Как сделать авансовый отчет в 1С 8.2?

Пошаговая инструкция заполнения АО в программе 1С (версия 8.2 и 8.3)

Чтобы найти авансовый отчёт необходимо выбрать в главном меню программы «1С: Бухгалтерия» версия 8 интерфейс Такси раздел «Банк и касса», далее в блоке «Касса» найти позицию «Авансовый отчёт». После этих действий вы попадаете в журнал «Авансовые отчёты». Далее нажимаете на кнопку «Создать».

 На экране появляется авансовый отчёт, который необходимо заполнить, на основании сданных в бухгалтерию предприятия первичных документов прикрепленных к авансовому отчёту.

В шапке документа заполняются такие поля:

  • Дата;
  • Номер;
  • Организация;
  • Подотчётное лицо, это может быть сотрудник организации или физическое лицо, действующие по доверенности;
  • Склад, выбирается в том случае, если приобретаются товарно — материальные ценности, которые в дальнейшем сдаются на склад материально – ответственному лицу.

Документ, в табличной части, имеет несколько закладок, они заполняются в зависимости от приложенных документов к авансовому отчёту и полученных денежных средств подотчётным лицом:

  • Авансы;
  • Товары;
  • Возвратная тара;
  • Оплата;
  • Прочее.

На первой закладке также заполняется позиция при выдаче денежных документов в подотчёт, это может быт, к примеру, проездной билет приобретённый организацией.

Можно не создавать авансовый отчёт на основании операций, внесённых в базу, а выбрать вручную, документ на получении аванса в подотчёт, нажав на кнопку «Добавить». После этих действий становится активным поле в табличной части первой закладки «Авансы».

При приобретении товара, за наличные денежные средства, с подотчётной суммы, необходимо заполнить вторую закладку, которая называется «Товары».

При этом, в табличной части документа, нужно внести такие данные как:

  • Документ расхода;
  • Номенклатуру товара, выбирается из справочника;

Будьте внимательны, если данного товара нет в справочнике «Номенклатура», то на него нужно предварительно заполнить карточку, в которой указывается наименование, единица измерения и другие реквизиты.

  • Количество;
  • Цену;
  • Ставку НДС;
  • Наименование поставщика, выртать из справочника «Контрагенты»;
  • Реквизиты счёт-фактуры;
  • Счета учета затрат и счёт НДС.

Сумма и всего заполнится автоматически.

 При оплате за товар или услуги контрагентам из подотчётных денежных средств, заполняется четвёртая закладка в авансовом отчёте, которая называется «Оплата». При её нажатии открывается табличная часть, в которой нужно заполнить такие данные как:

  • Документ расхода, это название документа;
  • Контрагент и договор;
  • Содержание операции, заполняется вручную, без ссылки на справочник.

Счета расчётов, на которые будет отнесена сумма затрат, проставляются автоматически, это счёт 60 «Поставщики и подрядчики», но этот счёт можно поменять, сославшись на справочник «План счетов».

Пятая закладка «Прочие», заполняется не только в случаях предоставления документов, связанных с командировкой сотрудника, но и с оплатой хозяйственных нужд предприятия и прочих расходов.

Так же как и на других закладках, заполняется:

  • Документ (расхода);
  • Номенклатура;
  • Сумма НДС;
  • Всего заполняется автоматически;
  • Поставщик;
  • Устанавливается признак в столбце «СФ», есть счёт-фактура или нет;
  • Устанавливается признак в столбце «БСО», что это бланк строгой отчётности или нет;
  • Заполняются реквизиты счёт-фактуры;
  • Выбирается из плана счетов бухгалтерского учета счёт затрат по БУ (бухгалтерскому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
  • Выбирается из плана счетов налогового учета счёт затрат по НУ (налоговому учёту), а также из справочника выбирается субконто затрат;
  • Выбирается счёт учёта НДС.

Приведенная в статье методика моделировалась в конфигурации « Бухгалтерия для Украины », редакция 1.2. Данная методика применима также для конфигурации » Управление торговым предприятием для Украины «, редакция 1.2.

На закладке «Авансы» документа «Авансовый отчет» указываются расходные кассовые ордера и другие документы, которыми подотчетные средства были выданы сотруднику организации, предоставляющему авансовый отчет.

Правильное заполнение закладки «Авансы» необходимо для правильного формирования печатной формы авансового отчета.

Рассмотрим особенности заполнения закладки «Авансы» на примере.

Сотрудник организации Добро Богословський Федор Михайлович получил под отчет из кассы 5000,00 грн по расходному кассовому ордеру №1 от 20.11.2011. На следующий день, 21.11.2011, он предоставил авансовый отчет об оплате задолженности поставщику в размере 3500,00 грн.

Еще через 3 дня, 24.11.2011, Богословський Федор Михайлович предоставил второй авансовый отчет об оплате услуг автостоянки в размере 1400,00 грн.

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.2?

При оформлении первого авансового отчета бухгалтер на закладке «Авансы» указывает расходный кассовый ордер, по которому сотрудник получил денежные средства под отчет.

В печатной форме авансового отчета содержится информация о сумме полученного сотрудником аванса (раздел «Получено»). В этом разделе всегда выводится общая сумма документов, указанных на закладке «Авансы» авансового отчета.

Кроме того, печатная форма содержит информацию об остатке или перерасходе предыдущих авансов (раздел «Предыдущий аванс»). В самом документе «Авансовый отчет” информации об остатках предыдущих авансов не содержится. Эта сумма (остаток или перерасход) определяется программой при формировании печатной формы авансового отчета по следующему правилу:

  • определяется остаток по дебету счета 3721 « Расчеты с подотчетными лицами » по данному сотруднику на дату авансового отчета;
  • из остатка вычитается общая сумма документов, указанных на закладке «Авансы» авансового отчета;
  • полученная сумма выводится в разделе «Предыдущий аванс» (в графе «остаток» или «перерасход»).

Для нашего примера:

  • остаток по дебету счета 3721 на 21.11.2011 равен 5000,00 грн.;
  • общая сумма документов на закладке «Авансы» 5000,00 грн.;
  • сумма графы «Предыдущий аванс» 0,00 грн. (5000,00 – 5000,00 = 0,00).

Рассмотрим теперь, как правильно оформить второй авансовый отчет, поступивший 24.11.2009.

Однако, сформировав печатную форму такого авансового отчета, мы увидим, что раздел «Предыдущий аванс» содержит некорректные данные.

Почему так произошло, можно понять, посчитав сумму предыдущего аванса по правилу, описанному выше:

  • остаток по дебету счета 3721 на 24.11.2011 равен 1500,00 грн;
  • общая сумма документов на закладке «Авансы» 5000,00 грн;
  • сумма раздела «Предыдущий аванс» -3500,00 грн. (1500,00 – 5000,00 = -3500,00).

Для правильного формирования печатной формы авансового отчета необходимо соблюдать следующее правило: каждый расходный кассовый ордер или другой документ, которым выдавались подотчетные суммы, должен включаться в табличную часть «Авансы» только одного авансового отчета. В случае, когда за один полученный аванс подотчетное лицо отчитывается несколькими авансовыми отчетами, документ аванса указывается только в первом авансовом отчете.

Курсы бухгалтерскиеИндивидуальное обучение 1СЦены и режим обучения: бухгалтерские курсыКурс 1С:Бухгалтерия «1С 8.2 для профессионалов»Курс «Бухгалтерский учет 1С:Бухгалтерия 8.2 для начинающих»Индивидуальный курс «1С:Бухгалтерия 8.2»Курс 1С Управление торговым предприятием для Украины

Рассмотрим
пример расчетов с подотчетным лицом при выдаче наличных денежных средств на
хозяйственные нужды в программе «1С:Бухгалтерия 8». В рамках примера
рассмотрим несколько возможных вариантов развития событий.

Пример 1

01.04.2011
года организация «Пример» выдала сотруднику Иванову В.Д. 10 000 рублей на
покупку внешнего жесткого диска.

В
программе «1С:Бухгалтерия 8» эта операция отражается документом
«Расходный кассовый ордер» (пункт главного меню «Касса») с видом хозяйственной
операции «Выдача подотчетному лицу». В документе необходимо заполнить счет
учета, в данном случае 50.01, выданную сумму 10 000 рублей. На вкладке
«Реквизиты платежа» указываем «Подотчетное лицо», которое выбираем из
справочника «Сотрудники», «Иванов Владимир Данилович» и статью движения
денежных средств «Выдача денежных средств подотчетнику».

Рис. 1.
Выдача денежных средств подотчетному лицу

Далее
рассмотрим некоторые возможные ситуации, после выдачи аванса.

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.2?

Вариант 1. Авансовый отчет с
неизрасходованными суммами

08.04.2011 Иванов В.Д.
представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 9 000
рублей. Неизрасходованные средства были возвращены в кассу.

Заполнение закладки «Авансы» документа «Авансовый отчет»

Авансовый отчет (потом по тексту – АО), прежде всего, является первичным документом, в котором подотчетное лицо отражает направления расходования средств, выданных ему, и подтверждает указанные расходы документами.

Также в этом документе находит отражение множество иной информации, в частности:

  • о наличии перерасхода по выданным средствам;
  • о валютных операциях;
  • о своевременности представленного отчета;
  • о наличии или отсутствии задолженности подотчетного лица перед предприятием;
  • о необходимости вычета из заработной платы долга по подотчетным суммам;
  • о необходимости включения всей выданной суммы в состав облагаемых налогами доходов физического лица, если АО не был представлен вовремя или представлен с существенным нарушением срока его оформления;
  • о целевом расходовании выданных сумм и о возможности принять их в состав расходов, и т.д.

И достижение всех этих целей возможно только при грамотном и своевременном составлении авансового отчета.

Особенности оформления авансового отчета в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам при безналичном расчете

Найдите в основном меню раздел «Банк и касса». В подразделе «Касса» вы найдете пункт «Авансовые отчеты». Нажмите на него.

В журнале авансовых отчетов прямо над списком документов найдите кнопку «Создать» и нажмите ее.

Номер документу присваивается автоматически после записи авансового отчета. При необходимости вы можете внести в данное поле свое значение. Дата также заполняется в автоматическом режиме и соответствует текущей. Вы вправе исправить и это значение.

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.2?

Выберите подотчетное лицо в соответствующем поле. После этого обратите внимание на нижнюю часть окна. Там расположены поля для записи о назначении аванса, а также о количестве подтверждающих расходы документов.

Поле «Назначение» может содержать, например, такую информацию:

  • командировка в г. Нижний Новгород с 01.07.2018 по 04.07.2018;
  • хозяйственные расходы;
  • почтовые расходы;
  • и т. п.

Помните, что создавать новые документы в 1С 8.3 можно и путем копирования старых. Делать это стоит в случае, когда новый документ почти полностью повторяет данные какого-либо из прежде созданных авансовых отчетов. В противном случае, такое действие часто приводит к ошибкам, когда бухгалтер забывает удалить или исправить ту или иную строчку.

Теперь можно перейти к заполнению финансовых показателей.

В каждой вкладке есть столбец под названием «Документ (расхода)». Именно сюда и вносятся данные о товарном и / или кассовом чеке.

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.2?

Алгоритм заполнения авансового отчета в случаях, когда аванс выдан не наличными деньгами, а безналичным переводом, ничем не отличается от вышеописанного. Только при заполнении вкладки «Авансы» следует выбирать не выдачу наличными, а списание с расчетного счета.

Авансовый отчет по командировке может заполняться в нескольких вкладках.

Так, например, приобретенные в командировке ТМЦ, в том числе рекламные материалы деловых партнеров, отражаются во вкладке «Товары». Денежные расчеты с контрагентами заносятся во вкладку «Оплата».

Об операциях по отражению билетов и суточных, поговорим в следующих разделах.

Особенности оформления авансового отчета в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам при безналичном расчете

Чтобы создать и заполнить «Авансовый отчет» в 1С 8.3, заходим в меню «Банк и касса», пункт «Авансовые отчеты». В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

В документе данные операции отражаются в соответствующих закладках.

Первая закладка «Авансы» служит для отражения полученных авансов. Для образца я специально предварительно создал документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача подотчетному лицу» и добавил его в табличную часть «Авансы» (подробнее как создать РКО в 1С).

Таким образом, мы видим, что за сотрудником Базиным А.В. числится неизрасходованный аванс в размере 1000 руб.

Редактор статьи

В одном «Авансовом отчете» можно отразить все предусмотренные операции для списания с подотчетного лица выданного ему аванса.

Допустим, что на эту сумму он приобрел:

  • мышь оптическую – 200 руб.;
  • сделал предоплату поставщику – 600 руб.;
  • заправил машину бензином – 200 руб.

Все эти данные заносим в документ.

Отражение в авансовом отчете авиабилетов, а также билетов железнодорожных, на междугородний автобус и т. д., зависит от того, кто данные билеты приобретал.

Чаще всего билеты командированному лицу приобретаются заранее и оплачиваются предприятием до начала командировки. Тогда поступление билетов в качестве денежных документов отражается на бухгалтерском счете 50.3.

Соответственно выдача билета подотчетному лицу отражается во вкладке «Авансы» путем выбора первого пункта «Выдача денежных документов».

Расходы же отражаются во вкладке «Прочее», где указывается билет и его стоимость, а также счет учета затрат.

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.2?

Иногда командированному лицу выдаются деньги на приобретение билета на проезд, тогда стоимость проезда можно сразу отнести на счет учета затрат.

В ходе
своей деятельности организации могут выдавать наличные денежные средства своим
работникам на командировочные и хозяйственные расходы на основании приказа
руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок
выдачи денежных средств под отчет и предоставления отчетности установлены Центральным
Банком РФ (Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета
директоров ЦБ России от 22.09.1993 №40).

Руководителем организации определяются
размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные лица в
течение трех дней после возвращения из командировки или по истечении срока, на
который выданы денежные средства, должны представить отчет об использовании
денежных средств (по унифицированной форме №АО-1 «Авансовый отчет») и приложить
 подтверждающие документы.

В соответствии
со статьей 166 ТК РФ служебной командировкой является поездка работника по
распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного
поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается
место расположения организации, работа в которой обусловлена трудовым
договором.

Порядок направления работника в служебные командировки, как на
территории РФ, так и на территории иностранных государств регулируется
Положением об особенностях направления работников в служебные командировки,
утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749. В случае
направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику
следующие расходы:

  • по проезду;
  • по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне
    места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения
    работодателя.

При
направлении работника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно
возмещаются расходы:

  • на оформление заграничного паспорта, визы и других
    выездных документов;
  • на оформление обязательной медицинской страховки;
  • обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного
    транспорта;
  • иные обязательные платежи и сборы.

Учет
расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Учет расчетов с
подотчетными лицами». По дебету счета 71 в корреспонденции с кредитом счетов
денежных средств отражается выдача сумм денежных средств под отчет. Израсходованные
подотчетные суммы отражаются по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетами
затрат или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Пример 1


 7 627,12 рублей,

Дебет
19.03 Кредит 71.01


1 372,88 рублей.

Рис. 2.
Пример заполнения «Авансового отчета», вкладки «Авансы» и «Товары»

Дебет
50.01 Кредит 71.01


1 000 рублей.

Рис. 3.
Приходный кассовый ордер

Для того чтобы
проконтролировать, что все расчеты отражены в программе правильно,  можно составить оборотно-сальдовую ведомость
по счету 71.01 и сделать отбор по сотруднику Иванову В.Д. (рисунок 4).

Рис. 4.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.01 с отбором по сотруднику В.Д. Иванову

Вариант 2.  Авансовый отчет с перерасходом

08.04.2011 Иванов В.Д.
представил авансовый отчет и документы о покупке диска, стоимостью 11 000
рублей. Организация возместила сумму превышения.

В данной ситуации в
программе «1С:Бухгалтерия 8» формируется «Авансовый отчет», который
заполняется аналогичным образом как в варианте 1 (рисунок 2), только
указывается другая стоимость жесткого диска. Выдача подотчетному лицу сумму
превышения расходов над выданным авансом (1 000 рублей) оформляется
документом «Расходный кассовый ордер», который заполняется как на рисунке 1.

Вариант 3. Авансовый отчет с
невозвращенными суммами

Иванов В.Д. представил
авансовый отчет 08.04.2011 года. В приказе руководителя было указано, что сумма
на покупку внешнего жесткого диска предоставляется на период с 01.04.2011 по
07.04.2011. Денежные средства, оставшиеся после покупки внешнего жесткого
диска, Иванов В.Д. не вернул. Приказом руководителя было принято решение об
удержании оставшихся денежных средств из зарплаты сотрудника.

Подотчетные суммы, не
возвращенные работниками вовремя, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты
с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи
ценностей. Далее они списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи
ценностей» в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим
операциям».

Дебет
94 Кредит 71.01


1 000 рублей — отражение недостачи;

Дебет
73  Кредит 94

—  1 000 рублей — списание
задолженности по недостачи на сотрудника;

Дебет
70 Кредит 73


 1 000 рублей — удержание
невозвращенной суммы из зарплаты.

Рис.
5 — Списание невозвращенной подотчетной суммы на недостачи

Пример 2

Авансовый отчет на командировку

Иванов В.Д. был
направлен в командировку на 3 дня в Москву для заключения договора о поставке
товаров (с 23.05.2011 по 25.05.2011). Иванову В.Д. был выдан аванс в размере 30 000
рублей, в расчете суточные 2 700 рублей (900 рублей*3 дня), расходы по найму
жилья 12 000 рублей (4 000 рублей*3 дня), билеты на самолет 15 300
рублей.

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.2?

27.05.2011 Иванов В.Д.
представил авансовый отчет, командировочное удостоверение, отчет о выполнении
служебного задания и подтверждающие документы: счет за проживание в гостинице
по форме N 3-Г на сумму 13 500 рублей (4 500 рублей*3 дня) и чек по
оплате проживания; авиабилеты на сумму 14 000 рублей. Суммы уплаченного
НДС в документах выделены отдельной строкой.

Дебет 71.01 Кредит 50.01

— 30 000 рублей.

Рис. 6. Выдача денежных средств подотчетному лицу на
командировочные расходы

Дебет 44.01 Кредит 71. 01

—  2 700 рублей —
суточные;

—  11 440,68
рублей — расходы по найму жилья;

Дебет 19.04 Кредит 71.01

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.2?

— 2 059,32 рублей — НДС
с расходов по найму жилья;

— 11 864,41 рублей —
расходы на проезд;

—  2 135,59
рублей — НДС с расходов на проезд.

Рис. 7. Отражение командировочных расходов в документе
«Авансовый отчет»

—  200
рублей.

4.    31.05.2011
необходимо отразить начисление НДФЛ с суммы превышающей нормы по суточным. Сумма
превышения составляет: (900 рублей — 700 рублей)*3 дня = 600 рублей. Сумма НДФЛ
составляет: 600*13%=78 рублей. В программе «1С:Бухгалтерия 8» операция
начисления суммы НДФЛ отражается следующим образом:

  • В документе «Операция, введенная вручную» указывается
    проводка Дебет 70 Кредит 68 на 78 рублей.
  • Если учет заработной платы ведется в программе «1С:Бухгалтерия
    8», то для целей расчета заработной платы и формирования отчетов по НДФЛ,
    сумму доходов с превышения и сумму НДФЛ необходимо ввести документом «Ввод
    доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ», причем
    • сумма дохода (600 рублей) указывается на
      закладке «НДФЛ: доходы и налоги» (рисунок 8),
    • сумму НДФЛ (78 рублей) необходимо указать на
      закладках «НДФЛ по ставке 13%», «НДФЛ удержанный» (рисунок
      9, рисунок 10).

Заполнение авансового отчёта в программе 1С

Потом подотчетное лицо на титульном листе проставляет то, что знает точно:

  • наименование компании;
  • структурное подразделение, в котором работает (если на предприятии есть таковое деление);
  • свою фамилию полностью, а имя и отчество инициалами;
  • профессию или должность;
  • основание выдачи аванса. Обычно пишут «на хозяйственные нужды» или «на командировку»;
  • размер предыдущего аванса, если он не погашен перед предприятием, или о наличии задолженности, наоборот, самого предприятия перед подотчетным лицом;
  • далее указывается размер суммы, выданной под отчет и по которой АО составляется. В случае если подотчетная сумма выдавалась в валюте, то ее проставляют на титульном листе в соответствующей графе «в валюте (справочно)». Дело в том, что бухучет в России ведется только в рублях, а значит, если под отчет выдавалась валюта, то все ее движение в авансовом отчете должны отражаться в рублях. Пересчет валюты производится на дату составления АО по курсу Банка России, действующему на эту дату;
  • после этого подотчетное лицо приступает к заполнению оборотной стороны АО, где прописывает все документы (их наименования, даты составления и номера) отдельно, суммы по каждому документу в рублях и копейках (и в валюте при необходимости);
  • далее подводится итог расходования средств в рублях и валюте, и ставится подотчетным лицом подпись. Что касается разделов на оборотной стороне АО «Сумма расхода, принятая к учету» и «Дебет счета» — они заполняются бухгалтерией;
  • на титульном листе после подведения итогов подотчетное лицо проставляет количество документов, прикладываемых к АО, и количество листов, на которых они представлены. Также ему придется вывести остаток или перерасход. Но, как правило, это делает бухгалтерия.

Перед тем как начать проверку АО, по факту принятия документа бухгалтер должен обязательно заполнить отрывную расписку и передать ее подотчетному лицу.

Все оставшиеся разделы должна заполнить бухгалтерия. Причем, начинается заполнение с обратной стороны авансового отчета, где сначала проверяются все сделанные записи путем сличения их с подтверждающими документами.

Далее проставляются корреспондирующиеся счета, а уже на титульной стороне заполняется:

  • ОКПО предприятия;
  • табельный номер сотрудника;
  • делаются полные проводки с общими суммами по счетам;
  • ставится конечная сумма к утверждению по данным проверки.

Как только руководитель подтвердил авансовый отчет, по нему производят окончательный расчет.

Строчка «Физическое лицо» (подотчетное лицо) заполняется через список сотрудников.

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.2?

Во вкладке «Аванс» указывается сумма, которая была выдана данному лицу под отчет. Для этого следует выбрать из списка один из документов, по которому выдавались средства. Этот список появляется при щелчке на пустую строчку. С помощью выбранного из этого списка документа можно попасть в их перечень и добавить в авансовый отчет кнопкой «Выбрать».

В строке «Назначение» (ниже, во вкладке «Аванс») нужно вписать «хозяйственные расходы» или «командировка».

Во вкладке «Товары» следует путем добавления строк занести все товары, которые были приобретены подотчетным лицом. Добавляются строки через одноименную кнопку. Цена, количество, наличие налогов и иные реквизиты проставляются из документов, на основании которых составляется данный отчет.

Проводки проставляются автоматически, но нужно проверить их правильность.

Вкладка «Оплата» используется только тогда, когда подотчетное лицо производило оплату, а не покупку товаров, например, за Интернет, телефон, и  т.д.

Вклада «Прочее» используется, если сотрудник ездил в командировку.

  • ФИО подотчетного сотрудника, отчитывающегося за полученные деньги;
  • Наименование компании. Оно выбирается автоматически, если его задали по умолчанию в настройках программы;
  • Указать место, куда будут приходоваться ТМЦ через подотчетного сотрудника;
  • Установить тип цен, установить валюту, ее курс к рублю, способ отражения НДС.

Документ «Авансовый отчет» состоит из 5 вкладок. Во вкладке «Аванс» добавляется документ, на основании которого выдавались деньги подотчетному сотруднику. По умолчанию стоят два вида документов «Выдача наличных» и «Списание с расчетного счета».

Если средства выдавались в наличном виде, тогда надо выбрать «Выдача наличных». Наличные из кассы выдаются на основании РКО. В разделе «Выдача наличных» создать новый РКО на сумму выдачи денег подотчетному сотруднику  или выбрать уже существующий РКО.

Когда РКО (Выдача наличных) создается из «Авансового отчета», тогда в документе автоматом подтягивается вид операции, получатель, счет учета и организация. Сумму, статью ДДС пользователь проставляет вручную. После проведения РКО, в закладке «Аванс» авансового отчета надо выбрать этот РКО. Тогда в Авансовом отчете автоматом отобразится его сумма и валюта.

На выделенный аванс в 20 тыс. руб. была приобретена аудио техника. Этот факт отображается в закладке «Товары»:

  • Вписывается вид документа, в данном случае товарный чек, его номер, дата;
  • Выбирается номенклатура;
  • Кол-во товара;
  • Цена без НДС, с НДС;
  • Наименование поставщика;
  • Ставится галочка на «Счет-фактура предъявлена» — если она действительно предъявлена, ее номер, дата.

Во вкладке «Оплата» отображается сумма выданных денег в 1С 8 2 под аванс в счет предстоящей поставки или выплаченная наперед сумма поставщику за купленные ТМЦ. В закладке указывается вид документа (расхода), его дата, номер, наименование поставщика, договор с ним, содержание операции и ее сумма вписываются вручную, счета расчетов проставляются автоматически.

Вкладка «Возвратная тара» отображает информацию о возвращенной таре от поставщика, например, поддоны.

Во вкладке «Прочее» отражаются расходы на командировку: стоимость гостиницы, суточные, цена билета, расход на топливо, питание и т.д. В табличной части закладки указывается:

  • Наименование, номер, дата документа (расхода);
  • Расшифровывается содержание расхода;
  • Ставится сумма с НДС и без;
  • Вписывают поставщика;
  • Автоматически ставится счет затрат;
  • Вручную указывают была ли предъявлена подотчетному сотруднику счет-фактура от поставщика на данный расход.

Отдельные нюансы составления

В зависимости от причины расходования подотчетных средств в графе «Назначение аванса» ставится либо «на хозяйственные цели», либо «на командировку».

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.2?

Исходя из этого, перечень документов, подтверждающих расходование денег, в случае командировки будет дополнен билетами. Суточные, которые выданы командированному лицу, не включаются в состав авансового отчета, а выдаются обычно отдельным расходным кассовым ордером. В противном случае, в авансовом отчете придется отразить и суточные.

Д 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К этой квитанции должны быть обязательно приложены накладные (например, ТОРГ-12), счета, счета-фактуры. Если их нет, либо они поступили ранее и подотчетное лицо просто рассчитывалось за уже совершенную сделку, либо эти документы еще не поступили на предприятие. И тогда этот расход будет отражаться, как аванс поставщику до тех пор, пока документы на товары, продукцию или работы не придут в бухгалтерию.

В случае если есть перерасход средств, то на них заполнять заявление подотчетному лицу не нужно. Но рекомендуется приложить объяснительную от подотчетного лица по факту допущенного им перерасхода средств. Данная объяснительная пишется в свободной форме. Сигналом к расчету будет утверждение авансового отчета руководителем.

В противном случае, при получении в следующий раз денег под отчет, сотруднику придется в авансовом отчете указывать переходящую сумму перерасхода. Причем, произвести внутренний зачет по суммам он не сможет. Т.е. при наличии остатка по другой подотчетной сумме, придется указывать одновременно и текущий остаток, и переходящий перерасход. Но до тех пор, пока руководитель не утвердит АО с перерасходом.

Как отразить суточные в авансовом отчете в 1С 8.3?

  1. Открыть раздел «Банк и касса», подраздел «Касса», пункт «Авансовые отчеты»;

2. Нажать на кнопку «Создать».

Когда все вкладки в авансовом отчете будут правильно заполнены, согласно расходным документам, его можно проводить и сохранять с помощью кнопки «Провести и закрыть». При проведении документа «Авансовый отчет» сформируется определенный набор бухгалтерских проводок, который будет отражать факт расходования денег подотчетным лицом или приходования  через него ТМЦ, прочих объектов, услуг.

Внизу авансового отчета отражен полученный аванс, сумма расходования и конечный остаток.

Сформировать проводки, движения документа можно из самого авансового отчета, стоит нажать на кнопку Дт/Кт. Станут видны все проведенные суммы по Дт, Кт, расшифрованы субконто счетов.

Существуют следующие причины, почему в 1С не зачитываются авансы:

  1. Неверный выбор договоров при создании авансового отчета, например, оплату провели по одному договору, а отгрузка прошла по другому. Нужно перевыбрать корректный договор и перепровести авансовый отчет;
  2. Неправильно проставлены счета учета по авансам;
  3. Авансы могут не зачитываться из-за разницы во времени и датах в формируемых документах, из-за сохранения или перепроведения документов «задним» числом. Тогда по одному и тому же контрагенту, сделке образуется кредитовый и дебетовый остаток;
  4. Аванс может не зачитаться, если оплату провели после отгрузки, но поставили тип платежа «Аванс».

Проверить правильность зачтенных авансов можно с помощью оборотно — сальдовой ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за отчетный период. Через нее открыть карточку счета 71 и проверить все движения средств по подотчетному лицу, учет НДС и ТМЦ.

В описанном выше примере все суммы аванса зачлись, оборот по дебету на начало равняется 1000 руб. и на конец периода равен 1000 руб., все остальные суммы учтены на соответствующих счетах.

Для отражения информации о полученном авансе на предстоящие расходы перейдите во вкладку «Авансы». А затем нажмите кнопку «Добавить».

На вновь созданной строчке в поле «Документ аванса» нажмите на троеточие справа.

Выберите из предложенных вариантов метод выдачи аванса. Например, при выдаче из кассы наличных денежных средств вам следует выбрать второй пункт в перечне.

Нажмите кнопку «ОК» и в открывшейся выборке документов, где фигурирует подотчетное лицо из вашего авансового отчета, найдите необходимый расходный кассовый ордер или иной документ, которым оформлена выдача денежных средств.

При необходимости вы можете добавить несколько документов выдачи аванса.

Иногда расчет с подотчетным лицом происходит уже по факту понесенных расходов. В этом случае вкладку «Аванс» заполнять не нужно.

Для отражения расходов, которые понесло подотчетное лицо, в форме документа предусмотрены 4 вкладки:

  • «Товары» для указания данных о приобретенных ТМЦ. На основании данных этой вкладки формируются проводки, где затраты относятся сразу на счета учета товарно-материальных ценностей.
  • «Возвратная тара» для отражения фактов приобретения подотчетным лицом возвратной тары.
  • «Оплата» для отражения операций по расчетам с контрагентами. Это может быть погашение кредиторской задолженности наличными или внесение предоплаты и т. п.
  • «Прочее» для указания данных об иных расходах. Например, суточных, почтовых расходов и т. п.

Нажмите кнопку «Добавить» и заведите необходимую информацию, пользуясь соответствующими справочниками.

Для того, чтобы на основании введенных вами данных сформировались проводки в бухгалтерском учете, нажмите кнопку провести.

Когда вы еще не готовы проводить документ, но ему необходимо присвоить порядковый номер, следует нажать расположенную рядом с «Провести» кнопку «Записать».

Если вы уже закончили работу с документом, можно сразу нажать «Провести и закрыть».

Чтобы посмотреть, какие проводки сформировала программа на основании авансового отчета, следует воспользоваться кнопкой «Дт Кт».

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.2?

Программа позволяет корректировать созданные автоматически проводки, а также данные об отражении расходов в налоговом учете, в том числе информацию о том, принимаются ли расходы для целей налогообложения при УСН и в каком объеме они принимаются.

Для внесения изменений в данные о движении документа поставьте галочку рядом со словами «Ручная корректировка». Обратите внимание, что после подобного действия любые изменения в сам авансовый отчет и его перепроведение не будут влиять на проводку. То есть при изменении самого авансового отчета необходимо будет вручную менять и проводку тоже.

Хозяйственные товары, как и все остальные приобретенные товары, отражаются в авансовом отчете в одноименной вкладке, расположенной на втором месте после вкладки «Авансы».

Воспользуйтесь кнопкой «Подбор» для выбора хозтоваров из справочника.

То, как отразить почтовые расходы в авансовом отчете зависит от того, какие именно расходы понесены.

Например, приобретение почтовых конвертов следует отразить во вкладке «Товары», так как в данном случае речь идет о покупке ТМЦ.

Почтовые марки относятся к денежным документам, которые отражаются на соответствующем субсчете счета 50. Данную операцию следует внести во вкладке «Прочее».

Как сделать авансовый отчет в 1С 8.2?

Почтовые услуги, такие как отправка писем, бандеролей и т. п., отражаются во вкладке «Прочее» и относятся на счет учета затрат, который используется организацией или ИП. Для выбора счета, на который следует отнести расходы, двигайтесь вправо почти в самый конец строки, пользуясь мышкой и полосой прокрутки или стрелкой вправо на клавиатуре.

В случаях, когда с почтовым отделением заключен договор и оплата за услуги производится сразу за определенный период времени, взаиморасчеты отражаются на счете учета расчетов с поставщиками. Соответственно, для отражения оплаты в адрес почтового отделения в авансовом отчете следует перейти во вкладку «Оплата».

Суточные отражаются в авансовом отчете в обязательном порядке. Ведь именно авансовый отчет является основанием для отнесения расходов на оплату суточных командированному лицу на расходы, принимаемые для целей налогообложений при УСН.

Начисленные суточные отражаются в авансовом отчете, где подотчетным лицом является командированный, во вкладке «Прочее».

Выбрать счет учета затрат для суточных можно по принципу, уже описанному выше в разделе, посвященном почтовым расходам.

Как заполнить в авансовом отчете в 1С 8.3 данные о расходах?

В
соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к
прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей
налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:

  • проезд работника к месту командировки и обратно
    к месту постоянной работы;
  • наем жилого помещения, в том числе расходы
    работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за
    исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на
    обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными
    объектами);
  • суточные или полевое довольствие;
  • оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров,
    приглашений и иных аналогичных документов;
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право
    въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование
    морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и
    сборы.

С 1
января 2009 года суммы суточных и полевого довольствия не нормируются для целей
налогообложения налогом на прибыль (Федеральный закон от 22.07.2008  №158-ФЗ). Моментом признания расходов на
командировочные расходы при методе начисления является дата утверждения
авансового отчета (статья 272 НК РФ).

Суммы
налога на добавленную стоимость (НДС), уплаченные по расходам на командировки
(расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы
на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем
жилого помещения), подлежат вычету (п. 7 статья 171 НК РФ).

В
соответствии с НК РФ в доход работника для цели расчета налога на доходы
физических лиц (НДФЛ) не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с
законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день
нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый
день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и
документально подтвержденные целевые расходы, например расходы на проезд,
расходы по найму жилого помещения (п.

3 статья 217 НК РФ). При командировке на
территории РФ (заграничной командировке) при сумме суточных свыше 700 рублей
(2500 рублей) в день с суммы, превышающей 700 рублей (2500 рублей) в день,
необходимо начислить и уплатить НДФЛ. При непредставлении работником документов,
подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты
освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не
более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской
Федерации и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной
командировке.

В
соответствии с п. 2 статьей 9 Федерального закона от 24.07.2009 №212-ФЗ суточные,
а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы
на командировки работников, как в пределах территории Российской Федерации, так
и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми
взносами.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector