Как рассчитать остаток отпуска — Первый юрист

Расчет числа дней неиспользованного отпуска при увольнении

Если увольняющийся работник имеет неотгулянные отпуска, то работодатель должен выплатить ему при увольнении компенсацию за неиспользованный отпуск (ст.127 ТК РФ).

Рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск также поможет наш онлайн-калькулятор.

ТК РФ устанавливает минимальную продолжительность основного оплачиваемого отпуска в размере 28 календарных дней, но этот период для некоторых категорий сотрудников может быть увеличен. Об этом мы говорили в этой статье. Кроме того, работник может быть положен, помимо основного оплачиваемого, еще и дополнительных оплачиваемый отпуск, о котором мы говорили здесь.

Рассчитывается он, начиная с первого рабочего дня на данном предприятии. Считается общий период с первого рабочего дня по настоящий момент. Из полученного значения вычитаются периоды, которые не включаются в отпускной стаж, согласно ТК РФ. Конечный результат выражается в полных месяцах. Месяц, в котором отработано менее 15 дней, не учитывается, месяц, в котором отработано 15 и более дней считается отработанным полностью и принимается равным единице.

Продолжительность отпуска работника составляет 28 дней. Работник увольняется, имея 1 месяц отпускного стажа. Число дней заработанного им отпуска в этом случае будет представлять собой результат деления 28 на 12, то есть 2,(3). Однако периодическая дробь не может быть использована работодателем в дальнейших расчетах, в связи с чем он вынужден прибегнуть к округлению полученного значения.

При этом в соответствии со сложившейся практикой округление производится до сотых долей. То есть результат составит 2,33 дня. Если же работодатель захочет округлить полученное значение до десятых или до целого числа, то в этом случае он будет вынужден округлять в большую сторону, то есть до 2,4 и до 3 соответственно.

Поскольку в пункте 28 Правил не сказано, что право на полную компенсацию дают 11 месяцев отпускного стажа только в первом рабочем году, это положение применяется к любому рабочему году, в котором увольняется работник. Судебной практики, которая опровергала бы такой вывод, не обнаружено.

Как рассчитать остаток отпуска - Первый юрист

Для определения точного количества дней отпуска сначала требуется рассчитать отпускной стаж сотрудника. Лучшим вариантом является ситуация, когда в стаж входит весь период работы сотрудника в компании. В процессе расчета заслуженных сотрудником числа дней отпуска могут возникнуть некоторые трудности, если, например, был неоплачиваемый отпуск, или сотрудник находился с ребенком.

Очень часто перед работниками бухгалтерии и кадровой службы встает вопрос, как рассчитать неиспользованные дни отпуска, положенные сотрудникам. Также и сами сотрудники порой хотят знать, сколько им положено дней отпуска на какую-либо дату. Как правильно произвести расчет этих дней, не обманув при этом ни работника, ни работодателя? Ниже вы найдете ответ на этот вопрос, мы рассмотрим на примерах различные ситуации, возникающие в процессе трудовой деятельности.

Для того, чтобы отправить работника в отпуск и рассчитать ему отпускные, нужно знать количество дней положенного ему отпуска. А для этого сначала необходимо рассчитать отпускной стаж работника, то есть период работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Статья 121 ТК РФ подробно раскрывает, какие периоды следует учитывать при расчете стажа, а какие нужно исключить.

Производя расчет для отпуска в неполном месяце, следует учитывать и календарные дни, которые приходятся на отработанный период, а не только рабочие (фактически отработанные). Так, и праздничные дни, а также выходные, которые не подпадают под периоды, перечисленные в п. 5 Положения, утвержденного правительственным постановлением от 24.12.2007 № 922, должны участвовать в расчете дней отпуска как те, что подпадают под отработанный период.

ВАЖНО! В общем случае отпуск за 1 год работы на новом месте человек может взять, отработав полгода. Но по договоренности с работодателем уйти отдыхать можно и раньше. Отдых за последующие годы предоставляется в любое время согласно установленной у работодателя очередности отпусков.

Увольняющемуся сотруднику полагается денежная компенсация неиспользованного отпуска. Причем компенсация выплачивается за отпуска, накопленные за весь период работы у конкретного работодателя. Для ее определения важно знать число дней отпуска, на которые работник получил право к моменту увольнения, и его средний заработок.

Как рассчитать остаток отпуска - Первый юрист

Павел Сутулин,эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска1. Размер данной компенсации определятся путем умножения числа дней отпуска, не использованного работником к моменту увольнения, на средний дневной заработок работника. В свою очередь, число дней неиспользованного отпуска представляет собой разницу между количеством дней отпуска, на которые работник получил право к моменту увольнения, и количеством дней отпуска, использованных работником.

Определение числа дней отпуска, заработанных к моменту увольнения

Отметим, что Трудовой кодекс не устанавливает порядка определения числа дней отпуска, заработанных работником к моменту увольнения. Однако для этих целей необходимо использовать положения Правил об очередных и дополнительных отпусках2 в части, не противоречащей Трудовому кодексу3. Так, при увольнении работника, проработавшего у данного работодателя не менее 11 месяцев и не использовавшего своего права на отпуск, ему выплачивается полная компенсация.

М0 : 12 = Ку : К0,

Как рассчитать остаток отпуска - Первый юрист

гдеМо — количество месяцев, отработанных работником;12 — количество месяцев в году;Ку — количество дней отпуска, на которые работник получил право к моменту увольнения;Ко — количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска работника.

Ку = (М0 * К0 ) : 12

Данная формула при расчете числа дней неиспользованного отпуска применяется и судами6.

Пример

Продолжительность отпуска работника составляет 28 дней. Работник увольняется по собственному желанию, отработав в текущем рабочем году 8 месяцев. Число причитающихся ему дней отпуска составит 28 дн. x 8 мес. : 12 мес. = 18,67 дня.

Вместе с тем существует и несколько иной подход к порядку определения числа дней отпуска, на которые работник получил право к моменту увольнения. Данная позиция основывается на разъяснениях Роструда7, в соответствии с которыми каждый отработанный работником месяц дает ему право на 2,33 (28 дн. : 12 мес.

Тем самым, по сути, Роструд предлагает разбить приведенную выше формулу на два отдельных арифметических действия:

  1. разделить число дней отпуска на 12;
  2. умножить полученное значение на число месяцев, отработанных работником.

Однако такой подход представляется автору противоречащим здравому смыслу и приводящим к заведомо искаженным результатам подсчета. Дело в том, что значение, получающееся в результате деления 28 на 12, представляет собой бесконечную десятичную дробь 2,(3), а число 2,33 получается в результате округления.

Применение данного порядка расчета приводит к возникновению очевидно абсурдных ситуаций.

Как рассчитать остаток отпуска - Первый юрист

Пример

2,33 дн. x 6 мес. = 13,98 дней.

Таким образом, по мнению автора, работодателю не следует пользоваться данным порядком расчета.

В то же время применение методики Роструда находит отражение в судебной практике8.Однако, даже если работодатель сочтет для себя приемлемым использование указанного подхода к исчислению количества заработанных работником дней отпуска, обратите внимание, что нельзя всем без исключения сотрудникам определять число положенных дней отпуска из расчета 2,33 календарного дня отпуска за каждый месяц стажа.

2,33 дня отпуска за месяц стажа положены только тем работникам, у которых продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Если полный отпуск больше 28 дней, то и количество дней отпуска за месяц стажа будет больше 2,33. Например, педагогу, отпуск которого составляет 56 календарных дней, за месяц отпускного стажа причитается 4,67 календарного дня отпуска (56 дн. : 12 мес.).

Также следует отметить, что действующим законодательством не предусмотрена возможность округления получившегося числа дней отпуска. В письме Минздравсоцразвития России9 отмечено, что округлить количество дней заработанного отпуска, в том числе до целых чисел, можно, но не по правилам арифметики, а в пользу работника.

Вместе с тем такой подход справедлив только для тех случаев, когда округление является желанием работодателя и производится, например, в целях облегчения дальнейших расчетов. Если же округление является объективной необходимостью, то работодатель, очевидно, вынужден его произвести независимо от того факта, что законодательством порядок такого действия не урегулирован. По мнению автора, в этом случае можно использовать общепринятые арифметические принципы округления.

Важно

Цифры с округлением, в соответствии с настройкой, полностью совпадают с цифрами в таблице на Рисунке 2. А что же показывает цифра в поле в центре экрана? Тот же остаток, но по всем отпускам сразу. Программа собирает «голые» остатки, складывает их и потом округляет: 127,25 15,75 50,75 = 193,75 = 194 дня.

Сроки выплаты отпускных

Как рассчитать остаток отпуска - Первый юрист

Работодатель должен выплатить отпускные работнику не позднее, чем за три календарных дня до начала отпуска (ст.136 ТК РФ).

— от 30000 руб. до 50000 руб. — для организации;

— от 10000 руб. до 20000 руб. — для ее должностных лиц;

— от 1000 руб. до 5000 руб. — для работодателя-ИП.

Стоит отметить, что если работодателя ранее уже наказывали за данное нарушение, то размер штрафа будет больше (ч.7 ст.5.27 КоАП РФ).

Калькулятор расчета отпускных

Дни, исключаемые из отпускного стажа, сдвигают окончание рабочего года сотрудника (Письмо Минтруда России от 18.10.2019 N 14-2/В-1045). Например, работник принят на работу 11.04.2019. С 05.09.2019 по 23.09.2019 он брал неоплачиваемый отпуск. Если бы этот отпуск работника составлял 14 календарных дней или меньше, то рабочий год закончился бы 10.04.2019.

  • время фактической работы;
  • время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место/должность (например, это ежегодный оплачиваемый отпуск, выходные дни, нерабочие праздничные дни, период болезни, отпуск по беременности и родам и т.д.);
  • отпуск за свой счет, продолжительность которого не превышает 14 календарных дней в течение рабочего года;
  • период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего не по своей вине обязательный медицинский осмотр;
  • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе.

Время работы на одного работодателя, дающее право на уход в ежегодный отпуск, который будет оплачен, может понадобиться не только непосредственно для вычисления этого периода, но и для того, чтобы знать, какое количество дней подлежит компенсации при увольнении.

  • то время, когда он фактически выполнял свои обязанности;
  • периоды, когда работник отсутствовал на работе, но место за ним было сохранено (отпуск, больничный, декрет, воинская служба и т.п.);
  • выходные и другие нерабочие дни;
  • вынужденное отсутствие на работе при незаконном увольнении;
  • отстранение по причине несвоевременного прохождения медосмотра (если в этом нет вины сотрудника);
  • дополнительные административные отпуска (не более двух недель за календарный год).

Остались вопросы? Смотрите видеоурок в Контур.Школе про особенности расчета отпускных.

Отпускные и страховые взносы

Как рассчитать остаток отпуска - Первый юрист

По общему правилу отпускные облагаются не только НДФЛ, но и страховыми взносами (пп.1 п.1 ст.420 НК РФ, ст.20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Страховые взносы с отпускных начисляются в том же месяце, когда работодатель производит начисление самих отпускных (п.1 ст.424, п.1 ст.431 НК РФ, п.9 ст.22.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Учет отпускных при расчете налога при УСН

Виды используемых ежегодных отпусков объявляются в одноименном справочнике. Количество видов ежегодных отпусков не ограничено и остается на усмотрение пользователя. Однако, нужно отметить, что заполнять справочник стоит только теми видами отпусков, которые реально используются в организациях предприятия.

Для каждого вида отпуска можно настроить способ расчета оставшихся неиспользованных дней отпуска (по рабочим или календарным дням) и указать количество дней отпуска, на которые работник имеет право в течение года (см. рис. 1).

Рис. 1

На дополнительные отпуска могут иметь право не все работники предприятия, более того, на предприятии может существовать несколько видов отпусков и право работников на их использование может зависеть от различных критериев. В конфигурации реализована возможность определить список «доступных» отпусков для каждой должности организаций и указать для каждого вида отпуска его продолжительность применительно к этой должности.

Заполнить этот список можно на закладке «Ежегодные отпуска» формы справочника «Должности организаций». В список необходимо добавлять только те виды отпусков, продолжительность которых для работников данной должности отличается от указанной в справочнике «Виды ежегодных отпусков». В частности, если дополнительный отпуск предоставляется ограниченному количеству категорий работников, в справочнике «Виды ежегодных отпусков» удобно оставить величину продолжительности отпуска не заполненной, а для конкретных должностей указать реальную продолжительность.

При регистрации отпусков используются виды расчета из плана видов расчета «Основные начисления организации». Каждому виду расчета здесь можно сопоставить вид ежегодного отпуска, заполнив группу реквизитов «Ежегодные отпуска» на закладке «Использование» (см. рис. 2). Предполагается, что предопределенному виду расчета «Оплата отпуска по календарным дням» будет сопоставлен вид ежегодного отпуска, соответствующий основному ежегодному отпуску.

Рис. 2

Как рассчитать остаток отпуска - Первый юрист

Для видов расчета, описывающих дополнительные отпуска, на закладке «Время» формы вида расчета должен быть установлен вид времени «Неотработанные полные смены, а также командировки», а в качестве вида времени по классификатору должен быть указан предопределенный элемент «Классификатора использования рабочего времени» «Дополнительный отпуск». Такие настройки необходимы для оформления кадровых приказов на дополнительный отпуск, а также для корректного расчета и учета времени отпуска.

Кроме вышеприведенных настроек, а также вида ежегодного отпуска, все остальные реквизиты вида расчета, описывающего дополнительный отпуск, чаще всего совпадают с реквизитами вида расчета, соответствующего основному ежегодному отпуску.

Виды расчета, предназначенные для расчета компенсации неиспользованных дней отпуска, относятся к плану видов расчета «Дополнительные начисления организации». В системе введены шесть предопределенных видов расчета, соответствующих компенсациям отпусков при увольнении и без увольнения, удержаниям за неотработанные дни отпуска, рассчитываемым по календарным дням или из расчета шестидневной рабочей недели. Расширить список видов расчета для компенсации отпуска пользователь не может.

Для всех видов расчета, описывающих компенсации неиспользованных отпусков (удержания за отпуск, использованный авансом), необходимо в разделе «Компенсации ежегодных отпусков» на закладке «Использование» отметить, что это компенсация отпуска и указать вид ежегодного отпуска, остаток которого будет компенсирован (см. рис. 3). В данный момент предусмотрена компенсация только основного ежегодного отпуска.

Рис. 3

Как рассчитать остаток отпуска - Первый юрист

Порядок расчета остатков для основного ежегодного отпуска система автоматически настроит при обновлении информационной базы до релиза 2.5.8 и выше. Однако условием успешного обновления является то, чтобы в информационной базе был заполнен регламентированный производственный календарь за все годы, по которым в программе есть отпуска.

Для дополнительных же отпусков, после того, как все подготовительные настройки выполнены, необходимо перепровести все документы «Отпуска организаций», «Начисление отпуска работникам организаций» и «Расчет при увольнении работника организаций». При этом произойдет наполнение регистра накопления «Фактические отпуска организаций», влияющего на расчет остатков отпусков.

Актуальные на текущий момент остатки отпусков можно увидеть с помощью отчета «Регламентированные отпуска сотрудника», который формируется из карточки сотрудника с помощью одноименной команды меню «Печать».

Остатки отпусков изменяются при проведении документов «Отпуска организаций», «Начисление отпуска работникам организаций» и «Расчет при увольнении работника организаций». Во всех этих документах при заполнении реализовано автоматическое заполнение рабочего года, за который предоставляется отпуск. Следует отметить, что, поскольку документы «Отпуска организаций» и «Начисление отпуска работникам организаций» регистрируют, фактически, одно и то же событие — предоставление отпуска работнику, то при проведении документа «Начисление отпуска работникам организаций» система анализирует существующие кадровые документы по отпускам данного работника и, если находит документ с пересекающимся периодом отпуска, то расчетный документ движения по регистру не делает.

Следует напомнить, что основной задачей описываемого механизма, является автоматический расчет остатка отпуска работника при увольнении. В документе «Расчет при увольнении работника организации» при выборе работника и приказа об увольнении автоматически рассчитывается количество неиспользованных дней отпуска на дату увольнения (или количество неотработанных дней отпуска). Отчет, позволяющий проверить правильность расчета (см. рис. 4), можно получить с помощью кнопки открытия рядом с числом дней отпуска.

Как рассчитать остаток отпуска - Первый юрист

Рис. 4

Как уже говорилось, система позволяет автоматически рассчитать количество неиспользованных дней только одного вида отпуска. Однако, в случае наличия дополнительных отпусков, имея в своем распоряжении подробный протокол расчета, не составит труда откорректировать автоматически рассчитанное число неиспользованных дней отпуска.

Пример

19 марта 2007 года на работу принят Насыров Семен Семенович. Он имеет право на основной ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней и дополнительный отпуск продолжительностью 14 дней. 20 мая 2008 года он увольняется. За время работы он был в отпуске однажды, с 24 марта по 17 апреля 2007 года.

При увольнении работника из документа «Расчет при увольнении» получен протокол расчета количества неиспользованных дней отпуска (см. рис. 4). Из протокола видно, что работник использовал часть основного и часть дополнительного отпуска, а также в отчете указаны остатки отпусков на момент увольнения. Также в протоколе отображен факт ввода остатков (18 апреля 2008 г.)

Компенсация неиспользованного отпуска без увольнения регистрируется документом «Начисление отпуска работникам организации». В этом документе не реализован автоматический расчет количества неиспользованных дней отпуска, поскольку предполагается, что документ будет использоваться для расчета отпускных гораздо чаще, нежели для расчета компенсации отпуска, и расчет остатка отпуска при каждом вводе нового документа не целесообразен.

Более того, в случае компенсации отпуска без увольнения, работодатель вовсе не обязательно будет единовременно компенсировать работнику весь остаток неиспользованного отпуска. При проведении такого документа, система фиксирует факт компенсации и учитывает его при дальнейшем расчете остатка отпуска.

В управленческом учете основной задачей механизма расчета остатков отпусков является определение положенного размера отпуска для целей планирования отпусков.

Размер ежегодного управленческого отпуска, одинаковый для всех сотрудников предприятия, хранится в регистре сведений «Учетная политика по персоналу» и указывается в рабочих днях. Если в регистре нет ни одной записи, размер отпуска принимается равным 20 рабочим дням. Если запись в регистре есть, но количество дней отпуска не указано, размер отпуска принимается равным 0.

Кроме основного ежегодного управленческого отпуска, работники могут иметь право на отгулы, то есть дополнительные дни к отпуску. Право на такие отгулы чаще всего зависит не от служебного положения (т. е. должности) работника, а возникает вследствие конкретных заслуг: переработок, сверхурочных, досрочного выполнения работы и пр.

Поэтому приобретение права на отгулы для всех категорий работников регистрируется в системе специальным документом «Право на дополнительные дни отпуска» (см. рис. 5).

Рис. 5

Как рассчитать остаток отпуска - Первый юрист

Остатки управленческих отпусков работников отображаются в отчете «Управленческие отпуска сотрудника», вызываемого из карточки сотрудника. Отметим, что в управленческом учете рабочим годом считается календарный год с 1 января по 31 декабря или с момента приема работника на работу до конца года.

Планирование отпусков осуществляется с помощью инструмента утверждения отпусков «График отпусков».

Двойной щелчок мыши на фамилии работника позволяет открыть карточку отпусков работника, в которой отмечаются все утвержденные и фактически использованные отпуска, а также остаток отпуска на текущий момент. С помощью кнопки «Подробнее по отпускам» можно сформировать отчет обо всех событиях, влияющих на продолжительность отпуска работника: приеме на работу, получении права на отгулы, приказе об отпуске (см. рис. 6).

Рис. 6

Из карточки отпусков работника можно запланировать отпуск, то есть создать документ «Планирование отпуска». При выборе дат начала и окончания отпуска в графе «Примечание» автоматически сформируется строка комментария, содержащая сведения о том, отпуск за какие периоды и какой продолжительностью будет израсходован (см. рис. 7).

Подсчет дней отпуска, полагающихся сотруднику

— отпуска по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста (абз. 7 ст. 121 ТК РФ); — отсутствия работника на работе без уважительных причин (прогул) (абз. 7 ст. 121 ТК РФ); — отстранения работника от работы предусмотренные ст. 76 ТК РФ; — отстранения работника от работы предусмотренные ст. 330.4 ТК РФ;

— отстранения спортсмена от участия в спортивных соревнованиях предусмотренные ст. 348.5 ТК РФ; — отстранения членов исполнительных органов финансовой организации от работы и (или) от занимаемой должности в соответствии с пп. 2 п. 2 ст. 183.11 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» от 26.10.2002 № 127-ФЗ;

— отстранения прокурора от должности в соответствии с абз. 3 п. 1 ст. 42 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации» от 17.01.1992 № 2202-1; — отстранения сотрудника внутренних дел от работы в соответствии с п. 4 ч. 4 ст. 33 Федерального закона «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ;

— отстранения от должности сотрудника Следственного комитета в соответствии с п. 2 ст. 29 Федерального закона «О следственном комитете Российской Федерации» от 28.12.2010 № 403-ФЗ; — отстранения работника от работы в соответствии с абз. 4 п. 2 ст. 5 Федерального закона «Об иммунопрофилактике инфекционных болезней» от 17.09.1998 № 157-ФЗ;

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock
detector