Какие письма нужно заверять печатью

В чем отличие простой печати от гербовой

Как известно, печать – это оттиск, который сделан на бумаге, воске, сургуче или любом другом материале, который выступает в роли средства удостоверения документа. Существуют разновидности печатей, которые отличаются друг от друга не только формой. Помимо этого, каждая из них предназначается для определенных целей. Например, гербовые печати может использовать далеко не каждая организация.

Более того, законодательно утвержден перечень документов на которые ставится гербовая печать. Далее более подробно поговорим о том, на каких документах ставится гербовая печать.

Список документов на которых ставится гербовая печать является достаточно объемным. Итак, гербовая печать ставится на:

  • — архивной справке;
  • — актах (списания, экспертизы, о несчастном случае, приема работы, которая выполнена);
  • — доверенности (на ведение дел в суде или на получения материальных ценностей);
  • — договорах (о поставках, аренде помещений, подрядах, материальной ответственности, производства работ и так далее);
  • — командировочном удостоверении;
  • — образцах подписей работников;
  • — гарантийных письмах (на выполнение услуг и работ, оплату счетов);
  • — поручениях (бюджетных, банковских, пенсионных, сводно — платежных);
  • — ходатайствах и представлениях, характеристиках, награждениях и аттестациях;
  • — реестрах (бюджетных поручениях, чеках, документах, предоставляемых в банк);
  • — сметах расходов;
  • — соглашениях и договорах, которые подписаны от лица учреждения;
  • — распоряжениях и приказах;
  • — справках;
  • — удостоверениях работников учреждения;
  • — штатном расписании учреждения;
  • — аттестатах выпускников;
  • — личных делах воспитанников и учащихся;
  • — почетных грамотах и дипломах;
  • — инструкциях, которые обязательны для исполнения;
  • — трудовых книжках работников;
  • — в классном журнале.

Ознакомившись с вышеизложенным списком, можно точно узнать, какие документы заверяются гербовой печатью. Несмотря на то, что перечень документов может показаться довольно большим, гербовая печать проставляется далеко не на всех документах.

Данный вывод подтверждается судебной практикой (см. Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 3 марта 2009 г. N А29-3632/2008(Т-36395/2008), ФАС Московского округа от 5 марта 2008 г. N КГ-А40/862-08, от 3 ноября 2006 г. N КА-А40/10681-06, ФАС Поволжского округа от 23 мая 2006 г. N А55-6844/05-40).

Нормы Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н) предусматривают, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, к которым печать общества не относится.

Иными словами, проставление печати на бланках первичных учетных документов следует признать обязательным, только если это прямо предусмотрено в самой форме или в указаниях по ее заполнению. Необходимость оттиска печати на них обычно указывается наличием аббревиатуры «М.П.». В частности, реквизит «Место печати» присутствует в следующих унифицированных формах:

  • товарной накладной (форма N ТОРГ-12, утверждена Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132);
  • акте о приемке выполненных работ, справке о стоимости выполненных работ и затрат, акте о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения, акте о приостановлении строительства, акте о приостановлении проектно-изыскательных работ по неосуществленному строительству (соответственно формы N N КС-2, КС-3, КС-8, КС-17 и КС-18, утверждены Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100);
  • товарно-транспортной накладной и путевом листе грузового автомобиля (формы N N 1-Т и 4-П, утверждены Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г.

    N 78);

  • акте об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35, утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а);
  • актах о приеме-передаче основных средств, о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств, о приемке-передаче оборудования в монтаж, о выявленных дефектах оборудования (соответственно формы N N ОС-1, ОС-1а, ОС-16, ОС-3, ОС-15 и ОС-16, утверждены Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7).

Указанная аббревиатура присутствует и на некоторых унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1), в частности:

  • в акте о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73);
  • на командировочном удостоверении (форма N Т-10).

Какие письма нужно заверять печатью

Также печатью должны быть заверены все формы налоговых деклараций, представляемые организациями (п. 31 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утвержден Приказом Минфина России от 15 октября 2009 г. N 104н; пп. 2 п. 3.3 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на прибыль организаций, утвержден Приказом ФНС России от 15 декабря 2010 г. N ММВ-7-3/730@).

Таким образом, без печати организации, содержащей все обязательные реквизиты, указанные документы будут составлены с нарушениями, что может повлечь за собой возможность их оспаривания в судебном порядке.

В тех же случаях, когда проставление печати не обязательно, возможно использовать штампы с соответствующими дополнительными надписями, но без обязательных реквизитов печати. Такие штампы не будут иметь силу печатей и могут использоваться только на определенных документах, количество которых ограничено.

Действующее законодательство не содержит требования о регистрации печати общества {amp}lt;1{amp}gt;. Юридические лица самостоятельно изготавливают и хранят печати. Существующая практика такова, что печать можно изготовить при наличии копии свидетельства о государственной регистрации юридического лица, что не исключает риска неправомерного изготовления печати.

Чтобы обезопасить компании от изготовления поддельных печатей, в настоящее время действует Государственное унитарное предприятие города Москвы «Московский реестр», которое предоставляет услуги по изготовлению, регистрации и ликвидации печатей, штампов юридических лиц. При регистрации в Реестре печати присваивается индивидуальный реестровый номер, формируется реестровое дело. Регистрация печати в «Московском реестре» осуществляется в добровольном порядке.

В заключение еще раз отметим, что действующее законодательство допускает существование у юридического лица (ООО, ЗАО и ОАО) двух и более печатей. При изготовлении дополнительных печатей необходимо соблюдать основные условия: круглая форма, указание полного фирменного наименования общества на русском языке, указание местонахождения общества.

Возможность нанесения на печать общества дополнительной информации: номеров, наименований обособленных подразделений и их местонахождения — действующим законодательством не ограничена. Тем не менее в отношении использования печатей с указанием наименований обособленных подразделений существует мнение о недопустимости заверения такими печатями документов, исходящих от головной организации.

Ответ подготовили

Е.Н.Бокарева

Ведущий юрисконсульт

«ФБК-Право»

А.А.Ножкина

Какие письма нужно заверять печатью

Юрист «ФБК-Право»

Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке».

«Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Похожие требования о необходимости компании иметь печать также установлены:

  • для жилищных накопительных кооперативов (Федеральный закон от 30.12.2004 N 215-ФЗ «О жилищных накопительных кооперативах»);
  • для унитарных предприятий (Федеральный закон от 14.11.2002 N 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»);
  • для некоммерческих организаций (Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»);
  • для некоторых других лиц.

Таким образом, на настоящий момент практически все организации, образованные в соответствии с российским законодательством, должны иметь печать.

Заверка документов печатью организации — особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).

Использование печати: как и куда ее ставить

Обратите внимание: Основные технические требования и описания формы и размеров печатей, а также правила размещения на них текста приведены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденном постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст.

Требования на уровне государственных, установлены только в отношении тех печатей, на которых имеется изображение герба РФ и, в том числе, гербов субъектов Федерации, муниципальных и сельских образований. В отношении печатей коммерческих структур таких общих для исполнения регламентов не существует. Поэтому если предприятие активно использует печать на исходящих письмах и других деловых документах для заверения подписей, целесообразно разработать локальный нормативный акт, которым будут регламентироваться такие вопросы, как:

  • какие типы печатей используются в организации;
  • порядок и правила использования оттисков разного типа печатей;
  • как они хранятся и кто отвечает за их сохранность;
  • порядок обновления печатей и их утилизации и т.д.  

гербовые;

приравненные к гербовым;

простые.

К гербовым относятся все печати, на которых изображен герб Российской Федерации. Такие клише могут использовать только органы государственной власти, а также организации и учреждения, имеющие статус государственных или имеющие полномочия представлять государство. Государственные полномочия, например, имеют частные нотариальные конторы.

Приравненная к гербовой печать на письме может стоять в том случае, когда его отправителем является коммерческая организация. На оттисках таких клише модно увидеть фирменный логотип компании, ее эмблему или просто название. Если у частного предпринимателя имеется своя печать, она также имеет статус приравненной к гербовой. В этом случае вместо наименования предприятия по ее центру расположены фамилия, имя и отчество бизнесмена.

Гербовые и приравненные к ним печати на письмах и документах обязательно должны иметь круглую форму и содержать такие реквизиты организации, компании или ИП, как:

  • индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН);
  • номер свидетельства о государственной регистрации.

Обратите внимание: Недавно правительство инициировало принятие закона, которым отменяется обязательное наличие круглой, приравненной к гербовой печати, которая раньше была необходима всем юридическим лицам. Теперь, если предприятие такое клише в своей деятельности не использует, ему есть смысл оформить подтверждающее  письмо об отсутствии печати, чтобы облегчить взаимодействие с банками и иными государственными структурами.

К простым относятся те печати, которыми пользуются отдельные структурные подразделения предприятий, а также те, что предназначены только для какого-либо одного вида документов. Их форма может быть любой — квадратной, круглой треугольной. Такие печати на официальных письмах и документах не ставятся — используют их для заверения копий, справок, пропусков и пр.

В таблице представлены некоторые виды документов и виды печатей, которые ставятся на них.

Наименование документа

Вид печати

Трудовые и гражданско-правовые договоры, соглашения к ним, договоры подряда

Приравненная к гербовой

Справки с места работы, в том числе о заработной плате, и характеристики

Простая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения

Гарантийные и иные письма, в которых фиксируются факты, связанные с движением денежных средств

Приравненная к гербовой

Локальные нормативные акты работодателя

Приравненная к гербовой

Ходатайство о награждении сотрудника, грамоты и дипломы

Простая печать (структурного подразделения)

Трудовые книжки

Приравненная к гербовой

Сопроводительное письмо само по себе никакой информационной нагрузки не имеет. Этот вид деловой корреспонденции оформляется в виде вступительной части, как правило, состоящей из стандартной фразы-штампа: « При этом направляем вам;…» и нумерованного перечня с описанием каждого документа, вошедшего в пакет отправки.

Прямой необходимости ставить печать на сопроводительном письме нет, даже если в пакет документов входят какие-то деловые бумаги, имеющие характер финансовых и гарантийных обязательств, те же договоры, например.

Обратите внимание: категорически запрещается ставить печать на пустых бланках писем или чистых листах бумаги — это прямой путь к злоупотреблениям и мошенничеству.

Ø
Наименование организации-автора;

Ø Наименование
вида документа

Ø 
Дата (хх.хх.хххх);

Ø 
номер;

Ø
подпись;

Ø печать

Ø 
гриф утверждения( Утверждение руководителем
(своей организации или вышестоящей)
(утверждаю Ген. Директор ООО «заря»
подпись, расшифровка и дата);Утверждение
путем издания другого документа (приказ,
постановление, распоряжение). Такой вид
утверждения используется, когда
реализация утверждаемого документа
требует дополнительных мероприятий,
разъяснений. (УТВЕРЖДЕН приказом
директора от и №))

Ø виза
согласования (включает в себя наименование
должности, роспись, расшифровка и дата.
Располагается ниже подписи или на
оборотной стороне)

Ø 
гриф согласования. (СОГЛАСОВАНО приказом
зам директора от и № или СОГЛАСОВАНО
юрисконсультант роспись, расшифровка
и дата. Располагается ниже подписи, а в
тех случаях, когда документ утверждается
– верхняя часть страницы на уровне
грифа утверждения.)

1.
Автор документа (наименование организации,
учреждения, предприятия с указанием
ведомственной принадлежности или
организационно-правовой формы).
Альтернативой может быть печать документа
на фирменном бланке. На некоторых
документах дополнительно указывается
город, в котором данный документ был
издан.

Какие письма нужно заверять печатью

2.
Название документа (приказ, положение
и т.д.).

3.
Дата создания документа, его утверждения,
вступления в силу.

4.
Регистрационный индекс (номер) данного
документа в соответствии с принятой в
компании системой регистрации.

5.
Текст (содержание), по сути точно
соответствующего его названию.

6.
Подпись руководителя организации или
уполномоченного им ответственного
лица.

7.
Визы согласования для тех видов
документов, которые без таких виз не
будут иметь полной юридической силы.

Образцы печатей для документов

8.
Печать

9.Гриф
утверждения документа

10.
отметка о заверении копии

Справочные
данные об организациивключают в себя:
почтовый адрес, номер телефона, код
организации, основной государственный
регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица, идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки
на учет (ИНН/КПП). При оформлении этого
реквизита могут также указываться
номера факсов, телексов, счетов в банке,
адрес электронной почты, адрес
Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).
Этот реквизит размещается только на
бланках для писем.

Адресат
рассматривается как совокупность точной
и полной информации, на основе которой
документ может быть доставлен адресату.

Документ
адресуется организациям, их структурным
подразделениям или конкретному
должностному лицу. При адресовании
документа в организацию ее название и
название структурного подразделения
указываются в именительном падеже.Должность
адресата стоит на первом месте и
указывается в дательном падеже так же,
как и название организации, если адресат
является руководителем организации
или его заместителем.

Название
организации пишется в именительном
падеже и стоит на первом месте, если
адресатом является руководитель среднего
звена. Должность лица, которому адресован
документ, указывают в дательном падеже.

Какие письма нужно заверять печатью

В
состав реквизита «адресат» входит
почтовый адрес, который указывается
после наименования организации, если
документ впервые направляется в эту
организацию. При адресовании документа
физическому лицу указывают фамилию и
инициалы, затем почтовый адрес получателя.

Дата
документа (реквизит
11, согласно ГОСТу Р 6.30-2003) — дата его
подписания, для акта —
дата события, для протокола —
дата заседания, принятия решения. Дата
– обязательный реквизит любого документа.
Основной датой считается дата подписания
документа, утверждения или дата события,
зафиксированного в нем.

Для внутренних
документов – приказов, распоряжений,
справок, докладных записок и т.д. датой
в бланке является дата подписи. Для
отправляемых документов дата в бланке
одновременно является датой подписания
и отправки. Дата протокола или акта
является датой события, зафиксированного
этими документами.

Дату
документа оформляют арабскими
цифрами в
последовательности: день
месяца, месяц, год. День
месяца и месяц оформляют двумя парами
арабских цифр, разделенными точкой; год
— четырьмя арабскими цифрами.
Например,
дату 5
июня 2003 г. следует
оформлять 05.06.2003.
Цифровой способ оформления даты должен
применяться в том случае, если дата
проставляется в бланке на месте,
обозначенном линией для реквизита 11,
под реквизитами 09 или 10 в зависимости
от вида бланка.

Допускается словесно-цифровой
способ оформления
даты, например 05
июня 2003 г.
Чаще всего такой способ применяется в
тексте нормативных и финансовых
документов Разрешается оформлять даты
по международным правилам, предусматривающим
обратную последовательность цифр: год,
месяц, день месяца,
например: 2003.06.05.

Дата
должна проставляться лицом, подписывающим
или утверждающим документ. Если авторами
документа выступают несколько организаций
(две или более), то датой документа
считается дата наиболее позднего
(последнего) подписания. Датируются
также все стадии оформления и обработки
документа. По этим датам можно установить,
где произошла задержка в работе с
документами. Поэтому дата входит
составной частью в такие реквизиты:
гриф согласования, виза согласования.

  1. Гербовыми. Помимо прочих данных, на них есть государственный герб Российской Федерации. Право использовать ее для заверения предоставляется только руководителям и должностным лицам из числа государственных органов.
  2. Круглыми. Обязательна для каждой организации. Помимо наименования и адреса, на ней указывают номер свидетельства государственной регистрации.
  3. Овальными и треугольными. Используются для внутренней документации (пропусков, пакетов, писем). Их нельзя проставлять на бумаги, подтверждающие финансовые операции.
Использование штампа с гербом лицами, не имеющими на это юридических прав, уголовно наказуемо. Остальные виды могут использовать юридические и физические лица.

Оттиск печати: на каких документах ставить?

В нормативных актах не регламентированы размер, цвет и форма указания реквизитов. Название организации и фактический адрес должны быть написаны полностью. Реквизиты можно указать на иностранном языке (к примеру, название фирмы можно прописать латиницей). Типичный размер оттиска – 38-42 мм. Как правило, для проставления штампа используются фиолетовые или темно-синие чернила.

Оттиск должен быть четким, ярким, но не слишком жирным. Если целостность печати нарушена или она износилась, организация обязана заказать изготовление другого экземпляра. Также новый штамп потребуется, если название или фактический адрес фирмы изменятся. Бумага, заверенная неисправной или недействительной печатью, теряет юридическую силу.

  1. Простой. Включает основную информацию: наименование компании, форму деятельности, адрес.
  2. С микротекстом. Имеет сложную окантовку. Она проходит по краю печати в два слоя. Внешний включает текст мелким шрифтом, чаще всего там указывается реестровый номер. Внутренний содержит информацию о самом предприятии.
  3. С окантовкой. Изготовление печатей по индивидуальному заказу позволяет выбирать разные типы оформления. Орнамент проходит между внешним и внутренним слоем, не затрагивая надписи.
  4. Для ИП. Содержит информацию о предпринимателе: ФИО и реквизиты.

Какие письма нужно заверять печатью

Выбор внешнего вида печати – ответственность руководителя. Узор на штампе должен быть лаконичным и понятным, а шрифт – четким и легко читаемым.

Дополнительно о приеме товара от поставщика, оформлении документов и круглой печати — ниже на видео.

Приказы организации и печать «для документов»

Ситуация: В группу компаний входят различные юридические лица (ООО и АО), имеющие филиалы, представительства, большую разветвленную сеть отделов и складов. Для оперативного оформления документов данным компаниям необходимо иметь несколько печатей.

Вопросы: 1. Может ли организация (ООО, ЗАО или ОАО) иметь дополнительные печати?

2. Возможно ли ограничение действия дополнительной печати соответствующим комментарием на ней, например «для оформления таможенных документов», «для документов по отгрузке товаров», или ограничение действия печати иным способом?

3. Есть ли какие-либо ограничения по использованию печатей филиалами и представительствами?

4. Могут ли дополнительные печати быть номерными и «закреплены» за определенным сотрудником?

5. Как легитимно закрепить в компании количество печатей (приказ, учетная политика, иное)?

6. Необходимо ли регистрировать дополнительные печати в фискальных органах?

Какие письма нужно заверять печатью

Ответ: В Гражданском кодексе РФ печать не упомянута в качестве одного из обязательных условий деятельности юридического лица. Вывод о необходимости печати следует из других норм ГК РФ (например, из ст. 185 «Доверенность»), а также федеральных законов, регулирующих деятельность юридических лиц определенных организационно-правовых форм.

Так, обязательность наличия печати в обществах с ограниченной ответственностью установлена п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО). В соответствии с указанным пунктом общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на местонахождение общества.

Аналогичная норма воспроизведена в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО) для акционерных обществ (ЗАО и ОАО).

Количество печатей, которые должно иметь общество, действующим законодательством не предусмотрено. Более того, Законами об ООО и об АО установлено, что общество вправе иметь и иные штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Правоприменительная практика подтверждает правомерность широкого применения в хозяйственной деятельности организаций дополнительных печатей.

Так, при рассмотрении искового заявления о взыскании арендных платежей суд отклонил довод о несоответствии печати образцам, указав, что законодательство не содержит запретов юридическим лицам иметь более одной печати и такие печати государственной регистрации не подлежат (см. Постановление ФАС Московского округа от 8 октября 2010 г. N КГ-А40/11421-10).

ИНН организации {amp}lt;1{amp}gt;, полное наименование организации на русском языке, местонахождение организации (субъект РФ). На печатях филиалов и обособленных подразделений организации кроме перечисленных реквизитов указывается наименование структурного подразделения. Порядок использования указанных печатей уполномоченными лицами утверждается распорядительным документом по организации.

Положения Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69) косвенно свидетельствуют о возможности использования печати кадровой службы, т.е. печати соответствующего структурного подразделения.

С учетом изложенного полагаем, что у юридического лица могут быть две и более печати.

В настоящее время нормативно-правовыми актами, действующими в РФ, порядок изготовления дополнительных печатей организации, а также требования к их оформлению не установлены. При изготовлении дополнительных печатей рекомендуется соблюдать те же требования, которые установлены к основным печатям: круглая форма, наличие полного фирменного наименования организации и местонахождения.

Кроме того, на печати может размещаться также фирменное наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Иногда на печать помещают товарный знак или другие средства индивидуализации (обычно в центре). При этом наличие на печати общества иных сведений, таких как основной государственный регистрационный номер (ОГРН) или индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН), не обязательно (при условии, что на печатях нет воспроизведения Государственного герба РФ {amp}lt;2{amp}gt;).

Таким образом, на печать организации (ООО, ЗАО или ОАО) может быть нанесена любая дополнительная информация (в том числе и порядковые номера) при наличии на ней обязательных реквизитов, установленных законом.

Если у организации имеются обособленные подразделения (филиалы и представительства), они также могут использовать дополнительные печати, в том числе с надписями «филиал» и «представительство» с указанием их местонахождения, ИНН и КПП (см. указанное Письмо МНС России N ВГ-6-03/404, а также Письмо МНС России от 26 августа 2004 г.

N 03-1-08/1880/18). При этом в обособленном подразделении, использующем дополнительную печать, рекомендуется иметь оригинал или копию приказа об использовании дополнительной печати для обоснования легитимности ее применения перед третьими лицами. Каких-либо ограничений по использованию таких печатей на документах обособленного подразделения не установлено, однако необходимо отметить, что существует мнение о недопустимости заверения печатью филиала документов, исходящих от головной организации.

В частности, ФАС Волго-Вятского округа указал, что документ головной компании не может быть скреплен печатью ее обособленного структурного подразделения, содержащей наименование обособленного подразделения и его местонахождение (Постановление от 16 апреля 2004 г. N А43-10946/2003-25-340).

Какие письма нужно заверять печатью

В связи с тем что действующим законодательством порядок использования печатей не определен, такая практика остается на усмотрение юридических лиц. Ограничение действия печати, на наш взгляд, возможно по структурному принципу (путем указания конкретного структурного подразделения, ответственного за учет, использование и хранение печати), по виду заверяемых документов (для счетов-фактур, для оформления таможенных документов и т.д.

), по территориальному принципу (путем указания филиала и его местонахождения) или по ответственному лицу. Для этих целей при использовании в организации большого количества печатей целесообразно разработать внутренние организационно-распорядительные документы, регулирующие учет, порядок применения и хранения печатей общества, назначить лиц, которым предоставлено право использовать определенные печати, и лиц, ответственных за их хранение. Такими документами могут быть локальные акты (к примеру, положение о печатях организации), приказы, инструкции по использованию.

Поскольку организация самостоятельно устанавливает порядок использования, хранения и учета печатей, а соответственно, и осуществляет контроль за их правомерным использованием и организацией документооборота, значит, и последствия неправомерного использования печати возникают для самой организации. В этой связи необходимо отметить, что в случае проставления печати с дополнительной информацией на ином документе (например, если печать с надписью «для счетов-фактур» будет использована на товарной накладной) или лицом, которое не имело права пользоваться такой печатью согласно внутренним документам организации (допустим, кладовщик при отпуске товара использовал на накладной печать с надписью «для отдела кадров»), существует не только вероятность того, что данную печать признают надлежащей печатью организации, поскольку она содержит все обязательные реквизиты, но и вероятность признания ее ненадлежащей.

Юридическое значение печати заключается в удостоверении ее оттиском подлинности подписи (подписей) лица (лиц), управомоченного (управомоченных) представлять организацию во внешних отношениях, а также того факта, что соответствующий документ исходит от индивидуально определенной организации как юридического лица, являющегося самостоятельным участником гражданского оборота и субъектом предпринимательского права (см.

разъяснения в Постановлении Тринадцатого ААС от 21 декабря 2010 г. по делу N А56-9593/2010). Соответственно, если организация использует несколько печатей, во избежание разногласий с контрагентами целесообразно доводить до их сведения информацию о лицах, уполномоченных действовать от имени организации и пользоваться определенными печатями, а также заранее согласовывать с контрагентами, какие документы будут заверяться определенными печатями.

Конечно, принятые организационно-распорядительные документы позволят организации оптимизировать внутренние процессы документооборота, а в случаях неправомерного использования печатей — выявлять и привлекать сотрудников организации к дисциплинарной ответственности. Однако в отношениях с третьими лицами в случае оспаривания действительности документа признание печати с дополнительной информацией печатью самой организации остается на усмотрение суда. И в этой связи хотим обратить внимание на следующее.

Что удостоверяет печать

Оттиском удостоверяют документы, подтверждающие права лиц на выполнение определенных должностных обязанностей. Перечень действий, требующих заверения и список печатей, регулирует инструкция. Ее разрабатывает и утверждает руководитель организации. В инструкцию могут входить разделы, содержащие информацию о:

  • перечне печатей;
  • порядке использования;
  • лицах, имеющих право на использование;
  • месте хранения;
  • перечне подлежащих заверению документов.
Печати находятся на учете и хранятся в запирающихся шкафах или сейфах. Использовать их разрешается только руководителю и работникам, уполномоченным специальным приказом.

Какое письмо заверяется печатью

Обязательного проставления основной печати требует не вся документация. Типы бумаг, которые должны быть заверены, зависят от вида деятельности предприятия.

Первичные

Бумаги обобщенного типа относятся к первичной документации: они подтверждают акт проведения какой-либо юридической сделки. Все документы, относящиеся к первичным, проходят бухгалтерский учет.

При любых обстоятельствах сделки обязательна простановка штампов на документы, отпечатанные в соответствии с общепринятым нормативом. Если внутри организации используют документы с индивидуальной разработкой структуры, проставление печати на них остается на усмотрение руководителя.

Приказы

Они относятся к внутренней документации: приказы нельзя использовать за пределами организации. Если работнику требуется копия документа для личного использования, штамп ставится только на копии. Оригинал документа заверяется только подписью.

Фирменные бланки

Проставление штампа зависит от типа бланка. Если он относится к документам, подлежащим отчетности, на него обязательно ставят оттиск. Как правило, это доверенности и гарантийные письма, уполномочивающие физическое или юридическое лицо представлять интересы компании.

Если бланк выпущен на специальной бумаге с символикой организации, их не требуется заверять дополнительно.

Какие письма нужно заверять печатью

Помимо основной документации, заверять необходимо договоры, акты и справки. Существует отдельный регламент на заверение трудовых книжек. При приеме на работу штамп ставится на титульную сторону первой страницы.

Любые изменения в анкетных данных (смена фамилии, адреса) заверяются проставлением второй печати на обратную сторону страницы. При увольнении рядом с соответствующей записью также проставляется печать организации.

В соответствии с общим правилом, установленным ГОСТ Р 6.30-2003, печать, заверяющая подлинность подписи того должностного лица, которым подписан документ, ставится в трех случаях:

  • на документах, удостоверяющих права предъявителя;
  • на тех, которые фиксируют факты, связанные с движением денежных средств;
  • в иных случаях, предусматривающих необходимость заверения подлинности подписи.

Справка

Четкого перечня документов, на которые ставится та или иная печать, законом не установлено. Но, если следовать рекомендациям вышеупомянутого ГОСТа, на письмо ставится печать, если оно:

  1. является гарантийным;
  2. подтверждает исполнение взятых ранее или принятие на себя новых обязательств по оплате;
  3.  устанавливает график поставок или, например, график поэтапной оплаты.

Гражданско-правовой договор и печать «для документов»

Однако в действительности в большинстве случаев договоры скрепляются «круглыми» печатями. Это тоже обычай делового оборота. Проставление на договоре печати говорит о важности документа, о серьезности намерений сторон, об их добросовестности. Оттиск печати служит для второй стороны дополнительной гарантией надлежащего исполнения контрагентом условий договора.

Кроме этого, поскольку важные договоры, как правило, подписывает руководитель, то заверение его подписи именно «круглой» печатью контрагент может рассматривать как единственно надлежащее. Аргумент здесь простой: основная печать находится в ведении руководителя, печать «для документов» теоретически может находиться в каком угодно подразделении организации, например в отделе кадров, который к подписанию договоров не имеет никакого отношения.

Конечно, можно рискнуть и, сославшись на ст. ст. 160, 434 ГК РФ, отказаться заверять договор «круглой» печатью. Однако в таком случае нужно быть готовым, что контрагент не станет сотрудничать с несговорчивым бизнес-партнером.

9 Гражданского кодекса РФ. Анализ этой главы позволяет сделать вывод, что на самом деле наличие печати на договоре необязательно для его действительности.

Это подтверждает и существующая судебная практика.

«Гражданским законодательством России наличие или отсутствие на договоре печати не является основанием для признания сделки незаключенной либо недействительной, наличие печати в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации не является обязательным реквизитом при заключении сторонами договора».

«Ссылка ответчика в жалобе на несоответствие подписи истца в различных документах и отсутствие печати истца в договоре поставки нефтепродуктов также не может служить основанием к отмене решения. Эти доводы мог бы привести истец, поскольку они касаются его подписи и его печати, но не ответчик, чьи подписи и печати соответствуют его подписям и печатям в документах, на основании которых осуществлялась поставка нефтепродуктов.

Какие-либо права и законные интересы покупателя приведенные ответчиком доводы не затрагивают. Печать не является основанием для признания сделки незаключенной либо недействительной, если она подписана уполномоченным руководителем юридического лица. Статья 153 Гражданского кодекса Российской Федерации, на которую ссылается заявитель жалобы, не содержит такого обязательного условия действительности сделки, как наличие печати».

Таким образом, на настоящий момент отсутствует обязательное требование скреплять сделки печатью компании, если иное не предусмотрено законодательством или соглашением сторон. Однако если стороны все-таки поставили печать, то это ни в коем случае не создает дефектности формы сделки и не влечет за собой недействительность такой сделки.

В каких случаях обязательно заверять подпись руководителя печатью

Фирменные бланки

Перечень документов, требующих заверения подписи, организации определяют самостоятельно. Проставление штампа обязательно для подлинников и копий бумаг, удостоверяющих:

  • рабочие обязанности сотрудников;
  • расходование средств и материальных ценностей;
  • представление интересов организации за ее пределами.

Ставить оттиск имеет право только уполномоченное должностное лицо, используя основной вид печати организации. Применять именной штамп имеют право только индивидуальные предприниматели.

Доверенность с правом передоверия нужна ли печать на

на данный момент закон просит извещать выдавшее доверенность лицо о факте передоверия в разумный срок. А также другие акты и документы, используемые, в том числе, в строительстве, на которых место для печати предвидено. Таким образом, во избежание конфликтных ситуаций сторонам нужно верно отражать в договоре свое намерение скреплять либо не скреплять документ оттисками печатей.

Копии учредительных документов заверяются подписью и печатью при ее наличии, когда эти копии подаются для регистрации прав на неподвижное имущество. естественно, проставление на доверенности печати организации в современных критериях. При этом отсутствие таковой печати просто не будет свидетельствовать о том, что представитель не является уполномоченным лицом.

Маркировочные штампы употребляются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др. Печать в том обычном виде, как на данный момент, уже не отвечает требованиям времени и не делает по большенному счету тех функций, которые на нее возложены. Компания гарант и ее партнеры являются участниками русской ассоциации правовой инфы гарант.

Вопросы удостоверения полномочий представителя юридического лица заслуживают особого внимания, поскольку руководитель физически не имеет возможности постоянно лично участвовать во всех судебных заседаниях, подавать документы в различные государственные органы, не обладает он и должной компетентностью во всех вопросах, с которыми ежедневно сталкивается организация (юридические, финансовые и т.п.). Как правило, представитель действует по доверенности, выдаваемой руководителем и предоставляющей ему определенные полномочия.

Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица необходимо заверять исключительно подписью руководителя или иного уполномоченного лица, проставление печати данной статьей не предусмотрено.

Вместе с тем и ГПК РФ, и АПК РФ указывают на то, что доверенность от имени организации должна быть подписана не только руководителем или уполномоченным лицом, но и скреплена печатью организации, то есть основной печатью (п. 3 ст. 53 ГПК РФ, п. 5 ст. 61 АПК РФ). Однако оба Кодекса делают оговорку: проставление печати обязательно только при ее наличии (не забываем, что с апреля 2015 года печать уже не является обязательным атрибутом документооборота хозяйственных обществ).

Тем самым норма КАС РФ с ее императивным требованием заверять доверенность печатью не соотносится с другими нормами корпоративного законодательства (п. 6 ст. 57 КАС РФ).

Таким образом, если уставом организации предусмотрено наличие основной печати, то заверение ею доверенности на ведение дел в судах обязательно (см. ответ на вопрос 10 Обзора судебной практики Верховного Суда РФ N 2 (2015) (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.06.2015)). Если печать в организации отсутствует, то достаточно проставить на доверенности подпись, печать «для документов» также будет лишним атрибутом, хотя ее использование и не запрещено.

Что касается других видов доверенностей, выдаваемых организацией, например, на получение корреспонденции для организации, в этом случае юридическое лицо вправе само определять, проставлять на них печать или нет. Представляется, что печать «для документов» будет смотреться на таких доверенностях нелепо, скорее, в силу сложившейся практики подготовки документов в организациях, обычаев делового оборота.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector