Служебная записка на списание товара

Как написать служебную записку?

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.

Cпецодежды (СИЗ)

Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом

Васильеву И. В.

от HR-менеджера Иванова И. И.

Служебная записка на списание товара

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5

В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».

С уважением

Иванов Иван Иванович (подпись)

16 января 2016 года.

Такой документ обычно пишется в единственном экземпляре и только при острой необходимости составляется его копия.

Цель служебной записки— уведомить должностное лицо  о необходимости списать объекты ОС вследствие указанных причин.

Написать записку должно ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и учет основных средств. Ходатайство составляется на имя генерального директора.

Если служебную записку пишет человек, который обладает необходимой информацией о стоимости ОС, то в ней указывается оценочная и остаточная стоимости.

Чаще всего такое ходатайство пишет инженер по АХЧ, а также лицо, имеющее доступ к учету ОС.

Чаще всего оборудование или другие основные средства списываются в случае, если:

  • Объект изношен морально или физически. Считается непригодным для дальнейшего использования и эксплуатации.
  • На предприятии происходит техническое оснащение, расширение, а также замена основных средств.
  • ОС пострадало в результате аварии или стихийных бедствий и не пригодно к дальнейшей эксплуатации.
  • Обнаружена недостача в результате инвентаризации.

При этом служебную записку можно не писать, а также не согласовывать с руководством списание ОС, если его первоначальная стоимость ниже суммы, установленной  внутренними правовыми актами или законодательством.

При списании в связи с недостачей нужно уточнить начальную стоимость оборудования, стоимость его амортизации и списать долг на виновное лицо, если таковое было установлено.

Важно! Даже если у основного средства амортизация составила 100% без прохождения полной процедуры по списанию нельзя выкидывать оборудование или утилизировать его.

Это противозаконно и может привести к привлечению к дисциплинарной или материальной ответственности виновных лиц.

Подобные расходы могут привести к росту себестоимости имущества определенных подразделений, которые занимаются эксплуатацией основного средства. Торговые компании все начисления по амортизации включают в издержки.

Дефектная ведомость В процессе оформления дефектной ведомости нужно указать в ней следующие сведения:

  • обоснование того, по какой причине данная процедура является целесообразной с экономической точки зрения;
  • источник информации в пределах компании для проведения анализа того, по какой причине произошел износ основных средств;
  • документ, в котором указывается решение эксперта.

В данной ведомости указывается информация, подтверждающая факт отсутствия возможности дальнейшей эксплуатации основных средств, что привело к необходимости их списания.

Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.

Cпецодежды (СИЗ)

В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.

Васильеву И. В.

Служебная записка на списание товара

С уважением

Спецодежда

Подобная бумага несколько отличается от других служебных записок. Дело в том, что у спецодежды существует определённый срок службы, установленный предприятием производителем. Для того чтобы произвести списание спецодежы пришедшей в негодность раньше срока, в служебной записке придётся указать довольно серьёзные основания.

В качестве основания в обязательном порядке следует ссылаться на акт списания спецодежды. Однако при составлении стоит помнить, что на сегодняшний день любое начальство очень внимательно относиться к документам такого рода.

Дело в том, что злоумышленники посредством подобных бумаг могут реализовать множество коррупционных схем. Другими словами списать нормальную спецодежду, после чего продать её налево.

Внимание

Вместе с запиской передаются копии документов, на основании которых будет проводиться списание;Обратите внимание! Оценить возможность дальнейшего использования вещи или её ремонта может только специалист. Однако вещь может быть списана из-за морального и материального устаревания, если вышел срок её нормативной эксплуатации.

  1. Должность, подпись, фамилия и инициалы автора документа.

Записку оформляет материально ответственное лицо или руководитель подразделения, в зависимости от установленных в организации правил;

  • Отметки о согласовании. В оформлении списания участвуют, как минимум, двое сотрудников: материально ответственный и начальник.
  • Служебная записка на списание товара

    Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ. 1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара.

    В процессе работы некоторые вещи расходуются или полностью приходят в негодность. Это может быть сырьё, инструменты, иные материалы и даже предметы обычного обихода, вроде столов и или стульев. После этого должна быть проведена процедура исключения указанных предметов из бухгалтерского учёта. Старт этому процессу даёт служебная записка на списание материальных ценностей.

    Как написать

    В каждой организации своя система списания материальных ценностей. В больших компаниях эта работа ведётся отдельной комиссией, которая функционирует по определённым дням. В небольших фирмах такие операции проводятся по мере необходимости разными сотрудниками. Но везде проводится определённое документальное оформление.

    Данная служебная записка должна содержать следующую информацию:

    1. Реквизиты документа. Обычно записка имеет дату, номер и название, раскрывающее тематику. В небольшой компании, где делопроизводство не систематизировано на должном уровне, может присутствовать только дата. На крупных предприятиях номер и дату прописывает делопроизводитель, который осуществляет также регистрацию документа в журнале;
    2. Адресат. Записка адресуется директору или заместителю директора, который занимается вопросом обеспечения организации материальными ценностями, например, главному инженеру;
    3. Просьба о списании перечисленных материальных ценностей;
    4. Сведения о предметах, которые были израсходованы или пришли в негодность, обычно подаётся в виде таблицы. В ней должны быть следующие графы:
    • Номер строки;
    • Наименование предмета;
    • Количество;
    • Инвентарный номер;
    • Балансовая стоимость.
    1. Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.

    Это может быть акт проверки, решение комиссии о непригодности вещи к дальнейшему использованию, заключение экспертизы о том, что определённый прибор сломан и его восстановление экономически нецелесообразно;

    1. Сведения о материально ответственном лице и о подразделении, в котором использовались ценности;
    2. Период, за который был совершён расход. Сроки списания зависят от правил, установленных на предприятии. Это может быть месяц или квартал;
    3. Перечень приложений. Вместе с запиской передаются копии документов, на основании которых будет проводиться списание;
    1. Должность, подпись, фамилия и инициалы автора документа. Записку оформляет материально ответственное лицо или руководитель подразделения, в зависимости от установленных в организации правил;
    2. Отметки о согласовании. В оформлении списания участвуют, как минимум, двое сотрудников: материально ответственный и начальник. Один подписывает записку непосредственно, а другой ставит на документе свою визу о том, что изложенные сведения соответствуют действительности.

    Служебная записка направляется адресату, который утверждает её или отказывает в утверждении. Далее документ следует в бухгалтерию, где должны быть приняты меры по приведению баланса в соответствие.

    Образец текста

    Более наглядно изложенная информация будет смотреться на примере.

    № 03-64/85                                                                         Директору ООО «ТехАртГрупп»

    от ДД.ММ.ГГГГ                                                                  Подольскому М.Е.

    Служебная записка на списание товара

    Служебная записка

    О списании материальных средств

    Номер Наименование Количество Ед. изм. Инв. ном. Причина списания Стоимость за 1 ед. Общая стоимость
    1 Конверт А4 немаркированный без окна 80 шт. б/н Использованы для отправки корреспонденции. 10 руб. 800 руб.
    2 Сканер HP SсanJet 200 1 шт. 79633 Общая неисправность. Моральное и материальное устаревание. 4000 руб. 4000 руб.
    3 Компьютерное кресло Метта ВК-8. 1 шт. 83923 Поломка механизма регулировки высоты, деформация сидений. Восстановление экономически нецелесообразно. 5000 руб. 5000 руб.

    Подразделение: юридическое бюро.

    ведущий юрисконсульт                  _________                             Сергеенко С.К.

    Основания для списания: результаты экспертизы, проведённой специалистами ремонтного отдела и проверки использования расходных материалов.

    Приложения:

    1. Заключение ремонтного отдела № 37 от ДД.ММ.ГГГГ.
    2. Акт проверки использования расходных материалов № 28 от ДД.ММ.ГГГГ.

    Начальник бюро                                                                              Степанов Д.В.

    Очень важно вовремя проводить списание определённых материальных ценностей и контролировать нахождение в помещениях организации всех предметов, которым присвоены инвентарные номера. Материально ответственный работник при выявлении нарушений будет отвечать за них из собственных доходов. Поэтому оформление служебной записки входит в его интересы.

    • излагайте суть лаконично, без лишних деталей и описаний;
    • не включайте в текст записки информацию, не относящуюся к ее основной теме.

    Важно

    Все эти особенности документирования деятельности Комиссии ВУ должны быть установлены в небольшом по объему регламентирующем документе, например, Регламенте работы Комиссии ВУ, особенно если она создается в организации в статусе постоянно действующей. Издание подобных регламентирующих документов стало необходимостью в современных организациях, поскольку в Инструкции по делопроизводству (документе достаточно высокого уровня) невозможно предусмотреть всех конкретных случаев документирования и идентификации документов. Общие правила регистрации в каждой управленческой ситуации нуждаются в уточнении и конкретизации.

    Процедура увольнения за совершение по месту работы хищения чужого имущества

    » Как правильно пишется

    Служебная записка

    Служебная записка — документ, являющийся основным видом коммуникации, происходящей внутри любой организации или ее подразделений практически по всем вопросом рабочего процесса. Посредством этого вида документа решаются вопросы как внутри подразделений, так и между работниками и вышестоящими должностными лицами. Как правило, служебные записки используются с целью отображения информационных отношений между отделами и лицами, работающими в них, документально.

    Служебная записка составляется руководителями одних подразделений на имя руководителей других подразделений учреждений или организаций. Только в этом случае (равнозначного должностного статуса) данный вид документа отличается от обычной докладной записки .

    Содержание служебной записки в основном содержит какое-либо рабочее предложение, либо просьбу, иногда другую служебную информацию. Служебная записка, в которой работник называет причины не выполнения поставленных перед ним ранее задач или планов, является объяснительной запиской, и направляется непосредственно вышестоящим руководителям.

  • вопросы, связанные с материально-техническим обеспечением
  • вопросы информационного характера
  • вопросы по организации рабочего процесса
  • хозяйственные вопросы.
  • Как самостоятельный вид документа, служебная записка не внесена в общероссийский классификатор управленческих документов ( ОКУД ). Не смотря на это, широко используется на практике при решении деловых вопросов. При этом стоит соблюдать правила ее оформления, согласно требованиям ГОСТ 6.30-2003 УСД.

    Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.

    Директору ООО «Сфера».
    Павлову Н.П.
    Слева в верху — наименование структурного подразделения: Отдел документооборота
    По центру: Докладная записка.
    Далее — дата и номер документа в левой части: 07.05.2013 №1.
    В правой – место: г. Москва.
    Ниже — заглавие: О замене картриджа.

    Текст:Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.
    Прошу Вас рассмотреть вопрос о замене вышедшего из строя картриджа на новый.
    Внизу – сведения об адресате и его подпись: заместитель начальника отдела – подпись — Власов Д.И.

    Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.

    Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.

    Например:О необходимости перевода учащегосяДовожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.

    Служебная записка на списание товара

    Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.

    Например:О нарушении трудовой дисциплины.Довожу до Вашего сведения, что 07.05.2013 бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.Документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия, Глазковой Н.Д. не предоставлено. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Глазковой Н.Д. выговор.

    Докладные записки составляются в свободной форме: первая часть – изложение сути вопроса, вторая – выводы и предложения. Оформление зависит от адресата.

    Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.

    1. работодатель приобретает спецодежду за счет собственных средств;
    2. работодатель выдает спецодежду работникам бесплатно;
    3. спецодежда (комбинезоны, каски, противогазы, сапоги и т. п.) должна быть сертифицирована.

    Работник имеет полное право не исполнять свои трудовые обязанности, если работодатель не обеспечил его соответствующими средствами защиты. При этом последний обязан оплатить возникший по этой причине простой (ч.6 ст.220 ТК РФ, п.11 Приказа № 290н).

    Документальное оформление движения спецодежды Учет спецодежды регламентируется Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина РФ от 26.12.2002 г. №135н (далее – Методические указания № 135н). В соответствии с п.

    Следовательно, в том случае, когда учетной политикой по бухгалтерскому учету установлен иной лимит (или он вообще не предусмотрен), организации торговли или общепита придется организовать двойной учет таких объектов: • в бухгалтерском учете – списывать в состав расходов (издержки обращения) по мере начисления амортизации;

    • в налоговом учете – стоимость подобной спецодежды списывается в момент ее передачи в производство (эксплуатацию) в полном размере. Аналогичный порядок относится и к спецодежде (независимо от срока ее эксплуатации), числящейся в бухгалтерском учете предприятий в качестве материально-производственных запасов.

    Нормы выдачи спецодежды организации могут устанавливать как самостоятельно, исходя из разумной потребности в спецодежде, так и на основании отраслевых норм бесплатной выдачи спецодежды, утвержденных Минтрудом России.

    Служебная записка на списание товара

    Порядок выдачи спецодежды в организациях общественного питания определен Приложением № 7 постановления Минтруда России от 29 декабря 1997 года № 68 „Об утверждении Типовых отраслевых норм бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты“, а также сверх норм по разработанным локальным нормам обеспечения работников спецодеждой и другими средствами индивидуальной защиты (утвержденными приказом предприятия). Приведем пример заполнения служебной записки на выдачу комплекта спецодежды (образец 6).

    • Номер.
    • Наименование объектов.
    • Количество.
    • Балансовая стоимость.
    • Инвентарный номер.

    Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

    Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

    • о наименовании предприятия,
    • дате ее составления,
    • сотруднике, который пишет записку,
    • должностном лице, к которому она направляется.

    Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

    Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

    После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

    1. Ходатайство пишется на руководителя конкретной организации. Должно быть обозначено название продукции, количество и назначение.
    2. Записка на конкретного работника или группу лиц составляется с указанием вышестоящего руководителя, которому подчиняется автор, и лица, на кого оформляется документ.
    3. При необходимости замены старого оборудования следует указать причины, по которым просьба должна быть удовлетворена.
    4. Письмо о премировании оформляется с обозначением достижений сотрудника.
    5. При желании повышения в должности надо обозначить полные сведения о том, с чем связана эта просьба.
    • должность и

      Инфо

      Ф. И. О. руководителя (или иного ответственного лица), в адрес которого направляется записка (например: «Заместителю директора по хозяйственной части ООО „Ритм“ Жукову П. Л.»);

    • свою должность и Ф. И. О. (например: «от инженера-проектировщика Тумановой Л. И.»).
    1. Описательная часть:
    • в середине листа укажите кратко название документа (например: «Служебная записка по списанию материальных ценностей»);
    • под названием (начиная с начала строки после отступа) изложите основной текст, в табличной или текстовой форме раскройте все важные аспекты: название материальных ценностей, их инвентарные номера, места нахождения, описание дефектов, причины их возникновения, выводы о необходимости списания.
    1. Заключительная часть.

    Под текстом записки поставьте дату его составления и подпишите.

    Внимание

    Основные причины С баланса компании могут списываться здания, транспортные средства, различное оборудование и другое имущество, которое непосредственно относится к основным средствам, если оно приходит в негодность по причине всевозможных аварий, физического износа, стихийных бедствий или, к примеру, нарушения нормальных условий эксплуатации.

    Имущество, которое относится к категории основных средств, лучше всего списывать в том случае, когда его восстановление не представляется возможным или же нецелесообразно с экономической точки зрения.

    1. Наименование адресата.
    2. Имя, фамилию, отчество и должность человека, составлявшего бумагу.
    3. Прошение о списании определённых материалов.
    4. Таблицу, в которой необходимо обозначить номер, наименование списываемых объектов, их количество, общая балансовая стоимость, присвоенный инвентарный номер.
    5. Далее, перечисляются основания для проведения подобной процедуры, например, поломка, или неисправность аппаратуры.
    6. Последним шагом, нужно поставить дату составления и подпись составителя.

    Спецодежда

    Инфо

    Шаг 5: проводим инвентаризацию В соответствии с п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно должна быть проведена инвентаризация. Результаты ее проведенния являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете. Шаг 6: составляем опись утраченных (поврежденных) документов Опись (Пример 4) прилагается к акту расследования порчи документов.

    • непреодолимой силы;
    • нормального хозяйственного риска;
    • крайней необходимости или необходимой обороны (текст приказа в этой ситуации показан в Примере 10.1 – здесь работника даже наградили);
    • неисполнения работодателем обязанности по обеспечению надлежащих условий для хранения имущества, вверенного работнику.
    • Если Комиссия ВУ является постоянно действующей, то ее акты, а также протоколы заседаний регистрируются (идентифицируются):
    • в пределах срока ее полномочий и
    • в пределах своих документопотоков (в каждом документопотоке – в валовом порядке, т.е. отдельно по порядку номеров актов и номеров протоколов заседаний).
    • При этом индекс оформляется, как правило, целым числом, без дробей и косых линий. Естественно, Комиссии ВУ необходимо будет вести журналы регистрации протоколов заседаний и актов, формировать данные документы в дела (ответственность возлагается на председателя Комиссии ВУ или секретаря, если он есть).
    • Если же Комиссия ВУ создана как разовая, то ее деятельность документируется, как правило, одним актом и одним протоколом.

    Cпецодежды (СИЗ)

    Инфо

    Шаг 3: создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов Такая комиссия создается приказом руководителя. В необходимых случаях для участия в работе комиссии (Пример 2) приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документо-обороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105). Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц.

    В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации. Шаг 4: составляем акт по итогам работы комиссии Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации (Пример 3).

    Важно

    При выявлении фактов хищения или порчи товарно-материальных ценностей, которые принадлежат организации либо находятся у нее в аренде, на хранении и т.п., нужно провести инвентаризацию (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Если же работник совершил по месту работы хищение (растрату, повреждение, уничтожение) имущества, не принадлежащего организации (например, имущества других работников), инвентаризацию проводить необязательно. 3. Получение объяснений от работника, совершившего хищение чужого имущества по месту работы До издания приказа о привлечении к дисциплинарной ответственности за хищение (растрату, повреждение, уничтожение) чужого имущества по месту работы от работника нужно потребовать письменное объяснение (ст.

    Внимание

    Если правоохранительным органом будет принято решение о возбуждении уголовного дела или дела об административном правонарушении по факту хищения (растраты, повреждения, уничтожения), то представителю организации нужно проследить, чтобы ее признали потерпевшей по делу. При расследовании уголовного дела выносится отдельное постановление (п. 1 ст. 42 УПК РФ), а при рассмотрении дела об административном правонарушении делается соответствующая запись в протоколе (п. 2 ст. 28.2 КоАП РФ). После признания организации потерпевшей она вправе ознакомиться с материалами дела и может получить копию постановления или приговора суда (п.

    2 ст. 25.2 и п. 2 ст. 29.11 КоАП РФ, пп. 12 и 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ). Для ее получения в суд, рассматривающий дело, нужно подать соответствующее ходатайство (п. 2 ст. 29.11 КоАП РФ и ст. 312 УПК РФ).Обратите внимание еще на один момент: если наименование подразделения (Комиссии ВУ) указывается в качестве составной части реквизита «автор документа» и оформляется отдельной строкой под наименованием организации, то в должности подписавшего документ (реквизит «подпись») оно не дублируется (сравните Примеры 11 и 4). В актах и протоколах при необходимости место составления или издания документа подлежит конкретизации, вплоть до названия конкретного помещения, его номера (например, цех № 3 или комната № 17). Сравните Примеры 5 и 6. Статус Комиссии ВУ (постоянно действующая или создаваемая для решения конкретных, разовых задач) влияет на наличие и оформление индексов, т.е.

    Служебная записка на списание тмц

    В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

    Внимание! «Бумажный» вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.

    Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:

      Служебная записка на списание товара
    • наименование организации, подразделения;
    • кому адресуется, от кого – должности, фамилия;
    • заголовок документа (по центру – «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА»);
    • регистрационный номер;
    • что именно нужно закупить и в связи с чем;
    • подпись с расшифровкой, дата написания.

    Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4.Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.

    В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.

    Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

    Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные. О требованиях к написанию и правилах оформления служебных записок узнаете в отдельном материале.

    Внимание

    Служебная записка на списание товара

    К записке прилагаю отчет подразделения информационных технологий о проведенной диагностике и ее результатах. Начальник отдела Л. А. Кудрявцев» В заключение Обычно написание служебной записки не вызывает проблем.

    Этот внутриштатный документ — довольно привычное средство общения между различными уровнями управления. Условные преграды может вызвать разве что «путаница» между докладными записками и служебными (в статье указано, чем они различаются).

    В некоторых компаниях составление служебных записок происходит исключительно по введенному и утвержденному образцу (в этом случае лучше запастись специальными бланками для них), в других — оно более чем вольное. Составляя этот документ, следует руководствоваться теми же правилами, что и для других бумаг — шрифт и интервал по ГОСТу, дата и подпись для действительности записки.

    Ее отличительные признаки:

    • записка является внутренним документом компании (не относится к первичным бухгалтерским или налоговым документам);
    • она не имеет законодательно утвержденной формы, отсутствуют обязательные для всех требования к ее реквизитам и оформлению;
    • ее составляет материально ответственное лицо или сотрудник фирмы, за которым закреплено имущество, в произвольной форме на имя руководителя фирмы, подразделения компании или в адрес иного ответственного лица.

    В крупных компаниях (с большой номенклатурой материальных ценностей, сложной организационной и управленческой структурой) форма служебной записки и порядок ее оформления обычно регламентированы внутренним локальным актом (положением, приказом, распоряжением). В них не только разрабатывается шаблон служебной записки, но и устанавливаются требования к ее содержанию и структуре.

    В нем должна содержаться просьба о списании.Также указывается основание для этого и прилагается полный перечень материальных ценностей. СЗ состоит из следующих граф:

    • наименование ТМЦ,
    • количество,
    • балансовая стоимость,
    • инвентарный номер.

    После составления документ подается на подпись руководителю.

    После его рассмотрения, в случае принятия решения о необходимости проверки, директор издает и подписывает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем утверждается состав комиссии, сроки проведения инвентаризации и указывается имущество, которое подлежит следует проверить. На основании приказа начинается процедура инвентаризации.

    В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.

    Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком. Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.

    Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные.

    Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.

    • должность и Ф. И. О. руководителя (или иного ответственного лица), в адрес которого направляется записка (например: «Заместителю директора по хозяйственной части ООО „Ритм“ Жукову П. Л.»);
    • свою должность и Ф. И. О. (например: «от инженера-проектировщика Тумановой Л.
      И.»).
    1. Описательная часть:
    • Прошу разрешить списание материальных ценностей:
    • № Наимено-вание объекта Инвентар-ный номер Располо-жение объекта Выявлен-ные дефекты Причины дефектов Выводы 1. Стеллаж металли-ческий 20098-0879 Цех химичес-кой обработки Коррозия каркаса 85% Длительное воздействие агрессивной среды Ремонту не подлежит 2.

      Шкаф бытовой 20068-1203 Душевая Разбуха-ние дверей, полок Нахождение объекта в условиях повышенной влажности Ремонт нецелесооб-разен
    1. В связи с тем, что компьютер (инв. номер 383) инженера-проектировщика (отдел ОКС) морально и технически устарел и не способен поддерживать графические программы (CorelDraw, Autocad и др.), прошу списать его и приобрести более мощный компьютер.

    Внимание

    • Для чего необходим документ?
    • Какие сведения нужно отразить?
    • Грамотное заполнение
    • Какие материалы можно ликвидировать и как это правильно написать?
    • Пример

    Для чего необходим документ? Документ является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.

    1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
    2. Вторую часть, являющуюся основной.

    Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.

    В каждой организации свой образец составления записки, но содержание остаётся неизменным везде.

    Внимание

    Благодаря образцам, вы сможете самостоятельно составить необходимый вам документ. 1. В торговых организациях часто приходится избавляться от испорченного товара. В этом случае работниками магазина составляется служебная записка на списание товара, которая подается на подпись директору магазина.

    Свою подпись расшифруйте, проставив фамилию и инициалы.

    1. Приложения.

    Во всех организациях для работы используется много документации. Важной бумагой считается служебная записка. Она служит способом взаимодействия между работниками и руководством. Пример написания служебной записки позволит научиться грамотно ее составлять. Об этом пойдет речь в статье. Для чего требуется подобный документ?

    Служебная записка на списание товара

    Служебной запиской называют форму документооборота на предприятии, которая позволяет эффективно и быстро решать производственные задачи. Целью этой бумаги считается оповещение руководящего лица о проблеме, а также предложения по ее разрешению или согласованию имеющихся действий. Документ считается доказательством того, что специалистом освещена проблема, которая у него возникла.

    1. Описательная часть:

    В нем необходимо указать, что работник увольняется за хищение чужого имущества по месту работы согласно пп. «г» п. 6 ч.

    получаем официальное подтверждение произошедшего Если утрата документов наступила в результате экстремальных происшествий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:

    • справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
    • уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
    • справка из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
    • документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
    • иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.

    Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.

    Образец текста

    Служебная записка

    Приложения:

    1. Должность, подпись, фамилия и инициалы автора документа. Записку оформляет материально ответственное лицо или руководитель подразделения, в зависимости от установленных в организации правил;
    2. Отметки о согласовании. В оформлении списания участвуют, как минимум, двое сотрудников: материально ответственный и начальник.
    • либо полюбовно договариваться о возмещении ущерба (тогда составляется соглашение сторон),
    • либо идти в суд,
    • правда, есть еще третий вариант – работодатель может полностью или частично отказаться от возмещения ущерба, так сказать, учтя предыдущие заслуги.

    По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа.

    Справочник адвоката

    При получении трудовой книжки он должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). В случае невозможности отдать работнику трудовую книжку (пребывание работника в местах заключения, иные обстоятельства) работодатель обязан направить ему уведомление с просьбой забрать трудовую книжку или дать согласие на ее отправку почтой на указанный адрес.

    С момента направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки. В личную карточку вносится запись об увольнении за хищение (умышленное уничтожение, повреждение или растрату) имущества по месту работы по основаниям пп. «г» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке (п.

    В соответствии с рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003 в требовании, предложении, уведомлении место составления документа должно быть оформлено на отдельной строке ниже даты составления в виде наименования географического пункта. Но на практике эти виды документов часто направляются работникам предприятия по почте (особенно в случае их отсутствия на работе), поэтому появляется необходимость в оформлении этих видов документов на официальном бланке письма организации с указанием справочных данных, т.е.

    Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?

    Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда.

    Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда.

    Какие сведения нужно отразить?

    Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.

    Содержание документа можно разделить на две части:

    1. Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
    2. Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.

    Грамотное заполнение

    Как уже упоминалось выше, на каждом предприятии существуют свои правила составления служебок, связанных с системой списания товара и материальных ценностей. Согласно общим требованиям, такая бумага должна содержать:

    • реквизиты, такие как дата, номер и наименование, раскрывающее тематику документа;
    • наименование адресата. Обычно его роль играет директор или заместитель директора, занимающийся обеспечением компании материальными ценностями;
    • просьбу о списании обозначенных вещей;
    • информацию о списываемых предметах, которые были израсходованы или превратились в непригодные;
    • основания для списания. В этом пункте нужно чётко обозначить, какой документацией подтверждаются действия, которые являются доказательством необходимости списания.

    Ещё документ должен содержать информацию о лице, несущем материальную ответственность, период расход, список приложений, информацию об авторе документа, отметки, подтверждающие согласование.

    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Юридическая энциклопедия
    Adblock detector