Компенсация мобильной связи сотрудникам

Расходы на сотовую связь, расходы на сотовую связь сотрудников – Актуальная бухгалтерия

А как быть, если сотрудник вел личные переговоры за счет организации? Заключив с оператором договор, фирма должна оплачивать все выставленные в ее адрес счета на услуги связи. Если стало известно, что сотрудник ведет личные разговоры, то уже не важно, каким способом учитываются расходы на связь. Важно, компенсирует ли работник стоимость личных переговоров или нет.

Если специалист не вернет деньги, то стоимость его звонков компания не вправе учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, поскольку такие траты, хоть и являются документально подтвержденными, тем не менее не связаны с деятельностью организации.

Безлимитный тариф — наиболее удобный. Оплата по такому тарифу не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Поэтому у проверяющих обычно не возникает вопросов об обоснованности таких расходов на связь.

Однако безлимитный тариф может кому-то не подойти из-за его дороговизны (хотя сейчас есть и весьма недорогие предложения от сотовых операторов). Других же безлимитный тариф может не устроить тем, что фиксированная месячная плата распространяется, как правило, только на местные звонки. А если по долгу службы работники звонят по межгороду или за пределы страны, то такие звонки надо оплачивать отдельно.

Поэтому организации часто обеспечивают сотрудников связью с повременными тарифами. А раз так, то возникает необходимость контроля за деньгами фирмы (в виде оплаты счетов сотового оператора), чтобы они не разбазаривались сотрудниками на свои личные цели. Вот для этого руководство и устанавливает сотрудникам свой внутренний лимит.

03.06.2014

Согласно статье 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Дополнительное соглашение № __

к трудовому договору от ___ № ___

Компенсация мобильной связи сотрудникам

дата место

ООО ____ , именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице _______, действующего на основании Устава, с одной стороны и _____, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от ___ N ___ о нижеследующем.

«Пункт ___. С ____ Работник при исполнении своих должностных обязанностей согласно должностной инструкции, связанных с разъездами для служебных целей, использует принадлежащее ему на праве собственности транспортное средство _____ (марка, год выпуска, VIN, рабочий объем двигателя, государственный регистрационный знак, цвет).

«Пункт ____. С ____ Работник при исполнении своих должностных обязанностей и согласно должностной инструкции для проведения служебных переговоров использует принадлежащее ему сотовый телефон ____ (марка, номер).

— за использование личного транспортного средства в служебных целях в размере______ руб.;

— за использование личного сотового телефона в служебных целях в размере _____ руб.;

— за фактически понесенные расходы на сотовую связь в размере _____ руб.

— об использовании транспортного средства в служебных целях с приложением путевых листов;

— об использовании сотового телефона в служебных разговорах с приложением детализированного отчета оператора сотовой связи.

Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами и является неотъемлемой частью трудового договора от ____ N ____

3. Настоящее дополнительное соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, другой — передается Работнику.

Реквизиты сторон

Далее рассмотрим налоговые риски, которые могут возникать при возмещении расходов на использование личного имущества работников.

Налог на прибыль

Личный автомобиль

В соответствии с подпунктом 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.

— до 2000 см3 включительно — 1200 руб. в месяц;

— свыше 2000 см3 — 1500 руб. в месяц.

Безлимитный тариф — наиболее удобный. Оплата по такому тарифу не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Поэтому у проверяющих обычно не возникает вопросов об обоснованности таких расходов на связь.

Однако безлимитный тариф может кому-то не подойти из-за его дороговизны (хотя сейчас есть и весьма недорогие предложения от сотовых операторов). Других же безлимитный тариф может не устроить тем, что фиксированная месячная плата распространяется, как правило, только на местные звонки. А если по долгу службы работники звонят по межгороду или за пределы страны, то такие звонки надо оплачивать отдельно.

Поэтому организации часто обеспечивают сотрудников связью с повременными тарифами. А раз так, то возникает необходимость контроля за деньгами фирмы (в виде оплаты счетов сотового оператора), чтобы они не разбазаривались сотрудниками на свои личные цели. Вот для этого руководство и устанавливает сотрудникам свой внутренний лимит.

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Часто работа некоторых специалистов компании (менеджеры, специалисты отдела кадров и др.) требует значительную часть времени общаться по телефону.

Руководство в такой ситуации может либо компенсировать расходы на телефонную связь и износ личных мобильных телефонов работников, либо самостоятельно приобрести служебные аппараты и SIM-карты.

Выбор того или иного варианта зависит от материальных возможностей и размера компании. С точки зрения бухгалтерского учета как в первой, так и во второй ситуации возникают некоторые нюансы, которые будут рассмотрены в статье.

Часто, по согласованию сторон, работник компании использует личный телефон.

Рассмотрим ситуацию, когда работодатель компенсирует работнику износ телефона, при этом работник использует корпоративную SIM-карту.

При пользовании личным мобильным телефоном сотрудник имеет право совершать с помощью корпоративной SIM-карты звонки и служебного, и личного характера.

Компенсация использования личного мобильного телефона отлична от оплаты счетов работников за мобильную связь.

То есть, на основании детализированного счета работодатель обязан оплатить расходы мобильной связи сотрудника по работе (за исключением личных звонков) и дополнительно предоставить сумму компенсации.

Пример Расчет компенсации за использование работником личного мобильного телефона.

Ситуация А Стоимость личного мобильного телефона сотрудника составляет 5000 руб. Данная цифра подтверждена чеком. Телефон куплен 1 месяц назад и находится в отличном состоянии. В течение месяца работник совершает звонков производственного характера на сумму 1000 руб.

(было совершено 100 служебных звонков). По согласованию с сотрудником руководство, учитывая вышеизложенные факторы, установило ежемесячные компенсационные выплаты за износ телефона в размере 300 руб. (то есть из расчета 3 руб. за один звонок производственного характера).

Ситуация Б Стоимость личного мобильного телефона работника составляет 50 000 руб. Данная цифра подтверждена чеком. Телефон куплен 1 месяц назад и находится в отличном состоянии.

По решению руководства компенсационные выплаты будут основаны на расчете амортизационных отчислений по телефону. Подобные телефонные аппараты, согласно постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, относят к третьей амортизационной группе.

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Рассчитаем норму амортизационных отчислений за месяц:1: 40 = 0,025 x 100 = 2,5%.

Амортизационные отчисления за месяц составят:50 000 руб. x 2,5% = 1250 руб.

Каждый месяц сотруднику полагается компенсационная выплата в размере 1250 руб. Отражение в учете:Дебет 26 Кредит 73

– 1250 руб. – начислена компенсация работнику за использование личного мобильного телефона в служебных целях.

Основные факторы, влияющие на размер компенсации – это текущая рыночная ситуация, уровень инфляции и примерное количество звонков, совершаемых работником в служебных целях, покупная стоимость мобильного телефона, расчет амортизации телефона (если его стоимость превышает 40 тыс. руб.).

Выбираем вариант действий, когда работник превысил свой лимит

Допустим, для менеджера установлен лимит разговоров по корпоративной сотовой связи в размере 944 руб. в месяц с учетом НДС, а он наговорил на 1180 руб. Вы должны удержать из его зарплаты 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

В этом случае надо действовать так.

ШАГ 1.
Укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов, превышающих лимит. Кстати, расчетный листок вы должны выдавать работникам при выплате заработной платы независимо от того, были какие-либо удержания или нетст. 136 ТК РФ
.

ШАГ 2.
В бухгалтерском учете расходы на связь (без учета НДС), укладывающиеся в лимит, признайте в составе расходов (производственных, общехозяйственных и т. д. — в зависимости от того, в каком подразделении трудится работник). Суммы превышения лимита (с учетом НДС) отразите в составе задолженности работника за личные переговоры проводкой по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Компенсация мобильной связи сотрудникам

На дату начисления ближайшей зарплаты надо будет сделать проводку по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

ШАГ 3.
Стоимость телефонных переговоров в пределах установленного работнику лимита учтите в составе налоговых расходов на связь.

Для налогового учета сверхлимитных сумм есть два варианта.

ВАРИАНТ 1.
Не показывайте сверхлимитные суммы, удержанные из зарплаты работника (или подлежащие удержанию), ни в расходах, ни в доходах. Это можно обосновать тем, что сверхлимитные суммы организация вообще не признает своими затратами.

ВАРИАНТ 2.
Сумму превышения лимита (с учетом НДС) учитывайте в составе расходов только после возмещения ее работником (удержания этой суммы из зарплаты работника). А саму сумму возмещения (удержания) учитывайте для целей налогообложения в доходах. Так рекомендует делать Минфин в одном из своих писемПисьмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178
.

Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, кому принадлежит право собственности на мобильный телефон и сим-карта к нему. Хозяйствующие субъекты могут организовать корпоративную сотовую связь несколькими способами: а) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат организации; б) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат работнику; в) телефонный аппарат принадлежит работнику, а сим-карта – организации.

Наиболее распространенным является вариант, когда работник использует телефонный аппарат и сим-карту, принадлежащие организации. В этом случае могут быть установлены два вида оплаты услуг мобильной связи сотрудникам: возмещение расходов на мобильную связь исходя из фактически затраченных сумм или компенсация расходов в пределах заранее установленного лимита.

Самый простой способ – заключить с оператором связи договор на предоставление услуг по безлимитному тарифу. Тогда вносимая предприятием абонентская плата фиксирована и не зависит от количества звонков, а значит, не предполагает детализации счетов по мобильным номерам. Обоснованием использования мобильного телефона в служебных целях будет служить договор с оператором, в котором прописаны фамилии конкретных сотрудников.

Единственный недостаток безлимитного тарифа – его дороговизна и то, что, как правило, фиксированная месячная плата распространяется только на местные звонки (междугородные звонки придется оплачивать отдельно).

Другой вариант – организация может установить лимит на каждый номер в месяц. Такие расходы, если они подтверждены документально (т.е. разговоры вызваны служебной необходимостью), не облагаются НДФЛ.

По распоряжению руководства лимит расходов на сотовую связь может быть повышен.

Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся. В случае превышения установленного лимита работник должен компенсировать организации излишние расходы (Письмо Минфина России от 13.10. 2010 № 03-03-06/2/178).

Разумеется, каждый работник должен знать, с какими ограничениями он может пользоваться сотовой связью за счет компании. Только так появятся основания для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров. Иначе придется смотреть расшифровки звонков и делить их на личные и рабочие.

Для введения лимита лучше утвердить приказом руководителя порядок использования корпоративной связи с учетом специфики вашей организации. В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части использования мобильной связи. C этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет фирмы. Вот так, к примеру, может выглядеть такой порядок.

Утверждаю
Генеральный директор

Иванов И.И.

Порядок пользования корпоративной сотовой связью работниками ООО «Альтаир»

1. Право пользования номерами сотовой связи ООО «Альтаир» (далее — Общество) предоставляется работникам для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью Общества. Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), утверждает генеральный директор Общества.

2. SIM-карты являются собственностью Общества.

3. SIM-карта с номером выдается работнику, который имеет право на использование корпоративной сотовой связи, сотрудником склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению SIM-карт, принадлежащих Обществу. SIM-карта выдается работнику под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.

4. Работник — пользователь корпоративной сотовой связи обязан держать мобильный телефон с SIM-картой Общества во включенном состоянии с 9.00 до 18.00 в рабочие дни. По служебной необходимости работник может пользоваться корпоративной сотовой связью в нерабочее время (в том числе в выходные дни и во время пребывания в отпуске).

5. Работникам устанавливаются лимиты пользования сотовой связью согласно Перечню работников, которым выделены SIM-карты (приложение № 1 к порядку). Лимит устанавливается на месяц. Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся.

6. В случае превышения установленного лимита сумма перерасхода удерживается из заработной платы сотрудника.

7. Работникам организации запрещается обмениваться SIM-картами. Также запрещается передавать SIM-карты Общества третьим лицам.

8. В случае расторжения с работником трудового договора либо перевода его на должность, не включенную в Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), работник обязан вернуть выданную ему SIM-карту работнику склада не позднее дня увольнения или перевода.

Некоторые организации ограничиваются составлением перечня работников, которым необходима сотовая связь. А лимиты расходов на нее указывают в трудовом договоре. В таком случае в приказе, утверждающем перечень работников, которым разрешено пользоваться служебной связью, надо сделать отсылку к трудовым договорамПисьмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@.

Допустим, для менеджера установлен лимит разговоров по корпоративной сотовой связи в размере 944 руб. в месяц с учетом НДС, а он наговорил на 1180 руб. Вы должны удержать из его зарплаты 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

ШАГ 1. Укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов, превышающих лимит. Кстати, расчетный листок вы должны выдавать работникам при выплате заработной платы независимо от того, были какие-либо удержания или нетст. 136 ТК РФ.

ШАГ 2. В бухгалтерском учете расходы на связь (без учета НДС), укладывающиеся в лимит, признайте в составе расходов (производственных, общехозяйственных и т. д. — в зависимости от того, в каком подразделении трудится работник). Суммы превышения лимита (с учетом НДС) отразите в составе задолженности работника за личные переговоры проводкой по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Компенсация мобильной связи сотрудникам

На дату начисления ближайшей зарплаты надо будет сделать проводку по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

ШАГ 3. Стоимость телефонных переговоров в пределах установленного работнику лимита учтите в составе налоговых расходов на связь.

ВАРИАНТ 1. Не показывайте сверхлимитные суммы, удержанные из зарплаты работника (или подлежащие удержанию), ни в расходах, ни в доходах. Это можно обосновать тем, что сверхлимитные суммы организация вообще не признает своими затратами.

ВАРИАНТ 2. Сумму превышения лимита (с учетом НДС) учитывайте в составе расходов только после возмещения ее работником (удержания этой суммы из зарплаты работника). А саму сумму возмещения (удержания) учитывайте для целей налогообложения в доходах. Так рекомендует делать Минфин в одном из своих писемПисьмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178.

Но какой бы вариант вы ни выбрали, сумма налога на прибыль от этого не изменится.

ШАГ 4. НДС по расходам на услуги связи примите к вычету только в части, относящейся к лимитированным расходам. Ведь именно эти услуги вы признали расходом — а значит, только они могут быть использованы вами для операций, облагаемых НДСст. 172 НК РФ. Счет-фактуру от оператора сотовой связи надо подшить в журнал учета полученных счетов-фактур.

Но в книге покупок надо отразить не всю сумму налога, а только ту, которая приходится на лимитированные услуги сотовой связи. К примеру, общая стоимость телефонных переговоров за месяц — 1180 руб. (включая НДС 180 руб.). Установленный работнику лимит — 944 руб. (включая НДС 144 руб.). Значит, к вычету можно принять только входной НДС в сумме 144 руб. А с работника вы удерживаете 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

Кстати, расходы на сотовую связь, оплачиваемые организацией за работника, не надо облагать НДФЛ, только если разговоры были вызваны служебной необходимостью. Причем не важно, превысили ли расходы работника установленный ему лимит или нетПисьмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178. Стоимость всех личных разговоров, даже если они укладываются в утвержденный работнику лимит, надо включить в облагаемый НДФЛ доход работника. Если же работник возместил организации стоимость личных звонков, то и дохода у него нет. А следовательно, НДФЛ удерживать не из чего.

В аналогичном порядке надо определять и доход работника, включаемый в базу по страховым взносам (регулируемым по Закону № 212-ФЗФедеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…») и взносам «на травматизм»Федеральный закон от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

9. Библиотека

Описание предметной области

Вы являетесь руководителем библиотеки. Ваша библиотека решила зарабатывать деньги, выдавая напрокат некоторые книги, имеющиеся в небольшом количестве экземпляров. Вашей задачей является отслеживание финансовых показателей работы библиотеки. У каждой книги, выдаваемой в прокат, есть название, автор, жанр.

В зависимости от ценности книги Вы определили для каждой из них залоговую стоимость (сумма, вносимая клиентом при взятии книги напрокат ) и стоимость проката (сумма, которую клиент платит при возврате книги, получая назад залог). В библиотеку обращаются читатели. Все читатели регистрируются в картотеке, которая содержит стандартные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, адрес, телефон ).

Таблицы

Книги (Код книги, Название, Автор, Залоговая стоимость, Стоимость проката, Жанр ).

Читатели (Код читателя, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Телефон ).

Выданные книги (Код книги, Код читателя, Дата выдачи, Дата возврата ).

Выбираем тариф для сотовой связи: безлимитный или нет

  • в твердой сумме за применение личного мобильного;
  • в сумме фактических расходов или в пределах лимита как возмещение денежных затрат на услуги мобильной связи.

Подтвержденная сумма компенсации затрат:

  • не облагается НДФЛ и страховыми взносами;
  • принимается для уплаты налогов на прибыль и при УСН в форме расходов на оплату услуг связи (двадцать пятый подпункт первого пункта двести шестьдесят четвертой статьи и восемнадцатый подпункт первого пункта статьи 346.16 НК).

Конечно, установленный лимит расходов на сотовую связь не говорит о том, что:

  • все звонки в пределах лимита носят рабочий характер;
  • звонки, выходящие за его пределы, носят характер личный.

Причем понимают это не только бухгалтерия и руководство организации. Понимают это и проверяющие. Поэтому нельзя просто списать на расходы для целей налогообложения сумму лимита, установленного руководством. Требуется документальное подтверждение этих расходов.

1) утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь;

2) договор с оператором на оказание услуг связи;

3) счета оператора связи.

Чтобы обеспечить сотрудников мобильной связью, организация может не только компенсировать им телефонные разговоры, но и самостоятельно заключить контракт с сотовым оператором.

Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328.

По договору оператор мобильной связи предоставляет организации определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.

«Главбух» советует

Для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами.

В них можно установить: – лимит расходов на служебные телефонные переговоры; – запрет на ведение личных телефонных переговоров;

– порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т. п.

На основании этих правил организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и удерживать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).

При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись.

Затраты на оплату услуг связи включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция к плану счетов).

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 60– отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).

Дебет 60 Кредит 51– оплачены услуги мобильной связи.

Ситуация: как отразить в бухучете расчеты с оператором мобильной связи с помощью карты экспресс-оплаты

Как правило, такие карты приобретает сотрудник, который пользуется правом на использование мобильной связи.

Дебет 71 Кредит 50– выдан аванс на покупку карты экспресс-оплаты (на основании расходного кассового ордера).

Дебет 60 Кредит 71– оплачены услуги оператора мобильной связи (на сумму номинальной стоимости карты);

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 71– отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты (на разницу между реальной и номинальной стоимостью карты).

Пример отражения в бухучете расчетов с оператором мобильной связи с помощью карт экспресс-оплаты

Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев включен в состав сотрудников, имеющих право на пользование мобильной связью за счет организации. Должностной инструкцией Кондратьева предусмотрено использование мобильной связи для исполнения служебных обязанностей.

В марте Кондратьев находился в командировке. Для проведения срочных телефонных переговоров он приобрел карту экспресс-оплаты услуг мобильной связи. Номинальная стоимость карты – 500 руб. При ее покупке Кондратьев заплатил продавцу 520 руб.

По возвращении из командировки он приложил к авансовому отчету использованную карту и кассовый чек на сумму 520 руб.

Дебет 60Кредит 71– 500 руб. – оплачены услуги оператора мобильной связи;

Дебет 26Кредит 71– 20 руб. – отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты;

Дебет 71Кредит 50– 520 руб. – возмещен сотруднику перерасход по авансовому отчету.

Дебет 91-2 Кредит 60– отражена стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками.

Дебет 73 Кредит 60– отражена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащая возмещению за счет сотрудников.

Стоимость личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Порядок расчета остальных налогов и взносов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

Организация применяет общую систему налогообложения

При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При этом у организации должны быть документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров.

Это требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Оплата сотовых телефонов уже давно перестала быть экзотикой в российских компаниях

Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи

Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен.

Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г.

№ КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

– приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.

Необходимость компенсации и связанный с ней учет регламентирован рядом нормативно-правовых актов (см. рис. на с. 82). В трудовом договоре с сотрудником можно прописать: “При использовании личного мобильного телефона Работодатель обязан выплачивать Работнику компенсацию за износ устройства.

Ее размер устанавливается соглашением сторон и приказом руководителя организации”.

Пример Главный бухгалтер компании “Энергия” Иванова Т.Ю. работает в удаленном доступе. Для осуществления служебных разговоров Иванова Т.Ю. использует личный мобильный телефон.

Работодатель компенсирует сотруднице оплату мобильной связи и предоставляет компенсацию на износ (амортизацию) мобильного телефона в размере 500 руб. в месяц, по согласованию сторон.

Отразим операции в учете.

Способ 1 Дебет 26 Кредит 60- 4000 руб.

– стоимость служебных разговоров в течение месяца отнесена на расходы (на основании детализированных счетов от оператора связи);Дебет 73 субсчет 3 “Расчеты по использованию личного имущества сотрудника” (далее – 73.3) Кредит 60- 2000 руб.

– отражена стоимость личных разговоров сотрудницы;Дебет 60 Кредит 51- 6000 руб. – произведена оплата счета на стоимость служебных и личных разговоров сотрудницы;Дебет 70 Кредит 73.3- 2000 руб.

– удержана из заработной платы стоимость личных разговоров сотрудницы (за минусом компенсации за использование личного мобильного телефона);Дебет 26 Кредит 73.3

Вам пришлось звонить по рабочим делам, находясь в отпуске? Тогда почему это не производственные расходы? Главное — цель звонка, а не то, сидите вы на рабочем месте или нет

– 500 руб. – отражена компенсация за использование личного мобильного телефона сотрудницы.

Способ 2 Дебет 26 Кредит 60- 4000 руб. – стоимость служебных разговоров в течение месяца отнесена на расходы (на основании детализированных счетов от оператора связи);Дебет 60 Кредит 51- 4000 руб.

– произведена оплата счета на стоимость служебных разговоров сотрудницы;Дебет 26 Кредит 73.3- 500 руб. – отражена компенсация за использование личного мобильного телефона сотрудницы;Дебет 73.3 Кредит 50 (51)

– 500 руб.

– выдана компенсация за использование личного мобильного телефона.

Что касается налогового учета, то здесь важно правильно документально оформить операцию. Так, включить расходы в базу по налогу на прибыль можно только при наличии подтверждающих служебные разговоры детализированных счетов.

НДФЛ на компенсацию работнику не начисляют, при наличии все тех же детализированных счетов, соглашения между работником и работодателем о размере компенсационных выплат (причем они не должны быть “очень большими”, может возникнуть необходимость их обосновать), а также документов, подтверждающих право собственности сотрудника на телефон. При наличии этих документов также не начисляют и страховые взносы. Перечень необходимых документов указан в письмах контролирующих ведомств*(2).

  • все звонки в пределах лимита носят рабочий характер;
  • звонки, выходящие за его пределы, носят характер личный.

Не доводи до предела

Компенсация мобильной связи сотрудникам

Затраты на услуги мобильной связи Налоговый кодекс РФ причисляет к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При покупке мобильного телефона все расходы должны быть экономически обоснованны, подтверждены документально и оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ со ссылкой на п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого организации необходимо оформить типовые документы, предназначенные для учета материально-производственных запасов и основных средств. Их формы утверждены Постановлениями Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а и от 21.01.2003 № 7.

Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на покупку мобильного телефона зависит от того, является ли он амортизируемым имуществом.

Если стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) превышает 40 000 руб., то в целях налогообложения его придется учитывать в составе основных средств и начислять по нему амортизацию. Это утверждение верно и для бухгалтерского учета (ПБУ 6/01). На баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС (п. 8 ПБУ НК РФ).

Сотовые телефоны, первоначальная стоимость которых не превышает 40 000 руб. (приказ Минфина России от 24.12.2010 № 186н, который внес изменения в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету, в частности в п. 5 ПБУ 6/01), в налоговом учете амортизируемым имуществом не признаются. Это означает, что сразу после передачи мобильных в эксплуатацию их стоимость включается в материальные расходы (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Берем в аренду

Вариант, когда на балансе организации «сотовые» отсутствуют, а сотрудники пользуются личными мобильными телефонами в служебных целях, встречается довольно часто.

По закону, за использование работником его личного имущества — мобильного телефона – должна выплачиваться компенсация за износ (амортизацию), а также возмещаться расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которого определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Есть несколько способов оформления таких соглашений. К примеру, компания может заключить с сотрудником договор аренды мобильного телефона (ст. 606–625 ГК РФ). В нем необходимо установить размер арендной платы, причитающейся работнику, порядок и сроки ее выплаты. Другой вариант – внести в трудовой договор или должностную инструкцию работника условия о том, что для ведения служебных телефонных переговоров он пользуется личным мобильным телефоном, оговорив размер компенсации, порядок и сроки выплаты.

Также можно заключить договор безвозмездного пользования мобильным телефоном, принадлежащим работнику (ст. 689–701 ГК РФ) или назначить сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.

Начисление НДФЛ

Если оплата работнику услуг мобильной связи связана с выполнением им своих трудовых обязанностей, на такие суммы не нужно начислять страховые взносы во внебюджетные фонды (ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ). А вот выплаты работникам, превышающие лимиты компенсаций за использование их телефонов в служебных целях, установленных приказами, либо произведенные при отсутствии таковых, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (ст. 211 НК РФ).

Кстати, отсутствие на балансе организации сотовых телефонов не лишает ее возможности учесть расходы на оплату услуг связи при расчете налога на прибыль. По мнению судей, налогоплательщик вправе учесть расходы на оплату телефонной связи независимо от наличия на балансе мобильного телефона (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу № A56-33529/2006, ФАС Волго-Вятского округа от 02.02.2006 № A38-4091-12/222-2005).

Передай другому

SIM-карта – это карта, с помощью которой обеспечиваются идентификация абонентского устройства (сотового телефона), его доступ к сети мобильной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера.

Расходы на подключение для целей бухгалтерского учета учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы на подключение в целях налогообложения признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

В ситуации, когда сим-карта принадлежит организации, ее движение необходимо контролировать, так как в течение отчетного месяца она может выдаваться разным сотрудникам.

Поэтому, во-первых, сим-карту должен выдавать работник склада под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.

Во-вторых, чтобы контролировать затраты на связь, необходимо запрашивать у оператора данные о расходовании денежных средств с лицевого счета по каждой SIM-карте.

Подробный отчет

Налоговый кодекс РФ и законодательство о бухгалтерском учете не содержат перечня документов, которыми можно подтвердить расходы на услуги сотовой связи. Свою позицию по этому поводу высказал Минфин РФ (письмо ведомства от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Для того, чтобы компании подтвердить расходы на сотовую связь, необходимы:

  • приказ руководителя;
  • договор с оператором на оказание услуг связи;
  • детализированные счета оператора связи.

Приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые имеют право пользоваться услугами сотовой связи, должен содержать предельный размер расходов в месяц на каждого работника в соответствии с занимаемой им должностью (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@). Если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам.

Что касается предоставления налогоплательщиком детализированных счетов оператора связи, то мнение Минфина РФ по данному вопросу остается неизменным уже несколько лет – детализация нужна (Письма от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350). Налоговики солидарны с позицией Минфина (письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@ и от 25.06.2010 № 16-15/066760@).

При детализации общей суммы платежа в счете, выставленном оператором, в нем указываются номера всех телефонов абонентов, с которыми велись переговоры с данного телефона, коды городов (стран), дата и время переговоров, продолжительность и стоимость каждого разговора. Каждый телефонный звонок должен быть детализирован, подтвержден документально и экономически обоснован, в противном случае неизбежно возникнут споры по расчету налога на прибыль.

Поэтому хорошо, если на предприятии практикуется оформление служебных заданий на осуществление звонков, а впоследствии на них пишутся отчеты о проделанной работе. И то и другое должно быть составлено в произвольной форме, с учетом всех реквизитов, предусмотренных Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Но стоит отметить, что в последнее время большинство судов приходит к выводу, что детализированные счета и требование инспекторами расшифровки разговоров – излишество. Ведь, по закону «О связи», содержание переговоров составляет тайну (в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ).

Способы оплаты услуг

Если договором установлено условие об оплате услуг связи авансом, то в бухгалтерском учете организации-абонента проводимые ею платежи следует квалифицировать в качестве авансовых платежей. Как правило, подобные договоры уже содержат условие о зачислении на счет абонента денежных средств в размере, уплачиваемом им при заключении договора.

Затраты на услуги связи, оплаченные картами экспресс-оплаты (телефонные карты) без тщательного документального оформления могут привести к спорам с налоговиками. Минфин объясняет, что»если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли» (письмо ведомства от 31.05.2007 № 03-03-06/1/348).

В качестве подтверждающих документов компании необходимо иметь саму телефонную карту, кассовый чек, доказывающий ее покупку и служебную записку сотрудника с указанием причин покупки карты и перечнем звонков, которые были им сделаны. Записка должна быть завизирована руководителем предприятия.

3. Компенсация

Бывает и такое, что руководство компании не заключает договоров с сотовыми операторами. Сотрудники в производственных целях используют личные сим-карты и впоследствии предприятие возмещает им стоимость служебных звонков. Схема такова: сотрудник получает счет от оператора связи с расшифровкой звонков и выделяет в ней служебные звонки. Представив эти документы в бухгалтерию предприятия, он получает возмещение.

Подобный вариант пользования мобильной связью вполне приемлем и не вызывает претензий у налоговиков. Единственное, что советуют в такой ситуации инспекторы – подтверждать экономическую обоснованность таких звонков путем составления служебной записки с краткими пояснениями по каждому из них.

Стоимость личных разговоров должна учитываться отдельно. В бухгалтерском учете такие расходы отражаются в составе прочих расходов на счете 91. Для целей налогообложения прибыли расходы, произведенные в пользу работников, в составе расходов, уменьшающих налоговую базу, не учитываются (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Компенсация мобильной связи сотрудникам

При этом не забудьте удержать НДФЛ со стоимости личных разговоров сотрудника, оплаченных за него организацией. Эта сумма является доходом, полученным сотрудником в натуральной форме. Она облагается НДФЛ по налоговой ставке 13% (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 224 НК РФ). Кроме того, на эту сумму необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (письма Минздравсоцразвития России от 23.03.

Звоним по праздникам

Еще одним непростым моментом для бухгалтеров является отражение в отчетности звонков, которые совершают сотрудники компании в праздничные и выходные дни по рабочим моментам. Как обосновать, что звонки были сделаны не по личным вопросам?

В этом смысле позиция налоговиков довольно снисходительна. Ведомство полагает, что затраты на телефонные переговоры, осуществленные в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, могут учитываться в расходах при условии соответствия произведенных расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

В качестве подтверждения могут, в частности, использоваться любые внутренние документы компании, в которых указано, кому из работников разрешено пользоваться служебным телефоном в производственных целях. Организация может установить правило, что генеральный директор, его заместители, главбух и другие лица обязаны круглосуточно находиться на связи. Подобные обязательства компания может включить в трудовой (коллективный) договор, заключаемый с конкретным работником.

Екатерина Петрова

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector