Излишков и недостач не обнаружено как правильно

Как учесть излишки

7.1. Недостачи: какими они бывают

Учет образовавшихся недостач во многом зависит от того, когда они были выявлены и в каком количестве.

1) в пределах норм естественной убыли;

2) сверх норм естественной убыли.

Под естественной убылью товаров следует понимать уменьшение их количества (массы) вследствие естественного изменения биологических или физико-химических свойств при сохранении качественных характеристик.

Так, к естественной убыли относится уменьшение массы товаров из-за испарения влаги, выветривания, распыления, крошения, утечки, разлива при перекачке и продаже жидких товаров, расхода веществ на дыхание (например, круп и муки) и т. п.

Излишков и недостач не обнаружено как правильно

Для потерь, которые носят объективный характер, нормативно-правовыми актами установлены предельные размеры — нормы естественной убыли. Они широко применяются во всех сферах деятельности и представляют собой максимально допустимую величину потерь, возникающих в процессе хранения, перемещения, транспортировки и реализации товаров.

В настоящее время предприятия в своей работе могут использовать довольно обширный перечень нормативно-правовых актов относительно норм естественной убыли. Причем, несмотря на то, что большинство из них были разработаны еще в 80-х годах прошлого века, они остаются действующими*.

Установленные нормы естественной убыли товаров являются максимально допустимыми (предельными)

Их применяют в тех случаях, когда при инвентаризации или приемке ценностей выявлена недостача фактического наличия товаров по сравнению с учетными данными или сопроводительными документами поставщиков.

— без установления факта недостачи ценностей предварительное списание естественной убыли по утвержденным нормам не допускается;

Излишков и недостач не обнаружено как правильно

— если нормы естественной убыли позволяют списать большую сумму, чем сумма выявленной недостачи, то списывают только сумму недостачи на основании соответствующего расчета, составленного бухгалтерской службой предприятия при участии материально ответственных лиц и утвержденного руководителем предприятия;

— при отсутствии утвержденных в установленном законодательством порядке норм убыль ценностей рассматривается как недостача сверх норм;

— убыль товаров в пределах установленных норм определяют после зачета недостач товаров излишками по пересортице** (при ее наличии).

Иначе говоря, сначала применить к недостающим ценностям нормы естественной убыли, а затем зачесть излишками вследствие пересортицы нельзя.

Если же после проведенного в установленном порядке зачета по пересортице все же осталась непогашенной недостача ценностей, то нормы естественной убыли применяются только по тому наименованию товаров, по которому установлена недостача.

2) недостачи, выявленные в процессе инвентаризации товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ).

Именно в разрезе этих ситуаций и рассмотрим порядок документального оформления и учета недостач в пределах и сверх норм естественной убыли.

7.2. Документальное оформление недостач

Оформляем недостачи, выявленные при приемке товаров

Правовые основы приемки товаров покупателем и выявления отклонений в их количестве определяет ГКУ. Так, согласно ст. 687 этого Кодекса проверка соблюдения продавцом условий договора купли-продажи по количеству осуществляется в случаях и в порядке, установленных договором либо актами гражданского законодательства.

Приоритет в вопросах правил приемки ТМЦ имеют положения договора

Что делать, если порядок приемки ТМЦ по количеству в договоре не установлен? В такой ситуации он определяется согласно актам гражданского законодательства. В частности, общие правила приемки товаров и порядок оформления ее результатов закреплены Инструкцией № П-6.

Излишков и недостач не обнаружено как правильно

В случае перевозки грузов сторонним перевозчиком нужно руководствоваться также специальными нормативными актами.

Например, при перевозках железнодорожным транспортом выдачу груза железной дорогой регламентируют Правила выдачи грузов.

А вот если груз перевозится автомобильным транспортом при участии перевозчика — сторонней организации, необходимо принимать во внимание Правила перевозок грузов автомобильным транспортом.

На фактическое количество принятого товара покупатель составляет акт о приемке материалов типовой формы № М-7 или приходный ордер типовой формы № М-4*.

Если при приемке товаров выявлена сверхнормативная недостача, получатель обязан приостановить дальнейшую приемку, обеспечить сохранность товаров и принять меры к предотвращению их смешения с другими однородными товарами.

О выявленной недостаче товаров составляют акт, который подписывают все участвовавшие в приемке лица.

Большинство из этих реквизитов присутствуют в уже упомянутом акте о приемке материалов типовой формы № М-7.

Поэтому, по нашему мнению, информацию о выявлении сверхнормативной недостачи можно фиксировать непосредственно в акте о приемке материалов, которым оформляют поступление на склад фактически полученных от поставщика (перевозчика) товаров.

Акт о приемке материалов составляют в двух экземплярах.

Первый экземпляр после приемки товаров с приложенными к нему документами передают в бухгалтерию. На его основании бухгалтер предприятия отражает поступление товаров в фактически полученном количестве, а также учитывает суммы недостач в пределах норм естественной убыли и сверх них.

Второй экземпляр акта передают отделу снабжения или другому соответствующему отделу для направления претензионного письма поставщику.

Если товары поступили по железной дороге, дополнительно составляют коммерческий акт по форме согласно приложению 1 к Правилам № 334. Реквизиты коммерческого акта приводят в акте типовой формы № М-7.

Если недостача возникла по вине перевозчика, то в соответствии со ст. 925 ГКУ ему может быть предъявлена претензия о возмещении убытков, а при получении отказа в ее удовлетворении или в случае отсутствия ответа на претензию в течение месяца — судебный иск.

предприятие может претендовать на возмещение только тех потерь, которые превышают установленные нормы естественной убыли

В связи с этим, если сумма недостачи, выявленной при приемке товаров, не превышает норму естественной убыли, установленную для перевозки таких грузов определенным видом транспортных средств, акты о недостаче товаров не оформляют.

Оформляем недостачи, выявленные при инвентаризации

Нередко именно во время проведения такого мероприятия обнаруживают недостачи материальных ценностей.

Не будем подробно останавливаться на всех особенностях проведения инвентаризации товаров, а рассмотрим порядок оформления ее результатов в случае выявления недостачи таких ТМЦ.

— Инвентаризационную опись запасов по форме, утвержденной приказом № 572*;

— Инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по форме № инв-3, утвержденной постановлением № 241;

— Инвентаризационную опись по типовой форме № М-21, утвержденной приказом № 193.

Выявленные излишки являются доходом. В бухучете это прочий доход, а в налоговом — внереализационный. Имущество учитывайте по рыночной цене — это стоимость, которую можно получить при продаже вещей. Сведения об уровне текущих рыночных цен подтвердите документально либо данными оценщика (п. 10.3 ПБУ 9/99, п. 20 ст. 250, п. 6 ст. 274 НК РФ).

Подробнее остановимся на излишках материально-производственных запасов (МПЗ), ведь это самая распространенная ситуация. Конечно, их можно использовать в производстве либо продать. Когда будете использовать МПЗ, спишите их стоимость в составе материальных расходов. В расходы поставьте ту же сумму, которую раньше учли в доходах при оприходовании излишков. При продаже полученную выручку также можно уменьшить на ранее учтенный внереализационный доход (абз. 2 п. 2 ст. 254, пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ).

В бухучете нет ограничений по стоимости МПЗ, которую списывают при расчете балансовой прибыли. Рыночную цену имущества полностью включите в расходы. Так позволяют поступить п. п. 73 и 91 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н. Значит, разницы по ПБУ 18/02 учитывать не придется.

Пример 1. Перед составлением годовой отчетности ООО «Механики» провело инвентаризацию на складе сырья. Инвентаризация закончилась 31 декабря, были выявлены излишки сырья. Рыночная стоимость излишков составила 25 000 руб.

Для целей налогообложения прибыли организация применяет метод начисления. Отчетным периодом является месяц.

Дебет 10 Кредит 91-1

  • 25 000 руб. — отражена стоимость излишков сырья, выявленных при инвентаризации.

Учет излишков и недостач при инвентаризации

Если вы торгуете в розницу, то наверняка знакомы с таким явлением как пересортица. Хотя бы гипотетически. Обнаруживается пересортица при инвентаризации.

Вдруг выясняется, что фактический остаток товара не совпадает с расчетным, причем, излишек одного сорта, а недостача — другого сорта одного и того же товара. Розовых мягких игрушек больше, чем проходит по документам, а рыжих — меньше.

Ванильного мыла слишком много, а лавандового не досчитались. По чеку пробиты яблоки сорта Голден, а не хватает Гренни.

Как происходит пересортица и в каком случае возможен взаимозачет

Итак, у вас проводится инвентаризация. О том, каков порядок этой непростой процедуры, вы можете прочитать здесь. Пересчитав весь товар и сличив его с документами, инвентаризационная комиссия обнаруживает излишек и недостачу определенных товаров.

Произойти такое может по разным причинам. Например, кладовщик перепутал товары — отгрузил в торговый зал одни, а в документах отразил другие. Или уже в самом магазине сотрудники ошиблись с ценниками и штрихкодами. В итоге в чеке будет фигурировать не тот товар, который фактически забрал покупатель.

Можно ли результаты инвентаризации в вашем случае признать пересортицей и зачесть недостачу излишками? Проверяем.

Излишков и недостач не обнаружено как правильно

Как говорится в Методических указаниях при инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. №49 (пункт 5.3), взаимный зачет излишков и недостач возможен при выполнении следующих условий:

  • излишек и недостача товара обнаружены в один и тот же проверяемый период;
  • ответственен за это один человек;
  • излишки и недостачи обнаружены у товаров одного и того же наименования и в тождественных количествах.

То есть, если излишек рыжих игрушек был обнаружен на складе №1, а недостача розовых — на складе №2, которым заведует другой кладовщик, то это — не пересортица на складе, и взаимного зачета одного товара другим быть не может. Если обнаружен излишек и недостача разных товаров, а не одного товара разного сорта, то взаимозачет также невозможен.

Тут еще может возникнуть вопрос, что считать наименованием товара. Законом данное понятие не установлено, поэтому в некоторых случаях может быть не ясно, возможен ли зачет по пересортице. В Минфине рекомендовали использовать вместо наименования Общероссийский классификатор продукции (ОКП).

Что делать, если какое-либо условие, необходимое для зачета пересортицы, не выполнено? Излишек товаров в этом случае оприходуется отдельно, а недостающие товары списываются с баланса.

Объяснительная от материально-ответственного лица

Первым делом материально-ответственному лицу (например, кладовщику), на участке которого была обнаружена пересортица при инвентаризации, необходимо предоставить комиссии подробное объяснение. Об этом говорится в тех же Методических указаниях, о которых уже шла речь выше.

Как написать письмо о пересортице на складе? Фактически это объяснительная записка, которая адресуется председателю комиссии. В ней необходимо указать, каких именно товаров и в каком количестве оказалось в излишке, а каких — недостача, объяснить причину (например, схожесть упаковки) и рассказать, какие меры будут приняты, чтобы избежать подобных ошибок в дальнейшем.

В этом же объяснении можно изложить просьбу зачесть ситуацию как пересортицу.

Инвентаризация — важная процедура, её нужно проводить регулярно. Она позволит выявить расхождения между учтенным количеством имущества и его фактическим наличием. Если при инвентаризации обнаружились несоответствия, это часто вызывает у бухгалтеров затруднения. В статье расскажем, как вести учет излишков и недостач, как они появляются и какими документами их оформлять.

Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишки появляются, когда наличное имущество организации превышает учтенное. Недостачи, напротив, указывают на недостающий актив. 

ИзлишкиНедостачи
Ошибки при проведении инвентаризации Естественная убыль
Неучтенные поставки Ошибки в ведении складского учета
Излишняя экономия Производственные издержки
Ошибки учета отпуска материалов и продукции Хищения
Избыточные поставки Некомпетентность или отсутствие материально-ответственных лиц (МОЛ)

Производственные и хозяйственные издержки должны подтверждаться первичными документами, составляются акты выявления порчи и недостач. Формы документов можно разработать самим или использовать уже существующие.

Например, ТОРГ — 6, 15, 16, 20 и другие, в зависимости от обнаруженной проблемы. Балансовая стоимость недостающего имущества списывается на счет 94 «недостачи и порчи от потери ценностей».

Проводка основана на сличительной ведомости и ведомости учета результатов инвентаризации.

Недостача в пределах норм естественной убыли

ДТ — 20 (44 и др.), КТ — 94

Недостача, отнесенная на материально-ответственное лицо

В остальных случаях проведите проверку документации и сверьте остатки по счетам. Ведь недостача может быть следствием ошибок в расчетах, неправильного оформления отчетов или отсутствия контроля со стороны материально-ответственного лица.

Если правка документов не помогла устранить недостачу, то ответственность за нее ложится на МОЛ. Ответственный должен составить объяснительную, которая прилагается к результатам проверки.Взыскать сумму недостачи с материально-ответственного лица не составит труда.

Ущерб от недостачи рассчитывается по закупочной стоимости, при этом упущенные выгоды в виде торговой наценки не учитываются. Решение о взыскании с МОЛ оформляйте приказом. Сумму недостачи удерживайте с зарплаты частично или полностью, но не более 50%.

Также работодатель может отказаться от взыскания ущерба с работника.

Излишков и недостач не обнаружено как правильно

ДТ — 73, КТ — 94

Виновные лица не найдены или суд отказал во взыскании ущерба

Если же материально-ответственного нет и виновное лицо не установлено или его вина не доказана, вы не сможете возместить убыток от пропажи имущества. Его придется списать в прочие расходы. При этом, необходимо подтвердить обоснованность такого списания:

  • решением суда, подтверждающим отсутствие виновного лица;
  • решением суда, об отказе на взыскание ущерба с виновного;
  • заключением о факте порчи ценностей.

ДТ — 91.2, КТ — 94

Кроме самих сотрудников организации виновником недостачи может оказаться и ваш контрагент. В таком случае сумма возмещения определяется исходя из условий договора и норм Гражданского кодекса.

Оформление и учет излишков

Излишков и недостач не обнаружено как правильно

Излишки, выявленные в ходе инвентаризации, не грозят какими-либо проблемами для бухгалтера, но их нужно принять к учету.

Основой для принятия излишка к учету будет сличительная ведомость или ведомость учета результатов инвентаризации.

Активы принимаются к учету по текущей рыночной стоимости и в той же сумме, бухгалтер признает прочий доход. Рыночную стоимость актива можно определить самостоятельно или пригласить оценщика. По результатам оценки оформляется справка или отчет оценщика.

ДТ — 01, 08,10,41 и др., КТ — 91.1

Инвентаризационная комиссия должна определить причины появления излишка и получить объяснение от материально-ответственного лица. Никаких взысканий в данном случае к ответственному лицу не применяется. Однако руководство может объявить ему выговор или лишить премии за непорядок на складе.

Стоит обратить внимание и на порядок налогового учета излишков. Они включаются во внереализационные доходы и учитываются при расчете налога на прибыль. Последствия, связанные с НДС, при выявлении излишков не возникают. При передаче их в производство, НДС так же начислять не нужно. Однако в случае дальнейшей реализации, обнаруженных излишков, НДС начисляется в общем порядке.

Еще одним результатом инвентаризации является пересортица. Излишки и недостачи при инвентаризации можно зачесть в бухучете, если соблюдаются условия (ы налоговом учете пересортица не предусмотрена, поэтому такой зачет производить нельзя):

  • обнаружение в одном проверяемом периоде;
  • у одного проверяемого лица;
  • в отношении ценностей одного наименования, но разных сортов;
  • в одинаковом количестве.

Пересортицу нужно подтвердить инвентаризационной описью, сличительной ведомостью и получить объяснение материально-ответственного лица. Решение о взаимном зачете излишков и недостач принимает руководитель, оформляя его в виде приказа.

Учет пересортицы проводится в аналитическом учете. Материально производственные запасы одного наименования, но с разными номенклатурными номерами взаимозачитываются.

ДТ — 10 (41,43), КТ — 10 (41,43)

Стоимость недостающих товаров может быть больше, чем стоимость товаров, находящихся в избытке. Эту разницу отнесите на виновное лицо и отразите как ДТ 94 КТ 73. Если же виновников пересортицы не удалось установить, разницу рассматривают как недостачу сверх норм естественной убыли и списывают в производственные или коммерческие расходы.

Причины появления излишков и недостач

Основная цель – найти расхождения (излишек, недостачу) между имущественными ценностями, которые есть фактически и теми, что должны быть по документам.

Излишек – превышение фактически наличествующих мат ценностей над теми, что записаны в документах (бухгалтерском учете). Излишек появляется в таких случаях:

  1. Предыдущая инвентаризация проведена с ошибками.
  2. Поставщик поставил больше единиц товаров, чем указано в документах.
  3. Экономия на расходных средствах.
  4. Ошибки при продаже товаров. При этом по одной позиции будет излишек, по другой недостача. Подобное будет происходить при случайной замене одной позиции на другую.
  5. По поступающим товарам не ведется учет.

«Закрыть» глаза на излишек не выйдет, необходимо его отображение и проводка должным образом. Первым делом после инвентаризации, которая выявила излишки, комиссия, осуществляющая подсчет материальных ценностей, изучает сформированные отчеты. На этом этапе предпринимаются попытки найти причины возникновения излишков.

Важно! Именно инвентаризационная комиссия определяет, как для проводок показать несоответствие.

Существуют такие варианты проводок:

  • Пересортица. Если по одной позиции выявлен излишек, а по другой равная ему недостача, то происходит взаимозачет. Это самое простое решение, но стоимость недостачи должна быть равной стоимости излишка.
  • Когда объем излишков меньше, чем недостача, разница списывается с виновных или ответственных лиц.
  • Оприходование по рыночным ценам и отражение в финансовом результате. Проводка выглядит как запись на кредит в «Прочие доходы». Оприходование происходит с учетом цены товара в накладной или если ее нет, то по рыночной цене. Для осуществления подобных проводок нужен приказ руководителя.

Излишек, так же, как и недостача появляются в отношении товаров, которые изготавливает или перепродает компания. Подобное возможно и с материалами для изготовления той или иной продукции.

Излишков и недостач не обнаружено как правильно

При выявлении излишков в проводках они выглядят как внереализационные доходы. Как раз тут нужна цена по накладной или рыночная стоимость. Случается, что в излишек попадает много товаров одного наименования, а документального подтверждения цены нет. В таком случае рационально обратиться к помощи независимого оценщика для определения их стоимости. Он учтет:

  1. Спрос и предложение на него, колебания этого рыночного показателя.
  2. Инфляцию.
  3. Потребительские свойства.
  4. Сроки годности.
  5. Себестоимость.

Оприходование возможно только после завершения процесса оценки. Это утверждает акт, составленный комиссией по инвентаризации. Отнесение к тому или иному счету (проводка) должна проводиться не позднее 31 декабря в том году, когда выявлен излишек.

Часто в излишке обнаруживаются основные средства, тут уж недостача и пересортица применена не может быть. Учет и реализация проводок осуществляется по таким правилам:

  • Могут относиться только к внереализационным доходам.
  • При определении рыночной цены следует приравнивать ее к доходам в натуральном виде.
  • Стоимость удастся определить как цену безвозмездно полученного имущества.
  • Амортизация за счет излишков невозможна.

Что делать с излишком решать только руководству. Они могут использоваться в производственных целях или реализовываться. В последнем случае с них удастся получить доход. Касательно продажи обнаруженных излишков никаких особенностей нет. Но важно их реализовывать по определенной ранее цене. Это поможет исключить неприятности с налоговой.

Расхождения любого типа, излишки или недостачи, крайне нежелательны, ведь отнесение их к той или иной позиции бухгалтерского учета сопряжено с определенными трудностями.

В книге практически нет воды. В статье нет воды и излишков. Ответ справочной службы русского языка Это значение у слова вода уже не является необычным, непривычным, оно фиксируется словарями русского языка. Но фиксируется, как правило, с пометой разг. (разговорное). Поэтому в нейтральном контексте кавычки могут быть уместны (они покажут, что слово принадлежит другому стилю речи).

  1. Создает инвентаризационную комиссию, которая будет состоять из независимых членов.
  2. Назначает лицо, ответственное за проведение инвентаризации.
  3. Проводит инвентаризацию.
  4. Устанавливает появление излишек и недостач предприятия.
  5. Приказывает бухгалтеру разобраться с нормой естественной убыли и предоставить расчет.
  6. Требует от сотрудника письменно объяснить возникновение недостачи.
  7. Составляет вместе с ответственным по инвентаризации акты и документы, необходимые для отчетности.
  8. Обращается еще раз к инвентаризационной комиссии, чтобы она помогла выявить виновных в недостаче.
  9. Просит виновных лиц написать расписку о возмещение общей суммы ущерба.

ВниманиеМетодических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н. Значит, разницы по ПБУ 18/02 учитывать не придется. Пример 1. Перед составлением годовой отчетности ООО «Механики» провело инвентаризацию на складе сырья.

Инвентаризация закончилась 31 декабря, были выявлены излишки сырья. Рыночная стоимость излишков составила 25 000 руб.Для целей налогообложения прибыли организация применяет метод начисления. Отчетным периодом является месяц.31 декабря бухгалтер организации сделал в учете такую проводку:Дебет 10 Кредит 91-1- 25 000 руб.

— отражена стоимость излишков сырья, выявленных при инвентаризации.Также 31 декабря бухгалтер также включил эту сумму в состав внереализационных доходов при расчете налога на прибыль.В январе 2016 г. данное сырье передали в производство. Поэтому бухгалтер «Механиков» сделал проводку:Дебет 20 Кредит 10- 25 000 руб.

Естественная убыль высчитывает бухгалтерия, а расчёт проверяет начальство и независимая инвентаризационная комиссия. В случае если инвентаризация вывела недостачи более чем естественная убыль, проводится служебное расследование и выявляются виновные. Удержания в случае наличия виновных лиц Если проведённая инвентаризация выявила явные недостачи, превышающие естественную убыль, работодатель должен принять решение о возмещении ущерба.

Должен быть составлен соответствующий приказ об инвентаризации и удержании денежных средств с виновных лиц. Виновные лица определяются после проведения служебного расследования с помощью независимой комиссии. Руководитель может написать заявление в суд и потребовать возместить материальный ущерб в случае, если были выявлены виновные в недостаче граждане.

Факт вины в этом случае должен подтверждаться официальным документом.

Допустим, причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства. Например, пожар или наводнение. Тогда недостачу имущества учтите в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости (п. 13 ПБУ 10/99).

Излишков и недостач не обнаружено как правильно

Бывает также, что виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них. При таком раскладе недостачу имущества списывайте на финансовые результаты фирмы. Сумму недостачи относите к прочим расходам. Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д. Сумму убытка определяйте исходя из стоимости недостающего имущества по данным бухучета (п. 11 ПБУ 10/99).

Дебет 91-2 Кредит 94

  • списан убыток от недостачи имущества, возникшей в результате форс-мажора (в связи с отсутствием виновника либо отказом во взыскании ущерба).

Отдельно скажем про недостачу имущества, которое уже списано. Например, недорогой компьютер или офисную мебель списали единовременно как МПЗ. А спустя какое-то время обнаружилось, что актива нет.

Хоть стоимость имущества уже списана, такая недостача все равно является для фирмы ущербом. Порядок отражения такой недостачи в бухучете зависит от причин ее возникновения. Причины этого могут быть те же, как описаны в вариантах 1 — 3. То есть естественная убыль, действия виновных лиц или форс-мажор.

Если недостача возникла из-за естественной убыли или форс-мажора, никаких проводок делать не нужно. Просто спишите недостающее имущество с забалансового учета (если оно числилось на забалансовых счетах). Так же действуйте, если виновник недостачи не выявлен. Причина в следующем. В учете компании нет оснований учитывать расходы, поскольку имущество уже ранее списали. Оснований отражать доходы также нет, ведь поступлений в счет возмещения ущерба не будет.

А вот когда виновник недостачи есть, все интереснее. Организация имеет право взыскать материальный ущерб (п. 1 ст. 1064 ГК РФ, ст. 243 ТК РФ). Раз стоимость вещи уже списали, возмещение ущерба в результате недостачи можно как с использованием счета 94, так и без него. Можно выбрать любой из указанных вариантов.

Пример 2. В октябре ООО «Механики», в соответствии с отраслевыми нормами, закупило для слесарей спецодежду (срок носки 12 мес.) стоимостью 1770 руб. (в т.ч. НДС — 270 руб.). В этом же месяце спецодежду выдали работнику.

Согласно учетной политике организации спецодежду стоимостью менее 20 000 руб. учитывают в составе материалов. При этом такую одежду со сроком носки не более 12 месяцев списывают на расходы единовременно.

В декабре один из слесарей увольняется и отказывается возвращать спецодежду. Директор решил взыскать из зарплаты сотрудника недостачу спецодежды. В счет погашения материального ущерба из последней зарплаты работника взыскана стоимость спецодежды в размере 1500 руб.

Сумму недостачи бухгалтер отразил в бухучете с использованием счета 94.

Дебет 10-11 Кредит 10-10

  • 1500 руб. — выдана спецодежда работнику;

Дебет 20 Кредит 10-11

  • 1500 руб. — списана стоимость спецодежды на расходы.

Дебет 94 Кредит 98

  • 1500 руб. — отражена сумма выявленной недостачи;

Дебет 73 Кредит 94

  • 1500 руб. — отражена задолженность работника по возмещению ущерба;

Вариант N 1. Недостача в пределах норм естественной убыли

Недостачу и порчу ценностей в пределах норм убыли списывайте на издержки производства и обращения на основании приказа гендиректора (образец на с. 31). Определяйте естественную недостачу после пересортицы, то есть после того, как проведете взаимный зачет излишков и недостач за один и тот же проверяемый период у одного и того же проверяемого лица в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в одинаковых количествах.

Образец

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Механики" ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 17 ¦
¦ о списании недостачи материально-производственных запасов ¦
¦ в пределах норм естественной убыли ¦
¦ ¦
¦г. Москва 31.12.2015¦
¦ ¦
¦По результатам инвентаризации остатков сырья на складе, проведенной¦
¦на основании приказа N 213, приказываю недостачу сырья в пределах норм¦
¦естественной убыли в сумме 3500 (три тысячи пятьсот) руб. списать на¦
¦затраты производства. ¦
¦ ¦
¦ Ундицкий ¦
¦Генеральный директор -------- Д.А. Ундицкий ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Дебет 10 (41, 43) Кредит 10 (41, 43)

  • отражен зачет недостач в счет выявленных излишков.

Стоимость недостающих ТМЦ, не зачтенных в счет излишков, спишите на недостачи.

Дебет 94 Кредит 10, 41, 43

  • отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации;

Дебет 20 (23, 44…) Кредит 94

  • списана стоимость недостающих ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Вариант N 1. Виновник есть

Недостачу МПЗ сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества относите на виновных лиц. В этом случае работник должен компенсировать организации всю сумму причиненного ущерба. Размер ущерба определяйте исходя из рыночной цены недостающего имущества, но не ниже его стоимости по данным бухучета (ст. 246 ТК РФ).

Дебет 73 Кредит 94

  • отнесена недостача имущества на работника по балансовой стоимости;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73

  • работник погасил задолженность по недостаче.

Дебет 73 Кредит 94

  • недостача имущества отнесена на работника по балансовой стоимости;

Дебет 73 Кредит 98

  • учтена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;

Дебет 98 Кредит 91-1

  • учтена в прочих доходах разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.

Саму же недостачу можно учесть во внереализационных расходах согласно пп. 20 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ. Чтобы списать расход, размер недостачи надо обосновать и документально подтвердить. Обоснование — тот факт, что при возмещении недостачи организация получает и доход. По части документов понадобятся сличительная ведомость, объяснительная записка сотрудника и другие бумаги.

Излишков и недостач не обнаружено как правильно

Раз такие требования соблюдены, недостачи по фактической себестоимости целиком можно списать. Подтверждают правильность таких действий и в Минфине России (см. Письма от 27.08.2014 N 03-03-06/1/42717, от 17.04.2007 N 03-03-06/1/245).

При методе начисления недостачу можно списать в расходы в момент, когда факт отсутствия злодеев подтвержден документально. При кассовом методе надо также подтвердить полную оплату имущества, недостача которого выявлена (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Какие документы нужны? Это акты уполномоченных органов, например органов предварительного расследования или судов. Конкретный перечень таких документов законодательством не указан.

В Минфине России уверены, что списать недостачи можно на основании копии постановления о приостановлении предварительного следствия или дознания. Такие разъяснения есть в Письмах от 03.08.2011 N 03-03-06/1/448 и от 20.06.2011 N 03-03-06/1/365.

Можно списать убытки и когда у фирмы есть копия постановления о прекращении уголовного дела. Такое постановление может быть вынесено следователем только по истечении срока давности уголовного преследования (ч. 1 ст. 78 УК РФ).

При рассмотрении дела в суде факт отсутствия виновных лиц может вынести оправдательный приговор (ч. 2 ст. 302 УПК РФ). Этот документ будет основанием для списания убытков (недостачи) от хищений имущества.

Если организация готова спорить с налоговиками, списать недостачу можно на основании любого документа. Например, письма или справки, выданных уполномоченными должностными лицами органов внутренних дел, в которых указано, что виновники хищения отсутствуют. Либо постановления об отказе в возбуждении уголовного дела.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector