Гриф согласования документа располагается на документе

Содержание

Помощь: Реквизит документа «гриф согласования»

5.13.1. Проекты подготовленных
документов перед подписанием
согласовываются с заинтересованными
отделами структурных подразделений,
отдельными должностными лицами.

П р и м е р:
Начальник технического отдела

https://www.youtube.com/watch?v=usersovetip

личная
подпись И.И. Петров

15.05.2013 г.

П р и м е р:Замечания прилагаются

Начальник юридического
отдела

личная подпись
И.В. Кудряшов

15.05.2013
г.

5.13.4. Для документа, подлинник
которого остается в организации, визы
проставляют в нижней части последнего
листа подлинника документа.

5.13.5. Для документа, подлинник
которого отправляют из организации,
визы проставляют в нижней части последнего
листа копии отправляемого документа.

Допускается полистное
визирование документа и его приложения.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ»

Реквизит «гриф согласования» — это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица, не являющихся автором документа.

Гриф согласования оформляется при согласовании документа со сторонними организациями или их должностными лицами. Такое согласование называется внешним. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации — авторе документа (профессиональные комитеты, советы трудовых коллективов и т.п.).

— слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек);

— наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);

— личной подписи должностного лица и ее расшифровки;

— даты согласования.

Пример

Гриф согласования документа располагается на документе

СОГЛАСОВАНО

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Директор государственного

учреждения «Белорусский

научно-исследовательский центр

электронной документации»

Подпись В.Л.Носевич

Гриф согласования документа располагается на документе

Документ может быть согласован также посредством письма или коллегиальным органом.

В этом случае в грифе согласования вместо наименования должности и подписи указывается название согласовывающего документа, его дата и регистрационный индекс.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профсоюзного комитета

20.10.2007 № 28

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

здравоохранения

Республики Беларусь

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

12.10.2005 № 2-1/890

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне.

Пример

СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Национальный архив
Республики Беларусь»
Подпись В.Д.Селеменев
21.12.2007
СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Национальный исторический
архив Беларуси»
Подпись А.К.Голубович
22.12.2007

Более двух грифов согласования размещают на документе двумя вертикальными рядами.

Пример

СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Национальный архив
Республики Беларусь»
Подпись В.Д.Селеменев
21.12.2007
СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Национальный исторический
архив Беларуси»
Подпись А.К.Голубович
22.12.2007

СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Государственный архив
Минской области»
Подпись Г.И.Ляшук
22.12.2007

СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Государственный архив
Брестской области»
Подпись А.Г.Карапузова
23.12.2007

Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций или на документе отсутствует достаточно места, грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования. Об этом на документе делается отметка, которую располагают на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования.

Пример

Лист согласования прилагается.

Подпись

Приведем пример оформления листа согласования.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Пример

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
____________________
(название документа)
СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

При оформлении документов, подпадающих под действие специальных правил, например нормативных правовых актов, грифы согласования следует располагать в предусмотренных этими правилами месте. При согласовании уставов, положений, правил, регламентов и других организационных документов, утверждаемых распорядительными актами (приказами, распоряжениями, постановлениями, решениями), грифы согласования располагаются на утверждающем документе.

— с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;

— с общественными организациями — в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;

— с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

— с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

15.02.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательскогоинститута документоведения и архивного дела,кандидат исторических наук

От редакции: Для правильного применения шрифтов и интервалов при оформлении текста и многострочных реквизитов документа см. Пособие

Согласование документа – это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа должностным лицом или коллегиальным органом.

— слова «СОГЛАСОВАНО»

Гриф согласования документа располагается на документе

— должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации)

— личной подписи

— расшифровки подписи

— даты согласования

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

СОГЛАСОВАНО

Гриф согласования документа располагается на документе

Начальник планового отдела

ОАО «Луч»

_________ А.Г. Голубев

«____»______20___г.

Этот реквизит размещается ниже реквизита «подпись».

Слово «согласовано» печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, ниже личная подпись с расшифровкой. Дата согласования указывается под личной подписью от границы левого поля.

СОГЛАСОВАНО

Письмо российской академии

медицинских наук

от 30.10.2003 № 451-805

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления

страховой компании «Планета»

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

от 21.06.2003 № 10

если документ имеет 2 грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа.

Гриф согласования документа располагается на документе

При большом количестве грифы располагают двумя вертикальными рядами.

В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита «Отметка о наличии приложения», делается запись «Лист согласования прилагается». А на листе согласования в правом верхнем углу указывается, к какому документу этот лист относится.

Согласование проекта текста документа со специалистами соответствующего профиля – это процедура, сопровождающая подготовку практически каждого ОРД.

В ходе согласования документа его текст корректируется и изменяется на основе замечаний, уточнений и дополнений.

Процедура согласования – одна из важных составных частей процесса принятия и оформления управленческих решений.

Круг должностных лиц, которые привлекаются к согласованию документов, определяется индивидуально, исходя из конкретной управленческой ситуации. Но при документировании типовых (повторяющихся) ситуаций целесообразно указывать в инструкциях по делопроизводству, с кем согласовываются документы конкретных видов. Эта информация может быть внесена в должностные инструкции сотрудников в раздел «Должностные обязанности».

Согласование может быть внутренним и внешним.

ВНЕШНИМ считается согласование с должностными лицами и другими организациями. Для внешнего согласования оформляется гриф согласования. ВНУТРЕННЕЕ согласование осуществляется должностными лицами внутри предприятия. Для внутреннего согласования используется

5.8. Отметка о контроле

Персональный
менеджмент — это последовательное и
целенаправленное применение в повседневной
практике испытанных методов работы с
целью оптимального использования
времени, собственных возможностей и
сознательного управления своей
деятельностью.

Организация
рабочего места — это система мероприятий
по оснащению рабочего места средствами
и предметами труда и их функциональному
размещению.

• соблюдение
санитарно-гигиенических норм, включая
поддержание постоянной оптимальной
температуры в служебном помещении,
отсутствие шума и правильную освещенность
рабочего места;

• цветовую
композицию рабочего помещения;

• правильную
планировку, укомплектование мебелью,
различными вспомогательными устройствами
и канцелярскими принадлежностями;

• оснащение
техническими средствами.

Гриф согласования документа располагается на документе

Под рабочее место
руководителя отводится отдельное
помещение, которое должно содержать
три зоны: 1) личной работы; 2) коллегиальной
деятельности; 3) дружеского общения.

7.Реквизиты:
«Печать»; «Регистрационный номер
документа». Примеры.

«Паблик рилейшнз»
(public relations) — термин, в переводе с
английского означающий «отношения с
общественностью». Эти отношения
формируются как внутри организации
(фирмы), так и за ее пределами.

Главная задача
деятельности в области «паблик рилейшнз»
(ПР) применительно к внешним условиям
состоит в расширении возможных партнерских
связей и развитии бизнеса. Для внутренних
условий работы организации — это
формирование положительного микроклимата
в коллективе, создание творческой
атмосферы.

ПР — это система
взаимоотношений, основанная на доверий,
и этим она существенно отличается от
пропаганды и агитации. Целью ПР является
не внушение, а убеждение, строящееся на
уважении делового партнера.

Главное назначение
ПР — создавать благоприятное мнение
общественности о фирме.

Методы ПР,
используемые организацией, разнообразны
и зависят от специфики ее деятельности,
целей и задач, которые она ставит в своей
работе, перспектив развития. Основными
из них являются: сотрудничество со
средствами массовой информации,
проведение пресс-конференций, участие
в выставках, ярмарках и т.д.

Подготовка и
проведение совещаний Под совещанием
понимается такой вид управленческой
деятельности, когда определенное
количество участников собирается в
заранее оговоренном месте в обусловленное
время для обсуждения и принятия решений
по заранее поставленным вопросам.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Так как в принятии
решений задействовано много работников,
такой вид управленческой деятельности
является наиболее дорогостоящим.
Стоимость совещания складывается из
заработка всех его участников, заработка
готовящих и обслуживающих его работников,
командировочных расходов, затрат на
аренду помещения, аппаратуру и других
накладных расходов.

Поэтому совещание
должно быть подготовлено особенно
тщательно с детальной проработкой всех
организационно-технических мероприятий
как по организации, так и его проведению.

В зависимости от
состава участников совещание может
быть международным, всероссийским,
областным, городским, внутриучрежденческим.
Количество участников также может быть
различно. Сложность и объем вопросов
определяют и временные рамки совещания:
многодневное, однодневное, несколько
часов и в пределах 1- 1,5 часа.

В зависимости от
вида совещания, количества участников
и временных рамок проводятся различные
подготовительные организационно-технические
мероприятия. В учреждениях с постоянно
действующими коллегиальными органами
(советами, коллегиями) должен быть
типовой регламент проведения заседаний,
где определены периодичность заседаний
и все процедуры подготовки и проведения
с указанием должностных лиц, отвечающих
за каждую процедуру.

— информирование
приглашаемых о месте, времени, повестке
дня, докладчиках и т.Д. (С данной целью
употребляются телефон, радио, личные
контакты, громкоговорящая связь,
объявления, приглашения, лист оповещения
и т.П.);

— подготовка перечня
участников и обеспечение приглашенных
необходимыми материалами и письменными
принадлежностями;

Гриф согласования документа располагается на документе

— оформление доклада
управляющего, подготовка иллюстративных
материалов;

— регистрация
участников и доклад руководителю о
количестве участников, опоздавших,
отсутствующих, причинах неявки и т.П.;

— ведение протокола
либо стенограммы совещания;

— подбор материалов
для управляющего;

— выполнение
оперативных поручений управляющего,
полученных в ходе совещания;

— оформление
протокола (стенограммы), его размножение
и рассылка участникам совещания, контроль
за исполнением принятых решений.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Отметка о контроле

Данный реквизит
проставляется на документах, исполнение
которых взято на особый контроль в
процессе его исполнения с целью
обеспечения установленных сроков,
указанных в резолюции, или типовых
сроков исполнения.

• типовой срок
исполнения документа – срок исполнения
документа, для группы типовых документов
(например, для обращений граждан) срок
исполнения типовых запросов и т. д.;

• индивидуальный
срок исполнения документа – срок
исполнения документа, установленный
поступившим документом, поручением или
указанный в резолюции.

Контролю подлежат
все документы, требующие исполнения.

Контроль за сроками
исполнения задания, осуществляемый
секретарем, можно разделить на текущий
и предупредительный. Сроки исполнения
документов исчисляются в календарных
днях со времени их доведения до
исполнителя, а для входящих документов
— с даты их поступления. Сроки исполнения
могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки
предоставления статистической и
финансовой отчетности и др. установлены
ведомственными подзаконными актами.

В рамках конкретной
организации типовые сроки исполнения
могут быть установлены для документов
после их утверждения и включения в
инструкцию по делопроизводству.

Гриф согласования документа располагается на документе

Сроки исполнения
документов, рассмотренных руководителем,
указываются в резолюции. Работу с
документом, имеющим длительный срок
исполнения (полгода, год), следует
контролировать поэтапно. В распорядительных
документах и решениях коллегиальных
органов сроки исполнения указывают по
каждому пункту.

Форма контроля
может быть ручной и автоматизированной.

Ручной контроль
осуществляют с помощью регистрационных
карточек и картотечного ящика с 32
подвижными (картонными или пластмассовыми)
разделителями. Тридцать один разделитель
соответствует числам месяца (31 день).
За 32-й разделитель ставят карточки на
документы, срок исполнения которых
приходится на следующий месяц.

Секретарь
регистрирует документы, записывает в
карточки задания и расставляет их по
срокам исполнения.

Автоматизированный
контроль за исполнением документов
ведется на ПЭВМ. Специальные программы
позволяют выводить на экран списки
документов, исполнение которых истекает
в определенный срок. С использованием
автоматизированной системы контроля
просматриваются все задания не только
по срокам, но и по исполнителям.

С помощью
компьютера можно получить в любое время
списки всех категорий документов:
неисполненных, с истекающим сроком
исполнения или нерассмотренных
исполнителем. Компьютер рассортирует
их по исполнителям, срокам исполнения
и видам документов. Автоматизированный
контроль позволяет увеличить объем
контролируемой документации, экономит
время, предоставляет возможность уделять
больше внимания качеству исполнения,
повышает исполнительскую дисциплину.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

3.1.1.
Движение
документов в организации с момента
создания или получения до завершения
исполнения или отправления образует
документооборот.

3.1.2.
Порядок прохождения документов и
операции, производи­мые
с ними в организации, регламентируются
инструкцией по де­лопроизводству,
положениями о структурных подразделениях
и
должностными
инструкциями работников.


централизация операций по приему и
отправке документов;


организация движения документа по
наиболее короткому пути;


исключение возвратных движений документа,
не обуслов­ленных деловой необходимостью;


организация предварительного рассмотрения
поступив­ших
документов;

— устранение необоснованных
согласований, организация параллельного
согласования проектов документов;


организация движения документов по
документопотокам — организованным
в пределах документооборота группам
докумен­там,
имеющим одинаковый маршрут.

4.1.1. Контроль
исполнения документов и поручений –
совокупность
действий, обеспечивающих своевременно
исполнение
документов, созданных в организации,
поступивших и вышестоящих
организаций, от других организаций и
граждан.Контроль
исполнения документов ведется с целью
своевременного
и качественного исполнения документов.

Гриф согласования документа располагается на документе

4.1.2. Контроль
исполнения документов включает:
постановку документа на контроль;
оперативное доведение документа до
исполнителя; предварительную
проверку и регулирование хода исполнения;
снятие
исполненного документа с контроля;
учет
и обобщение результатов контроля;
информирование
руководства организации о ходе исполнения
документов и исполнительской дисциплине.

  1. Контроль
    исполнения ведется на основе
    регистрационных данных,
    вносимых в РКФ при регистрации документа.

5.14. Оттиск печати

5.14.1. Оттиск печати заверяет
подлинность подписи должностного лица.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

5.14.2. Оттиск печати должен
захватывать часть наименования должности
лица, подписавшего документ, и не
закрывать его подписи.

5.14.3. Печать предприятия
проставляется на подлинниках документов,
подписанных руководителем организации
или лицами, право подписи, которым им
делегировано.

5.14.4. Письма, выполненные на
бланке (кроме гарантийных) не требуют
удостоверения печатью.

5.14.5. Перечень документов,
на которых ставится печать:

  • акты (приема законченных
    строительством объектов, оборудования,
    выполненных работ; списания, экспертизы
    и т.д.);

  • архивные копии, архивные
    справки;

  • гарантийные письма (на
    выполнение работ, услуг и т.д.);

  • доверенности (на получение
    товарно-материальных ценностей, ведение
    дел в арбитраже и т.д.);

  • договоры (о материальной
    ответственности, поставках, подрядах,
    научно-техническом сотрудничестве,
    аренде помещений, производстве работ
    и т.д.);

  • задания (на проектирование
    объектов, технических сооружений,
    капитальное строительство; технические
    и т.д.);

  • заявления (на аккредитив,
    об отказе от акцепта и т.д.);

  • командировочные удостоверения;

  • нормы расходов, платежные
    календари;

  • образцы оттисков печатей
    и подписей работников, имеющих право
    совершения финансово-хозяйственных
    операций;

  • поручения (бюджетные,
    банковские, пенсионные, платежные —
    сводные, в банк, на получение инвалюты
    со счетов, перевод валюты, на импорт и
    т.д.);

  • представления и ходатайства
    (о награждении орденами и медалями,
    премиями и);

  • расчеты выслуги лет;

  • реестры (чеков; бюджетных
    поручений, представляемых в банк);

  • сметы, расходов (на содержание
    аппарата управления, калькуляцию к
    договору);

  • контракты, соглашения;

  • справки (лимитные, о выплате
    страховых сумм, использовании бюджетных
    ассигнований на зарплату, начисленной
    и причитающейся зарплате, праве на
    льготы, размере пенсии);

  • спецификации (изделий,
    продукции и т.д.);

  • титульные списки;

  • удостоверения;

  • штатные расписания.

3.2. Средства доставки и отправки документов

3.2.1. Доставка
и отправка документов в академию
осуществляется средствами почтовой,
курьерской и государственной фельдъегерской
службой и раз­личными
видами электросвязи (телеграф, телефон,
факсимильная связь и электронная почта).

С помощью
почтовой связи в учреждение доставляется
и от­правляется
письменная документация в виде писем,
почтовых кар­точек,
бандеролей и мелких пакетов, а также
печатные издания.

  1. По
    каналам электросвязи поступают и
    отправляются: теле­граммы
    (телексы), факсограммы, телефонограммы,
    электронные документы
    и электронные сообщения. Документы
    могут доставляться работниками
    организации, получившими их в других
    организациях, и посетителями.

Лист-заверитель дела № __________

4.2.2. Датой
исполнения документа считается дата,
указанная в
резолюции,
а при ее отсутствии — дата, названная в
тексте
доку­мента. При отсутствии контрольной
даты документ должен быть исполнен
в месячный срок.

При
постановке на контроль распорядительных
документов (приказов,
распоряжений, решений) датой исполне­ния
является дата, указанная в поручении
(пункте распорядитель­ной
части).

4.2.3. Согласование
подготавливаемого документа с
заинтересо­ванными организациями и
лицами должно проводиться в пределах
установленного
срока исполнения документа.

4.3.2.Предварительная
проверка и регулирование хода исполне­ния
документов осуществляется централизованно
– отделом организационной работы и
управления документацией.
Для этого исполнителю, а при на­личии
нескольких исполнителей – ответственному
исполнителю,
рассылаются
напоминания о приближении срока
исполнения доку­мента,
которые формируются в автоматизированной
системе UFR
«Документооборот».

4.3.3. В
случае невозможности исполнить документ
в срок испол­нитель за 3 дня до истечения
срока обязан обратиться с мотивиро­ванной
письменной просьбой о продлении срока.
Решение о продлении срока испол­нения
принимает руководитель, вынесший
резолюцию.

Исполнитель
обязан проинформировать отдел
организационной работы и управления
документацией об измене­нии
срока исполнения документа. Сведения
об изменении срока исполнения
документа вносятся в РКК.

4.3.4.Приостановить
исполнение документа, а также отметить
его может только
организация — автор документа, по
внутренним документам — руководитель
или орган управления, принимавший
решение.

4.3.5.Документ
считается исполненным и снимается с
контроля отделом организационной работы
и управления документацией по поручению
руководства и/или
документированного подтверждения их
исполнения по
существу и сообщения результатов
заинтересованным органи­зациям
и лицам. При снятии документа с
контроля в автоматизированной системеUFR«Документооборот»
вносятся соответствующие данные.

Гриф согласования документа располагается на документе

4.3.6.Учет,
обобщение и анализ хода и результатов
исполнения документов
осуществляется отделом организационной
работы и управления документацией путем
формирования аналитических
отчетов (справок, сводок) в установленные
сроки или
по запросам.

4.3.7.Сводные
данные о состоянии исполнительской
дисципли­ны
в организации представляются руководству
организации.

5.1.1. Формирование
документального фонда академии
осуществляется отделом организационной
работы и управления документацией путем
составления номенклатуры дел, формирования
и оформления дел, обеспечения их
сохранности, учета и передачи дел в
архив. При формировании дел составляется
номенклатура дел.

Номенклатура дел является основным
документом, обеспечива­ющим
систематизацию документов и дел, учет
дел, поиск документов
и дел, а также является основой для
составления описей делпостоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения, и
по личному составу, актов на уничтожение
дел организации с истекшими сро­ками
хранения.

5.1.2. В номенклатуру дел
включаются все документы, создавае­мые
в академии и поступающие.

Электронные
документы и базы данных также включаются
в но­менклатуру
дел на общих основаниях. Не
включаются в номенклатуру дел периодические
издания.

  1. При
    составлении номенклатуры дел следует
    руководство­ваться
    учредительными документами организации
    (уставом или положением
    об организации), положениями о структурных
    подраз­делениях,
    штатным расписанием (структурой)
    организации, плана­ми
    и отчетами о работе, перечнями документов
    с указанием сроков
    хранения,
    типовыми (примерными) номенклатурами
    дел, номенк­латурами
    дел за предшествующие годы. Изучаются
    документы, об­разующиеся в деятельности
    академии, их виды, состав и содер­жание.

  2. В
    организации составляются номенклатуры
    дел структур­ных подразделений
    (приложение 9) и сводная номенклатура
    дел организации (приложение 10).

Номенклатура
дел структурного подразделения
составля­ется
лицом, ответственным за делопроизводство,
согласовы­вается
с отделом организационной работы и
управления документацией и (или) архивом
и, в необходимых случа­ях,
с Экспертной комиссией (далее — ЭК)
структурного подразде­ления,
подписывается руководителем подразделения
и представ­ляется
до 1 декабря текущего года в отдел
управления документацией.

Вновь
созданное подразделение обязано вмесячный
срок разрабо­тать номенклатуру дел
и представить ее в отдел организационной
работы и управления документацией
академии.

Ответственность
за своевременность и правильность
состав­ления номенклатуры дел
структурного подразделения несет его
руководитель.

5.1.5.
Номенклатура
дел подразделения печатается в одном
экземпляре и хранится в отделе
организационной работы и управления
документацией.

5.1.6.
Сводная номенклатура дел организации
составляется отделом организационной
работы и управления документацией
на основе номенклатур дел структурных
подразделе­ний,
при методической помощи архива академии.

Номенклатура дел академии
на предстоящий календарный год
составляется в последнем квартале
текущего года.

Гриф согласования документа располагается на документе

Сводная
номенклатура дел академии оформляется
на общем бланке,
визируется лицом, ответственным
за архив, согласовывается с ЭК академии,
подписывается начальником
отдела организационной работы и
управления документацией, представляется
на согласование с Экспертной проверочной
комиссией (далее — ЭПК) соответствующего
государ­ственного
или муниципального архива (не реже
одного раза в 5 лет),
после чего утверждается ректором
академии.

5.1.7. В
конце каждого года номенклатура дел
уточняется, ут­верждается
ректором академии и вводится в действие
с 1 января
следующего календарного года.

В случае
коренного изменения функций и структуры
академии составляется новая номенклатура
дел.

5.1.8. Сводная
номенклатура дел печатается в необходимом
ко­личестве
экземпляров. Первый экземпляр утвержденной
номенк­латуры
дел является документом постоянного
срока хранения ивключается
в номенклатуру дел отдела организационной
работы и управления документацией,
второй используется в
отделеорганизационной
работы и управления документацией
в качестве рабочего, третий экземпляр
применяется в
архиве
академии, четвертый — в соответствующем
архивном учреждении,
если номенклатура дел проходила
согласование с ар­хивным
учреждением, пятый — в виде выписок
соответствующих разделов тиражируется
для структурных подразделений, для
ис­пользования
в их работе.Рабочие
экземпляры номенклатуры дел могут
вестись в элек­тронном
виде.

5.1.9. В
сводной номенклатуре дел разделы
располагаются в со­ответствии
с утвержденной структурой (штатным
расписанием) академии.
Названиями разделов (подразделов)
номенклатуры дел
академии являются названия ее подразделений
(например: канцелярия,
бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

  1. В
    номенклатуре дел предусматриваются
    заголовки дел для
    группировки
    документов, отражающие все документируемые
    участ­ки
    и вопросы деятельности академии. В
    номенклатуру дел академии
    включаются также дела её временно
    действующих органов.

  2. Номенклатура
    дел составляется по установленной
    форме.
    Графы
    номенклатуры дел заполняются следующим
    образом.
    В
    графе 1 номенклатуры дел проставляются
    индексы дел. Ин­декс
    дела состоит из кода структурного
    подразделения (в соот­ветствии
    со штатным расписанием, структурой)
    и порядкового номера дела в пределах
    раз­дела.
    Индексы дел обозначаются арабскими
    цифрами. Например: 01-05,
    где:

01 — код структурного подразделения;

05 -порядковый номер дела в разделе
номенклатуры дел.

Дела
по вопросам, неразрешенным в течение
одного года, явля­ются «переходящими»
и вносятся в номенклатуру дел следующего
года
с тем же индексом. Рекомендуется также
сохранять в номенк­латуре
дел схожие индексы для однородных дел
в пределах разных структурных
подразделений.

В графу
2 номенклатуры дел включаются заголовки
дел (томов, частей).

Заголовок
дела должен четко, в обобщенной форме
отражать ос­новное
содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке
дела неконкретных формулировок
(«разные материалы», «общая переписка»
и т.д.). Заголовки
дел могут уточняться в течение
делопроизводственного года в процессе
формирования и оформления дел.

— название
вида дела (переписка, журнал и т.д.)
или


разновидности документов (протоколы,
приказы и т.д.);

— название
организации или структурного подразделения(автор
документа);

— название организации,
которой будут адресованы или откоторой
будут получены документы (адресат
или корреспондент документа);

— краткое
содержание документов дела;

— название
местности (территории), с которой
связаносодержание
документов дела;

— дата
(период), к которым относятся документы
дела;

— указание
на копийность документа.

Порядок
расположения заголовков дел внутри
разделов и под­разделов
номенклатуры дел определяется степенью
важности до­кументов, составляющих
дела, и их взаимосвязью.

В начале
раздела располагаются заголовки дел,
содержащих учредительные,
организационно-правовые и распорядительные
документы.
При этом заголовки дел, содержащих
постановле­ния, решения, поручения,
приказы вышестоящих организаций,
располагаются
перед заголовками дел с приказами
ректора академии.

Затем
следуют заголовки дел, содержащих
плановые, отчетные, информационно-аналитические
документы, документы, отражаю­щие
специфическую деятельность организации
и её подразделе­ний,
переписку и др. Заголовки дел, составленных
по корреспон­дентскому
и географическому признакам, вносятся
в номенклатуру дел
по алфавиту корреспондентов или
географических названий.

В
заголовках дел, содержащих документы
по одному вопросу, но не
связанных последовательностью исполнения,
в качестве вида дела
употребляется термин «документы», а в
конце заголовка в скобках
указываются основные названия документов,
которые должны
быть в деле, например:

    1. Прием и первичная обработка поступающих документов

      1. Порядок
        обработки
        поступающих
        документов:

  • проверка правильности
    адресования поступающих документов,
    правильности доставки и комплектности
    документов;

  • сортировка документов
    на подлежащие и неподлежащие регистрации;

  • выделение документов,
    адресованных в структурные подразделения;

  • сроки обработки
    документов и передачи их на участок
    регистрации или в структурные
    подразделения в случае поступления
    документов в нерабочее время;

    1. Предварительное рассмотрение документов

      1. Инструкцией по
        делопроизводству предусматриваться
        проведение службой делопроизводства
        предварительного рассмотрения
        документов в целях выделения из всего
        массива поступившей документации,
        требующей обязательного рассмотрения
        руководством Общества.

      2. Документы,
        поступившие в Общество
        по вопросам, не требующим рассмотрения
        руководством, направляются службой
        делопроизводства непосредственно в
        структурные подразделения Общества.

      1. Основанием для
        принятия решения в ходе предварительного
        рассмотрения является содержание
        документа, а не адресование документа
        соответствующему должностному лицу
        Общества.

      2. Результатом
        предварительного рассмотрения должно
        быть направление документа на вынесение
        руководителем Общества
        или лицом его замещающим резолюции
        (поручения (указания) по исполнению
        документа) в соответствии с распределением
        обязанностей между руководителем,
        его заместителями.

Журналы регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции, приказов, договоров

3.3.1. Поступающая
документация принимается централизован­но
отделом организационной работы и
управления документацией, кроме
бухгалтерской документации. Документы,
поступающие в академию (включая
телеграммы, телексы,
факсограммы, телефонограммы) проходят
первичную об­работку,
предварительное рассмотрение, регистрацию,
рассмот­рение
руководством и доставляются исполнителям.

3.3.2. При
получении документа отдел организационной
работы и управления документацией
проверяет целост­ность конверта,
пакета или упаковки, правильность
адресованиядокумента,
а при вскрытии конверта – наличие в нем
документов, включая
приложения.

О
недостаче вложений, повреждении
документов или приложе­ний
к ним в тот же день сообщается отправителю
в письменной форме.

3.3.3. Не
вскрываются конверты с пометкой «Лично»
и грифами
ограничения доступа
(«Секретно», «Коммерческая тайна»,
«Конфи­денциально»
и др.). На конвертах с грифом ограничения
доступа проставляется
штамп о поступлении и дата поступления,
после че­го
конверты с документами передаются в
подразделение, отвеча­ющее
за работу с информацией ограниченного
доступа. Ошибочно доставленная
корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты
сохраняются и прилагаются к документам
в случаях, когда только по ним можно
установить адрес отправителя и дату
отправки.
В остальных случаях конверты уничтожаются.

3.3.4. При
обнаружении отсутствия документов или
приложений к ним
составляется акт в трех экземплярах:
первый остается в отделе управления
документацией,
второй приобщается к поступившему
документу, третий направляется
отправителю документа.

3.3.5.
Прием
факсограмм (факсов), адресованных
руководству, осуществляется
отделом организационной работы и
управления документацией.
При поступлении по факсу до­кумента,
требующего рассмотрения руководства,
документ переда­ется
в отдел организационной работы и
управления документацией, организующую
дальнейшую работу с документом.

3.3.6.Документы
в электронном виде, поступающие в
академию,
проходят прием, регистрацию, предварительное
рассмотре­ние,
рассмотрение руководством и доставляются
исполнителям. Прием
и регистрация документов в электронном
виде, поступивших на электронный адрес
академии, осуществляется отделом
организационной работы и управления
документацией.

При
поступлении электронного документа,
требующего рассмот­рения
руководства, лицо, получившее документ,
передает его
по информационно-телекоммуникационной
сети академии в
отдел управления документацией.

3.3.7. Документы,
требующие срочного рассмотрения,
переда­ются
на регистрацию незамедлительно. Обработка
остальной кор­респонденции
и передача её на регистрацию осуществляется
в день
ее поступления или в первый рабочий
день при поступлении
документов
в нерабочее время.

Поступившие телеграммы принимаются
под расписку с простав­лением даты и
времени приема.

Текст
поступившей телефонограммы записывается
(печатается) получателем
на специальном бланке, регистрируется
и оперативно передается
руководителю, которому она адресована.

3.3.8. Предварительное
рассмотрение документов проводится
с
целью
распределения поступивших документов
на документы, тре­бующие
обязательного рассмотрения руководством
и направляе­мые
непосредственно в
структурные
подразделения и ответствен­ным
исполнителям.

Предварительное рассмотрение
документов осуществляется, исходя
из оценки их содержания, на основании
установленного в академии распределения
обязанностей между руководством.

3.3.9. Прошедшие
предварительное рассмотрение документы
и предназначенные
для передачи на резолюцию руководству,
подле­жат
регистрации.

Журнал регистрации поступающей
корреспонденции

Дата
поступления

Регистрационный
номер

Наименование
вида документа

Автор
документа

Дата и
регистрационный номер документа

Заголовок
(краткое содержание)

Резолюция

Исполнитель

Срок исполнения

Примечание

Журнал регистрации отправляемой
корреспонденции

Дата документа

Регистрационный
номер

Наименование
вида документа

Автор
документа

Заголовок
(краткое содержание)

Исполнитель

Примечание

Журнал регистрации приказов

Номер
документа

Дата документа

Заголовок
(краткое содержание)

Ответственный
за контроль исполнения

Журнал регистрации договоров

Дата документа

Номер
документа

Наименование
договора (предмет договора)

Ответственный
за контроль исполнения

Приложение 8

Перечень типовых сроков исполнения
документов

  1. Поручения Президента Российской
    Федерации и Правительства Российской
    Федерации – в срок, указанный в поручении
    или в месячный срок со дня его подписания;

  2. Поручения Президента Российской
    Федерации с грифом «Весьма срочно»
    рассматриваются в течение пяти дней;

  3. Поручения Президента Российской
    Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются
    в течение 10 дней;

  4. Поручения Правительства Российской
    Федерации с грифом «Весьма срочно»
    рассматриваются в течение пяти дней;

  5. Поручения Правительства Российской
    Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются
    в течение 10 дней;

  6. Письма Министерства иностранных дел,
    без согласования с другими организациями
    в течение 15 дней, с согласованием – 30
    дней;

  7. Запрос депутата Федерального собрания
    – не позднее, чем в 15-дневный срок со
    дня получения.

  8. Предложения и заявления депутатов
    Федерального Собрания – в срок до
    одного месяца; не требующие изучения
    и проверки – в максимально короткие
    сроки;

  9. Письма-поручения и письма-запросы
    вышестоящих организаций – к указанному
    в них сроку или в течение 10 дней.

  10. Обращения граждан – 30 дней со дня
    регистрации; при необходимости
    дополнительного изучения допускается
    продлевать на срок не более 30 дней;

  11. Протоколы разногласий: составление и
    направление – в 10-дневный срок,
    рассмотрение в 20-дневный срок;

  12. Телеграммы, требующие срочного решения,
    — до трех дней, остальные в течение 10
    дней.

  13. Письма предприятий, организаций,
    учреждений – 10 дней.

  14. Поручения платежные: выписка и сдача
    в учреждение банка – не позднее
    следующего дня после получения товара;

  15. Жалоба на неправильные действия или
    распоряжения финансовых органов:
    рассмотрение не позднее 10-дневного
    срока со дня поступления.

Приложение 9

Правительство
Республики Коми

Автономное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования

Республики
Коми

КОМИ
РЕСПУБЛИКАНСКАЯ АКАДЕМИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ
СЛУЖБЫ

И
УПРАВЛЕНИЯ

(АОУ
ВПО КРАГСиУ)

Отдел
правовой и кадровой работы

НОМЕНКЛАТУРА
ДЕЛ

г.
Сыктывкар

на
2009 год

белком»

№ п/п

Индекс
дела

Заголовок дела

(тома, части)

Кол-во

ед. хр.

Срок хранения
дела и № статей по перечню

Примечание

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Название
раздела

Наименование должности

руководителя

структурного подразделения
Подпись Расшифровка
подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного подразделения

от ___________ №__________________

Наименование должности

руководителя отдела УД

и (или) архив

(лица, ответственного за архив)
Подпись Расшифровка
подписи

Приложение 10

Правительство
Республики Коми

Автономное
образовательное учреждение высшего
профессионального образования

Республики
Коми

КОМИ
РЕСПУБЛИКАНСКАЯ АКАДЕМИЯ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ
СЛУЖБЫ

И
УПРАВЛЕНИЯ

(АОУ
ВПО КРАГСиУ)

НОМЕНКЛАТУРА
ДЕЛ

г.
Сыктывкар

на
2009 год

УТВЕРЖДАЮ

Ректор
Коми республиканской

академии
государственной службы

и
управления

_______________В.В.
Грибанов
« ___»__________________2008
г.

белком»

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Название
раздела

руководителя

отдела УД
Подпись Расшифровка
подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО
СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Коми республиканской
Протокол ЭПМК РК

академии государственной службы
«Национальный
архив

и управления
Республики Коми»

«___»_______2008
г. №___
«___»_______2008 г. №___

Продолжение приложения 10

10.5.1. Прохождение внутренних документов
на этапах их подготовки и оформления
должно соответствовать прохождению
отправляемых документов, а на этапе
исполнения — поступающих документов.

10.5.2.
Ответственность
за качество подготовки документов и
достоверность содержащихся в них
сведений возлагается на лиц, подготовивших
и подписавших документы.

10.5.3.
Документы
передаются Секретарю Общества, который
регистрирует их в журнале внутренней
документации и передает адресату. В
Журнале указывается номер документа,
дата получения, кто подготовил, адресат
и результат рассмотрения.

10.5.4.
Результат
рассмотрения документа доносится до
подготовившего его через Секретаря
Общества либо самостоятельно адресатом.

6. Каким образом нужно оформлять реквизит 15 «Адресат»? Место расположения реквизита на документе. Сколько адресов можно указывать на документе?

7.7.1.1. Положения — нормативные акты,
имеющие сводный кодификацион­ный
характер и определяющие порядок
образования, структуру, функ­ции,
компетенцию, обязанности и организацию
работы системы Общества (образец
оформления положения в приложении №4)

7.7.1.2. Положения могут регламентировать
деятельность должностных лиц. В отдельную
группу выделяются положения, регулирующие
совокупность орга­низационных,
трудовых и других отношений по конкретному
вопросу.

П р и м е р:»Положение о
бухгалтерском учёте и отчётности »

«Положение о документообороте в
бухгалтерским учёте»

Положения утверждаются в установленном
порядке.

Минюст
России 
Департамент информатизации 
и
научно-технического обеспечения

Генеральному
директору 
ОАО «Северные
регионы» 
В.А. Лагунину

или

АО
«Электроцентромонтаж» 
Главному
бухгалтеру 
В.М. Кочетову

Администрации
районов 
Московской области

Главному
редактору
Издательского
дома
«Медиадом»
Н.В. Семиной

Государственное
учреждение
Всероссийский
научно-исследовательский 
институт
документоведения и архивного
дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва,
117393

Образцову
О.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, 
г.
Липки, Киреевский р-н, 
Тульская
обл., 301264

7.2. Инструкция

7.7.2.1. Инструкция — это правовой акт,
издаваемый органом управления Общества
в целях установления правил, регулирующих
организационные, технологические,
финансовые и иные специальные стороны
деятельности предприятия (образец
оформления инструкции в приложении
№5).

7.7.2.2. Заголовок инструкции должен четко
очерчивать круг вопросов, объектов и
лиц, на которые распространяются ее
требования.

П р и м е р:«Инструкция по
делопроизводству»;

«Должностная инструкция
инспектора по контролю».

7.7.2.3. Текст инструкции разбивается по
определенной логической схеме на
разделы, пункты и подпункты. Как правило,
инструкция начинается с раздела «Общие
положения», в котором указываются цели
ее издания, область распространения,
порядок ее применения и другие сведения
общего характера. Инструкция является
документом постоянного или длительного
действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит
характер указания, в ней указываются
четкие формулировки со словами, имеющими
распорядительное значение:

  • «должен»;

  • «следует»;

  • «необходимо»;

  • «имеет право»;

  • «не допускается»;

  • «рекомендуется»;

  • «запрещается» и т.д.

Текст инструкции излагается от третьего
лица или в безличной форме

7.7.2.4. Инструкция оформляется на общем
бланке. Она утверждается специальным
распорядительным актом или непосредственно
Генеральным директором. На инструкции
может быть сделана пометка о том, что
она является приложением к распорядительному
документу. При утверждении инструкции
распорядительным документом (приказом,
распоряжением и т.д.

Порядок работы с обращениями граждан

10.4.1.
В
соответствии с действующим законодательством
в Обществе издаются следующие внутренние
документы:

  • Служебная,
    докладная
    записка;

  • заявление;

  • ходатайство;

  • предписание.

10.4.2.
Документы,
подготовленные сотрудниками Общества,
должны быть предельно краткими и ясными
по содержанию, всесторонне обоснованными,
отредактированными и при необходимости
согласованными с другими структурными
подразделениями.

10.6.1.Документация,
подготовленная в установленной форме,
передается Исполнителем для подписания
Генеральным директором —
делопроизводителю ежедневно до 1500
ч.

10.6.2.
Делопроизводитель
подготавливает пакет документов,
для
подписи
Генеральным директором,
по
группам документации:

  • входящая
    корреспонденция;

  • исходящая
    корреспонденция;

  • внутренние
    документы;

  • кадровые
    документы;

  • документы,
    связанные с договорной работой;

  • финансово-бухгалтерские
    документы;

  • прочие.

10.6.3.
Подача документации на подпись
Генеральному директору осуществляется
ежедневно с 1600
ч. до 1700
ч.

10.6.4. В обязательном порядке подлежит
возврату документация, если на ней не
проставлены визы согласования.

10.6.5. Доработка документации с учетом
замечаний Генерального директора
осуществляется Исполнителем в указанный
Генеральным директором срок. После
доработки с учетом замечаний Генерального
директора документация подлежит
повторному визированию.

Возврат проекта документа для доработки,
не может служить основанием для продления
сроков исполнения поручений Генерального
директора.

10.6.6. Ответные документы передаются на
подписание вместе с материалами, на
основании которых они составлены.

10.6.7.
Передача
документации
на подпись Генеральному директору,
исключая делопроизводителя,
считается допустимой только для:

  • Финансового
    директора;

  • Начальника
    отдела кадров.

9.1.1. Делопроизводство по обращениям
граждан ведется отдельно от других
видов делопроизводства. Ведение
делопроизводства по обращениям граждан
возлагается на отдел организационной
работы и управления документацией.

9.1.2. Письменное обращение должно
содержать:

  • наименование академии (должность,
    Ф.И.О. должностного лица);

  • Ф.И.О. гражданина, данные его места
    жительства, места работы /учебы, телефон;

  • изложение сути обращения;

  • личную подпись гражданина;

  • дата.

К письменным обращениям могут прилагаться
копии решений (ответов), принятых ранее
по обращениям, а также документы,
необходимые для рассмотрения обращения.

Анонимные обращения рассмотрению
отделом организационной работы и
управления документацией не подлежат.

9.1.3. Все поступившие обращения в отдел
организационной работы и управления
документацией подлежат регистрации в
день поступления.

На поступившем обращении в правом нижнем
углу или другом свободном от текста
месте первой страницы проставляется
регистрационный штамп входящего
документа, в котором указываются дата
регистрации и регистрационный индекс.

Регистрационный индекс включает первую
букву фамилии автора и порядковый номер
поступившего обращения.

9.1.4. После регистрации обращения
передаются на рассмотрение ректору и
его заместителей, которые определяют
конкретного исполнителя или ответственного
за исполнение, порядок и сроки исполнения.

Поручения оформляются на отдельном
листе, которые приобщаются к обращению.

Перечень групп нерегистрируемых документов

  1. ГОСТы

  2. Графики, наряды, заявки, разнорядки

  3. Документы по материально-техническому
    обеспечению, статистическая и
    бухгалтерская учетная и отчетная
    документация

  4. Корреспонденция, адресованная работникам
    учреждения с пометкой «Лично»

  5. Научные отчеты

  6. Нормы и нормативы расхода материалов

  7. Планово-финансовые документы

  8. Печатные издания (книги, журналы,
    бюллетени)

  9. Поздравительные письма, телеграммы

  10. Прейскуранты

  11. Претензии

  12. Пригласительные билеты

  13. Программы конференций, совещаний

  14. Рекламные материалы (листовки, программы,
    проспекты, извещения)

  15. Задания на командирования специалистов
    за рубеж и сметы по командировкам

  16. Технические условия

  17. Учебные планы, программы

  18. Формы и бланки (кроме бланков строго
    учета и отчетности)

Приложение 7

Журналы регистрации поступающей и отправляемой корреспонденции, приказов, договоров

Приложение 8

Приложение 9

руководителя

Дата

СОГЛАСОВАНО

и (или) архив

Приложение 10

руководителя

Дата

ООО
«СТРОИТЕЛЬ»

ПРИКАЗ

17.08.2011
№ 121-к

г.
Омск

О
временном замещении

руководителя
объединения

ПРИКАЗЫВАЮ:

На
период моей служебной командировки
временное исполнение обязанностей
генерального директора объединения
с 20.08.2011 по 07.09.2011 возложить на главного
инженера предприятия Воробьева П.И.

Генеральный
директор

С
приказом ознакомлен:

главный
инженер

Антонов
тел. 15-45-63

В
дело № 01-08

Личная
подпись
18.08.2011

Личная
подпись

Личная
подпись
17.08.2011

П.А.
Зуев

П.И.
Воробьев

5.2. Регистрационный номер документа

5.2.1. Регистрация документов
производится в пределах групп, в
зависимости от названия вида документа,
автора и содержания.

5.2.2. Регистрационный номер
документа является его порядковым
номером в течение года (с января по
декабрь).

5.2.3. Приказы по личному
составу и приказы по основной деятельности
имеют отдельную нумерацию в пределах
своей группы. В приказах по личному
составу к порядковому номеру добавляется
буква к (кадры),
по основной деятельности к порядковому
номеру добавляются буквы о/д
(основная деятельность).

5.2.4. Регистрационный номер
внутренних, исходящих документов, кроме
порядкового номера, дополняется условным
обозначением (индексом) структурного
подразделения, составившего документ,
номером дела по номенклатуре, куда
подшит документ (или копия отправленного
документа).

П р и м е р:Акт № 00-14-28,

где: 00-индекс отдела, 14-номер
дела по номенклатуре, 28-порядковый номер
отправляемого документа.

5.2.5. Ссылка на регистрационный
номер и дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа,
на который должен быть дан ответ или на
основании которого готовится следующий
документ.

6. Каким образом нужно оформлять реквизит 15 «Адресат»? Место расположения реквизита на документе. Сколько адресов можно указывать на документе?

5.4.1. Адресатом может быть
организация, структурное подразделение,
должностное или физическое лицо.

— наименование учреждения,
организации (в именительном падеже);

— наименование структурного
подразделения (в именительном падеже);

— указание должности
получателя (в дательном падеже);

— инициалы и фамилия получателя
(в дательном падеже, инициалы указываются
перед фамилией);

— почтовый адрес.

5.4.2. Каждая из указанных
частей адресата печатается с новой
строчки. Расстояние между ними 1,5
межстрочных интервала. Длина максимальной
строки должна не превышать 9-10 см и
ограничиваться правой границей текстового
поля. Знаки препинания (точки и запятые)
не ставятся.

5.4.3. Для внутренних документов
указываются: название структурного
подразделения, должность, инициалы и
фамилия должностного лица, которому
подается документ.

П р и м е р:Начальнику
отдела безопасности

В.Г. Куроедову

5.4.4. При адресовании документа
физическому лицу указываются фамилия
и инициалы получателя, затем почтовый
адрес.

П р и м е р:
Куроедову В.Г.

пр-т Октябрьский д.55 кв.13

г. Великие Луки 182113

5.4.5. При адресовании документа
юридическому лицу указывается наименование
организации, затем почтовый адрес.

П р и м е р:Почтовое
отделение № 10

ул.Некрасова д.1 г.Великие
Луки 182113

ООО «Альянс»

Генеральному директору

Ивановой И.И.

пер. Гранатовый д.4

г.Великие Луки 182113

5.4.6. На одном документе
помещается не более 4-х адресатов. Слово
«Копия» перед вторым, третьим и
четвертым адресатами не проставляется.
Если адресатов больше, составляется
список на рассылку и на каждом документе
указывается один конкретный адрес.
Список на рассылку составляется тем,
кто готовил документ.

5.7. Заголовок к тексту

3.18
Заголовок к тексту включает в себя
краткое содержание документа. Заголовок
должен быть согласован с наименованием
вида документа.

Приказ
о создании аттестационной комиссии;

Должностная
инструкция ведущего эксперта.

К
тексту документов, оформленных на
бланках формата А5, заголовок допускается
не указывать.

5.7.1. Заголовок является
обязательным
реквизитом любых документов (за
исключением извещений, телеграмм).

5.7.2. Заголовок включает в
себя краткое содержание документа.
Заголовок должен быть согласован с
наименованием вида документа.

Заголовок чаще всего отвечает
на вопрос: «о чем?», » о ком?».

П р и м е р:
Письмо — Об открытии фирмы; Договор — О
поставках металла; Положение — О финансовом
отделе.

5.7.3. В таких документах, как
протоколы, инструкции, акты, правила,
заголовок отвечает на вопрос: кого
(чего)?

П р и м е р:
должностная инструкция — секретаря;
протокол — заседания совета; акт — приема
помещения; правила — трудового распорядка
и др.

5.7.4. Если в документе отражено
несколько вопросов, заголовок формулируется
обобщенно.

П р и м е р:
«О создании приемной комиссии».

Заголовок печатается без
кавычек, не подчеркивается. Точка в
конце заголовка не ставится.

5.9.1. Тексты документов
оформляются в виде связного текста,
анкеты, таблицы или в виде соединения
этих структур.

5.9.2. Важнейшими требованиями
к тексту являются: достоверность,
объективность, максимальная краткость
при полноте информации, точности,
исключающей возможность двоякого
понимания текста.

5.9.3. Связный текст, как
правило, состоит из двух частей:

  • в первой части — указываются
    причины, основание, цели составления
    документов;

  • во второй — решения, выводы,
    предложения и рекомендации.

5.9.4. В распорядительных
документах, отражающих принцип
единоначалия, в объяснительных записках,
заявлениях, в большей части докладных
записок текст излагается от первого
лица (предлагаю, прошу).

В распорядительных документах,
издаваемых на принципах коллегиальности,
используется форма изложения от 3-го
лица единственного числа (правление
решило).

5.9.5. В протоколах используется
форма изложения текста от 3-го лица
множественного числа (постановили,
решили, предлагаем), а запись выступлений
ведется от 3-го лица единственного числа
(Иванов возражает … и предлагает).

5.9.6. Для лучшего восприятия
документа его текст делится на абзацы.
Обычно абзац содержит не более двух-трех
предложений. Абзац печатается, отступив
пять печатных знаков
от начала строки. Абзац должен быть
одинаковым по всему тексту документа.

5.9.7. Тексты документов
сложных, больших по объему разделяются
на части: разделы, подразделы, пункты,
подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами. Номер подпункта включает номера
раздела, подраздела, пункта и порядковый
номер подпункта. Все они разделяются
точками. Количество номеров в нумерации
не должно быть больше четырех.

П р и м е р:
2.1.; 2.1.2.; 2.1.2.3.

5.9.8. Если в тексте документа
содержится таблица, то графы и строки
таблицы должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном
падеже.

5.9.9. Если таблицу печатают
более чем на одной странице, графы
таблицы должны быть пронумерованы и на
следующих страницах должны быть
напечатаны только номера этих граф.

5.9.10. Заголовки граф и строк
таблицы пишут с прописной буквы. В конце
заголовка и подзаголовка таблицы точка
не ставится. Заголовки граф формулируются
в единственном числе и всегда в
именительном падеже.

Унифицированные
системы документации – системы, созданные
по единым правилам и требованиям,
содержащим информацию, необходимую для
управления в определенной сфере
деятельности. Униф. формы документов
проектируются на основе формуляра
образца. Для унифиц. системы организац.
распоряд. документов формы документов
разрабатываются на основании модели,
предложенной ГОСТом-6.30-2003. Текст Униф.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

документов может быть оформлен в виде
связного текста, трафарета, анкет, таблиц
и соединения этих форм. Связный текст
– содержит грамматически согласованную
информацию об управленческих действиях.
Связный текст может быть составлен на
основе трафарета. Анкета – опросный
лист для получения определенных сведений.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия