Какие документы должны быть в отделе кадров?

Кадровый «минимализм»

Помимо бухгалтерского и налогового учета любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (в том случае, если у него есть работники) обязаны вести кадровый учет. Однако практика показывает, что кадровый учет в небольших организациях либо отсутствует полностью, либо присутствует только та его часть, которая связана с выплатой зарплаты и начислением налогов. Поэтому в данной статье мы хотим рассказать о некотором минимуме кадровых документов, которые должны быть у каждой организации.

Какие кадровые документы должны быть в каждой компании?

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить. 

Какие документы должны быть в отделе кадров?

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

  1. Трудовая книжка. О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2016 году».
  2. Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2015 году (образец)».
  3. Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
  4. График отпусков. О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу.
  5. Трудовые соглашения с приложениями к ним. О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  6. Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр. 

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу»

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .

Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):

  1. Графика сменности.
  2. Положения об оплате труда.
  3. Правил внутреннего трудового распорядка.
  4. Положения о премировании.

При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Что же такое кадровый учет? Единственного определения не существует, но упрощенно можно сказать, что это учет документов, связанных с работниками. То есть все документы, которые так или иначе связаны с оформлением трудовых отношений (прием на работу, увольнение и т.д.) и с организацией труда работников (правила внутреннего трудового распорядка, положение о премировании и т.д.) являются кадровым учетом.

Кто должен им заниматься в организации? Часто это «больной» вопрос для небольших предприятий. Поскольку ведение кадрового учета в полном объеме и «не для галочки» это весьма непростое дело, заниматься им должен специально обученный человек – специалист отдела кадров (говоря иначе, кадровик). Но мотивировать директора организации на введение в штат специального человека для учета кадров бывает очень трудно.

Какие документы должны быть в отделе кадров?

Ввиду этого и возникает ситуация когда кадровый учет ведется только в некоторой его части: руководитель принимает сотрудника на работу, главный бухгалтер рассчитывает ему зарплату. И все. Хотя на работодателя возложено гораздо больше обязанностей, чем вышеперечисленно. Основным законом, регулирующим отношения работника и работодателя, является Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Именно он устанавливает права и обязанности работодателя в сфере кадрового учета.

Вышеприведенный список документов желательно подготовить, хранить и соответствующим образом вести. Однако чтобы облегчить себе исполнение обязанностей по ведению кадрового учета есть несколько моментов, которые тоже надо учитывать.

Первое. Если индивидуальный предприниматель впервые принимает сотрудника на работу, то ему в отличие от юридического лица необходимо зарегистрироваться в своих территориальных органах Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования в качестве работодателя. Сроки на регистрацию следующие: 10 дней для регистрации в ФСС и 30 дней для регистрации в ПФР. Срок считается со дня приема на работу первого сотрудника. Иначе индивидуального предпринимателя ждут немаленькие штрафы.

Второе. Работодатель обязан ознакомить сотрудников со многими документами под роспись. Поэтому удобно завести соответствующую книгу (книги) где сотрудники будут расписываться о том, что они ознакомлены с документом. Кроме того, например расчетный листок работодатель обязан выдавать сотруднику. Поэтому разумно завезти книгу выдачи расчетных листков.

Срок плановой выездной проверки для малого предприятия не может быть больше 50 часов, для микропредприятия — не может быть больше 15 часов (ст. 13 Закона N 294-ФЗ).

Расчетная ведомость (форма Т-51). 1.2.3.8. Платежная ведомость (форма Т-53). 1.2.3.9. Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а). 1.2.3.10. Лицевой счет (форма Т-54). 1.2.3.11. Лицевой счет (СВТ) (форма Т-54а). 1.2.3.12. Записка — расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60). 1.2.3.13. Записка — расчет при прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-61). 1.2.3.14. Акт о приеме работ (форма Т-73).

Какие документы должны быть в отделе кадров?

1.2.4. Личные документы1.2.4.1. Трудовая книжка. 1.2.4.2. Документы личного дела. · Личный листок по учету кадров; · Анкета поступающего на работу; · Дополнение к личному листку по учету кадров; · Копии документов об образовании; · Автобиография; 1.2.4.3. Характеристика. 1.2.4.4. Рекомендательное письмо.

1.2.5. Информационно-справочные документы1.2.5.1. Извещение: · Извещение о начале ежегодного оплачиваемого отпуска (схема). 1.2.5.2. Уведомление: · Уведомление об увольнении (схема); · Уведомление о сокращении штата (схема); · Уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе (схема);

Документы, подтверждающие трудовую деятельность

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу — это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу».
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени. 

Маленькие хитрости

Предположим, что вас ожидает плановая или внеплановая проверка кадрового учета со стороны контролирующих органов. Это конечно неприятно, но что поделать. Чтобы проверка прошла наиболее безболезненно желательно к ней подготовиться. И во время подготовки надо учитывать некоторые пункты законодательства с этим связанные (мы рекомендуем обратить на них пристальное внимание), а именно:

  1. О проведении плановой проверки контролирующие органы должны уведомить вас не позднее, чем за трое суток до ее начала (ст. 9 Закона N 294-ФЗ). О внеплановой — не позднее, чем за 24 часа до ее начала (за некоторыми исключениями, ст. 10 Закона N 294-ФЗ).
  2. Срок проведения проверки (документарной, выездной) не может быть больше 20 рабочих дней.

    Локально нормативные документы в отделе кадров обязательные

    Срок плановой выездной проверки для малого предприятия не может быть больше 50 часов, для микропредприятия — не может быть больше 15 часов (ст. 13 Закона N 294-ФЗ).

  3. Выездная проверка не может проводиться в случае отсутствия руководителя, либо иного уполномоченного лица (ст. 15 Закона N 294-ФЗ).
  4. В случае грубых нарушений при проведении проверки ее результаты не могут являться доказательством нарушения законодательства организацией (ст. 20 Закона N 294-ФЗ). Список грубых нарушений не маленький (ст. 20 Закона N 294-ФЗ) и включает нарушение сроков проведения и уведомления.

В заключении

Кадровый учет является не только обязательным, но еще и весьма важным составляющим любого бизнеса. Многие вопросы, так или иначе возникающие во время деятельности организации, относятся именно к кадровому учету. Поэтому его правильное ведение не только позволит избежать многих проблем, но и даст организации более полное понимание своей внутренней структуры, рисков, возможностей.

         АрКаДа-Центр                                                               
АРХИВНОЕ И КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО                                                                                       

         Бесплатная консультация: 7 (499) 938-42-57

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ И УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1. Документы по управлению персоналом
1.1. Локальные нормативные акты
1.1.1. Документы, обязательного характера (предусмотренные ТК РФ)
1.1.1.1. Документы, обязательные для всех организаций
· Штатное расписание (форма Т-3, Т-3а);
· Положение об оплате труда;
· Правила внутреннего трудового распорядка;
· График отпусков (форма Т-7);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных:
— Положение о защите персональных данных работников;
· Обязательство о неразглашении персональных данных работников.
1.1.1.2. Документы, создаваемые с учетом специфики организации
· Положение о премировании, надбавках, материальном стимулировании
· График сменности
· Перечень должностей и профессий с ненормированным рабочим днем
· Положение о нормировании труда
· Положение о нормах выработки

1.1.2. Документы рекомендательного характера (не предусмотренные ТК РФ)
1.1.2.1. Документы, необходимые для управления персоналом
· Положение о персонале;
· Положение о подборе и отборе персонала;
· Положение об адаптации персонала;
· Положение об управлении карьерой;
· Положение о повышении квалификации, подготовке и переподготовке кадров;
· Положение о комиссии по трудовым спорам;
· Положение об аттестации (оценке) персонала;
· График проведения аттестации;
· Представление на аттестацию;
· Аттестационный лист;
· Положение о структурном подразделении;
· Должностная инструкция;
· План работы кадровой службы;
· План (прогноз) потребности в кадрах;
· Программа развития персонала.

1.1.2.2. Документы, необходимые для организации кадрового делопроизводства
· Инструкция по ведению кадрового делопроизводства;
· Табель форм документов по работе с персоналом;
· Альбом форм документов по работе с персоналом;
· График документооборота кадровой службы;
· Регистрационная книга: Книга регистрации трудовых договоров;
· Книга ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка;
· Книга регистрации приказов;
· Книга регистрации протоколов;
· Книга регистрации актов;
· Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
· Книга регистрации личных дел;
· Книга регистрации карточки Т-2;
· Журналы учета.

1.2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений
1.2.1. Документы — основания к приказам по личному составу
1.2.1.1. Трудовой договор.
1.2.1.2. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
1.2.1.3. Договор о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности.
1.2.1.4. Письмо о переводе.
1.2.1.5. Заявление.
1.2.1.6. Докладная записка.
1.2.1.7. Объяснительная записка.
1.2.1.8. Протокол.
1.2.1.9. Представление:
Представление о переводе;
Представление о поощрении;
Представление об увольнении.
1.2.1.10. Акты

1.2.2. Приказы по личному составу
1.2.2.1. Унифицированные формы
· Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма Т-1);
· Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а);
· Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5);
· Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма Т-5а);
· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6);
· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма Т-6а);
· Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма Т-8);
· Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма Т-8а);
· Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма Т-9);
· Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма Т-9а);
· Командировочное удостоверение работника (форма Т-10);
· Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
· Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);
· Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а).

1.2.2.2. Приказы, имеющие произвольную форму
· О вынесении взысканий;
· об изменении анкетно-биографических данных;
· об установлении профессии;
· о присвоении разряда;
· о совмещении профессий (должностей);
· об установлении надбавки;
· о замещении временно отсутствующего работника;
· о дежурстве;
· о привлечении к сверхурочным работам;
· об изменении режима работы.

1.2.3. Первичные учетные документы
1.2.3.1. Личная карточка работника (форма Т-2).
1.2.3.2. Личная карточка государственного служащего (форма Т-2ГС).
1.2.3.3. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма Т-4).
1.2.3.4. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12).
1.2.3.5. Табель учета использования рабочего времени (форма Т-13).
1.2.3.6. Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49).
1.2.3.7.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock
detector