Кто утверждает график документооборота организации. График документооборота

Определитесь, нужен ли график для вашей работы

График документооборота просто необходим организациям, в которых первичная документация поступает в бухгалтерию из разных отделов. С его помощью вы сможете организовать и контролировать работу по выписке документов разными людьми — вовремя ли они выполняют свою работу? А если происходят задержки, то по чьей вине?

Памятка. График необходим, когда нужно контролировать своевременность выписки и передачи документов сотрудниками организации в бухгалтерию.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Если же вы работаете бухгалтером в маленькой фирме и все документы оформляете самостоятельно, то графика для самой себя у вас, скорее всего, нет. Как мы уже сказали, какие-либо штрафы за отсутствие графика вам не грозят. Ведь данный документ нужен для внутреннего контроля и составляется исключительно для нужд организации.

Принципы составления

Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:

  • оптимальное количество отделов и лиц, через которых будет проходить первичный документ;
  • минимальный и максимальный период нахождения документа в отделе.

Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.

Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.

Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:

  1. создание;
  2. проверка;
  3. обработка, занесение в базу;
  4. передача в архив.

График документооборота составляется в следующем порядке.

Кто утверждает график документооборота организации. График документооборота

Первый этап. Определяем перечень документов. Перед составлением графика документооборота необходимо определиться с документами, используемыми для организации и отражения операций финансово-хозяйственной деятельности учреждения, а также с формами, по которым они должны быть составлены. Например, Приказом Минфина России N 173н {amp}lt;2{amp}gt;

Согласно п. 7 Инструкции N 157н документы, формы которых не унифицированы, разрабатываются учреждением самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату его составления;
  • наименование участника хозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также его идентификационные коды;
  • содержание хозяйственной операции;
  • измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц и их расшифровку.

Формы, разработанные самим учреждением, являются приложением к их учетной политике, утверждаемой приказом руководителя.

Согласно п. 9 Инструкции N 157н в целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций (результатов операций) первичные учетные документы должны формироваться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным — непосредственно по окончании операции.

Первичные и сводные учетные документы должны быть составлены на бумажных носителях или, при наличии технических возможностей учреждения, на машинных носителях. В целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и хозяйственных операциях, их изменяющих, в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, методических указаний по бухгалтерскому учету, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, учреждение вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные) (п. 7 Инструкции N 157н).

В приведенных выше Постановлениях, утвердивших унифицированные формы документов, представлены также указания по их применению и заполнению, которые следует учитывать при их оформлении.

Например, согласно этим указаниям Учетная карточка научно-педагогического работника (ф. Т-4) оформляется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) используется для оформления решения о списании материалов и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения их выбытия со счетов бухгалтерского учета и т.д.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421) (далее — табель) заполняется с учетом посещаемости работников в отчетном месяце.

При составлении графика документооборота нужно указать необходимое количество экземпляров того или иного документа.

Например, акт о списании материальных запасов составляется в двух экземплярах, а табель — в одном.

Второй этап. Устанавливаем и утверждаем ответственных лиц и сроки представления документов. На этом этапе следует определить ответственных лиц за оформление документов, схему движения документов между ними, а также сроки их представления.

Например, табель должен вестись лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.), обособленных подразделений (филиалов). Он должен открываться ежемесячно за два-три дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

В конце месяца табель, оформленный надлежащим образом, сдается в установленные учреждением сроки в бухгалтерию, например, на 1-е число месяца, следующего за отчетным.

Третий этап. Определяем лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов. Например, принятие и обработка конкретных видов документов сотрудниками бухгалтерии осуществляется в соответствии с возложенными на них должностными обязанностями. Согласно п. 8 Инструкции N 157н первичный учетный документ должен приниматься ими к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы — обязательных реквизитов, предусмотренных формой, утвержденной самим учреждением), и при наличии на документе подписи руководителя учреждения или уполномоченного им на то лица, а документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, — при наличии на документе подписей руководителя учреждения и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Кто утверждает график документооборота организации. График документооборота

Систематизация и накопление информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, в целях отражения ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности осуществляется бухгалтерами в регистрах бухгалтерского учета, составляемых по формам, установленным органом, регулирующим согласно законодательству РФ бухгалтерский учет.

Записи в регистры бухгалтерского учета (журналы операций) вносятся по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичных (сводных) учетных документов (но не позднее следующего дня после получения первичных (сводных) учетных документов) на основании отдельных документов или группы однородных документов.

Регистры бухгалтерского учета формируются в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях, а при наличии технической возможности — на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную цифровую подпись.

Нужно ли формировать регистры бухгалтерского учета на бумажном носителе при комплексной автоматизации бухгалтерского учета?

Из п. 19 Инструкции N 157н следует, что регистры бухгалтерского учета на бумажном носителе при комплексной автоматизации бухгалтерского учета (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) должны составляться с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики, но не реже периодичности, установленной для составления и представления бухгалтерской отчетности на основании данных соответствующих регистров бухгалтерского учета. Это подтверждается также Письмом Минфина России от 12.08.2011 N 02-06-10/3701.

Четвертый этап. Определяем сроки хранения первичных документов и учетных регистров. В учреждении должно быть обеспечено их хранение в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дело, но не менее пяти лет. Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

При определении сроков хранения следует использовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень).

Например, первичные документы, поступающие в бухгалтерию, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы учреждения подлежат хранению в течение установленных Перечнем сроков. До передачи в архив они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Например, согласно Перечню первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, ордера, табели, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.

По окончании каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть хронологически подобраны и сброшюрованы. На обложке указывается: название и порядковый номер папки (дела);

Фрагмент графика, в котором документы сформированы по хозоперациям

 Наименование
документа,
количество
экземпляров
   Составление документа   
    Обработка документа   
    Передача в архив    
учреждения
Ответственное
лицо
     Срок    
исполнения
Ответственное
лицо
    Срок    
обработки
Ответственное
лицо
   Срок   
передачи
Табель       
(1 экземпляр)
Ответственные
лица
подразделений
1-ое число   
месяца,
следующего за
отчетным
Бухгалтер-   
расчетчик
По          
поступлении
Бухгалтер-   
расчетчик
По        
истечении
5 лет
(после
проведения
проверки,
ревизии)
Авансовый    
отчет
(1 экземпляр)
Подотчетные  
лица
В течение 3  
рабочих дней
Бухгалтер    
По          
предъявлении
Бухгалтер    
По        
истечении
5 лет
(после
проведения
проверки,
ревизии)
Акт о        
списании
материальных
запасов (2
экземпляра)
М. о. л.     
подразделения
При          
возникновении
необходимости
Бухгалтер    
По          
поступлении
Бухгалтер    
По        
истечении
5 лет
(после
проведения
проверки,
ревизии)
Кассовые     
документы
(1 экземпляр)
Кассир       
Ежедневно    
Бухгалтер    
Ежедневно   
Бухгалтер    
По        
истечении
5 лет
(после
проведения
проверки,
ревизии)
Путевой лист 
(1 экземпляр)
Диспетчер    
Ежедневно    
Бухгалтер    
Ежедневно   
Бухгалтер    
По        
истечении
5 лет
(после
проведения
проверки,
ревизии)

Соблюдение графика документооборота ответственными лицами способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками, оптимизации документооборота и координации деятельности различных служб и подразделений внутри учреждения.

И.Шиндер

Эксперт журнала

бухгалтерский учет и налогообложение»

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Требования к графику документооборота установлены Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение). Данный документ действует в части, не противоречащей бухгалтерскому законодательству. Раздел 5 Положения, касающийся графика документооборота, полностью ему соответствует. А значит, вы можете в полной мере его применять.

Кто именно займется составлением графика, решает главный бухгалтер (п. 5.2 Положения). Эту работу можно поручить рядовому бухгалтеру кадровому работнику или, например, секретарю. Унифицированной формы графика документооборота нет. Поэтому вам придется разработать ее самостоятельно. Задачей графика является установить порядок, по которому в организации будут оформляться документы. В связи с этим целесообразно включить в него следующую информацию:

  • кто и в какой срок выписывает конкретный первичный документ;
  • в какой срок и кем документ передается в бухгалтерию;
  • кто является ответственным за создание и передачу документа;
  • кто из работников и в течение какого времени обрабатывает документ;
  • сколько времени нужно хранить документ в организации.

На заметку. Унифицированная форма графика документооборота не утверждена, поэтому организация может разработать ее самостоятельно.

В бухгалтерию поступают как первичные документы, созданные работниками организации, так и «первичка» от контрагентов. По входящим документам можно оформить отдельный график документооборота, а можно включить их в общий план документооборота, назначив ответственных лиц за их проверку и передачу в бухгалтерию.

В Приложении к Положению приведен пример графика документооборота, который составлен в зависимости от документов, применяемых организацией. Образец такого документа мы представили на рис. 1. Вы можете взять его за основу. Однако, на наш взгляд, это не самый удачный вариант. Дело в том, что такой график документооборота сложный для восприятия, особенно если вы используете большое количество первичных документов. Каждому исполнителю свой бланк придется выискивать среди множества прочих.

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Наименование Создание документа Передача документа в бухгалтерию Обработка и хранение документа
документа ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Количество Кто Срок Ответственный Кто Срок передачи Ответственный Кто исполняет Срок Срок
выписывает оформления за исполнение представляет за проверку исполнения хранения
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Приказе 1 Кадровый В день Начальник Кадровый В день Ответственный Ответственный В день 75 лет
о приеме работник заключения отдела кадров работник подписания бухгалтер бухгалтер поступления
работника трудового приказа приказа
на работу договора руководителем
(форма N Т-1)
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Приказ о 1 Кадровый В течение Начальник Кадровый В день Ответственный Ответственный В день 3 года
предоставлении работник пяти дней отдела кадров работник подписания бухгалтер бухгалтер поступления
отпуска после приказа приказа
работнику поступления руководителем
(форма N Т-6) заявления
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Рисунок 1

График будет удобным, если все документы в нем объединить по какому-либо принципу. Тогда ответственное лицо может сразу найти требующийся документ. Мы предлагаем два возможных способа.

Способ N 1: сгруппируйте документы по хозяйственным операциям. Данный способ подойдет для небольших компаний, у которых не так много хозяйственных операций. В этом случае в первом столбце графика перечислите все возможные хозяйственные операции. А для каждой хозяйственной операции укажите документы, которые необходимо выписать. Фрагмент такого графика приведен на рис. 2 на с. 28 — 29.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Хозяйственная Создание документа Передача документа в бухгалтерию Обработка и хранение документа
операция -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Наименование Количество Кто Срок Ответственный Кто Срок Ответственный Кто исполняет Срок Срок
документа выписывает оформления за исполнение представляет передачи за проверку исполнения хранения
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Покупка Платежное 2 Бухгалтер За день Главный Бухгалтер, В день Генеральный Ответственный В день 5 лет
товаров поручение до оплаты бухгалтер проводивший оплаты директор и бухгалтер оплаты
(форма товаров платежное товаров главный товаров
0401060) поручение до 15.00 бухгалтер до 18.00
в банке
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Доверенность 1 Бухгалтер За день до Главный Работник, На следующий Ответственный Ответственный В день 5 лет
(форма получения бухгалтер на которого день после бухгалтер бухгалтер получения
N М-2) товаров у выписана истечения доверенности
поставщика доверенность срока до 18.00
доверенности
до 13.00
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Товарная 1 Поставщик В день Работник, Работник, На следующий Ответственный Ответственный В день 5 лет
накладная получения получающий получивший день после бухгалтер бухгалтер получения
(форма товаров товары товары получения накладной
N ТОРГ-12) товаров от до 18.00
поставщика
до 13.00
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Акт 1 Член В день Председатель Председатель В день Ответственный Ответственный В день 5 лет
о приемке приемной приема приемной приемной приема бухгалтер бухгалтер приема
товаров комиссии товаров комиссии комиссии товаров товаров
(форма до 18.00 до 18.00
N ТОРГ-1)
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Наименование Создание документа Передача документа в бухгалтерию Обработка и хранение документа
документа -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Количество Кто Срок Ответственный Кто Срок передачи Ответственный Кто исполняет Срок Срок
выписывает оформления за исполнение представляет за проверку исполнения хранения
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Договор 2 Менеджер В день Начальник Менеджер В день Ответственный Ответственный В день 5 лет
поставки по продажам поступления отдела по продажам продажи бухгалтер, бухгалтер продажи
(форма заказа оптовых товаров юрист товаров
утверждена продаж
приказом
руководителя)
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Счет на оплату 2 Менеджер На Начальник Менеджер В день Ответственный Ответственный В день 5 лет
товаров по продажам следующий отдела по продажам составления бухгалтер бухгалтер продажи
(форма день после оптовых счета товаров
утверждена поступления продаж
приказом заказа
руководителя)
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Акт передачи 2 Менеджер В день Начальник Менеджер В день Ответственный Ответственный В день 5 лет
продукции по продажам передачи отдела по продажам продажи бухгалтер, бухгалтер продажи
(форма товаров оптовых товаров юрист товаров
утверждена продаж
приказом
руководителя)
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Товарная 2 Менеджер В день Начальник Менеджер В день Ответственный Ответственный В день 5 лет
накладная по продажам передачи отдела по продажам продажи бухгалтер бухгалтер продажи
(форма товаров оптовых
N ТОРГ-12) продаж
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Квест" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 87 ¦
¦ об утверждении графика документооборота ¦
¦ ¦
¦г. Владимир 16 июля 2012 г.¦
¦ ¦
¦ Для нормальной работы компании и правильной организации¦
¦документооборота ¦
¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦ 1. Утвердить график документооборота согласно приложению. ¦
¦ 2. Всем ответственным работникам составлять и сдавать первичные¦
¦документы в бухгалтерию согласно утвержденному графику. ¦
¦ 3. Полученные первичные документы от контрагентов передавать в¦
¦бухгалтерию в сроки, указанные в графике. ¦
¦ 4. Возложить контроль за соблюдением исполнителями графика на¦
¦главного бухгалтера М.И. Прохорову. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Свиридов П.В. Свиридов¦
L--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Квест" ¦
¦ ¦
¦ Журнал поступления документов в бухгалтерию ¦
¦ ¦
¦г. Владимир 16 июля 2012 г.¦
¦ ¦
¦-----------T------------T----------T--------------------T---------------¬¦
¦¦ Дата ¦Наименование¦ Реквизиты¦ Сдал ¦ Принял ¦¦
¦¦ ¦ документа ¦ документа ------------T------- -------T------- ¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О., ¦Подпись¦ Ф.И.О.¦Подпись¦¦
¦¦ ¦ ¦ ¦ должность ¦ ¦ ¦ ¦¦
¦ ---------- ------------ ---------- ------------ ------- ------- ------- ¦
¦¦20.07.2012¦Товарная ¦N 521 от ¦Котова Н.Е.,¦Котова ¦Орлова ¦Орлова ¦¦
¦¦ ¦накладная ¦20.07.2012¦менеджер ¦ ¦Н.А. ¦ ¦¦
¦L---------- ------------ ---------- ------------ ------- ------- --------¦
L--------------------------------------------------------------------------

Фрагмент графика, в котором документы сформированы по хозоперациям

Рисунок 1

Рисунок 2

Способ N 2: объедините документы по отделам организации. Этот способ в отличие от предыдущего подойдет для более крупных компаний, состоящих из достаточно большого числа подразделений и отделов. Для каждого отдела перечислите первичные документы, которые выписывают работающие в нем сотрудники. В данном случае вы можете оформить график как единый документ, действующий для всей организации.

Рисунок 3

Совет редакции. Чтобы исполнитель мог легко найти документ, объедините их по конкретному принципу, например по хозяйственным операциям или отделам организации.

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

После того как график документооборота составлен, руководитель организации должен его утвердить. График можно оформить в виде приложения к приказу об учетной политике. Однако, на наш взгляд, это нерационально. Дело в том, что учетная политика может обновляться ежегодно. А график так часто не меняется и может действовать несколько лет до тех пор, пока не устареет или не утратит силу.

Работники должны соблюдать установленные в графике сроки составления и передачи документов в бухгалтерию. Такую обязанность следует закрепить в должностных инструкциях и в приказе об утверждении графика. Чтобы контролировать своевременное поступление документов в бухгалтерию, разработайте специальный журнал и поручите вести его бухгалтерам. Образец журнала представлен на рис. 5.

Рисунок 5

Для справки. Контролировать соблюдение сроков, указанных в графике, можно с помощью журнала поступления документов в бухгалтерию.

Обнаружив нарушение графика, руководитель может лишить работника премии, сделать ему замечание или вынести выговор, о чем составляется приказ. Но помните, что дисциплинарное взыскание можно применить не позднее одного месяца со дня обнаружения и не позднее шести месяцев со дня совершения проступка (ст. 193 ТК РФ). Прежде чем назначать работнику взыскание, не забудьте с него затребовать письменное объяснение.

Нюансы, требующие особого внимания. График документооборота нужен, чтобы контролировать работу сотрудников. А именно отслеживать, вовремя ли они составляют и передают в бухгалтерию первичные документы. Фактические даты передачи документов можно фиксировать в специальном журнале.

Разрабатывая график, объедините документы, перечисляемые в нем, по какому-либо принципу. Например, документы можно разнести по хозяйственным операциям, возможным в организации, либо составить отдельные графики для каждого отдела компании.

За отсутствие графика документооборота не штрафуют, поскольку это внутренний документ организации, оформляемый для того, чтобы организовать и контролировать работу между подразделениями.

Н.А.Кулюкина

Эксперт журнала «Упрощенка»

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

И.Шиндер

Эксперт журнала

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock
detector