Служебная поездка и командировка отличие – командируемый сотрудник

Что говорит закон

Об этом неоднократно напоминали представители Минздравсоцразвития.

Важный момент: в командировку может быть отправлен любой работник предприятия, а вот перечень ‘разъездных’ работ, профессий, должностей должен быть заранее установлен коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Другой важный момент: порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя, в то время как порядок и размеры возмещения ‘разъездных’ расходов допустимо также определять в трудовом договоре.

Раз разъездной характер работы-это не командировка, поэтому выплачивают таким работникам не суточные, а надбавки за разъедной характер работы.

Официальная позиция по поводу налогообложения надбавок за подвижной или разъездной характер работ, не в пользу налогоплательщиков. Фискальные органы считают, что надбавки к заработной плате работников за подвижной характер работы, установленные коллективным или трудовыми договорами, не могут рассматриваться в качестве компенсаций в смысле ст.

164 ТК РФ, а повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит подвижной и разъездной характер. При этом ни Трудовой кодекс, ни иные нормативные правовые акты Российской Федерации не рассматривают оплату труда в части превышения тарифных ставок (окладов) в качестве компенсационной выплаты.

В ст. 57 ТК РФ закреплено среди обязательных для включения в трудовой договор условие, определяющее характер предстоящей работы (он может быть подвижным, разъездным, в пути или иным).

Согласно ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не считаются.

В ст. 168.1 ТК РФ перечислены категории работников, имеющие право на возмещение связанных со служебными поездками расходов:

  • те, у которых постоянная работа — в пути;
  • у которых она имеет разъездной характер;
  • трудящиеся в полевых условиях;
  • участвующие в экспедиционных работах.

Там же установлено, что в организации, практикующей постоянное применение разъездных работ, должен быть утвержден и закреплен колдоговором или локальным актом перечень таких работ (профессий, должностей).

То есть работодатель имеет право в случаях, когда трудовая функция сотрудника подразумевает постоянную работу в разъездах, установить ему разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов.

Само понятие «разъездной характер работы» закон четко не определяет (Письмо Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).

Налоговые последствия неверной классификации

Под разъездной понимается работа, при которой работник трудится за пределами организации. Но в отличие от иных служебных поездок (командировок одно- и многодневных) разъездная работа имеет постоянный, а не временный характер, и не ограничена определенным сроком.

Служебная поездка и командировка отличие – командируемый сотрудник

Никаких критериев отнесения работы к разъездной закон не устанавливает; это могут быть любые профессии, должности и работы, при которых постоянны разъезды работника.

К таковой могут быть отнесены работы:

  • при выполнении которых регулярно происходят служебные поездки по обслуживаемой территории;
  • на удаленных от места дислокации организации объектах и т.п.

Например, этот характер работы может быть установлен и водителю служебного автомобиля, и постоянно участвующему в судебных заседаниях юрисконсульту организации, и менеджеру по продажам, часть своего рабочего времени проводящего у клиентов для оформления заказов.

То есть работодатель на свое усмотрение определяет, по каким должностям/работам установить разъездной характер работы, руководствуясь спецификой организации.

Ст. 168.1 ТК РФ предусматривает возмещение работодателем работнику при разъездном характере работы расходов:

  • по проезду;
  • по найму жилья;
  • дополнительных трат, произведенных в связи с проживанием вне места постоянного жительства;
  • иных, осуществленных с разрешения/ведома работодателя.

При возникновении трудовых споров или вопросов у налоговых инспекторов документами, подтверждающими правильность возмещения спорных расходов, будут:

  • локальный нормативный акт, устанавливающий порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников с разъездным характером работы;
  • трудовые договоры, содержащие условие о такой работе.

Локальный акт (как правило, это положение) разрабатывается в обычном для таких актов порядке и утверждается работодателем при учете мнения профсоюзного органа (если он создан).

Там помимо перечня профессий, должностей и работ могут предусматриваться:

  • порядок оформления поездок;
  • порядок отчета за них;
  • компенсационные выплаты сотрудникам с разъездной работой, помимо гарантированных законом, — например, надбавки или доплаты, и пр.

В обоих видах служебных поездок оформляется приказ с указанием размеров расходов, подлежащих возмещению. Все эти расходы утверждает руководитель, но если по командировкам расходы утверждаются в коллективном договоре или нормативном акте, то при разъездных работах работодатель кроме этих документов, указать размер компенсации может также и в трудовом договоре.

По итогам поездки в обоих случаях работники предоставляют следующие подтверждающие документы:

  • О затратах на проезд (авиабилеты, ж/д билет и др.);
  • О проживании (чек или счет из гостиницы, акт, счет-фактуру и др.);
  • По представительским расходам (чеки);
  • По цели поездки (программа встречи, проекты и др.).

При загранпоездках также потребуется предъявить загранпаспорт.

Важно! В отличие от командировок, для разъездных работ перечень должностей, которые носят такой характер работы указывается в нормативном документе компании, либо в коллективном договоре.

Для командировок это не требуется. В трудовом договоре работника также указывается, что работа является разъездной, о том, что работник обязан ездить в разовые командировки прописывать в договоре необязательно.

Различия рассматриваемых двух видов служебных поездок также заключаются в первичных документах. Например, для командировки по стране потребуется составить приказ, служебное задание и командировочное удостоверение. При разъездной работе такие документы не нужны, а какие документы будут использоваться в качестве подтверждающих расходы, работодатель решает самостоятельно. Это может быть журнал учета поездок, либо маршрутный лист.

Служебная поездка и командировка отличие – командируемый сотрудник

Главное различие таких поездок также заключается в предоставлении авансового отчета. По возвращении из командировки работник в срок до 3 дней обязан предоставить работодателю авансовый отчет. Для разъездной работы составление авансового отчета после каждого возвращения из поездки не требуется. Правила отчета определяет руководитель и утверждает их в одном из документов: коллективном или трудовом договоре, либо в нормативном акте компании. В них можно предусмотреть, что авансовый отчет сдается только раз в месяц.

Нередко работники организаций выезжают по служебным делам: торговые представители посещают клиентов для ведения переговоров о продаже товаров, сервисные инженеры занимаются ремонтом оборудования по месту расположения клиентов, курьеры развозят заказы и т. д.

Трудовой кодекс РФ предусматривает два способа организации поездок работников:

  • служебные командировки;
  • разъездной характер работы.

Рассмотрим, что представляет собой разъездной характер работы и как правильно его установить в организации.

Нормы Трудового кодекса РФ о разъездном характере работы немногочисленны. Это ст. 57 и 168.1 ТК РФ. Правда, ни в одной из них нет ни определения разъездного характера работы, ни указания на то, кому он должен быть установлен.

Поэтому обратимся к старым советским и более новым отраслевым нормативным актам. Например, согласно:

  • Постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 № 169/10-87 «Об утверждении Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве»;
  • Приказу МЧС России от 10.01.2008 № 3 «Об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»;
  • Приказу МВД России от 15.11.2011 № 1150 «Об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации на территории Российской Федерации»

к разъездному характеру работы могут быть отнесены:

  • работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории;
  • работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации.

Какие это могут быть профессии и должности? Вероятно, любые. Трудовое законодательство не содержит ограничений.

Например, в одной организации юрист целый день проверяет договоры, а в другой — через день ездит по судам. Или в одной организации менеджер по персоналу находится все время в одном офисе, а в другой — целый день посещает торговые точки организации для работы с персоналом. Таким образом, кому из работников установить разъездной характер работы, работодатель решает исходя из специфики своей деятельности.

Если в организации трудятся работники с разъездным характером работы, перед работодателем стоят следующие задачи:

  • закрепить такой характер работы в трудовом договоре;
  • компенсировать работникам расходы согласно нормам законодательства, а также наиболее выгодным для себя способом.

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых имеет в т. ч. разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы, которые должны быть подтверждены соответствующими документами (кроме суточных). В противном случае эти суммы не могут быть отнесены на расходы.

Правоприменительная практика указывает также на иную возможность возмещения расходов: для упрощения документооборота работодатель не возмещает работнику его документально подтвержденные расходы, связанные со служебными поездками, а выплачивает фиксированную надбавку за разъездной характер работы в размере, предусмотренном локальными нормативными актами (далее — ЛНА).

Чтобы решить, какой способ использовать, работодатель должен принять во внимание не только дополнительные расходы, связанные с выплатами (налогообложение, уплата страховых взносов), но и документооборот — дополнительный документооборот косвенно увеличивает расходы работодателя (оплата времени работников).

Можно выделить шесть типов условий труда, разбирая в зависимости от характера работы в трудовом договоре:

  • разъездной;
  • в пути;
  • подвижный;
  • вахтовый;
  • полевой;
  • дистанционный.

Для понимания отличий между профессиональной деятельностью соответственного характера, необходимо рассмотреть каждый пункт типологии труда по отдельности.

Разъездной

Обратите внимание! Стоит отличать разъездную работу с осуществлением командировок, пребывая на определенной должности (параграф 166 ТК).

Основным отличием работы в разъезде заключается возвращение в конце рабочего дня в организацию, несмотря на выполнение работником трудовой функции даже на расстоянии от объектов:

  • фирмы-нанимателя.
  • рабочего места.

Разъездной характер работы в трудовом договоре может быть указан для таких должностей:

  • курьер;
  • страховой агент;
  • водитель (в черте города);
  • почтальон.

Постоянная деятельность сотрудника, связанная с постоянно совершаемыми им служебными передвижениями, делится на труд (ст. 168 ТК РФ):

  • в экспедиции;
  • в полевых условиях;
  • в пути;
  • разъездную работу.

Четкие определения рассматриваемого характера работы законодательно не установлены, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда определяющих признаков, когда:

  1. Трудящийся проводит за территорией компании значительную долю рабочего времени, исполняя в это время свои фактические обязанности.
  2. Основные обязанности сотрудника предусматривают разъезды.
  3. Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке по отношению к конкретной должности.

Внутренним нормативным документом организация определяет должности с типом работы переездами (ст. 168 ч. 2 ТК РФ) и фиксирует территорию обслуживания для производственных передвижений.

Пределом для территории указывается отдельный субъект Федерации или его район, ряд субъектов или вся территория РФ.

Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.

Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):

  • трудовое соглашение;
  • договор с коллективом;
  • локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).

Как установить суточные при разъездной работе

На сегодняшний день есть много видов работы, которые предполагают, что трудовая деятельность осуществляется не только в офисе, но в служебных поездках. Например, при работе менеджера по продажам. Его поездки к клиентам могут быть отнесены к командировкам, ведь помимо этого он также трудится в офисе.

Важно! Перечень работников с разъездным характером работы работодатель вправе определить самостоятельно. Для этого необходимо закрепить этот перечень в коллективном договоре, либо локальном нормативном акте компании.

Выплаты в обоих видах служебных поездок будут одинаковыми, это:

  • расходы, связанные с проездом;
  • расходы, связанные с проживанием (наймом жилого помещения);
  • Суточные выплаты;
  • Иные расходы, которые работник вправе совершить в поездке с разрешения работодателя.

Различия таких поездок заключаются в их оформлении, платежами в бюджет, расчетом зарплаты и других выплат.

Если вы не нашли ответ на свой вопрос, то вы можете получить ответ на свой вопрос позвонив по номерам ⇓Бесплатная юридическая консультацияМосква, Московская область звоните: 7 (499) 288-17-58

Звонок в один клик

Санкт-Петербург, Ленинградская область звоните: 7 (812) 317-60-16

Звонок в один клик

Из других регионов РФ звоните: 8 (800) 550-34-98

Звонок в один клик

Разъездной

Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).

За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:

  • трат на проезд;
  • затрат по оплате места проживания;
  • иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
  • затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).

Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.

Служебная поездка и командировка отличие – командируемый сотрудник

В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости) разъездная деятельность представляет собой составной элемент трудовой функции сотрудника и носит постоянный характер. Условия, определяющие указанный характер труда, в обязательном порядке отражаются в трудовом соглашении сторон (ст. 57 ТК РФ).

Внимание! Все поездки в рамках исполнения должностных обязанностей, оплачиваются по окладу, оговоренному при оформлении трудового контракта. Оплата по среднему заработку применяется только к командировкам (ст. 167 ТК РФ).

Если сотрудник, оформленный на труд с передвижным характером в пределах одного населенного пункта, будет направлен по делам предприятия в иной город, передвижение должно оформляться в виде командировки.

  1. Возвращаются расходы по перемещениям, подтвержденным документами, исключая суточные (ст.168 ТК РФ). Иначе указанные суммы не будут относиться на расходы.
  2. Компенсации затрат предусматривает не выплату сотруднику подтвержденных им расходов, а выплату фиксированной надбавки за разъездной характер работы, величина которой предусмотрена ЛНА.

Компания, выбирая один из вариантов, должна учитывать не только сопутствующие расходы по налогообложению и страховым взносам, но и дополнительный документооборот, увеличивающий расходы компании косвенным образом через оплату времени трудящихся.

Возмещение расходов при разъездном характере работы по официальным документам чаще востребовано при продолжительных служебных поездках работников в иные районы или за пределы страны.

  • Транспортные расходы подтверждаются билетами на использованный вид транспорта, а при поездках на личном или служебном автомобиле — путевыми листами, квитанциями.
  • Проживание подтверждается кассовым чеком или документом строгой отчетности.

Руководство самостоятельно решает, какие документы учитывать для подтверждения нахождения сотрудника в служебной поездке, и нужно ли согласование с руководством по таким поездкам.

Введение надбавки при передвижном виде деятельности применимо, если сотрудник выполняет поездки преимущественно внутри одного населенного пункта (одной местности). У него отсутствуют затраты на проезд и жилье в иных регионах или за границей РФ, а затраты по транспорту относительно небольшие, их размер известен (если, к примеру, востребован только на проезд в городском транспорте). Надбавка платится сотруднику, выполняющему работу при одновременном нахождении в поездках в течение всего рабочего времени или большей его части.

Допускается еще один вариант компенсации расходов – комбинированный. При этом способе возмещение расходов по транспорту, найму жилья и на иные расходы, понесенные трудящимся с ведома руководства, выполняется по подтверждающим документам, а суточные траты возмещаются за счет надбавки (ст.168.1 ТК РФ).

Размер возмещения

Размер надбавки законом не регулируется, работодатели имеют право на самостоятельное определение размера надбавок с учетом экономической целесообразности и с фиксированием их в ЛНА.

По некоторым отраслям, связанным с речным, автомобильным транспортом и автомобильными дорогами, доплачивается надбавка в 20% от оклада, в строительстве величина компенсации составляет 15%-20% в зависимости от количества дней в поездках.

Предполагается, что добавочная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и иные возможные траты. Поэтому при таких выплатах получающие их не обязаны предоставлять подтверждающие расходы документы. Подобный вариант оплаты облегчает документооборот и не предусматривает дополнительных затрат времени на оформление документов.

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы граждан по форме НДФЛ и страховыми взносами (Письмо МФ РФ № 03-04-06/1626, 22.01.2015). Обложение обязательными платежами указанных сумм отсутствует, потому что выплата носит компенсационный характер и связана с исполнением трудящимся обязанностей по его должностной инструкции (ст. 217 НК РФ).

При этом обязательна отметка о характере занятости и оплаты (компенсационной) в соглашении, коллективном договоре, внутренних актах. Оплата не облагается по НДФЛ в размерах, ограничиваемых внутренними документами компании или договорами (ст. 217 НК РФ).

Выплаты освобождаются от взносов по страхованию в пределах значений, определяемых коллективным или трудовым договорами, нормативными актами организации (Письмо ФСС РФ №14-03-11/08-13985 от 17.11.2011, ФЗ №212 от 24.07.2009).

Внимание! Выплачиваемые при разъездной занятости суточные могут превышать размер, установленный для командировок. Они не облагаются налогом на доходы граждан в полном размере, так как служебные поездки не признаются командировками и на них не распространяется установленный лимит.

Служебная поездка и командировка отличие – командируемый сотрудник

Предприятие не обязано иметь обособленную структуру, создавать специально и регистрировать в налоговом органе в местности, где его специалист с разъездным характером занятости выполняет предусмотренные договором обязанности (Письма МФ РФ №03-02-07/1-50 от 03.01.2012, № 03-02-07/1/18634 от 24.05.2013). Рабочее место сотрудника считают оборудованным, если в наличии условия, необходимые для нормального выполнения должностных обязанностей.

Руководство компании должно обращать внимание на правильность оформления документов, так как от этого зависят выплаты или надбавки, причитающиеся в зависимости от определенного характера труда.

В ситуации, когда вид деятельности не отмечен в трудовом договоре, но предоставлены его документальные подтверждения, судебное решение может признать его таковым.

Пример

Иван Федоров, трудившийся в ЗАО «Строй» в должности водителя, обратился в суд с заявлением об оплате долга по заработной плате и суточных за время, проведенное в командировках.

Судом было установлено, что Федоров трудился по договору, которым, кроме работы по основному месту занятости, предусматривалось исполнение трудовых обязанностей в обособленных структурах ЗАО.

Заявителю в возмещении суточных было отказано (Определение Московского суда по делу №33-24126, 25.10.2011).

Служебная поездка и командировка отличие – командируемый сотрудник

Несмотря на то, что в договоре не указан особый характер работы Федорова, фактически его занятость имела разъездной характер. В подтверждение были приняты путевые листы, по которым сотрудник ежедневно перемещался между разными пунктами, находясь все время в пути.

Постоянные перемещения между пунктами, указанными в договоре, или деятельность разъездного характера командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Труд водителя служебного транспорта не относится к командировкам, в трудовом договоре обязанность Федорова по выполнению служебных поездок в подразделения ЗАО была четко указана.

Судебная коллегия решение областного суда не изменила.

ПримечаниеТК РФ в целях возмещения расходов не разграничивает работу разъездного и подвижного характера. А вот для того, чтобы исключить претензии со стороны налоговиков к обоснованности возмещения работникам стоимости проживания и проезда, а также выплаты суточных, лучше такую работу называть во всех документах работой разъездного характера.

— указать в трудовом договоре работника, что его работа носит разъездной характер;— определить порядок возмещения таких расходов в локальном нормативном акте (например, в положении о разъездном характере работы), коллективном или трудовом договоре;— документально подтверждать расходы. В частности, отчетами работников, к которым они должны прилагать проездные билеты, разъездной ведомостью, маршрутным листом.Теперь переходим непосредственно к ответам на вопросы.

  • Характер занятости – служебные поездки предполагают постоянные разъезды, работу в пути или в полевых условиях. Также возможен экспедиционный характер занятости.
  • Распорядок трудового режима – может различаться для командированных лиц, совпадая с выходными днями/праздниками при направлении в командировку. Для сотрудников, находящихся в служебных поездках, действует общий трудовой распорядок.
  • Расчет среднего заработка – командированные лица за дни поездок получают зарплату, исходя из средней величины; работники в пути – на основании действующей на предприятии СОТ (система оплаты труда).
  • Оформление – все командировки требуют обязательного оформления приказа руководителя, авансового отчета. На служебные поездки издание отдельного распоряжения не нужно, так как условия занятости оговариваются в трудовом договоре.
  1. Работодатель утверждает график.
  2. В соответствии с документом происходит издание приказа. В нем фиксируется срок отправки в поездку и цель осуществления действия. Дополнительно оформляется служебное задание. Итогом путешествия должно стать выполнение поставленной задачи.
  3. В указанный в приказе день работник покидает предприятие и отправляется в указанный пункт назначения. День выезда считается днем начала командировки. Предварительно гражданину выдается аванс для оплаты расходов. В табель учета рабочего времени проставляется отметка о том, что сотрудник отправлен для выполнения служебного задания.
  4. Человек осуществляет деятельность на новом месте. Когда работы завершены, происходит возвращение в компанию.
  5. Сотрудник представляет отчет о проделанной работе. В нём может содержаться информация о выполнении служебного задания или отрицательном результате путешествия. В последней ситуации потребуется указать причины.
  6. Вернувшись на основное место осуществления трудовой деятельности, гражданин обязан представить платежные документы, подтверждающие целевое расходование выделенных денежных средств.
  • сохранение рабочего места и должности;

  • сохранение средней заработной платы за все рабочие дни недели по графику работы на постоянном месте службы, плюс оплата за выходные дни в двойном размере;

  • компенсация командировочных расходов.

Порядок оформления служебной командировки

Прежде всего, проверьте внутренние нормативные акты, в которых описан порядок организаций поездок. Мы рекомендуем оформить «Положение о разъездном характере работы» и прописать в нем:

  1. Перечень работ, профессий и должностей с разъездным характером работы. Наличие списка – обязательное требование, в соответствии с ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ.
  2. Порядок планирования и согласования поездок с руководителем.

    Понятие разъездного характера работы и его оформление

    Еженедельные или ежемесячные планы работы сотрудника позволят контролировать поездки и привлекать к ответственности за несогласованные передвижения.

  3. Предпочтительные и альтернативные виды транспорта. В зависимости от расстояния или транспортной доступности можно указать различные варианты (корпоративный, общественный), чтобы избежать необоснованных расходов и снизить риск аварий.
  4. Особенности взаимодействия и способы связи работника с руководителем во время поездки для контроля или учета рабочего времени (если отсутствует геолокация).
  5. Срок и порядок предоставления отчета о служебной поездке.

Также мы рекомендуем детализировать в Положении некоторые особенности поездок:

  • Разъездной характер работы и работа в пути – разные понятия. Ваш сотрудник не трудится пока движется автомобиль, а просто перемещается между точками своей работы, и данный нюанс лучше задокументировать.
  • Расстояние, не входящее в рабочее время, например, «170 км является временем до работы в пути». Если расстояние больше, превышение включается в рабочее время.
  • Лимиты и перечень расходов, порядок согласования и компенсаций, документы для подтверждения затрат.
  • Порядок определения возможности ежедневного возврата домой и расходов по найму жилья.
  • Суточные при поездках на несколько дней.

В трудовом договоре разъездного сотрудника обязательно надо указать характер работы в соответствии со ст. 57 ТК РФ и определить территорию или расстояние. Например, «работнику устанавливается разъездной характер работы. Служебные поездки осуществляются по г. Москве и Московской области». Поездки на большее расстояние или за пределы региона будут считаться командировкой.

Четкость указанной территории имеет одно важное назначение. При несчастном случае в дороге и внеплановой проверке ГИТ надо будет доказать, что происшествие связано с производством. Если вы это докажете, сотрудник или его родственники получат все положенные льготы и компенсации из ФСС. Нетрудно догадаться, что Фонд старается не признавать подобные случаи производственными и не выплачивать компенсации. Поэтому наличие всех документов, полностью и правильно заполненных, – это защита и вас, и ваших сотрудников.

В завершении обратим внимание на одну деталь. Многие думают, что разъездной сотрудник по умолчанию является дистанционным. Но это не так. Если у вашего регионального представителя разъездной характер работы, но договор о дистанционном труде не заключен, вам придется:

  • предоставлять человеку стационарное рабочее место, а, значит, открывать представительство в регионе, даже если его нет;
  • проводить специальную оценку условий труда;
  • решать вопрос, как обмениваться документами с сотрудником. Согласно ТК РФ, с дистанционными сотрудниками возможен электронный документооборот, а с обычными – нет.

Поэтому мы рекомендуем вам заключать с региональными разъездными представителями договоры о дистанционном труде, что существенно облегчит вам текущую работу.

Так или иначе деловой визит в другой город или регион – важнейшее событие. Он должен быть средством развития бизнеса, а не дополнительным риском. Значит, организовать его надо правильно. И тогда вы сможете правильно оформлять документы и уверенно отвечать на вопросы сотрудников, инспекторов ГИТ и суда, если до него дойдет дело.

  • ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
  • утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
  • предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
  • определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).

Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.

Положение о типе занятости может быть в виде отдельного документа или являться дополнением к Правилам распорядка компании. В любом виде документ должен утверждаться приказом руководства. Сотрудники организации, для которых установлен рассматриваемый тип занятости, должны ознакомиться с документом и поставить собственноручно подпись (ст. 68 ТК РФ).

Если разъездной вариант занятости устанавливается трудящемуся при его оформлении в компанию, то указанное требование закрепляется пунктом трудового контракта. Если такая потребность возникла уже в ходе деятельности сотрудника, то условие оформляется дополнительным соглашением к контракту. В случае несогласия работника и при полном законодательном соблюдении процедуры администрация предприятия вправе воспользоваться нормами ТК РФ (ст. 74) вплоть до расторжения трудовых отношений сторон.

Служебная поездка и командировка отличие – командируемый сотрудник

Тип занятости также должен найти отражение в приказе о приеме (при поступлении нового работника) и приказе в произвольной форме (для действующего сотрудника).

Приказ по установлению типа деятельности необходим для уведомления о соответствующем статусе некоторых должностных лиц. Текст трудового договора не относится к открытой информации, поэтому, к примеру, бухгалтер узнает о необходимости начисления работнику надбавки непосредственно из приказа.

В организации список должностей, за которыми закреплен разъездной тип работы, может подвергаться корректировкам. Чтобы не менять в целом Положение, допускается определить подобный перечень специальным приказом руководства.

Порядок учета поездок и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве образца могут использоваться бланки служебного задания или удостоверения командированного (для разработки листа маршрута).

В любом оформленном документе обязательны подпись руководства и подпись работника.

Внимание! Приказ о направлении сотрудника с разъездным характером работы в служебную поездку не оформляется.

Если передвижения по службе осуществляются на автотранспорте предприятия, то обязательно оформление путевого листа (в одном экземпляре), выдаваемого водителю (под расписку).

Обязательные пункты путевых документов (Приказ Минтранса РФ №152):

  • номер документа, его наименование;
  • время действия документа;
  • информация о собственнике автомобиля;
  • данные водителя ТС;
  • данные транспортного средства.

Обязательно проставление дня выдачи, печати и штампа организации-собственника ТС.

Служебная поездка и командировка отличие – командируемый сотрудник

Путевой лист регистрируется в специальном журнале, срок хранения которого в организации должен быть не меньше 5 лет. Желательно регистрировать также служебные задания с отметками о месте назначения, цели, времени прибытия на объекты.

Документально оформленный передвижной вид занятости влияет на сокращение административных издержек компании, а в ряде ситуаций – на уменьшение трат на поездки и оплату труда работников.

Общество с ограниченной ответственностью «ААА» (ООО «ААА»)

25.12.2015 г.

г. Москва

Приказ № 1001-П
об утверждении должностей работников,
постоянная работа которых носит разъездной характер

Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,

приказываю:

Установить разъездной характер работы работникам, принятым и вновь принимаемым на работу на следующие должности:
— курьер;
— водитель;
— страховой агент;
— помощник юриста.

Генеральный директор _________/Иванов А.А./

Во всех категориях командировок руководитель оформляет приказ, где прописывает размер трат, которые должны быть обязательно возмещены. Подобные расходы утверждаются работодателем официальном коллективном соглашении.

При обычных разъездных видах деятельности работодатель может указать сумму положенной компенсации еще и в стандартном трудовом договоре.

По итогам подобных поездок в том и в ином случае сотрудники обязаны предоставить подтверждающие бумаги и справки по следующим категориям:

  • Транспортные и дорожные — билеты на виды используемого транспорта к месту работы и обратно. Если была совершена поездка за границу, потребуется предоставить загранпаспорт с соответствующими штампами;
  • Проживание – счета из отелей, акты и фактуры;
  • Представительские расходы – чеки;
  • Цель поездки – проекты, программы встреч.

Служебная поездка и командировка отличие – командируемый сотрудник

Для разъездного вида деятельности перечень специальностей в обязательном порядке прописывается в нормативных документах организации, в официальных коллективных соглашениях. На командировки данное правило не распространяется.

В официальном трудовом соглашении просто указывается, что работа не относится к категории разъездных. О том, что сотрудник обязан ездить в обычные единовременные командировки, в договоре прописывать не требуется.

Отличия между двумя категориями деловых поездок заключаются также в особенностях оформления первичных документов:

  1. Для командировки по РФ составляется приказ, командировочное удостоверение и специальное служебное задание.
  2. Для служебных поездок подобные документы не нужны. Какие бумаги будут использованы в качестве подтверждающих понесенные траты, решать будет сам руководитель. Здесь вполне достаточно будет журнала учета поездок и маршрутного листа.

Основное различие между поездками такого плана заключается в предоставлении официального авансового отчета:

  • Вернувшись из командировки сотрудник должен в трехдневный срок предоставить данный документ в отдел бухгалтерии;
  • Сотрудники, устроенные на разъездной вид деятельности, могут не предоставлять отчет после каждой поездки.

Правила по отчетности во втором случае определяются исключительно руководителем и утверждаются в коллективном трудовом соглашении. Обычно в них прописывается, что авансовый отчет можно сдавать раз в месяц.

Надлежащим оформлением командировок, связанных с исполнением служебных функций, является приказ, который станет основанием для возмещения трудоустроенному обоснованных расходов, понесенных в это время.

На практике, процедура оформления таких действий относится к локальным актам об особенностях направления работников в служебные командировки, принимаемым на предприятии. К полномочиям работодателя относится возможность определять перечень необходимых для командирования документов, которые будут характерными для специфики структуры компании.

Налоговые последствия неверной классификации

Обратите внимание! Когда сотрудник направляется в продолжительную загранкомандировку, верная классификация поездки важна также с точки зрения налогообложения доходов физлица в части НДФЛ. Ведь при длительности пребывания россиянина за границей более 183 дн. в году, он будет признан нерезидентом, а ставка налога составит не 13 %, а 30 (стат. 224 НК).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность происходит постоянно в пути;

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность носит разъездной характер. То есть служебными командировками не являются периодические поездки сотрудников, связанные с основной работой, но носящей разъездной характер;

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность на предприятии не закреплена трудовым договором.

Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности. Такое определение закреплено в Трудовом кодексе РФ. Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя. Если гражданин занимает должность, предписывающую постоянное выполнение трудовых обязанностей в поездке, это не будет являться служебной командировкой.

Если компания направляет работника для выполнения служебного задания в другой город или страну, действие должно осуществляться в строгом соответствии с порядком, определенным правительством РФ. Особенности отправки в командировку и иные нюансы, касающиеся её, закреплены в постановлении №749 от 13 октября 2008 года.

Если гражданин отправляется в структурное подразделение организации, которая находится за рубежом или в другом населенном пункте, это также будет считаться командировкой.

В случае отправки сотрудника в другой город для выполнения служебного задания в обязательном порядке должны быть выполнены следующие действия:

  1. Руководство издает соответствующий приказ.
  2. Гражданину предоставляется аванс.
  3. Вернувшись из поездки, сотрудник заполняет отчетные документы.

Трудовой кодекс устанавливает широкий перечень гарантий и компенсаций. Начисление заработной платы во время выполнения служебного задания вне основного места деятельности осуществляется на основании среднего объема дохода сотрудника.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

  • поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
  • сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
  • с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте здесь.

Срок служебной командировки

Теоретически (и часто на практике) сотрудники могут направляться в командировки буквально на один день. При этом однодневные командировки можно разделить на 2 типа:

  • в места, откуда есть возможность возвращаться ежедневно в населенный пункт, в котором командируемый работает штатно;
  • в регионы, откуда ежедневное возвращение на место работы затруднительно или практически невозможно (например, в северный город, связанный с остальными только авиасообщением при нерегулярных рейсах).

В первом случае командируемому не выплачиваются суточные. Во втором — выплачиваются за день командировки и за время, потраченное на дорогу (п. 11 Положения, утвержденного постановлением 749).

Если работник командирован на один день за границу, то в случае наличия возможности ежедневного возвращения из зарубежья ему полагается 50% от установленного локальным нормативом размера суточных, выплачиваемых при двухдневной и более длительной командировке (п. 20 Положения).

Безусловно, работодатель может принять на локальном уровне нормы, существенно улучшающие положение работника в сравнении с действующим законодательством (и выплачивать суммы, эквивалентные суточным, при отправке сотрудника в любые однодневные командировки).

Служебная поездка и командировка отличие – командируемый сотрудник

Определенными нюансами характеризуется отражение командировочных расходов работодателя в рамках налогового и бухгалтерского учета. О них читайте в статьях:

  • «Порядок учета командировочных расходов в 2017 году»;
  • «Ст. 264 НК РФ (2017): вопросы и ответы».

Срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения.ьТо есть предельный срок командировки не установлен.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. 

Командировка по ТК РФ должна иметь строгую продолжительность. В соответствии с закрепленным в нормативно-правовом акте определении, гражданин отправляется в служебную поездку для выполнения распоряжения руководства фирмы. По мере наступления определенного события, командировка должна заканчиваться.

Разъяснения, касательно срока поездки, закреплены в пункте 4 положения №749. В нём говорится, что день отправки и возвращения включаются в общий срок путешествия. Если выезд осуществляется до 23:59, этот день будет считаться моментом отъезда. В случае обозначения в посадочных билетах времени отправления 00:00 и позднее, датой выезда будут считаться уже следующие сутки.

Продолжительность поездки зависит от распоряжения руководства. Оно обязано составить соответствующий приказ. Он оформляется в письменном виде. В приказе фиксируется:

  • цель, с которой гражданин направляется в другой субъект или страну;
  • продолжительность выполнения служебного задания;
  • иные нюансы, касающиеся особенностей выполнения поставленных задач.

Дополнительная информация

Закон позволяет корректировать срок в зависимости от возникающих обстоятельств. Если сотрудник справился с поставленной задачей раньше указанной в приказе даты, он имеет право вернуться на постоянное место выполнения трудовой деятельности. Болезнь или непредвиденная задержка в пути могут стать причиной продления сроков выполнения служебного задания. Этот факт в обязательном порядке нужно отразить документально. Для фиксации изменений издается дополнительный приказ.

Максимальная продолжительность

Если внимательно ознакомиться с Трудовым кодексом РФ, в нем не найдется положений, касающихся максимального срока командировки. В соответствии с закрепленными нормами, период нахождения гражданина в поездке определяет работодатель. При этом компания должна соблюдать следующие требования:

  • составить письменный приказ, в котором отражается цель отправки гражданина в другой населенный пункт или страну, а также примерные сроки выполнения служебного задания;
  • иметь заключенный договор с посылаемым в поездку сотрудником. Если человек не трудоустроен официально, он имеет право отказаться от выполнения поставленной задачи.
  • основные обязанности работника не должны носить разъездной характер.

К сведению

Если требования не соблюдаются, отправить специалиста на работу в другой город или страну не получится. Нужно учитывать, что поездка не может продолжаться бесконечно. Сроком ее завершения является выполнение поручения работодателя. В иной ситуации отправка специалиста в другой населенный пункт может быть расценена, как перевод в другую компанию. Правило закреплено в статье 72.1 ТК РФ.

Отказ от командировки

Трудовой кодекс позволяет некоторым категориям граждан отказаться от отправки в командировку. Работодатель по ТК РФ обязан запросить письменное подтверждение согласия на поездку у следующих сотрудников:

  • женщин, воспитывающих детей, чей возраст меньше 3 лет;
  • лиц, которые являются опекунами несовершеннолетних детей;
  • работников, которые воспитывают детей в возрасте до 5 лет без помощи супруга;
  • граждан, у которых в семье имеется ребенок-инвалид или родственник, страдающий тяжелой болезнью и нуждающийся в уходе.

ВАЖНО

Если работодатель составит приказ без получения согласия вышеперечисленных категорий граждан, это будет являться прямым нарушением норм Трудового кодекса РФ.

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

  • женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
  • матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
  • работники с детьми-инвалидами;
  • сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Служебная поездка и командировка отличие – командируемый сотрудник

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале«Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Оплата командировок в выходные дни ТК РФ

Человек может быть отправлен в другой город для выполнения задания на длительный промежуток времени. Нередко период нахождения вне постоянного рабочего места выпадает на выходные дни. Закон не обязывает сотрудников осуществлять трудовую деятельность в момент положенного отдыха. Гражданин имеет право использовать выходной в соответствии со стандартным графиком.

Однако работа в выходные дни Трудовым кодексом также не возбраняется. В качестве компенсации произойдет предоставление отгула или изменение размера оплаты труда. Выплата за отработанный выходной возрастает в 2 раза. Факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха должен быть зафиксирован документально.

Если человек вынужден работать в выходные дни, компания обязана предоставить двойную оплату за этот период.

Правило действует и во время командировки. Оно зафиксировано в статье 139 ТК РФ. Если выходной выпал на день прибытия или отправки из командировки, сотрудник также имеет право претендовать на повышенную оплату.

Выплата будет предоставлена только в том случае, если имеется документально подтвержденный факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха. Если работодатель узнает, что сотрудник будет вынужден работать во время выходного, нужно заранее отразить этот факт в приказе. Помимо основной информации, в документе должны присутствовать причины, которые привели к возникновению потребности выполнения задания в неположенное для этого время.

Нужно учитывать, что повышенная оплата предоставляется только за фактически отработанный промежуток времени. Если гражданин отдыхал в выходной, находясь в командировке, он не имеет права претендовать на увеличение размера выплаты за поездку в командировку.

Существует и ряд дополнительных нюансов, о которых работник и работодатель должен помнить. Нередко сотрудники считают, что их посылают в поездки слишком часто. Однако Трудовой кодекс не накладывает ограничения на количество командировок. При этом должна соблюдаться продолжительность рабочего дня и предоставляться выходные.

Иностранные сотрудники также могут быть направлены в поездку, но при условии, что у них имеется разрешение на осуществление деятельности на территории, на которой будет выполняться служебная задача. Если патент отсутствует, продолжительность поездки не может превышать больше 10 суток. Если сотрудник является высококвалифицированным, он имеет право работать без разрешения в течение 1 месяца. Для представителей творческих профессий ограничение снимается.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

  • 700 руб. — для командировок по территории России;
  • 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Служебная поездка и командировка отличие – командируемый сотрудник

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.

Важно! Все время, пока работник находится в командировке, за ним сохраняется средний заработок (167 ТК РФ). Вместо этого просто начислить ему обычную зарплату нельзя.

При разъездной работе даже во время поездки работнику выплачивается обычная заработная плата. То время, которое работник проводит в командировке не учитывается в расчете отпускных или больничных пособий, включая и средний заработок, выплачиваемый за это время. Для работников, которые трудятся в условиях разъездной работы, расчет отпускных и больничных пособий происходит по-другому. Та зарплата, которая была начислена работнику во время поездок учитывается при расчете и отпускных и больничных выплат.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock
detector