Учет расчетов с подотчетными лицами

Счет 71 в бухгалтерском учете

Счет 71 является активно-пассивным, поэтому сальдо по счету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

  • По Дт счета 71 отражаются суммы полученных денежных средств сотрудником;
  • По Кт счета 71 отражается расходование денежных средств.

Аналитический учет по счету «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу отдельно.

Котировка является активно-пассивной, но в большинстве случаев устроена, как активная. В дебете отображается увеличение суммы выданных средств, а в кредите – уменьшение дебиторской задолженности.

Но бывают ситуации, когда счёт действует, как пассивный, поскольку на конец месяца образовывается сальдо, как в дебете, так и кредите.

Внимание

Д 71 К 50 2. списаны согласно авансовым отчетам суммы, выданные ранее под отчет подотчетным лицам и израсходованные ими на нужды: · основного производства .Д 20 К 71 · вспомогательных производств. Д 23 К 71 · общепроизводственные. Д 25 К 71 · общехозяйственные. Д 26 К 71 3. Возвращены подотчетными лицами неизрасходованные суммы из средств, ранее выданные им под отчет: · В кассу.

Д 50 К 71 · На расчетные счета. Д 51 К 71 · На валютные счета. Д52 К 71 · На социальные счета. Д 55 К 71 4. Возвращены подотчетными лицами денежные документы. Д 50 К 71 5. удержаны из оплаты труда подотчетных лиц невозвращенные подотчетные суммы.

Д 70 К 71 6. отнесены на убытки невозвращенные в установленные сроки подотчетные суммы, безнадежные к получению из-за пропуска сроков исковой и прочих причин. Д 91 К 71 Расчеты с персоналом по прочим операциям» 1.

Авансовый отчет утверждается руководителем организации. Неиспользованный остаток подотчетных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходному кассовому ордеру. Перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет либо не возвратило в кассу неиспользованного остатка подотчетных сумм, то из начисленной заработной платы эта сумма удерживается.

Учет подотчетных сумм ведется на активном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.

Учет всех подотчетных сумм ведется в журнале-ордере, где отражаются записи по кредиту счета 71 в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов. Основанием для заполнения этого учетного регистра являются расходные и приходные кассовые ордера, а также авансовые отчеты. Последние должны быть проверены арифметически и по существу, т. е.

Аналогичным образом отражается выдача сумм в возмещение перерасхода.

Аналогичным образом отражается списание подотчетных сумм, использованных на производственные нужды.

Бухгалтерский учет

Практически в каждой организации деньги выдаются сотрудникам под отчет на покупку материалов или в качестве командировочных, для учета этих операций и служит счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Напомним, что до 2015 года получить деньги под отчет могли лица, назначенные приказом, теперь же подотчет может взять любой работник организации, главное правило при выдаче денег, чтобы он отчитался за прошлую подотчетную сумму.

Счет 71 является активно {amp}amp;#8212; пассивный. О различиях между активными и пассивными счетами я писала в уроке №1 .

Напомню, сальдо по пассивному счету может быть ТОЛЬКО ПО КРЕДИТУ, по активному ТОЛЬКО по дебету. А по активно-пассивным счетам сальдо может быть как дебетовым, так и кредитовым.

Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-пассивный счет «Расчеты с подотчетными лицами», служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата неизрасходованных сумм.

На предприятиях работникам могут выделяться денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку материалов или командировочные расходы. Рассмотрим как вести учет расчетов с подотчетными лицами и примеры бухгалтерских проводок по счету 71.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Для сбора и обработки всех информации о суммах, выдаваемых работникам организации под отчет, в бухгалтерском учете применяется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами», который используется практически всеми компаниями.

Выдача денежных средств под отчет, как правило, происходит на следующие нужды:

  1. Как авансовые платежи на командировочные затраты;
  2. Хозяйственные затраты самой организации: покупка канцелярии, хозяйственных материалов, ГСМ и т.д.
  3. Представительские расходы.

Денежные средства выдаются под отчет на выполнение административных и хозяйственных операций, поэтому по принципу двойной записи суммы отображаются на соответствующих корреспондентских счетах:

  1. Выдача денег под отчет: Дт71 Кт50,51;
  2. Израсходование денежных средств: Дебет счета затрат (в зависимости от целей) Кт71.

Расчеты с подотчетными лицами – важный элемент мониторинга расходования денежных средств на предприятии. В связи с этим появляется необходимость включения результатов в состав бухгалтерского баланса.

Расчеты с подотчетными лицами формируют показатели дебиторской и кредиторской задолженности. Отображение сумм происходит из итоговых результатов на конец отчетного периода, поэтому предварительно стоит убедиться в правильности разнесения всех сумм и выявить причины возникновения остатков.

1230 строка бухгалтерского баланса – актив предприятия, на котором отражаются все суммы задолженности контрагентов перед организацией. Одним из элементов строки 1230 является дебетовый остаток на 71 счете в разрезе сумм, по которым отчет работников будет происходить в будущем.

1520 строка бухгалтерского баланса – пассив предприятия, отражение сумм задолженностей предприятия перед контрагентами.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

Кредитовый остаток 71 счета – один из элементов формирования 1520 строки в части сумм, которые организация должна возвратить работнику (например, при перерасходе).

  1. Одним из способов погашения остатков по «Расчетам с подотчетными лицами» для руководителей является зачет сумм выплачиваемых дивидендов. Преимущество данного способа – нет необходимости проведения искусственных операций. Однако, это выгодно при условии высокой суммы дивидендов, позволяющей покрыть всю сумму задолженности.
  2. Переоформление долга в заемные средства – не решит проблему возврата денежных средств, но позволит отсрочить обязательства.

Законодательно установлена возможность списания просроченных задолженностей с истекшим сроком исковой давности (3 года).

При невозможности истребовать денежные средства по истечению 3 лет, суммы долга списываются на прочие расходы (Дт91), в налоговом учете показывает в составе внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении.

Ведение 71 счета на предприятии – важная составляющая распределения денежных средств.

Это позволит избежать штрафных санкций за повторную выдачу финансов лицам, не предоставившим отчет за предыдущие операции. Кроме того, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — контроль над процессами выдачи и целевого использования денежных средств, позволяющий не допускать неэффективные затраты организации.

Одна из характеристик бухгалтерского счета, приводящего в замешательство начинающего бухгалтера, представлена кодом «А-П». «А-П» — означает, что счет является «активно-пассивным». Причина замешательства, я думаю, кроется в следующем.

Основной способ изучения бухучета, особенно бух счетов и проводок происходит методом запоминания. А если подсчитать, сколько единиц информации начинающие бухгалтера пробуют запомнить, то неудивительно, что ничего не получается. В итоге, потом и простые моменты из теории оказываются неимоверно трудными.

Посудите сами, в плане счетов бухгалтерского учета от 60-ых счетов, в среднем по 3 субсчета и 5 характеристик. Получается, мы предлагаем своему мозгу запоминать в среднем (60*3*5) от 900 единиц информации. К тому же запоминая без понимания, мы напрасно теряем силы и время.

Во-первых. На «активно-пассивном» (АП) счете теперь не стоит заботиться об указанной сумме в проводке. Больше она или меньше будет в «Дебете» или в «Кредите», чем разрешено правилами. Все просто — ошибок не будет.

Во-вторых.  Для бухгалтерского баланса сумма с «активно-пассивных» счетов пойдет в таблицу «Актива», если остаток на счете будет в Дебете. А в таблицу «Пассивы» — если остаток будет в Кредите.

И, даже эти очевидные шаги для начинающих бухгалтеров не важны, поскольку бухгалтерский баланс они не делают. А вот главным бухгалтерам требуется знать, куда пойдет сумма в Баланс с активно-пассивного счета.

К тому же «чистых» «активно-пассивных» счетов не много. Как оказывается, с большинством из таких счетов работает главный бухгалтер. Вот основной список «активно-пассивных счетов», используемых на всех предприятиях: 68, 69, 71, 75, 84, 99. А 40 счет на производственных предприятиях.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Суть «активно-пассивных счетов» (АП) в том, что информация на них может «перетекать» из «Актива в Пассив» и наоборот. Давайте посмотрим, как это происходит на таких распространенных счетах, как 71, 68 и 69.

На 71 счете учитываются расчеты с подотчетными лицами. Кто эти люди? Вы можете подумать, что это сотрудники предприятия, но окажется, что не совсем так.

Эти люди будут сотрудниками, когда делают работу на предприятии за которую получают заработную плату, так скажем, оказывают услугу предприятию за вознаграждение. Подотчетные лица – это некие единицы самой фирмы, которые помогают осуществлять деятельность фирмы. Суть таких единиц в том, что они «рассчитываются за фирму» на расстоянии, т.

Подотчетное лицо получает деньги из кассы предприятия, чтобы пойти в стороннюю фирму и закупить что-то нужное для фирмы. Часто это небольшие покупки канцелярии, хозинвентаря. Когда подотчетное лицо получает деньги, то деньги, не исчезают из предприятия, не уходят стороннему контрагенту. Эти деньги еще принадлежат предприятию, просто учитываются за конкретным лицом.

Счет 71 в бухгалтерском учете

Кто такие подотчетные лица?

Это сотрудники предприятия, которым выданы денежные средства на произведение расходов, связанных с деятельностью предприятия. То есть деньги не могут быть выданы на личные цели, они должны быть потрачены только на нужды организации (хозяйственные нужды, служебная командировка и т.д.). Выдача денег подотчетным лицам должна быть правильно оформлена: документально и с помощью проводок.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Для учета денег, выданных под отчет, применяется счет 71, который так и называется «Расчеты с подотчетными лицами». Аналитический учет на сч.71 может вестись по каждому отдельному подотчетному лицу.

71 счет бухгалтерского учета – активно-пассивный, а это значит, что для него одновременно выполняются правила, действующие для активных счетов и для пассивных.

Деньги под отчет могут выдаваться только работникам предприятия, причем должен быть зафиксирован перечень этих работников в приказе. Приказ о подотчетных лицах утверждается руководителем. В дальнейшем можно будет выдавать деньги только лицам, указанном в этом приказе.

Деньги выдаются подотчетному лицу на основании его заявления, в котором указывается нужная сумма и срок, на который она должна быть выдана. Руководитель организации визирует это заявление, работник с заявлением идет в кассу организации для получения денег.

Выдача денег подотчет выполняется на основании расходного кассового ордера. Если за данным подотчетным лицом не числится задолженность по предыдущим выданным суммам, и он включен в приказ о подотчетных лицах, то из кассы выдается необходимая наличная сумма.

В бухгалтерском учете выдача денег под отчет оформляется с помощью проводки Д71 К50.

Сумма может быть выдана любая, в российском законодательстве ограничений нет. Но нужно помнить, что передача подотчетных денег от одного лица другому запрещена.

Кроме того, что работник может получить денежные средства наличными из кассы, он может также получить их и на свой расчетный счет в банке. Это особенно удобно, если работник находится в командировке. Если деньги выдаются безналичными средствами, то отражается проводка Д71 К51.

Работник, получивший сумму подотчет, должен в дальнейшем отчитаться о потраченных средствах: на что потрачены и в каком размере. Кроме того, он должен предоставить документы, подтверждающие произведенные расходы.

В  течение трех дней после окончания срока, указанного в заявлении работника, подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет, оформленный по форме АО-1. Авансовый отчет отражает, на какие цели потрачены полученные средства, каков размер потраченной подотчетным лицом суммы. Сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник также должен приложить подтверждающие документы.

Если подотчетное лицо потратило полученную сумму не в полном размере, и у него остались деньги, то их необходимо вернуть в кассу предприятия, при этом оформляется проводка Д50 К71 и заполняется документ – приходный кассовый ордер.

Если же расходы работника превысили полученную сумму, то перерасход должен быть выдан работнику из кассы на основании расходного кассового ордера, при этом отражается проводка Д71 К50.

Получив от подотчетного лица авансовый отчет с указанием целей, на которые потрачен аванс, бухгалтер должен произвести необходимые проводки для того, чтобы списать с подотчетного лица числящуюся за ним задолженность по дебету сч.71.

В зависимости от вида затрат, кредит сч.71 корреспондирует с дебетом соответствующих счетов.

Если аванс потрачен на приобретение материальных ценностей, то выполняется проводка Д10 К71 или Д15 К71.

Если подотчетная сумма потрачена на командировку, то проводка Д20 (23) К71 для производственных предприятий, или Д44 К71 – для торговых.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Если аванс потрачен на приобретение основных средств, то проводка Д08 К71.

Если аванс потрачен на покупку товаров, то проводка Д41 К71.

Если в установленный срок работник не предоставил авансовый отчет и не вернул деньги, то они списываются с кредита сч.71 в дебет сч.94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (проводка Д94 К71).

Если всю сумму можно удержать из зарплаты подотчетного лица, то выполняется проводка Д70 К94. Если нет – то задолженность списывается в дебет сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», далее можно удерживать из зарплаты работника сумму частями каждый месяц (проводки Д70 К73).

Дебет Кредит Наименование операции
71 50 (51) Выданы работнику деньги в подотчет
10, 15 71 Приняты к учету материальные ценности, приобретенные на подотчетные деньги
41 71 Приняты к учету товары, приобретенные на подотчетные деньги
20, 23 (44) 71 Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции (в расходы на продажу)
50 71 Подотчетным лицом возвращена неистраченная сумма в кассу предприятия
94 71 Списана невозвращенная в установленный срок подотчетным лицом сумма аванса
73 94 Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы
70 73 Удержан из зарплаты работника невозвращенный остаток подотчетной суммы

Внимание

№ п/п Содержание хоз. операции Дебет Кредит Документы-основания
1 Выплата наличных денежных средств в подотчет 71 50 Отчет кассира, расходный  ордер
2 Перечислено в подотчет на командировочные на банковскую карточку 71 51 Выписка банка, платежное поручение
3 Перечислены средства в подотчет на корпоративную карточку 71 55 Выписка со специальных счетов
5 Приняты расходы по авансовому отчету по покупке основных средств 08 71 Акт о приемке работ и услуг
6 Оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом 10 71 Накладные, документы о перевозке, акт о приеме
7 Отражена сумма расходов на производственно-хозяйственные нужды 20/26/44 71 Авансовый отчет, служебное задание, отчет по командировке
9 Оприходованы товары для перепродажи, приобретенные подотчетным лицом 41 71 Авансовый отчет и накладные
11 Возврат в кассу неистраченных средств 50 71 Отчет кассира, приходный ордер
12 Начислена задолженность по невозвращенным в срок суммам подотчетного лица 73 71 Авансовый отчет

Рассмотрим практические примеры с проводками по счету 71 по выдаче, расходованию и возврату подотчетных средств.

Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ — основание
71 51 На банковскую карту Иванова И.И. переведены средства на хоз.нужды 2 500 Платежное поручение
10 71 Поступили канцтовары, приобретенные  Ивановым И.И. по чеку  без  НДС 2 840 Авансовый отчет, товарный чек
71 51 На банковскую карточку  Иванова И.И. зачислена сумма перерасхода 340 Платежное  поручение
Дт Кт Описание Сумма, руб. Документ-основание
26/44 60 Услуги ООО «Василек» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб.) 6 102 Акт выполненных работ
19 60 Выделена сумма НДС от стоимости транспортных услуг 1 098 Акт выполненных работ
68/2 НДС 19 Сумма НДС от стоимости транспортных услуг принята к вычету 1 098 Акт выполненных работ, счет-фактура
71 50/1 Из кассы ООО «Ромашка» Иванов А.Б. получил средства под отчет 7 500 Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
60 71 В учете отражена оплата  услуг, которую осуществил Иванов А.Б. от имени ООО «Ромашка» 7 200 Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/1 71 Остаток непотраченных  средств возвращен  в кассу ООО «Ромашка» (7 500 руб. — 7 200 руб.) Ивановым А.Б. 300 Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

Учет расчетов с подотчетными лицами

При возвращении он сдает авансовый отчет с приложенными оправдательными документами:

  • Ж/д билеты на сумму 8 000 руб., в том числе НДС 1 220 руб., выделен отдельной строчкой.
  • Счет гостиницы на бланке строгой отчетности на 5 000 руб., вкл. НДС 763 руб. НДС также выделен отдельной строчкой.
Дт Кт Содержание операции Сумма, руб. Документ-основание
71 50 Выданы средства в подотчет Василькову И.И. из кассы 20 000 Расходный кассовый ордер
20 71 Списаны расходы на билеты без НДС 6 780 Авансовый отчет,             ж/д билет
19 71 Выделен НДС по расходам на билеты 1 220 Ж/д билет
68.НДС 19 НДС направлен к вычету 1 220 Запись в книге покупок
20/44 71 Списаны расходы на проживание (гостиницу) без  НДС 4 237 Бланк строгой отчетности, кассовый чек гостиницы
19 71 Выделен НДС по расходам на гостиницу 763
68.НДС 19 НДС направлен к вычету 763 Запись в книге покупок
20/44 71 Списаны суточные 6 000 Авансовый отчет
50 71 Работником возвращены непотраченные средства в кассу 1 000 Приходный кассовый ордер
Дт Кт Описание Документ
50.01 90.01.1 Поступление в кассу организации выручки от продаж Кассовый реестр
50.01 90.01.1 Поступление в кассу организации суммы доходов от прочих операций Кассовый реестр
51 50.01 Передача наличности из кассы в банк для последующего зачисления на расчетный счет организации Расходный кассовый ордер
55.01 50.01 Передача наличности из кассы в банк для последующего зачисления на специальный счет организации Расходный кассовый ордер
Дт Кт Описание Документ
60 50.01 Оплата поставщику (подрядчику) за полученные товары (выполненные работы) Расходный кассовый ордер
62 50.01 Возврат аванса покупателю со специального банковского счета Расходный кассовый ордер
76 50.01 Погашение задолженность перед прочими контрагентами Расходный кассовый ордер
04 50.01 Приобретение объекта нематериальных активов Расходный кассовый ордер

СЛУЖБА ПРАВОВОГО КОНСАЛТИНГА

Во втором случае это означает долговое обязательство предприятия. Например, когда выданных подотчет денег оказалось не достаточно для осуществления хозяйственных расходов или в кассе организации не было нужной суммы, и сотрудник согласился использовать личные средства, при условии возврата ему потраченных денег.

В такой ситуации бухгалтер составляет проводку: д-т 20 – к-т 71. Если образуется дебетовый остаток, значит возникла задолженность перед организацией.

Таблица бухгалтерских проводок по 50 счету

Подотчетные денежные средства выдаются из кассы (К-т 50) или перечисляются на карту с расчетного счета предприятия (К-т 51), на основании приказа руководителя или письменного заявления получателя денег с резолюцией директора.

По выполнению поставленных задач, бухгалтер принимает авансовый отчет и проводит арифметическую сверку, а также проверяет наличие первичных учетных документов, подтверждающих назначение расходов, счёт 71 в бухгалтерском учете проводки, выписывает приходный или расходный кассовый ордер и закрывает авансовый отчет.

Дебет

Кредит

Описание

Из кассы

Из расчётного счёта

В кассу

На учетную запись денежных операций

Важно! При использовании корпоративной карты для перечисления средств сотруднику, осуществляются следующие проводки: д-т 55 – к-т 51 и д-т 71 – К-т 55.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Внимание

  • вознаграждение сотрудникам (зарплата, бонусы, надбавки и т.п.);
  • средства под отчет на хозяйственные нужды;
  • командировочные расходы.
Дт Кт Описание Документ
70 50.01 Выплата зарплаты сотрудникам наличными через кассу Расходный кассовый ордер
50.01 71 Возврат в кассу неиспользованных средств, выданных сотруднику на хозяйственные нужды Приходный кассовый ордер
73 50 Сотруднику предприятия выдан займ Расходный кассовый ордер
71 50 Сотруднику предприятия выдан аванс на командировку Расходный кассовый ордер
69 50 Задолженность по взносам в социальные фонды погашена наличными через кассу Расходный кассовый ордер
Дт Кт Описание Документ
75 50 Акционерам выплачены дивиденды Приходный кассовый ордер
80 50 Погашена задолженность перед участниками простого товарищества Приходный кассовый ордер
81 50 Выкуп собственных акций организации Приходный кассовый ордер
58.4 50 Взнос участником наличных средств в качестве вклада в долю товарищества Приходный кассовый ордер
Дт Кт Описание Сумма Документ
71 50 Петрова А.Ф. через кассу ООО «Элита» получила аванс на приобретение бумаги 3100 руб. Расходный кассовый ордер
10 71 Поступила бумага, приобретенная Петровой (3215 руб. — 490 руб.) 2635 руб. Авансовый отчет, товарный чек
19 71 Учтена сумма НДС 490 руб. Авансовый отчет, товарный чек
91.2 19 Списана сумма НДС 490 руб. Авансовый отчет, товарный чек
71 50 Петровой А.Ф. через кассу ООО «Элита» выдана сумма возмещения излишне израсходованных средств (3215 руб. — 3100 руб) 115 руб. Расходный кассовый ордер

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы — шпаргалка для краткого и быстрого усвоения материала.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Проводки и порядок ведения расчетов в подотчетными лицами

Порядок ведения кассовых операций и расчет по подотчетным суммам регулирует письмо ЦБ от 4 октября 1993г. №18 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ «ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Учет расчетов с подотчетными лицами

Д50 К71 — выдаем деньги из кассы, распечатываем расходный кассовый ордер, подписываем у сотрудника и подшиваем в кассу.

Далее сотрудник должен отчитаться за полученную сумму не позднее 3 дней выдачи денежных средств или со дня возвращения из командировки.

Повторная выдача наличных денег под отчет производится только при условии полного погашения прежней суммы.

Д41 К71 — если сотрудник покупал товары

Д10 К71 «Расчеты с подотчетными лицами» — если сотрудник покупал материалы, ГСМ

Д26 (44) К71 — представительские расходы

Д26 (44) К71 — командировочные расходы

Д60 К71 — если сотрудник брал деньги на оплату поставщику или подрядчику (не забудьте потом проводку Д20 К60 — списать на себестоимость)

Д26 К71 — если деньги были получены нотариальные, почтовые, хозяйственные расходы

Затем сотрудник вносит остаток неиспользованных денежных средств в кассу или получает перерасход (если потратил большечем взял).

Д50 К71 — внесен остаток в кассу

Д71 К50 — получен перерасход (если сотрудник потратил больше или вообще не брал аванс)

Д70 К71 — если сотрудник не отчитался за выданные средства, можно удержать деньги из заработной платы (на основании письменного заявления сотрудника, к тому же сумма удержаний не долга превышать 20% от заработной платы)

Д73 К71 — если сотрудник не отчитался за выданную сумму и организация будет удерживать эту сумму из з/п в несколько этапов (в случае если нельзя сразу удержать из заработной платы — например, если сумма задолженности превышает 20% от зарплаты, которых организация может удержать)

Д94 К71 — списываем задолженность по подотчетной сумме на недостачи и потери

Д91 К94 — если организация приняла решение не возмещать или возместить невозможно.

Сотрудник не отчитался за подотчетные суммы. Законно ли удержать из заработный платы?

В ст. 137 ТК РФ указано, что работодатель вправе удержать из заработной платы работника подотчетную сумму, но необходимо получить его письменное согласие (Письмо от 09. 08. 2007 N 3044-6-0). Решение об удержании указанной суммы из заработной платы работника руководитель организации принимает не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Правда, при условии, что сам работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Удержания из заработной платы производятся в соответствии с приказом или распоряжением руководителя организации. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (ст. 138 ТК РФ). Допустим, работодатель решил не удерживать с сотрудника задолженность по выданным подотчетным средствам.

По дебету

50 Касса (Д71 К50)

51 Расчетные счета (Д71 К51)

52 Валютные счета (Д71 К52)

55 Специальные счета в банках (Д71 К55)

76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д71 К76)

79 Внутрихозяйственные расчеты (Д71 К79)

91 Прочие доходы и расходы (Д71 К91)

По кредиту

07 Оборудование к установке (Д07 К71)

08 Вложения во внеоборотные активы (Д08 К71)

10 Материалы (Д10 К71)

11 Животные на выращивании и откорме (Д11 К71)

15 Заготовление и приобретение материальных ценностей (Д15 К71)

виды расходов по счету 71 и первичные документы

20 Основное производство (Д20 К71)

23 Вспомогательные производства (Д23 К71)

25 Общепроизводственные расходы (Д25 К71)

26 Общехозяйственные расходы (Д26 К71)

28 Брак в производстве (Д28 К71)

29 Обслуживающие производства и хозяйства (Д29 К71)

41 Товары (Д41 К71)

44 Расходы на продажу (Д44 К71)

45 Товары отгруженные (Д45 К71)

50 Касса (Д50 К71)

51 Расчетные счета (Д51 К71)

52 Валютные счета (Д52 К71)

55 Специальные счета в банках (Д55 К71)

70 Расчеты с персоналом по оплате труда (Д70 К71)

73 Расчеты с персоналом по прочим операциям (Д73 К71)

76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (Д76 К71)

Учет расчетов с подотчетными лицами

79 Внутрихозяйственные расчеты (Д79 К71)

91 Прочие доходы и расходы (Д91 К71)

94 Недостачи и потери от порчи ценностей (Д94 К71)

97 Расходы будущих периодов (Д97 К71)

99 Прибыли и убытки (Д99 К71)

Порядок выдачи в подотчет

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств (покупка материалов, оплата поставщикам и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в кассу. В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Под авансовый отчет разрешается выдавать деньги только работникам предприятия. Подотчетные суммы выдаются наличными из кассы или перечисляются безналичным путём на банковскую карточку.

При выплате денег подотчетному лицу следует соблюдать правила:

  • Проконтролировать наличие сальдо у подотчетного лица (по данным регистра БУ). Основание: п.6.3 указаний ЦБ РФ №3210, в котором указано, что запрещается выдавать средства в подотчет неотчитавшемуся сотруднику по ранее полученной сумме.
  • Получить письменное заявление работника в произвольной форме, с отражением основных реквизитов: цель получения, необходимая сумма, срок сдачи отчета, дата. Заявление следует завизировать руководителем компании или уполномоченным лицом.

Если задолженность (особенно крупная сумма) за подотчетным лицом долгое время числится в учете, то налоговый инспектор при проверке может переквалифицировать такую выплату в заём или посчитать ее доходом (абз.3 ст.137 ТК РФ) и доначислить НДФЛ.

Максимальная сумма выдачи в подотчет законом не предусмотрена, но стоит учитывать, если работник рассчитывается с контрагентами от имени предприятия, то по одному договору можно оплатить не более 100 000 руб.

Авансовый отчет

Все расходы денежных средств сотрудник отражает в авансовом отчете. Сотрудник может потратить подотчетные суммы на приобретение товаров, материалов, ОС, НМА, оплату хозяйственных нужд фирмы.

Если у работника возник перерасход по подотчетным суммам, то есть сотрудник израсходовал свои личные денежные средства, то предприятие вправе его возместить при соблюдении установленных процедур.

Дебет

Кредит

Руб.

Описание

25 000

Деньги выданы из кассы

17 085

Отображены представительские расходы

3 075

НДС учтён

4 840

Деньги возвращены в кассу (если имеется остаток)

Возмещение перерасхода (если требуется)

Восстанавливается НДС на перерасход

Дебет

Кредит

Руб.

Описание

30 000

Деньги выданы

24 800

Поездка по производственным нуждам

24 800

Административно-управленческая командировка

24 800

Поездка для продажи товаров

2 700

НДС учтён

2 700

Вычет НДС

Списание НДС на расходы

Вопросы и ответы по теме

Дебет

Кредит

Руб.

Описание

10 000

Выдача денег

8 765

Расходы на покупку

1 234

Возврат остатка

По материалу пока еще не задан ни один вопрос, у вас есть возможность сделать это первым

Проводки по счету 71 Дебет Кредит Название операции 71 50 Выдана подотчетная сумма из кассы 71 51 Подотчетная сумма перечислена на расчетный счет работника 50 71 Неизрасходованные средства возвращены подотчетным лицом в кассу 20 (26, 44) 71 Списаны командировочные расходы на себестоимость продукции 10 (15, 41) 71 Списаны расходы, связанные с приобретением материальных ценностей подотчетным лицом 94 71 Списаны суммы, не возвращенные подотчетным лицом в срок 70 94 Не возвращенные суммы удержаны из заработной платы работника Таким образом осуществляется учет расчетов с подотчетными лицами на счете 71. Темой следующей статьи будет «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Оцените качество статьи.

По дебету

50 Касса (Д71 К50)

По кредиту

41 Товары (Д41 К71)

50 Касса (Д50 К71)

Проводки по удержанию подотчётной суммы

Учет расчетов с подотчетными лицами

Используется, если не был возвращен остаток финансовых средств или не предоставлен отчёт по израсходованным деньгам.

Дебет

Кредит

Руб.

Описание

1 280

Невозвращение средств

1 280

Удержание суммы из оплаты труда

1 280

Выставлена задолженность сотруднику по невозвращенным средствам

Виктор Степанов, 2017-04-02

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector