Загадки в оформлении приложений

Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе доу

Слово «Приложение»,
независимо от количества прилагаемых
документов, всегда употребляется в
единственном числе.

Приложение: на
5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Приложение:
брошюра в 1 экз.

Регистрация
документов —
это фиксация факта создания или
поступления документа путем проставления
на нем индекса и даты с последующей
записью необходимых сведений о документе
в регистрационных формах.

Регистрация
документов необходима для решения
следующих задач:

  • учет количества
    документов;

  • обеспечение
    сохранности документов, устранение
    возможности потерь документов;

  • обеспечение
    возможности ведения контроля исполнения
    документов;

  • обеспечение поиска
    документов в информационно-справочных
    целях.

Согласно
ГСДОУ регистрации подлежат все документы,
требующие учета, исполнения и дальнейшего
использования в справочных целях
(организационно-распорядительные,
плановые, отчетные, учетно-статистические,
бухгалтерские, финансовые и т.д.).
Регистрируются входящие, исходящие и
внутренние документы78,
независимо от способа их создания (с
использованием компьютера или пишущей
машинки) и способа получения или отправки
(почтой или по каналам связи).

Однако не все
документы организации должна регистрировать
служба ДОУ. Документы специальных
(функциональных) систем документации
(плановые, бухгалтерские, финансовые и
др.) целесообразно регистрировать в
соответствующих подразделениях. В
службе ДОУ на этих документах ставится
только дата поступления.

  1. Письма, присланные
    для сведения (копии),

  2. Телеграммы
    и письма о разрешении отпусков и
    командировок.

  3. Технические
    задания на командирование Специалистов
    за рубеж и сметы по командированию.

  4. Сообщения о
    заседаниях, совещаниях и повестках
    дня.

  5. Графики, наряды,
    заявки, разнарядки.

  6. Сводки и информация,
    присланные для сведения

  7. Учебные планы и
    программы.

  8. Рекламные
    извещения, плакаты, программы совещаний,
    конференций.

  9. Прейскуранты.

  1. Технические
    условия.

  2. Претензии.

  3. Нормы и нормативы
    расходов материалов.

  4. Поздравительные
    письма.

  5. Пригласительные
    билеты.

  6. Документы по
    заключению коллективных договоров.

  7. Бухгалтерские
    документы.

  8. Планово-финансовые
    документы.

  9. Печатные издания
    (книги, журналы, бюллетени)

  1. Формы
    статистической отчетности.

  1. Корреспонденция,
    адресованная работникам предприятия
    с пометкой «лично» и общественным
    организациям.

  2. Объяснительные
    записки.

  3. Арбитражные и
    исковые документы.

Поступающие
документы регистрируются в день
поступления, отправляемые и внутренние
— вдень подписания или утверждения.

Загадки в оформлении приложений

Входящие, исходящие
и внутренние документы регистрируются
отдельно.

Для входящих
документов характерна их повторная
регистрация в структурных подразделениях.
В то же время основным принципом
регистрации является ее однократность.
В связи с этим при повторной регистрации
документа в структурном подразде­лении
недопустимо присваивать ему новый
регистрационный номер. В структурном
подразделении документ регистрируется
под тем номером, который был присвоен
ему в службе ДОУ.

Регистрационные
номера присваиваются
входящим, исходящим и внутренним
документам в пределах календарного
года.

Регистрационный
номер входящих и исходящих документов
состоит, как минимум, из двух частей:

  • порядкового
    номера в пределах регистрируемого
    массива документов с начала календарного
    года;

  • номера дела по
    номенклатуре дел.

1)
для входящих документов: 218/08-17, где 218 —
очередной порядковый регистрационный
номер, а 08-17 — номер дела, в которое будет
подшит исполненный документ;

Загадки в оформлении приложений

2)
для исходящих документов: 11-03/532, где:
11-03 — номер дела, в которое будет подшита
копия отправленного документа, а 532 —
очередной порядковый номер.

К обязательным
частям регистрационного номера могут
добавляться при необходимости коды из
классификаторов: корреспондентов,
структурных подразделений, вопросов
деятельности и т.д.

Внутренние документы
при регистрации делятся на группы по
видам и разновидностям документов,
каждая из которых регистрируется
отдельно, например: приказы по основной
деятельности, приказы по личному составу,
акты ревизий, протоколы заседаний,
отчеты, докладные записки и т.д.

Порядковые
регистрационные номера присваиваются
документам в пределах каждой регистрируемой
группы. Для внутренних документов обычно
применяется простая порядковая нумерация,
например: приказ № 28, протокол № 3, акт
№ 7.

На
документах, составленных совместно
несколькими организациями, регистрационные
номера авторов проставляются через
косую черту в порядке указания авторов
на документе (слева направо)79.

ГСДОУ
установлен следующий обязательный
состав реквизитов для
регистрации документов80:

  • автор документа
    (корреспондент);

  • наименование
    документа;

  • дата документа;

  • номер документа;

  • дата поступления
    документа в организацию (для входящих
    документов);

  • номер,
    присвоенный документу при его поступлении
    в организацию (для входящих документов);

  • заголовок документа
    или его краткое содержание;

  • резолюция
    (исполнитель, содержание поручения,
    срок исполнения, автор резолюции, дата
    простановки резолюции);

  • отметка
    об исполнении (краткая запись решения
    вопроса по существу, дата фактического
    исполнения и индекс документа-ответа,
    номер дела, в которое подшит исполненный
    документ).

В
случае необходимости состав
обязательных реквизитов может быть
дополнен следующими:

  • расписка исполнителя
    в получении документа;

  • ход исполнения;

  • наличие приложений;

  • количество листов
    и экземпляров документа и др.

В
качестве регистрационных форм в
зависимости от объемов регистрируемых
массивов документов используют
регистрационные
журналы или
регистрационно-контрольные
карточки (РКК).

Журналы
удобны
при сравнительно небольшом количестве
регистрируемых документов, так как
поиск информации по журналу довольно
продолжителен по времени. Соблюдая
названные выше правила индексации
документов, необходимо вести одновременно
несколько журналов регистрации отдельно
для входящих, исходящих и внутренних
документов, разделив последние еще и
по видам и разновидностям документов.

Загадки в оформлении приложений

Этих
недостатков лишены РКК,
позволяющие
более оперативно вести информационно-справочную
работу и осуществлять контроль за
исполнением документов без повторной
регистрации. РКК печатается в нескольких
экземплярах, что позволяет создать
несколько справочных картотек (по
вопросам деятельности, по
корреспондентам
и т.п.

На каких документах следует оформлять реквизит 21 «Отметка о наличии приложения»?

По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.

В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.

Пример 2

Бланк приказа по ГОСТу Р 6.30-2003

В Примере 2 мы видим бланк приказа:

  • в него входят следующие реквизиты:
    • наименование организации,
    • наименование вида документа,
    • место составления или издания документа;
  • здесь имеются отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа).

Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:

  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • подпись.

Реже в приказ вносятся:

  • эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
  • отметка о наличии приложения;
  • визы согласования документа;
  • отметка об исполнителе.

В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках – сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 – ЗАО «СПК-Самара»).

Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).

При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).

Пример 3

Заполнение реквизита «Наименование организации» при издании совместного приказа равнозначными организациями

Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2–4 межстрочных интервала после наименования организации.

Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к.

Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

Пример 4

Место составления документа следует из названия организации-автора

Пример 5

Реквизит «Место составления документа» указывается самостоятельно

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.

Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, – по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, – центрированными.

Текст приказа

Пример 6

Образцы констатирующей части приказа

«В целях оптимизации системы делопроизводства» или

«Во исполнение п. 4.3.12 приказа Министерства транспорта от 01.11.2013 № 123-4»,

«В целях приведения работы по приему, регистрации и направлению в работу обращений граждан в соответствие с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.

Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.

Заголовок к тексту оформлять желательно. Он является основным поисковым признаком документа и «палочкой-выручалочкой» для сотрудников, регистрирующих документ, т.к. отражает смысловую нагрузку (в заголовке кратко излагается суть приказа). Это позволяет значительно сократить время на регистрацию документа.

Заголовок начинается с предлога «О» (или «Об») и формируется при помощи отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет. Он должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Например:

  • О создании аттестационной комиссии;
  • О проведении торжественных мероприятий, посвященных 65-й годовщине Великой Отечественной войны;
  • Об итогах проведения семинара.

Теперь подробно остановимся на основной части документа, ради которой собственно и проделываются все манипуляции с бланками, – на его тексте.

На бланке печатается, как правило, только первая страница приказа, вторая и последующие печатаются уже на чистых листах бумаги формата А4. Если в приказе более двух листов, то они нумеруются.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

Загадки в оформлении приложений

Пример 4

Констатирующая часть текста приказа

Во исполнение приказа Председателя ЦБ РФ от 12.02.2011 № 125 «О внесении изменений в нормативные документы»

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. После него ставится двоеточие.

Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа. Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России.

Если распорядительная часть приказа предполагает различные по характеру действия или поручения, которые будут исполняться несколькими исполнителями, то ее следует разделить на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами (их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т.д.).

Обратите внимание, что после номера пункта/подпункта приказа обязательно стоит точка, которая отделяет номер от текста этого пункта/подпункта. А когда вы хотите на него где-либо сослаться, то номер уже нужно писать без последней точки, например, «согласно подпункту 2.1.1 приказа».

Текст абзацев нумерованного списка может начинаться от границы левого поля (отступы будут делаться только в красной строке каждого абзаца, как в Примере 6). А может быть расположен весь с большим отступом и вправо будут «съезжать» только номера пунктов/подпунктов, которые в этом случае будут хорошо видны (этот вариант показан в Примере 11).

Пример 5

Нумерация поручений распорядительной части приказа

В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность (возможно с наименованием структурного подразделения) – см. пункт 1 в Примере 6. Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно (как в пункте 2 того же Примера 6).

Пример 6

Формулировка поручения

1. Начальнику Управления операционно-кассового обслуживания Петрову И.И. провести ревизию кассы Дополнительного офиса «Малышок». Срок исполнения – 12 декабря 2012 года.

2. Руководителям филиалов подготовить ежегодный отчет по итогам деятельности подразделений за 2012 год. Срок исполнения – 21 января 2013 года.

Инфо

Оформление основной части приказа Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой. Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа. · Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Пример 3

Ссылка на наличие приложения в тексте документа

Пример 4

Ссылка на наличие приложения в тексте документа

Пример 5

Ссылка на наличие приложения в тексте документа

Пример 6

Ссылка на наличие приложения в тексте документа

Опись приложений к письму от ___________ № ___________

Наименование

документа

Количество
листов

Количество

экземпляров

1.

2.

3.

….

Секретарь
Личная подпись
И.О. Фамилия

Дата

Приложение: по
описи.

Загадки в оформлении приложений

Приложение:
письмо ЗАО «Стройдеталь»

от 18.04.2001 №
138/07-12

и приложение
к нему, всего на 3 л.

Приложение №
1

к письму ЗАО
«Маяк»

от 08.04.2001 №
87/03-12

Приложение №
3

к приказу
директора

Загадки в оформлении приложений

ЗАО «Маяк»

от
12.05.2001 № 17

Приложение №
1

Приложение №
3

ЗАО «Маяк»

от
12.05.2001 № 17

Приказы: основные виды и особенности оформления

Если приказом утверждаются какие-либо документы, то они оформляются в виде приложений к приказу. И тогда на этих приложениях в верхнем правом углу можно было бы оформить:

  • гриф утверждения (с реквизитами этого приказа) и
  • сделать отметку, что данный документ является приложением к тому же приказу.

Но тогда будет явное, никому не нужное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому обычно оформляют что-то одно. Так что же выбрать?

  • Если документ утвержден руководителем или распорядительным документом, то на нем оформляют гриф утверждения (особенно если данное приложение будет потом жить самостоятельной жизнью и может рассылаться без утвердившего его документа). См. Примеры 7 и 8.
  • В остальных случаях пишут слово «Приложение» и его номер (Пример 9).

Загадки в оформлении приложений

Еще поступают так: на приложениях не размещают гриф утверждения (оформляют «шапку», как в Примере 9), но сшивают их с основным документом и заверяют весь сшив на обороте и подписью руководителя, и печатью с указанием количества прошитых листов (см. Примеры 10 и 11).

Когда мы упоминаем данные документа (приказа в грифе утверждения или основного документа в его приложении), нужно помнить следующее:

  • для распорядительных документов обычно достаточно указания вида документа, наименования организации-автора и его даты с номером (как в Примере 8); но иногда данный вид документа может издаваться разными лицами внутри одной крупной организации, тогда следует уточнять автора этого документа (например, «приказ Председателя Правления ЗАО «КБ-Рубль» от 04.02.2013 № 125-12»);
  • сначала пишут дату и потом номер документа (а не наоборот).
Пример 7

Гриф утверждения документа руководителем

Пример 8

Гриф утверждения документа другим – распорядительным документом

Пример 9

Указание номера приложения и данных основного документа на 1 листе приложения

Пример 10

Заверение сшива основного документа с его приложениями одним лицом

Пример 11

Заверение сшива несколькими лицами

Если документ с приложениями подписывается одним лицом, то его подписью и печатью заверяют сшив (см. Пример 10). Если же прошитые документы должны быть подписаны несколькими лицами (например, договор и его приложения), то все эти лица должны поставить свои подписи и печати на сшиве (см. Пример 11).

Если заверяющие документ лица занимают равноценные должности, то их подписи лучше расположить на одном уровне.

Заверять ли гриф утверждения печатью? ГОСТ Р 6.30-2003 этого не требует. Но на практике часто печатью все-таки удостоверяют подпись должностного лица в грифе утверждения.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

Оттиск печати в соответствии с ГОСТом заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами. Дата составления приказа — поступление копии паспорта в кадровую службу. Регистрация и хранение приказов Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии. На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Отсчет начинается с наступлением нового календарного года. Подобная система нумерации даёт возможность не только навести порядок в журнале приказов по основной деятельности, но и позволяет быстро находить любой нужный приказ по его номеру среди огромного количества управленческих документов организации.

Холдинги масштабного характера, документооборот которых весьма значителен и разнообразен, могут разработать свою собственную систему нумерации документов, правила которой бывают изложены и закреплены в специально изданном локальном акте, содержащем образец приказа по основной деятельности компании.

(Месяц)

Виды документов

Количество
документов

Всего

оригиналы

копии

входящие

исходящие

внутренние

Итого

Результаты
учета объема документооборота обобщаются
и доводятся до сведения руководителя
организации для выработки мер по
совершенствованию работы с документами
и определения штатной численности
службы ДОУ.

Нужно ли использовать знак «№» при указании номера приложения?

На практике этот знак то используют при указании номера приложения в тексте основного документа и на самом приложении, то обходятся без него, ставя цифру сразу после слова «приложение» (как в наших Примерах 4, 5 и 6).

ГОСТ Р 6.30-2003 однозначно показывает, что данный знак нужен при оформлении номера приложения на нем самом (см. цитату пункта 3.21 этого документа в начале статьи и наш Пример 9). При этом в п. 3.16 Методических рекомендаций по внедрению данного ГОСТа тоже рекомендуется в правом верхнем углу документа печатать «Приложение №», но в приведенном здесь же примере знак «№» почему-то отсутствует. Из чего можно сделать вывод, что он скорее нужен.

А вот вставлять ли этот знак при упоминании номера приложения в тексте основного документа – неизвестно. Потому на практике поступают по-разному.

Мы показали, где есть опасность допустить ошибки при оформлении приложений. Кроме того, продемонстрировали разные допустимые варианты оформления, которые встречаются на практике в отсутствие четкой регламентации со стороны нормативных документов.

Чтобы избежать путаницы и упростить жизнь себе и сотрудникам своего предприятия, вы можете все эти аспекты оговорить в своих локальных нормативных актах (это может быть Инструкция по делопроизводству в комплекте с утвержденными формами документов, кроме того, можно разработать электронные шаблоны документов в текстовом редакторе либо заложить их в СЭД).

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Пример регистрационно-контрольной карточки

Лицевая сторона
карточки

1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31

Корреспондент

Дата поступления

и
номер документа

Дата и
регистрационный

номер
документа

Краткое
содержание

Резолюция или
кому направлен документ

Отметка
об исполнении документа

Контрольные
отметки

(ход исполнения)

Фонд
№ Опись №
Дело №

ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата

поступления

Регистрационный

номер

документа

Корреспондент

(автор)

Дата

документа

Номер

документа

Краткое

содержание

документа

1

2

3

4

5

6

Резолюция
или кому направлен документ

Дополни-

тельные

сведения

о документе

Расписка в

получении

Отметка

об

исполнении

Исполнители

Задание

Срок

исполнения

Автор

резолюции

Дата

простановки

резолюции

ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата

документа

Регистрационный

номер

документа

Корреспондент

(получатель)

Краткое

содержание

документа

Кем

подписан

документ

Исполнитель

Дополнительные

сведения о

документе

Отметка

об исполнении

1

2

3

4

5

6

7

8

ФОРМА ЖУРНАЛА
РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Дата

документа

Регистрацион

ный

номер

документа

Краткое

содержание

документа

Кем

подписан

документ

Исполнитель

Дополнительные

сведения о

документе

Расписка в

получении

документа

Отметка об

исполнении

1

2

3

4

5

6

7

8

Пример регистрационно-контрольной карточки

Контролю подлежит
исполнение всех зарегистрированных
документов. Контроль исполнения
документов является составной частью
функции менеджмента «Контроль».

Основная
цель
организации
контроля исполнения — обеспечение
своевременного и качественного исполнения
документов. Контроль осуществляют
руководители, служба ДОУ и ответственные
исполнители. Служба ДОУ контролирует
организационно-распорядительные
документы. Документы других систем
контролируются соответствующими
подразделениями или сотрудниками.

Сроки
исполнения
исчисляются в календарных днях с даты
подписания (утверждения) документа, а
для поступивших — с даты поступления.
Срок исполнения документа может быть
типовым
или
индивидуальным.

«Решения
по обращениям граждан принимаются… в
срок до одного месяца со дня их поступления
и регистрации»81.

Загадки в оформлении приложений

«Заявления
и жалобы военнослужащих и членов их
семей разрешаются в сокращенные сроки
— до 15 дней со дня их поступления…»82.

Индивидуальные
сроки
исполнения документов устанавливаются
руководителем предприятия. Конечная
дата исполнения указывается в тексте
документа или в резолюции руководителя.

Изменение
срока исполнения производится только
по указанию руководителя в следующем
порядке: типовые сроки — принятием
нового акта, индивидуальные —
руководителем, который их установил.

Перенесение срока
исполнения документа по просьбе
исполнителя, мотивированной наличием
уважительных причин, осуществляется
руководителем предприятия после
получения докладной записки от
исполнителя. Решение о переносе срока
исполнения отражается в резолюции
руководителя и переносится из резолюции
в контрольную карточку.

Контроль
исполнения включает:

  • постановку
    документа на контроль;

  • проверку
    своевременного доведения документа
    до исполнителя;

  • проверку и
    регулирование хода исполнения;

  • учет и обобщение
    результатов контроля исполнения
    документов, информирование руководителя.

При организации
контроля исполнения используются
экземпляры РКК, заполняемые при
регистрации документов.

Карточки
контролируемых документов (контрольная
картотека) систематизируются по срокам
исполнения документов, по исполнителям,
группам документов.

Службой
контроля (или
секретарем) осуществляются следующие
операции:

  • формирование
    картотеки контролируемых документов;

  • направление
    карточки контролируемого документа в
    подразделение-исполнитель;

  • выяснение
    в структурном подразделении фамилии,
    имени, и отчества и телефона исполнителя
    (в крупных организациях);

  • напоминание
    подразделению-исполнителю о сроке
    исполнения;

  • получение информации
    о ходе и результатах исполнения;

  • запись хода и
    результатов исполнения в карточке
    контролируемого документа;

  • регулярное
    информирование руководителей о состоянии
    и результатах исполнения;

  • сообщение
    о ходе и результатах исполнения
    документов на оперативных совещаниях,
    заседаниях коллегиальных органов;

  • снятие документов
    с контроля по указанию руководителей;

  • формирование
    картотеки исполненных документов.

Проверка
хода исполнения осуществляется
на всех этапах до истечения срока,
например, в следующем порядке:

  • заданий последующих
    лет — ежеквартально;

  • заданий последующих
    месяцев текущего года — ежемесячно;

  • заданий
    текущего месяца — каждые десять дней,
    а в последнюю декаду — за пять дней и
    за три дня до истечения срока и исполнения
    документа.

Служба
ДОУ должна вести не только формально-сроковый,
но и предупредительный
контроль,
т.е.
не только напоминать исполнителям о
приближении сроков исполнения, но и
выяснять состояние исполнения, выявлять
причины возможного срыва и принимать
меры по их устранению, информируя
руководство и помогая организовать
исполнение документа.

Документ считается
исполненным и снимается с контроля
после исполнения заданий, сообщения
результатов заинтересованным организациям
и должностным лицам или другого
документированного подтверждения
исполнения. Результаты исполнения
отмечаются в контрольной карточке и на
самом исполненном документе (отметка
об исполнении документа и направлении
его в дело).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector