Как правильно отражаются представительские расходы в налоговом учете?

Влияют ли представительские издержки на расчет НДС

Представительские издержки — затраты фирмы на организацию встреч, презентаций, переговоров и т. д. с целью установления деловых взаимовыгодных отношений с контрагентами, а также направленные на организацию мероприятий по сбору руководства высшего звена (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Такие траты должны быть предназначены для извлечения дохода (прибыли), а вот результат проведения подобных процедур никак не скажется на отражении издержек в числе представительских при исчислении налога на прибыль (письмо Минфина РФ от 18.04.2013 № 03-07-11/13330).

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

Перечень таких трат четко ограничен нормами налогового законодательства:

  • организация транспортных услуг, таких как транспортировка гостей к месту проведения мероприятия и обратно;

См. также «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

  • услуги переводчика;
  • проведение деловой части переговоров (обеспечение необходимыми расходными материалами и канцелярией, организация буфетного сопровождения встречи и пр.).

К представительским не относятся издержки вне формальной части приема, такие как:

  • организация проведения досуга;
  • профилактика и терапия болезней.

Вопросы, связанные с отражением представительских издержек в составе затрат при подсчете прибыли также поясняются письмами Минфина РФ.

Так, к представительским относятся издержки:

  • на спиртные напитки (письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176);
  • организацию встреч и переговоров с физлицами (эти лица могут быть как реальными, так и потенциальными клиентами компании (письмо Минфина РФ от 05.06.2015 № 03-03-06/2/32859)).

Относится ли фуршет с алкоголем к представительским расходам узнайте здесь.

А вот следующий список издержек включать в затраты по прибыли запрещается, и их обоснованность придется отстаивать в суде:

  • проведение развлекательных мероприятий после формальной части встречи, например аренда теплохода, организация шведского стола и оплата концерта артистов, танцоров и т. д. (письмо Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796);
  • декорирование помещения (письмо Минфина РФ от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176).

Налогоплательщику предоставлено право принимать к вычету входной НДС при исчислении данного налога. Порядок применения вычетов регламентирован ст. 171 НК РФ. Согласно п. 7 этой статьи компании — плательщики НДС вправе принимать к вычету налог с представительских расходов, учитываемых в составе затрат при расчете прибыли.

То есть если сумма представительских расходов находится в пределах нормы, то и НДС принимается к вычету в полной мере, при наличии соответствующим образом составленных первичных документов.

Если сумма представительских затрат превышает предельно допустимый лимит, то и НДС можно принять к вычету в пределах нормы. А сверхнормативный НДС принимается в следующем квартале по мере включения в расходы по прибыли непринятых ранее затрат или списывается в состав расходов, не принимаемых к налоговому учету.

Рассмотрим на примере.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Пример

Фирма ООО «Гранд» 15.03.2016 провела переговоры с представителями сторонней организации с целью увеличения объема продаж. На организацию мероприятия было затрачено:

  • на транспортное обеспечение участников встречи — 4 388 руб. (в т. ч. НДС 669,35 руб.);
  • деловой обед — 15 773 руб. (включая НДС 2 406,05 руб.).

Дт

Кт

Сумма

Расчет

Содержание

44

60

3 718,65

4 388 – 669,35

Приняты к учету транспортные затраты

19

60

669,35

Принят к учету входной НДС

44

60

13 366,95

15 773 – 2 406,05

Приняты к учету расходы на проведение обеда

19

60

2 406,05

Учтен входной НДС

Таким образом, сумма представительских затрат составила 17 085,60 руб. (3 718,65 13 366,95), а сумма входного НДС – 3 075,40 руб. (669,35 2 406,05).

363 500 × 4% = 14 540 руб.

То есть фактическая сумма расходов 17 085,60 руб. превышает предельно допустимую (14 540 руб.) на 2 545,60 руб.

Поскольку сумма, направленная на выплату заработной платы, с течением времени будет увеличиваться, то и не учтенная при расчете прибыли сумма затрат в 2 545,60 руб. может быть списана в течение текущего года. В связи с этим образуется отложенный налоговый актив (далее ОНА), порядок отражения которого регламентирован нормами ПБУ 18/02.

Дт

Субсчет

Кт

Субсчет

Сумма

Расчет

Детализация

09

68

Налог на прибыль

509,12

2 545,60 × 20%

Сформирован ОНА

68

НДС

19

2 617,20

14 540 × 18%

Принят к вычету НДС в пределах норм

То есть на счете 19 осталось 461,20 руб. НДС, который можно будет принять к вычету в течение года по факту принятия не учтенных в 1 квартале при расчете прибыли представительских затрат. Если же по итогам года на счете 19 останется сверхлимитный НДС, то его необходимо списать на счет прочих затрат, не учитываемых при налогообложении прибыли, проводкой Дт 91.2 Кт 19.

Как зафиксировать представительские издержки в бухучете, узнайте из статьи «Учет представительских расходов – проводки».

Какие расходы не относятся к представительским

Если организация-налогоплательщик решит устроить для своих партнеров развлекательную программу, мероприятия по профилактике или лечению заболеваний, то такие расходы при налогообложении прибыли учесть нельзя (абз. 2 п. 2 ст. 264 НК РФ). Например, расходы на проведение концерта во время представительского мероприятия, прогулки на теплоходе для гостей и фуршет недопустимо включать в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796).

Несмотря на то что законодательством представительские расходы достаточно конкретизированы, у предприятий часто возникают сложности с отнесением тех или иных расходов к представительским. Прежде всего, связано это с тем, что понятия «прием» и «обслуживание» имеют очень широкое значение.

Представительские расходы в налоговом учете: особенности признания

Согласно абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ представительские затраты налог на прибыль уменьшают, но включаются в состав прочих издержек при расчете в пределах 4% от суммы, исчисленной за текущий налоговый период оплаты труда.

При этом представительские издержки, не учтенные в предыдущем периоде, разрешается принять в состав затрат при исчислении прибыли в течение текущего года по мере увеличения сумм, направленных на оплату труда (п. 42 ст. 270 НК РФ).

ВАЖНО! Если налогоплательщик совмещает ОСНО и вмененку, то к представительским можно причислить лишь те издержки, которые непосредственно относятся к общему режиму (письмо Минфина РФ от 09.11.2009 № 03-03-06/4/96).

Если же фирма применяет УСНО 15% (доходы минус расходы), то при расчете налога представительские расходы не учитываются в составе затрат (письмо Минфина РФ от 11.10.2004 № 03-03-02/04/1/22).

Так как в бухучете представительские издержки включаются в состав затрат по обычным видам деятельности в полном объеме, а в налоговом сумма строго лимитирована, между БУ и НУ могут возникать постоянные или временные разницы. В связи с этим налогоплательщику необходимо вести дополнительные налоговые регистры.

О том, как составить налоговые регистры, читайте в статье «Как самостоятельно разработать налоговые регистры по налогу на прибыль».

Напомним, что все издержки фирмы должны быть обоснованы экономической необходимостью и подтверждены корректно заполненными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Для исполнения данного требования необходимо наличие должным образом оформленных первичных бланков, а также отчет о проведенном мероприятии (письмо Минфина РФ от 10.04.2014 № 03-03-Р3/16288).

Некоторые компании также составляют приказ и смету о предстоящих расходах, исполняя требование предыдущего письма Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, с целью минимизации налоговых рисков.

Если же представительские затраты носят регулярный характер, например, собрание учредителей проводится каждый квартал, то желательно утвердить соответствующее положение.

Образец такого положения и порядок его заполнения можно найти в публикации «Составляем положение о представительских расходах (образец).

Представительские расходы относятся к нормируемым.

О других нормируемых расходах см. материал «Нормативы, предусмотренные НК РФ».

Представительские расходы для целей налогообложения определяются в размере, не превышающем 4% от суммы расходов на оплату труда работников данной организации за отчетный (налоговый) период (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Перечень расходов на оплату труда приведен в ст. 255 НК РФ.

Если применяется общий режим и ЕНВД, то при расчете норматива представительских расходов, уменьшающего налогооблагаемую базу, налогоплательщику следует учитывать расходы на оплату труда только тех работников, которые работают на общем режиме (пп. 9, 10 ст. 274 НК РФ). Кроме того, в состав представительских расходов можно включить только те, которые относятся к деятельности, подпадающей под общий режим (письмо Минфина России от 09.11.2009 N 03-03-06/4/96).

Также перед налогоплательщиком может встать вопрос: при расчете предельной величины представительских расходов учитываются начисленные или фактически выплаченные суммы заработной платы работников?

Здесь все зависит от того, каким методом определяются доходы и расходы организации.

Если применяется метод начислений, то при расчете размера представительских расходов, уменьшающего налогооблагаемую базу, учитываются начисленные суммы расходов на оплату труда работников (п. 4 ст. 272 НК РФ).

Если же используется кассовый метод, то представительские расходы в налоговом учете определяются исходя из фактически выплаченной заработной платы (п. 3.1 ст. 273 НК РФ).

Расчет налогооблагаемой базы по налогу на прибыль осуществляется нарастающим итогом с начала года. Поэтому суммы расходов на оплату труда будут расти в течение налогового периода, в связи с этим возможно и увеличение размера представительских расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Таким образом, если в одном отчетном периоде какие-либо представительские расходы не были учтены, то в следующем отчетном периоде, по мере роста расходов на оплату труда, их можно признать при налогообложении прибыли (п. 42 ст. 270 НК РФ).

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Одновременно с этим в бухгалтерском учете появляются:

  • вычитаемая временная разница, определяемая в размере, превышающем норматив в 4%;
  • отложенный налоговый актив (пп. 8–11, 14 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02, утвержденного приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия