Как часто проводится инвентаризация основных средств

Что представляет собой инвентаризация ОС

Это процедура сверки бухгалтерских данных с имеющимися в наличии объектами имущества организации.

Проведение инвентаризации основных средств законодательно регулируется ФЗ № 402 от 06.12.2011, методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, закрепленными в приказе Минфина № 49 от 13.06.1995 и положением по ведению бухучета, утвержденным приказом Минфина № 34н от 29.07.1998.

Инвентаризация объектов основных средств санкционируется в учреждении периодичностью раз в 3 года (п. 1.5 Методических указаний). Сверка библиотечного фонда производится 1 раз в 5 лет. Порядок и сроки проведения закрепляются в учетной политике каждой организации.

Лучше всего проводить сверку в конце отчетного периода, непосредственно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, за исключением ряда случаев, требующих немедленной ИОС:

  • чрезвычайная ситуация;
  • продажа или аренда активов;
  • реорганизация, ликвидация учреждения;
  • обнаружение пропажи, хищения и порчи основных средств;
  • назначение нового руководителя учреждения или материально ответственного лица.

Перед инвентаризацией

По общему правилу порядок проведения инвентаризации надо закрепить в учетной политике для целей бухучета. Таково требование пункта 4 ПБУ 1/2008.

В приложении к приказу об учетной политике следует, во-первых, конкретизировать график инвентаризаций (в т. ч. обязательных) и их сроки в течение отчетного года. Во-вторых, стоит зафиксировать перечень имущества и обязательств, которые нужно проверять при каждой инвентаризации.

В постоянно действующую инвентаризационную комиссию должно входить минимум два человека. Обычно в комиссию включают административно-управленческий персонал, специалистов других служб и отделов компании. При этом материально-ответственные лица членами такой комиссии быть не вправе. Состав комиссии утверждает руководитель компании.

Приказ о проведении инвентаризации можете составить по самостоятельно разработанной форме. Тогда форму приказа должен утвердить гендиректор фирмы. Также никто не запрещает применять типовую форму из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В приказе укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, дату начала и окончания ревизии.

Утверждает приказ руководитель. Далее документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.Приказ зарегистрируйте в специальном журнале учета и контроля (например, по типовой форме № ИНВ-23) выполнения приказов о проведении инвентаризации.

В приказе о назначении инвентаризации нужно указать людей, в сейфе у которых будут храниться инвентаризационные описи (например, кассир, главный бухгалтер или директор).

До начала инвентаризации не забудьте взять расписку с лиц, на чьем ответственном хранении находится имущество, в том, что к началу ревизии сданы все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. Для этих автографов отведен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Все материально-ответственные лица (МОЛ) должны присутствовать при инвентаризации и других подобных ревизиях, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества (приложение № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85). На этом настаивают в Минфине России (см. письмо от 15.07.2008 № 07-05-12/16).

Проверьте состояние инвентарных карточек, паспортов и иных документов на ОС. Если каких-то документов нет или в них обнаружены неточности, оформите их или скорректируйте до проведения инвентаризации.

Приказ о проведении инвентаризации можете составить по самостоятельно разработанной форме. Тогда форму приказа должен утвердить гендиректор фирмы. Также никто не запрещает применять типовую форму из постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В приказе укажите причину инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, дату начала и окончания ревизии.

Утверждает приказ руководитель. Далее документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.Приказ зарегистрируйте в специальном журнале учета и контроля (например, по типовой форме № ИНВ-23) выполнения приказов о проведении инвентаризации.

Излишки основных средств

Инвентаризируется как имущество, находящееся в собственности организации, так и оборудование, полученное на правах аренды (хранения).

ИОС должна проводиться непосредственно по адресу фактического нахождения объектов ОС. При процедуре должны присутствовать матответственное лицо организации и руководитель в случае коллективной материальной ответственности.

Существуют три общепринятых этапа.

Этап 1 — подготовка приказа (ИНВ-22) о проведении инвентаризации, определении ее сроков и проверяемых активах организации и формировании инвентаризационной комиссии. Членов ИК назначает и утверждает руководство. Зачастую в ИК входят представители бухгалтерии, ответственные за основные средства работники и руководитель. При проведении ИОС должны присутствовать все члены комиссии.

До начала процедуры все члены ИК получают для изучения сводную документацию о состоянии основных средств в учреждении, в которой необходимо отметить дату, указав «до инвентаризации на ____». Также ИК проверяет документы, правоустанавливающие собственность на имущество, актуальные данные бухгалтерского учета, технические регистры.

Этап 2 — проведение процедуры. Все сведения, полученные в ходе процедуры, указываются в описи ИНВ-1. Члены ИК должны отразить в ней наименование объектов, инвентарный номер основных средств и текущее физическое состояние ОС. Если проверяется оборудование или транспорт, то необходимо внести данные техпаспорта:

  • заводской номер;
  • год изготовления;
  • уровень мощности.

Если ОС на момент проведения проверки отсутствует в учреждении по функциональной причине, то проверка производится до момента временного отсутствия объекта.

  1. Выявление несоответствий в результатах сверки и данных бухгалтерского учета. По итогам проведения ИОС необходимо составить ведомость ИНВ-18, в которую и вносятся все расхождения, указанные членами комиссии в инвентаризационной описи. ИНВ-18 формируется в двух экземплярах, подписывается и передается в бухгалтерию и материально ответственному лицу. Также ответственные сотрудники должны передать членам комиссии на рассмотрение объяснительную, в которой будут изложены причины образовавшихся несоответствий.

Если какие-либо имущественные объекты находились во время инвентаризации в ремонте, то для них необходимо составить ведомость ИНВ-10 и внести в нее сведения о стоимости активов и ремонтных издержках. Для объектов, которые находятся в аренде (на хранении), также составляется обособленная ведомость, в которой указываются документы, подтверждающие правовой факт аренды (хранения) ответственной организации.

Отдельный реестр формируется и для тех объектов, которые не используются в деятельности учреждения из-за невозможности их восстановления. ИК должны указать в описи дату ввода таких ОС в эксплуатацию и технические особенности, по которым фактическое пользование оборудованием невозможно.

Все организации обязаны проверять состояние и наличие своего имущества. Кроме обязательной, инвентаризация бывает и добровольной. Периодичность проведения необязательной инвентаризации учреждения устанавливают в учетной политике.

Подробнее о том, когда компания обязана провести инвентаризацию, а когда это можно сделать добровольно, рассказывают эксперты системы «Главбух».

Ниже приведем пошаговую инструкцию, как провести инвентаризацию ОС.

Шаг № 1.Подготовка.

На этом этапе проверьте:

  • есть ли инвентарные карточки, книги, описи и их состояние;
  • есть ли технические паспорта и другая техническая документация и ее состояние;
  • есть ли документы на основные средства, которые компания сдала или приняла в аренду или на хранение.

Если документов нет или в них есть ошибки, то надо составить недостающие бумаги или исправить ошибки в них. Сделать это надо до начала проверки.

Перед проверкой подготовьте приказ. Документ можно составить как в свободной форме, так и применять унифицированный бланк ИНВ-22 (утв. постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88).

Шаг № 2. Инвентаризация.

Проводить инвентаризацию должна специальная комиссия. Ее состав утверждает руководитель компании своим приказом. В комиссию можно включать административно-управленческий персонал, а также специалистов других служб и отделов. Узнайте, как правильно сформировать комиссию {amp}gt;{amp}gt;

Материально ответственные сотрудники быть в составе комиссии не могут (п. 2.2 и 2.3 Методических указаний, утв. приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Такие работники обязаны присутствовать при ревизиях.

Комиссия осматривает основные средства и проверят их соответствие данным в бухгалтерском учете по следующим параметрам:

  • полное наименование;
  • назначение, основные технические или эксплуатационные показатели;
  • инвентарные и заводские номера;
  • номера паспортов оборудования, содержащего драгоценные металлы;
  • год выпуска;
  • количество объектов.

Шаг № 3.Проверка собственности.

При ревизии недвижимости посмотрите, все ли документы есть у компании, которые подтверждают право собственности на объекты.

Шаг № 4.Проверка забалансовых счетов

Арендованные основные средства и ОС, которые находятся на ответственном хранении, компании учитывают на забалансовых счетах. Поэтому проверьте, в наличии ли такие ценности и в каком они состоянии.

Подробнее о том, какие активы компании учитывают за балансом и как провести их инвентаризацию, рассказали эксперты системы «Главбух».

Шаг № 5.Проверка имущества со списанной стоимостью

Не забудьте проверить основные средства, у которых списали стоимость при вводе в эксплуатацию.

Обязательную проверку основных средств проводите, когда наступает установленное законом событие. Например, при составлении годовой бухгалтерской отчетности. Однако такую инвентаризацию активов проводят не ежегодно, а один раз в три года.

Полный перечень случаев, когда организация обязана проводить инвентаризацию, есть в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности (утв. приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н).

После того, как закончили проверку основных средств, нужно оформить результаты инвентаризации. Для этого составляют инвентаризационную опись ОС. Узнайте, какие документы оформить по результатам инвентаризации {amp}gt;{amp}gt;

Как часто проводится инвентаризация основных средств

Сроки проведения инвентаризации могут быть установлены законом и учетной политикой. Законодательство устанавливают сроки только для обязательных ревизий. Обязательную проверку имущества можно проводить не чаще одного раза в три года. Периодичность добровольной инвентаризации устанавливают в учетной политике.

Подробнее о том, как отразить порядок проведения инвентаризации в учетной политике, рассказали эксперты «Главбух».

Проводить инвентаризации в интересах самой организации. Данные бухгалтерской отчетности могут признать недостоверными, если ревизию провели с нарушениями ли неправильно оформили документы по ее результатам. При этом законодательство не предусматривает наказания за непроведение инвентаризации.

Правила составления инвентаризационной описи можно посмотреть в пункте 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Вот основные из них:

  1. Наименования и количество проверяемых объектов указывают по номенклатуре. Делают это в тех единицах измерения, которые приняты в учете;
  2. На каждой странице описи вписывают число порядковых номеров активов и их общее количество. Сделать это надо прописью;
  3. Чтобы исправить ошибку сначала надо зачеркнуть неправильную запись, а затем над ней написать  правильные данные. Все правки заверяет комиссия и материально ответственные лица.

В инвентаризационной описи не должно быть пустых строк. Узнайте, как правильно оформить инвентаризационную опись {amp}gt;{amp}gt;

На последней странице описи делают отметку о том, что цены проверены и итоги подсчитаны. Рядом проставляют подписи все те, кто участвовал в инвентаризации.

Инвентаризация проводится назначенной руководством предприятия рабочей комиссией с обязательным участием сотрудника бухгалтерии.

Началу работы предшествует сдача в бухгалтерию материально ответственными лицами приходно-расходных накладных и проверка первичной документации, отражающей движение ОС. В неё могут входить:

  • Инвентаризационная опись (карточка или книга) и другие информационные носители аналитического учёта;
  • Технические паспорта на здания и оборудование;
  • Документы на сданное в аренду, арендованное или принятое на ответственное хранение имущество;
  • Правоустанавливающие документы на здания и другие объекты недвижимости.

Комиссия вместе с материально ответственными сотрудниками проводит инвентаризацию визуально, сравнивая номера с данными описей. Процесс этот тем утомительней, чем больше объектов в списках, однако при всей монотонности труда, результаты могут быть неожиданными. Что же может произойти?

  • Выявлены объекты, не значащиеся в учётных документах. В этой ситуации комиссия приходует актив, занося в опись сведения о реальном износе и стоимости, соответствующей актуальному рыночному уровню.
  • Найдены признаки неучтённых капитальных работ. В результате ремонта или реконструкции стоимость объекта по балансу возрастает, что должно быть отражено в инвентаризационной описи.
    Второй вариант – когда неучтённые капитальные работы заключались в сносе (частичной ликвидации) и привели к уменьшению ценности имущества. В этом случае необходимо составление отдельного акта, в котором фиксируется факт конструктивного изменения основного средства и причины, по которым оно не было отражено в учёте (с приложением объяснительной записки материально ответственного сотрудника).
  • Некоторые основные средства отсутствуют на предприятии. В большинстве случаев подобная ситуация не является чрезвычайной. Автомобили могут находиться в отъезде, оборудование вывозится для ремонта и т. д. Сравнение с описью откладывается или производится на основе имеющихся накладных. Если объект отсутствует по неизвестной причине, то есть фактически утерян, ищут виновных.
  • Основное средство не подлежит восстановлению. Да, случается и такое. Оборудование вышло из строя безнадёжно, и произошло это как раз перед инвентаризацией. Средство производства вносится в составляемую комиссией отдельную опись, в которой указываются время начала эксплуатации и причины, ставшие для объектов губительными. Производится поиск виновных в порче лиц.
  • Выявлены объекты, не значащиеся в учётных документах. В этой ситуации комиссия приходует актив, занося в опись сведения о реальном износе и стоимости, соответствующей актуальному рыночному уровню.
  • Найдены признаки неучтённых капитальных работ. В результате ремонта или реконструкции стоимость объекта по балансу возрастает, что должно быть отражено в инвентаризационной описи.
    Второй вариант – когда неучтённые капитальные работы заключались в сносе (частичной ликвидации) и привели к уменьшению ценности имущества.
    этом случае необходимо составление отдельного акта, в котором фиксируется факт конструктивного изменения основного средства и причины, по которым оно не было отражено в учёте (с приложением объяснительной записки материально ответственного сотрудника).
  • Некоторые основные средства отсутствуют на предприятии. В большинстве случаев подобная ситуация не является чрезвычайной. Автомобили могут находиться в отъезде, оборудование вывозится для ремонта и т. д. Сравнение с описью откладывается или производится на основе имеющихся накладных. Если объект отсутствует по неизвестной причине, то есть фактически утерян, ищут виновных.
  • Основное средство не подлежит восстановлению. Да, случается и такое. Оборудование вышло из строя безнадёжно, и произошло это как раз перед инвентаризацией. Средство производства вносится в составляемую комиссией отдельную опись, в которой указываются время начала эксплуатации и причины, ставшие для объектов губительными. Производится поиск виновных в порче лиц.
  1. Инвентаризация материальных ценностей

  1. Перечень нормативных документов

Во время инвентаризации

Наконец, проведите непосредственно инвентаризацию. То есть сверьте фактическое наличие имущества с учетными данными путем сплошной проверки по всем местам нахождения ОС.

Если основные средства в момент инвентаризации находятся вне организации, их инвентаризируют до момента временного их выбытия. Например, такое возможно с отправленными в капитальный ремонт машинами и оборудованием, с уходящими в дальние рейсы автомашинами и т. п.

Основные средства, стоимость которых списана в момент их ввода в эксплуатацию, также надо инвентаризировать. Их инвентаризацию проводят в таком же порядке, как и все остальные основные средства.

Заполните инвентаризационную опись в трех экземплярах. Можно, впрочем, оформить один экземпляр, сняв с него копии и заверив их подписями членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.

В случае смены МОЛ лицо, принявшее имущество, расписывается в его получении, а сдавшее – в сдаче этого имущества.

Редко какая инвентаризация проходит «в ноль». Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, придется оформить сличительную ведомость. Она оформляется в двух экземплярах: один – для бухгалтерии, второй – для материально ответственного лица, сдавшего имущество. Ну. вот, теперь нам осталось только оформить ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (№ ИНВ-26), издать приказ об утверждении результатов инвентаризации и отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете. Результаты инвентаризации надо показать в учете того отчетного периода, когда фактически ревизия завершена.

Сроки проведения инвентаризации основных средств

Фрагмент инвентаризационной описи основных средств по форме ИНВ-1

В общем случае порядок проведения инвентаризации организация определяет самостоятельно (п. 26 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации ОС обязательно. К ним, в частности, относятся (п. 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н):

  • смена материально ответственных лиц;
  • выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • стихийное бедствие, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
  • реорганизация или ликвидация организации.

Что касается инвентаризации ОС перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то такая инвентаризация может проводиться не каждый год, а лишь 1 раз в 3 года. Это значит, что, к примеру, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности за 2017 года инвентаризацию ОС можно не проводить, если она проводилась не ранее, чем перед составлением отчета за 2015 год.

Для проведения в организации инвентаризаций должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 Приказа Минфина от 13.06.1995 № 49).

Если объем инвентаризируемых ценностей (в т.ч. объектов ОС) в организации большой, то для одновременного проведения инвентаризации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Состав инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации. И при отсутствии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации ее результаты будут признаны недействительными (п. 2.3 Приказа Минфина от 13.06.1995 № 49).

Общие правила проведения инвентаризации, а также особенности проведения инвентаризации основных средств установлены Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

Порядок должен быть во всем. Бизнес не является исключением. Чтобы предприятие работало как швейцарские часы: четко, верно и без сбоев, необходим контроль над всеми сторонами рабочего процесса.

Руководители предприятия в первую очередь стараются, чтобы основной вид деятельности приносил компании прибыль.

Но не стоит забывать и о том, что окружает ежедневно работников, задействованных в рабочем процессе. Речь идет о самых необходимых вещах и предметах:•    офисная мебель (столы, стулья, компьютерные кресла, шкафы, стеллажи и т.д.);•    компьютеры, оргтехника, расходные материалы;•    производственное оборудование (в цехах, кухнях ресторанов, столовых и т.п.);

Все эти предметы обязательно числятся на балансе юридического лица, если куплены на его счет. Если постоянно не следить за количественной составляющей, то можно говорить о неполном контроле за деятельностью компании со стороны руководителей и бухгалтерии. Проведение инвентаризации – это обязанность предприятия, чтобы все товарно-материальные ценности, основные средства были учтены в актуальном состоянии.

Законодательные акты в сфере бухгалтерского учета содержат обязательные правила о том, инвентаризация основных средств организации должна совершаться:•    перед составлением годовой отчетности бухгалтерии;•    если по различным причинам меняется материально ответственное лицо (увольнение, перевод на другую должность и др.

), то ревизия проводится в отношении только его подотчетного имущества;•    если в компании выявлены факты порчи имущества, а также факты его хищения;•    если предприятие подверглось стихийному бедствию, произошло чрезвычайное происшествие, форс-мажор (пожар, наводнение, например);•    если компания решила ликвидироваться или пройти процедуру реорганизации.

Как часто проводится инвентаризация основных средств

Чтобы в таких ситуациях учесть все основные средства, пересчитать их правильно, нужно провести инвентаризацию. В последнее время чаще стали пользоваться услугами сторонних компаний ради такого мероприятия. Основная причина – это непредвзятость, независимость и профессионализм сотрудников специализированных фирм, такой как наша.

При посещении магазинов нередко можно увидеть закрытую дверь с надписью «УЧЕТ». Многие люди проходят мимо и идут в другую торговую точку. Других граждан возмущает, что магазин закрыт и они не могут купить необходимых товар. Однако такая процедура необходима. В это время в закрытом помещении кипит работа по пересчету предметов продажи, в целях выявления недостачи и, как следствие, фактов кражи.

Как же часто нужно проводить такие проверки? Ответ вытекает из ранее обозначенных ситуаций, при которых необходимо заказать инвентаризацию. Периодичность такова:•    составление годовой бухгалтерской отчетности предполагает, что ревизия основных средств должна проводиться обязательно каждый год. Причины для отказа в данной процедуре незаконны.

В противном случае, отчетность будет содержать недостоверные сведения, что влечет негативные последствия для компании при проведении проверок государственными органами, аудиторами;•    при каждом неоспоримом факте кражи или подозрении в нем, инвентаризация необходима. Она неоценимо поможет выявить не только те объекты, на которые посягнули, но и может открыть другие моменты недостачи основных средств;

•    частичная ревизия должна обязательно быть осуществлена, если материально ответственное лицо выбывает из круга своих обязанностей. Это нужно для проверки добросовестности такого гражданина, а также, для дальнейшей передачи подотчетных материалов другому лицу;•    стихийные бедствия, чрезвычайные ситуации могут нанести компании серьезный ущерб.

Как видно, какой-либо определенной четкой периодичности проведения инвентаризации нет, кроме годовой. Чтобы при любых непредвиденных ситуациях не паниковать, организовывая комиссии из собственных сотрудников, может быть проведена инвентаризация силами сторонней компании (инвентаризация на аутотренинге).

Как часто проводится инвентаризация основных средств

Помимо этого, привлечение независимых экспертов поможет исключить неправомерные действия собственных сотрудников, которые могут быть замешаны в исчезновении или порче имущества компании.

Организация должна проверить наличие основных средств, материально-производственных запасов, товарных остатков на складах, сверить денежные средства на расчетном и валютном счетах в банках, проконтролировать задолженность перед налоговой инспекцией, внебюджетными фондами и контрагентами.

Какой может быть инвентаризация?

Различают внезапные и обязательные инвентаризации. Внезапные проверки проводятся периодически в контрольных целях по отдельным разделам учета (например: таким образом зачастую производится сверка денежной наличности в кассе предприятия).

— перед составлением годовой отчетности. Поскольку отчетной датой для годовой бухгалтерской отчетности является 31 декабря соответствующего года, то инвентаризация должна быть проведена по состоянию на эту дату.

Однако на практике такие процедуры требуют определенного времени. В связи с этим законодатель предусматривает, что если инвентаризация проведена в 4-м квартале, т.е. после 1 октября отчетного года, то она приравнивается к годовой. Но если сверки были проведены ранее (например: летом), тогда инвентаризацию придется проводить повторно;

— при смене материально-ответственного лица.

— при выявлении хищения или порчи имущества;

— после стихийных бедствий: пожара, наводнения либо иных форс-мажорных обстоятельств, когда документы и имущество могли быть утрачены или повреждены;

— при ликвидации или реорганизации компании.  

Общие правила проведения инвентаризации

За исключением случаев обязательных проверок, указанных выше, количество инвентаризаций в течение года и периоды их проведения определяет руководитель организации, который издает соответствующий приказ.

Инвентаризационная комиссия, назначенная руководителем, является постоянно действующей и включает в себя председателя и членов комиссии. Их участие в инвентаризации является обязательным, в случае отсутствия даже одного из участников результаты инвентаризации будут считаться недействительными.

Очень важно иметь в виду, что материально-ответственные лица не должны входить в состав инвентаризационной комиссии.

Зачастую, к примеру, складские работники принимают участие в проверке товаров на складе, за сохранность которых сами несут ответственность. Таким образом, получается, что эти сотрудники проверяют сами себя, что влечет значительное снижение внутреннего контроля и формальный характер проведения инвентаризации.

Соответственно, в состав инвентаризационной комиссии должны входить независимые специалисты, например, сотрудники отдела внутреннего аудита, работники бухгалтерии, представители администрации компании.

В свою очередь, материально-ответственные лица должны сдать расписки в бухгалтерию о том, что к моменту начала инвентаризации все документы на приход и расход имущества были сданы в бухгалтерию и все движение материальных ценностей своевременно отражено в учете.

Особенности проведения инвентаризации основных средств

Методическими указаниями по проведению инвентаризации имущества и обязательств установлено, что инвентаризация ОС может проводиться реже, чем по другим видам материальных ценностей, а именно один раз в 3 года.

Организация имеет право самостоятельно принять решение о том, что она будет контролировать сохранность основных средств с указанной периодичностью, а не ежегодно и утвердить свой выбор в учетной политике.

Для отражения результатов инвентаризации следует применять инвентаризационную опись, оформленную по типовой форме № ИНВ-1.

В этом документе указывается перечень основных средств и информация по объектам (реквизиты документа на оприходование, год выпуска, инвентарный и заводской номера), а также производится сверка данных бухгалтерского учета с фактическим наличием в количественном и стоимостном выражении. Опись составляется в двух экземплярах.

  • если денег в кассе больше или меньше, чем должно быть;
  • когда меняется кассир (материально ответственное лицо);
  • организационные преобразования, в том числе ликвидация юридического лица;
  • форс-мажор — когда организации наносится ущерб, например, в результате стихийных бедствий;
  • конец календарного года — это тоже повод для проведения инвентаризации кассы – проверка проводится в последний рабочий день декабря.
  • Федерального закона РФ от 21.11.1995 № 129-Ф3 (ред. от 10.01.2003) «О бухгалтерском учете», статьи 6, 8, 12;

  • Федерального закона РФ от 21.07.1997 № 122-Ф3 (ред. от 11.04.2002) «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок по ним»;

  • Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-Ф3 (ред. от 25.07.2002);

  • Приказа Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н (ред. от 24.03.2000) «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», п.8, 26-28;

  • Приказа Минфина РФ от 09.12.1998 № 60н (ред. от 30.12.1999) «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98», п.2, 5;

  • Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»;

  • Постановления Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (ред. 03.05.2000) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;

  • В соответствии со ст.1 Федерального закона от 21.07.1997 № 122-Ф3 «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» учет объекта недвижимого имущества;

  • Постановление Госкомстата от 27.03.2000 № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов выявленных инвентаризацией»

  1. Задачи инвентаризации

Несколько слов об инвентаризации

Как часто проводится инвентаризация основных средств

Проведение инвентаризации имущества, обязательств (известно, что таковая проводится либо в обязательном порядке (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности {amp}lt;1{amp}gt;), либо по инициативе самой организации, ее учредителей) — процесс достаточно трудоемкий, требующий четкой его организации, значительных затрат времени как на его проведение, так и на отражение результатов.

При этом любая инвентаризация — и обязательная, и инициативная — проводится согласно утвержденным Минфином Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств {amp}lt;2{amp}gt; (далее — Методические указания) на основании приказа директора. Ее результаты оформляются актом инвентаризации или инвентаризационной описью — формы данного документа разработал Госкомстат {amp}lt;3{amp}gt;.

При выявлении в ходе инвентаризации отклонений фактического наличия имущества от учетных данных (только в этом случае!) составляется сличительная ведомость (п. 4.1 Методических указаний). Для выявленных излишков основных средств это форма ИНВ-18.

Инвентаризация основных средств.

Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

  • или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

  • или отчетом независимого оценщика.

Проводка

Операция

Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91

Отражены излишки, выявленные при инвентаризации

[goo_mid]Если инвентаризационной комиссией выявлены объекты, которые не годятся к дальнейшей эксплуатации, она должна составить отдельную опись. В ней указываются основные данные о таком объекте и общее описание причин, по которым этот объект признается негодным.

Впоследствии на основании данных этой описи руководством будет приниматься решение о последующих мероприятиях в отношении такого основного средства.

Если выявляется, что основное средство в результате проведенного восстановления, реконструкции или переоборудования изменило свое назначение, то в инвентаризационную опись запись о нем делается по его новому назначению.

Если же выясняется, что в бухгалтерских регистрах не были учтены проведенные в отношении основных средств работы, носящие капитальный характер, то по совокупности данных о стоимости таких работ определяется размер изменения стоимости основного средства. В инвентарную опись данные о таком объекте вносятся с учетом рассчитанных изменений.

Если обнаруживаются объекты, которые не приняты на учет, или объекты, на которые в бухучете нет полных данных или они указаны неверно, в инвентаризационную опись включают все имеющиеся сведения по ним.

операция корреспонденция
Дт Кт
Приняты на учет выявленные ОС 01 91-1
Амортизация прошлых лет 91-2 02
Амортизация за все месяцы текущего года 20,25,26,44 02

Как часто проводится инвентаризация основных средств

Важнейшей задачей при определении и описании выявленного неучтенного имущества является определение реальной даты его поступления. Это нужно для наиболее точного отражения сумм амортизации, начисление которой по объекту также придется восстановить. При этом следует учесть, что рассчитанную за все время эксплуатации до начала текущего года амортизацию относить на обычные статьи затрат нельзя. Отчетность, и бухгалтерская и налоговая, за тот период уже составлена и сдана.

При принятии основных средств к учету каждому объекту присваивается собственный инвентарный номер, который указывается в инвентарной карточке и непосредственно на самом объекте – наносится краской, наклейкой или иным способом на усмотрение организации.

В ходе инвентаризации комиссия ориентируется непосредственно по этим нанесенным номерам. Действительно, если в цехе компании находятся, к примеру, несколько одинаковых станков, то идентифицировать их без инвентарных номеров весьма затруднительно.

Арендованное имущество также подлежит инвентаризации. По каждому арендодателю следует составить инвентаризационную опись, в которой указывается перечень имущества и сроки аренды. Такие описи составляются в трех экземплярах, один из которых высылается арендодателю.

При выявлении излишек либо недостач оформляется сличительная ведомость (типовая форма № ИНВ-18).  

Как часто проводится инвентаризация основных средств

Оформление результатов инвентаризации основных средств

Излишки основных средств – это имущество, имеющееся в наличии, но по каким-то причинам не принятое к бухгалтерскому учету.

Дебет 01 «Основные средства» Кредит 91.01 «Прочие доходы» — содержание хозяйственной операции: оприходованы основные средства, выявленные при инвентаризации.

В налоговом учете излишки ОС включаются в состав внереализационных доходов на основании пункта 20 статьи 250 Налогового кодекса РФ.

Недостачи ОС – это объекты, отраженные в бухгалтерском учете, но фактически отсутствующие.

В таких ситуациях руководство компании выявляет причины возникновения недостачи, а также лиц, которые должны нести ответственность за пропажу имущества компании.

Автор статьи: Евгений Маляр

По результатам расследования возможны следующие варианты:

  • виновное лицо установлено;
  • виновное лицо не установлено.

Как правило, ответственность за недостачу несет сотрудник организации, на которого возложена обязанность по хранению соответствующего основного средства (материально-ответственное лицо).

Именно к нему в первую очередь будут вопросы о причинах отсутствия объекта. В этом случае руководство предприятия будет опираться на заключенный с работником договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Если будет установлено, что в пропаже имущества виновен сотрудник компании, он должен будет возместить организации стоимость основного средства. Если виновное лицо установить не удастся, недостачу следует учитывать в составе прочих расходов.

— Дебет 02 «Амортизация основных средств» Кредит 01 «Основные средства» — содержание хозяйственной операции: списана амортизация отсутствующего ОС;

— Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 01 «Основные средства» — содержание хозяйственной операции: списана остаточная стоимость отсутствующего ОС.

— Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – содержание хозяйственной операции: недостача списана за счет виновного лица;

— Дебет 50 «Касса» (51 «Расчетный счет») Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – содержание хозяйственной операции: виновным лицом погашена задолженность за недостачу, денежные средства внесены в кассу (на расчетный счет) предприятия.

Дебет 91.02 «Прочие расходы» Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — содержание хозяйственной операции: недостача ОС учтена в составе прочих расходов.

Инвентаризация

В налоговом учете недостача основных средств может быть учтена в составе внереализационных расходов. Однако необходимо учитывать, что в соответствии с положениями подпункта 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ расходы признаются при получении документов от органов государственной власти о том, что виновное лицо не обнаружено.

Если же виновный в недостаче найден, в налоговом учете одновременно признается внереализационный расход на сумму убытка и внереализационный доход в размере компенсации виновного лица.

Обратите внимание: по мере выхода и вступления в силу изменений законодательства Российской Федерации часть информации, которая приведена на этой странице, может оказаться устаревшей и не подлежащей применению.

Получить консультацию и заказать необходимую услугу Вы можете у специалистов нашей компании по телефонам в Москве: 7 (495) 795-85-39, 7 (903) 713-67-52.

Как правило, текущий контроль над состоянием активов компании или организации осуществляется с помощью ведения текущего бухгалтерского или управленческого учета.

Однако такой контроль не может ежеминутно охватить все изменения, происходящие в материальном комплексе организации.

В этой статье будет рассказано о том, что такое инвентаризация основных средств, на какой правовой базе она производится, что входит в состав контролируемых активов, а также кто ответственен за ее проведение и какими  документами оформляется завершение инвентаризации.

Для того чтобы проведение таких мероприятий по учету и контролю движения материальных средств, как инвентаризация основных средств, действительно была эффективна в деле управления компанией или организацией, необходимо понимать, для каких целей она производится.

Такими целями следует считать следующие:

  • выявление фактического наличия материальных активов, основных средств в их физическом состоянии, т.е. в натуре;
  • установление фактического соответствия данных бухгалтерского учета, по которым числятся основные средства и их реальному наличию в должном состоянии и комплекте;
  • проверка и оценка реальной стоимости основных средств, числящихся на балансе организации или компании и той стоимости, которая отображена в документах управленческого и бухгалтерского учета;
  • определение стоимостной базы основных средств для корректировки начисления амортизационных отчислений, соответствующих реальной цене материальных активов на текущую дату проверки;
  • контроль и выявление несоответствия условий содержания, хранения и текущей эксплуатации всех материальных активов, входящих в категорию основных средств;
  • выявление дополнительной информации, касающейся состояния основных средств, которая может в последующем отразиться на их стоимости и ликвидности;

Это особенно важно при осуществлении корпоративной инвестиционной программы и политики, а также привлечения кредитных ресурсов у банковских  организаций, где данное имущество может служить в качестве залога и обеспечения по займам.

Для проведения инвентаризации в текущем режиме (т.е. в общем  порядке веления контроля) предусмотрены следующие сроки, указанные в Таблице 1.

Объект, подлежащий учету Периодичность проведения инвентаризации
1. Здания, сооружения и другие объекты недвижимости Один раз в три года
2. Библиотечные фонды, архивы, музейные активы Один раз в 5 лет
3. Другие объекты основных средств Один раз в год
  • определение фактического наличия имущества, находящегося как на балансе, так и за балансом организации, в натуральном выражении;

  • определение производственных запасов в натуральном выражении, в частности для определения фактического расхода материалов на производство (работ, услуг) в соответствии с отраслевыми особенностями;

  • контроль над сохранностью материальных ценностей и денежных средств;

  • проверка полноты учитываемых в бухгалтерском учете организации финансовых обязательств;

  • выявление товарно-материальных ценностей, полностью или частично потерявших свое первоначальное качество, с целью минимизации остатков неликвидов товаров;

  • выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации методом корректировки цен;

  • проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, соблюдения правил содержания и эксплуатации оборудования и других основных средств с целью определения эффективности их использования;

  • проверка реальной стоимости (оценки) учтенных на балансе объектов.

  1. Порядок и периодичность проведения инвентаризации

Как присвоить инвентарный номер

Для облегчения учёта и обеспечения сохранности, каждый объект основных средств должен легко распознаваться среди другого имущества. Это специалисту понятна разница между, к примеру, электронным частотомером и тахометром, а бухгалтер может и не разбираться в приборах.

Поэтому все ОС снабжены инвентарными номерами, наносимыми разными способами: краской, гравировкой, нестираемой наклейкой, штамповкой и даже сваркой (если предмет крупногабаритный и металлический). Главные требования – чёткость и уникальность.

В отношении инвентарных номеров действуют следующие правила:

  • Они ставятся на всех объектах, стоящих более трёх тысяч рублей. Это делается в момент постановки на баланс;
  • Номера не изменяются в процессе эксплуатации;
  • Присваиваются объектам, состоящим из частей с равным сроком использования;
  • Одинаковый номер не присваивается нескольким объектам;
  • В библиотечных фондах они обязательны для каждого экземпляра;
  • Не меняются при перемещении в пределах одной организации;
  • Новому объекту учёта можно присвоить тот же номер через 5 лет после списания старого;
  • Для арендованного имущества может использоваться номер, по которому объект учтён владельцем.

Законодательных норм, регулирующих систему инвентаризационных номеров, нет, поэтому в каждой организации применяют свой собственный метод. Небольшие фирмы поступают просто, указывая их по порядку, но в крупных компаниях есть смысл в разработке какой-то системы.

Пример:

  • Первые две цифры — номер подразделения или отдела.
  • Остальные — номер по учётной ведомости.

Впрочем, фантазия в данном вопросе ничем не ограничена. Главное, чтобы было удобно.

Особые случаи

Бывает, что объект настолько мал по размерам, что цифры на нём просто не помещаются. Физические свойства некоторых учитываемых активов также порой не позволяют проставлять на них какую-либо надпись. В этом случае в правилах ведения бухгалтерской документации предусмотрена возможность подробного описания предмета и указание инвентарного номера только в ведомости.

Особые случаи

Правильный порядок проведения инвентаризации основных средств – сроки, правила и образцы документов

Проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

  • при смене материально ответственных лиц;

  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

  • при реорганизации или ликвидации организации;

  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

  • при смене материально ответственных лиц;

  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

  • при реорганизации или ликвидации организации;

  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т. д.) или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Инвентаризационный номер

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально-ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносится по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Инвентаризация

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей-накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Проверке должен быть подвергнут счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным поставкам. Он проверяется по документам в согласовании с корреспондирующими счетами.

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями, а также со структурными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Инвентаризация проводится ежегодно в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств и на основании письменного приказа руководителя (Форма № ИНВ-22).

До начала инвентаризации проводится проверка:

  1. инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
  2. технических паспортов или другой технической документации;
  3. документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

Бланк ОС-6

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи (Форма № ИНВ-1) полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

https://www.youtube.com/watch?v=

Точные сроки проведения инвентаризаций определяются компанией самостоятельно. Как правило, инвентаризация ОС проводится перед годовой отчетностью. Однако законодательством установлены случаи, в которых компания обязана провести инвентаризацию:

  • передача имущества в аренду;
  • реорганизация;
  • ликвидация;
  • продажа имущества;
  • смена материально ответственных лиц или руководителя коллектива (а также по требованию членов коллектива или при выбытии из коллектива больше половины его участников — для участников договора о коллективной ответственности);
  • установление фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
  • перед составлением бухотчетности за год;
  • чрезвычайные ситуации.

Изучим порядок проведения инвентаризации основных средств.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector