Делопроизводство — формирование дел. Дело

Какие документы должны быть в личном деле работника

Первая задача данной операции — проверка соответствия деловой бумаги и ее заголовка, зафиксированного в номенклатуре дел. Вторая — проверка порядка расположения бумаг внутри дела. Бумаги могут сортироваться по разным критериям: в алфавитном порядке — по имени корреспондента, тематически — по затрагиваемым вопросам, по времени создания, по месту создания и т.д.

Когда дело окончательно сформировано, его требуется подшить и переплести. Перед проведением этой операции нужно совершить ряд вспомогательные действий:

  1. Удалить со всех листов посторонние предметы: скрепки, булавки и т.п.
  2. Снять листы со скоросшивателя;
  3. Под последний документ дела вложить лист-заверитель дела (о нем речь пойдет ниже);
  4. В начало дело (в случае необходимости) вложить внутреннюю опись.

Согласно общепринятому стандарту объем дела должен быть не более 250. В ситуации, когда листов накапливается больше, создается второй том дела.

Справка

Нумерация листов

Данная операция имеет две цели — контроль сохранности всех бумаг и облегчение их поиска.

Для осуществления данной процедуры используется черный графитовый карандаш или специальный нумератор. Чернила или карандаши других цветов использовать нельзя. Номера страниц ставят только с лицевой стороны листа, в правом верхнем углу, при этом нужно следить, чтобы не был задет основной текст.

Если формат листа больше, чем А4, то порядок нумерации следующий. Если лист подшит за один край и потом свернут, то он считается одной страницей. Если лист сложен и подшит за середину, то двумя. Фотографии и иллюстрации нумеруются в левом верхнем углу обратной страницы. Иногда в состав дела входят конверты, содержащие текстовые данные и вложения, в этом случае сам конверт нумеруют отдельно, а вложения — очередным номером за ним, каждое отдельно. При формировании нескольких томов в каждом из них создается отдельная нумерация.

Делопроизводство - формирование дел. Дело

Как уже отмечалось выше, лист-заверитель дела размещается на специальном последнем листе дела. В нем фиксируются итоги предыдущей операции — нумерации. В листе цифрами и прописью фиксируют количество листов, которые были пронумерованы, потом пишут слова «в том числе» и на отдельных строках указывают количество литерных листов и количество пропущенных листов.

Далее ставится знак « » и после него указывается количество листов внутренней описи, если таковая имеется.

Лист-заверитель должен быть подписан лицом, который его составил. Нужно указать должность этого лица, фамилию, инициалы и дату составления бумаги. Ни в коем случае нельзя использовать обложку дела и оборотную сторону последнего листа в качестве размещения данных, содержащихся в листе-заверителе.

Рис. 1. Форма листа-заверителя дел

Иногда в состав дел входят документы, имеющие особую ценность. Это личные дела, папки с бумагами, связанными с присуждением ученых степеней или присвоением ученых званий. Вся документация, связанная с областью авторских свидетельств и патентов. Дела, имеющие отношение к судебному производству, следствию и т.п. Во всех этих случаях необходимо наличие внутренней описи компонентов дела.

В отличие от заверительного листа, внутренняя опись размещается на первом листе дела. Сведения, содержащиеся в обоих бумагах, аналогичны — это количество единиц дела, а также количество листов самой описи.

Рис. 2. Форма внутренней описи документов дела

Название компании;

Название отдел компании;

Индекс дела в системе делопроизводства компании;

Заголовок дела;

Срок хранения.

Если дело имеет несколько томов, то нужно добавить номер текущего тома;

Даты начала и окончания дела (крайние даты);

Делопроизводство - формирование дел. Дело

Общее количество листов в деле;

Номер фонда, описи и дела по описи.

Следует отметить, что последний пункт добавят на обложку сами работники архива.

Разработка и оформление обложки требуют соблюдения ряда требований. Название компании пишется в именительном падеже. Иногда название компании меняется в течение года. В таком случае нужно привести оба названия. Делается это следующим образом: старое название заключается в скобки, а сразу под ним приводится новое.

Обычно заголовок дела совпадает с тем, который зафиксирован в номенклатуре дел. Он ставится на обложку сразу при формировании дела. Однако может возникнуть такая ситуация, что последующий анализ содержания папки приведет к заключению о необходимости корректировки заголовка. Если он будет изменен, то в номенклатуру дел нужно внести соответствующее дополнение.

Справка

  1. Вид дела: дело, переписка, документы, материла и т.д. или вид деловых бумаг: протоколы, отчеты, акты, приказы.
  2. Автор или корреспондент. Последний указывается в случае переписки.
  3. Основной вопрос, который отражают суть документов.

Делопроизводство - формирование дел. Дело

Следующий обязательный атрибут, который размещается на обложке — крайние даты. Ими являются даты самого раннего и самого позднего документа, входящих в папку.

Далее следует указать срок хранения. Для бумаг постоянного хранения — «Хранить постоянно», а для всех остальных — конкретный срок.

Когда будет указывать количество листов дела, обратите внимание, что листы внутренней описи и листа-заверителя не включается в это количество.

Рис. 3. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Справка

количество листов в деле не должно превышать 250 листов

Заключительная процедура подготовки деловых бумаг на передачу в архив — составление описи.Опись представляет собой архивный справочник, содержащий сведения о единицах хранения фонда. Эти сведения организуются в форме систематизированного перечня. Основное назначение описи — учет и фиксация систематизации. Она также является справочным материалом в процессе делопроизводства.

Расположение дел в описи соответствует их значимости. В качестве примера можно привести такой порядок: устав фирмы, протоколы собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы генерального директора, годовой план и т.д.

Типовая форма описи представлена на Рис. 4

Рис. 4. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

3.5. Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем.

Контроль за сроками и правильностью оформления дел, организует служба ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации).

Делопроизводство - формирование дел. Дело

1) помещать в дела только исполненные документы, в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;

2) группировать в дело документы только одного календарного года, за исключением переходящих дел;

3) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм и электронных документов на общих основаниях;

5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

6) по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) дела и его заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т.1., т.2, и т. д.).

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно– логической или другой последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, и выписки из протоколов заседаний Правительства РФ.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента РФ или Правительства РФ, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшивать необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Делопроизводство - формирование дел. Дело

Документы заседаний коллегиальных органов управления формируются в отдельные дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка федеральных органов исполнительной власти и организаций группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Каждое дело должно содержать не более 250 листов, при толщине дела не более 40 мм.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

1) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

2) нумерацию страниц в деле;

3) составление заверительной надписи дела;

Делопроизводство - формирование дел. Дело

4) составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

5) подшивку или переплет дела;

6) внесение необходимых изменений в обложку дела.

  • Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
  • Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
  • Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

Инфо

Оформление дела в архив Порядок оформления личных дел подразумевает их строгую конфиденциальность.

Целесообразно разработать защищенную систему хранения и исключить доступ в нее посторонних лиц.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять В эту группу входят: Руководящий состав и лица, их замещающие; Главные специалисты; Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности; Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Что должно быть в личном деле работника: образец

Внизу справа проставляются дата приёма на занимаемую должность и дата увольнения.

Кроме того. Указывается количество листов и срок хранения после сдачи в архив.

Нумерация листов (осуществляется черным графитным карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа).

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

1. Переплет дела ( подшиваются в твердую папку или обложку прочной ниткой в четыре прокола или могут быть переплетены).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector