Что такое первичная документация в 1с

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик.

Загрузка документов

Категория:Личный кабинет -{amp}gt; В помощь бухгалтеру

Формат данных XML по стандарту CommerceML (CML) позволит сэкономить время на занесение в 1С сведений о покупке услуг компании Peterhost.Для этого необходимо загрузить в 1С XML-файл и из него сформируется документ «Поступление товаров и услуг», содержащий сведения о приобретенных услугах. Счет-фактуру можно сформировать на основании этого документа.

Подробная инструкция представлена ниже.

1. Подключение внешней обработки

Оперативный ввод первичных документов в 1С:Предприятие.

Предлагаем Вашему вниманию услугу, позволяющую максимально ускорить трудоемкий процесс ввода первичных документов в 1С.

Услуга оперативного ввода первичных документов в 1С:Предприятие:

  • освобождает бухгалтера от трудоемких операций, отнимающих время и силы, что особенно актуально в отчетные периоды;
  • позволяет работать с большинством первичных бухгалтерских документов (счета-фактуры, накладные ТОРГ-12, акты, платежные поручения и др.);
  • предоставляет возможность осуществлять загрузку в 1С из xls, doc, pdf, txt и других форматов;
  • дает возможность пакетного ввода в 1С документов разного вида, включая многостраничные документы;
  • гарантированно избавляет от досадных опечаток, повторов и пропусков;
  • экономит расходы за счет отсутствия необходимости в бухгалтере по вводу первичных документов в 1С даже на крупных предприятиях.

Стоимость услуги 50 руб/документ.

Накладная рассчитывается к оплате в количестве кратном 10 позициям.

Например, одна накладная с:

  • 10-ю позициями принимается как один документ;
  • 11-ю позициями принимается в количестве двух документов;
  • 21-у позициями принимается в количестве трех документов.

Банковская выписка

Документы прихода на счет и списания со счета рассматриваются как один вид документа «Банковская выписка» (данные документы не содержат табличной части, т.е. позиций).

Отобранные документы по дате создания за отчетный период группируются по дате документа (т.е. дате проведения) и рассчитываются к оплате в количестве кратном 10 документам.

Например:

  • 5 документов списания со счета и 5 документов поступления на счет, проведенные за 01.10.2012 (одним числом) принимаются в количестве одного документа;
  • 6 документов списания со счета и 5 документов поступления на счет, проведенные за 01.10.2012 (одним числом) принимаются в количестве двух документов.

Что такое первичная документация в 1с

Счет-фактура

Независимо от числа позиций один документ принимается в количестве одного документа (ввод данного документа выполняется из накладной «на основании»).

Светлана Аполлонова, эксперт по экономическим программам фирмы «Астро Софт» Продолжение (начало «КИ» 1996/2,4)

Мы уже говорили о том, что все бухгалтерские операции, возникающие в процессе хозяйственной деятельности, бухгалтер обязан отразить в журнале операций. Но есть еще один нюанс: это можно делать только на основании правильно оформленного первичного документа. Это вполне объяснимо, поскольку в противном случае открываются большие возможности по фальсификации хозяйственной деятельности.

Каждый первичный документ подшивается в специальную книгу учета первичных документов. В случае проверки налоговыми органами правильности ведения бухгалтерского учета бухгалтер должен в обязательном порядке предъявить не только стандартную бухгалтерскую отчетность, но и все первичные документы. Если нужный документ отсутствует я предприятию грозит серьезный штраф.

1С:Бухгалтерия наряду с прямым вводом проводок позволяет работать «от документа», т.е. автоматически формировать нужные проводки при регистрации первичного документа. При этом документ также сохраняется в журнале. Для такой работы в программе используется режим «Документы и расчеты». Уже из названия этого режима видно, что его возможности не ограничиваются только регистрацией первичных документов и простым вводом проводок.

В стандартную поставку уже входит довольно большой перечень готовых документов или расчетов, которые могут использоваться во многих организациях. Собственно настройка программы и заключается в создании специфических для данной организации первичных документов и формировании схем проводок по ним.

Структура представляет собой перечень тех реквизитов, которые необходимо заполнять в бланке первичного документа, а также перечень справочной информации, полезной при вводе документа. Для хранения структур документов используется файл 1SBDOC.DBF.

РИСУНОК1Структура документа «Накладная на отпуск товара»

Если реквизит относится к заголовку документа (например, номер и дата документа), в этом случае он имеет вид «Шапка», если к табличной части (например, количество каждого товара в накладной) я вид «Таблица». Кроме того, можно использовать вид «Инфо» я информационные поля, куда можно выводить справочную информацию (например, текущий остаток данного товара на складе).

«1С:Бухгалтерия» предоставляет широкие возможности по настройке структуры: В процессе формирования документа можно использовать уже созданные списки аналитического учета с использованием параметров каждого объекта аналитики. Например, для формирования платежного поручения достаточно только выбрать нужную организацию из списка, а ее банковские реквизиты будут автоматически занесены в бланк документа.

Что такое первичная документация в 1с

На основании уже указанных реквизитов программа может автоматически рассчитать последующие. Например, при указании цены и количества товара его общая стоимость может быть рассчитана по формуле ЦЕНА*КОЛИЧЕСТВО. Для этого в структуре надо указать формулу для расчета. При этом можно ссылаться не только на реквизиты, но и на сальдо и обороты по счетам, константы или параметры объектов аналитики.

Для удобства работы при настройке можно сгруппировать похожие документы и создать универсальный документ, позволяющий формировать нужные проводки в зависимости от конкретных условий. Например, документ «Выписка банка» позволяет перечислить все поступившие на расчетный счет средства и указать корреспондирующий счет для каждого. Проводки будут сформированы автоматически, причем в случае аналитического счета будет выдаваться запрос о конкретном объекте аналитики.

Приоритет документа определяет последовательность записи документов в течении дня. Правильная расстановка приоритетов позволит, например, документы по приходованию товара всегда ставить в начало дня, а документы на отгрузку товара в конец дня. В этом случае у Вас в процессе работы не возникнет ситуация, когда на складе появится отрицательный остаток товаров на складе.

В программе есть много дополнительных возможностей, облегчающих работу по вводу документов. С помощью информационных окон можно выводить на экран текущее состояние счетов, в том числе в разрезе объектов аналитики, список параметров и многое другое. Например, очень удобно при отгрузке товара видеть текущий остаток этого товара на складе, его полное наименование и закупочную цену.

Для тех реквизитов, которые необязательно должны заполняться, можно включить опцию «Пропускать при вводе». В этом случае реквизит будет пропускаться при первом проходе, но его значение можно установить, щелкнув на нем мышкой. При большом объеме входной информации это экономит не только время, но и нервы.

Что такое первичная документация в 1с

«1С:Бухгалтерия» позволяет настроить удобный внешний вид окна диалога, которое используется при формировании нового первичного документа. Принципы настройки диалога очень просты и аналогичны работе с объектами в графическом редакторе программы.

РИСУНОК2Окно редактирования диалога

При вводе новых реквизитов в структуру, в окне диалога они появляются автоматически.

Последовательность документов в 1С.

Что такое Последовательность Документов?

Понятие «документ» в программе «1С:Предприятие» имеет более существенное значение, чем печатная форма счета, платежного поручения или накладной. Документ представляет собой способ отражения в программе актов хозяйственной деятельности. Основным назначением документа является регистрация информации об осуществленных предприятием актах хозяйственной деятельности.

В программе 1С к актам хозяйственной деятельности относятся не только те операции, которые в соответствии с законодательством должны найти отражение в бухучете, но и все события в деятельности организации, влияющие на область автоматизированного учета. Таким образом, дополнительной функцией документа является возможность формирования печатной формы.

Страница не найдена

Необходимость указания в документе даты вполне очевидна, а вот для чего требуется указывать время можно пояснить следующим образом. Основной задачей отражения времени в документе является необходимость расположения документов в некоторой последовательности внутри даты. Время документа условно соответствует астрономическому времени его ввода в программу.

К примеру, время документа зависит от установленного на компьютере пользователя времени, а оно не всегда верно. Установление времени позволяет установить порядок следования документов внутри даты. Если пользователь для двух разных документов указывает одно и тоже время, программа расположит такие документы все равно последовательно.

Порядок расположения документов

Важной особенностью применения средств отображения актов хозяйственной деятельности в системе 1С является расположение в определенном порядке документов. Конструкция программы 1С:Предприятие такова, что введенные в информационную базу документы повторяют хронологию событий, отраженных в документах. К примеру, если время ввода накладной в базу 1С не точно соответствует реальному времени выписки накладной, то такое отклонение не будет считаться ошибкой и не окажет влияние на работу программы.

Однако, ввод документов в иной последовательности, чем в действительности происходили события, вызовет ошибку в программе. Если в журнале документов расходную накладную расположить до приходной накладной, то может возникнуть ситуация, при которой будет неправильно в учете отражено списание товара. Программа будет считать, что при оформлении расходной накладной на складе не было товара согласно новой приходной накладной и списание будет произведено из других партий или неверно будет осуществлен расчет средней стоимости.

С управленческой точки зрения даже для неотражаемых в учете документов, последовательность их расположения имеет важное значение. К примеру, при выписке счета постоянному клиенту менеджер определяет текущую кредиторскую задолженность покупателя, сверяясь с текущим состоянием взаиморасчетов с клиентом.

Для подтверждения правомерности действий менеджера очень важно знать, выписывался ли счет на оплату раньше регистрации банковской выписки или позже. Таким образом, необходимо следовать общему правилу, которого гласит: документы необходимо располагать в системе 1С в том порядке, в котором действительно происходили события.

Цены и режим обучения: бухгалтерские курсыКурс «Восстановление знаний бухгалтерского учета в программе 1С:Предприятие»Курс 1С:Бухгалтерия «1С 8.2 для профессионалов»Курс «Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 8.2 для начинающих»Курс «Ведение бухгалтерского учета и подготовка налоговой отчетности в программе 1С:Предприятие»

Нас находят: 1с последовательность документов, 1с документы, последовательность 1с, последовательности 1с, 1с последовательность, 1с 8 последовательность документов, последовательность документов 1с, 1с последовательности, последовательность документов в 1с, последовательность в 1с

После совершения хозяйственной операции, подтвержденной утвержденным первичным  документом, бухгалтер вновь обращается к нему через реестр и дает программе  команду сформировать по документу  проводки, которые регистрируются в  массиве информации о хозяйственных  операциях.

При данной технологии соблюдается естественная последовательность работы с документами  за счет разделения моментов формирования самого первичного документа и соответствующих  ему проводок. При этом введенные  документы без подтверждения  пользователем и формирования проводок на их основе никак не влияют на обороты  и остатки счетов.

Регистрация документов в реестре и сохранение их в электронном архиве позволяет  бухгалтеру не только в любой момент вернуться к документу, но и выполнять  выборку документов по определенным критериям, печатать реестры отобранных документов. Таким образом, при применении рассмотренной модели поддерживается естественная технология прохождения первичных документов как формируемых в системе, так и поступающих извне. Поэтому на предприятиях с большим документооборотом целесообразно применять программы, использующие именно этот подход.

Наибольшее  развитие принцип взаимосвязи между  документами разных видов получил  в системах, ориентированных на документооборот  всего предприятия, т.е. в тех, где  применен второй подход к построению документооборота в АИС-БУ.

Модель  полного документооборота реализуется  в корпоративных информационных системах, где бухгалтерский программный  комплекс является одной из функциональных подсистем управления предприятием.

Этот  подход базируется на четырех основных положениях:

  1. Большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, следовательно, массивы документов могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии;
  2. Между документами разных видов существует тесная взаимосвязь;
  3. Документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета;
  4. Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.

Известно, что большая часть информации о производственно-хозяйственной  деятельности предприятия формируется  вне бухгалтерии – в цехах, на складах, в отделах снабжения  и сбыта и др. оперативных подразделениях предприятия. В этих подразделениях и создаются документы, которые  затем и попадают в бухгалтерию.

Функции по ведению аналитического учета в таких системах могут быть гибко разделены между службами оперативного управления и бухгалтерией. Эта аналитика может отслеживаться службами оперативного управления, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут формироваться в целом по суммам документов, свернутых до уровня контрагентов. Благодаря этому каждая подсистема АИС получает ровно столько функций, сколько ей необходимо.

Электронные копии документов из оперативных  подсистем передаются бухгалтерии  для обработки. Работники бухгалтерии  на их основе формируют записи на счетах бухгалтерского учета без и с  использованием аппарата типовых операций. Типовая операция может быть применена  не к одному документу, а к совокупности документов одного вида.

Тогда при  массовом вводе документов одного вида, отражающих одну и ту же хозяйственную  операцию, проводки можно получить в свернутом, итоговом виде по группе документов. Иными словами, можно  формировать групповые проводки. Сформированные проводки отражаются в массиве информации о хозяйственных операциях.

Что такое первичная документация в 1с

Документ  рассматривается не только как средство формирования бухгалтерских записей (проводок), но и является полноправной информационной единицей;

Документы создаются и хранятся в виде электронных  копий вне бухгалтерии, и работники  служб оперативного управления имеют  возможность выполнять свои функции, используя созданную базу документов. Наличие документов в интегрированной  базе данных позволяет вести учет ТМЦ и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости  выпущенной продукции и оценивать  финансовые результаты реализации без  отражения этих данных в бухгалтерском  учете.

Итак, модель полного документооборота позволяет  наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтерского и оперативного учета.

3 Алгоритм заполнения  первичных документов  в 1С: Бухгалтерия. На примере  (внесение  информации в документ  «приходный кассовый  ордер»)

Приходный кассовый ордер— это документ первичной учетной документации кассовых операций, согласно которому производится прием денежных средств в кассу предприятия.

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: это собственно ордер и квитанция к нему.

Содержимое обеих частей одинаковое. Прием наличных денег в кассу производится по приходному кассовому ордеру КО 1 (ПКО). Приходные кассовые ордера и квитанции к ним заполняются бухгалтерией, а не кассиром. Документ должен быть заполнен четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или сформирован с применением компьютера. Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Сокращенно его принято называть ПКО. Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Порядок движения ПКО по инстанциям организации, вкратце, выглядит следующим образом. Бухгалтер выписывает ПКО, на ПКО  ставят печать организации, на нем расписывается  главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты  ордера, получает по нему деньги и выдает квитанцию лицу, внесшему деньги.

Бухгалтер и кассир в автоматизированном учете кассовых операций

Еще до того, как мы познакомимся с особенностями  заполнения документа, который используется в 1С:Бухгалтерии, рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.

работа с первичными документами в 1с

После того, как документ записан — он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть — документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму — он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку Провести в форме документа.

Ну  а если деньги по ПКО так и не будут внесены — документ так и  останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет.

Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций  с ПКО, должен зарегистрировать ордер  в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С: Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги. Несмотря на то, что учет практически полностью автоматизирован, некоторые сведения — такие, как те же ПКО или листы кассовой книги — не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое — в частности — листы кассовой книги, приходится распечатывать, подшивать, хранить — как в обычной бухгалтерии.

Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.

Для этого:

  • В открытом журнале «Кассовые документы» (меню «Банк и Касса — Журнал кассовых документов») ввести команду «Действие — Добавить», либо щелкнуть по пиктограмме   («Добавить»).
  • Командой меню «Банк и Касса — Приходный кассовый ордер» открыть форму «Приходные кассовые ордера», а затем ввести команду «Действие — Добавить».
  • В результате на экран будет выведено окно выбора вида документа «Приходный кассовый ордер» (рис. 5.2).
  • Состав реквизитов формы ПКО зависит от вида операции. Для рассматриваемой операции нужно выбрать строку «Прочий приход денежных средств» (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Выбор вида прихода денежных средств

В форме ПКО уже будет записан  его порядковый номер в реестре  учете документов и текущая дата. В поле «Номер» оставить значение «по умолчанию» 00000000001, текущую дату необходимо исправить на дату поступления денежных средств. В поле «Счет» оставить значение «по умолчанию» — 50.01; в поле «Сумма» внести вносимую в кассу организации сумму — 120 000 (рис. 5.3).

Что такое первичная документация в 1с

На закладке «Реквизиты платежа»:

  • В поле «Счет» вручную или выбором из плана счетов ввести корреспондирующий счет — 75.01. В результате на закладке появляется дополнительное поле «Контрагент».
  • В поле «Контрагент» по кнопке   открыть справочник «Контрагенты» и выбрать в нем элемент с названием Самойлов Д.И.
  • В поле «Статьи движения денежных средств» по кнопке   открыть справочник «Статьи движения денежных средств» и выбрать элемент Поступления от учредителей.
  • В поле «Ответственный» по  кнопке   открыть справочник «Пользователи» и выбрать соответствующий элемент (рис. 5.3).

Рис. 5.3 Заполнение приходного кассового ордера.

 Перейти  на закладку «Печать».

  • В поле «Принято от» будут «дублированы» ФИО учредителя в именительном падеже, их необходимо скорректировать в родительном падеже: принято от Самойлова Дмитрия Ивановича (рис. 5.4);
  • В поле «Основание» записать Учредительный договор;
  • В поле «Приложение» — Выписка из учредительного договора.

Рис. 5.4 Заполнение закладки «Печать» ПКО.

 Чтобы  сохранить документ без проведения  надо щелкнуть по кнопке «Записать», а затем «Закрыть».

1. Сформирует  приходный кассовый ордер №1.

2. Внесет  в «Журнал операций» документ «Приходный кассовый ордер» №1 от 16.01.2008.

3. Зарегистрирует  в списке «Приходные кассовые ордера» операцию с видом «Прочий приход денежных средств» №1 от 16.01.2008.

4. Зарегистрирует  данные о ПКО №1 от 16.01.2008 в  журнале «Кассовые документы».

 Для  печати ПКО необходимо нажать  на кнопку «Печать» и выбрать пункт «Приходный кассовый ордер». В результате на экран будет выведена печатная форма приходного кассового ордера с квитанцией к приходному кассовому ордеру для лица, внесшего сумму.

 Для  проведения открытого ПКО необходимо  щелкнуть по пиктограмме , затем  по кнопке «Закрыть» либо щелкнуть по кнопке«ОК».

Дт. 50.01 (субконто Поступления от учредителей), Кт. 75.01 (субконто Самойлов Д.И.) на сумму 120 000 рублей.

 Для  просмотра проводки, сформированной  при проведении ПКО необходимо: в списке «Приходные кассовые ордера», в журнале «Кассовые документы» установить курсор в строку со сведениями о ПКО №1 от 16.01.2008 и щелкнуть на пиктограмме   (рис. 5.5).

Страницы:← предыдущая1234следующая →

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия