Положение об использовании корпоративных банковских карт

Учитываем использование карты работником

Корпоративная карта — это карта, привязанная к специальному счету компании. Она предназначена для оплаты представительских и командировочных расходов, а также сдачи наличной выручки на счет компании через терминалы банка. Обычно банк выдает именные карты, которые оформляют на конкретных сотрудников.

Перечень документов для оформления корпоративных карт в каждом банке разный. Но в большинстве алгоритм действий для клиентов следующий.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Шаг 1. Заключить с банком договор о выпуске и обслуживании бизнес-карт, где отображаются сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться картами. К договору надо приложить заявления сотрудников на выпуск карт и доверенности на них от компании. Формы заявлений у каждого банка свои.

Шаг 2. Открыть специальный счет для расчетов корпоративными картами и установить расходные лимиты по картам.

Положение об использовании корпоративных банковских карт

Шаг 3. Получить карты. В некоторых банках бизнес-карты может получить один сотрудник, у которого есть доверенность. В других — корпоративные карты выдаются только «физику», на чье имя карта выпущена, при предъявлении паспорта.

Банковские правила не регулируют порядок работы с бизнес-картами внутри компании. В то же время стоит утвердить внутреннее положение (см. образец 1). В нем надо определить круг работников, которым компания будет выдавать карты, и лимит расходования средств.

Средства на карте сами по себе не являются подотчетными, но они станут ими, когда сотрудник снимет наличные или проведет расчет корпоративной картой. Поэтому в положении необходимо записать, для оплаты каких расходов можно использовать карту (командировочных, представительских, хозяйственных), а также в какие сроки сотрудники должны отчитаться о потраченных средствах.

На каждую карту можно установить лимит расходов. Например: на снятие наличных в день, разовые расчеты корпоративной картой, операции за рубежом и др. Те же лимиты можно установить и в договоре с банком. Чтобы сотрудники не воспользовались картой в личных целях, в положении стоит записать, что компания вправе удержать из зарплаты сотрудника все средства, за которые он не отчитался. При этом в договоре с банком можно записать перечень телефонов, на которые будут приходить SMS-оповещения о каждой операции по счету карты.

Обычно банк оформляет именные карты на конкретных работников. Поэтому использовать карты вправе только их держатели. Но компания может прямо установить такой запрет в своем внутреннем положении. Заодно можно написать, что за сохранность карты отвечает работник, на которого она оформлена.

По общему правилу бизнес-карты не предназначены для выдачи зарплаты. Но нет и ограничений для таких операций. Поэтому кассир может снять деньги с бизнес-счета, внести их в кассу по приходнику, а затем раздать наличные сотрудникам, у которых нет банковских карт. Для этого надо оформить платежную ведомость и расходный кассовый ордер.

Использовать корпоративную карту сотрудник вправе для оплаты командировочных и представительских расходов. Под эти расходы банк и оформляет карту. Сотрудник, который снимает с карты средства или перечисляет их на другой счет, должен отчитаться за них, как и за наличные деньги из кассы. Поэтому снимать деньги или использовать корпоративные карты для перечисления зарплаты и других выплат социального характера сотрудники не вправе. Для этого предусмотрен другой вид банковских карт — зарплатные.

По общему правилу заявление нужно оформить, если компания выдает подотчетные из кассы (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210-У). О том, надо ли оформлять заявление о расходовании средств с карты, в банковских правилах не сказано. В то же время компания сама может установить такой порядок, чтобы знать, кто и сколько денег планирует потратить. Когда сотрудник снимет наличные или расплатится картой, то должен отчитаться о расходах.

Все деньги на бизнес-счете принадлежат компании. В момент пополнения корпоративного счета сотрудники еще не получают деньги. Значит, операции по пополнению счета отражают по дебету счета 55 «Специальные счета в банках». А вот после оплаты картой или при снятии наличных надо сделать записи по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Москва 9 января 2014 г.¦ ¦ ¦ ¦ В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами ¦ ¦ ¦ ¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦ ¦ Утвердить список сотрудников, имеющих право использовать¦ ¦корпоративные банковские карты и распоряжаться денежными средствами¦ ¦на них: ¦ ¦————————————————————————-¦ ¦¦N п/п¦ Должность ¦ Ф.И.О.

¦¦ ¦ —— ——————————— ——————————— ¦ ¦¦1 ¦Генеральный директор ¦Сладкоежка В.П. ¦¦ ¦ —— ——————————— ——————————— ¦ ¦¦2 ¦Коммерческий директор ¦Упрямый Р.А. ¦¦ ¦ —— ——————————— ——————————— ¦ ¦¦3 ¦Директор по закупкам ¦Скряга В.Г. ¦¦ ¦ —— ——————————— ——————————— ¦ ¦¦4 ¦Менеджер по закупкам ¦Покупайкин Н.Л.

Источник — «Зарплата», 2014, № 3

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ 3. Порядок использования корпоративных банковских карт │ │ │ │ 3.1. Корпоративная банковская карта предназначена для оплаты│ │работниками командировочных и хозяйственных расходов компании. │ │ 3.2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно│ │распоряжению руководителя компании. │ │ 3.3.

Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов│ │выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о│ │полной материальной ответственности. │ │ Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться│ │деньгами на специальном карточном счете компании.

Денежные средства на│ │корпоративной карте принадлежат компании. │ │ 3.4. Список сотрудников, на имя которых оформлены именные│ │корпоративные карты, приведен в приложении N 1. │ │ 3.5. Список должностей, замещение которых дает право пользоваться│ │неименными корпоративными картами и распоряжаться денежными средствами│ │компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91). │ │ 3.6.

Для получения карты работник должен написать заявление на выдачу│ │корпоративной карты на имя руководителя компании. │ │ 3.7. Учет приема и выдачи карт ведется в журнале учета корпоративных│ │карт (приложение N 3). │ │ 3.8. Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а│ │также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных│ │лимитов несет держатель корпоративной карты.

│ │ Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан│ │незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью│ │блокирования операций. Если по вине держателя карты счет не будет│ │своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с│ │держателя карты. │ │ 3.9.

Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией.│ │Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим│ │лицам. │ │ 3.10. Основанием для использования корпоративной банковской карты│ │является приказ о командировании работника, служебная записка или│ │утвержденная смета хозяйственных расходов компании. │ │ 3.11.

Операции по карте работник — держатель карты может проводить│ │только в пределах лимита, установленного для карты по договору с│ │банком-эмитентом. │ │ 3.12. При приобретении канцелярских товаров, нормативно-справочной│ │литературы и оплаты иных хозяйственных расходов размер разового платежа│ │корпоративной картой не может превышать 50 000 руб.

по одному договору│ │(счету). │ │ 3.13. Лимит для снятия наличных на территории РФ устанавливается в│ │размере 100 000 руб. в день. Снимать наличную иностранную валюту на│ │территории РФ не разрешается. │ │ 3.14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ│ │устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день. │ │ 3.15.

За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается│ │использовать только для оплаты командировочных и представительских│ │расходов. Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных│ │расходов не допускается. Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению│ │не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего│ │данный пункт. │ │ 3.16.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Сотрудники, чья работа связана с постоянными командировками,│ │имеют право не сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев. Для│ │других работников срок определяется индивидуально, но не более одного│ │месяца. │ │ 3.17. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных│ │посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и│ │сроки, предусмотренные п.

Положение об использовании корпоративных банковских карт

п. 2.2 и 2.3 настоящего Положения. │ │ 3.18. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое│ │использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного│ │работника использованной не по назначению суммы осуществляется в│ │соответствии со ст. ст. 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской│ │Федерации. │ │ 3.19.

__________________________ УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата О порядке использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

— при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов — не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, — не позднее 5 рабочих дней);

  1. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.
  2. Отчет о целевом расходовании денежных средств по корпоративной банковской карте представляется держателем карты директору организации не позднее 3 рабочих дней со дня проведения расчетов по карте (в том числе дня снятия наличных денежных средств) или со дня возвращения работника из командировки. К отчетам, кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.
  3. При непредставлении документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или при неутверждении директором отчета суммы, списанные с корпоративной карты, взыскиваются с держателя карты путем удержания из его заработной платы.
  4. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Выдаем корпоративные карты «под отчет»

По мнению чиновников ведомства, сферу применения расчетных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить (помимо расчетов по оплате труда в рамках «зарплатных» проектов) на расчеты с подотчетными лицами. Преимуществами такой формы платежа, как безналичные расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт, являются повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

В правила организации и ведения бухгалтерского учета с подотчетными лицами могут включаться положения, предусматривающие расчеты с ними как в наличном, так и в безналичном порядке.

В качестве примера финансисты привели практику, применяемую в их ведомстве: в рамках реализации учетной политики и с учетом положений коллективного договора Минфин осуществляет выдачу денежных средств под отчет на командировочные расходы безналичным способом по заявлению подотчетного лица, содержащему реквизиты, необходимые для перечисления на счет работника Минфина, открытый в кредитной организации, при командировании:

  • на территории РФ — в валюте РФ (в рублях) с применением банковских карт, используемых в рамках «зарплатного» проекта;
  • на территории иностранных государств — в долларах США с применением банковских валютных карт, выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре Минфина.

Помимо этого, даже если у Вас есть оборудованная касса, то есть еще один минус – это бумажная волокита с получением и сдачей подотчетных денег.

Так что, конечно можно оплачивать товары и услуги таким способом, но есть варианты и попроще.

 Таких систем довольно много, мой бухгалтер пользуется системой Палитра (у них как раз проблема, что они принимают платежи только с корпоративных карт, причина этого мне не известна).

Корпоративная карта ООО выдается для приобретения товаров или услуг для организации ВАЖНО и Вы не можете приобретать себе товары и услуги, которые не касаются работы ООО.

Допускается оплата по пластиковой корпоративной карте расходов директора на мобильную связь и бензин для автомобиля, так как это так же задействовано в работе организации.

Подводя итог статьи, сразу рекомендую, если у Вас ООО получить корпоративную карту. Работать будет значительно проще и бухгалтеру будет так же проще списывать деньги.

Обязательно берите чеки с терминала после оплаты – они потребуются бухгалтеру для отчетности, или Вам в случае если Вы являетесь директором и бухгалтером в одном лице.

Процедура государственной регистрации общества с ограниченной ответственностью теперь стала еще проще, подготовьте документы на регистрацию ООО совершенно бесплатно не выходя из дома через проверенный мной онлайн сервис: «Регистрация ООО бесплатно за 15 минут». Все документы соответствуют действующему законодательству РФ.

Совет: В настоящее время многие предприниматели для расчета налогов, взносов и сдачи отчетности онлайн используют данную «Интернет-бухгалтерию». Сервис помог мне сэкономить на услугах бухгалтера и избавил от походов в налоговую. Мне также удалось достать подарочный промокод для подписчиков моего сайта, по которому Вы сможете получить 3 месяца сервиса бесплатно, чтобы по достоинству оценить его. Для этого просто введите промокод 74436115 на странице активации подарка.

Использовать именные корпоративные карты могут только сотрудники, на которых эти карты оформлены. То есть: чтобы оформить карту компании нужно подать в банк утвержденный руководителем список работников, которые могут пользоваться корпоративной картой.

Положение об использовании корпоративных банковских карт

Чтобы использовать в фирме неименные корпоративные карты, нужно издать приказ об утверждении списка должностей, на которых можно использовать неименные корпоративные карты.

Именные корпоративные банковские карты могут находиться на самих работников при условии соблюдения ими требований безопасности.

Все неименные корпоративные карты лучше хранить в сейфе. Чтобы эта карта не попала в руки тому, кому не нужно. Выдавать карту лучше по заявлению. Хотя в законодательстве этого нигде не прописано.

Корпоративные карты выдаются на срок, который определен положением. Выдать карту на более долгий срок можно только на основании распоряжении руководителя.

Порядок отчета работников о расходовании денежных средств по корпоративной карте отдельным нормативным актом не установлен. Но компания может разработать его самостоятельно, опираясь на нормы, регулирующие порядок отчета о расходовании наличных подотчетных сумм.

Срок представления авансового отчета по использованию денежных средств с корпоративной банковской карты можно установить в положении о порядке использования корпоративных карт.

Авансовый отчет по деньгам с карты работник может заполнить по унифицированной форме № АО-1. Или же разработать авансовый отчет самостоятельно.

Обратите внимание! Составляя авансовый отчет по расходованию денежных средств с корпоративной карты, работник  должен приложить документы, подтверждающие его траты (чеки, квитанции и т.п.). Даже если подотчетник снял наличные с карты, помимо квитанции о снятии этих денег нужно приложить документы, подтверждающие оплату товаров (работ, услуг).

Можно ли списать расходы на оформление и обслуживание карт?

Источник — «Зарплата», 2014, № 3

Расчеты наличными между компаниями по одному договору не могут превышать 100 тыс. рублей (п. 6 Указания Банка России от 07.10.13 № 3073-У). Но, если работник платит картой, такие расчеты не считаются наличными. Поэтому лимит можно не соблюдать. В то же время при крупных покупках (обычно более 100 тыс.

За открытие и обслуживание карт банк берет комиссию. Эти суммы можно списать как расходы на услуги банка (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ). Затраты подтверждает договор и банковская выписка.

Пять преимуществ корпоративных карт

1. Экономия времени. Работник может снять деньги или пополнить счет, не посещая банк. Достаточно найти банковский терминал. Причем доступ к счету круглосуточный.

2. Безопасность. Сотрудник не потеряет деньги. А если у него украдут карту, то ее можно сразу заблокировать и ограничить доступ к счету.

3. Контроль расходов. Компания может установить лимит по расчетам корпоративной картой и подключить смс-оповещение. Это позволит в режиме реального времени контролировать, сколько тратит работник.

4. Конвертация валюты. Картой можно расплатиться за рубежом, и не надо отдельно покупать валюту. Рубли автоматически переводятся в другую валюту.

5. Сокращение расходов. Тарифы на снятие наличных с карт обычно ниже, чем при снятии наличных по чеку в банке.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Мы расскажем о том, как учитывать рублевые карты и расчеты по ним.

Для учета карт необходимо вести журнал их выдачи и возврата, в котором расписываются работник, получивший карту, и лицо, ответственное за ведение учета по картам. В журнале целесообразно указывать:

  • номер карты;
  • Ф.И.О. держателя карты;
  • срок, на который карта выдана работнику;
  • дату передачи карты работнику и обратно.

Положение об использовании корпоративных банковских карт

Предупреди работника

При обнаружении факта кражи или пропажи карты работник обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней.

То есть до того момента, как в организацию поступят первичные документы, подтверждающие расход, средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций держателем корпоративной карты, так же как и в случае снятия наличных денег, считаются выданными под отчет работнику.

(или) 26 «Общехозяйственные расходы»;

(или) 60 «Расчеты с поставщиками или подрядчиками»;

(или) 91 «Прочие доходы и расходы» и др.

Положение об использовании корпоративных банковских карт

В налоговом учете расходы, оплаченные картой, тоже учитываются в обычном порядке. Отчет работник может представить по унифицированной форме N АО-1 {amp}lt;8{amp}gt;. Сумма, полученная по карте, отражается по строке «Получен аванс». При этом в авансовом отчете нужно указать, что деньги получены со счета с использованием банковской карты, и привести номер выданной работнику карты.

Если же работник не представит документы либо отчет не будет утвержден руководителем, то на использованную работником сумму делается проводка по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба», и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Примечание

Расчеты с использованием рублевой корпоративной карты можно производить и в зарубежных командировках. Ведь если вашему сотруднику в командировке понадобится валюта, то вам не придется для этого открывать валютный счет, поскольку операции по корпоративным картам могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета {amp}lt;10{amp}gt;.

Кроме того, все расходы по конвертации и обналичиванию будут учтены банком, и вам ничего не придется пересчитывать при сдаче работником отчета, то есть вы будете просто списывать суммы, показанные в выписке банка. Работнику вашей организации также не надо будет декларировать валюту при вывозе ее за рубеж.

Пример. Отражение расчетов с использованием корпоративной расчетной карты

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Условие

Водителю организации для приобретения бензина выдается расчетная карта. В конце месяца водитель представляет в бухгалтерию авансовый отчет с приложением чеков автозаправочной станции. Накладные и счета-фактуры от топливной компании поступают непосредственно в адрес организации.

Решение

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки.

Содержание операции Дт Кт
На дату оплаты ГСМ по расчетной карте (по выписке банка)
Деньги в оплату ГСМ зачислены
в подотчет работнику
71 «Расчеты с
подотчетными лицами»
55 «Карточный счет»
На дату получения ГСМ от поставщика в соответствии с товарной накладной
Отражено получение ГСМ 10 «Материалы»,
субсчет «Топливо»
60 «Расчеты с
поставщиками и
заказчиками»
Отражен НДС по полученным ГСМ 19 «НДС
по приобретенным
ценностям», субсчет
19-3 «НДС
по приобретенным
материально-
производственным
запасам»
60 «Расчеты
с поставщиками
и заказчиками»
На дату утверждения руководителем авансового отчета
Погашена задолженность
подотчетного лица
60 «Расчеты
с поставщиками
и заказчиками»
71 «Расчеты
с подотчетными
лицами»

Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦ ¦в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового¦ ¦отчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты. ¦ —————————————————————————

Источник — «Зарплата», 2014, № 4

————————————————————————— ¦ Закрытое акционерное общество «Сладости Востока» ¦ ¦ (ЗАО «Сладости Востока») ¦ ¦————————————————————————-¦ ¦ ¦ ¦ ПРИКАЗ N 62 ¦ ¦ об утверждении списка сотрудников, имеющих право ¦ ¦ использовать корпоративные банковские карты ¦ ¦ ¦ ¦г.

Получаем корпоративную карту

(если) выпущены расчетные карты, то перечисление денег с расчетного счета на карточный отражается по дебету счета 55 в корреспонденции с кредитом счета 51 «Расчетные счета»;

Положение об использовании корпоративных банковских карт

(если) выпущены кредитные карты, то зачисление кредита на карточный счет отражается по дебету счета 55 и кредиту счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам».

При погашении задолженности и процентов по кредитным картам делается проводка по дебету счета 66 и кредиту счета 51.

Внимание!Блокировка одной карты не означает блокировки всего карточного счета.

Так как счет, к которому открывается карта, по сути, является обычным банковским счетом {amp}lt;3{amp}gt;, о его открытии (закрытии) необходимо сообщать в ИФНС и во внебюджетные фонды {amp}lt;4{amp}gt;.

Если же вы забыли это сделать, то в суде от штрафа за несообщение сведений об открытии счета можно и отбиться, если в договоре с банком будет написано, что счет предназначен для зачисления денег только от самой организации, а не от третьих лиц. Тогда карточный счет не будет соответствовать понятию «счет» в том смысле, который в него вкладывает Налоговый кодекс {amp}lt;5{amp}gt;.

Расходы на открытие и обслуживание карты в бухгалтерском учете учитываются как прочие расходы {amp}lt;6{amp}gt;, а в налоговом — как внереализационные {amp}lt;7{amp}gt;.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Сама же банковская карта не представляет никакой ценности. Поэтому она не является денежным документом в том смысле, в каком этот термин упоминается в Плане счетов бухгалтерского учета. Поэтому ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете стоимость карты никак не отражается.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector