Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Подотчетные суммы: назначение, выдача, возврат неиспользованной суммы

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Это касается и сотрудников, которым подотчетные суммы были перечислены на банковскую карту. В данном случае сотрудник вправе снять деньги с карты, а остаток неиспользованных сумм вернуть в кассу организации наличными или перечислить их в безналичном порядке. Ведь указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У регулируют вопросы только выдачи под отчет наличных денег.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций предприятия и организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

  • выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
  • лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Подотчетное лицо не вправе передавать полученные в подотчет денежные средства другому работнику;
  • выдача вновь наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Исходя из норм, изложенных в вышеприведенном документе, на каждом предприятии и организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

  • перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
  • срок, на который выдаются подотчетные суммы;
  • порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Выдача кассиром денежных средств в подотчет осуществляется по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу (платежной ведомости) на основании предъявленных документов, удостоверяющих личность получателя. Следует заметить, что, если выдача денежных средств из кассы не подтверждена распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе она не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира (п. 27 Порядка ведения кассовых операций).

Основанием для списания денежных средств с подотчетного лица является авансовый отчет с приложением к нему первичных оправдательных документов. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Как правило, документами, подтверждающими произведенные расходы, являются кассовые и товарные чеки. Если в кассовом чеке не отражено, за что произведена плата, к нему должен быть приложен товарный чек, в котором указывается направление использования денежных средств. Бухгалтеру при проверке авансовых отчетов необходимо обращать внимание на следующее:

  • даты, наименование организации на кассовом и товарном чеках должны совпадать, даты не должны приходиться на субботу, воскресенье или праздничный день. Если подотчетное лицо согласно представленным документам приобрело материальные ценности в эти дни, оно в письменной форме указывает причину совершения расхода подотчетных сумм;
  • в товарном чеке должны быть заполнены все реквизиты в соответствии с имеющимися данными (прописью написана общая сумма приобретенных товаров, поставлены подпись кассира, печать организации);
  • товарный чек должен содержать конкретный перечень приобретенных подотчетным лицом материальных ценностей, а не обобщающее их наименование («хозяйственные товары», «канцелярские товары»), количество и стоимость. Если подотчетное лицо представило товарный чек, в котором указано обобщающее наименование приобретенных товаров, на его обратной стороне должны быть перечислены конкретные хозяйственные или канцелярские товары, приобретенные этим лицом. Данная подотчетным лицом расшифровка приобретенных материальных ценностей подтверждается его подписью.

Все приложенные к авансовому отчету документы должны быть пронумерованы согласно произведенным записям (п. 166 Инструкции N 148н {amp}lt;1{amp}gt;). После того как авансовый отчет будет проверен, он утверждается руководителем учреждения или уполномоченным лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные денежные суммы в установленном порядке.

Если денежных средств было потрачено меньше, чем получено, остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру. Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Ситуация, когда работнику выдали в подотчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу, встречается на практике довольно часто, именно поэтому читателям будет небезынтересно узнать мнение Роструда, изложенное в Письме от 11.03.2009 N 1144-ТЗ, где был рассмотрен аналогичный случай.

Как уже было отмечено выше, лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п.

Однако на практике не все так просто, как кажется на первый взгляд. Существует несколько моментов, на которые следует обратить внимание.

Во-первых, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженность не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Во-вторых, общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

В-третьих, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Таким образом, если вышеуказанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.

В соответствии с п. 166 Инструкции N 148н авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств и расчетов (п. 167 Инструкции N 148н).

Выдача подотчетных сумм отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 201 04 610 «Выбытия из кассы».

Принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 105 00 000 «Материальные запасы», 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы», 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам», 401 01 200 «Расходы учреждения».

Возвращенные остатки подотчетных сумм отражаются по кредиту счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 201 04 510 «Поступления в кассу» (п. 168 Инструкции N 148н).

С.Р.Гулиева

Эксперт журнала

бухгалтерский учет и налогообложение»

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник получил из кассы деньги на хозяйственные расходы, но полностью их не использовал или не отчитался. По законодательству, сотрудник должен предоставить авансовый отчет сразу по возращении из командировки или в течение трех рабочих дней. Точные сроки указываются в приказе руководителя.

  • Новые подотчетные можно выдать, если сотрудник отчитался за прошлый аванс.
  • Авансовый отчет надо сдать в срок.
  • На выдачу в подотчет сумм необходимо заявление.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 Определяет порядок направления в командировки
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У выдача денег из кассы подотчетному лицу и сроки возврата аванса
Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н устанавливает порядок действий по счету 71 (по плану счетов)
утв. Минфином РФ 30.08.1993 N 104 правила эксплуатации ККТ
Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 Разработаны формы первичной документации по кассе
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 Формы документации по командировкам
ТК РФ ст. 138 Определяет лимит по удержанию из заработной платы – 20%
Локальные нормативные акты организации: Коллективный договор, Положение о командировках и т.д. регулируют порядок действий по выдаче денег в подотчет
  • 1 Срок возврата
  • 2 Внесение в кассу
  • 3 Бухучет
  • 4 Чек ККТ
  • 5 Налоги
  • полное наименование организации;
  • ИНН/КПП;
  • номер расчетного счета;
  • наименование банка;
  • корреспондентский счет и БИК

Срок возврата

Это наличные деньги работнику на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению подотчетного лица.

Два изменения в кассовом Порядке с 19.08.2017

  1. Подотчетные деньги можно будет выдавать без заявления лица, по распорядительному документу руководителя организации. Причем, распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег.

    Примечание: Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 № 29-1-1-0Э/20642

  2. Удален последний абзац пункта 6.3, согласно которому нельзя было выдавать новый аванс при наличии задолженности по ранее полученной сумме наличных денег.

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Суть

По истечении трех дней с момента возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о полученных и израсходованных средствах. Для этого составляется авансовый отчет подотчетного лица, и к нему прикрепляются документы, подтверждающие расход средств: билеты на проезд, счета из гостиниц и др. Форма бланка утверждается руководителем.

Бухучет

  • переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Расчет при увольнении по собственному желанию – 2017».

Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

  • при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
  • заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
  • проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
  • не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
  • деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.

В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.

Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте. Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ.

Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз — Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции. Сам неизрасходованный аванс удерживается из заработной платы подотчётного лица, что также подлежит бухгалтерской проводке.

Как же это сделать на практике?

Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.

Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО.

Две последние проводки оформляются в учете, если в локальном акте предприятия прописана возможность компенсировать комиссию банка.

С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП). ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме.

д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля. 14 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет. Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы? Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п.

Но налоговые риски возникают, если остаток подотчетных сумм вовремя не возвращен в организацию или не утвержден отчет об использовании средств. В таких ситуациях, по мнению Минфина и налоговых инспекторов, физлицо получает доход в денежной форме, который должен учитываться в целях НДФЛ. Судебная практика по этому вопросу противоречива. Работа в «1С 8.3» Выдача денег из кассы оформляется расходным ордером с одноименным видом операции.

В табличной части документа прописывается Ф.И.О. сотрудника, сумма, цель использования средств. Дополнительно указывается, реквизиты какого документа будут выводиться в печатную форму. Обычно это паспорт сотрудника. После проведения документа формируется проводка ДТ71 КТ50 на сумму операции.

Если перечисляются на расчетный счет, то формируется банковская выписка. Вид операции — «Перечисление средств физлицу».

Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия?

Дебет 51 Кредит 71

№ п/п Операция Дебет Кредит Сумма
1. Выдан аванс из кассы 71 50 15000
2. Аванс отнесен на недостачи при не сдаче отчета 94 71 15000
3. Задолженность отнесена на работника 73 94 15000
4. Начислена заработная плата за август 20 70 30000
5. Удержан НДФЛ 70 68 3900
6. Удержан долг по авансу 70 73 5220
7. Перечислена заработная плата 70 51 20880
  • в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
  • в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.

Срок возврата

  • наличными деньгами из кассы (п. 10 Порядка ведения кассовых операций );
  • при помощи банковской карты.
  • оплаты командировочных расходов;
  • оплаты расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг (например, на покупку горюче-смазочных материалов);
  • компенсации документально подтвержденных расходов.

Основание для выдачи аванса

С 2015 года подотчетные суммы можно выдавать не только сотрудникам организации, но и лицам, с которыми заключен гражданско-правовой договор. Операция осуществляется на основании заявления. Это правило касается всех лиц без исключения. На основании этого документа оформляется РКО. В заявлении нужно указать сумму, срок выдачи, дату и поставить свою подпись.

  • проезда
  • наем жилья
  • суточные
  • другие расходы

Сумма аванса определяется сметой, которую составляет бухгалтер или сам работник в заявлении. Формы сметы на законодательном уровне не установлено, поэтому смета может быть составлена в произвольной форме или разработана организацией и отражена в локальны актах, имеющих отношение к командировкам.

https://www.youtube.com/watch?v=

В смете отражается предполагаемая сумма расходов исходя из длительности и дальности командировки.

Выдачу суммы аванса оформляют приказом или распоряжением руководителя. Если организация применяет унифицированные формы, то приказ оформляется по форме Т-9, иначе – разработанные и утвержденные в организации формы. Ранее требовалось заявление на выдачу аванса, но сейчас его упразднили. В приказе отражается информация о:

  1. направляемом лице
  2. месте назначения
  3. сроке пребывания
  4. сумме выдачи
  5. на какой срок выдано

Для бюджетных и казенных учреждений обязательно оформляется командировочное удостоверение, коммерческие организации могут его не использовать, но это должно быть отражено в локальных актах организации. Факт пребывания в командировке подтверждают проездные документы и чеки из гостиницы.

подотчетные суммы

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – 3 рабочих дня со дня его возвращения из командировки и независимо от того, какая дата указана в приказе о направлении в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы.

Действительный государственный советник РФ 3-го класса С. Разгулин

Проверка

Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.

Ситуация Решение
Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе. Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры.
Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт. Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс. Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения.
Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по гражданскому договору. В 2019 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.
В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности. Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы.

Заявление сначала попадает к бухгалтеру. Он проверяет, закрыты ли старые расчеты с подотчетными лицами. Если сотрудник не предоставил отчет о ранее использованных суммах, то выдавать ему новую наличность нельзя. Представительские расходы, командировочные, суточные – на все израсходованные деньги должен быть представлен документ.

Ситуация Решение
Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе. Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры.
Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт. Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс. Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения.
Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по гражданскому договору. В 2018 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.
В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности. Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы.

Итоги

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

В законе предусмотрена возможность выдачи денег работникам на транспортные затраты и на проживание в период командировки для решения производственных вопросов, а также на решение хозяйственных задач. Денежные средства выделяются на определенное время. Сотрудник должен отчитаться за использованные деньги и вернуть неиспользованные в строго регламентированные правовыми и локальными актами сроки.

Пример по учету подотчетных сумм

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Рассмотрим, как отображаются расчеты с подотчетными лицами в НУ и БУ.

Из кассы предприятия 25.04.16 была предоставлена сумма средств офис-менеджеру условного ООО в размере 2000 рублей сроком на 4 дня для приобретения канцелярских товаров. В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб.

ДТ50 КТ71 — 1000 руб. – внесен остаток средств в кассу.

ДТ10 КТ 71 – 1000 руб. – учтены канцтовары.

На корпоративную карту условного ООО, держателем которой является маркетолог, 10 июля 2015 года были перечислены средства в счет оплаты интернет-рекламы. Через 5 дней маркетолог снял со счета 3000 руб. Эта операция подтверждается банковской выпиской. Бухгалтер ООО должен отразить движение средств проводкой ДТ71 КТ55.

Менеджер условного ООО получила 15 мая 2015 года из кассы в подотчет 4 тыс. руб. на оплату ремонта бытовой техники в сервисном центре. Сумма фактических затрат составила 2,5 тыс. руб.

В ООО наличные средств под отчет на такие цели выдаются на срок 28 дней. о оговорено отдельным приказом руководителя. Отчитаться об использовании средств нужно в течение трех рабочих дней. То есть предельный срок предоставления данных в бухгалтерию — 14 июня 2015 года. В этот день сотрудница привезла оргтехнику с ремонта, сдала отчет, дополненный актом сверки, актом выполненных работ и кассовым чеком.

Зарплата менеджера за июнь составила 24 тыс. руб. Бухгалтер может удержать максимум: (24 — 24 х 0,13) х 0,2 = 4,176 тыс. руб. Невозвращенный остаток превышает эту сумму. Поэтому удержания осуществляются в полном объеме.

Если сотрудник отказывается возвращать остаток суммы добровольно, то придется обращаться в суд. В таком случае издержки предприятия возрастут как минимум на величину уплаты госпошлины. Но чтобы у судьи не возникало лишних вопросов, необходимо заранее сроки и порядок подачи документов об использовании средств сотрудниками предприятия прописать в отдельном приказе руководителя и закрепить в учетной политике организации.

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

Денежные средства внесены на расчетный счет

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря

30000 – 30000 * 0,13 = 26100 руб.

26100 * 0,2 = 5220 руб.

30000 – 30000 * 0,13 – 5220 = 20880 руб.

Оставшаяся сумма 9780 руб. (15000 – 5220) будет удержана из следующих начислений заработной платы.

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

0 208 34 560

0 201 11 610

10 000,00

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

0 105 36 340

0 208 34 660

9500,00

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

0 201 34 510

0 208 34 660

500,00

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

0 210 03 560

0 201 34 610

500,00

Денежные средства внесены на расчетный счет

0 201 11 510

0 210 03 660

500,00

Операция

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря

0 208 12 560

0 201 11 610

15 000,00

Утвержден авансовый отчет, приняты произведенные расходы

0 401 20 212

0 208 12 660

13 000,00

Неиспользованный остаток поступил на Р/С учреждения

0 201 11 510

0 208 12 660

2000,00

Общие моменты

Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Образец заявления на выдачу денег под отчет

Приказ и документы

Об образовании дебиторской задолженности и ее размере сотрудник должен быть официально извещен. Подответное лицо может как согласиться с предъявленным вердиктом, так и попытаться опровергнуть его.

Возврат остатка неиспользованных подотчетных сумм осуществляется не позднее 3 суток с момента окончания периода, установленного для возврата аванса под отчет (согласно УБР № 3210-У, п. 6.3). Это правило применимо только к возврату наличных сумм. Для безналичного расчета руководитель учреждения обязан установить расчетный порядок с подотчетными лицами самостоятельно. Кроме того, оба процесса фиксируются в нормативных документах предприятия.

Полученные деньги от подответного сотрудника отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

  • Дебет счета 50, кредит счета 71 – возврат финансов в кассу учреждения.
  • Дебет 52, кредит 71 – возврат сверх выданных финансов на валютный счет организации.
  • Дебет 94, кредит 71 – запись о долге подотчетного лица в случае невозврата неизрасходованных средств.
  • Дебет счета 51, кредит счета 71 – возврат излишне выданной суммы на банковский счет фирмы.

Приказ и документы

Руководитель каждой компании должен составить список лиц, на которых можно оформлять подотчетные суммы, необходимые для решения производственных задач, требующих материальных расходов. Эта информация должна быть отражена в одном из разделов локальных актов, регламентирующих порядок проведения выдачи денег и возврата оставшейся суммы сотрудникам.

Подотчетные суммы – это денежные средства, выделяемые работникам для решения производственных нужд. Они могут быть выделены:

  • на командировку;
  • для совершения покупки по хозяйственным нуждам компании.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Деньги не всегда тратятся в полном объеме. Остаток средства должен быть возвращен в кассу, а по расходованным деньгам необходимо отчитаться и обосновать документально свои траты. Стоит отметить, что работник может оформить возврат не только через кассу. В его праве изъявить желание удержать излишек из ближайшей заработной платы или самостоятельно оформить перевод с личной банковской карты. Однако, чаще всего возврат подотчетных сумм осуществляется через кассу субъекта хозяйствования.

Как Подотчетные суммы перечислять сотруднику с расчетного счета на его личную банковскую карту?

Однако раньше сумму наличных и срок, на который они выдаются, должен был собственноручно писать руководитель в своей распорядительной надписи. Теперь же, и сумма и срок указываются в тексте заявления, а руководитель пишет только «выдать». Это ближе к реальности. Форма заявления о выдаче денег под отчет так и осталась свободной.

Поэтому, директор, когда подписывает заявление на выдачу денег в подотчет, на свое усмотрение вправе решить, кому и на какой срок выдавать деньги в каждой конкретной ситуации. Например, на срочную покупку факса конечно же он может выделить один день. А на заявлении в под отчет работника, отправляющегося в длительную командировку, руководитель может сделать запись о годовом сроке.

к меню ↑

Важно!

, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности,

к меню ↑

Да, нужно. Но только если эти средства выданы для расчетов по договорам организации или предпринимателя. Потому, что, когда подотчетными наличными сотрудник оплачивает от своего имени оказанные лично ему услуги, лимит расчетов не применяют. Такой подход применяют, например, к тратам в командировке. Например, на наличные расходы сотрудника по оплате мини-бара в гостинице или химчистки за счет организации лимит не действует.

Во всех остальных случаях, когда сотрудник использует выданные средства для расчетов, лимит соблюдать обязательно. Речь идет о платежах по договорам, которые он заключает от имени организации или предпринимателя по доверенности или по уже заключенным соглашениям.

Примечание: Абзацы 1 и 4 пункта 6 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

Нет, не нужно. Сотрудник, который получил деньги в подотчет, действует по поручению организации. Таким образом, получается, что фактически два юридических лица совершают один расчет, который следует оформлять одним чеком. Этот чек формирует продавец. Подтверждают это письма Минфина от 05.09.2018 № 03-01-15/63182, от 20.08.2018 № 03-01-15/58956, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566, УФНС по г. Москве от 14.08.2018 № 17-15/176342.

Нет, не нужно. Выдача денег подотчетнику и возврат им неизрасходованных денег в кассу не является расчетами за товары (работы, услуги). Поэтому выбивать кассовый чек в данном случае не требуется. Это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Подтверждают это письма Минфина от 20.08.2018 № 03-01-15/58954, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566.

к меню ↑

Для отображения сумм, израсходованных на представительские расходы, связанные с хозяйственной деятельностью, можно использовать один платежный инструмент. Организация оформляет корпоративную карту. Затем по заявлению сотрудника выдает ее конкретному лицу, перечисляет туда подотчетные суммы.

ООО (название)

Директор (фамилия, инициалы, подпись) 14.03.16 г.

УТВЕРЖДАЮ: Порядок использования корпоративных карт

1. Данные о PIN-коде – это конфиденциальная информация. Держатели платежного инструмента не имеют права ее разглашать третьим лицам.

2. Отчет о командировке или другой документ, подтверждающий использование средств, нужно предоставить директору в течение трех дней с момента осуществления расчетов по карте (в т. ч. снятия средств) или со дня возвращения на рабочее место. К документу должны прилагаться чеки, подтверждающие движение денег.

3. Если документы отсутствуют или директор не подтвердил отчет, то списанные с карты суммы взыскиваются с зарплаты сотрудника.

4. Список держателей карты представлен в Приложении № 1.

5. Выдача и возврат платежных инструментов ведется в журнале учета (Приложение № 2).

6. В случае хищения карты ее держатель обязан незамедлительно уведомить об этом банк.

Момент передачи сотруднику платежного инструмента не является выдачей денег. Записи в БУ осуществляются в момент снятия средств. Из выписки кредитного учреждения можно узнать точную дату операции, когда была использована подотчетная сумма. Счет 55 применяется для отображения операций по корпоративной карте. К нему открывается одноименный субсчет. На дату списания средств в БУ формируется проводка: ДТ71 КТ55.

С.Р.Гулиева

Эксперт журнала

Ответственность

Согласно ТК РФ, ст. 243, п. 2, за подотчетные деньги, в частности неизрасходованный остаток, уполномоченный работник несет материальную ответственность. В случае невозврата излишне выданных средств бухгалтер признает недостачу, а работник теряет статус подответного лица.

После выявления недостачи предприятие должно провести инспекцию для определения причин ее возникновения. Сотрудник обязан предоставить объяснение о причине невозврата излишней суммы в письменном виде. Если по тем или иным соображением работник отказывается отчитываться о недостаче, уполномоченным специалистом составляется отвечающий требованиям акт согласно ст. 247 ТК РФ.

Руководителю необходимо знать, что возврат неизрасходованных подотчетных сумм обязательно должен сопровождаться соответствующими проводками в бухучете во избежание проблем с налоговым органом. Кроме того, не стоит забывать, что заявление сотрудника – это основание для удержания задолженности из его заработной платы.

zhazhda.biz

Он должен отчитаться за использованные средства и вовремя сдать в кассу остаток денег. При выявлении несоответствий или недостоверностей в поданной отчетности или в подтверждающих трату бумагах, руководитель вправе признать недостачу в кассе и взыскать ее с нарушителя, а также запретить впоследствии выдачу денег этому работнику и снять с него статус подотчетного лица.

После обнаружения и фиксирования недостачи денег в кассе, руководитель компании обязан инициировать создание инспектирующей комиссии из представителей руководства, которыми могут быть начальники структурных подразделений или специалисты из отдела административного управления персонала. Виновный работник должен оформить объяснительную записку, в которой следует отразить причину его недобросовестного отношения к порученной ему задаче.

Порядок возврата подотчетных денег в кассу

Чтобы избежать неприятностей с Налоговой Службой, необходимо правильно оформить возврат в кассу подотчетных сумм. Чтобы удержать сумму недостачи с заработной платы сотрудника, необходимо, чтобы он написал соответствующее заявление, с отражением просьбы вычесть из суммы его дохода величину задолженности перед предприятием.

Без этого документа руководитель субъекта хозяйствования не имеет права удерживать деньги из дохода сотрудника, относящегося к категории оплаты труда, поскольку такие действия расцениваются как законодательное нарушение, подлежащее административному наказанию по отношению к руководителю и главному бухгалтеру. Стоит отметить. Что сумма удержания денег из заработной платы работника не может превышать 20 процентов от суммы начисления оплаты труда.

Алгоритм обращения с подотчетными суммами

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, уволился и получил расчетные средства, то директор компании может вернуть задолженность только через судебные инстанции. Аналогичные действия применимы в случае, если работник несогласен с суммой удержания из заработной платы.

Установленные сроки

Бухгалтеру необходимо оформить выдачу средств работнику, принять подтверждающие документы, сделать бухгалтерские проводки, отражающие израсходованные суммы. Разберёмся, как правильно оформить эти операции.

Подотчётные суммы, как правило, выдаются сотрудникам компании либо физическим лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. Сотрудники, получившие денежные средства под отчёт, называются подотчётными лицами.

Взяв деньги, они обязаны отчитаться о расходах, а неизрасходованные суммы должны вернуть в кассу.

Когда же сотрудник сумел потратить денежных средств (ДС) больше, чем выдала ему организация, фирма должна возместить перерасход.

В некоторых случаях фирма может дать ДС под отчёт своему подрядчику (письмо Центробанка от 02.10.2014 № 29–1-1–6/7859). У подрядчика возникает обязанность отчитаться за полученные суммы, о чём лучше всего прописать в договоре для предотвращения спорных ситуаций. Отсутствие отчёта для такого подрядчика будет грозить неустойкой в размере 1% от суммы.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Ситуация: когда сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды, если срок их возврата не установлен?

В день их получения.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г.

Совет: в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Образец заявления на выдачу денег под отчет

Пример расчета срока, в течение которого сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет на хозяйственные нужды

8 апреля секретарь Е.В. Иванова получила деньги на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Она выполнила задание, израсходовав не всю сумму, полученную под отчет.

В организации не установлен срок, на который сотрудники получают подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Поэтому не позднее 8 апреля Иванова должна сдать авансовый отчет.

Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы?

Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п.

4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Обязательное условие подотчётных выплат — предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. Отчётность следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.

ООО (название)

Приказ № 15 об утверждении сроков подачи авансового отчета

г. Белгород 15 марта 2015 года

Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по их использованию:

  • по хознуждам – не позднее двух недель с даты получения средств;
  • по командировочным расходам – в течение трех дней по возвращении на работу.

Выданные средства должны быть использованы строго по назначению.

На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс. руб. и только по распоряжению директора.

Ответственность за выполнение приказа, правила составления документов возлагается на главного бухгалтера.

Генеральный директор ______________________ (Ф.И.О.)

Расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2

Деньги на нужды предприятия выделяются на определенное время. Учет подотчетных сумм на отдельном бухгалтерском счету. Неиспользованные средства должны быть возвращены в трехдневный период после завершения срока возврата денег, выданных в счет аванса под отчет. Такое правило распространятся на порядок обращения с наличными средствами.

Что такое подотчетные лица и подотчетные суммы

Если деньги были выданы по безналу, то порядок и сроки возврата их неиспользованной части необходимо быть заранее согласованы с руководством. Регламент проведения всех операций должен быть зафиксирован в локальной документации по предприятию.

В день возврата средств, подотчетный работник должен отчитаться по всем расходам. Для этого необходимо составить отчет, подложить к нему подтверждающие траты бумаги и передать его в бухгалтерию или руководителю.

Если средства были выданы сотруднику для решения хозяйственных нужд компании, то он за них должен отчитаться на протяжении трех дней, исчисляемых с даты, которая является крайним сроком использования денег. При выделении денег на командировку работника, время отчитывается с даты возвращения его из поездки.

Центральные детали

Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

  • выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
  • лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
  • сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.

Возврат подотчетных сумм на расчетный счет

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Бухучет

Дебет 50 Кредит 71

– внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств.

Такой порядок установлен Инструкцией к плану счетов (счет 71).

представительские расходы

Пока сотрудник не предоставил отчет о командировке с документами, подтверждающими движение средств, расходы по НПП не списываются. Выданные суммы не уменьшают налогооблагаемую базу. Не начисляются страховые взносы и не удерживается налог на доходы.

Дебет 50 Кредит 71

С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У не прописан.

По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г. № 04-1-02/704).

Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п.

 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Бухучет

Дебет 50 Кредит 71

Аналитический учет подотчетных авансов ведется в компании по каждой выданной сумме и каждому подотчетному лицу:

  • ФИО подотчетника
  • дата выдачи аванса
  • сумма аванса
  • способ выдачи (наличным или безналичным)
  • сумма использования (по отчету)
  • на что списано

Синтетический учет – на счете 71 плана счетов:

  • по дебету – выданные суммы
  • по кредиту – списанные суммы на основании отчета

С.Р.Гулиева

Эксперт журнала

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г.3210-У).

Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в указании ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил (письмо ФНС России от 24 января 2005 г.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы (абз. 2 п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.749).

При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.

Бухучет

Дебет 50 Кредит 71

Чек ККТ

Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек?

Ответ: нет, не нужно.

ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г.

54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. 03-01-20/2-47.

Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм

11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.

14 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб. (2000 руб. – 1500 руб.).

отчет о командировке

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.

Дебет 71 Кредит 50– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

Дебет 10 Кредит 71– 1500 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 50 Кредит 71– 500 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.

Налоги

  • при расчете налога на прибыль (единого налога при упрощенке) налогооблагаемые доходы они не увеличивают;
  • при ЕНВД на расчет единого налога не влияют.

Такой вывод следует из пункта 1 статьи 209 Гражданского кодекса РФ, статей 41, 346.29 Налогового кодекса РФ.

Дебет 50 Кредит 71

к меню ↑

Важно!

к меню ↑

Работа в «1С 8.3»

Выдача денег из кассы оформляется расходным ордером с одноименным видом операции. В табличной части документа прописывается Ф.И.О. сотрудника, сумма, цель использования средств. Дополнительно указывается, реквизиты какого документа будут выводиться в печатную форму. Обычно это паспорт сотрудника. После проведения документа формируется проводка ДТ71 КТ50 на сумму операции.

Если перечисляются на расчетный счет, то формируется банковская выписка. Вид операции — «Перечисление средств физлицу». В ней заполняются те же самые поля, но дополнительно указываются реквизиты счета. Этот документ формирует проводку ДТ71 КТ51.

Все операции по использованию средств также должны быть занесены в программу. Основанием для списания денег может быть билет на самолет, который приобрела сама организация. В таком случае формируется документ «Выдача денежных документов» в разделе «Банк и касса». В нем указывается Ф.И.О. подотчетного лица, а на второй вкладке сам документ, например, так: «билет на самолет «Москва — Белгород — Москва»». Данная операция формирует проводку с ДТ71 на КТ50 на сумму стоимости билета.

Все расчеты с подотчетными лицами оформляются документом АО-1. Его печатная форма включает:

  • передаваемые суммы;
  • направления их использования;
  • реквизиты подтверждающих документов.

В программе все эти суммы списываются документом «Авансовый отчет» в разделе «Банк и касса». Он состоит из 5 вкладок. Первая называется «Авансы». Здесь перечисляются документы, на основании которых сотруднику были выданы средства (ПКО, банковская выписка). На вкладке «Товары» указывается перечень направлений использования средств.

расчеты с подотчетными лицами

Если есть необходимость, заполняется «Возвратная тара». Если за счет полученных средств сотрудник оплатил товары или услуги, которые оказаны организации, то эти суммы отражаются на вкладке «Оплата». После проведения документа по данным сделкам будет сформирована проводка ДТ60 КТ71. Все остальные расходы, в том числе суточные, командировочные и общехозяйственные нужды, отражаются на вкладке «Прочее». Заполненные здесь поля не формируют проводки, но используются в печатной форме документа.

Нюансы процедуры

Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.

В соответствии с п. 166 Инструкции N 148н авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Выдача кассиром денежных средств в подотчет осуществляется по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу (платежной ведомости) на основании предъявленных документов, удостоверяющих личность получателя. Следует заметить, что, если выдача денежных средств из кассы не подтверждена распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе она не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира (п.

27 Порядка ведения кассовых операций).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector