расходам, учтенным в пределах норматива в качестве расходов текущего периода.

Если по всем представительским расходам продавцами был предъявлен входной НДС, то формула для расчета части налога, который можно предъявить к вычету, такая (отметим, что все суммы берутся нарастающим итогом с начала года).

Но такое бывает довольно редко. И если по каким-либо затратам продавцами был предъявлен входной НДС, а по другим — входного налога не было, то выгоднее пойти по иному пути. Исходите из того, что при расчете налога на прибыль в пределах норматива вы учитываете прежде всего те расходы, которые сопровождаются входным НДС.

Если сумма представительских расходов в пределах норматива больше суммы расходов, по которым продавцом предъявлен входной НДС, то к вычету можно принять весь входной НДС по представительским расходам.

В иной ситуации для расчета суммы, предъявляемой к вычету, потребуется расчет. Приведем пример, подходящий в большинстве случаев. Опять же все суммы в нем считаются нарастающим итогом с начала года.

Поскольку представительские расходы надо нормировать нарастающим итогом с начала года, то может получиться, что НДС по таким расходам вы сможете принять к вычету частично в одном квартале, а частично — в другом (когда расходы перестанут быть сверхнормативными в целях налогообложения прибыли). В частности, из-за того, что в течение года фонд оплаты труда увеличивается и появляется возможность учесть в «прибыльных» расходах дополнительную сумму нормируемых затратПисьмо Минфина от 06.11.2009 № 03-07-11/285.

Если же по итогам года часть входного НДС по представительским расходам, которые не укладываются в «прибыльный» норматив, осталась не заявленной к вычету, то в налоговом учете такую сумму НДС нельзя учесть как самостоятельный расходп. 1 ст. 170, ст. 270 НК РФ.

Для нормирования представительских расходов и подсчета принимаемого к вычету НДС лучше создать налоговый регистр-расчет. Он может быть, к примеру, таким.

ООО «Красная смородинка»
форма утв. Приказом от 20.12.2013 № 25

Регистр-расчет представительских расходов
за 20 14  годФорма предлагаемого регистра предусматривает нормирование представительских расходов в течение всего года. Однако ее надо заполнять по итогам каждого квартала тем плательщикам налога на прибыль, у кого отчетные периоды — квартал, полугодие и 9 месяцев.
Если же отчетные периоды — месяц, 2 месяца и так далее, граф в регистре-расчете должно быть больше (суммы нормируемых представительских расходов надо считать на конец каждого отчетного периода и на конец года)ст. 285 НК РФ

Лицо, ответственное за составление регистра

Бухгалтер

И.В. Разумная

Дата составления 30.09.2014

На суммы, отраженные по строке 9а вышеуказанного регистра-расчета, можно зарегистрировать счета-фактуры по представительским расходам в книге покупок последнего квартала.

В письме Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 перечислены следующие основные способы обоснования рассматриваемых расходов:

  • составление приказа директора о проведении мероприятия, предполагающего совершение ПР;
  • составление сметы расходов по тому или иному мероприятию;
  • составление отчета по расходованию денежных средств в рамках проведения мероприятия.

Также Минфин в указанном письме рекомендует дополнительно подтверждать расходы, отраженные, в частности, в отчете различными первичными документами.

Существует и более новый правовой акт от Минфина — письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. В нем перечень документов в подтверждение ПР значительно сокращен до минимума: ведомство посчитало, что в данном случае фирме достаточно оформлять только отчет о расходах и дополнять его первичкой.

Тем не менее многие современные фирмы предпочитают в силу устоявшихся деловых обычаев собирать в подтверждение расходов представительского характера именно те документы, что приведены в более раннем приказе Минфина. Это часто обусловлено желанием фирмы оградить себя от претензий налогового ведомства, а также спецификой внутренней отчетности и контроля организации.

Кроме того, многие фирмы в целях подтверждения расходов (не считая форм, рекомендованных Минфином), составляют такие источники, как:

  • акт об осуществлении (списании) расходов;
  • программа проведения официального мероприятия.

Рассмотрим специфику составления перечисленных выше документов подробнее.

Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. — Кредит счетов 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

В налоговом учете представительские расходы нормируются. При налогообложении прибыли учесть представительские расходы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, можно в размере не более 4% от расходов на оплату труда в том отчетном (налоговом) периоде, в котором представительское мероприятие было проведено (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

Представительские расходы документальное оформление 2019

Перечень расходов, которые можно включить в базу при расчете налога на прибыль, является закрытым и в соответствии со статьей 264 НК РФ включает в себя:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах,
  • транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно,
  • буфетное обслуживание во время переговоров,
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. В налоговом учете представительские расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. При этом в целях налогообложения прибыли данные расходы в налоговом учете являются нормируемыми и принимаются в размере не более 4% расходов организации на оплату труда за отчетный (налоговый) период.

Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др. — Кредит счетов 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др.

В налоговом учете представительские расходы нормируются. При налогообложении прибыли учесть представительские расходы в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, можно в размере не более 4% от расходов на оплату труда в том отчетном (налоговом) периоде, в котором представительское мероприятие было проведено (пп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ).

ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д. Кадровый работник оформляет перечисленные выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать. Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст.

9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Напомним эти реквизиты: — название документа; — дата составления; — наименование организации, которой составлен документ; — содержание хозяйственной операции; — измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; — наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления; — личные подписи указанных лиц.

ЭТАП 2. Выясняем, какую часть представительских расходов можно учесть в текущем периоде исходя из норматива — 4% от начисленных расходов на оплату труда (перечисленных в ст. 255 НК РФ) за текущий отчетный/налоговый периодп. 2 ст. 264, п. 4 ст. 272 НК РФ.

Учтите, что и сумму представительских расходов, и сумму расходов на оплату труда при нормировании нужно определять нарастающим итогом с начала годап. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ. И если какая-то часть представительских расходов не будет учтена в одном квартале, с большой долей вероятности она может быть (хотя бы частично) учтена в следующем квартале того же календарного года.

Отражение представительских расходов в бухучете

В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности в отчетном периоде, в котором они были произведены (ПБУ 10/99). Отражаются расходы на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или если предприятие осуществляет торговую деятельность на 44 «Расходы на продажу», а далее списываются в зависимости от указанного в учетной политике способа списания управленческих расходов на счет 20 «Основное производство» или 90 «Продажи».

Рассчитывать представительские расходы и организовать работу с ними можно одним из трех вариантов:

  • Рассчитывать представительские расходы в конце квартала и при заполнении декларации по налогу на прибыль (рекомендуем для организаций с большой штатной численностью).
  • При составлении сметы и бюджета на следующий календарный год компания относит на представительские расходы сумму, равную 4% от оплаты труда за предыдущий год, данная сумма распределяется по кварталам.
  • Компания определяет круг должностных лиц, имеющих право проводить представительские мероприятия и осуществлять соответствующие затраты, и устанавливает лимиты сумм, которые эти сотрудники могут расходовать.

Так как в определенном размере представительские расходы уменьшают базу для расчета налога на прибыль, то часто организации включают в них различные сувениры, подарки, корпоративные праздники и т.д., поэтому данному участку учета налоговики уделяют особое внимание, и для того чтобы свести к минимуму претензии проверяющих, необходимо подготовить безупречный комплект подтверждающих документов.

К сожалению, законодательство не предлагает типовых форм документов, подтверждающих обоснованность представительских расходов, поэтому предприятие само должно разработать данные формы. Примеры форм на представительские расходы. Итак, в соответствии с требованиями Минфина к внутренним документам, подтверждающих осуществление представительских расходов, относят:

  • приказ об осуществлении расходов на представительские цели;
  • приказ на проведение представительского мероприятия;
  • программа представительского мероприятия;
  • смета представительских расходов;
  • отчет о проведении представительского мероприятия;
  • акт о списании представительских расходов;
  • первичные документы, в том числе и подтверждающие факт приобретения на стороне каких-либо товаров для представительских целей;
  • первичные документы, подтверждающие оплату услуг сторонних организаций;
  • договоры со сторонними организациями на оказание услуг.

Иногда фирмы используют представительские расходы не по назначению. Например, Вы хотите провести корпоративный праздник, в связи с недостаточностью денежных средств и экономией решили отнести расходы, которые возникнут, на представительские расходы.

Для этого, во-первых, Вам стоит «обозвать» данное мероприятие, например, как деловую встречу с партнерами, и далее подготовить пакет документов налоговой (который изложен выше) для подтверждения и обоснованности включения данных расходов в состав представительских. При этом стоит уделить внимание таким моментам, как цель мероприятия, состав участников, место и дата проведения, смета расходов, нюансы заполнения форм, которые, кстати, не являются унифицированными и подготавливаются организацией самостоятельно.

В преддверии новогодних праздников особенно интересует вопрос о списании расходов на спиртные напитки. Можно ли их учесть в составе представительских расходов? Можно, Минфин по этому поводу пишет: «Затраты на спиртные напитки, купленные для официального мероприятия, компания может списать как представительские расходы.

Подводя итог всему вышесказанному, еще раз сделаем акцент на самых важных, на наш взгляд, вещах, о которых надо помнить при списании представительских расходов – это официальность мероприятия, документальное подтверждение и экономическое обоснование расходов.

Списание представительских расходов

Мы приводили в нашей консультации образец заполнения отчета по представительским расходам. Если в этой форме приведен перечень понесенных расходов, отчет сможет заменить собой и акт на списание. Естественно, к отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие такие расходы (акты выполненных работ или оказанных услуг, накладные, чеки ККТ и т.д.).

С другой стороны, в отчете может не приводиться детализация представительских расходов, а указана лишь их общая сумма. В этом случае в отчете делается отсылка на акт списания представительских расходов, в котором будет приведен подробный перечень затрат. И уже к акту нужно будет приложить первичные документы, подтверждающие понесенные расходы. Акт обычно составляется комиссией в одном экземпляре и утверждается руководителем организации.

Представительские расходы документальное оформление 2019

Сказанное означает, что акт не является обязательным документом и может составляться как дополняющий к отчету о представительском мероприятии.

Такой приказ должен содержать:

  • дату, номер составления документа;
  • наименование документа (например, «О проведении делового завтрака»);
  • наименование хозяйствующего субъекта;
  • текстовый блок с обоснованием проведения мероприятия (со словосочетанием «С целью»);
  • текстовый блок резолютивного характера («Приказываю»), в котором отражается перечень задач, поставленных перед ответственными лицами в рамках проведения мероприятия, а также перечень соответствующих лиц;
  • Ф. И. О., должность руководителя организации, его подпись.

Рассматриваемый акт предназначен для удостоверения факта совершения ПР уполномоченными лицами. Чаще всего — входящими в состав специальной комиссии из числа представителей компании, которая осуществила ПР.

Соответствующий акт может содержать:

  • дату, наименование документа (например, «Акт на списание расходов в рамках проведения делового завтрака»);
  • перечень членов комиссии, удостоверяющих факт совершения фирмой ПР;
  • перечень статей расходов с указанием соответствующих им фактических сумм, которые подтверждаются комиссией (данный блок может быть идентичным отраженному в предыдущем документе — отчете);
  • общую сумму фактических расходов в рамках мероприятия, которая подтверждается комиссией — аналогично, как в отчете;
  • заключение комиссии об обоснованности осуществления расходов в указанном перечне;
  • заключение комиссии о списании соответствующих расходов в расходы той категории, что определяется в рамках бухгалтерского учета (чаще всего это «прочие затраты» в соответствии с п. 8 ПБУ 10/99).
  • Ф. И. О., должности членов комиссии, их подписи.

Многие фирмы предпочитают дополнять рассмотренный нами комплект документов также программой официального мероприятия.

Данный источник может включать:

  • наименование (например, «Программа делового завтрака»);
  • формулировки, отражающие цель проведения официального мероприятия;
  • дату или период, место проведения мероприятия;
  • перечни участников мероприятий с тем или иным статусом;
  • перечни партнерских организаций или физлиц, к которым хозяйствующий субъект планирует обратиться в целях получения услуг по переводу, транспортных и иных услуг.
  • Ф. И. О., должности, подписи лиц, ответственных за проведение мероприятия.

При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2019 году при этом продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

  1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов — потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
  2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Представительские расходы документальное оформление 2019

11 октября 2017     Приказы

Представительские расходы — это траты подотчетного лица в интересах компании, перечисленные в п.2 ст.264 НК РФ. Для их произведения необходимо оформить приказ, где будет указана сумма к расходованию, а также сведения о направлении представительских трат.

Приложение N 14 к Инструкции о порядке приема иностранных делегаций и отдельных иностранных граждан в Федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору РД-18-02-2004

Последние публикации

27 Мая 2015

Присутствие компании в другом городе, регионе или стране подразумевает создание на новом месте обособленного подразделения этой организации.

Но, как и любое юридически значимое действие, такой шаг имеет вполне конкретные налоговые последствия.

Наличие одного или нескольких обособленных подразделений влияет как на исчисление, так и на уплату налогов, а значит, на этот момент следует обратить особое внимание.

Софинансирование пенсии. Уплатила за 6 лет 60 тыс. руб. Должна получить 120 тыс. руб. Отказали. Сказали, что могу получить помесячно в течение 10 лет по 1 тыс. руб. Каким образом можно изменить данное решение, чтобы получить 100 тыс. руб.

Трудовым договором с работником не предусмотрено перечисление зарплаты на банковскую карту, как и выплата наличными. Предприятие перечисляет зарплату на карту. Работник просит прекратить перечисление, а производить выплату наличными либо на карту жены по доверенности , написав заявление на имя гендиректора.

Подпись работника на доверенности отдел кадров заверить отказался, мотивируя тем, что должна быть нотариальная доверенность. У предприятия нет специально оборудованного помещения для кассы.

Может предприятие отказать работнику в выплате наличными или перечислении на карту жены по доверенности в простой форме?

Индивидуальный предприниматель на общей системе налогообложения хочет приобрести автомобиль стоимостью 1 млн руб. Можно ли взять к возмещению единожды НДС и как списывать расходы? Через сколько можно его продать и по какой стоимости?

Через 5-7 лет все вопросы с налоговиками можно будет решить в режиме онлайн, где бы вы ни находились. А вся информация о налогах, которые собираются в России, будет стекаться в подмосковную Дубну. Именно в этом городе открылся федеральный Центр обработки данных ЦОД .

Положение об учете представительских расходов

В соответствии с Приказом Министерства торговли Республики Беларусь от 20.09.2002 г.

N 86 “Об утверждении методических указаний по составу и учету издержек обращения (производства), финансовых результатов деятельности организаций торговли и общественного питания” под представительскими расходами понимаются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с торговой организацией (фирмой).

Для учета представительских расходов Директором Общества утверждается смета расходов на прием иностранной делегации, разрабатываемая на основании приказа о приеме иностранной делегации и программы переговоров. Смета расходов составляется Главным бухгалтером Общества и лицом, ответственным за организацию приема иностранной делегации.

Лицо, ответственное за организацию приема иностранной делегации, назначается в соответствии с приказом о приеме иностранной делегации, подписываемым директором (либо лицом его замещающим) Общества до приезда иностранной делегации. Приказом директора Общества также назначаются лица, сопровождающие иностранную делегацию.

В обязанности ответственного лица входит составление программы переговоров и организация всех мероприятий в соответствии с программой.

В приказе указываются лица, которым выдаются подотчетные суммы на представительские расходы. Контроль над расходованием и списанием средств на представительские расходы возлагается на Главного бухгалтера Общества.

При утверждении сметы расходов на прием иностранных делегаций необходимо руководствоваться положениями Особенной части Налогового кодекса Республики Беларусь.

Выдача средств на представительские расходы производится на основании сметы, причем большая часть расходов должна оплачиваться в безналичном порядке.

На основании первичных документов, подтверждающих факт осуществления представительских расходов, составляется акт, по которому списываются расходы на прием и обслуживание делегаций.

Акт о списании расходов на прием и обслуживание делегации составляется и подписывается Главным бухгалтером Общества и лицом, ответственным за организацию приема иностранной делегации. К акту прилагаются первичные документы (накладные, счета, акты), подтверждающие факт произведенных расходов по приему и обслуживанию делегации.

Работники, получившие денежные средства под отчет посредством их зачисления на карт-счет и расходовавшие денежные средства с использованием корпоративных банковских пластиковых карточек (далее – карточки) либо личных карточек, обязаны предъявить Главному бухгалтеру Общества отчет об израсходованных суммах, а также карт-чеки (слипы) и иные документы, подтверждающие целевой характер расходования денежных средств.

При использовании корпоративной карточки работник предъявляет отчет об израсходованных суммах с приложением к нему карт-чеков (слипов) и иных документов не позднее 15 рабочих дней со дня расходования денежных средств на цели в соответствии с законодательством Республики Беларусь, исключая день расходования денежных средств.

В случае если денежные средства под отчет выдавались работнику частично наличными, а частично путем зачисления на карт-счет, отчет об израсходованных суммах представляется работником также не позднее 15 рабочих дней.

Расходы по приему иностранной делегации осуществляются в соответствии с утвержденной Программой переговоров.

Документальное оформление представительских расходов

Февраль 6th, 2012 | Черненко Ольга

Читайте начало: Учет представительских расходов в целях налогообложения прибыли.

Что понимается под представительскими расходами? Определение таких затрат приведено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Это расходы организации на официальный прием и обслуживание представителей других организаций (которые участвуют в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества), а также участников организации (которые прибыли на заседания совета директоров или иного руководящего органа). Представительские расходы включают в себя следующие статьи:

  • расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);
  • транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Смета

Данный документ, используемый в целях подтверждения ПР, может содержать:

  • блок, отражающий факт утверждения документа директором;
  • дату составления документа;
  • наименование документа (например, «Смета представительских расходов в рамках проведения делового завтрака»);
  • сведения о запланированном месте проведения мероприятия;
  • данные о запланированном количестве участников мероприятия в том или ином статусе (организаторов, приглашенных, представителей фирмы, ее партнеров);
  • перечень статей ПР с указанием соответствующих им запланированных сумм;
  • общую сумму предполагаемых ПР в рамках мероприятия;
  • Ф. И. О. и подпись главного бухгалтера фирмы;
  • Ф. И. О., должность руководителя фирмы и его подпись.

Документальное оформление понесенных затрат

Для того чтобы налоговая служба признала понесенные затраты в качестве представительских необходимо обеспечить наличие помимо первичной документации следующее:

  • приказ о проведении мероприятия, подписанный руководителей организации;

  • смета расходов;

  • отчёт о проведенном мероприятии (подробный, с приложением программы и списка участников);

Данный список указан в Письме Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675.

В приказе  или распоряжении на проведение мероприятия необходимо указать:

  • дату и место проведения;

  • список участников, как приглашенных, так и задействованных сотрудников компании;

  • цель проведения встречи (заключение контракта, подписание соглашения и другие);

  • перечень мероприятий в рамках встречи (встреча делегации, завтрак с участием представителей приглашенной стороны, переговоры и так далее). В качестве приложения к приказу можно приложить подробную программу мероприятия.

  • ответственные за проведение встречи и  финансовое обеспечение лица;

  • в виде приложения к приказу составить смету на проведение встречи;

  • срок подготовки и предоставления отчета о проведённом мероприятии.

Поскольку отчет о проведенном мероприятии является доказательством произведенных расходов, он должен быть максимально подробным и содержать в себе:

  • временной период проведения;

  • список участников (может получиться так, что фактически приедут меньше гостей ,чем было приглашено);

  • список переводчиков;

  • цель проведения и полученные результаты (подписан договор о сотрудничестве ,к примеру);

  • понесенные затраты с приложением подтверждающих документов.

Размер затрат на организацию представительского мероприятия может быть значителен. Поэтому важно правильно оформить документы на те расходы, которые реально провести в учете как представительские. Это поможет сэкономить на налогах и избежать проблем с контролирующими органами в виде нареканий, штрафов и пеней.

Исходить нужно из трех основных принципов учета представительских расходов:

  • официальность проводимого мероприятия;
  • экономическая обоснованность производимых расходов;
  • документальное подтверждение понесенных расходов.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные2:

  • документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо
  • документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или)
  • документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Напоминаем, что с 1 января 2013 г. действует новый Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»3. Старый закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ действовал до 31.12.20124.

В ст. 9 нового Закона № 402-ФЗ указано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: в прежнем Законе № 129-ФЗ говорилось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В новом Законе № 402-ФЗ упоминание об альбомах унифицированных форм отсутствует. Формы первичных учетных документов, применяемых организацией, теперь утверждаются приказом руководителя (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Мы уже приводили перечень документов, служащих подтверждением представительских расходов, который требует Минфин России в своих разъясняющих письмах5. Сведем все воедино, и у нас получится:

  • приказ (распоряжение) об осуществлении расходов на представительские цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы на приобретенные товары и оплату услуг, необходимых для организации представительского мероприятия;
  • отчет о расходах по проведенному представительскому мероприятию (в одном документе можно отчитаться сразу за несколько мероприятий), в котором отражаются:
  • цель и результаты мероприятия,
  • сумма расходов на представительские цели,
  • а также иные необходимые данные.

При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Для проведения представительского мероприятия необходимо оформить приказ (распоряжение), причем приказ всегда издается под конкретное мероприятие (см. Пример 1).

В приказе отражается задание на его организацию, устанавливаются сроки подготовки и проведения, лицо, ответственное за это, а также за подготовку и представление на утверждение программы мероприятия и сметы представительских расходов. Важно указать в документах (приказе и /или программе, отчете) перечень лиц, участвующих с обеих сторон, – в дальнейшем затраты только на этих лиц будут приняты в расходы. Кроме того, должно прослеживаться наличие непосредственной связи между:

  • вопросами, являющимися предметом переговоров, и
  • служебными обязанностями, предусмотренными трудовыми договорами / должностными инструкциями участников переговоров.

В противном случае расходы, в частности, на посещение экскурсий, музеев, театра, концерта в рамках утвержденного плана (программы) по проводимому мероприятию могут рассматриваться как доход физических лиц – участников мероприятия с последующим начислением суммы налога (НДФЛ) в соответствии с гл. 23 НК РФ (письмо Минфина России от 11.12.

В приказе необходимо раскрыть цель намеченного мероприятия, ее производственную необходимость и экономическую обоснованность (важно отметить, что данное мероприятие направлено на получение дохода).

С приказом необходимо ознакомить всех лиц, указанных в качестве участников мероприятия.

В программе мероприятия также необходимо отразить его цель, которая преследует получение дохода (как и в приказе). Здесь указываются представители обеих сторон (приглашенной и приглашающей). Отражаются даты, время и место проведения мероприятия.

Этот документ также является подтверждением официального характера мероприятия, его экономической оправданности. Поэтому к его оформлению следует тщательно подойти и иметь в комплекте все документы, обосновывающие проведение официального мероприятия. Обычно он разрабатывается ответственным за мероприятие лицом и утверждается руководителем. См. Пример 2.

И уже на основании утвержденной программы составляется смета расходов. В ней перечисляются статьи затрат, которые будут произведены в рамках конкретного мероприятия, с указанием максимально предусмотренных сумм по каждой статье, а также итоговых данных.

Следует отметить, что при отсутствии сметы представительских расходов могут возникнуть претензии со стороны контролирующих органов. Для них это будет означать ситуацию, когда предприятие даже приблизительно не имеет представления, во сколько ей обойдется запланированное мероприятие… и свою позицию организация будет вынуждена отстаивать в суде.

Разрабатывается данный документ лицом, назначенным в приказе. Утверждается смета руководителем предприятия. См. Пример 3. Т.к. документ финансовый, то на него нужно поставить печать организации (ее оттиск удостоверяет подпись руководителя в грифе утверждения).

После утверждения сметы лицу, отвечающему за проведение официального мероприятия, выдаются денежные средства под отчет по расходному кассовому ордеру.

Для этого на предприятии оформляется письменное заявление подотчетного лица, составляемое в произвольной форме и содержащее резолюцию руководителя о сумме наличных денег и сроке, на который они выдаются. Подотчетное лицо не позднее 3 рабочих дней после указанной даты должно отчитаться по этим деньгам, составив авансовый отчет.

представительские расходы

По окончании представительского мероприятия составляется итоговый документ – отчет (см. Пример 4). Его готовит лицо, ответственное за организацию мероприятия, и утверждает руководитель. В отчете необходимо отразить: цель и результаты мероприятия; дату, место и время проведения; программу мероприятия; состав участвующих лиц.

Следует отметить, что действующее налоговое законодательство не ставит признание произведенных затрат представительскими расходами в целях исчисления прибыли в зависимость от факта достижения поставленной перед мероприятием задачи. Например, если целью мероприятия было заключение договора, то затраты на его проведение в любом случае будут учтены как представительские расходы (при выполнении озвученных выше условий) независимо от того, будет ли заключен желанный договор.

Отчет обязательно должен отразить результаты проведенных переговоров. А результатом может быть не только подписанный контракт или дополнительное соглашение к договору, но и документ о намерениях или запись о том, что стороны договорились рассмотреть предложения друг друга в течение определенного периода (например, месяца).

Очень важно, чтобы вопросы, обсуждаемые на представительском мероприятии, были связаны с основной производственной деятельностью предприятия. Именно отчет должен это подтвердить.

В нем же указываются и культурные мероприятия, проводимые для приглашенной стороны, т.к. все затраты на его проведение должны быть отражены в отчете (иногда для этой цели служит отдельный акт). В любом случае все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами, которые перечисляются и прикрепляются к авансовому отчету подотчетного лица.

  1. Место и дата проведения мероприятия.
  2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
  3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
  4. Величина затрат на проведение события.

Отчет по расходованию денежных средств

Соответствующий отчет по своей структуре может быть логическим продолжением предыдущего источника — сметы. То есть он будет содержать:

  • дату составления, наименование документа (например, «Отчет о представительских расходах в рамках проведения делового завтрака»);
  • сведения о фактическом количестве участников мероприятия в том или ином статусе;
  • сведения о фактическом месте проведения мероприятия;
  • перечень статей расходов с указанием соответствующих им фактических сумм;
  • общую сумму фактических ПР в рамках мероприятия;
  • Ф. И. О., должности и подписи сотрудников, ответственных за составление отчета.

Акт на представительские расходы: составление и структура

Акт на представительские расходы составляется обычно по окончанию проведенных мероприятий, которые были организованы для проведения переговоров. Для составления данного акта составляется специальная комиссия, которая состоит из компетентных специалистов. Их задача состоит в следующем:

  • В правильности составлении документа;
  • Проводить анализ данных, которые отражены в акте, а так же принятия решения по расходам, которые отражены в акте обоснованными;
  • Дополнять акт представительских расходов другими необходимыми источниками.

В составе сформированной комиссии выбирается председатель, а так же участники.

Акт представительских расходов может содержать:

  • Дату составления, название документа;
  • Данные о проведенном официальном мероприятии, а именно место проведения, название;
  • Данные о составе комиссии, которые будут составлять данный акт и заверять его;
  • Список представительских расходов с указанием по каждому соответствующую сумму, которая должна будет заверена членом комиссии;
  • Выбранная комиссия составляет в акте заключение об обоснованности проводимых представительских расходах, которые отражены в акте;
  • Все члены комиссии подписываю акт.

Акт может быть составлен как самостоятельным нормативным документом или быть дополнением к уже имеющемся документу, например, к приказу о проведении официального мероприятия.

Данный акт составляется обычно по окончании официального мероприятия. Для этого на предприятии может быть сформирована специальная комиссия из компетентных специалистов. Их задача заключается:

  • в корректном составлении документа;
  • осуществлении анализа данных, отраженных в нем, а также принятии ответственного решения о признании расходов, которые фиксируются в акте, обоснованными;
  • дополнении документа иными необходимыми источниками.

В составе соответствующей комиссии может быть председатель, а также рядовые участники.

Акт, о котором идет речь, может содержать:

  • дату, название документа;
  • сведения о проведенном представительском мероприятии (его название, место проведения);
  • сведения о компетентных сотрудниках, составляющих и заверяющих акт;
  • перечень ПР, а также сумм, которые им соответствуют и удостоверяются компетентными сотрудниками;
  • заключение компетентных сотрудников об обоснованности осуществления ПР, указанных в акте;
  • подписи компетентных сотрудников, составивших акт.

Акт на ПР может быть как самостоятельным локальным нормативным актом, так и приложением к другому нормативу — например, приказу о проведении официального мероприятия.

Важный нюанс: несмотря на то, что рассматриваемый акт подписывается, как мы отметили выше, компетентными лицами, ФНС РФ считает, что он также должен быть утвержден директором фирмы (письмо УФНС РФ по Москве от 22.12.2006 № 21-11/113019).

Документ, о котором идет речь, может также включать ссылки на документы, которые подтверждают ПР. Например — на первичку, которая также оформляется в целях удостоверения правомерности списания данных расходов.

Отметим, что первичка, как правило, дополняет все-таки отчет, а не акт по ПР. Однако во многих фирмах первый документ включает в себе элементы второго или соответствует его структуре, но именуется при этом отчетом о ПР.

Документальное оформление понесенных затрат

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

  1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
  2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.

Первичные документы, подтверждающие совершение фирмой ПР, могут быть представлены в довольно широком спектре. К ним относятся:

  • акты выполненных работ;
  • счета на оплату;
  • счета-фактуры;
  • накладные;
  • договоры с контрагентами на оказание услуг.

Первичка должна удовлетворять критериям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

  • содержать наименование и дату составления;
  • включать название хозяйствующего субъекта, сформировавшего первичный документ;
  • отражать конкретный факт хозяйственной жизни, величину его измерения в денежном или же натуральном выражении с указанием тех или иных единиц измерения;
  • включать наименования должностей и Ф. И. О. ответственных лиц, участвовавших в правоотношениях, в результате которых у фирмы появились ПР;
  • содержать подписи соответствующих должностных лиц.

Отметим, что договор с контрагентом на оказание услуг, что входят в состав ПР, составляется по общим принципам, установленным гражданским законодательством. В этом смысле он не отличается по структуре и правовому статусу от иных соглашений фирмы с какими-либо контрагентами.

Так, например, типичный договор на оказание услуг по переводу, буфетному обслуживанию или транспортным перевозкам может включать:

  • преамбулу;
  • раздел, в котором определяется предмет соглашения;
  • раздел с правами и обязанностями сторон;
  • раздел с ценами и порядком осуществления расчетов;
  • раздел, в котором отражается ответственность сторон;
  • раздел, в котором указывается срок действия соглашения;
  • раздел с прочими условиями;
  • раздел с реквизитами сторон сделки, их подписями.

В НК нет жесткого перечня документов, которыми подтверждаются представительские расходы. По мнению Минфина, подтвердить их помогутПисьмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288:

  • первичные документы, подтверждающие стоимость приобретенных товаров и услуг, использованных для представительских мероприятий, в частности те, которые прилагаются к авансовому отчету, если работник расплачивался наличными (договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
  • отчет (утвержденный руководителем) о проведенном представительском мероприятии и расходах на него. Не лишним будет указать его результаты. Это может быть, к примеру, или подписание протокола о намерениях заключить договор в будущем, или просто установление доверительных деловых отношений.

Налоговая служба солидарна с Минфином и уточняет: можно составить любой документ, главное — чтобы из его содержания следовало, что конкретные документально подтвержденные затраты организации связаны с проведением представительских мероприятийПисьмо ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852.

Ранее Минфин настаивал на том, что дополнительно нужны приказ руководителя о проведении представительского мероприятия и смета представительских расходовПисьма Минфина от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807. Однако в рамках совершенствования налогового администрирования количество документов, подтверждающих представительские расходы, сокращеноп. 10 разд. IV Плана, утв. Распоряжением Правительства от 10.02.2014 № 162-р.

Привычнее все же составлять отчет. Форма его произвольная. Предлагаем вам образец такого отчета.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Красная смородинка»

/ Е.В. Слейман /

25 апреля 2014 г.

Отчет о проведении официального приема представителей ООО «Любимые сады»

25 апреля 2014 г.

Официальный прием представителей ООО «Любимые сады» состоялся 21 апреля 2014 г. Место проведения переговоров — г. Москва, Ленинский проспект, д. 38, банкетный зал ресторана «Спутник».

На приеме присутствовали:
— представители ООО «Любимые сады» — 7 человек, в том числе генеральный директор Ю.И. Велебужский;
— представители ООО «Красная смородинка» — 8 человек, в том числе генеральный директор Е.В. Слейман.Нет необходимости перечислять тех, кто присутствовал на официальном банкете. Подобных требований в НК нет. Но в отчете об официальном банкете не лишним будет указать количество присутствовавших представителей контрагентов и потенциальных клиентов

По итогам официального приема подписан контракт на поставку новой продукции — сока «Юбилейный». Также заключено дополнительное соглашение к действующему договору № 1168/2013 о поставках продукции.

Общая сумма расходов на проведение представительского мероприятия составила 47 000 руб., в том числе:
— на аренду банкетного зала — 10 000 руб.;
— на покупку еды и напитков — 37 000 руб.

Копия кассового чека за ресторанное обслуживание прилагается.Если расходы на проведение представительского мероприятия были оплачены наличными деньгами, оригиналы документов, подтверждающих такую оплату (чек ККТ, бланк строгой отчетности), должны быть приложены к авансовому отчету работника, оплачивавшего наличными затраты на мероприятие

Исполнительный директор

О.Д. Мицкевич

И так какие должны быть оформлены документы при предстоящих представительских расходах:

  • Приказ руководителя предприятия – в данном документе обязательно должна быть указана цель, дата и место проведения мероприятий по переговорам, перечислить всех контрагентов, которые будут принимать участие в данном мероприятии и в обязательном порядке назначить ответственных и контролирующих лиц;
  • Программа предстоящего мероприятия – данная программа не будет иметь места без приказа. В данной программе отражаются представительские встречи с обязательным указанием дат и мест проведения мероприятия;
  • Смета мероприятия – в данном документе расписываются все расходы по статьям и обязательно должны быть согласованы с руководителем предприятия;
  • Отчет о проведенном мероприятии – данный документ составляется исключительно ответственным лицом, который указан в приказе, и указываются точно те пункты, которые прописаны в нем, а так же еще указываются результат, который был достигнут на данном этапе ( например, заключение официального договора или подписание документа);
  • Акт по списанию представительских расходов – данный документ, несет информацию о точной сумме, которая была потрачена на конкретный вид представительских расходов. Этот документ необходимо заверить не только у руководителя предприятия, но и у главного бухгалтера);
  • Документы, которые подтверждают данные расходы – этими документами могут быть чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и т.д.

На этой странице:

  • Представительские расходы: что говорит закон
  • Документы для подтверждения представительских расходов
  • Нормирование представительских расходов
  • Роль представительских расходов в базе налога на прибыль
  • Представительские расходы и бухучет

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения.

Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия.

В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью. Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

  • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
  • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли.

За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных. Уж такова их юридическая природа. Что к ним относится? Как они нормируются? Поможем снизить налоговые риски, расскажем как оформить в 2018 году и приведем образец проводок.

Законодательно не предусмотрены определенные документы, которыми налогоплательщики могут подтвердить обоснованность и целесообразность представительских затрат. Комплект подтверждающих бланков в каждом случае индивидуален. При планировании официального мероприятия субъекты хозяйствования должны подготовить такой комплект документов:

  • приказ по предприятию о начале подготовки к встрече с партнерами, в распоряжении даются указания ответственным лицам о выполнении необходимых заданий для организации переговорного процесса;
  • план проведения грядущего мероприятия;
  • постатейная смета затрат;
  • перечень лиц, которые должны будут присутствовать на встрече;
  • алгоритм действий при выделении средств на представительские нужды;
  • утверждение образца акта на представительские расходы для их принятия к учету и списания.

представительские расходы

Подтвердить осуществленные расходы можно авансовыми отчетами с приложенными к ним квитанциями, накладными, договорами, отчетом о представительских расходах и актом на списание. Первичные бланки, принимаемые в учете в качестве обоснования трат, должны содержать все обязательные реквизиты. Их перечень и общие требования к оформлению приведены в ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ.

Налоговая служба солидарна с Минфином и уточняет: можно составить любой документ, главное — чтобы из его содержания следовало, что конкретные документально подтвержденные затраты организации связаны с проведением представительских мероприятийПисьмо ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852.

  • отчетом по ПР, а также дополняющей его первичкой (данные документы рекомендованы к применению в письме Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288);
  • актом на ПР (письма Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26);
  • приказом руководителя об осуществлении ПР, сметой по данным расходам (письмо Минфина от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807);
  • любым первичным документом, соответствующим требованиям п. 2 ст. 9 Закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (письмо ФНС РФ от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852)
  • программой представительского мероприятия (письмо ФНС РФ от 12.04.2007 № 20-12/034115).

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 Что представляю собой представительские расходы?

Ответ: Под представительскими расходами следует понимать расходы, которые связаны с официальным приемом, сопровождение и сервисом для представителей других учреждений, которые участвуют в переговорах, для дальнейшего сотрудничества, а так же участников, которые присутствуют на заседании руководящего органа.

Вопрос №2 Какие расходы считаются представительскими?

представительские расходы

Ответ: К представительским расходам относятся расходы, которые связаны с проведением делового приема, это могут быть завтраки, обеды и т.д., так же транспортные расходы, которые связаны с доставкой представителей до места проведения мероприятия и обратно, буфетное обслуживание представителей во время проведения мероприятий и т.п.

Вопрос №3 Какие документы должны оформляться при списании представительских расходах?

Ответ: Для корректного отражения представительских расходов необходимо изначально составить приказ, в котором будут отражены все сведения о проводимых мероприятиях, дата, место, список присутствующих. Так же документально фиксируется и программа проводимых мероприятий, составляется обязательно смета мероприятия, затем отчет о проведенном мероприятии, после этого ответственный сотрудник должен составить акт списания обязательно подписать его у директора предприятия и у главного бухгалтера, а так же приложить к акту подтверждающие документы. Этими документами могут быть чеки, акты сверки выполненных работ, услуг, счета – фактуры и т. Д.

Вопрос №4 Кто несет ответственность за составления акта списания представительских расходов?

Ответ: Ответственное лицо, которое будет отвечать за правильность составления, отражения итоговых и обоснованности данных расходов назначается приказом о проведении официального мероприятия.

Вопрос №5 Какую цель хочет получить предприятие от списания представительских расходов?

Представительские расходы документальное оформление 2019

Ответ: На предприятии когда проводиться официальное мероприятие, на котором могут быть заключены договора или определенные документы, всегда выделяются средства на представительские расходы. Данные расходы при отражении налоговом учете уменьшают налоговую базу предприятия. Но для того, что бы контролирующие службы не смогли выставить штрафы, пени ил санкции, то необходимо правильно отражать их и составлять соответствующие документы.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас: Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓Бесплатная юридическая консультацияМосква, Московская область звоните: 7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: 7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Стоп-затраты

Для того, чтобы у проверяющих не возникло вопросов по поводу обоснованности признания представительских расходов, их необходимо подтвердить документально (Письмо Минфина от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675). В первую очередь, понадобится приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия.

В нем указываются цель, место проведения мероприятия, а также лица, которые будут в нем участвовать. Помимо приказа руководитель утверждает смету представительских расходов. А подтверждением факта проведения представительского мероприятия будет являться отчет, который рассматривается финансовым ведомством также как один из необходимых документов (Письмо Минфина от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). А нужен ли акт на списание представительских расходов?

Таким образом, акт составляется в произвольной форме после завершения мероприятия и утверждается руководителем принимающей стороны. Какую же информацию следует указать в акте на списание?

В соответствии с разъяснениями Минфина все представляемые для признания расходов представительскими документы должны быть непосредственно связаны с проводимым мероприятием.

Учитывая вышеизложенное, можно сделать вывод о том, что в акте на списание должны присутствовать сведения, позволяющие отнести указанный акт к конкретному мероприятию, то есть сведения о дате, месте проведения и наименовании мероприятия, расходы на которое списываются на основании указанного акта.

Кроме того, акт должен содержать информацию о принимающей стороне, лицах, уполномоченных на его составление и руководителе организации, его подписавшем.

Фактически израсходованные денежные средства необходимо разбить на группы с указанием суммы по каждой из них.

  • описание мероприятия, на организацию которого были потрачены средства (дата и место проведения, предмет обсуждения в ходе переговорного процесса);
  • объем израсходованных ресурсов;
  • норматив, в пределах которого можно произвести списание в налоговом учете;
  • наименование и реквизиты принимающей стороны;
  • перечень лиц, ответственных за организацию встречи;
  • выводы комиссионного органа компании о целесообразности понесенных издержек, об их экономической обоснованности;
  • список документов, которыми подтверждаются траты.
  • посредством отчета;
  • первички, дополняющей данный отчет.

Представительские расходы документальное оформление 2019

Вместе с тем многие фирмы предпочитают формировать полный комплект из перечисленных выше документов (то есть когда-либо рекомендованных), что подтверждают совершение ПР.

Данное предпочтение может быть обусловлено:

  • строгими нормами внутрикорпоративной отчетности (предполагающими наличие у менеджмента инструментов эффективного контроля над расходами — включая представительские);
  • стремлением фирм дополнительно обосновать как раз таки экономическую целесообразность ПР — как необходимое условие возможности их применения в целях оптимизации налогообложения.

В частности, многие фирмы предпочитают подтверждать факт списания ПР посредством оформления отдельного локального нормативного документа — акта о списании соответствующих расходов.

Рассмотрим особенности его применения и составления подробнее.

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:

  1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.
  2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
  3. Услуги и затраты на буфет.
  4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

  1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
  2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
  3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Положение о представительских расходах как инструмент их подтверждения

Рассмотренные нами документы, которые используются в целях подтверждения фирмой ПР, могут дополняться внутрикорпоративным положением о ПР.

Данное положение может быть отдельным локальным нормативным актом или частью учетной политики организации и разрабатываться в целях:

  • упорядочивания процесса подтверждения ПР теми или иными категориями ответственных сотрудников — например, сотрудниками бухгалтерии;
  • упорядочивания процесса реализации официальных мероприятий.

Такое положение имеет смысл утверждать, если фирма проводит те или иные официальные мероприятия регулярно.

Для упрощенцев возможность списать представительские расходы пока закрыта

В случае если оно утверждено, рассмотренные нами документы для подтверждения расходов будут составляться на основе форм, утвержденных в качестве приложений к соответствующему положению.

Налоговый учет: норматив для прибыли и НДС

Допускается включать в состав представительских расходы в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).

В ситуации, когда организация применяет в бухгалтерском учете ПБУ 18/02 и часть представительских расходов будет превышать налоговый норматив, придется начислить отложенный налоговый актив (дебет счета 09 «Отложенные налоговые активы» – кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»).

При списании в конце года на расходы суммы НДС, относящегося к сверхнормативным представительским расходам, надо отразить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 и кредиту счета 68 (субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»)п. 7 ПБУ 18/02.

Если встречи руководства с представителями контрагентов не будут оформлены как официальные представительские мероприятия, инспекторы наверняка расценят их как личные встречи директора. А возмещение затрат на такие личные встречи не учитывается как представительские расходыПисьма Минфина от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759, от 01.11.

Для учета представительских расходов время проведения переговоров или официального приема не важно. Эти мероприятия можно проводить и в нерабочее время, и даже в выходные дни

В иной ситуации для расчета суммы, предъявляемой к вычету, потребуется расчет. Приведем пример, подходящий в большинстве случаев. Опять же все суммы в нем считаются нарастающим итогом с начала года.

Поскольку представительские расходы надо нормировать нарастающим итогом с начала года, то может получиться, что НДС по таким расходам вы сможете принять к вычету частично в одном квартале, а частично — в другом (когда расходы перестанут быть сверхнормативными в целях налогообложения прибыли). В частности, из-за того, что в течение года фонд оплаты труда увеличивается и появляется возможность учесть в «прибыльных» расходах дополнительную сумму нормируемых затратПисьмо Минфина от 06.11.2009 № 03-07-11/285.

Если же по итогам года часть входного НДС по представительским расходам, которые не укладываются в «прибыльный» норматив, осталась не заявленной к вычету, то в налоговом учете такую сумму НДС нельзя учесть как самостоятельный расходп. 1 ст. 170, ст. 270 НК РФ.

ООО «Красная смородинка»форма утв. Приказом от 20.12.2013 № 25

В ситуации, когда организация применяет в бухгалтерском учете ПБУ 18/02 и часть представительских расходов будет превышать налоговый норматив, придется начислить отложенный налоговый актив (дебет счета 09 «Отложенные налоговые активы» – кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»).

Представительские расходы документальное оформление 2019

При списании в конце года на расходы суммы НДС, относящегося к сверхнормативным представительским расходам, надо отразить постоянное налоговое обязательство по дебету счета 99 и кредиту счета 68 (субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»)п. 7 ПБУ 18/02.

Если встречи руководства с представителями контрагентов не будут оформлены как официальные представительские мероприятия, инспекторы наверняка расценят их как личные встречи директора. А возмещение затрат на такие личные встречи не учитывается как представительские расходыПисьма Минфина от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759, от 01.11.

Итоги

ПР, определенные в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ, могут быть использованы фирмой в целях уменьшения налогооблагаемой базы в установленных пределах. Для этого они должны быть подтверждены.

Ознакомиться с иными полезными сведениями о ПР вы можете в статье «Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете?».

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

  • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
    К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:

  • отчет о представительских расходах, который утвердил руководитель организации;
  • авансовый отчет.

К двум отчетам сотрудник прикладывает первичные документы, например кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержаться в письмах ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

Представительские расходы документальное оформление 2019

Дебет 26 (44) Кредит 71 – отражены представительские расходы;

Дебет 19 Кредит 71 – учтен НДС по расходам, понесенным через подотчетное лицо.

Обновление: 15 ноября 2017 г.

Акт на списание представительских расходов (образец)

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

  • на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
  • на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
    К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

К двум отчетам сотрудник прикладывает первичные документы, например кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержаться в письмах ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина России от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.

Понятие представительских расходов

Представительские расходы документальное оформление 2019

В последнее время все чаще хозяйствующие субъекты проводят встречи для определения направлений сотрудничества, оптимизации совместной работы или просто заключения сделок на взаимовыгодных условиях.

При этом принимающая сторона несет расходы на проведение таких встреч и расходы иногда не маленькие. Поэтому вопрос учета таких расходов, называемых представительскими, становится все актуальнее.

Не стоит забывать, что указанные выше расходы могут быть признаны представительскими только в том случае, если общение носило официальный характер — расходы, понесенные в рамках неформальной встречи партнеров к таковым отнесены не будут.

Определенного перечня документов, которые необходимо представлять в качестве доказательств того, что расходы являются представительскими, НК не содержит, но очевидно, что они должны подтверждать как сам факт расходов, так и их непосредственную связь с мероприятием, для организации которого они были понесены.

Так какие же документы нужны и как же правильно оформить представительские расходы?

Начало оформления необходимых документов должно предшествовать мероприятию, для которого выделяются денежные средства. То есть перед проведением мероприятия руководителем должны быть изданы приказы или иным образом утверждены:

  • план мероприятия;
  • смета расходов;
  • список приглашенных лиц;
  • порядок выдачи денежных средств под отчет (при выборе данного способа оплаты расходов).

После окончания мероприятия необходимо оформить документы, подтверждающие факт проведения мероприятия. К таким документам относятся:

  • авансовый отчет;
  • отчет о представительских расходах;
  • акт на списание представительских расходов.

Помимо указанных выше документов проведение мероприятия должно быть подтверждено первичными документами, отвечающими критериям, установленным ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ .

Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:

  • представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
  • участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.

Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).

Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:

  • транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
  • буфетное обслуживание во время переговоров;
  • оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.

Обратите внимание:

  • указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
  • финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector