Порядок выдачи путевых листов водителям при пересменке

Основные правила оформления

Путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, который организация использует в своей деятельности. Это в равной степени относится как к собственному транспорту компании, так и к арендованным автомобилям.

Кроме того, путевой лист оформляется и в том случае, если работник использует собственный автомобиль в служебных целях. Для получения компенсации за использование собственного автотранспорта сотрудник кроме прочих документов должен представлять в бухгалтерию и путевые листы. Об этом говорится в письме МНС России от 02.07.04 № 04-2-06/419.

Обычно путевой лист выдаётся только на один день или смену. После окончания рабочего дня оформленный должным образом путевой лист сдаётся в бухгалтерию организации. Бухгалтер должен подшить его в специальную папку и хранить не менее пяти лет.

Выписывать путевой лист на неделю или на месяц не рекомендуется. Исключением является случай, когда водитель направляется в командировку, длительность которой превышает одни сутки (смену). Однако существуют прецеденты, когда судьи вставали на сторону организаций, которые составляли путевые листы один раз в месяц.

В качестве примера можно привести постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.04.04 по делу № А56–22408/03. Правда, в этом решении судьи отметили, что составление путевого листа не за день или за смену, а за более длительный промежуток времени возможно в том случае, если путевой лист не является основанием для расчёта заработной платы водителям, а предназначен в первую очередь для учёта операций, связанных с перевозками, и оформления операций с третьими лицами.

Главное финансовое ведомство теперь также придерживается той точки зрения, что путевой лист “может выписываться с такой регулярностью, чтобы на его основании возможно было судить об обоснованности произведённого расхода”. Иначе говоря, чиновники считают, что не будет считаться нарушением, если организация сможет организовать учёт отработанного водителем времени и израсходованного горючего по путевым листам, оформленным не на каждый день, а на более длительный срок (письмо Минфина России от 16.03.06 № 03-03-04/ 2/77).

Для тех, кто оформляет путевые листы по унифицированной форме, напомним, что в ней не должно быть незаполненных реквизитов. Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководитель организации, а также те лица, которые отвечают за эксплуатацию автомобиля и участвуют в заполнении этого документа.

Обозначения

  • Короткие пути (кнопки) пишутся в кавычках. Например, вот так — «F5». Если нужно нажать несколько кнопок одновременно, то используется знак плюс — вот так «Ctrl Enter»
  • Путь по меню пишется перечислением наименований пунктов, разделенных знаком «-» и тоже помещается в кавычки. Если меню «растет» из главного меню, то в начале пути пишется «F10», если из локального — «F9», если из меню рабочего места — «F8». Например, вот так «F10-Перевозки-Билетная касса-Итоги-Tck21 Движение БП в подотчете за период» или так — «F9-Зарплата-Расчетный лист за месяц».

Путевой лист

Выбор настолько важен, что АвтоПарк не только «хочет убедиться» в том, что Вы действительно прочитали сообщение, но и записать объяснение, почему сделан именно такой выбор. После того, как Вы прочитали, подумали и сделали выбор, следует ввести объяснение сделанного выбора. О сделанном выборе, включая объяснения, будет отправлено сообщение менеджеру соответствующей группы пользователей.

  • Фиктивное транспортное средство используется для указания того факта, что по путевому листу нет реального транспортного средства. Например, при отражении резерва водителя без машины.
  • Фиктивный водитель используется для указания того факта, что по путевому листу нет водителя. Например, при отражении ремонта без участия водителя.

Верификация ПЛ

Выполняется при перепечатке ПЛ, если в диспетчерской используется сканер ШКИ.
Заключается в прикладывании сканера ко вновь отпечатанному ПЛ. Служит для подтверждения факта наличия отпечатанной копии. Без верификации ПЛ недействителен. С другой стороны, регистрация факта верификации — свидетельство того, что копия была и диспетчер уже не может (не должен) говорить, что «принтер не сработал». Соответственно, если данный ПЛ имеет не первую верную копию, то должны быть представлены все предыдущие копии, если они были верифицированы.

«Отказ от верификации». Для отмены обязательной верификации ПЛ, который не напечатался на бумагу (сбой принтера и т.п.).

Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8. Бланки утверждены Госкомстатом в Постановлении от 28.11.1997 г. №78. Правила заполнения документов приведены в Приказе Минтранса от 18.09.2008 г. №152.

Путевые листы оформляются по разным шаблонам в зависимости от типа эксплуатируемого транспорта. Они могут применяться для учета топливных ресурсов по:

  • легковым транспортным средствам;
  • спецтранспорту;
  • легковым такси;
  • грузовым машинам;
  • автобусам.

Бланк путевого листа со всеми необходимыми данными выдается водителю перед выездом на работу. Период действия документа ограничивается 1 днем. Исключение предусмотрено для случаев направления работников в командировки длительностью более суток. Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо.

Порядок выдачи путевых листов водителям при пересменке

ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра. Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах. Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива.

Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера. Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой.

Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом. На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи. Содержание журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок.

Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

В документе по форме №8 отражается такая информация:

  • порядковый номер выписанного путевого листа;
  • дата выдачи документа с соблюдением хронологии;
  • ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
  • номерные знаки транспортного средства;
  • подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

  • водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
  • диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
  • бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии. Срок, на который заводится книга учета, устанавливается учетной политикой учреждения. Рекомендуемый интервал – от 1 месяца до года.

Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ

Кому нужно оформлять: транспортным компаниям и иным организациям, использующим в своей деятельности автомобили.

На что обратить внимание: профессиональные перевозчики должны заполнять путевые листы по унифицированной форме, другие же организации могут разработать и утвердить собственную форму.

Объем израсходованного бензина или газа в путевке также указывают, для этого есть отдельное место бланке. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ. Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Приказываю:

  1. Утвердить летние и зимние нормы расхода топлива для автомобиля Scania Т-164 с автоприцепом (Приложение N 1), разработанные на основании письма ОАО «НИИАТ».

Основание — рекомендации ОАО «НИИАТ» (письмо от 18.08.2008).

  1. Контроль за исполнением данного приказа возложить на главного механика Зимина Р.А.
    Генеральный
директор
Никифоров В.В. Никифоров

Приложение N 1

  1. Условия эксплуатации автомобиля:
  • выполнение рейсов по дорогам общего пользования;
  • движение в составе тягача и полуприцепа (без груза) к месту получения груза;
  • движение с максимальной полезной нагрузкой из места получения груза к месту выгрузки;
  • следование одиночного тягача к месту проведения технического осмотра и ремонтных работ.
  1. Применение надбавок и коэффициентов:
  • надбавки за транспортную работу — 1,3 л/100 км;
  • зимняя надбавка с 1 ноября по 31 марта — 10%.
  1. Расчет расхода топлива на л/100 км пути (табл.).
                          Расход топлива (бензина) по ГАЗ 2705 за 20__ г.                          
  Месяц 
 Показания
спидометра
на начало
месяца, км
 Показания
спидометра
на конец
месяца, км
 Пробег,
км
Остаток
на
начало
месяца,
л
 Фактически
заправлено,
литры
 Остаток
на конец
месяца,
л
Фактический
расход, л
Расход
по
норме,
л
  Экономия 
или
перерасход,
л
Январь  
158 722,00
161 130,00
2 408,00
  9,00 
   370,00  
  16,00 
   363,00  
361,20
    1,80   
Февраль 
161 130,00
163 764,00
2 634,00
 16,00 
   379,00  
   4,00 
   391,00  
395,10
   -4,10   
Март    
163 764,00
166 471,00
2 707,00
  4,00 
   445,17  
  48,00 
   401,17  
406,05
   -4,88   
Апрель  
166 471,00
169 634,00
3 163,00
 48,00 
   433,00  
   9,00 
   472,00  
474,45
   -2,45   
Май     
169 634,00
173 508,00
3 874,00
  9,00 
   580,00  
  12,00 
   577,00  
581,10
   -4,10   
Июнь    
173 508,00
177 776,00
4 268,00
 12,00 
   637,00  
  11,00 
   638,00  
640,20
   -2,20   
Июль    
177 776,00
181 903,00
4 127,00
 11,00 
   605,00  
   3,00 
   613,00  
619,05
   -6,05   
Август  
181 903,00
186 116,00
4 213,00
  3,00 
   635,00  
  11,00 
   627,00  
631,95
   -4,95   
Сентябрь
186 116,00
189 167,00
3 051,00
 11,00 
   445,00  
   1,00 
   455,00  
457,65
   -2,65   
Октябрь 
189 167,00
191 301,00
2 134,00
  1,00 
   330,00  
  14,00 
   317,00  
320,10
   -3,10   
Ноябрь  
191 301,00
193 864,00
2 563,00
 14,00 
   370,00  
   5,00 
   379,00  
384,45
   -5,45   
Декабрь 
193 864,00
198 192,00
4 328,00
  5,00 
   645,00  
   8,00 
   642,00  
649,20
   -7,20   

Таблица

         Показатели       
 Летнее время, л/100 км
(1 апреля - 31 октября)
Зимнее время, л/100 км
(1 ноября - 31 марта)
   Тягач   
одиночный
 Автопоезд 
   Тягач   
одиночный
 Автопоезд
Расход топлива по нормам  
ОАО "НИИАТ"
    22,8   
    40,7   
   25,08   
   44,77  
Увеличение расхода топлива
на величину надбавки на
транспортную работу
    24,1   
    42,0   
   26,38   
   46,07  

Заполнение раздела «Расчет заработной платы» зависит от системы оплаты труда, применяемой в организации в отношении водителей. Если заработная плата водителя начисляется:

  • по повременной системе оплаты труда, то указывается количество отработанных часов по строке «всего в наряде, ч»;
  • по сдельной системе оплаты труда, то указывается пройденный километраж в строке «пройдено, км».

Соответственно заполняется и сам расчет заработной платы:

  • в первом случае заполняется строка «за километраж»,
  • во втором — «за часы».

Расчет подписывает бухгалтер, который его произвел.

Порядок выдачи путевых листов водителям при пересменке

Обращаем внимание! Не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов.

В путевом листе для грузового автомобиля (форма N 4-П, N 4-С) в разделе «Задание водителю» указываются пункты загрузки и разгрузки, время прибытия и убытия, а также количество ездок. В путевом листе по форме N 4-С приводятся также наименование груза, расстояние между грузоотправителем и грузополучателем, а также количество перевезенных тонн груза.

Раздел «Движение горючего» заполняется аналогично путевому листу для легкового транспорта. При этом приводятся:

  • марка горючего;
  • остаток горючего при выезде из гаража;
  • количество выданного при выезде горючего;
  • остаток горючего при возвращении в гараж;
  • количество сданного горючего.

Все показатели указываются в литрах.

Если организация имеет собственную автозаправочную станцию, то количество выданного горючего указывает заправщик, что подтверждается его подписью. Если же водителю выдаются талоны на горючее, то в соответствующей графе отражается количество топлива в литрах, на которое выданы талоны. Графа о количестве сданного горючего заполняется в случае возврата полученных талонов.

В путевом листе по форме N 4-П раздел «Выполнение задания» заполняется работником организации-грузополучателя.

Отрывные талоны путевого листа грузового автомобиля заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику. К счету прилагают соответствующий отрывной талон.

Если при повременной оплате работы автомобиля будут перевозиться товарно-материальные ценности, в путевой лист вписываются номера товарно-транспортных документов и прилагается один экземпляр этих товарно-транспортных документов, по итогу которых указываются количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.

Путевые листы хранятся в организации совместно с товарно-транспортными документами, дающими возможность их одновременной проверки. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Выданные путевые листы регистрируются в журнале учета движения путевых листов по типовой форме N 8.

Журнал применяется организацией для контроля движения путевых листов, выданных водителю, и сдачи обработанных путевых листов в бухгалтерию.

Подготовка наряда

Как известно, результатом подготовки наряда (на месяц и суточного) являются автоматически разнаряженные путевые листы. В данной инструкции речь пойдет только о рекомендациях диспетчеру о том, что делать дальше.
Момент выгрузки ПЛ считается моментом утверждения наряда. «Ручные» изменения путевых листов после выгрузки отражаются в отчете «BgChg Изменения, внесенные в наряд после утверждения».

Любые изменения наряда следует делать в режиме переключений.

При модификации разнаряженных ПЛ учитываются стандартные ограничения 2, 5, 6, 8, 9, 10.

  • Ремонт, простой автомобиля без водителя отражается в разнарядке отдельным путевым листом с фиктивным работником в качестве водителя.
  • Резерв водителя отражается в разнарядке отдельным путевым листом. Нецелодневный резерв водителя занаряжается разными выходами (и путевыми листами) на соответствующую смену. Путевые листы на резерв выдаются на руки водителям. Переключение их на линейную работу отмечается диспетчером в путевом листе на бумажном носителе и в АвтоПарк — см. переключения.

Работа на заказе

  • В дополнительной информации по путевому листу указывается список нарядов на заказные перевозки либо (для регулярных заказов) НЗП могут быть созданы и привязаны к ПЛ автоматически.

Когда путевые листы потребуются

Если у вас есть собственные автомобили либо вы их арендуете (например, у сотрудников), то постоянной статьей расходов станет стоимость горюче-смазочных материалов. Отметим, что «упрощенцы» вправе списывать стоимость бензина и другого топлива как затраты на содержание служебного транспорта (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Порядок выдачи путевых листов водителям при пересменке

Либо как материальные расходы (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Первый вариант учета целесообразнее выбирать, если автомашины собственные, а второй — если арендованные. Но в любом случае не будет ошибкой, если вы поступите по-другому. При этом расходы должны быть обоснованными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если у вас «упрощенка» с объектом «доходы». Путевой лист — это первичный документ, поэтому его должны заполнять все «упрощенцы», имеющие служебный транспорт, независимо от объекта налогообложения.

По мнению налоговиков, путевые листы необходимы и в случае, когда поездки совершаются на арендованном авто (Письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1). А вот суды, как правило, придерживаются иного мнения, особенно если речь идет об аренде транспорта с экипажем. Они ссылаются на Постановление Госкомстата России от 28.11.

1997 N 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее — Постановление N 78). В нем сказано, что путевой лист является первичным документом по учету работы автомобиля, на основании которого начисляется зарплата водителю.

А нужны ли путевые листы, если работник ездит по служебным делам на личном автомобиле? В этом случае работодатель обязан выплатить компенсацию сотруднику за то, что он использует личное имущество в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Так вот, чтобы ее получить, водитель должен вести учет служебных поездок опять же в путевых листах.

Такую позицию высказал Минфин России в Письме от 13.04.2007 N 14-05-07/6. На наш взгляд, она весьма спорна, о чем свидетельствует и арбитражная практика. Суды неоднократно отмечали, что оформление путевых листов при использовании личных авто законодательством не предусмотрено, а значит, учет выплаченной компенсации в расходах не зависит от наличия путевых листов (Постановления ФАС Московского округа от 19.12.2011 по делу N А40-152815/10-116-694 и ФАС Центрального округа от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008).

Для справки. По мнению налоговиков и специалистов Минфина России, путевые листы нужны, даже если служебные поездки совершаются на арендованном авто или наличном транспорте работника.

А вот в случае, когда для перевозки груза была нанята сторонняя компания, заполнять путевой лист должны не вы, а эта компания. Причем в единственном экземпляре, который останется у нее. Несмотря на это, вы сможете учесть в расходах перечисленные перевозчику стоимость транспортных услуг и сумму затрат на бензин (если это предусмотрено).

Порядок выдачи путевых листов водителям при пересменке

Из документов у вас должны быть договор, на основании которого перевозился груз, акт оказанных услуг и платежка либо кассовый чек. Налоговики в такой ситуации не вправе требовать еще и путевой лист, и это подтверждает арбитражная практика (Постановления ФАС Поволжского округа от 21.10.2010 по делу N А49-442/2010 и ФАС Московского округа от 30.09.2010 N КА-А40/11123-10).

Важное обстоятельство. Налоговики не вправе требовать от вас путевой лист, если перевозку груза осуществляла сторонняя транспортная компания. При этом возмещенные ей затраты на ГСМ вы можете учесть в расходах.

Порядок выдачи путевых листов водителям при пересменке

В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС. Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса.

Важно

Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.

Внимание

Правила заполнения путевых листов автобуса Данный унифицированный документ идет под номером шесть, помимо уже описанных в предыдущем разделе обязательных граф, в нем добавлено еще несколько. Имейте в виду, что без них бланк не считается правильно заполненным, а, следовательно, не будет учитываться в налоговых органах.

В подобном путевом листе указываются данные о водителе и кондукторе.

Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением. Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС.

Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую. Бланк путевого листа Кто и как заполняет Форма № 3 для легковых автомобилей Можно применять для оформления рейсов легковых ТС, как в специализированных организациях, так и обычных компаниях.

Выдача путевого листа выполняется непосредственно перед передачей водителю. Производится в окне «Разнаряженные путевые листы» или «Разнаряженные путевые листы на сегодня». Путевые листы следует идентифицировать по табельному номеру или гаражному номеру, или номеру выхода. Перед выдачей путевого листа должен быть подготовлен принтер — настроен и находиться в состоянии «готов» с заправленным бланком. В момент выдачи происходит следующее:

  1. Выполняются проверки. По умолчанию выполняются стандартные проверки 2, 6.
  2. Состояние путевого листа изменяется на «выдан» (1).
  3. Время начала работы устанавливается следующим образом:
    • Время начала работы по расписанию, если путевой лист разнаряжен на регулярный выход и выдается вовремя, до начала работы выхода по расписанию;
    • Системное время во всех остальных случаях.
  4. В путевой лист переносятся остаток топлива и показания спидометра на выезде, «списанные» с предыдущего путевого листа. Исключение составляют путевые листы водителей второй смены в случае, когда передача транспортного средства производится за пределами парка (на линии, на автостанции и т.д.).
  5. Путевой лист печатается на принтер, исчезает из окна «Выдача путевых листов» и перемещается в окно «Выданные путевые листы». Верная копия путевого листа увеличивается на единицу.
  6. Если выход 2-х сменный и в расписании второй смены указано, что передача транспортного средства производится на линии, то вместе с ПЛ первой смены будет автоматически выдан ПЛ второй смены.
Выдача всех ПЛ для 2 смены
Потоковая выдача ПЛ для 2ой смены, где в выходах отмечено получение ПЛ «на автостанции».
Удаление фиктивных ПЛ, выдача и прием ПЛ без водителя
Удаление из разнарядки невыданных фиктивных ПЛ, где фиктивные водитель и ТС, (за исключением специальных ПЛ на резерв и простой кондукторов); прием ПЛ без водителя, где простой и ремонт ТС без водителя, простой и резерв кондукторов без водителя. «Прием» ПЛ при этом делается одновременно с выдачей, только без печати на бланк (поскольку эти бумажные ПЛ никому не требуются).
BRWEr Проверка разнарядки за день
Отчет об ошибках разнарядки.
BgRWP Печать разнарядки на день
Отчет, итоговые данные по персоналу, парку, регулярным выходам на текущий день.
AvHol Работники, имеющие документ об отсутствии на день

Правила применения путевых листов

Путевой лист — документ, необходимый для учёта и контроля работы транспорта, а также водителя. Иными словами, это документ, подтверждающий, что транспорт передвигался, водитель работал, а ГСМ расходовались. Путевой лист может быть основным документом для расчётов за грузоперевозки.

Путевой лист нужен, чтобы организации или ИП могли учитывать расход топлива и затраты на него. На этом основании можно уменьшать налог на прибыль организаций. Многие компании начисляют зарплаты водителю на основе путевого листа. Также он нужен для учёта работы подвижного состава. Информация из путевого листа показывает данные не только о пройденном расстоянии, но и о том, кто и когда использовал транспорт.

Основные документы, регулирующие использование путевых листов:

  • Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
  • Приказ Минтранса № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»;
  • КоАП РФ (прописано наказание за управление ТС без путевого листа).

Перевозить багаж и пассажиров без оформления путевого листа нельзя (п.2 ст.6 Устава). За это оштрафуют на 500 рублей по ч.2 ст. 12.3 КоАП РФ.

Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.

  • Чтобы указать ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер рассчитывает километраж. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия он пишет и дату.
  • По возвращении транспортного средства оно проверяется диспетчером-нарядчиком. Если имеются замечания, он вносит их в путевой лист. Бланк содержит записи об опоздании или повреждении авто.
  • Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».
  • Расход топлива Объем израсходованного бензина или газа в путевке также указывают, для этого есть отдельное место бланке.

Отдел кадров коммерческой организации», 2013, N 11 ПУТЕВОЙ ЛИСТ: НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ И ЗАПОЛНЕНИЯ Практически ни одна компания не обходится без автомобилей: где-то их используют для нужд организации (например, чтобы обеспечить сообщение между офисами или доставку сотрудников в те или иные инстанции), а где-то — в качестве инструмента для получения дохода (например, осуществление пассажирских или грузовых перевозок).

Но в любом случае без путевого листа не обходится ни один служебный автомобиль. На основании Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав автомобильного транспорта) именно этот документ служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя.

Сегодня расскажем о нюансах оформления путевого листа. Зачем нужен путевой лист? На основании ст.Создать свой путевой лист вы можете перейдя по ссылке ! «Рыба» в формате *.doc ниже! Что такое путевой лист Путевой лист, являясь основным первичным документом, предназначен для учета и контроля работы водителя, а также маршрута и пробега автомобиля. Путевой лист (ПЛ) подтверждает факт эксплуатации транспортного средства в производственных целях и, следовательно, расходования ГСМ.

На основании ПЛ списывается топливо. Нужно знать: В соответствии с пояснениями Минфина в письме от 30.11.12 № 03−03−07/51, организация не я вляющаяся перевозчиком вправе оформлять путевые листы на сроки от 1 до 30 дней (месяц). Выписывать путевые листы ежедневно обязаны только профессиональные перевозчики.

Пренебрегать новыми требованиями не стоит, поскольку контролирующие органы могут оштрафовать должностное лицо компании на 5 тыс. рублей и компанию на 30 тыс. рублей (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Сведения должен заполнять и заверить своей подписью контролёр, аттестованный в транспортной инспекции (п.

14.3 приказа

Минтранса от 28.09.2015 № 287), с указанием фамилии и инициалов. Это может быть водитель или механик. В случае, если в штате нет такого сотрудника, проставьте отметку в сервисном центре за плату.

Если с машиной все в порядке, контролер напишет: «Предрейсовый контроль технического состояния прошел», свою подпись и фамилию. Если есть неисправность, то ничего ставить не надо.

  • Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.

  • Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).
  • При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.
  • Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.
  • Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.
  • Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).
  • Механик также прикладывает руку к заполнению путевого листа.

    Он записывает свои данные и подписывает документ.

В случае повременной оплаты труда указывается количество часов работы, а если водитель работает по сдельной системе, то зарплата исчисляется за пройденный путь и сумма вписывается в пункт «За километраж». В автотранспортном предприятии в оформлении путевого листа кроме диспетчера участвуют диспетчер-нарядчик и механик, который под показаниям одометра указывает в документе километраж на момент выезда и по возвращении автомобиля в гараж.

Путевой лист в обязательном порядке должен быть закреплен штампом и печатью организации, а расчет заработной платы – подписью бухгалтера. Если нет путевого листа Отсутствие у водителя путевого листа является прямым нарушением ПДД РФ (п.2.1.1 №1090 Постановление Правительства РФ от 23 ноября 1993г) и наказывается административным штрафом.

  • Номер путевки, а также ее дата, продолжительность.
  • Механик записывает информацию о транспортном средстве (техническое состояние, расход топлива).
  • Диспетчер указывает конкретное задание, которое должен выполнить водитель. Тот же, в свою очередь, ставит подписи в нескольких местах, соглашаясь с данными.

Как часто нужно выписывать путевые листы

оформление путевых листов

Профессиональные перевозчики должны выписывать путевые листы ежедневно (Постановление N 78). А вот нетранспортным компаниям совсем не обязательно заполнять путевой лист на каждую поездку. Можно оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца. Об этом сказано в п.

Отметим, Минфин России придерживается аналогичной позиции и не возражает, если нетранспортные компании будут оформлять листы не на каждый день, а на более длительный срок (Письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 и от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77). Главное, чтобы еженедельное или ежемесячное составление путевого листа позволяло организовать учет отработанного времени и расхода ГСМ.

Суть вопроса. Компании, не являющиеся транспортными, могут оформлять один путевой лист на несколько дней, неделю или иной срок, не превышающий одного месяца.

Для однодневных это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.

  • В обязательном порядке указывается полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).
  • Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.
  • Название и марка автомобиля.

    Внимание

    В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.

  • Полный номерной знак авто: цифры и буквы.
  • В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер.

Переключения

Иногда возникает необходимость корректировки разнарядки, то есть переключения водителя и/или автомобиля на другой регулярный выход или другую работу. Оперативное отражение в Системе диспетчерских переключений, то есть изменение выхода в путевых листах, позволяет видеть реальную картину исполнения разнарядки. Переключение производится в любом занаряженном или выданном путевом листе.

  • Невыход автомобиля на линию по причине неисправности. ПЛ переключается на ремонт, в случае ремонта без участия водителя следует указать фиктивного водителя.
  • Неявка водителя и связанный с этим простой автомобиля. Это ситуация может отражаться специальным выходом, тогда путевой лист следует выдать и принять в обычном порядке, но без выдачи водителю.
  • Неявка водителя, например, по болезни. Рассмотрим следующую ситуацию. В наряде есть ПЛ №1 (водитель Иванов на регулярный выход с ТС №1) и ПЛ №2 (водитель Петров в резерве с ТС №2). Водитель Иванов заболел. Принято решение о переключении водителя Петрова на оставшийся незакрытым регулярный выход, причем на ТС №1 (из ПЛ №1). Что делать? Следует в ПЛ №1 заменить водителя (на Петрова), а ПЛ №2 удалить из разнарядки.
  • Переключение на другой регулярный выход или перевод в резерв.
  • Сход на линии.

Обязательные реквизиты путевого листа

Транспортные компании обязаны применять унифицированную форму путевого листа, утвержденную Постановлением N 78. Остальные организации могут разработать собственные, более удобные формы путевых листов. Это разъяснено в Письмах Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 и УФНС России по г. Москве от 13.10.2009 N 16-15/107268. Разработанную форму нужно утвердить как приложение к учетной политике.

Какой же должна быть форма путевого листа, чтобы и организации было удобно ее заполнять, и налоговики претензий не предъявляли? Прежде всего следует помнить, что путевой лист должен содержать все сведения, указанные в п. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов. Кроме того, необходимо соблюсти требования ст.

Таблица

Ответственность за правильное заполнение путевого листа несут руководители организации, а также лица, отвечающие за эксплуатацию грузовых автомобилей и участвующие в заполнении документа.

путевой лист – это

Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом до его выдачи водителю на каждое транспортное средство. Остальные данные позднее заполняют ответственные работники организации — владельца автотранспорта и заказчики.

Путевой лист остается в организации — владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика, которые служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.

Путевой лист обычно выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Согласно Приказу N 152 путевой лист должен содержать:

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

В унифицированной форме путевого листа должны быть проставлены:

  • порядковый номер;
  • дата выдачи;
  • серия и номер автомобиля, его марка;
  • цель поездки;
  • штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

В наименовании путевого листа приводится тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т.д.).

Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляется также печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

  • для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
  • для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

Сведения о транспортном средстве включают:

  • тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того, — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
  • государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
  • показания спидометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Даты, время и показания спидометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случая, если индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя. В этом случае индивидуальный предприниматель проставляет эти сведения сам.

Сведения о водителе включают:

  • фамилию, имя, отчество водителя;
  • дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества. Обязательное медицинское освидетельствование водителя перед рейсом и после него предусмотрено в п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения».

Что касается описания маршрута следования в путевом листе, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то он записывается по всем пунктам следования автомобиля. В Письме Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 указано, что путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение ГСМ.

Суды в этом вопросе придерживаются разных позиций: есть судебные решения, в которых указывается, что наличие маршрута следования является необязательным (см. Постановления ФАС Московского округа от 26.01.2010 N КА-А40/15099-09, от 08.12.2009 N КА-А40/13500-09, от 28.05.2009 N КА-А40/4603-09 по делу N А40-63326/08-109-209, от 06.02.

2009 N КА-А40/167-09, ФАС Северо-Западного округа от 23.11.2009 по делу N А56-4991/2009, от 18.11.2009 по делу N А44-1106/2009, от 06.07.2009 по делу N А56-50333/2008, ФАС Уральского округа от 06.07.2009 N Ф09-4565/09-С3 по делу N А60-38768/2008-С10, от 05.03.2008 N Ф09-1053/08-С3 по делу N А76-8742/07), но имеются решения с противоположным мнением (см.

Если на автомобиле осуществляются лицензируемые виды перевозок, то по строке «Лицензионная карточка» делается соответствующая отметка. Если автомобиль используется для управленческих нужд, то эта строка прочеркивается.

Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме по всем реквизитам исходя из фактических затрат и показателей приборов. При этом приводятся:

  • показание спидометра;
  • остаток горючего при выезде и возвращении.

путевой лист бланк

Показатели спидометра используются для определения (подтверждения) пробега автомобиля, который по совокупности с данными о потреблении топлива напрямую определяет расчетную величину израсходованного топлива. Соответственно, и расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

В Письме ФНС России от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848 указано, что если показания спидометра в конкретном периоде времени не могут достоверно отражать фактический пробег автомобиля (например, в результате выхода спидометра из строя), то данное обстоятельство должно быть задокументировано и соответствующим образом отражено в поле «Показания спидометра» соответствующей формы путевого листа.

При этом фактический пробег автомобиля может быть подтвержден иными документами, в частности, объективно (результаты измерений) отражающими расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным спидометром. Факты начала использования приборов после их ремонта также требуют документирования с отражением начального значения показателя спидометра.

Графы «Показания спидометра» заполняются механиком или ответственным работником, назначенным руководителем организации.

Обратите внимание! Показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего дня.

Показатель по графе «Результат работы автомобиля за смену, пройдено, км» должен быть равен разнице между показаниями спидометра на конец и на начало рабочего дня.

ФР = Овы ЗГ — Ово,

путевой лист трактора

где ФР — фактический расход горючего;

Овы — остаток горючего в баке автомобиля при выезде;

ЗГ — заправленное (выданное по заправочному листу) в течение рабочего дня (смены) горючее;

Ово — остаток горючего в баке автомобиля при возвращении.

Расход горючего по норме определяется в соответствии с Методическими рекомендациями «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее — Методические рекомендации N АМ-23-р). До настоящего времени ведутся споры об обязательности применения вышеназванного документа.

Тем не менее читателям журнала следует учитывать, что ФНС России Письмом от 15.04.2008 N СК-6-5/281 направила их налоговым органам для руководства в работе. Минфин России также придерживается мнения об обязательности применения Методических рекомендаций N АМ-23-р при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля (см. Письмо от 03.09.

Нормы расхода топлива установлены в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства в снаряженном состоянии. Для работы в зимних условиях предусмотрены повышающие коэффициенты. При расчете норм расхода топлива следует также учитывать и другие особенности работы автомашины, для которых в Методических рекомендациях N АМ-23-р приведены корректирующие коэффициенты.

Порядок и правила заполнения путевых листов

Форма собственности транспортного средства роли не играет. То есть если машина стоит на балансе организации, арендована у сторонней фирмы или эксплуатируется личный автомобиль сотрудника для нужд учреждения, путевка должна быть. Учитывать бланки следует в специальном журнале регистрации. Его должны вести все юридические лица и частники, которые эксплуатируют автомобили.

— проверить у водителя наличие документов: лицензионной карточки (в установленных случаях), удостоверения на право управления данным видом транспорта, свидетельство о регистрации транспортного средства, талон о прохождении техосмотра, удостоверения с результатами аттестации по ОТ, ПТЭ, ППБ. — проверить у водителя наличие и правильность оформления путевого листа, с отметкой о прохождении предрейсового медицинского осмотра состояния здоровья (см.

В графы 2 и 3 записываются марка автобуса и его государственный номер. В графу 4 записывается код режима работы. Примечание.

Графа 4 заполняется при автоматизированной обработке путевого листа. В графу 5 записывается гаражный номер автобуса. В графе 6 записывается дата выдачи путевого листа (число, месяц) и фиксируется в диспетчерском журнале учета выдачи и возврата путевых листов.

В графы 9 и 10 записываются номера билетно-учетных листов (БУЛов). В графу 12 записываются плановые показатели работы автобуса: время выезда на линию, пересменки, возвращения с линии.

Фамилия и инициалы водителя записываются в графе 16 соответствующей смены. В графе 20 записываются фамилия и инициалы кондуктора.

заполнение путевого листа

Дополнительные строки предусмотрены на случай замены водителя или кондуктора, фамилия которого зачеркивается, и в свободную строку вписывается новая.

Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008. Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ о бухгалтерском учете. Таким образом, новые путевые листы 2018 года обязательно должны содержать следующие сведения:

  • название и номер самого документа;
  • реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
  • дату выдачи;
  • период действия;
  • данные о водителе ТС;
  • данные о самом ТС;
  • данные о владельце ТС;
  • данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации.N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:- наименование документа;- дата составления документа;- наименование организации, от имени которой составлен документ;- содержание хозяйственной операции;- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;- личные подписи указанных лиц.Разработанную организацией форму путевого листа необходимо утвердить приказом об учетной политике организации и привести в приложении к этому приказу.Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.Путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник.

74 — 75.

143912, Московская Приложение N 4 к приказу от 23.12.2011 N 49область, г. Балашиха, об утверждении учетной политики ООО «Восток»ул. Швейная, д. 15аПечатьООО «Восток»

Несмотря на то что путевые листы (ПЛ) составляют не по стандартному образцу, а так, как удобно самим работникам, они считаются официальными документами. Благодаря ПЛ бухгалтера могут выполнять первичный учет работы транспортных средств (ориентируясь на данные, приведенные в документе) и начислять заработную плату водителям.

Оформление путевых листов возлагают на диспетчера предприятия или на того, кто выступает в роли его представителя. Обычно ПЛ выписывают в одном экземпляре, но при его утере может быть выдан дубликат (такие ситуации возникают крайне редко).

Срок действия (юридической силы) документа ограничивается продолжительностью одной рабочей смены. Если фирма практикует командировочные заезды продолжительностью в несколько дней, то на весь этот период выписывается один путевой лист.

Это основные элементы документа:

  1. Номер путевого листа.
  2. Дата, когда была открыта путевка.
  3. Подпись человека, выдавшего документ.
  4. Официальная печать фирмы.

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

  1. Маршрут, по которому происходило перемещение транспортного средства.
  2. Номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.
  3. Места отправления и прибытия.
  4. Фактический километраж поездки и подпись водителя.

В графы 2 и 3 записываются марка автобуса и его государственный номер. В графу 4 записывается код режима работы. Примечание.

путевой лист автобуса

В графы 9 и 10 записываются номера билетно-учетных листов (БУЛов). В графу 12 записываются плановые показатели работы автобуса: время выезда на линию, пересменки, возвращения с линии.

Если в Методических рекомендациях N АМ-23-р отсутствуют нормы для автомобиля, то следует сделать запрос в специализированную научную организацию, осуществляющую разработку таких норм по специальной программе-методике, а после получения ответа утвердить ее приказом руководителя (п. 6 Методических рекомендаций N АМ-23-р).

Например, в Методических рекомендациях N АМ-23-р отсутствуют нормы расхода топлива для автомобиля Scania Т-164. Организация запросила эти нормы в Научно-исследовательском институте автомобильного транспорта (ОАО «НИИАТ»). ОАО «НИИАТ» устанавливает эти нормы по фактически представленным документам организации, и если фактический расход резко отличается от аналогов данного автомобиля, то при соответствующем документальном подтверждении ОАО «НИИАТ» разрабатывает необходимые для организации нормы.

На основании полученного ответа в организации приказом руководителя утверждены нормы расхода топлива для автомобиля с прицепом.

Инфо

При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными — затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Назначение путевого листа

Путевые листы оформляют с очевидной целью: для контроля действий водителя и учета износа транспортного средства. В документе отражают пробег автомобиля, а эту цифру сравнивают с плановым показателем. Конечно, могут быть отклонения, но в целом маршрут должен максимально совпадать с расчетным.

Законодательством узаконены несколько основных видов ПЛ, которые разработаны с учетом особенностей различных транспортных средств (для легковых авто, тракторов, автобусов). Если водитель предоставит проверяющим путевку, в которой неверно указан вид средства передвижения, он может быть оштрафован.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевок:

  1. N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.
  2. N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.
  3. N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Путевка для водителя автобуса

Таблица

Типовая межотраслевая форма N 3

Место для штампа
организации
AB 37
ПУТЕВОЙ ЛИСТ ЛЕГКОВОГО АВТОМОБИЛЯ ------- N ---------
серия
15 марта 11
"--" --------- 20-- г.
---------¬
¦ Коды ¦
--------
Форма по ОКУД ¦0345001 ¦
ЗАО "Фрегат" --------
Организация --------------------------------------- по ОКПО¦52564479¦
наименование, адрес, номер телефона L---------
Mersedes Benz E 280 ---------¬
Марка автомобиля ------------------------------------------ ¦ ¦
A 139 XM 99 --------
Государственный номерной знак -------------- Гаражный номер ¦ ¦
Чижов Е.И. --------
Водитель ---------------------------------- Табельный номер ¦ ¦
фамилия, имя, отчество L---------
77 MX N 067736 B
Удостоверение N ---------------------- Класс ---------------
стандартная, -ограниченная-
Лицензионная карточка ---------------------------
ненужное зачеркнуть
- - -
Регистрационный N --------------- Серия --------- N --------
Задание водителю ¦ Автомобиль технически исправен
¦
ЗАО "Фрегат" ¦ -------¬
В распоряжение ------------------- ¦ Показание спидометра, км ¦160863¦
наименование ¦ Выезд разрешаю L-------
¦ Лобов А.С. Лобов
----------¬ ¦ Механик --------- ---------------
______________________ L---------- ¦ подпись расшифровка
организация ¦ подписи
Москва, ¦ Автомобиль в технически
Адрес подачи ----------------------¦ исправном состоянии принял
Ленинградский пр-т, д. 80 ¦ Чижов Е.И. Чижов
-----------------------------------¦ Водитель --------- --------------
___________________________________¦ подпись расшифровка
¦ подписи
--------------¬¦
Время выезда из ¦15.03 в 08-00¦¦ -----------T-------¬
гаража, ч, мин. L--------------¦ Горючее ¦ марка ¦ код ¦
¦ ---------- -------
¦ ¦ АИ-95 ¦ - ¦
Диспетчер- Лунев П.С. Лунев ¦ L---------- --------
нарядчик ------- ----------------- ¦ Движение горючего
подпись расшифровка ¦ ------------¬
подписи ¦ ¦количество,¦
--------------¬¦ ¦ л ¦
Время возвращения в ¦16.03 в 18-00¦ --------------------- -----------
гараж, ч, мин. L--------------¦ Выдано: ¦ ¦
¦ по заправочному -----------
¦ 434 ¦ ¦
Диспетчер- Лунев П.С. Лунев ¦ листу N ------------¦ 125 ¦
нарядчик ------- ----------------- --------------------- -----------
подпись расшифровка ¦ Остаток: ¦ 21 ¦
подписи ¦ при выезде -----------
¦ ¦ 37 ¦
__________________________________ ¦ при возвращении -----------
¦ ¦ 86,9 ¦
Опоздания, ожидания, простои в ¦ Расход: по норме -----------
¦ ¦ 109 ¦
пути, заезды в гараж и прочие ¦ фактический -----------
отметки __________________________ ¦ Экономия -----------
¦ ¦ 22,1 ¦
__________________________________ ¦ Перерасход L------------
__________________________________ ¦
__________________________________ ¦ Автомобиль принял. Показа-
__________________________________ ¦ ние спидометра при возвра-
¦ щении в гараж, км --------¬
¦ ¦ 161564¦
Автомобиль ¦ L--------
сдал Чижов Е.И. Чижов ¦ Лобов А.С. Лобов
водитель ------- ----------------- ¦ Механик --------- ---------------
подпись расшифровка ¦ подпись расшифровка
М.П. подписи ¦ подписи

Оборотная сторона формы N 3

Но- 
мер
по
по-
ряд-
ку
Код   
заказ-
чика
         Место        
     Время     
Пройдено,
км
Подпись ли-
ца, пользо-
вавшегося
автомобилем
отправ-  
ления
 назначения 
выезда 
возвра-
щения
ч 
мин.
ч 
мин.
  1 
Москва   
Ярославль   
08
 00 
13
 30 
   340   
   Чижов   
15.03    
"ЯЗДА" 15.03
  2 
Ярославль
Москва      
"ЯЗДА"   
ЗАО "Фрегат"
13
 00 
18
 00 
   361   
   Чижов   
16.03    
16.03       
Результат работы автомобиля   Расчет заработной платы:
за смену:
--------¬ -----------------¬
¦ 34 ¦ ¦ - ¦
всего в наряде, ч L-------- за километраж, руб. коп. L-----------------
--------¬ -----------------¬
¦ 701 ¦ ¦400 руб. 00 коп.¦
пройдено, км L-------- за часы, руб. коп. L-----------------
------------------------------------------
-----------------¬
Итого, руб. коп. ¦400 руб. 00 коп.¦
L-----------------
бухгалтер Панкова О.В. Панкова
Расчет произвел ----------- --------- ---------------------
должность подпись расшифровка подписи

Типовая межотраслевая форма N 4-С

Место для штампа
организации
ПУТЕВОЙ ЛИСТ
А 00137
ГРУЗОВОГО АВТОМОБИЛЯ ------- N -----
04 10 11 серия ---------¬
"--" ----- 20-- г. ¦ Коды ¦
--------
Форма по ОКУД ¦0345004 ¦
ЗАО "Фрегат", г. Москва, ¦ ¦
Ленинградский проспект, д. 80, --------
тел. (499) 198-99-99 ¦ ¦
Организация ------------------------------------- по ОКПО ¦52564479¦
наименование, адрес и номер телефона L---------
----------------------------------------------------¬
¦ Работа водителя и автомобиля ¦
---------¬ --------T-----------------T-----T------T-----------
¦ Код ¦¦операция¦ время по графику¦нуле-¦пока- ¦время фак- ¦
-------- ¦ -----T---T--T---- вой ¦зание ¦тическое, ¦
Режим работы ¦ - ¦¦ ¦число¦ме-¦ ч¦мин.¦про- ¦спидо-¦число, ме- ¦
-------- ¦ ¦ ¦сяц¦ ¦ ¦бег, ¦метра,¦сяц, ч, ¦
Колонна ¦ - ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦км ¦км ¦мин. ¦
-------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Бригада ¦ - ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Вольво-420 -------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Марка автомобиля -------------------------------------- -------- -------- ----- --- -- ---- ----- ------ -----------
M092 97 ¦ - ¦¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
Государственный номерной знак ---------- Гаражный номер -------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Пуняев М.А. ¦ - ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Водитель ------------------------------ Табельный номер L--------- -------- ----- --- -- ---- ----- ------ -----------
фамилия, имя, отчество ¦выезд из¦ 04 ¦ 04¦ 9¦ 00 ¦ - ¦763653¦04.04/9-00 ¦
554040 B, C ¦гаража ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Удостоверение N ------------------- Класс --------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
-------- ----- --- -- ---- ----- ------ -----------
стандартная, ограниченная ¦возвра- ¦ 10 ¦ 04¦15¦ 30 ¦ - ¦768353¦10.04/15-30¦
Лицензионная карточка --------------------------- ¦щение в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
ненужное зачеркнуть ¦гараж ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
468 AX 13724 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Регистрационный N ----------- Серия ------- N -------- ---------¬L-------- ----- --- -- ---- ----- ------ ------------
Государственный ¦ - ¦---------------------------------------T------------¬
МАЗ AX 9110 77 ¦ ¦¦ Движение горючего ¦Время рабо- ¦
Прицеп 1 ----- номерной знак ----------- Гаражный номер -------- ¦ ¦ты, ч, мин. ¦
марка ¦ ¦ ----------T----T-----------T----T----- ¦
Государственный ¦ ¦¦ горючее ¦вы- ¦остаток при¦сда-¦коэф- -----T------
Прицеп 2 _____ номерной знак ___________ Гаражный номер -------- -----T---- да- -----T----- но, ¦фици-¦спец-¦двига-¦
марка ¦ ¦¦мар- ¦код ¦но, ¦выез-¦воз- ¦л ¦ент ¦обо- ¦теля ¦
Государственный ¦ ¦¦ка ¦мар-¦л ¦де, л¦вра- ¦ ¦изме-¦рудо-¦ ¦
Прицеп 3 _____ номерной знак ___________ Гаражный номер -------- ¦ ¦ки ¦ ¦ ¦ще- ¦ ¦нения¦вания¦ ¦
марка ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦нии, ¦ ¦нормы¦ ¦ ¦
Государственный ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦л ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
Прицеп 4 _____ номерной знак ___________ Гаражный номер L--------- ----- ---- ---- ----- ----- ---- ----- ----- ------
марка - ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦
Сопровождающие лица: ---------------------------------------- ----- ---- ---- ----- ----- ---- ----- ----- ------
¦АИ-80¦ - ¦2620¦ 93 ¦ 25 ¦ - ¦ - ¦ - ¦ - ¦
_________________________________________________________________ ----- ---- ---- ----- ----- ---- ----- ----- ------
----- ---- ---- ----- ----- ---- ----- ----- ------
¦ ПОДПИСЬ ¦
---------------T-----T-----T----T------------------
¦ заправщика ¦меха-¦меха-¦за- ¦ диспетчера ¦
¦ ¦ника ¦ника ¦пра-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦вщи-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ка ¦ ¦
--------------- ----- ----- ---- ------------------
¦ ¦Зимин¦ ¦ ¦ Мороз ¦
L--------------- ----- ----- ---- -------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------¬
¦ ЗАДАНИЕ ВОДИТЕЛЮ ¦
------------------T----------T---------------------------T------------T-----T-------T---------
¦в чье распоряжение¦время при-¦ адрес пункта ¦наименование¦коли-¦рассто-¦перевезти¦
¦ (наименование и ¦бытия, ч ------------T-------------- груза ¦чест-¦яние, ¦ тонн ¦
¦ адрес заказчика) ¦мин. ¦ погрузки ¦ разгрузки ¦ ¦во ¦км ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ездок¦ ¦ ¦
------------------ ---------- ------------ -------------- ------------ ----- ------- ---------
¦ 18 ¦ 19 ¦ 20 ¦ 21 ¦ 22 ¦ 23 ¦ 24 ¦ 25 ¦
------------------ ---------- ------------ -------------- ------------ ----- ------- ---------
¦ОП ЗАО "Фрегат", ¦05.04 в ¦г. Серпухов,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦г. Серпухов ¦9 ч ¦Заводской ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦00 мин. ¦проезд, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦д. 5 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------------------ ---------- ------------ -------------- ------------ ----- ------- ---------
¦ЗАО "Альфа", ¦05.04 в ¦ ¦г. Ярославль, ¦металл ¦ 1 ¦ 400 ¦ 1,5 ¦
¦г. Ярославль ¦15 ч ¦ ¦пр. Мира, д. 9¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦00 мин. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------------------ ---------- ------------ -------------- ------------ ----- ------- ---------
¦ООО "Бетта", ¦07.04 в ¦ ¦г. Орск, ¦станки ¦ 1 ¦ 2100 ¦ 0,95 ¦
¦г. Орск ¦14 ч ¦ ¦ул. Лесная, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦00 мин. ¦ ¦д. 8 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------------------ ---------- ------------ -------------- ------------ ----- ------- ---------
¦ЗАО "Гамма", ¦08.04 в ¦ ¦г. Уфа, ¦оборудование¦ 1 ¦ 500 ¦ 0,79 ¦
¦г. Уфа ¦15 ч ¦ ¦ул. М.Джалиля,¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦00 мин. ¦ ¦д. 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------------------ ---------- ------------ -------------- ------------ ----- ------- ---------
¦ОП ЗАО "Фрегат", ¦10.04 в ¦ ¦ ¦ ¦ 1 ¦ 1700 ¦ ¦
¦г. Серпухов ¦15 ч ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦00 мин. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------------------ ---------- ------------ -------------- ------------ ----- ------- ---------
Итого ¦ 3 ¦ 4700 ¦ 3,24 ¦
L----- ------- ----------
Водительское удостоверение Автомобиль технически исправен ________ Отметки организации -
проверил, задание выдал, Выезд разрешен. владельца автотранспорта _____
2620 Зимин С.А. Зимин
выдать горючего -------------- литров Механик ------- ----------------------- ______________________________
Мороз И.В. Морозов подпись расшифровка подписи ______________________________
Диспетчер ------- ------------------- ______________________________
подпись расшифровка подписи Автомобиль принял.
Пуняев М.А. Пуняев
Водитель ------- ----------------------
Водитель по состоянию здоровья подпись расшифровка подписи
к управлению автомобилем
Врач И.В. Мороз
допущен ----------- ---------- При возвращении исправен
должность подпись автомобиль -----------
Н.А. Орлова
--------------------- неисправен
расшифровка подписи
Сдал Зимин С.А. Зимин
Место для водитель ------- ----------------------
штампа подпись расшифровка подписи
Принял Пуняев М.А. Пуняев
механик ------- -----------------------
подпись расшифровка подписи
    Организация _____________________________________________________
(наименование, адрес, номер телефона)
Марка автомобиля ______________
Государственный номерной знак ____________
Водитель _________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество, отметка о прохождении предрейсового
медицинского осмотра)
Удостоверение N ________________
Показатели спидометра на ____________________, км ________
(дата, время выезда)
Задание водителю: _____________________________________________________
___________________________________________________________________________
_________________
Выезд разрешен _____________________________ ______________________________
(подпись ответственного лица) (фамилия, инициалы)
М.П.
Водитель __________________ __________________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
Марка горючего _______________________
Движение горючего (л):
- остаток при выезде:_____________________
- выдано: __________________________________
- остаток при возвращении: ___________________
Показатели спидометра на _________________________, км _________
(дата, время возвращения)
Водитель ___________________ _________________________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
  1. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства.

Выдержка из приказа

—————————————————————————¬¦ … ¦¦ ПРИКАЗЫВАЮ: ¦¦ 1. Утвердить следующие адреса следования легкового автомобиля¦¦ВАЗ-2110 с регистрационным знаком В589ДА150: ¦¦ — маршрут N 1: г. Балашиха, ул. Цветочная, д. 15, офис 3 (ЗАО¦¦»Восток»); ¦¦ — маршрут N 2: г. Балашиха, ул. Ягодная, д. 7 (АКБ «Финанс»); ¦¦ … ¦L—————————————————————————

Рисунок

Если поездки планируются по служебным запискам, то в путевом листе допускается написать: «по маршруту согласно служебным запискам». В этом случае записки следует приложить к листам.

Оформленные листы нужно регистрировать в журнале, унифицированная форма которого утверждена Постановлением N 78. Использованные журналы не выбрасывают, а хранят пять лет.

И еще один важный момент. Минфин России в Письме от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 разрешил нетранспортным компаниям не заполнять листы. Но у них должен быть другой документ, составленный по данным системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или другой системы, позволяющей определить пройденный путь. Получается, документ все-таки должен быть со всеми обязательными реквизитами (сведениями о водителе, маршруте следования и т.д.). А будет ли он называться путевым листом или как-то иначе, значения не имеет.

Н.А.Кулюкина

Эксперт журнала «Упрощенка»

Подтверждением списания ГСМ на себестоимость в производственных целях является путевой лист. В путевом листе необходимо указывать показания спидометра и показатели расхода ГСМ, а также указывается маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Путевые листы — это первичные документы, унифицированные формы которых утверждены Постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78. В зависимости от вида транспортных средств применяются различные виды путевых листов: для легковых автомобилей, для специальных автомобилей, для легкового такси, для грузовых авто, для автобусов, для автобусов необщего пользования.

Для контроля за движением выданных водителям документов и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется специализированный журнал учета по форме N 8.Порядок оформления путевых листов установлен Инструкцией о порядке расчетов за перевозки грузов автомобильным транспортом, утвержденной Минфином и Минавтотрансом от 30 ноября 1983 г.

N 156/30/354/7/10/998/.Однако Минфин России в Письме от 20 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/214 разъяснил, что формы, утвержденные Постановлением Госкомстата N 78, обязательны только для автотранспортных организаций.Таким образом, остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст.

9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:— наименование документа;— дата составления документа;— наименование организации, от имени которой составлен документ;— содержание хозяйственной операции;— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;— личные подписи указанных лиц.Разработанную организацией форму путевого листа необходимо утвердить приказом об учетной политике организации и привести в приложении к этому приказу.Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.Путевой лист выписывает водителю диспетчер или иной уполномоченный выпускать его в рейс работник.

г. Москва                                                        20.08.2008

Таблица

Создание и хранение бланков путевых листов

Многие предприятия предпочитают использовать бланки, сделанные в типографии, другие самостоятельно разрабатывают шаблон и печатают эти документы на принтерах. В любом случае, незаполненный путевой лист – это бланк строгой отчетности. Это значит, что все экземпляры пронумерованы, а движение готовых документов (также как испорченных) контролируется.

Бланки должны храниться в сейфе предприятия или на его складе, ответственное лицо выдает необходимое количество путевок, когда в этом возникает необходимость. Путевой лист, бланк которого был испорчен при заполнении, утилизируется, а его номер вносится в список (это позволяет избежать недостачи при пересчете).

Путевые листы в организации

В небольших организациях это может сделать сам водитель или другой работник, который назначается приказом руководителя организации.В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.Путевой лист действителен только на один день или смену.

На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток.При этом нужно исходить из следующего: если задание водителю дается на неделю (месяц), то и путевой лист можно составлять раз в неделю (месяц). Если же задание дается каждый день, то и путевой лист необходимо оформлять каждый день.

В этом случае организация могла бы обезопасить свою позицию перед налоговыми органами, отразив этот момент в учетной политике. Необходимо указать, с какой максимальной периодичностью (например, не реже одного раза в неделю или месяц) будут выписываться путевые листы конкретным сотрудникам с указанием причин принятия организацией такого решения.

Маршрут движения записывается по всем пунктам следования автомобиля в самом путевом листе.Ответственность за правильное оформление путевого листа несут руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию автомобилей и участвующие в заполнении документа. Работники, заполнившие и подписавшие документы, несут ответственность за достоверность содержащихся в них данных.

— наименование и номер путевого листа;— сведения о сроке действия путевого листа;— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;— сведения о транспортном средстве;— сведения о водителе.Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае, если путевой лист оформляется более чем на один день, — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

— тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае, если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

— государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;— показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе включают:— фамилию, имя, отчество водителя;— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

В зависимости от вида транспортного средства выделяются следующие типы путевых листов:— путевой лист легкового автомобиля — типовая межотраслевая форма N 3;— путевой лист специального автомобиля — типовая межотраслевая форма N 3 спец;— путевой лист легкового такси — типовая межотраслевая форма N 4;— путевой лист грузового автомобиля — типовые межотраслевые формы N N 4-С и 4-П;

— путевой лист автобуса — типовая межотраслевая форма N 6;— путевой лист автобуса необщего пользования — типовая межотраслевая форма N 6 спец;Путевой лист легкового автомобиля по форме N 3 применяется юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств.

На основании данной формы учитывается работа легкового автотранспорта и начисляется заработная плата водителю.Заполнение раздела «Движение горючего» производится в полном объеме исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, и расходы на ГСМ списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Остаток горючего в баке фиксируется в листе на начало и конец смены. Расчет расхода указывается по нормам, утвержденным в организации для данной машины. При этом норма расхода горючего утверждается приказом как на летний, так и на зимний периоды. По сравнению с этой нормой указываются фактический расход, экономия или перерасход по отношению к норме.

Чтобы определить нормативный расход горючего за смену, необходимо умножить пробег автомобиля за рабочий день в километрах на норму расхода бензина в литрах на 100 км пробега, а полученный результат разделить на 100.Для определения фактического расхода ГСМ за текущий день к его остатку в баке автомобиля на начало смены следует прибавить количество горючего, заправленного в бак автомобиля в течение смены, и из этой суммы вычесть остаток бензина в баке автомобиля на конец смены.

На оборотной стороне листа указываются пункт назначения, время выезда и возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров. Данные показатели необходимы для включения стоимости израсходованного топлива в расходы и подтверждают цель использования машины.Нижняя часть оборотной стороны путевого листа важна для расчетчика заработной платы водителей.

Показания спидометра на начало рабочего дня должны совпадать с показаниями спидометра на конец предыдущего рабочего дня автомобиля. А разница между показаниями спидометра за текущий день работы должна соответствовать общему количеству пройденных за день километров, указанных на оборотной стороне.Вторыми по популярности являются путевые листы грузовых автомобилей (формы N N 4-С и 4-П).

На основании данных путевых листов и соответствующих товарно-транспортных накладных определяются показатели для учета работы подвижного состава и водителя, а также для начисления заработной платы водителю и осуществления расчетов за перевозки грузов, т.е. выставления счетов клиентам.Форма N 4-С (сдельная) применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам.

Форма N 4-П (повременная) применяется при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу. Форма N 4-П рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня водителя.Отрывные талоны путевого листа заполняются заказчиком и служат основанием для предъявления организацией — владельцем автотранспорта счета заказчику.

К счету прилагают соответствующий отрывной талон.Путевой лист остается в организации — владельце автотранспорта, в нем повторяются идентичные записи о времени работы автомобиля у заказчика и служат основанием для учета работы автомобиля в течение рабочего дня.В случае когда при повременной плате за работу автомобиля перевозятся товарно-материальные ценности, в «путевку» вписываются номера ТТН, один экземпляр которой прилагается.

На основании товарно-транспортной накладной по форме N 1-Т в путевом листе указываются количество перевезенных тонн груза и другие показатели, отражающие работу автомобиля и водителя.Путевые листы по формам N N 4-С и 4-П выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы.В разд.

I «Задание водителю» указываются маршруты движения, наименование груза и (или) цель поездки. Если маршрутов много и все они не умещаются на одном путевом листе, то можно оформить отдельный маршрутный лист с указанием дат и всех маршрутов поездок, который прилагается к путевому листу. При этом в разделе «Задание водителю» путевого листа делается ссылка на номер этого маршрутного листа.В разд.

II «Работа водителя и автомобиля» диспетчер (механик или иное назначенное лицо) фиксирует показания спидометра. По окончании срока, на который выдан путевой лист, водитель сдает его диспетчеру. Диспетчер удостоверяет правильность снятых показаний приборов своей подписью на путевом листе. Затем от диспетчера путевой лист принимает бухгалтер.

По показаниям спидометра бухгалтер определяет пробег автомобиля. По утвержденным нормам расхода топлива и пробегу автомобиля определяется расход топлива.Обращаем внимание, что не допускается наличие в унифицированных формах незаполненных реквизитов. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г.

Когда заполнение путевого листа обязательно?

Второй пункт данной статьи содержит ситуации, при которых управление транспортными средствами запрещено:

  • перевозка пассажиров и багажа;
  • перевозка грузов.

Так как путевка должна отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, ее бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

  1. В первую очередь записывают номер документа. Для этой цели используют цифры, слова или их сочетание (на усмотрение администрации предприятия).
  2. При заполнении типографских бланков указывают их серию.
  3. Дата совершения поездки. Для однодневных это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.
    путевой лист легкового автомобиля
  4. В обязательном порядке указывается полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).
  5. Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.
  6. Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.
  7. Полный номерной знак авто: цифры и буквы.
  8. В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.
  9. Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.
    как заполнять путевой лист
  10. Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).
  11. При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.
  12. Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.
  13. Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.
  14. Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).
  15. Механик также прикладывает руку к заполнению путевого листа. Он записывает свои данные и подписывает документ. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.
  16. Чтобы указать ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер рассчитывает километраж. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия он пишет и дату.
  17. По возвращении транспортного средства оно проверяется диспетчером-нарядчиком. Если имеются замечания, он вносит их в путевой лист. Бланк содержит записи об опоздании или повреждении авто.
  18. Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

Кто оформляет путевые листы на предприятии водителям

Если один автобус используется несколькими водителями, и они работают посменно, то составляют нужное количество путевок (обычно два). Путевой лист автобуса для перового водителя будет включать данные, зафиксированные на выезде, а в документ второго работника вносят информацию при заезде транспортного средства.

14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

КонсультантПлюс: примечание.

В соответствии с Приказом Минтранса России от 06.04.2017 N 141 в случае успешного прохождения предрейсового контроля в путевом листе ставится отметка «прошел предрейсовый контроль технического состояния».

16.1. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

(п. 16.1 введен Приказом Минтранса России от 18.01.2017 N 17; в ред. Приказа Минтранса России от 07.11.2017 N 476)

(см. текст в предыдущей )

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ. Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист. Сведения об оформляемых бланках вносятся в журнал по форме №8.

Руководство предприятий должно обеспечить сохранность путевых листов на протяжении 5 лет. Чтобы списать ГСМ, необходимо представить в бухгалтерию квитанции об оплате топлива. При обнаружении неточностей или ошибок в заполненных полях путевого листа в него можно внести изменения. Делается это при условии визирования исправления двумя ответственными специалистами.

ВАЖНО! Если сотрудники для рабочих нужд пользуются личным транспортом, они вправе получить компенсацию за это. Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику.

Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей. Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков. Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

https://www.youtube.com/watch?v=wbnHxIZAmpo

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

  • заполнять бумажный вариант журнала;
  • вести таблицы в Excel;
  • ограничиться заполнением формы в программе 1C.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector