Срок хранения графика отпусков в организации

Содержание

В России могут отменить налоговые льготы на продукты с пальмовым маслом

Периоды отдыха сотрудников в течение календарного года утверждаются работодателем не позднее, чем за две недели до начала этого года (до 15 декабря), и после утверждения отмена графика отпусков невозможна, но возможно их дополнить или изменить, в зависимости от способа утверждения документа (визой руководителя или приказом организации).

В рамках 693-го пункта этого документа определен временной период хранения документации, равный 1-му году. В соответствии с 3-м абзацем пунктом 1.4 начало отсчета стартует 1 января года, который наступает с момента истечения срока функционирования документа. Это правило распространяется на документы бумажного и электронного формата. Чтобы выяснить, сколько лет хранятся приказы по личному составу, рекомендуем обратить внимание на таблицу, приведенную ниже.

График – не формальность

Штатные работники организации (индивидуального предпринимателя) имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Причем право на отпуск имеют только сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. В то время как персонал, работающий по гражданско-правовым договорам, не может рассчитывать не оплачиваемый отпуск ни при каких обстоятельствах.

Все отпуска, полагающиеся работниками, должны быть внесены в график отпусков. Причем это касается не только основных, но и дополнительных отпусков. В том числе, и тех, которые в последствие будут заменены денежной компенсацией.

Подробнее об этом см. «График отпусков отражаем дополнительный отпуск (образец 2018)».

Рассказав общую информацию о графике, переходим к вопросу, какой срок хранения имеет график отпусков.

Как делается дополнение к графику

Изменить заранее утвержденную таблицу формы Т-7 возможно как в случае приема на работу новых сотрудников, так и в случае мотивированного желания со стороны уже давно работающих. Для этого сотрудник пишет заявление, на основании которого кадровик вносит изменения и дает пояснения в графе «Примечание».

График отпусков можно дополнять сведениями о новых сотрудниках, которым в соответствии с законодательством положены оплачиваемые дни отдыха. Сведения можно добавить либо приказом (если график был утвержден приказом), написав фразу «включить в график отпусков на 2017 год ФИО, подразделение, должность, планируемые даты», либо утверждением отдельной формы Т-7, в которой будут указаны сведения о новом сотруднике, и которая будет иметь в своем наименовании фразу, что данный документ является дополнением к уже утвержденному.

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлый год?

Сразу скажем, что хранение графиков отпусков регламентировано законодательством. Срок хранения составляет один год после окончания года, на который составлен график.

Объясняется это следующим. Все организации должны хранить документы по личному составу (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). Среди прочих к таким документам относится и график отпусков. Срок хранения 2018 установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности коммерческой организации (п. 693 перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он составляет 1 год.

Однако необходимо учитывать, что срок хранения графика отпусков – 1 год после прекращения его действия. Такой вывод можно сделать на основе положений п. 2.11 указаний по применению перечня, который утвержден Главархивом СССР 15.08.1988.

Разъясним на примере срок хранения графика отпусков в организации. График на 2018 год, составленный не позднее 18 декабря 2017 года, действует до 31 декабря 2018 года включительно. Значит, хранить этот документ нужно 1 год – до 1 января 2020 года.

Утверждение

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика. При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно. Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

Если Вы учли все правила составления графика, то возражений профкома просто не должно быть. Интересно, что статья 123 ТК РФ упоминает только согласование с профкомом. Другие представительные органы работников проигнорированы. Если в вашей компании есть иные представители, выдвинутые общим собранием работников, то согласовывать с ними график отпусков необязательно.

Как утвердить? Есть два способа утверждения: лично руководителем и приказом по организации.Закон не уточняет, каким именно способом нужно утверждать график отпусков. Но от способа утверждения будет зависеть порядок внесения изменения в график.

  1. Утверждение руководителем организации – это заполнение от руки грифа утверждения в верхнем правом углу (подпись и дата).
  2. Утверждение приказом – это издание приказа по основной деятельности, один из пунктов которого звучит так: «Утвердить график отпусков на 2014 год». И график отпусков будет приложением к приказу.

Какой способ выбрать? Я выбираю первый, потому что он более логичен.

  • Во-первых, в унифицированной форме Т-7 заготовлен гриф утверждения лично руководителем.
  • Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Срок хранения графика отпусков в организации

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала.

Однако, как-то нехорошо оставлять работников в неведении о запланированной дате его отпуска. Чтобы избежать конфликтов в будущем, чтобы дать возможность работникам планировать свой отдых, целесообразно ознакомить их с графиком отпусков после утверждения.

Это можно сделать разными способами:

  • оформить листы ознакомления и приложить их к графику отпусков,
  • зафиксировать факт ознакомления работника в самом графике (сделать дополнительную графу),
  • вывесить график отпусков в общедоступном месте,
  • направить выписки из графика в структурные подразделения и вывесить там на видное место,
  • каждому работнику вручить персональную выписку с указанием даты начала отпуска и т.д.

Хранение и уничтожение графика отпусков.

Хранятся графики отпусков всего один год с момента окончания их действия. Поэтому график отпусков за 2012 год можно с чистой совестью уничтожить после 31 декабря 2013 года.

Срок хранения графика отпусков в организации

Но уничтожить правильно, а не просто сжечь на Новогоднем костре.

Для этого нужно:

  1. Составить опись (в образце акт на уничтожение с включенной описью) документов и дел, подлежащих уничтожению. В опись включаются все дела, у которых закончился срок хранения.
  2. После уничтожения дел акт подписывается и делается отметка о способе уничтожения.

Учтите, что должно произойти реальное уничтожение (сжигание, разрезание в шредере),  а не просто выкидывание в мусорный контейнер. Все кадровые документы содержат персональные данные Ваших работников, поэтому законом запрещено оставлять их в условиях, когда третьи лица могут их увидеть.

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

график отпусков

К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Согласно п. 693 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 1 года после окончания своего действия. Исходя из положений абз. 3 п. 1.4 Перечня, за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Таким образом, график отпусков на 2017 год можно будет уничтожить не ранее 01.01.2019.

К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

Цели хранения графика отпусков В каких случаях может потребоваться ГО, потерявший свою актуальность, однако хранящийся в кадровой службе на протяжении 1 года? Например:

  • для составления на его основе нового ГО на предстоящий год;
  • при возникновении конфликта между работодателем и работником по поводу порядка использования последним его дней отдыха, в том числе в случае самовольного ухода работника в отпуск;
  • в случае выявления ошибок при утверждении приказов о предоставлении работникам дней отдыха;
  • при неправильном расчете отпускных бухгалтерией;
  • для планирования дней отдыха на будущий год;
  • с целью анализа статистики в отношении спланированных дней отдыха работников и дней, которые были использованы ими по факту;
  • в случае проверки деятельности организации государственными органами.

Утверждение

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления Нового года, то есть 17 декабря – самый поздний срок утверждения графика. При этом статья 123 ТК РФ устанавливает, что график отпусков нужно сначала согласовать с выборным профсоюзным органом. Если в вашей компании нет первичной профсоюзной организации, согласовывать не нужно. Если есть, отправляете проект графика отпусков в профком, ждете 5 рабочих дней мотивированного мнения. Не дождались — утверждаете без согласия.

График отпусков (далее — ГО) представляет собой локальный акт организации, который содержит даты дней отдыха работников на предстоящий календарный год. ГО утверждается главой организации или на основании приказа в срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Подробнее о составлении приказа о принятии ГО рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков — образец.

Срок хранения графика отпусков в организации

Законодательством не установлено специальных правил хранения ГО. Вместе с тем ввиду необходимости соблюдения требований закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ при выборе места, где должен храниться график отпусков, должны обеспечиваться секретность доступа к файлам и их целостность.

Так, оригинал ГО на бумажном носителе может храниться:

  • в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;
  • среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам. 

Для ответа на вопрос, сколько хранится график отпусков в организации, необходимо обратиться к приказу Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). В п. 693 данного Перечня определен следующий срок хранения графика отпусков — 1 год.

Согласно абз. 3 п. 1.4 Перечня началом отсчета указанного периода принято считать 1 января года, наступающего после истечения срока действия ГО. Исходя из этого, ГО, принятый на 2017 год, будет храниться в организации на протяжении 2018 года. Уничтожить его можно будет только после наступления 01.01.2019.

Вместе с тем работодатель вправе хранить ГО и более длительный срок при соблюдении правил его секретности и сохранности. Данное действие не является нарушением. 

Сроки хранения

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

В 2018 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график).

Как рассчитать срок хранения графика отпусков

  • За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.
  • С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
  • С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.

Пример

Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь»

  1. До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили.
  2. Вступил в действие документ первого января 2018 года.
  3. Окончание срока действия будет 31 декабря 2018 года.
  4. С первого января 2019 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно оформить сотрудникам отпуск, что учитывать при заполнении бланка отпусков на 2019 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

Таблица. Цель хранения бланка отпусков

Когда придется обращаться к графику отпусков прошлого года

Как можно решить спорные вопросы с помощью графика отпусков

При наличии ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, проведении начислений отпускных и так далее.

Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации.

При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха.

В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года.

При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах. Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.

При составлении нового графика ежегодного отдыха на следующий год.

Наличие старого бланка за прошлый год позволит быстро спрогнозировать предпочтения сотрудников.

При необходимости использовать старый бланк в качестве образца при составлении графика отдыха на следующий год.

Старый документ позволит соблюдать очередность, предотвратить совпадение отдыха, чтобы это не привело к сбою в работе.

Эти сроки различаются в зависимости от сферы деятельности, к которой они имеют отношение.

По личному составу

Для тех приказов, которые связаны с личным составом, могут быть предусмотрены различные периоды для хранения в зависимости от группы, к которым их можно отнести.

Предусмотрено следующие 2 варианта:

  • те, которые можно хранить не более 5 лет;
  • со сроком хранения, равным 75 лет.

Первая группа включает в себя:

  • распоряжения об отпусках;
  • о краткосрочных командировках на территории России;
  • по предоставлению учебных отпусков;
  • относящиеся к дежурствам;
  • распоряжения о наложении взысканий.

Вторая часть — это те, которые могут понадобиться не только в текущий момент, но и на протяжении всей жизни. Сюда включаются, например, те из них, которые могут относиться к подтверждению трудового стажа или к начислению пенсии.

Вот несколько примеров таких бумаг:

  • о приёме на работу, переводе или увольнении;
  • связанные с различными поощрениями сотрудников;
  • распоряжения, результатом которых является установление надбавок за успехи в работе;
  • о предоставлении отпуска для ухода за ребёнком;
  • бумаги, связанные с процедурой изменения фамилии;
  • относящиеся к расследованию несчастных случаев, произошедших на производстве;
  • Связанные с направлением сотрудников в заграничные командировки или длительные (свыше 1 месяца) на территории страны.

Поскольку фактически речь идёт о двух массивах кадровых документов, соответствующая служба предприятия должна вести регистрацию отдельно и распределять их в разные дела.

Обычно хранение документов организовывается следующим образом: каждая бумага имеет порядковый номер. Документы со сроком хранения в 75 лет, могут к номеру прибавлять, например, буквы «л/с», а те, которые хранятся не дольше 5 лет — «о».

Вот примеры таких обозначений: «Приказ №5-л/с» или «Распоряжение №7-о». Их подшивают в соответствующую папку. Если накапливается более 250 листов, папку делят на несколько томов. При этом отмечают дату и время начального и последнего документов, содержащихся в каждом полностью заполненном томе. Нумерацию принято вести в пределах года. С начала следующего её начинают заново.

Срок хранения графика отпусков в организации

Приказы, которые связаны с данной сферой должны храниться постоянно. Обычно точно определено, какие документы являются приказами по личному составу или по административно-хозяйственной деятельности. Приказы, не входящие в указанные разделы считаются относящимися к основной деятельности.

Вот некоторые типичные темы:

  1. Рассмотрение вопросов формирования и изменения структуры организации.
  2. Нормативные внутренние акты предприятия или организации, приказы, где они утверждаются или изменяются.
  3. Если численность согласно штатному расписанию претерпевает изменения.
  4. Те бумаги, которые связаны с необходимостью выполнения аттестации сотрудников.
  5. Имеющие отношение к определению стратегии фирмы.
  6. Проведение контроля деятельности, вопросы составления и сдачи отчётности.
  7. При формировании или совершенствовании режима работы предприятия приказы относятся к основной деятельности предприятия.
  8. Относящиеся к материально-техническому снабжению.
  9. Бумаги, связанные с разного рода информационным или документальным обеспечением.
  10. Некоторые другие вопросы.

Этот список не является исчерпывающим и существенно зависит от специфики предприятия или организации.

Приказам рассматриваемого типа назначено, что хранить необходимо не менее 5 лет. Какие именно бумаги относятся к нему — указано в Перечне. В данном нормативном акте они классифицируются в соответствии с теми функциями управления, к которым они относятся.

Выделено 4 группы таких документов:

  1. Документальное оформление внутреннего распорядка деятельности предприятия.
  2. Вопросы, непосредственно связанные с эксплуатацией зданий, помещений.
  3. Отдельно рассматривается то, что связано с обеспечением внутренней связью, а также транспортом.
  4. Вопросы охраны на данном предприятии.

Все документы, относящиеся к указанным сферам деятельности, относятся к разряду административно-хозяйственных и имеют срок хранения 5 лет. Здесь также можно воспользоваться при нумерации буквенными индексами.

Однако при этом можно столкнуться с тем, что отдельные документы могут одновременно затрагивать вопросы по основной и по административно-хозяйственной деятельности. Если такое произошло, их необходимо хранить в папке, которая относится к основной деятельности. При этом он должен храниться постоянно.

Регистрация документов происходит в специальных журналах. Для этого предусмотрены следующие графы:

  1. Номер по порядку.
  2. Дата регистрируемого приказа.
  3. Содержание документа кратко или его заголовок.
  4. Количество листов и приложений.
  5. Указание ответственного лица.
  6. Перечень тех, кого нужно ознакомить с данным приказом.

Срок хранения графика отпусков в организации

Журналы для регистрации приказов по основной деятельности необходимо хранить постоянно.

Видео, на котором рассказывается о хранении приказов на предприятии.

Коллеги, с которыми мы встречаемся в процессе консультационной деятельности, высказывают мнение, что, наоборот, удобнее вести личные дела абсолютно всех работников организации, поскольку все документы о трудовых отношениях с конкретным работником у работодателя хранятся вместе, как комплекс. И сотрудники, назначенные ответственными за ведение, учет и хранение личных дел, сталкиваются сейчас с такими проблемами:

  • во-первых, с проблемой архивно-технической обработки личных дел, поскольку в процессе их подготовки к сдаче в архив «вспомогательные» заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и командировках, как правило, должны быть изъяты из личного дела.
  • во-вторых, копии персональных документов работников (страниц паспорта, СНИЛС, свидетельства ИНН, свидетельств о браке и рождении детей), которые по привычке формируются в личные дела, не должны в них храниться, т.к. содержат персональные данные (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Состав документов личного дела в настоящее время установлен только для работников государственных органов и органов местного само­управления. Остальные организации (их кадровые службы и службы делопроизводства) самостоятельно разрабатывают и утверждают правила формирования личных дел (и не только) в зависимости от категорий работников и должностных уровней руководителей.

Не только в государственных органах и органах местного самоуправления, но и в коммерческих структурах сложилось правило «делового оборота», по которому в обязательном порядке формируются и ведутся личные дела руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и внутреннего контролера / руководителя службы внутреннего контроля. Личные дела таких сотрудников имеют постоянный срок хранения по ст. 656 а) ПТУД1.

Пример

Заголовки дел с подшитыми в них заявлениями-основаниями к приказам в номенклатуре дел

СвернутьПоказать

Тогда все заявления, справки-вызовы и справки, которые являются основаниями для издания приказов о предоставлении всех видов отпусков, могут формироваться в одно дело вместе с приказами, тем более в небольшой организации с небольшим объемом документооборота (см. дело № 03-05 в Примере).

По личному составу

  • 1 год — если утверждается визой руководителя
  • 5 лет — если утверждается приказом по организации

Пример

Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь»

  1. До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили.
  2. Вступил в действие документ первого января 2018 года.
  3. Окончание срока действия будет 31 декабря 2018 года.
  4. С первого января 2019 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.
  • особенности хранения графика отпусков;
  • сроки хранения графика отпусков;
  • для чего может понадобиться график отпусков за прошедший период.
  • За две недели до 2017 года (в декабре 2016) график отпусков утверждается;
  • 2017 год — год действия данного графика;
  • С 1 января 2018 года начинается годовой срок хранения графика отпусков;
  • После 31 декабря 2018 года график может быть уничтожен.

Как и когда составляется график отпусков: образец заполнения и приказа об утверждении по форме Т 7

Утверждение

Типичные ошибки при составлении расписания отпусков:

  • Расписание составлено не вовремя (крайний срок утверждения — 16 декабря).
  • Документ подписан неуполномоченным лицом.
  • Не учтены пожелания сотрудников.
  • Составленный график не соблюдается.
  • В отпуск одновременно уходит руководитель и его заместитель, что противоречит правилам.
  • Включение в график не только ежегодных, то и других видов отпусков (декретный, учебный).
  • Неправильное деление ежегодного отдыха (одна из частей отдыха должна составлять минимум 14 дней).
  • Отсутствие отпуска у сотрудника в течение двух лет работы. Нельзя переносить отдых сотрудника более, чем на 12 месяцев.
  • Назначение первым днём отдыха последний рабочий день недели (отпуск не может начинаться в пятницу или субботу).

Все изменения, которые утверждаются в течение года, обязательно фиксируются в графике.

Мы рассмотрели, сколько хранят график отпусков. По истечению календарного года документ подлежит хранению в течение одного года. Но просто выбросить его нельзя.

Бланки подлежат уничтожению, как и остальные кадровые документы, у которых истек срок годности. Стандартный способ уничтожения — измельчение вручную или разрезание на шредере. При уничтожении документа необходимо составить акт. Если одновременно уничтожают и другие кадровые документы, срок действия которых истек, составляют опись всех документов и акт. Читайте на сайте о порядке уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Срок хранения графика отпусков в организации

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

Срок хранения графика отпусков в организации

При этом отпуска, в которые работники уходят  без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по  месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

  • графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

  • графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

  • графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

  • графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

  • графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

  • графа 6  здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 — 6 формы N Т-7 надо  заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

Срок хранения графика отпусков в организации

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

  • в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

  • работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

  • отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе «Утверждаю» ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе «Дата составления».

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации — работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

  • дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Срок хранения графика отпусков в организации

Журнал извещения сотрудников  составляется, как правило, на один месяц.

График отпусков является тем документом, который всегда проверяет трудовая инспекция, так как отсутствие графика отпусков нарушает права сотрудников и не позволяет работникам организации планировать свой отдых. 

Если в организации  отсутствует график отпусков, то в этом случае нанимателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании за несоблюдение трудового законодательства.

Каких-то определенных сроков по оформлению и приведению формы графика в надлежащий вид не предусмотрено. Единственное, стоит помнить о том, составление и утверждение графика, должно быть произведено до 16 декабря года, предшествующего году, на который составляется документ, иначе он не будет иметь юридической силы.

Перед тем, как документ будет утвержден, он должен быть согласован с определенным кругом лиц.

график отпусков

В том числе под ним понимается и трудовой коллектив, на основании пожеланий, просьб которого, во многом, и вносятся в график сведения.

Часто может возникать вопрос – а нужно ли знакомить работников с графиком отпусков? ?

На практике чаще всего выходит, что да, необходимо. И делается это просто: каждое структурное подразделение знакомит своих работников с помощью выписки из графика и листа ознакомления в которой те расписываются за ознакомление.

Это удобно, поскольку для каждой структуры организации важна информация именно об их подразделении, а никак не о других. Сроков для ознакомления с графиком не предусмотрено, но, думается, сделано это должно быть в «разумные» сроки. Сводный график при этом «трогать» не рекомендуется.

Утверждение

Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

Устаревшая документация утилизируется несколькими способами:

  • уничтожение на шредере;
  • разрезание (измельчение) вручную;
  • сжигание.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии.

В таком акте указывается как минимум следующая информация:

  • наименование документа, подлежащего уничтожению;
  • срок его хранения;
  • способ уничтожения.

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

Необходимость иметь документ под названием «Правила внутреннего трудового распорядка» напрямую вытекает из статьи 189 ТК РФ. В ней сказано, что «трудовой распорядок определяется правилами внутреннего трудового распорядка» и приводится краткое описание этого документа.

Не забудьте, что данные правила утверждаются приказом руководителя. Каждого сотрудника нужно ознакомить с ними под подпись. В случае изменения или принятия новых правил, прежняя редакция должна храниться в течение одного года (см. приказ № 558).

Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии.

Какая статья ТК регулирует создание графика отпусков

В случае проверки Государственной Трудовой инспекцией. отсутствие данного документа расценивается как нарушение трудового законодательства и влечет наложение штрафа до 50 тыс. рублей.

Когда сотрудник уходит в отпуск по графику, его функционал, как правило, перераспределяется на остающихся работать коллег. Нужно соблюдать баланс этой нагрузки. Если вы следуете мушкетерскому принципу «один за всех» и отправляете в отпуск на майские весь отдел, то рискуете столкнуться с усталостью и выгоранием того «добровольца», кто был вынужден работать за семерых.

Кроме того, отпускные — это дополнительная финансовая нагрузка на организацию, которую надо планировать вместе с финансовым отделом.

Утверждение

Знакомить ли с данным документом персонал

Причём сроки хранения для разных типов документов имеют строго регламентированные трудовым законодательством нормы. И следовать этим нормам обязаны все без исключения работодатели, в том числе и лица, занятые предпринимательской деятельностью.

Срок хранения графика отпусков в организации

Обязанность, возложенная на работодателя, делегируется им на уполномоченное лицо — сотрудника, назначенного приказом руководства для ведения и хранения кадровой документации.

Ещё одна крайность — это длительное хранение всех бумаг, находящихся в ведении кадрового отдела. В результате возникает невообразимая путаница, не позволяющая в сжатые сроки добраться до нужной информации.

Чтобы избежать подобных ошибок в документообороте, были установлены специальные правила для хранения и ведения важных документов, имеющих отношение к трудовой сфере.

Законодательство

Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).

В 17-й статье данного закона установлена обязанность по обеспечению должного хранения документов, возлагаемая на работодателей.

А в 3-й статье поясняется, что именно может являться архивным документом. Согласно законодательным нормам — это любой материальный носитель важной информации, имеющий чёткое название и реквизиты (регистрационный номер и дату издания), позволяющие его без проблем идентифицировать.

Сроки хранения установлены в специальном Перечне, составленном Росархивом в октябре 2000 года. Это основной документ для кадровиков большинства организаций и предприятий, позволяющий отобрать и систематизировать документы для дальнейшего хранения.

Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов, охватывающих все основные направления деятельности юридических лиц, которые сопровождаются оформлением соответствующих документов.

Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций.

Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.

То же самое правило касается и других юридических лиц, включая предпринимателей. Это минимальные показатели архивного срока хранения.

Дальнейшие сроки устанавливаются организациями и предприятиями в зависимости от практического использования документации (определяется, насколько она важна для деятельности юридического лица, а затем сроки согласовываются с законодательными нормами).

Также существуют документы с постоянным сроком хранения — это нормативно-правовые акты и документы хозяйственно-имущественного значения. Такие документы сохраняются до момента ликвидации юридического лица, даже если они не были переданы в государственный архив.

В Перечне Росархива используются специальные отметки, уточняющие особенности хранения для отдельных видов документации:

  • Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
  • Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.

Росархивом также созданы специальные Указания, разъясняющие порядок пользования Перечнем. В пункте под номером 3.1 можно обнаружить указание, касающееся уничтожения документов.

Чтобы отобрать бумаги для хранения или изъять их из архива для уничтожения, необходимо создать постоянно действующие экспертные комиссии, в которые входит один из руководителей предприятия, а также представитель архивной организации.

Срок хранения графика отпусков в организации

Такая комиссия обеспечивает профессиональную экспертизу и определяет ценность документации, а также контролирует уничтожение отдельных бумаг.

Сроки хранения

Наименование документа  Срок хранение 
Коллективные договоры до ликвидации
Правила трудового распорядка до ликвидации
Положения об оплате трудовой деятельности до ликвидации
Положения об аттестации до ликвидации
Протоколы аттестационных комиссий пятнадцать лет
Положения о системах обучения до ликвидации
Учётные журналы для трудовых книг пятьдесят лет с последующей передачей в госархив
Приходно-расходная документация пятьдесят лет с последующей передачей в госархив
Приказы по основной деятельности до ликвидации
Учётные журналы документов до ликвидации
Книги для регистрации командировочных удостоверений пять лет
Учётные книги приказов всё время хранения этих приказов
Штатные расписания пять лет
Отпускные графики один год
Трудовые договоры семьдесят пять лет
Приказы о приёме на вакантные места семьдесят пять лет
Трудовые книги пятьдесят лет
Личные карточки семьдесят пять лет
Анкеты семьдесят пять лет
Личные дела семьдесят пять лет
Приказы о переводах семьдесят пять лет
Приказы об увольнениях семьдесят пять лет
Приказы о предоставлении отпусков пять лет
Табели рабочего времени семьдесят пять лет
Договоры о материальной ответственности пять лет
Графики смен пять лет
Списки персонала, занятого вредным трудом семьдесят пять лет
Списки льготников (по уходу на пенсию) пятьдесят лет
Инструкции по безопасности всё время
Положения о защите персональных данных до ликвидации

Документация размещается в отдельном помещении, оборудованном шкафами или сейфами для хранения. Каждый из сейфов или шкафов запирается на ключ.

Трудовые книги всегда хранятся отдельно. Обычно в личном сейфе начальника кадрового отдела или самого руководителя предприятия. Здесь же хранятся ключи от всего архива (комнаты, отдельных шкафов и сейфов).

В зависимости от тяжести нарушения это может быть уголовная либо административная ответственность.

КоАП в статье под номером 13.20 устанавливает штрафы в следующих размерах:

  • для лиц, занимающих руководящие должности до 500 рублей;
  • для остальных работников до 300 рублей.

Исключение представляют нарушения, допущенные в хранении ценных бумаг (инвестиционной документации, документов, касающихся депозитов и пенсионного обеспечения, паевой документации, и так далее):

  • лица, занимающие руководящие должности, выплачивают до 5 000 рублей;
  • юридические лица, допустившие нарушения (организации, учреждения, общества, компании, предприятия, предприниматели), штрафуются на сумму до 300 000 рублей.

 Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва  7(499)350-66-30, Санкт-Петербург  7(812)309-36-67. 

Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством?

Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся.

В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела. Кадровые документы могут составляться как по унифицированным формам, так и по тем, что разработаны предприятием самостоятельно.

Дела, объединяющие в себе однотипные приказы, не должны объединять в себе документы, значительно различающиеся по срокам хранения. Рассмотрим то, каким образом могут быть классифицированы соответствующие источники по данному критерию.

Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия. Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет. К таковым относятся, в частности:

  • приказы о приеме сотрудников на работу;
  • распоряжения об увольнении работников.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока – в течение 5 лет. К таким кадровым документам относятся:

  • приказы об отпусках;
  • распоряжения о командировках.

Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет.

Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.

Срок хранения графика отпусков в организации

Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск – пять лет. Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников. Полезно будет изучить их.

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято.

Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками.

В целях оптимизации работы с кадровыми документами, в частности с теми, что имеют отношение к оформлению отпусков работников, могут использоваться различные унифицированные формы.

Если говорить конкретно о документах, имеющих отношение к отпуску, то осуществлять их хранение эксперты рекомендуют с учетом классификации:

  • на документы, имеющие отношение к оплачиваемым, учебным отпускам;
  • приказы по иным видам отпусков.

Для организации оборота соответствующих документов могут применяться различные журналы:

  • регистрации приказов об отпусках;
  • фиксации распоряжений о переносе, отзыве сотрудников из отпуска.

Утверждение

Можно ли пойти вне графика

Несмотря на всю монументальность и универсальность предложенной схемы, существуют категории работников, которых работодатель обязан отпустить отдыхать по их заявлению. Отпуск вне графика предоставляется обязательно следующим категориям работников:

  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него ( статья 260 ТК РФ );
  • сотрудники, супруги которых находятся в декретном по беременности и родам, независимо от времени их непрерывной работы у данного работодателя ( статья 123 ТК РФ );
  • лица, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев ( статья 122 ТК РФ );
  • работники моложе 18 лет ( статья 267 ТК РФ );
  • работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого ( статья 125 ТК РФ );
  • один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет ( статья 262.1 ТК РФ );
  • родители (опекуны, попечители), сопровождающие ребенка в возрасте до 18 лет, который поступает в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности, если организация-работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности ( статья 322 ТК РФ )
  • внешние совместители ( статья 286 ТК РФ );
  • отдельные лица, участвовавшие в военных действиях или пострадавшие от них (подпункт 17 пункта 1 статьи 14, подпункт 4 пункта 2 статьи 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
  • жены военнослужащих (пункт 11 статьи 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
  • женщины и одинокие мужчины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (подпункт Б пункта 3 Постановления ЦК КПСС от 22.01.1981 № 235; Решение Верховного Суда РФ от 17.06.2014 N АКПИ14-440);
  • почетные доноры России (подпункт 1 пункта 1 статьи 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него ( статья 260 ТК РФ );
  • сотрудники, супруги которых находятся в декретном по беременности и родам, независимо от времени их непрерывной работы у данного работодателя ( статья 123 ТК РФ );
  • лица, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев ( статья 122 ТК РФ );
  • работники моложе 18 лет ( статья 267 ТК РФ );
  • работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого ( статья 125 ТК РФ );
  • один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет ( статья 262.1 ТК РФ );
  • родители (опекуны, попечители), сопровождающие ребенка в возрасте до 18 лет, который поступает в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности, если организация-работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности ( статья 322 ТК РФ )
  • внешние совместители ( статья 286 ТК РФ );
  • отдельные лица, участвовавшие в военных действиях или пострадавшие от них (подпункт 17 пункта 1 статьи 14, подпункт 4 пункта 2 статьи 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ);
  • жены военнослужащих (пункт 11 статьи 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
  • женщины и одинокие мужчины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (подпункт Б пункта 3 Постановления ЦК КПСС от 22.01.1981 № 235; Решение Верховного Суда РФ от 17.06.2014 N АКПИ14-440);
  • почетные доноры России (подпункт 1 пункта 1 статьи 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Что необходимо учесть?

Не будем мудрствовать лукаво и ответим на вынесенный в заглавие этого пункта статьи вопрос.

Срок хранения графика отпусков в организации

Все это, как правило, выражается в ворохе заявлений на включение в график отпусков, анкет и записок личного характера на столе у руководителей структурных подразделений. К сожалению, не всякое пожелание может быть удовлетворено. Связывают это с тем, что работодатель, учитывая и беря в расчет мнение трудового элемента, соотносит его с нормами трудового законодательства.

В связи с этим и не может работодатель быть «добрым» ко всем. Ведь наличие определенного стажа, особенностей предоставления отпуска, особых льгот, привилегий, во многом, не позволяет установить для каждого работника удобную дату его ухода отпуск. Работник кадровой службы должен знать обо всех особенностях, влияющих на итоговый сводный документ.

То есть это влияет на саму возможность реализации работником отпуска, когда в отдельные временные отрезки компания просто не может позволить себе направлять сотрудниковна отдых и др. Таких ситуаций – тысячи и связаны они, в первую очередь, с особенностями конкретной организации.

Это регламентируется как ТК РФ, по части обязательности, так и самим существованием данного органа, являющего собой гаранта защиты интересов трудовых масс.

Можно ли отзывать сотрудников из отпуска?

У сотрудников, не относящихся к вышеуказанным категориям, также есть возможность идти в отпуск вне графика. Если обстоятельства меняются, работник пишет заблаговременно заявление на отпуск в свободной форме.

Если же работодатель вынужден вызвать сотрудника, то ему необходимо получить от работника письменное согласие. В заявлении работник указывает, что он обязуется использовать столько-то календарных дней, в другие даты. Далее оформляется приказ об отзыве в свободной форме. Сотрудник обязательно должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

Сегодня нередки ситуации, когда женщина, родившая малыша, торопится скорее выйти на работу. Поскольку, работая, она не может в полной мере осуществлять уход за ребенком, эта обязанность зачастую ложится на ближайших родственников. Например, часто уходит бабушка в декрет вместо мамы. Российским законодательством это не запрещено. О том, как оформить декретный отпуск для бабушки, читайте в этой статье.

24 Мая 2017 в 10:05

Приближается лето, а, значит, большинство сотрудников уйдет в отпуск. И не всегда оставшиеся смогут справиться с работой в случае аврала, вызванного неожиданной поломкой важного агрегата, внеплановой проверкой или болезнью коллег, оставшихся на работе. Узнаем, кого и как можно отозвать из отпуска и что делать с оставшимися днями отдыха.

19 Мая 2017 в 10:05

Действующее законодательство позволяет работницам, имеющим детей до полутора лет, работать на условиях неполного рабочего времени с сохранением пособия по уходу за ребенком. Правда, нигде не сказано, какая продолжительность времени является неполной и как оформить документы, чтоб у проверяющих органов не возникло претензий к организации.

10 Мая 2017 в 10:05

Очень интересная вещь – отпуск по беременности и родам. Называется отпуском, а предоставляется на основании больничного листа… Но почему-то требуется еще и заявление…

02 Мая 2017 в 19:05

Срок хранения графика отпусков в организации

Отпуск предоставляется за рабочий год, а график отпусков составляется на календарный. Не всегда удается объяснить это работнику с первого раза. А еще некоторые руководители любят требовать отчет о количестве неиспользованных дней отпуска у работников и не всегда желают слышать, что цифра эта непостоянная и верна только на конкретную дату. В общем, любой кадровик знает, что в вопросах предоставления ежегодного отпуска скучно ему не будет.

13 Марта 2017 в 19:03

Если же работодатель вынужден вызвать сотрудника, то ему необходимо получить от работника письменное согласие. В заявлении работник указывает, что он обязуется использовать столько-то календарных дней, в другие даты. Далее оформляется приказ об отзыве в свободной форме. Сотрудник обязательно должен быть ознакомлен с приказом под роспись.

24 Мая 2017 в 10:05

19 Мая 2017 в 10:05

10 Мая 2017 в 10:05

Очень интересная вещь – отпуск по беременности и родам. Называется отпуском, а предоставляется на основании больничного листа… Но почему-то требуется еще и заявление…

02 Мая 2017 в 19:05

Вводная информация

Сразу оговоримся, что мы не будем рассматривать очевидные вещи – понятно, что трудовые книжки. договоры и кадровые приказы должны быть в каждой организации. На нашем форуме информации по их оформлению достаточно, поэтому останавливаться на составлении данных документов не будем. Скажем только то, что при проверке инспекторы обязательно их посмотрят.

В рамках же этой статьи мы расскажем про документы, о которых в компаниях частенько забывают. Особенно в тех организациях, где кадровый учет ведет не сотрудник, специализирующийся на данном виде учета, а человек, совмещающий работу бухгалтера и кадровика. Итак, какие же кадровые документы (помимо трудовых книжек, договоров и приказов) обязательно должны быть в организации? Вот их перечень:

  • Табель учета рабочего времени
  • График отпусков
  • Штатное расписание
  • Правила внутреннего трудового распорядка
  • Расчетный листок
  • Книги учета трудовых книжек
  • Личная карточка работника

Постановление Госкомстата от 05.01.2004 под №1 подарило общественности целую россыпь унифицированных форм самых распространенных в управленческой практике документов.

Коснулось это и графика отпусков, чья форма формализована и закодирована с помощью короткого «Т-7» (шаблон в эксель и ворд представлен ниже).

Данная форма сама себя не исчерпывает.

Она может быть изменена под конкретные нужды организации, адаптирована под ее особенности, специфику и т.д.

Это значит, что никто не запрещает работодателю добавлять столбцы в табличную форму, видоизменять графы и т.д.

Данные, подлежащие внесению в график: когда и в каких случаях фиксируются?

Собственно, в таком документе, как правило, отражаются оплачиваемые отпуска, т.е., иными словами, ежегодный оплачиваемый отпуск.

Как в графике отпусков отразить нереализованный отпуск за прошлый год? Что делать? Тут может быть два варианта: либо он перенесен и это отражается в соответствующей графе графика, либо не предоставлен работодателем в связи с производственной необходимостью, по иным, независящим от работника причинам (подобные неурядицы отмечаются в специально предназначенной для этого графе «примечание»).

В любом случае, если отпуск не реализован в данном году, то он переносится, по согласованию, на следующий год, а в графике он отмечается традиционно (не лишним, правда, будет отметка в графе «примечание»).

Сразу оговоримся, что мы не будем рассматривать очевидные вещи – понятно, что трудовые книжки. договоры и кадровые приказы должны быть в каждой организации. На нашем форуме информации по их оформлению достаточно, поэтому останавливаться на составлении данных документов не будем. Скажем только то, что при проверке инспекторы обязательно их посмотрят.

Деление отдыха на части

125 статья – это та частичка Трудового кодекса, которая закрепляет за трудящимся право на многократное разделение своего отпуска.

Не без условия, конечно же: одна из единиц дробления не может составлять менее 14 дней. А все остальные части – пожалуйста.

Хоть 14 отпусков по одному дню, лишь бы руководство одобрило.

Уж если Кодекс позволяет, значит информация о факте дробления в графике как-то должна быть отражена.

Делается это просто: сколько частей отпуска у работника имеется, столько строчек под него в графике выделяется.

Особенности деления отпуска на части подробно рассмотрены в этой статей.

Особенности и условия хранения графика отпусков

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. 90 ТК РФ.

График отпусков не требует специальных условий хранения, кроме одного: защищенность персональных данных сотрудников, которые в нем содержатся. Поэтому особенности хранения графика отпусков — в том, чтобы доступ к нему был закрыт для посторонних. Кроме того, конечно, должна быть обеспечена сохранность графика в течение установленного срока. То есть, график отпусков может храниться, например:

  • В сейфе, несгораемом шкафу или в обычном шкафу, закрывающемся на ключ, вместе с другими кадровыми документами. Это подойдет фирмам с небольшой штатной численностью, где кадровые документы хранятся компактно;
  • В обычном шкафу или на полках с кадровыми документами, если личные данные сотрудников при этом будут защищены от доступа третьих лиц. Например, если здесь работают только сотрудники, имеющие право на обработку персональных данных;
  • Листы с графиком отпусков лучше расположить в папке или файле. Можно объединить его в папку с другими кадровыми документами с аналогичным сроком хранения;
  • Еще один вариант комплектования документов — хранить график отпусков вместе с заявлениями и приказами по отпускам за соответствующий год. Нужно учитывать лишь разницу в сроках хранения этих документов.

Срок хранения

График отпусков – это обязательный кадровый документ, который должны составлять все работодатели. В нем содержится график, согласно которому сотрудники предприятия будут уходить отдыхать на следующий календарный год.

График отпусков должен быть утвержден работодателем при учете мнения профсоюза как минимум за две недели до начала года, на который он составляется (согласно ст. 123 Трудового кодекса).

Так, график отпусков на 2020 год нужно составить до 17 декабря 2019 года.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

  • Москва:  7 (499) 350-8059.
  • Санкт-Петербург:  7 (812) 309-9401.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Документация, которая связана с работой трудового коллектива, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Данный вопрос урегулирован на законодательном уровне. Для определения сроков хранения графика отпусков работодателю следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов…», утвержденным Минкультуры в 2010 году под №558.

Согласно п. 693 данного документа, график отпусков должен храниться в организации в течение года после окончания его действия.

Дата, с которой начинает отсчитываться срок хранения, установлена как 1 января следующего календарного года (с указанного дня старый график отпусков перестает действовать).

Вместе с тем работодатель вправе хранить график отпусков и дольше, и это не будет являться нарушением.

Согласно п. 19 Перечня №558, сроки хранения графика отпусков, если они являются приложением к приказу, несколько отличаются. Такие документы должны храниться в течение 75 лет. Документация о дисциплинарных наказаниях, ежегодных днях отдыха, учебных отпусках подлежит хранению в течение 5 лет.

График отпусков утрачивает свою актуальность после завершения календарного года, на который он был утвержден. Но хранить данный документ необходимо по следующим причинам:

  1. Для того чтобы составить на его основании новый график отпусков на следующий год.
  2. На случай обнаружения ошибок при утверждении приказов о предоставлении сотрудникам отпуска.
  3. При возникновении конфликта между работником и работодателем по вопросу предоставления отдыха, в том числе при уходе сотрудника в самовольный отпуск вопреки графику.
  4. Для исправления ошибок бухгалтерии, которая неверно произвела расчет отпускных.
  5. На случай плановой и внеплановой проверки контролирующими инстанциями.
  6. Для анализа статистических данных о запланированных и фактически использованных отпусках.
  7. Для устранения разногласий относительно очередности предоставления отпусков при существенной численности персонала.

Место хранения

График отпусков не предусматривает каких-либо специальных условий хранения. Но работодатель не должен забывать о положениях ФЗ-152 «О персональных данных» от 2006 года. В связи с этим работодатель должен обеспечить надлежащую защиту персональных данных сотрудников, которые содержатся в графике отпусков и избежать их утечки.

Работодателю важно акцентировать внимание на обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении периода хранения. Ответственность за нарушение указанного правила наступает на основании ст. 90 Трудового кодекса.

Для обеспечения сохранности графика отпусков работодатель может хранить их в металлических ящиках, шкафах и сейфах, а также в мебельном шкафу, который закрывается на ключ. Помимо графика отпусков, здесь можно хранить другие кадровые документы.

Также график отпусков допускается хранить на полках шкафов с ограниченным доступом в указанное помещение третьих лиц.

В целях хранения графиков отпусков желательно завести отдельную папку, в которой будет собрана вся отпускная документация в хронологическом порядке или же иные документы с аналогичным сроком хранения.

В этой статье мы расскажем о том, какой способ утверждения графика отпусков выбрать, нужно ли знакомить работников с утвержденным графиком, сколько хранить и как правильно уничтожить график отпусков.

Еще один документ, косвенно связанный с трудовыми книжками, – личная карточка. О необходимости ведения личных карточек работников говорится, в частности, в пунктах 12 и 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Форма личной карточки утверждена постановлением Госкомстата № 1 (форма Т-2 ). Заполняется она на каждого сотрудника и хранится в организации в течение 75 лет.

На этом перечень обязательных для любой компании кадровых документов заканчивается. Однако трудовое законодательство упоминает еще и другие документы, которые должны появляться в компании в тех или иных случаях. О них мы детально поговорим в следующий раз.

*«Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Утверждение

В общем-то, вопрос ясен, но от этого он вызывает не меньше, а может быть и больше нареканий в среде работников и работодателей. Стоит поспособствовать разоблачению мифа о том, что есть категории работников, не подлежащих включению в документ: таких категорий не существует.

Будем последовательными: всякий гражданин, осуществляющий свою деятельность на основании законно оформленного трудового договора, имеет право на отпуск, а значит и на внесение данных о времени его предоставления в график.

Утверждение

В этой статье мы расскажем о том, какой способ утверждения графика отпусков выбрать, нужно ли знакомить работников с утвержденным графиком, сколько хранить и как правильно уничтожить график отпусков.

Надлежащее хранение графика отпусков может быть реализовано следующими способами:

  • в металлических ящиках, сейфах или шкафах, а также в любом мебельном шкафу, закрывающемся на ключ, наряду с прочей кадровой документацией;
  • на полках шкафов в помещениях с ограниченным доступом третьих лиц.

Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедший год в папках с документами аналогичного срока хранения.

Утверждение

Внесение изменений и отмена

Внести изменения в график работодатель не может. Это если инициатива исходит от него.

Но, в следующих случаях возможны вариации:

  1. Отпуск работника перенесен.
  2. Продлен.
  3. Сотрудник отозван с отдыха.
  4. Когда в организацию устроилось определенное количество новых работников.

Все эти случаи требуют внесения изменений, а последний – даже составления «дополнительного» графика, основывающегося на данных основного.

О периодичности внесения изменений ничего сказать нельзя, поскольку каждый рабочий день может привнести что-то новое, что повлияет на изменение конечного документа.

Кто подписывает график отпусков? За ведение графика отпусков, как правило, отвечает служба кадров, что влияет на технологию работы с ним. Сколько хранится график отпусков?

График отпусков – важный элемент в жизнедеятельности любой компании. Ведь, как говорится, работа работой, а отпуск – по расписанию.

Следует помнить, что составленный график отпусков (шаблон доступен для скачивания в статье) — это прежде всего план, который может не совпадать с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения в график. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений нужно указать дату начала перенесенного отдыха, а также можно указать причину переноса.

Вот как это выглядит в документе.

Изменения вносятся в случае:

  • временной нетрудоспособности работника во время отдыха;
  • отзыва из него;
  • если предоставление отдыха работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации.

Отмена графика отпусков после его утверждения уже невозможна, но можно все дополнения (например, по новым сотрудникам) оформить в виде приложений.

Книги учета трудовых книжек

Первый документ, о котором мы сегодня поговорим, – это табель учета рабочего времени. О том, что такой документ должна иметь любая организация, сказано в статье 91 Трудового кодекса. где закреплена общая обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени.

Формы для такого учета – Т-12 и Т-13 – утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – постановление № 1). Обратите внимание, что вести надо только одну (любую) из них. Отличаются они тем, что в форме Т-12 имеются графы для расчета заработной платы, а Т-13 – исключительно кадровая форма, в которой учитываются только явка сотрудников и отработанное ими время.

Хранить табели учета рабочего времени нужно в течение пяти лет после окончания года, за который они заполнялись (приказ Минкультуры России от 25.08.10 № 558 *; далее – приказ № 558). Обратите внимание: на предприятиях с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда срок хранения табелей составляет 75 лет, так как содержащиеся в них данные могут быть необходимы для исчисления стажа и пенсий.

О трудовых книжках мы уже вскользь упомянули в начале статьи. Но помимо самих трудовых книжек, организация должна вести еще два связанных с ними документа. Это приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. а также книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Образцы книг можно найти в постановлении Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

При составлении данных книг нужно помнить, что чиновники не только утвердили их формы и правила ведения, но и четко определили то подразделение, которое должно заполнять каждую из них. Так, ведение приходно-расходной книги возложено на бухгалтерию, а ведение книги учета движения трудовых книжек – на то подразделение организации, которое занимается оформлением приема и увольнения работников.

Также не забудьте, что данные книги ведутся в бумажном виде. Они должны быть прошиты, опечатаны и заверены подписью руководителя, а листы в книгах положено пронумеровать. Обе книги хранятся в течение 75 лет, а значит, их могут потребовать при любой проверке.

Формы для такого учета – Т-12 и Т-13 – утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – постановление № 1). Обратите внимание, что вести надо только одну (любую) из них. Отличаются они тем, что в форме Т-12 имеются графы для расчета заработной платы, а Т-13 – исключительно кадровая форма, в которой учитываются только явка сотрудников и отработанное ими время.

Штатное расписание

https://www.youtube.com/watch?v=

Идем дальше. В ряду уже озвученных документов штатное расписание стоит особняком. Дело в том, что напрямую в Трудовом кодексе не сказано о необходимости иметь штатное расписание в каждой организации. Но при этом в Кодексе есть норма, согласно которой в трудовом договоре нужно указать должность в соответствии со штатным расписанием (ст. 57 ТК РФ ). Вот и выходит, что в организации должен быть документ, где указываются наименования должностей, размеры окладов и другие условия.

Форма, по которой оформляется штатное расписание (форма Т-3 ), также утверждена постановлением Госкомстата №1. При этом штатное расписание (как и график отпусков) – документ, который вовсе не обязан быть статичным. Компания может оперативно добавлять или сокращать должности, переименовывать их и т.п.

Но любое это действие должно находить официальное подтверждение в приказах, вносящих изменения в штатное расписание. Также надо следить за тем, чтобы наименования должностей в штатном расписании (в его последней, действующей редакции) совпадали с наименованиями должностей в трудовых договорах и трудовых книжках.

Книги учета трудовых книжек

Срок хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

  • наименование организации (в полном виде)
  • наименование структурного подразделения (в полном виде)
  • номер дела (в соответствии с номенклатурой)
  • заголовок дела
  • срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

  • только оформленные и исполненные документы
  • один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
  • изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Благодаря обозначенной очерёдности отпусков, сотрудник может заранее спланировать своё время на отдых и провести его с максимальной пользой. Работодатель контролирует укомплектованность штата и не ищет замену сотруднику в последний момент.

График составляется кадровой службой и руководством организации совместно. Составителем может быть должностное лицо, выполняющее функцию кадровика. Например, помощник руководителя в мелкой организации.

Очерёдность составляется с учётом пожеланий сотрудников. Учитываются требования рабочего процесса: распределение должно не нарушать функционирование бизнеса и быть равномерным.

Разберемся, как правильно заполнить график отпусков на 2019 год. Начинать процесс составления документа необходимо заранее, до наступления установленного двухнедельного срока его утверждения. Порядок подготовки, согласования и утверждения лучше всего закрепить в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе), где будут отражены:

  • ответственный за составление (чаще всего руководитель отдела кадров);
  • ответственные по структурным подразделениям за предоставление в отдел кадров информации о желаемых периодах отдыха работников;
  • сроки предоставления таких сведений.

Сведения от каждого подразделения могут быть предоставлены в виде докладных записок или таблиц с указанием периодов отдыха каждого работника. После предоставления информации по всем подразделениям ответственный за составление сводит все данные в одну таблицу, собственноручно подписывает заполненную форму и издает приказ за подписью руководителя организации. Образец заполнения графика отпусков на 2019 год можно посмотреть далее в статье.

Расчетный листок

Следующий документ обязательно заинтересует проверяющих из трудинспекции. Речь идет о расчетном листке, который, согласно статье 136 ТК РФ. работодатель должен выдавать каждому работнику при выплате заработной платы. В листке должна содержаться информация о составных частях зарплаты за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.

Как показывает практика, о необходимости выдачи таких листков помнят не на всех предприятиях. А ведь за отсутствие расчетных листков при выплате каждой заработной платы инспектор имеет право штрафовать организацию на 50 тысяч рублей (ст. 5.27 КоАП РФ ). Вот поэтому-то расчетные листки так интересуют контролеров: затрат на выявление нарушения практически никаких, а штраф можно насчитать весьма внушительный.

Итак, что же надо сделать, чтобы этого штрафа избежать? Прежде всего, утвердить форму расчетного листка. Делается это приказом по организации, который издается на основании статьи 136 ТК РФ. В этом же приказе целесообразно зафиксировать порядок заполнения данного листка, а также порядок его выдачи сотрудникам, четко обозначив лиц,ответственных за каждый этап.

Обратите внимание, что форму расчетного листка и порядок выдачи его работникам нужно утвердить даже в тех организациях, где заработная плата перечисляется на банковские карты (письмо Роструда от 18.03.10 № 739-6-1).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector