Недостача в кассе — советы адвокатов и юристов

Увольнение кассира при недостаче

Выявить недостачу наличных денег может любое лицо занятое их обслуживанием или пересчетом. В частности, это может произойти:

  • При ежедневном снятии выручки в торговой точке или на месте кассира операциониста,
  • При проверке остатков кассы руководителями или уполномоченными сотрудниками компании,
  • В ходе аудиторской проверки,
  • В процессе проведения инвентаризации.

Если выявлена недостача денежных средств в кассе и это сделано не в ходе инвентаризации, компании необходимо предпринять следующие шаги:

  • Издается приказ о проведении инвентаризации и назначении комиссии для ее осуществления,
  • Проводится пересчет наличности в присутствии отвественного лица,
  • По итогам проверки составляется акт инвентаризации наличных денежных средств,
  • С ним знакомиться кассир и в нем же дает пояснения причин возникших отклонений,
  • Если ответственное лицо отказывается знакомиться под роспись с результатами инвентаризации на это также составляется акт,
  • На основе оформленных итогов инвентаризации определяются виновные в недостаче лица,
  • Принимается решение о взыскании недостающей суммы с виновных лиц,
  • Производится погашение недостачи за счет допустивших ее ответственных лиц.

https://www.youtube.com/watch?v=hgKJI57Xq54

Назначенная распоряжением руководителя компании комиссия в указанные в нем сроки проводит инвентаризации кассы в присутствии материально-ответственного лица. Осуществление проверки без присутствия ответственного работника допустимо только в случаях его отсутствия на работе по уважительной причине, например, болезни. Тогда к пересчету привлекается другой кассир или субъект, которому передаются под ответственность ценности.

До начала проверочных процедур с материально-ответственного лица берется расписка в том, что он завершил оформление всех приходно-расходных документов, передал их в бухгалтерию. При этом он заверяет подписью, что все принятые ценности им оприходованы, а израсходованные, списаны. Условно процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов:

  • Пересчет наличности и ценностей, фактически находящихся в кассе,
  • Сверка полученных данных с записями в кассовой книге,
  • Оформление и подписание участниками акта ревизии наличности в кассе.

В целях применения наказания к лицу, допустившему нехватку наличности в кассе, не играет никакой роли причина, по которой она возникла. Взыскание налагается в случае:

  • Хищения и совершения иных виновных действий с целью личного обогащения,
  • Небрежного исполнения должностных обязанностей,
  • Выдачи лишних денежных средств из кассы по причине невнимательности.

При приеме сотрудника на работу с ним заключается трудовой договор, помимо этого, с кассиром подписывается договор о полной материальной ответственности. В связи с этим к работнику кассы могут быть применены следующие виды ответственности:

  • Дисциплинарная – за ненадлежащее исполнение обязанностей: замечание, выговор или увольнение. При этом обязательно учитывается тяжесть совершенного проступка и степень вины работника,
  • Материальная, на основе соответствующего договора, заключающаяся в возмещении недостающей суммы денежных средств.

Лицо не может быть привлечено к возмещению ущерба в ряде ситуаций (ст. 239 ТК РФ). К ним относятся:

  • Чрезвычайные происшествия и обстоятельства непреодолимой силы (стихийные бедствия, пожары),
  • В случае возникновения нормального хозяйственного риска, однако для кассира данное положение слабо применимо,
  • В ситуации крайней необходимости или для необходимой обороны (например, в случае ограбления под угрозой жизни),
  • В случае пренебрежения работодателем созданием необходимых условия для обеспечения сохранности ценностей.

Внезапная (без предупреждения материально ответственного лица) ревизия кассы проводится в сроки, установленные руководителем организации, например не реже чем один раз в месяц или ежеквартально. Кроме того, ревизия кассы должна проводиться перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также при смене материально ответственного лица (кассира), обнаружении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества и возникновении чрезвычайных ситуаций (стихийного бедствия, пожара и др.). Об этом говорится в п. 37 Порядка и п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ).

Примечание. В организациях, имеющих одного кассира, при необходимости его временной замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя организации и при условии заключения с этим работником договора о полной материальной ответственности (п. 35 Порядка).

Ревизию кассы (как внезапную, так и плановую) проводит комиссия, назначенная приказом руководителя организации. Проверка проходит в присутствии материально ответственного лица. Только если кассир был вынужден внезапно оставить свое рабочее место либо не вышел на работу из-за болезни или по другой уважительной причине, находящиеся в кассе деньги пересчитывает другой кассир или иное должностное лицо, которому они передаются.

Такой пересчет производится в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации либо в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации. По результатам пересчета и передачи денежных средств и иных ценностей другому материально ответственному лицу составляется акт за подписями соответствующих лиц (п. 35 Порядка).

До начала ревизии кассы от каждого материально ответственного лица, отвечающего за сохранность денежных средств, берется расписка о том, что все расходные и приходные документы на денежные средства он сдал в бухгалтерию организации и оприходовал все денежные средства, поступившие в кассу, а выбывшие — списал в расход.

Во время ревизии кассы комиссия осуществляет полный пересчет денежной наличности и проверку других ценностей, находящихся в кассе. После пересчета фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными, отраженными в кассовой книге. По результатам составляется акт ревизии наличных денежных средств, который подписывают председатель и все члены комиссии и материально ответственное лицо (п. 37 Порядка).

       ООО "Галатея"
--------------------------
предприятие, организация
АКТ
ревизии наличных денежных средств
2 августа 10
г. Москва "--" --------------- 20-- г.
в кассе ООО "Галатея"
находящихся ------------------------------------------------------
РАСПИСКА
К началу проведения ревизии все расходные и приходные документы на
денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства,
поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие
списаны в расход.
(Материально ответственное лицо) _________________________________
Бухгалтер-кассир Пименова С.И. Пименова
------------------------------------------------------------------
Должность Роспись Фамилия
2 августа 10
На основании приказа (распоряжения) от "--" -------------- 20-- г.
18-к
N ---------- произведена ревизия денежных средств по состоянию на
2 августа 10
"--" ------------- 20-- г.
При ревизии установлено следующее:
11 248 00
1) наличных денег ---------------------------- руб. --------- коп.
- -
2) почтовых марок ---------------------------- руб. --------- коп.
- -
3) ценных бумаг ------------------------------ руб. --------- коп.
- -
4) ------------------------------------------- руб. --------- коп.
Одиннадцать тысяч двести сорок
Итого фактическое наличие ------------------------------------
восемь рублей 00 коп.
------------------------------------------------------------------
(прописью)
11 748 00
По учетным данным ------------- руб. ----- коп. (Одиннадцать тысяч
двести сорок восемь рублей 00 коп.)
500 руб. 00 коп.
(Пятьсот рублей
- 00 коп.)
Результаты ревизии: излишек --------- недостача ------------------
Последние номера кассовых ордеров:
123 88
приходного N ----------, расходного N ------------
Председатель комиссии
Заместитель генерального директора Салтыков В.Р. Салтыков
------------------------------------------------------------------
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
Члены комиссии
Главный бухгалтер Антипова О.П. Антипова
------------------------------------------------------------------
(должность) (подпись) (Ф.И.О.)
Бухгалтер Кораблева Н.И. Кораблева
------------------------------------------------------------------
Менеджер по работе с персоналом Белявская А.Н. Белявская
------------------------------------------------------------------
Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте,
находятся на моем ответственном хранении.
Материально ответственное лицо
Бухгалтер-кассир Пименова С.И. Пименова
2 августа 10
"--" ----------- 20-- г.
недостача в размере
Объяснение причин излишков или недостач --------------------------
500 руб. 00 коп. (Пятьсот рублей 00 коп.) образовалась
------------------------------------------------------------------
в результате счетной ошибки, допущенной мною во время пересчета
------------------------------------------------------------------
большой суммы денег при ее приеме в кассу (часть денежных банкнот
------------------------------------------------------------------
были ветхими и имели различные повреждения)
------------------------------------------------------------------
Материально ответственное лицо
Бухгалтер-кассир Пименова С.И. Пименова
главному бухгалтеру
Решение руководителя предприятия ---------------------------------
Антиповой О.П. удержать сумму выявленной недостачи в размере
------------------------------------------------------------------
500 руб. 00 коп. (Пятьсот рублей 00 коп.) из заработной платы
------------------------------------------------------------------
бухгалтера-кассира Пименовой С.И. за июль 2010 г.
------------------------------------------------------------------
Генеральный директор Борисов А.В. Борисов
------------------------------------------------------------------
(подпись)
2 августа 10
"--" ----------- 20-- г.
Акт применяется для отражения результатов ревизии фактического
наличия денежных средств (наличных денег, почтовых марок и др.),
находящихся в кассе предприятия (организации).
Комиссия проверяет денежное наличие путем полного пересчета
всех денег, находящихся в кассе: лимитированные чековые книжки,
ценные бумаги и т.д. Акт составляется в 2 экз. и подписывается
ревизионной комиссией и материально ответственным лицом. Один
экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия (организации),
второй остается у материально ответственного лица.
До начала ревизии от каждого материально ответственного лица
или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств берется
расписка. Расписка включена в заголовочную часть формы.
При смене материально ответственных лиц акт составляется в
3 экз. (материально ответственному лицу, сдавшему ценности,
материально ответственному лицу, принявшему ценности, и
бухгалтерии).
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Утверждаю¦
¦ Генеральный директор¦
¦ ООО "Хронос"¦
¦ Гладышев ¦
¦ -------- (И.П. Гладышев)¦
¦ ¦
¦ Акт об отказе работника представить объяснения N 1 ¦
¦ ¦
¦г. Москва 26 июля 2010 г.¦
¦ ¦
¦ Комиссия в составе председателя комиссии Степанова С.Н.,¦
¦коммерческого директора, членов комиссии: Кругловой Л.А., главного¦
¦бухгалтера, и Матвейчук Н.Н., секретаря-референта, составила настоящий¦
¦акт о том, что кассир ООО "Хронос" Полянская О.Н. отказалась дать¦
¦объяснения по факту и обстоятельствам возникновения недостачи денежных¦
¦средств в кассе в размере 3500 руб. 00 коп. (Три тысячи пятьсот руб.¦
¦00 коп.). Недостача была выявлена в результате внезапной ревизии кассы,¦
¦проведенной 26 июля 2010 г. ¦
¦ Факт недостачи подтвержден актом ревизии наличных денежных средств от¦
¦26.07.2010, от подписания которого кассир Полянская О.Н. отказалась без¦
¦объяснения причин. ¦
¦ ¦
¦ С настоящим актом ознакомлена: ¦
¦ _________ (___________________) ____________________ ¦
¦ (подпись) (фамилия, инициалы) (дата ознакомления) ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦Председатель комиссии ¦
¦Коммерческий директор Степанов С.Н. Степанов ¦
¦Члены комиссии: ¦
¦Главный бухгалтер Круглова Л.А. Круглова ¦
¦Секретарь-референт Матвейчук Н.Н. Матвейчук ¦
¦ ¦
¦ От ознакомления с настоящим актом кассир Полянская О.Н. также¦
¦отказалась в присутствии комиссии. ¦
¦ ¦
¦Председатель комиссии ¦
¦Коммерческий директор Степанов С.Н. Степанов ¦
¦Члены комиссии: ¦
¦Главный бухгалтер Круглова Л.А. Круглова ¦
¦Секретарь-референт Матвейчук Н.Н. Матвейчук ¦
L--------------------------------------------------------------------------
  1. Полная материальная ответственность. Подразумевает возмещение всей недостающей суммы за счет кассира. Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком. Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.
  2. ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.

  3. Административный штраф. Кассир своим действием, бездействием или небрежностью нарушил порядок работы с наличностью, значит, может быть подвергнут и административной ответственности. Должностные лица могут заплатить 4–5 тыс. руб., а юридические – 40–50 тыс. руб. – это помимо возмещения самой суммы недостачи.
  4. Дисциплинарное взыскание. Может быть наложено работодателем также, помимо компенсации ущерба. Нерадивому кассиру можно сделать замечание, объявить выговор, а в некоторых случаях без пощады уволить.
  5. Уголовная ответственность. Грозит тем должностным лицам, в отношении которых был доказан умысел их действий. Такими виновными действиями признаются:
    • кража – тайное присвоение чужого;
    • мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
    • растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
    • присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.

Недостачи и излишки в кассе, выявленные при инвентаризации

8 ноября 2018 Учет

Недостача в кассе - советы адвокатов и юристов

Хозяйствующие субъекты, регулярно и часто выполняющие приходные/расходные транзакции по кассе, сталкиваются иногда с такими ситуациями, когда фактическая величина имеющейся наличности оказывается меньше, чем сумма, фигурирующая в регистрах кассового учета.

Речь идет о так называемых недостачах в операционной кассе.

Безусловно, при большом количестве контрагентов и значительном объеме наличных операций предприятию будет сложно полностью исключить возникновение кассовых недостач.

{amp}gt;{amp}gt; Cамоучитель-книга «Бухучет с Нуля» {amp}lt;{amp}lt;

Уникальная, авторская книга. Без сухих фраз и непонятных определений! Поймет даже начинающий бухгалтер!

60 уроков по бухучету, 60 задач с ответами, пример ведения бухучета

Необходимо разобраться, что должен предпринимать руководитель организации при выявлении подобных фактов, какие документы необходимо оформлять в этих случаях, кем возмещается сумма недостающей наличности, как можно реально воспрепятствовать возникновению денежных недостач на предприятии.

Как правило, недостача наличности в организации выявляется посредством инвентаризации её операционной кассы.

Данная процедура регулярно проводится хозяйствующим субъектом по установленному регламенту.

Необходимость её совершения на предприятии может быть обусловлена, например, формированием годовой финансовой отчетности или иными причинами.

По сути, инвентаризация кассы организации представляет собой ревизию, подсчет и оценку наличных средств.

Прежде всего, проверяется соответствие реальных остатков кассовой наличности сведениям, зафиксированным в учетных регистрах.

Кроме того, хозяйствующим субъектом может осуществляться незапланированная проверка собственной кассы. Подобное мероприятие также нередко способствует выявлению недостачи наличности.

Внеплановые ревизии проводятся в отношении кассы предприятия по следующим возможным причинам:

  • Наличие обоснованных подозрений о вероятных хищениях активов организации.
  • У хозяйствующего субъекта поменялся собственник.
  • Произошло чрезвычайное обстоятельство, стихийное бедствие.
  • Сменился материально-ответственный субъект.

Если работодатель инициировал очередную проверку кассы и установил факт недостачи наличности, ему следует осуществить на этом основании ряд конкретных мероприятий.

Для начала требуется получить соответствующие объяснения от уполномоченного кассира.

Чтобы предоставить руководству необходимые разъяснения по поводу обнаруженной недостачи, у сотрудника, отвечающего за операционную кассу, имеется всего лишь два дня.

Работодатель вправе сформулировать данное требование устным распоряжением или письменным документом.

Если же кассир отказывается предоставить руководству какие-либо пояснения по поводу сложившейся ситуации, факт такого отказа обязательно подлежит документальному оформлению – составляется специальный акт.

Следующий этап – проведение работодателем необходимого расследования. Цель данного мероприятия – выяснить причину обнаруженного несоответствия и найти субъекта, виновного в кассовой недостаче.

Если по итогам расследования руководству организации удалось достоверно установить ответственное лицо (сотрудника), чьё действие/бездействие привело к утрате наличности, на виновного субъекта следует наложить надлежащее взыскание.

При этом нужно руководствоваться нормами актуального законодательства. Если такое взыскание налагается, данный факт обязательно оформляется отдельным приказом.

Недостача в кассе - советы адвокатов и юристов

Что делать, если при инвентаризации выявлены излишки?

По итогам ревизии кассы составляется акт, форма которого должна соответствовать стандарту ИНВ-15. Если выявляется недостача наличности, заполнение данного документа имеет свои особенности.

При этом важно не только установить факт отсутствия учтенных денег в кассе, но и достоверно определить причины подобного несоответствия (кража, форс-мажор, пересортица, утрата).

Отчет ИНВ-15 формируется обычно в двух экземплярах: один предоставляется ответственному кассиру, а другой – направляется в бухгалтерию.

Кроме того, руководитель хозяйствующего субъекта оформляет специальный акт, посредством которого ответственный кассир оповещается о выявленной недостаче.

Сотрудник, отвечающий за кассу, по которой инвентаризацией обнаружилось несоответствие, готовит письменную объяснительную.

Недостача в кассе - советы адвокатов и юристов

Если в течение двух дней необходимые пояснения работодателю не предоставляются, требуется сформировать специальный акт, удостоверяющий факт такого отказа.

В конце года учреждения должны провести инвентаризацию кассы. Если выявлены излишки — их приходуют.

А как быть с недостачей? Когда ущерб значителен или присутствуют следы хищения, следует немедленно обратиться в правоохранительные органы.

Об этом, а также о том, как отразить ситуацию в учете, рассказано в нашем материале.

Когда и кто может выявить нехватку средств Как правило, инвентаризацию кассы проводит специальная комиссия учреждения. Она проверяет соответствие наличия денег, а также хранящихся в кассе денежных документов учетным документам (п.26, 27 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

Аналогичными полномочиями располагают представители контрольно-финансовых органов субъекта РФ, муниципального образования, главного распорядителя (распорядителя) бюджетных средств.

Обнаружена недостача. Порядок действий

При выявлении недостачи инвентаризационной комиссии следует отразить данный факт в Акте инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0317013). В него включают объяснение материально ответственного лица (кассира) о причинах недостачи.

Недостающие деньги возвращает кассир

Если сумма недостачи носит незначительный характер, кассир согласен с результатами проверки и обязуется возместить причиненный ущерб, ему необходимо написать заявление на имя руководителя об этом.

Руководителю учреждения следует издать соответствующий приказ, указав в нем сведения: — о факте недостачи; — о проведенном расследовании и его результатах; — о виновном лице и его согласии на возмещение ущерба; — о графике погашения недостачи.

Заметим, что при составлении графика погашения недостачи нужно учитывать положения статьи 138 Трудового кодекса РФ. А именно то, что за работником при удержании из зарплаты по нескольким исполнительным документам должно быть сохранено 50 процентов его дохода.

Иногда без вмешательства правоохранительных органов не обойтись

Учреждению следует обратиться в правоохранительные органы для расследования, если: — сумма недостачи является значительной (в примечании 2 к статье 158 Уголовного кодекса РФ указывается, что значительный ущерб не может составлять менее 2500 руб.); — кассир не согласен с выводами инвентаризационной комиссии; — имеются следы проникновения в кассу (есть взлом двери кассы, сейфа, сработала охранная сигнализация и т. п.).

В соответствии с уголовным законодательством РФ недостача денежных средств может быть истолкована как кража, то есть тайное хищение чужого имущества.

Отметим, что, если лицо, виновное в недостаче, не будет выявлено, убыток может быть списан.

Но только при условии, что правоохранительным органом принято официальное решение о закрытии уголовного дела (ст. 24 Уголовно-процессуального кодекса РФ) и при истечении срока исковой давности (три года).

Недостача в кассе - советы адвокатов и юристов

Когда за недостачу ответит руководство?

Согласно статье 277 Трудового кодекса РФ, руководитель учреждения несет полную ответсятвенность за прямой действительный ущерб, причиненный юрлицу.

То есть его могут наказать, например, в случае, если он не обеспечил условий хранения денег.

Оценку ответственности руководителей за недолжные условия для хранения и использования наличных денег в кассе может дать вышестоящая организация или судебные органы.

Учитываем ущерб и его возмещение

операции Дебет Кредит
Выявлена в ходе инвентаризации недостача в кассе 401 01 172«Доходы от реализации активов» 201 04 610«Выбытия из кассы»
Отражена задолженность кассира по недостаче денежных средств 209 05 560«Увеличение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов» 401 01 172«Доходы от реализации активов»
Оприходованы деньги в возмещение недостачи 201 04 510«Поступления в кассу» 209 05 660«Погашение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов»
Списана сумма недостачи при закрытии уголовного дела (истечении срока исковой давности) 401 01 172«Доходы от реализации активов» 209 05 660«Погашение дебиторской задолженности по недостачам финансовых активов»

к акту инвентаризации кассы переписываете денежные средства в кассе (количество купюр поштучно)

при инвентаризации кассы сличительная составляется или нет? в самом акте инвентаризации есть пункт “результаты инвентаризации: недостача, излишек” стоит ли составлять сличительную?

При инвентаризации кассы составляется “Акт снятия остатков”. Периодичность снятия остатков оговаривается в учетной политике организации. Форму акта смотрите через поисковик.

Никакой сличительной не составляется. Есть расхождения в остатках (излишки или недостача) в бухгалтерский учет вводятся на основании этого акта.

Сличительная ведомость оформляется при снятии остатков на складе материалов, товара.

проведите инвентаризацию кассы

Приход минус расход

Кассовый аппарат тоже ведет подсчет, и в конце рабочего дня можно получить информацию о том сколько в ней должно быть, потом пересчитывают наличку и выясняется требуемое

снять кассовый чек и свести дебет с кредитом

снять кассовый отчёт и сравнить с количеством наличных денег.

Недостача в кассе - советы адвокатов и юристов

например у нас в магазине,когда кассу сдаёшь,считаешь сумму по инвайсам(чекам),по контрольному чеку(по z-отчёту).эти суммы должны совпадать.

потом отсчитываешь эту сумму из кассы и сдаешь директору.в кассе должно остаться 500 рублей.

Обнаружена недостача в кассе: проводки. Как отразить излишки и недостачу

8 ноября 2018 Учет

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача денежных средств кассы, то в бухгалтерском учете отражаются соответствующие проводки.

Счета бухучета для отражения недостачи, которая выявлена по кассе, выбираются в зависимости от того, каким образом списывается несоответствие.

Величина недостачи кассовой наличности, причиненной виновными действиями ответственного сотрудника (кассира), не учитывается для целей налогообложения прибыли.

Если работодатель требовал возмещения данной суммы через суд, соответствующие судебные издержки организации могут законно относиться на внереализационные затраты.

Что касается бухучета недостачи, то его специфика будет зависеть от виновности кассира и характера возмещения (списания) соответствующего ущерба.

Операция (описание) Дебет Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере 94 50
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника 73/2 94
Компенсация ущерба виновником 70 73/2
Операция (описание) Дебет Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере 94 50
Сумма выявленного несоответствия относится на виновника 73/2 94
Недостача списывается как безвозвратный ущерб 91/2 94
Операция (описание) Дебет Кредит
Кассовая недостача обнаружена в определенном размере 94 50
Недостача списывается без установления виновника 91/2 94

Все кассовые операции периодически подвергаются ревизии с проверкой всех ценностей. Проверку осуществляет инвентаризационная комиссия организации.

Ее члены в присутствии ответственного лица проверяют наличие денег, квитанций на сданные ценности, чековых книжек и бланков строгой отчетности. Выявленные во время проверок несоответствия оформляются бухгалтерскими актами.

Выводы

Недостача в кассе - советы адвокатов и юристов

Кассир организации является материально-ответственным субъектом. Именно он полностью компенсирует кассовую недостачу.

Катастрофы и форс-мажоры, которые привели к утрате/недостаче наличности, рассматриваются как исключения, позволяющие кассиру освободиться от выплаты ущерба.

Недостачи часто обнаруживаются при кассовых инвентаризациях. Факты их выявления и возмещения корректно документируются, а также подлежат бухучету. Виновники ущерба определяются путем расследований.

Дебет 02 Кредит 01 — списана сумма амортизации, начисленной по недостающему объекту основных средств;Дебет 94 Кредит 01 — отражена недостача объекта основных средств (по остаточной стоимости) .Пример. Перед составлением годового отчета ООО «Зубр» провело инвентаризацию имущества. Инвентаризационная комиссия обнаружила:

Недостача в кассе - советы адвокатов и юристов

— отсутствие компьютера первоначальной стоимостью 29000 руб. и с начисленной амортизацией в сумме 26000 руб. ;— недостачу товаров на складе в пределах норм естественной убыли на сумму 12 360 руб. ;— недостачу денежных средств в кассе организации в сумме 73 руб.Результаты инвентаризации были зафиксированы в сличительных ведомостях.

В рабочем плане счетов ООО «Зубр» счет 01 «Основные средства» имеет субсчет «Выбытие основных средств». В результате бухгалтер ООО «Зубр» выявленные недостачи должен отразить так:Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01 — 29000 руб. — списана первоначальная стоимость основного средства;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств» — 26000 руб. — списана сумма начисленной амортизации;Дебет 94 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств» — 3000 руб. — отражена остаточная стоимость недостающего основного средства;Дебет 94 Кредит 41 — 12 360 руб. — отражена недостача товаров;Дебет 94 Кредит 50-1 — 73 руб.

— отражена недостача наличных денег в кассе организации.Далее отметим, что недостачи в пределах норм естественной убыли, выявленные при хранении или продаже материальных ценностей, включаются в себестоимость. Списание таких недостач отражайте по Кредиту счета 94:Дебет 20 (44) Кредит 94 — отражена недостача в пределах норм естественной убыли.

Дебет 91-2 Кредит 94 — недостача сверх норм естественной убыли учтена в составе прочих расходов.Вернемся к предыдущему примеру. Так по итогам инвентаризации были приняты следующие решения:— пропажу компьютера списать на убытки организации (так как виновник следствием установлен не был и было вынесено постановление о приостановлении уголовного дела) ;

Недостача в кассе

— кассиру возместить недостачу денежных средств (так как с кассиром ООО «Зубр» заключен договор о полной материальной ответственности) .При этом бухгалтер ООО «Зубр» должен сделать проводки:Дебет 91-2 Кредит 94 — 3000 руб. — отражен убыток от списания основного средства;Дебет 44 Кредит 94 — 12 360 руб.

— недостача товаров в пределах норм естественной убыли списана на расходы на продажу;Дебет 73-2 Кредит 94 — 73 руб. — сумма недостачи списана на виновное лицо;Дебет 50 Кредит 73-2 — 73 руб. — сумма недостачи внесена кассиром в кассу организации.Также подчеркнем, что при приемке товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщика, может быть обнаружена недостача как в пределах величин, предусмотренных в договоре поставки, так и сверх предусмотренных величин.

Как провести недостачу по бухгалтерии

В случае выявления недостачи денежных средств в кассе организации необходимо в кратчайшие сроки провести ревизию кассы.  Действующим Положением № 373-П от 12 октября 2012 г. о порядке ведения кассовых операций порядок проведения ревизии кассы не установлен. Поэтому целесообразно организации самостоятельно разработать и утвердить внутреннее положение о порядке проведения ревизии кассы.

За основу можно взять порядок, указанные в прежнем Порядке ведения кассовых операций № 40 от 22 сентября 1993 г.

Ревизию проводит инвентаризационная комиссия, состав которой назначается приказом руководителя организации.

акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе

Члены комиссии, в присутствии материально ответственного лица (кассира), пересчитывают денежную наличность и проверяют другие ценности, находящиеся в кассе.

Сравнив имеющийся остаток в кассе с остатком, указанным в кассовой книге, комиссия подтвердит факт недостачи.

Факт недостачи в кассе следует отразить в акте ревизии наличных денежных средств.

Ранее в этих целях допускалось использовать либо форму, приведенную в Приложении N 4 к Порядку, либо форму N ИНВ-15, утвержденную Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г.

Теперь же, когда Порядок уже не действует, акт следует заполнять по форме N ИНВ-15. Либо разработать и утвердить собственную форму акта.

В верхней части документа кассир или иное материально ответственное лицо дает расписку в том, что к началу ревизии все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию, поступившие деньги оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Далее указывается сумма наличных денег по учетным данным и сумма выявленной недостачи. Затем материально ответственное лицо пишет объяснения, излагая причины недостачи. И в самом конце акта руководитель организации отражает свое решение.

На практике материально ответственное лицо часто отказывается комментировать факт возникновения недостачи в кассе. В этом случае придется составить акт об отказе работника представить объяснения.

В нем указывается состав комиссии, а также информация о том, когда и в какой сумме была выявлена недостача. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать.

Если сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира, организация вправе удержать недостачу из зарплаты кассира в бесспорном порядке по распоряжению руководителя. При этом согласия виновного работника не требуется. Приказ о взыскании руководитель должен издать  в течение месяца со дня установления комиссией размера недостачи.

Если месячный срок на издание приказа о взыскании пропущен или сумма недостачи превышает среднемесячный заработок материально ответственного лица, недостача может быть возмещена или добровольно, или по решению суда.Обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании долга с работника можно в течение года со дня обнаружения недостачи.

Следует учитывать, что общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%.

Предельно допустимый размер взыскиваемой суммы рассчитывается после вычета из зарплаты НДФЛ. На практике сумма недостачи обычно больше 20% зарплаты.

Тогда недостачу удерживают из зарплаты частями до тех пор, пока она не будет полностью возмещена.

При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.

В бухучете для этих операций существуют следующие проводки.

  1. При возмещении работником всей суммы недостачи ее проводят по «Прочим доходам» в отчетном периоде, в котором их признал должник или суд:
    • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
    • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
    • дебет 70, кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – сумма удержана из заработной платы кассира или внесена им в кассу.
  2. Организация разрешила кассиру не возмещать недостачу. Сумма, ставшая уже безвозвратным ущербом, относится к «Прочим расходам»:
    • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
    • дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит 94 – отнесение указанной суммы ущерба на виновное лицо;
    • дебет 91-2, кредит 94 – сумма недостачи, не возмещаемая кассиром, признана в составе прочих расходов.
  3. Вины кассира нет. Если средства утрачены в результате непреодолимых обстоятельств, а кассир не при чем, то убытки относят ко внереализационным расходам, признаваемым в налогообложении и списываемым на финансовые результаты деятельности фирмы:
    • дебет 94, кредит 50 – выявлена N-ная сумма недостачи в кассе;
    • дебет 91-2, кредит 74 – списана недостача с неустановленным виновником.

Если работник невиновен

Механизм взыскания с кассира суммы нехватки наличных денежных средств зависит от целого ряда обстоятельств и имеет определенные ограничения. К работнику могут быть применены следующие процедуры по возмещению недостачи:

  • Суммы в пределах среднемесячного заработка сотрудника удерживаются по приказу работодателя без согласования с работником. Однако сумма ежемесячного взыскания не должна превышать 20% от суммы его заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента определения окончательной суммы ущерба.
  • При пропуске отведенного для взыскания месячного срока или если сумма недостачи превышает средний заработок за 1 месяц, взыскать ущерб можно в добровольном порядке или через суд. Если сотрудник согласен погасить долг он пишет соостветвующее заявление и либо вносит сразу всю сумму, либо с него удерживают ежемесячно не более 20%. При отказе работника возместить ущерб, компания вправе искать справедливости в суде.

Поскольку кассир несет перед работодателем полную материальную ответственность, в случае самостоятельного обнаружения недостачи в кассе либо ее выявления в ходе ревизии он обязан возместить работодателю недостающую сумму. Если виновный работник согласен добровольно возместить работодателю сумму недостачи, он может внести ее в кассу или обратиться с заявлением об удержании этой суммы из его заработной платы.

В бесспорном порядке работодатель вправе взыскать с виновного работника лишь такую сумму недостачи, которая не превышает его среднего месячного заработка. Данный вывод следует из положений ст. 248 ТК РФ. Согласие работника при этом не обязательно.

Недостача в кассе ответственность - вопросы и ответы

Примечание. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы работнику (включая удержания как по распоряжению работодателя, так и по решению суда) не может превышать 20% (абз. 1 ст. 138 ТК РФ).

Приказ (распоряжение) руководителя о порядке и сроках взыскания недостачи должно быть сделано в срок не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба (абз. 1 ст. 248 ТК РФ). Возможные варианты — удержание суммы недостачи из ближайшей заработной платы кассира, внесение кассиром недостачи в кассу организации в определенный срок, удержание части суммы из зарплаты с довнесением остатка долга в кассу и др.

Примечание. Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю (абз. 6 ст. 248 ТК РФ).

Работодатель и кассир, виновный в недостаче, вправе договориться о возмещении ущерба с рассрочкой платежа. Такая возможность предусмотрена в абз. 4 ст. 248 ТК РФ. В этом случае кассир представляет работодателю письменное обязательство о добровольном возмещении недостачи, в котором указывает конкретные сроки платежей.

Допустим, кассир отказывается возместить сумму недостачи. Тогда недостача взыскивается в судебном порядке. Работодатель вправе обратиться в суд с соответствующим иском в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба (ст. 392 ТК РФ). Организации-работодателю придется взыскивать недостачу через суд также при следующих обстоятельствах (абз. 2 ст. 248 ТК РФ):

  • если сумма недостачи, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок;
  • если истек месячный срок, отведенный для издания распоряжения о взыскании недостачи, размер которой не превышает среднего месячного заработка виновного работника.

Примечание. При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суде (абз. 3 ст. 248 ТК РФ).

Кроме того, работодатель имеет право с учетом конкретных обстоятельств, при которых был причинен ущерб, полностью или частично отказаться от его взыскания с виновного работника. Основание — ст. 240 ТК РФ. Так, руководитель организации вправе полностью освободить работника от обязанности возместить недостачу, если сочтет сумму недостачи незначительной (например, при недостаче не более 100 руб.).

Иногда недостача в кассе возникает не по вине кассира или другого работника организации. Причиной недостачи может быть ограбление кассы или офиса, нападение на кассира при перевозке денег из банка, пожар и др.

Недостача в кассе - советы адвокатов и юристов

В подобных ситуациях, помимо обращения в органы милиции с соответствующим заявлением, необходимо провести внеплановую инвентаризацию кассы. Такое требование содержится в п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ. По результатам инвентаризации оформляется акт по форме N ИНВ-15 {amp}lt;3{amp}gt;. Форма этого акта во многом совпадает с формой акта ревизии наличных денежных средств.

Примечание. Проведение инвентаризации обязательно при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).

В акте инвентаризации указывают фактический остаток денежных средств, обнаруженный в кассе, и остаток по учетным данным, определяют сумму недостачи и приводят причины (обстоятельства) возникновения недостачи.

Отражение недостач

Обнаружение излишков по итогам инвентаризации кассы никаких последствий для материально ответственного лица не несет.

Пример

Дт Кт Описание операции Сумма, руб. Документ
50 91.1 Отражение излишков ДС в кассе 1 050 Бухгалтерская справка

То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.

Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи, которые нельзя отнести на определенные источники, списываются на счет внереализационных расходов.

Примеры

Дт Кт Описание операции Сумма, руб. Документ
94 50 Отражена сумма недостачи 550 Бухгалтерская справка, ИНВ-15
Дт Кт Описание операции Сумма, руб. Документ
91.2 94 Недостача списана на расходы 550 Бухгалтерская справка
Дт Кт Описание операции Сумма, руб. Документ
94 50 Отражена сумма недостачи 1 000 ИНВ-15, бухгалтерская справка
73.2 94 Недостающая сумма списана на расчеты с ответственными лицами 1 000 Бухгалтерская справка
50 73.2 Недостача погашена ответственным лицом 1 000 Приходный кассовый ордер

На основании Акта об инвентаризации, который удостоверил наличие недостачи денежных средств, в бухучете пропавшая из кассы наличность подлежит изъятию из активов (списанию с баланса). Ведь

Недостача наличных, выявленная при инвентаризации, списывается с баланса предприятия проводкой Дт 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — Кт 301 «Наличность в национальной валюте».

Недостача в кассе - советы адвокатов и юристов

Сумму задолженности кассира перед предприятием начисляем проводкой Дт 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков» — Кт 716 «Возмещение ранее списанных активов». А собственно погашение недостачи — проводкой Дт 301 (311) — Кт 375.

Если же сумма недостачи удерживается из заработной платы кассира, это отражается в учете проводкой Дт 661 «Расчеты по заработной плате» — Кт 375 «Расчеты по возмещению причиненных убытков».

8 ноября 2018 Учет

Недостача возникла по вине кассира. В этом случае сумма выявленной недостачи не является расходом организации ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете. Она подлежит взысканию с виновного работника по распоряжению руководителя организации или через суд.

По мнению автора, сумма недостачи, возмещенная кассиром организации-работодателю, при налогообложении прибыли не учитывается. Эту сумму не следует включать во внереализационные доходы, например, на основании п. 3 ст. 250 НК РФ. Дело в том, что при возникновении в кассе недостачи и ее последующем возмещении виновным сотрудником у организации не возникает дохода.

Напомним, что согласно ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, которую можно оценить. Очевидно, что если кассир, виновный в недостаче, возмещает работодателю недостающую в кассе сумму, то у последнего не возникает экономической выгоды и, значит, не образуется дохода, подлежащего налогообложению.

Примечание. Доходы в виде признанных должником или подлежащих уплате должником на основании решения суда, вступившего в законную силу, штрафов, пеней и (или) иных санкций за нарушение договорных обязательств, а также сумм возмещения убытков или ущерба признаются внереализационными доходами налогоплательщика (п. 3 ст. 250 НК РФ).

Если работник отказался возмещать недостачу и организация вынуждена взыскивать ее в судебном порядке, понесенные при этом судебные издержки и сумму уплаченной государственной пошлины она вправе включить во внереализационные расходы на основании пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ.

В бухгалтерском учете организации сумма недостачи, возмещенная работником, отражается в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99). Указанные поступления учитываются в том отчетном периоде, в котором они признаны должником или судом вынесено решение об их взыскании (п. 16 ПБУ 9/99). Если кассир возмещает сумму недостачи в добровольном порядке (вносит в кассу единовременно всю сумму или по частям или недостача удерживается из его зарплаты), в бухучете организация включает эту сумму в прочие доходы в день, когда работник был ознакомлен под роспись с приказом руководителя о взыскании с него недостачи. Считается, что работник, подписавший указанный приказ и не представивший никаких возражений, фактически признал свой долг.

Пример 1. В июле 2010 г. О.А. Тихомирова, бухгалтер-кассир ООО «Стайлинг», самостоятельно обнаружила недостачу в кассе в размере 1000 руб. и сообщила об этом главному бухгалтеру. В день выявления недостачи в организации была проведена ревизия кассы. Факт недостачи зафиксирован в акте ревизии наличных денежных средств, с бухгалтера-кассира взяты письменные объяснения.

В налоговом учете ООО «Стайлинг» сумма выявленной и возмещенной бухгалтером-кассиром недостачи не отражается.

Дебет 94 Кредит 50

  • 1000 руб. — выявлена недостача в кассе;

Дебет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94

  • 1000 руб. — отнесена на виновное лицо сумма выявленной недостачи;

Дебет 70 Кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

  • 1000 руб. — удержана из заработной платы кассира сумма недостачи.

Организация решила не взыскивать недостачу с кассира. Как уже отмечалось, исходя из конкретных обстоятельств (размера заработной платы, материального и семейного положения работника, размера причиненного ущерба, степени вины и т.п.) работодатель может полностью или частично отказаться от взыскания недостачи с виновного работника (ст. 240 ТК РФ).

Сумма недостачи, соответствующая прощенному долгу работника, не может быть признана при расчете налога на прибыль. Ведь расходы на покрытие ущерба, которые организация имела возможность взыскать с виновного лица, но не стала взыскивать, не являются экономически обоснованными и не направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 и п. 49 ст. 270 НК РФ).

Примечание. В целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Допустим, по решению руководителя организации кассир возмещает только часть недостачи (например, 50 или 75%), а от взыскания оставшейся суммы долга работодатель отказывается. По мнению автора, в этом случае ни сумма, возмещаемая кассиром, ни оставшаяся невозмещенной часть недостачи в целях налогообложения не учитываются. Ведь в отношении обеих сумм у организации не возникает экономической выгоды и, следовательно, не образуется налогооблагаемый доход (ст. 41 НК РФ).

В бухгалтерском учете сумма недостачи, которую организация отказалась взыскивать с работника, включается в прочие расходы на основании п. 11 ПБУ 10/99. При возмещении кассиром только части долга сумма, внесенная в кассу или удержанная из его зарплаты, отражается в составе прочих доходов, а прощенная сумма — в составе прочих расходов организации (п.

Пример 2. Воспользуемся условием примера 1. Допустим, генеральный директор ООО «Стайлинг» издал приказ о взыскании с бухгалтера-кассира только 75% от суммы недостачи, то есть 750 руб. (1000 руб. x 75%). Эту сумму О.А. Тихомирова внесла наличными в кассу организации 15 июля 2010 г.

Взысканная с работницы сумма недостачи, а также сумма, от взыскания которой компания отказалась, при исчислении налога на прибыль ООО «Стайлинг» не учитываются.

Дебет 94 Кредит 50

  • 750 руб. — отнесена на виновное лицо часть суммы недостачи, подлежащая взысканию с работника;

Дебет 50 Кредит 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

  • 750 руб. — внесена в кассу сумма недостачи;

Дебет 91-2 Кредит 94

  • 250 руб. (1000 руб. — 750 руб.) — признана в составе прочих расходов часть суммы недостачи, не подлежащая взысканию с работника.

Кассир не виновен в недостаче. Если причиной недостачи в кассе является кража или хищение денег неустановленными лицами, то в налоговом учете убытки организации от такого хищения приравниваются к внереализационным расходам. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти. Основание — пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ.

Примечание. Потерпевший вправе получать копии постановлений о возбуждении уголовного дела, признании его потерпевшим или об отказе в этом, о прекращении уголовного дела, приостановлении производства по уголовному делу (п. 13 ч. 2 ст. 42 УПК РФ).

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия