Нумерация приказов по основной деятельности ведется для чего нужен

Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

В субъектах малого бизнеса объем кадровой документации ограничен. Поэтому все бумаги при необходимости легко разобрать. Однако если на предприятии работает более ста сотрудников, документы будут оформляться практически каждый день. Для оперативного ориентирования в них и нужна нумерация. Она решает следующие задачи:

  • Быстрый поиск нужного акта.
  • Удобное нахождение связей между несколькими документами (к примеру, между приказом о сокращении штата и приказом о расторжении трудового соглашения).
  • Обеспечение правильного хранения документации.
  • Систематизация актов на основании их содержания.
  • Создание порядка регистрации бумаг.
  • Упрощение классификации документов при их оформлении на хранение.
  • Разделение распоряжений на группы.

Каждый документ имеет свой срок хранения. Только после истечения этого срока бумагу можно уничтожить. Нумерация является в том числе инструментом для обозначения сроков хранения.

Нумерация – это процесс присвоения документу определенного номера. Процедура подразумевает разграничение бумаг с различными сроками хранения:

  • Длительный: 50 или 75 лет.
  • Краткосрочный: 1 или 5 лет.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления. В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1.

Следует иметь в виду, что руководитель (иное уполномоченное лицо) может подписать приказ по основной деятельности или потребовать внесения соответствующих изменений (что может занять некоторое время), а может и вовсе его не подписать.

Поэтому регистрация приказа может осуществляться только после его подписания и в день подписания.

Регистрация приказа включает в себя не только присвоение регистрационного номера и проставление его на документе, но и заполнение соответствующих регистрационных форм документа, куда вносятся данные о приказе, т. е.

Нумерация приказов по основной деятельности ведется для чего нужен

данные о подписанном документе, поэтому проставление номера на приказе производится после его подписания от руки. Подготовить проект приказа с напечатанным номером означает, что приказ фактически был зарегистрирован до его согласования и подписания.

Номера документов отличаются сложным составом, то есть в них входят цифры и буквы. Необходимость сложносоставных номеров обусловлена большим многообразием бумаг. Ежегодно предприятие должно обновлять порядок исчисления.

Внимание

В начале года номера новых бумаг начинаются с цифры 1. Особенности присвоения номера Нумерация определяется величиной предприятия. В малых организациях можно использовать простой порядок исчисления: числовое и буквенное обозначение через разделительный знак.

  • Цифры. Присваиваются в порядковом виде. То есть номер присваивается документу в порядке поступления последнего. Новое исчисление ведется с начала календарного года.
  • Буквы.

Является приставкой к числу.

Налог на прибыль: перечень расходов расширен Подписан закон, который внес изменения в перечень расходов, относящихся к оплате труда. Так, работодатели смогут учитывать в «прибыльной» базе затраты на оплату услуг по организации туризма, санаторно-курортного лечения и отдыха на территории России для работников и членов их семей (родителей, супругов и детей).

Нумерация приказов по основной деятельности ведется для чего нужен

А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников. {amp}lt; …

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе…» Приложения к методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

Кроме этого, следует учитывать и такой факт, как подготовка приказа по основной деятельности двумя организациями.

В этом случае приказу будет присвоен двойной номер каждой из организаций через косую черту, который тоже будет проставлен от руки.

Основные требования по оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов содержатся в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Но сразу заметим, что указанные документы носят рекомендательный характер для коммерческих организаций.

Справка Например, в Положении о кадровом делопроизводстве могут быть предусмотрены следующие индексы для обозначения определенной категории распоряжений:

  1. П – о приеме на работу;
  2. У – об увольнении работников;
  3. О – для приказов об отпусках;
  4. ВК – для внутренних командировок;
  5. ЗК – для командировок за границу.

Другие индексы в нумерации организация может предусмотреть установить самостоятельно. В такой ситуации номер, например, норме приказа о приеме на работу может выглядеть следующим образом — № 2/П, или № 2/к/П.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве — важный вопрос для любой компании вне зависимости от ее величины и структуры. Как правильно организовать этот процесс, расскажем в нашей статье.

Для чего применяется нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Что значит присвоить номер приказу

Как присвоить номер приказу

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве играет весомое значение в функционировании фирмы, вне зависимости от ее размера, структуры и сферы деятельности.

Кадровое делопроизводство – это отрасль организации, ответственная за ведение документов, связанная с трудовыми отношениями. А именно:

  • Внесение записей в трудовые книжки;
  • Оформление личных дел;
  • Создание приказов по личному составу;
  • Оформление графика отпусков и штатного расписания;
  • Составление и преобразование должностных инструкций;
  • Хранение и своевременная сдача документов в архив;
  • Грамотное внесение изменений в документы;

Бланк приказа о приеме на работу

По личному составу. Этот вид приказов подразделяется  на 2 группы:

  • Срок хранения 75 лет для приказов, формирующих трудовые отношения и значительные изменения в жизни сотрудников. (Прием на работу, увольнение, смена фамилии);
  • Срок хранения 5 лет для краткосрочных распоряжений. (Отпуск, командировка, выговор).

По основной деятельности:

  • Общие приказы по всему предприятию;
  • По отделам;
  • По административно-хозяйственной деятельности;

Распорядительные документы без утвержденной формы оформляют в текстовом варианте на официальном бланке организации.

Для того, чтобы приказы обладали законной силой, они должны содержать необходимые реквизиты, подписи ответственных лиц и номер документа.

Оформить пособие на ребенка через интернет госуслуги

Грамотно организованная система регистрации приказов позволяет:

  • Ускорить поиск понадобившегося документа;
  • Систематизировать распорядительные документы по назначению;
  • Усилить контроль за исполнением приказов начальства.

Специфика применения нумерации заключается в следующих моментах:

  • Разделение распорядительных документов с разным сроком хранения;
  • Присвоение сложных номеров приказам при значительном документообороте.

Правила ведения

Пример приказа об увольнении

Регистрационный номер приказа складывается из его порядкового номера и индекса.

Индексация приказа определяется индивидуальной номенклатурой дел и правилами регистрации распоряжений на предприятии.

В фирмах с небольшим документооборотом не требуется разделять приказы по многочисленным разновидностям. Но объединить их нельзя из-за разных сроков хранения документов. В этом случае к порядковому номеру приказа через дефис или наклонную черту добавляют буквенный индекс:

  • «лс»- личный состав (Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет);
  • «к»- кадры (Приказы кратковременных сроков хранения).

В организациях с большим штатом сотрудников и распорядительных документов разработана целая система индексов на каждую разновидность приказа:

  • «п»- прием на работу;
  • «у»- увольнение;
  • «пр» — прием на работу рабочих;
  • «к» — командировки;
  • «вк»- внутренние командировки;
  • «зк»- командировки заграницу;
  • «отд»- отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребенком;
  • «отк»- очередные отпуска, учебные отпуска;

Вариантов нумерации и индексных обозначений может быть много. Их разнообразие зависит не только от размера организации, но в том числе от специфики деятельности конкретной фирмы.

Нумерацию приказов рекомендовано вести с ежегодным обновлением порядка исчисления. С первого рабочего дня нового календарного года приказу будет присвоен № 1. За исключением учреждений культуры и образования, где делопроизводительный год начинается с 1 сентября.

Такая система поможет не только упорядочить распорядительные документы, но и подготовить их для дальнейшей сдачи в архив.

Страница журнала регистрации приказов по личному составу

Так как порядок присвоения номеров приказам не установлен на законодательном уровне, работники-кадровики ведут журналы для регистрации приказов. Процесс регистрации — это копирование реквизитов с документа и занесение этих данных в специальную регистрационную форму.

Приказы по основной деятельности ведутся на предприятии отдельно от распоряжений по личному составу. Это обусловлено разными направлениями деятельности и сроками хранения. Нумерация этих распорядительных документов должна вестись отдельно. Журналы регистрации приказов будут разные.

  • соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
  • эксплуатация зданий и помещений;
  • транспортное обслуживание;
  • создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
  • вопросы безопасности (см. пп. 773–893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).
  • Простой вариант. Подходит для малых компаний с ограниченным документооборотом. Бумаге присваивается числовой код. Если требуется, можно добавлять к нему буквенное обозначение. Нумерация выполняется от цифры 1. Исчисление будет вестись до конца года. С первого дня нового года нумерация вновь ведется с единицы. Цифра будет обозначать порядок поступления бумаги, а буква – содержание приказа, его вид. Между двумя этими символами, как правило, не ставится разделительный знак.
  • Усложненный вариант. Подразумевает сквозную нумерацию. Документы подразделяются на различные группы. Буква будет указывать на группу, к которой принадлежит бумага.
  • Сложный вариант. Актуален для больших предприятий, где ведется обширный документооборот. Обозначения в данном случае могут указывать на группу распоряжений, сроки их хранения. Шифр может обозначать подразделение, к которому относится документ. Для создания шифра нужно использовать несколько букв.

Пример нумерации приказов по кадрам для крупных предприятий и корпораций

Нумерация приказов по основной деятельности ведется для чего нужен

Добрый день! Подскажите, как правильно нумеровать приказы на предприятии. У нас небольшая фирма и в год 5-6 приказов. Нужно ли делать отдельную нумерацию по основной деятельности и по личному составу? Или можно просто нумеровать приказы по порядку независимо от темы? И еще вопрос — Каждый год нумерация начинается с 1? или продолжать нумера прошлого года? Спасибо!

Во внутреннем документе, регламентирующем общие правила заполнения и оформления Журнала, должно быть закреплено лицо, ответственное за ведение документа. Таким лицом, как правило, выступает представитель кадровой службы, но по усмотрению руководства, ответственность может возлагаться и на других сотрудников. За ответственным сотрудником закрепляются обязательства по оформлению, заполнению, хранению и сшиву Журнала.

Лицо, ответственное за ведение документа, следует указать во внутреннем нормативном документе (в Порядке кадрового учета). Целесообразно указывать не ФИО конкретного сотрудника, а должность, ведь в таком случае при увольнении работника его обязанности перейдут к преемнику.

Основные требования по оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов содержатся в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв.

Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Но сразу заметим, что указанные документы носят рекомендательный характер для коммерческих организаций. Поэтому можно рекомендовать в организации закрепить правила работы с теми или иными видами организационно-распорядительных документов в локальных нормативных актах, например, в Инструкции по делопроизводству или в соответствующем Стандарте, определяющем работу с конкретным видом организационно-распорядительного документа.

«3.12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе».

Нумерация приказов по основной деятельности ведется для чего нужен

Затем по мере расширения штатной численности персонала, передаче функций по кадрам в отдельное структурное подразделение появляется необходимость в делении приказов по персоналу на несколько категорий, которые также отражаются в номере каждого документа, при помощи буквенно-цифровой кодировки, в зависимости от общей системы нумерации, принятой на предприятии.

При создании системы нумерации и ведения документооборота на предприятии нужно руководствоваться требованиями, заложенными в таких нормативных актах как, закон об архивном деле №125-ФЗ от 22.10.2004 и приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010.

Они устанавливают общие сроки хранения кадровых приказов, а также дают достаточно простую классификацию различных документов по персоналу. Кроме того, некоторые отраслевые ведомства также разрабатывают отдельные положения по ведению документооборота в подчиненных им организациях.

Такая система может подразумевать выделение приказов по персоналу в отдельную категорию, тогда к обычному номеру приказа добавляют цифру или буквы, обозначающие кадровое подразделение.

Например, приказ № 1-2018/к.

№ 1-2018/4, где 4 — порядковый номер кадровой службы.

При достаточно большом обороте документов по личному составу организации дополнительно могут использовать деление по причинам издания приказа. Это также может указываться буквенным или цифровым кодом.

№1-2018/3к, №1-2018/4.3 — это означает, что отдел кадров (4 или «к») подготовил и подписал у руководителя приказ о премиях работников (3), а с начала года этот приказ был первым в отделе кадров (1).

Также в средних компаниях целесообразно разграничить журналы для учета изданных приказов. Вместо одного общего журнала можно вести следующие виды журналов:

  • приказы об увольнениях, перемещениях и приеме на работу;
  • приказы по командированию сотрудников;
  • приказы по премированию и взысканиям;
  • приказы по отпускам;
  • иные приказы и распоряжения по персоналу.

Если управление персоналом полностью централизовано и в головном офисе компании создан единый департамент по работе с наемными сотрудниками, то приказы по кадровой работе могут дополнительно разделяться по следующим категориям:

  • самостоятельное подразделение, в котором работает сотрудник, упомянутый в приказе;
  • отдел, служба или департамент, где числится работник;
  • фамилии сотрудников, по которым издаются приказы в алфавитном порядке.

Например, каждое удаленное подразделение имеет свой порядковый номер — филиал № 1, филиал № 2 и т. д.

№ 1-2018/4.3ф2 — что означает приказ о премировании работников филиала № 2.

При использовании детализированной системы нумерации приказов, лучше всего порядковый номер документа ставить последней, а не первой цифрой.

То есть, номер приказа будет выглядеть следующим образом — № 4.3ф2/2018-1.

При большой штатной численности каждого из самостоятельных подразделений в нумерации приказов по кадрам дополнительно используют код отдела или управления, входящего в состав каждого филиала.

Например, номер приказа, касающегося сотрудников бухгалтерской службы в филиале №2 может быть таким: № 4.3ф2/бс/2018-1.

В случае дополнительного деления приказов по фамилиям сотрудников, в номер приказа вносят первую букву фамилии работника, по которому издается приказ.

Алфавитное деление сотрудников может дополнять другие критерии дополнительной классификации приказов или использоваться отдельно.

№ 4.3ф2/бс/2018-1о или №4.3/2018-1о, где буква «о», является первой буквой фамилии сотрудника.

Крупные компании, как правило, пользуются электронными системами документооборота и отдельно вести журналы учета приказов по персоналу нет необходимости. В таких организациях используют электронные каталоги документов, и найти нужный приказ можно при помощи функции расширенного поиска, внутри каталога.

Сложность системы нумерации приказов по кадровому делопроизводству зависит от численности персонала и количества издаваемых в году приказов. Чем больше подразделений или документов, тем больше критериев для поиска должен содержать номер приказа. Упрощает работу с приказами и распоряжениями руководства по кадровой работе и дополнительное ведение журналов учета или электронных каталогов изданных приказов. Руководитель каждого предприятия может самостоятельно решить насколько развернутую систему нумерации применять в компании.

Законодательство не содержит каких либо норм по нумерации кадровых приказов на прием и увольнение. Поэтому каждая компания вольна руководствоваться теми принципами, которые более удобны при ее специфике.

В настоящее время широко применяется электронный способ ведения кадрового делопроизводства. Соответствующая программа присваивает порядковые номера самостоятельно, так же как и ведет их реестр. При необходимости есть возможность скорректировать правила группировки распоряжений.

В “бумажном” делопроизводстве чаще всего при нумерации применяется сочетание цифр и букв, где цифра является порядковым номером распоряжения, а буква — обозначает категорию. Например, 2/лс или 2-лс, где 2 порядковый номер, а “лс” — личный состав. По такому же принципу обозначаются распоряжения:

  • “п” — трудоустройство;
  • “у” — увольнение;
  • “к” — командировка;
  • “о” — отпуск и т.д.

На малом предприятии, где кадровый документооборот невелик, за год возможно объединение распоряжений в более крупные группы, например, на прием и увольнение.

Главная новость Диспансеризация-2019: как организовать работу и не перестараться

Тема номера За какие выходки на корпоративе работника можно уволить

В каких случаях можно наказать сотрудников после корпоратива и когда лучше этого не делать

Все изданные распоряжения в обязательном порядке должны регистрироваться в реестре. Для каждой отдельной группы создается свой реестр, в котором отображается следующая информация:

  • номер по порядку;
  • дата издания;

Обновление: 19 октября 2017 г.

Простое обозначение предполагает одну букву и одну цифру, усложненное – целый шифр.

ИнфоВАЖНО! Ознакомить с таким документом необходимо всех причастных к оформлению приказов сотрудников. Только при таком условии нумерация приказов будет понятной и упорядоченной.К примеру, приказы о дисциплинарных взысканиях можно дополнять буквенным индексом «дв», об увольнении — индексом «у» и т. д.

Поскольку законодательно процесс присвоения номеров приказам в кадровом делопроизводстве не регламентирован, сочетание цифры и буквы может заменяться любой другой комбинацией (цифра — цифра, буква — цифра — буква и др.).ВажноИтоги Нумерация приказов помогает упорядочить процесс регистрации и учета документации в кадровом делопроизводстве.

Внимание

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов

Перечень приказов по основной деятельности (примеры)

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности

Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец)

Приказы по основной деятельности организации

Рассмотрим порядок присвоения индекса:

  1. Распоряжения разграничиваются по отдельным группам. Группы могут выделяться на основании содержания документа, срока его хранения.
  2. Каждая из выделенных групп регистрируется в специальных формах. К примеру, это журналы, система электронного документооборота.
  3. Для нумерации конкретного приказа нужно посмотреть в журнал, проверить, какой именно индекс присваивается соответствующему документу. После этого бумаге присваивается необходимый номер.

ВАЖНО! Компании обязательно нужно зафиксировать собственный способ нумерации в локальных актах.

Примеры

Принятая нумерация фиксируется в инструкции. Этот документ является помощником сотрудникам, которые ведут кадровый документооборот. Рассмотрим пример нумерации:

  • Символ П обозначает прием на работу.
  • У – увольнение.
  • ПР – перевод сотрудника на другую должность.
  • О – отпуск.
  • Н – нарушение дисциплины.
  • К – прочие кадровые распоряжения.

Если принимается распоряжение, не относящееся к приведенным группам, можно не помечать его буквенным обозначением.

Обратите внимание! Регистрация документа дает ему юридическую силу, она устанавливает факт его создания или получения.

На заметку! При регистрации приказа по личному составу, необходимо указать фамилию и должность сотрудника. А к приказу подколоть основание — заявление от него.

Предприятие самостоятельно разрабатывает приказ о порядке нумерации приказов, где устанавливает удобный ей порядок проставления номеров в приказах, индексные значения и другие положения, исходя из деятельности организации.

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • приказы по административно-хозяйственным вопросам. 

Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

  • соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
  • эксплуатация зданий и помещений;
  • транспортное обслуживание;
  • создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
  • вопросы безопасности (см. пп. 773–893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 558 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 558).

Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.

Нумерация приказов по основной деятельности ведется для чего нужен

Руководствуясь положениями перечня № 558, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:

  • об определении структуры организации и ее изменении;
  • введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
  • определении штатного расписания и его изменениях;
  • организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
  • создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
  • утверждении планов развития деятельности;
  • осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
  • определении финансовой политики организации;
  • определении научно-технической политики деятельности;
  • установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
  • принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д. 

Вопреки распространенному ошибочному мнению, к приказам по основной деятельности (а не по личному составу) также относится распорядительная документация о назначении руководителя и главного бухгалтера организации (см. п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года.

Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см.

также статью «Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»).

При этом упомянутые правила продолжают использоваться и сегодня в связи с удобством применения в учете документов, в т. ч. при ведении журнала регистрации (подробную информацию по ведению журнала регистрации таких приказов вы найдете в нашей статье «Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности»).

Важно! Распорядительная документация, относящаяся к приказам по основной деятельности, подлежит постоянному хранению. 

Нумерация приказов по основной деятельности ведется для чего нужен

В указаниях по применению перечня № 558 даны следующие разъяснения по вопросам хранения таких документов.

Документы, имеющие соответствующую отметку о необходимости их постоянного хранения (к ним относятся все документы по основной деятельности) в общем случае должны быть переданы организацией в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего постоянного хранения (см. п. 3.3.1 указаний по применению перечня № 558).

Как нумеруются приказы по основной деятельности

Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве нигде не закреплены. Организация вправе сама определить, по каким принципам производить нумерацию. Однако существует общепринятый порядок, которым руководствуется большинство предприятий.

Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

Примерами индексов могут служить:

  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «п» — о приеме на работу;
  • «у» — о расторжении трудового договора;
  • «к» — о назначении командировки и т.д.

Приказы, касающиеся основной деятельности предприятия, обычно нумеруются при помощи только цифр, индексы не используются, однако организация может использовать и буквенный код, и никто не может ей это запретить.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

Принятый в организации порядок нумерации приказов должен быть закреплен в положении о кадровом делопроизводстве или в приказе руководителя о введении соответствующего порядка.

  • в вынужденности присвоения сложносоставных порядковых приказных номеров при большом разнообразии приказов.

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Единственным объединяющим признаком нумерации приказов в кадровом делопроизводстве является ежегодное обновление порядка исчисления. Это означает, что с первого рабочего дня каждого календарного года нумерация приказов начинается с цифры 1. Знакомство с кадровыми приказами облегчат статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы (виды)?

Стоит отметить, что указанная выше практика нумерации носит исключительно рекомендательный характер. Ранее согласно п. 2.7.1.3 Типовой инструкции по делопроизводству…, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 (утратил силу), правило нумерации приказов в течение календарного года носило императивный характер, но теперь правовой основы для нумерации не существует.

ВниманиеПри этом упомянутые правила продолжают использоваться и сегодня в связи с удобством применения в учете документов, в т. ч. при ведении журнала регистрации (подробную информацию по ведению журнала регистрации таких приказов вы найдете в нашей статье «Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности»).

Система, разрабатываемая сотрудниками компаниями, должна быть логичной и понятной. К примеру:

  • Приказы о вынесении взыскания обозначаются буквенным обозначением «ДВ».
  • Распоряжения об увольнении обозначаются символом «У».

Номер приказа, как правило, состоит из цифр – порядкового номера приказа и буквенного кода – индекса, означающего разновидность документа и(или) срок его хранения. Индекс добавляется к цифрам через слеш, дефис или иной символ.

  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «п» — о приеме на работу;
  • «у» — о расторжении трудового договора;
  • «к» — о назначении командировки и т.д.

Присвоение приказам номеров осуществляется в хронологическом порядке начиная с цифры 1. Каждый год нумерация начинается с начала. Исключение составляют образовательные учреждения и учреждения культуры – в них началом года в целях делопроизводства является 1 сентября. Такая нумерация упрощает решение вопросов, связанных с поиском и хранением приказов.

  • «лс» — приказы по личному составу;
  • «п» — о приеме на работу;
  • «у» — о расторжении трудового договора;
  • «к» — о назначении командировки и т.д.
  • Внимание

    Шпаргалка делопроизводителя

    В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно , по личному составу — 75 лет , по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет , поэтому их помещают в разные дела. Соответственно регистрируются эти виды приказов также в разных журналах. Приказы по личному составу должны регистрироваться в отделе кадров.

    Приказ может регистрироваться в журнале регистрации приказов или только в системе электронного документооборота. Журнал регистрации приказов может быть бумажным или электронным. Часто в организациях, где приказы регистрируются в электронном виде или СЭД, регистрация дублируется и в бумажном журнале.

    Нумерация приказов о приеме и увольнении работников

    Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Раньше действовала Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, устанавливающая, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но этот документ утратил силу.

    Однако нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему. Поэтому с нового года начинайте новую нумерацию.

    Сама я делала так

    В целях улучшения организации документооборота и делопроизводства кадровой службы предприятия

    1. приказы о приеме работника на работу – П (прием); 2. приказы о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником – У (увольнение); 3. приказы о переводе работника на другую работу – ПР (перевод работника); 4. приказы о предоставлении отпуска работнику – О (отпуск); 5. приказы о нарушении трудовой и производственной дисциплины – Н; 6. остальные приказы – К (кадры)7. приказы по основной деятельности — ОД

    Приказы: форма, нумерация, исправления

    Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

    Форма приказа

    Приказ по личному составу — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других задач, стоящих перед данным предприятием.

    Особенность приказов по личному составу — их одновременная унификация в составе двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003, и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.

    2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма N Т-2), личные дела, лицевые счета и другие кадровые документы.

    Нельзя забывать о том, что кадровые документы — это основа для начисления любых выплат, а следовательно, и для расчета налогов. И если какой-нибудь приказ, распоряжение или ведомость будут оформлены не так, как предписывает Госкомстат, у проверяющих появится лишний повод для претензий.

    Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 частично унифицированы по форме и содержанию и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты приказы по личному составу: — о приеме на работу (унифицированные формы Т-1, Т-1а); — о переводе на другую работу (Т-5, Т-5а);

    К сожалению, органы статистики не унифицировали до настоящего времени все разновидности приказов по личному составу. Неиспользование унифицированных форм может привести к возникновению проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. В п. 2 ст.

    9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) указано: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты для данного документа».

    Приказы по личному составу, не имеющие унифицированных форм, оформляют в текстовой форме на бланках организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003. К текстовым приказам относятся приказы: — о поручении дополнительной работы (совмещении); — об изменении условий трудового договора (режима работы, продлении срока договора и др.);

    — о переносе отпуска или его продлении; — об отстранении от работы и допуске к работе после отстранения; — о применении дисциплинарного взыскания и его снятии; — об установлении надбавки к окладу; — об изменении персональных данных работника; — о присвоении разрядов, классности; — о направлении работника на курсы повышения квалификации.

    Поэтому нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ по личному составу, оформленный в произвольной текстовой форме, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа).

    Итак, приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором — в унифицированной системе первичной учетной документации. Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

    Внесение исправлений в приказ

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    Сложившаяся практика издания и применения распорядительных документов свидетельствует о недопустимости внесения исправлений в подписанный руководителем приказ. Служба, ответственная за подготовку приказа, должна представлять на подпись руководителю проект распорядительного документа без помарок, исправлений и грамматических ошибок.

    Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

    При обнаружении ошибок в приказе в момент подписания необходимо переписать приказ в исправленном виде. При выявлении существенных ошибок (не грамматических, если грамматическая ошибка не привела к искажению смысла текста) приказ должен быть отменен или заменен путем издания нового приказа.

    Изменить приказ может только лицо, подписавшее этот приказ.

    Категорически не допускается зачеркивание, какое-либо исправление или дополнение на подлиннике приказа. Применение подобных приемов может быть признано судом подделкой документа и лишит приказ юридической силы.

    Нумерация приказов

    Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. Ранее можно было опираться хотя бы на Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 N 536, где было отмечено, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года;

    приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 2.7.1.3). Но теперь, когда этот документ утратил силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 11.05.2010 N 260, правовой основы для нумерации не существует. Тем не менее нумерация документов в федеральных органах исполнительной власти ведется по-прежнему.

    Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс.

    К порядковому номеру распоряжения Президента РФ через дефис добавляются строчные буквы «рп», например N 78-рп, а к порядковому номеру распоряжения Правительства РФ через дефис добавляется буква «р», например N 153-р.

    Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой, определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит прежде всего от количества издаваемых приказов.

    В небольших организациях, где кадровых приказов образуется немного, не требуется делить приказы по разновидностям. В то же время нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не допускается из-за различий в сроках хранения приказов данного вида. К порядковому номеру через дефис или косую черту обычно добавляют буквенный индекс «лс» (личный состав) или «к» (кадры).

    Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

    «п» — приказы о приеме на работу; «пр» — приказы о приеме на работу рабочих; «пс» — о приеме специалистов (ИТР); «к» — командировки; «вк» — внутренние командировки; «зк» — загранкомандировки; «мк» — местные командировки; «отд» — отпуска без сохранения зарплаты, по уходу за ребенком, по беременности и родам (срока хранения 75 лет);

    «отк» — отпуска учебные и очередные, дополнительные (срок хранения — 5 лет) и т.д. Иногда, чтобы номера приказов не дублировались в течение года, используют диапазон номеров, разумеется, с запасом. Например, приказы о приеме с N 1 по N 99, об увольнении с N 100 по N 199, о переводе — с N 200 по N 299 и т.д.

    «Так должно быть везде, потому что так есть у нас». Вариантов много — выбирайте любой! Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству).

    1. Худяков А.И. Приказы по кадрам: система и классификация // Кадровик. 2011. N 2. С. 180 — 172. 2. Стенюков М.В., Пустозерова В.М. Кадровое делопроизводство в 2008 году. М.: А-Приор, 2008. 128 с. 3. Стенюков М.В. Документы отдела кадров. М.: Книга-сервис, 2003. 4. Калачева С.А. Приказы по предприятию. М.: Приор, 2002.

    Как нумеровать приказы по основной деятельности — Ваш юрист

    Все должно быть отдельно.

    Учитывая различные сроки хранения приказов по личному составу, рекомендуется нумеровать их в соответствии со следующими правилами:— обязательное отличие регистрационных индексов приказов по личному составу от индексов приказов по основной деятельности;— применение буквенно-цифровой индексации приказов по личному составу (например, 1-к, или 1к, или 1л/с и тому подобное);

    — при большом количестве работников, когда образуется много кадровых приказов, их можно делить по разновидностям (например, N 1у — об увольнении, N 1/км — о командировании, N 1/о — об отпуске, N 1/п — о поощрении);— для приказов с разными сроками хранения должны использоваться различные буквенные обозначения.

    Нумеровать все приказы по личному составу одинаково и подшивать в одно дело не рекомендуется. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленным Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г.

    , сроками их хранения — 5 и 75 лет.Все изданные приказы по личному составу организации следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.

    Консультант Плюс 2016

    Приказы по деятельности и личному составу, заполняются в разные журналы. С каждого года нумерация начинается с №1.

    {amp}gt;Ищете ответ?Спросить юриста проще!

    Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Юридическая энциклопедия