Списание бензина израсходованный директором без путевых листов, учет расхода топлива на автомобиле

Расходы на ГСМ и путевые листы: есть ли прямая зависимость?

Для мотоблоков, бензопил и другой спецтехники оформляют акты на списание топлива. Печать на путевых листах можно не проставлять, для идентификации владельца автотранспортного средства достаточно названия предприятия (арендодателя), его адреса и телефонного номера.

Норма подкреплена текстом Приказа Минтранса от 18.01.2017 г. № 17. Поставленная на бланке печать не считается ошибкой. При эксплуатации одного автомобиля несколькими водителями в посменном режиме путевки для каждого водителя выписывают отдельно.

Журнал относится к категории первичной документации, поэтому период хранения на предприятии не может быть менее 5 лет. Каждая выданная сотруднику путевка должна быть зарегистрирована в журнале. Документ оформляется на первой странице титульным листом.

На нем указывают название организации, статус и временной интервал, за который производятся записи.

Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо. ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы.

Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать. В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы.

В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра.

Внимание Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах.

Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги. Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Важно Особенности учета гсм на предприятии Как осуществляется учет движения путевых листов на предприятии Система документооборота на предприятии должна быть организована с учетом специфики заполнения и хранения документов, связанных с использованием ГСМ.

Для каждого случая эксплуатации транспортных средств надо выдать путевой лист.

Если предприятие не относится к автотранспортным, то оно не обязано составлять ежедневно путевой лист. Каждое предприятие вправе установить периодичность его заполнения, исходя из своей производственной деятельности – ежедневно, ежедекадно либо ежемесячно.

Единственное условие заключается в правильном обосновании потребления ГСМ, в возможности его определения, чтобы списать на основе путевого листа.

Правила

Предприятию следует определиться со способом учета, чтобы иметь возможность списать израсходованное топливо.

Как правило, водитель производит заправку автотранспортного средства самостоятельно на выделенные для этих целей средства, после чего сдает авансовый отчет в бухгалтерию предприятия.

К нему он прилагает чек автозаправочной станции, выданный за покупку у него топлива. Материальный бухгалтер оприходует топливо на счет 10 «Материалы».

Не исключается вариант заключения договора с компанией, занимающейся заправкой автотранспорта, об оплате топлива и смазочных материалов безналичным способом по специальным картам.

Списание бензина израсходованный директором без путевых листов, учет расхода топлива на автомобиле

В конце истекшего месяца АЗС предоставляет полную информацию об объеме топлива, его стоимости, которое было отпущено ею по топливной карте.

Оприходование производиться на счет 10 материальным бухгалтером либо открывает индивидуальный счет второго порядка.

Списывается израсходованный объем ГСМ на счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Выбор счета остается за предприятием, который должен учесть особенности производственной деятельности, технические характеристики, марку и модель отдельного автотранспорта. В такой ситуации топливо списывается на основании путевого листа, заполняемого водителем.

Он входит в число первичных документов. В нем указывается маршрут, его общий километраж, объем топлива на начало рабочего дня и на его конец.

Что касается налогового учета на прибыль стоимость ГСМ сообразно статье 254 НК можно включить в материальные затраты.

Списание бензина израсходованный директором без путевых листов, учет расхода топлива на автомобиле

Но можно отнести их к прочим расходам соответственно предписаний статьи 264 НК. Чтобы не возникли вопросы относительно объема израсходованного топлива нужно применять определенные виды норм.

Путевой лист должен быть оформлен на бланке с типовой формой № 3, которая была утверждена постановлением Госкомстата.

Его публикация была произведена 28 ноября 1997 года под номером 78. Хотя предприятие может разработать собственный бланк, что тоже не возбраняется.

Но следует в нем указать все реквизиты, входящие в число обязательных атрибутов. Они обосновывают экономические затраты.

Порядок

Предприятию следует оприходовать ГСМ отдельным документом на основе приходного ордера — «поступление материалов».

В большинстве случаев оно списывает горюче-смазочные материалы один раз в месяц. Процедуру осуществляет бухгалтерия, вернее материальный бухгалтер, ведущий учет материальных ресурсов.

В его обязанности входит ведение первичных материалов:

  • заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
  • получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
  • принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
  • составление журнал с унифицированной формой 0310003 регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
  • обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.

ГСМ списываются на основании вышеперечисленных актов материальным бухгалтером и специально сформированной для производства процедуры комиссией в составе трех и более человек.

Первичные документы обосновываются требованием-накладной, заправочными карточками, чеками АЗС по фактическому использованному объему ГСМ.

Списание бензина израсходованный директором без путевых листов, учет расхода топлива на автомобиле

Нормы списания ГСМ рассматриваются в статье: нормы списания ГСМ.

Чтобы произвести оформление списание следует завести документ «перемещение материалов», составленный по товарным накладным.

Для оформления процедуры списания заполняется:

  • дебет счета 1 401 01 272 «Расходование материальных запасов»;
  • кредит счета 1 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Каждое предприятие имеет свои отличительные признаки, обуславливаемые отраслью производства, которое принадлежит к отдельной сфере экономики. Его деятельность должна полностью учитываться в бухгалтерском учете.

При этом бухгалтер, отражая приносящую прибыль производственную функцию должен заполнить:

  • дебет счета 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции либо выполненных работ, оказанных услуг;
  • кредит счета 2 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Расчет

На каждую марку автотранспорта можно просчитать норму потребления путем производства определенных расчетов, исходя их общего километража пройденного пути.

 Hs  базовая норма расхода топлива, определяемая пробегом автомобиля, л/100 км
 S  общий пробег автомобиля в продолжение рабочей смены, км
 D  поправочный коэффициент к норме, %

В качестве примера приводится расчет нормы потребления топлива автомобиля марки ГАЗ-3110, имеющего двигатель ЗМЗ-4026.10.

Его базовая норма потребления топлива равна 13,0 литров на 100 км пробега. Согласно указаниям руководства предприятия на автомобиле была произведена работа по сбыту готового продукции.

При этом он проехал 232 км, их коих по городу – 128 км, по области – 104 км. Его эксплуатация осуществлялась в зимний период времени.

 за зимний период  10%
 за эксплуатацию в городе, где плотность заселения составляет 1,5 млн человек  10% – ;
 НРд  нормативный расход топлива за один рабочий день
 Т  количество рабочих дней в месяце, Т = 21

Материальному бухгалтеру следует списать приблизительно 634,27 литра топлива за один месяц, так как за месяц было принято усредненное значение расхода топлива.

Списание смазочного материала, тормозной жидкости, тосола вычисляются сообразно утвержденным нормам потребления.

Норма расхода топлива может быть увеличена на 20%:

  • при производстве капитального ремонта;
  • при эксплуатировании на протяжении пяти лет.

При этом расход смазочного материала при производстве капитального ремонта оборудованных на автомобиле агрегатов, устанавливается от одной заправочной емкости системы смазки.

При этом расход тормозных, охлаждающих, иных видов рабочих жидкостей находится в зависимости от объема заправленного топлива и дозаправки сообразно рекомендациям завода-изготовителя.

Помимо списания по путевым листам существует ряд способов, наиболее распространенными из которых являются:

  • учет по лимитам;
  • компенсация расходов.

При первом случае устанавливается предприятие система контроля ГСМ, то есть лимит на потребление топлива. Под понятием «учет лимита» подразумевается выделение конкретных средств на покупку ГСМ на один месяц работы автотранспорта.

Также применяются топливные карты, по которым АЗС отпускает ГСМ, оформляемые на каждый автотранспорт. Обобщенная сумма денежных средств не должна превысить установленную по лимиту норму.

  • 09.10.2009, 16:00 #6 теоретически предприниматель ни чуть не менее эффетивно загрязняет окружающую среду, чем организации Не помню никаких номеров строк в никаких декларациях. Склероз. Ответить с цитированием Вверх ▲
  • 09.10.2009, 21:34 #7 Можно составлять маршрутную книгу, с указанием маршрута, цели, километража и расхода бензина.

    Ответить с цитированием Вверх ▲

  • 12.10.2009, 23:44 #8 ну на сколько я знаю, это все указывается и в путевых листах.Всем большое спасибо, за ответы Ответить с цитированием Вверх ▲
  • 27.03.2015, 11:28 #9 Списание топлива без путевых листов. Подскажите пожалуйста. у нас в командировки работники ездят на своем личном транспорте. Организация выдает деньги на бензин, чеки они предоставляют.

Учет приобретения и списания топлива: изучаем на практических ситуациях

Преимущества — учет расхода топлива, такой системы контроля расхода топлива состоят в том, что объективно контролируется потребленное топливо, при этом обеспечивается высокая точность показателей для бензиновых двигателей. Но если в баке оказывается некачественное горючее, что бывает очень часто, система теряет способность правильно учитывать израсходованный бензин.

Существенным недостатком датчиков проточного типа в системе контроля расхода топлива (учет расхода топлива) можно считать необходимость вмешательства в конструкцию топливной системы автомобиля, так как необходимо врезание приборов в магистраль, что проблематично сделать на гарантийных автомобилях. Датчики проточного типа имеют высокую цену, к тому же на машинах с дизельным двигателем для точного контроля расхода топлива (учет расхода топлива) необходимо ставить два датчика (второй — на «обратку»). Фактические заправки и сливы топлива при установке датчиков проточного типа контролировать невозможно.

Списание бензина израсходованный директором без путевых листов, учет расхода топлива на автомобиле

Датчики с импульсным герконовым устройством легко вывести из строя (преднамеренно), но доказать этот факт крайне сложно. Подвижные детали проточной системы контроля расхода топлива имеют ограниченный рабочий ресурс, что уменьшает их надежность. После того, как горючее прошло через датчик, контроль прекращается, и топливо можно сливать.

Преимущество применение учет расхода топлива (системы контроля расхода топлива по нормам) состоит в ее доступности и отсутствии существенных финансовых затрат. Не нужно покупать и устанавливать счетные датчики контроля расхода топлива и подключатся к бортовому компьютеру транспорта. Учет расхода топлива в самом простом варианте достаточно подключить питание на GPS GSM терминал.

К явным недостаткамтакой системы контроля расхода топлива по нормам можно отнести влияние субъективных факторов, искажающих точность данных — качество дороги, загруженность транспорта, особенности вождения.

Преимущества только в функциональных возможностях датчиков заключаются в достаточно точном определении текущего уровня топлива в баке автомобиля, объема, места, времени заправок и сливов горючего. Врезные датчики уровня топлива можно обрезать под требуемую длину. Данные приборы не оказывают никакого влияния на ходовую часть автомобиля.

Списание бензина израсходованный директором без путевых листов, учет расхода топлива на автомобиле

К недостаткамучета контроля топлива можно отнести необходимость сверления отверстия в баке, проведение новой калибровки, если обнаружиться дефект или вмятина на баке. Не все штатные датчики имеют выходной сигнал. Необходимо отметить, что в последнее время в продаже на отечественном рынке появились новые модели датчиков уровня топлива для системы контроля расхода топлива — врезные датчики емкостного типа с цифровым выходным интерфейсом.

Существует и услуга преобразования цифрового сигнала в аналоговый. При обрезании такого датчика не уменьшается диапазон выходного сигнала, поэтому погрешность отображения данных не увеличивается. Но для системы контроля расхода топлива (контроль топлива) этого вида необходимо перепрограммирование после его обрезания.

Нет, не обязателен. Но если в вашей компании много служебного транспорта, такой документ лучше вести. Это позволит контролировать движение путевых листов и сдачу их в бухгалтерию. Типовая форма журнала учета (форма № 8) утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Но компания может разработать собственную форму.

Декабрь 2013 г.

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.

Их учет является одним из наиболее сложных участков бухгалтерского учета.

В предложенном материале автор подробно на примерах рассмотрел чаще всего возникающие вопросы по учету топлива в организациях, описал правила учета горюче-смазочных материалов, первичные учетные документы, подтверждающие приход и расход ГСМ.

При оформлении путевых листов имейте в виду, что унифицированные формы *(4) этого документа, утвержденные Госкомстатом России, обязаны применять только автотранспортные организации. Все остальные компании могут выбирать, какую форму путевого листа им использовать: унифицированную или разработанную самостоятельно.

Для документального подтверждения расходов на ГСМ наличия лишь чеков АЗС недостаточно. Ведь чек свидетельствует только о факте приобретения горючего. А расходуется оно в том случае, если транспортное средство организации находилось в разъездах.

Для целей всех видов учета (складского, бухгалтерского, налогового, управленческого) горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются обычными товарно-материальными ценностями, подчиняющимися общепринятым правилам. То есть при приобретении они должны быть оприходованы, а при расходе списаны из учета. Но объем оприходования и списания должен подтверждаться документами, т. е. быть обоснованным.

Особенностью приобретения ГСМ является то, что фактически они редко попадают на территорию лица, их использующего, поскольку чаще всего заправка автотранспорта осуществляется на специализированных заправочных станциях, находящихся вне этой территории, и горючее сразу оказывается отпущенным в применение.

Но это не означает, что весь приобретенный объем за конкретный период будет использован и его можно учесть как расход. Связано это с тем, что на момент заправки в баке авто еще, как правило, имеется некоторый остаток неиспользованного топлива и на конец периода, за который требуется определить расход, там тоже присутствует какое-то количество неизрасходованного горючего.

Таким образом, объем использованных конкретным автомобилем за период ГСМ нужно рассчитать. Он должен определяться с учетом имеющегося на начало этого периода остатка горючего в баке, залитого туда в течение периода количества топлива и остатка, имеющегося в баке на конец периода.

Залитое на заправочных станциях в бак количество ГСМ подтверждают документы на его покупку, и они же служат основанием для оприходования горючего на склад. Такими документами являются:

  • Акт об объеме и стоимости выданного топлива, отчет о произведенных с ним операциях, если приобретение осуществляется с использованием топливной карты.

    Эти документы по окончании месяца вместе со счетом-фактурой выдает поставщик, у которого приобретены топливные карты.

  • Кассовый чек, если оплата делается наличными. Они прилагаются к авансовому отчету, составляемому водителем, который купил горючее.

Само оприходование осуществляется в обычном порядке с оформлением приходного ордера, который может иметь форму М-4, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

Стандартного унифицированного, обязательного к применению образца акта на списание горюче-смазочных материалов нет. Организации и предприятия имеют полное право выбрать один из двух основных способов:

  • каждый раз по мере надобности составлять документ в произвольном виде (но это не очень-то удобно),
  • исходя из своих потребностей разработать шаблон документа самостоятельно (в этом случае его следует утвердить в учетной политике фирмы).

Однако, вне зависимости от того, какой именно вариант оформления бланка акта для списания ГСМ будет выбран, в его заполнении нужно придерживаться некоторых правил. В частности, в нем надо обязательно указывать:

  • наименование предприятия,
  • дату составления документа,
  • данные о водителе,
  • данные о марке и государственном номере автомобиля,
  • полный перечень списываемых товаров (с указанием количества и цены).

При этом информацию о списываемых горюче-смазочных материалах лучше всего оформлять в виде таблицы.

К заполнению акта важно относиться очень внимательно и даже щепетильно, нужно стараться избегать ошибок, не вносить в документ недостоверные сведения, которые могут привести к наказанию со стороны надзорных органов.

Акт может быть оформлен на фирменном бланке организации или же не обычном листе А4 формата – это роли не играет, как и то, составлен он в рукописном виде или же напечатан на компьютере.

Непреложное условие одно: он должен содержать оригиналы подписей ответственных за списание лиц.

Печать на акте ставить также необязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применения печатей и штампов в своей деятельности.

  • 20 «Основное производство»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • 44 «Расходы на продажу».

Обязателен ли журнал учета путевых листов?

  • заполнение ведомости движения ГСМ, содержащей его поступление и использование;
  • получение путевых листов, обработка заключенных в нем сведений и их занесение в вышеуказанную ведомость;
  • принятие авансового отчета, выборка и сверка содержащихся в нем данных;
  • составление журнал с унифицированной формой 0310003 регистрации приходных и расходных ордеров по кассе, если ГСМ закупается по талонам;
  • обработка сведений, содержащихся в приказах руководства об утверждении лимита на пробег автотранспортного средства, о нормах потребления горюче-смазочных материалов и размере надбавок к ним, зимнем и летнем периодах эксплуатации автотранспорта, направлениях в командировки.

Дебет 01 Кредит 08 – 171 000 руб. (170 000 1000) – оприходован автомобиль по первоначальной стоимости; Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 30 600 руб. – принята к вычету сумма НДС по приобретенному автомобилю. Для целей налогового учета прибыли первоначальная стоимость приобретенной машины определяется в соответствии с пунктом 1 статьи 257 Налогового кодекса РФ.

Она складывается из расходов на покупку автомобиля, доставку и доведение его до состояния, пригодного для использования. Таким образом, первоначальная стоимость в бухгалтерском и налоговом учете в целом совпадают.

Исключение составляют проценты по заемным средствам (подп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ) и суммовые разницы (подп. 5.1 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для целей налогообложения эти траты являются внереализационными расходами и относятся на финансовый результат в текущем налоговом периоде.

Контроль топлива —

Принцип работы комплексной системы контроля расхода топлива (контроль топлива) основан на подключении телематического терминала спутникового мониторинга к бортовому компьютеру транспорта. Только объективная и независимая оценка технического состояния автомобиля, анализ работы всех параметров во время движения транспорта может помочь компании увеличить показатели эффективности работы предприятия, добиться экономии при расходе топлива, повысить дисциплину и ответственность водителей — не только во время выполнения задания, но при послерейсовом обслуживании автомобиля.

Задачи комплексной системы контроля расхода топлива:

  • Определение фактического времени работы автомобиля.
  • Определение местоположения транспорта в любой момент времени.
  • Контроль и учет расхода топлива.
  • Контроль технических параметров во время эксплуатации автомобиля: нагрузка на ось, качество работы тормозной системы, состояние каждого технического узла (всего — более 30 параметров).
  • Отслеживание работы двигательной части: количество оборотов, температура в баке, давление масла.
  • Анализ и выводы о технической исправности автотранспорта и обоснованности расхода топлива в пути.

Контроль топлива — 

Система контроля расхода топлива (учет расхода топлива), в составе спутникового мониторинга транспорта разработанная компаней «Высоко-Интеллектуальные Бизнес Системы», предназначена для установки на отечественные и импортные грузовые и легковые автомобили, а также на большинство видов спецтехники, применяемой в строительных, дорожных, коммунальных и сельскохозяйственных работах.

Контроль топлива — 

Комплексная система контроля расхода топлива (контроль топлива) помогает своевременно выявить технические неисправности, когда автомобиль функционирует нормально по внешним признакам, а аналитические данные сигнализируют о несбалансированной работе механической или эклектической части транспортного средства.

Комплексная система контроль расхода топлива (учет расхода топлива) дает точные данные при широком диапазоне температур: от — 50 до 85 градусов. При установке данной системы контроль расхода топлива (контроль расхода топлива) появляется возможность экспорта данных в несколько видов компьютерных программ. При этом информация считывается легко, не требуется дополнительная расшифровка данных.

Самое главное достоинство системы контроля расхода топлива то, что это часть комплексной системы спутникового мониторинга транспорта , гарантирующая абсолютную защищенность от вмешательства в техническую и электронную схему прибора. Водитель не может «обмануть» систему, она является для него закрытой, и любые попытки вмешательства станут известны руководству.

Списание бензина израсходованный директором без путевых листов, учет расхода топлива на автомобиле

Кроме того, у руководства предприятия, при применении комплексной системы контроля расхода топлива (учет расхода топлива), появляется возможность оценить каждого водителя с точки зрения его профессионализма, который складывается из отношения к автомобилю, стиля вождения, обслуживания, точности выполнения инструкций.

У данной системы контроля расхода топлива (контроль топлива) есть еще несколько важных преимуществ: надежная защита от вандализма (за счет подсоединения и к спутниковой сигнализации), простота монтажа, отсутствие необходимости настраивать оборудование и приборы. Как правило, при установке комплексной системы контроля расхода топлива (контроль расхода топлива) предлагается программное обеспечение и надежное сервисное обслуживание.

Внешне оборудование системы контроля топлива, являющейся составной частью спутникового мониторинга автомобиля в целом, представляет собой небольшой плоский ящик, который подключается к бортовому компьютеру транспорта через CAN -шину. Аналитический учет ведется по всем показателям, записывается и хранится в базе данных на сервере.

Экономисты и аналитики транспортной компании могут в любой момент проверить данные системы контроля расхода топлива (контроль расхода топлива) за любой период времени, сравнить показатели и сделать выводы о работе транспорта. Кроме того, система спутникового мониторинга обеспечивает безопасность водителя и транспортного средства, в случае попыток проникновения в автомобиль правонарушителей, срабатывает сигнал тревоги, который сразу же фиксируется диспетчером. Поскольку местонахождения транспорта известно всегда, то адекватные меры принимаются моментально.

Таким образом, можно сделать вывод, что только комплексная система спутникового мониторинга транспорта и одна из ее составляющих частей системы контроля расхода топлива (контроль расхода топлива) может помочь предприятию вести объективный и всесторонний учет работы каждого автомобиля, проводить современно замену запчастей, сократить расходы на ремонты и техническое обслуживание, создать коллектив дисциплинированных и ответственных сотрудников. Система контроля расхода топлива быстро окупается, поскольку происходит существенное снижение себестоимости услуг транспортной компании.

* Касается только тех транспортных средств, которые подключены к комплексной системе спутникового мониторинга транспорта через CAN-шину бортового компьютера транспортного средства.

 контроль топлива контроль расхода топлива система контроля расхода топлива учет расхода топлива

Декабрь 2013 г.

Исключение составляют проценты по заемным средствам (подп. 2 п.

Минфин допускает (письмо от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354), что объем выполненной работы может быть подтвержден и другим способом. Например, данными системы ГЛОНАСС или иных подобных систем, которые позволяют достоверно установить путь, поделанный автомобилем.

Кроме того, не будет обязательным наличие путевого листа, если маршрут строго определен и не допускает отклонений. Например, это может оказаться применимым к оценке расхода горючего для служебной развозки, изо дня в день доставляющей работников к месту работы и обратно по одному и тому же маршруту. Число таких поездок всегда находится под контролем.

Таким образом, определенные варианты, позволяющие не применять путевой лист для обоснования количества списываемого горючего все-таки есть, но их не так много. И объясняться по ним с проверяющими придется наверняка. А вот в ситуации, когда путевой лист оформлен, лишних вопросов при проверках можно избежать.

О том, влияет ли объем расходуемых ГСМ на величину компенсации за использование сотрудником личного автотранспорта, читайте здесь.

ГСМ представляют собой разновидность товарно-материальных ценностей, к которым применяются обычные правила учета ТМЦ: их надлежит сначала оприходовать, а затем списать, обосновав объем списания. Осложняет ведение учета топлива то, что оно, как правило, приобретается вне места дислокации владельца транспорта (юрлица или ИП), сразу поступая в бак работающего авто, и должно учитываться применительно к каждой единице авто.

Списание бензина израсходованный директором без путевых листов, учет расхода топлива на автомобиле

Обоснованным объем списания оказывается тогда, когда количество израсходованных ГСМ определено применительно к характеру выполненной авто работы по соответствующим этой работе нормам расхода топлива. Нормы расхода разрабатываются владельцем самостоятельно или берутся из рекомендованных Минтрансом. А единственным документом, способным подтвердить объем сделанной авто работы, Минфин России считает путевой лист. И его оформление является предпочтительным несмотря на то, что в определенных случаях этот объем может быть подтвержден и иным способом.

Главная — Документы

Пример составления акта на списание ГСМ

Дебет счета 10, субсчет 3, субсчет 10-3/1 «Бензин», 10-3/2 «ДТ», 10-3/3 «Масла» — учет по видам. Субсчет 10-3/1-1 «А-76», 10-3/1-2 «А-92», 10-3/1-3 «А-95» — учет по маркам. Субсчет 10-3/1-1/1 «А-76 на складе», 10-3/1-1/2 «А-76 под отчет», аналогично 10-3/2-2/1 «А-92 на складе, 10-3/2-2/2 «А-92 под отчет», 10-3/1-3/1 «А-95 на складе», 10-3/1-3/2 «А-95 под отчет» — учет по местам хранения. Оприходованные объемы отражаются в отчетности проводками на кредит счета 60 (71).

Главная — Документы

  1. Вначале акта справа или слева (не имеет значения) отводится место для утверждения руководителем компании, укзывают название предприятия и дату составления акта.
  2. Далее посередине вписывается наименование документа и коротко обозначается его смысл (в данном случае это «списание ГСМ»).
  3. После этого в акт вносится состав комиссии с указанием должностей сотрудников, а также их персональных данных.
  4. Следующее, что нужно отметить: период, за который происходит списание горюче-смазочных материалов, а также марку и гос номер конкретного автомобиля.
  5. Ниже идет таблица. В нее вписываются
    • горюче-смазочные материалы, подлежащие списанию,
    • их количество (в литрах),
    • утвержденная на предприятии норма их расходования,
    • фактический расход,
    • стоимость.

    В тех строках, которые остаются незаполненными, нужно поставить прочерки.

  6. Под таблицей следует отметить направление расхода: в данном случае, это «нужды организации», а также прилагаемые к акту документы (здесь указаны путевые листы в хронологическом порядке по номерам).
  7. В завершение акт следует удостоверить подписями всех членов комиссии с расшифровками автографов.
  • дебет счета 1 401 01 272 «Расходование материальных запасов»;
  • кредит счета 1 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».
  • дебет счета 2 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции либо выполненных работ, оказанных услуг;
  • кредит счета 2 105 03 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».

Консультация юриста

Документ списание ГСМ предназначен для формирования движений по списанию ГСМ в бухгалтерском учете. Механизм действия документа следующий на основании заданных параметров, документ заполняет таблицу путевых листов, по которым необходимо произвести списание топлива. Затем нажатием на кнопку «Сформировать накладную», формируется документ «Требование накладная» типовой конфигурации.

РеквизитыДата начала — начальная дата периода списания.Дата окончания — конечная дата периода списания.Склад – склад, с которого будет списание ГСМПодразделение – подразделение по которму будет производится списаниеВодитель — водитель, по документам которого производится списание.Автомобиль – автомобиль, по которому производится списание.Вид топлива – списываемое топливо.Накладная – накладная, по которой производится списание ГСМ в бухгалтерском учете.

Учет приобретения и списания топлива: изучаем на практических ситуациях

У нас на балансе есть два трактора Т-25 для внутрицеховых нужд. В город не ходят, за территорию предприятия не выезжают. Могу ли я списывать ДТ по ежемесячному акту с указанием фактически отработанных моточасов и расчетом нормы расхода?

Или поставим вопрос по другому — как мне обосновать отсутствие на предприятии путевых листов на эту цеховую технику.

MagnumAE, есть два варианта: 1.

Нормы Минтранса

Существуют нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Они утверждены Минтрансом 29 апреля 2003 года № Р3112194-0366-03. Должна ли организация применять эти нормы при расчете налога на прибыль?

Списание бензина израсходованный директором без путевых листов, учет расхода топлива на автомобиле

В Налоговом кодексе такого требования нет. Следовательно, фирма не обязана использовать именно эти лимиты. Кроме того, данные нормы утверждены для автотранспортных предприятий. Как пояснили столичные налоговики, их применяют для расчета зарплаты водителей, а также для планирования расходов на покупку ГСМ (письма УМНС по г. Москве от 23 сентября 2002 г. № 26-12/44873 и от 5 февраля 2003 г. № 26-12/ 7430).

В большинстве случаев фирме целесообразно установить собственные нормы. Для этого следует сделать контрольные замеры топлива, результаты оформить актом. Установленные нормативы нужно утвердить приказом директора.

Если разногласия с контролерами по поводу использования собственных норм все же возникли, то вам стоит обратиться в суд. Как показывает практика, арбитры встают на сторону предприятий. В качестве примеров можно привести постановления Федеральных арбитражных судов Уральского (от 10 июня 2002 г. по делу № Ф09-1180/ 02-АК) и Северо-Западного (от 5 марта 2002 г. по делу № А56-23095/01) округов.

Вычет по НДС

Еще одним проблемным моментом является возмещение НДС при покупке горюче-смазочных материалов за наличный расчет на АЗС. Согласно пункту 1 статьи 172 Налогового кодекса, для зачета налога необходим счет-фактура. Обычно водитель на руки получает только чек. Следовательно, возместить НДС нельзя, даже несмотря на то, что в чеке сумма налога может быть выделена отдельной строкой.

Чтобы воспользоваться вычетом и избежать споров с проверяющими, фирме целесообразно оплачивать ГСМ через расчетный счет. В этом случае поставщик выпишет счет-фактуру. Кроме того, сумма налога будет выделена в платежном поручении. Еще один плюс такого варианта расчетов – возможность получения скидки.

внимание

Путевой лист составляют на один день. На более длительный срок его выдают, только когда водитель выполняет задание в течение более одной смены (письмо Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257).

  • документ, подтверждающий объем выполненной авто работы;
  • утвержденные для применения при выполнении этой работы нормы списания ГСМ.

Установление норм списания преследует как минимум 2 цели:

  • обоснование количества топлива, относимого в расходы, принимаемые для целей налогообложения;
  • осуществление контроля над расходованием горючего.

Списание бензина израсходованный директором без путевых листов, учет расхода топлива на автомобиле

Нормы расхода могут разрабатываться своими силами или соответствовать утвержденным распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. Но в любом случае их выбор для применения надо утвердить распоряжением руководителя юрлица или ИП.

Устанавливаются нормы с учетом особенностей функций, выполняемых транспортом каждого вида (легковой, автобус, грузовой, самосвал, специализированный), причем для каждого из этих видов действует своя формула расчета и может применяться свой набор корректирующих коэффициентов, позволяющих увеличить норму списания.

Расчет объема списываемого топлива выполняется по каждой единице авто отдельно. Данные по этому расчету сводятся в единую таблицу. Чтобы можно было получить в ней общий объем списания по ГСМ определенного вида, сведения по транспорту, работающему на нем, компонуются вместе.

Контроль топлива —

Контроль топлива — 

Контроль топлива — 

Расчет

На закладке накладная содержится основные реквизиты, на основе которых будет сформирована накладная на списание ГСМ. При формировании накладная сразу проводится, при этом ссылка на накладную сохраняется в реквизите «Накладная»

Счет затрат – реквизиты полностью повторяют данные закладки «Счет затрат» документа «Требование накладная».Субконто 1 – субконто 1 счета затрат.Субконто 2 – субконто 2 счета затрат.Субконто 3 – субконто 3 счета затрат.Счет затратНУ (нал) – реквизиты полностью повторяют данные закладки накладной на списание.

Механизм работы и проведения

Документ формирует списание материалов (ГСМ) за определенный период.Для этого задается период, для анализа путевых листов, реквизиты по которым в дальнейшем будет произведен отбор путевых листов: подразделение, водитель топливо, автомобиль. Если отбор производить не требуется, то будут проанализированы все путевые листы.

В отбор не попадут путевые листы, которые уже включены в другой документ списания. При этом попадание документа «Путевой лист» возможно в разные документы «Списание ГСМ», если в нем были заправки разными марками топлива, и при этом не все топливо из путевого листа было учтено при формировании документа списания.

При этом следует учесть, что топливо разных марок может хранится на разных складах, и для этого потребуется создать разные накладные на списание и разные документы «Списание ГСМ».

После того как заполняется таблица с путевыми листами и топливом, заполняем таблицу со списываемыми материалами. При этом синхронизация справочника ГСМ и «Номенклатура» производится по реквизиту номенклатура в карточке ГСМ.

При формировании накладной, в нее передаются данные об объеме списываемого топлива, реквизиты накладной, такие как склад списания и т.д. так же заполняются в документе «Списание ГСМ», на закладке Накладная.

By Олег Перов / 21st Июль, 2018 / Финансовое право / No Comments

Основной документ, подтверждающий объем списания

Списание бензина израсходованный директором без путевых листов, учет расхода топлива на автомобиле

Можно ли сделать списание ГСМ без путевого листа?

Что нужно для учета НДС при покупке бензина за наличные?

Инспекторы могут запросить бумаги о том, что компания нормирует затраты. Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива.

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный транспортом путь. Например, бумагами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением машин. Таким прибором может быть оборудование с встроенной системой спутниковой навигации (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Декабрь 2013 г.

Наши рекомендации приведем далее Еще в 2011 году из Закона об автотранспорте и Закона о дорожном движении убрали упоминание о путевом листе (пп. 4 п. 4 и пп. 4 п. 7 р. I Закона № 3565 . вступил в силу 14.08.2011 г.)

Расчет

Наиболее часто для обоснования объема выполненной работы используется такой документ, как путевой лист, оформляемый на каждую единицу автотранспорта. Автотранспортные предприятия оформляют его, как правило, ежедневно.

Существует несколько типовых форм путевого листа, утвержденных Госкомстатом РФ (постановление от 28.11.1997 № 78), которые также различаются в зависимости от вида авто (легковой, грузовой, автомобили специального назначения, автобусы). Но допускается разработка форм таких документов самостоятельно и оформление путевого листа на несколько дней сразу или даже на месяц (письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51).

В части применения для обоснования объема списываемых ГСМ все варианты путевых листов объединяет несколько моментов. Каждый из них:

  • оформляется на определенное авто;
  • описывает выполняемое им задание;
  • содержит указание на вид используемого топлива;
  • отражает остатки горючего при выезде и возвращении, а также объемы залитого в бак за период действия путевого листа горючего;
  • указывает на фактически выполненный объем работы с разделением его по специфике (пробег без загрузки, с грузом, с работающим оборудованием, время работы спецоборудования при стоянке, вес груза, число ездок, количество и вес прицепов).

Все указанные данные достаточны для того, чтобы, применяя утвержденные нормы расхода, рассчитать количество необходимого для осуществления этой работы топлива, а также сравнить полученные расчетные данные с фактически израсходованным количеством горючего. Поэтому именно этот документ финансовое ведомство считает наиболее подходящим для обоснования выбывающего из учета объема ГСМ и указывает, что его отсутствие приводит к возникновению у физлица, использующего служебный транспорт без путевого листа, облагаемого НДФЛ дохода (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).

Инспекторы могут запросить бумаги о том, что компания нормирует затраты. Руководитель компании своим приказом должен утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для этого проводят контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат оформляют актом контрольного заезда в произвольной форме.

Также отдельным приказом назначают комиссию, которая будет постоянно проводить контрольные замеры расхода топлива на транспорте.

В настоящее время бухгалтерские нормативные документы не устанавливают предельных норм расходов на ГСМ, которые можно списывать на затраты. В бухгалтерском учете в расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п.6 ПБУ 10/99).

При разработке норм расхода топлива организация может исходить из Норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Минтрансом России от 29 апреля 2003 года (Руководящий документ №Р3112194-0366-03 согласован с руководителем Департамента материально-технического и социального обеспечения МНС России и применяется с 1 июля 2003 года). Данная позиция также закреплена в Письме Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640.

Но имейте ввиду, что базовые Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте не являются нормативным правовым актом, а носят только рекомендательный характер. Но вероятность того, что налоговые органы все же будут ориентироваться при проверках на эти нормативы, достаточно высока.

Таким образом, организация может разработать обоснованные нормы расхода топлива, отличные от утвержденных Минтрансом России, и принимать согласно этим нормам расходы на ГСМ для целей налогообложения прибыли. Порядок расчета норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации. Нормы разрабатываются техническими службами самой организации, например на основании технической документации, актов контрольных замеров расхода топлива на километры пробега и др.

Списание бензина израсходованный директором без путевых листов, учет расхода топлива на автомобиле

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты налогоплательщика. Форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» и является типовой унифицированной формой (типовая межотраслевая форма №3 «Путевой лист легкового автомобиля»).

Следовательно, для признания расхода по ГСМ необходимо наличие путевого листа, составленного на бланке унифицированной формы с заполнением всех обязательных реквизитов. При этом в Указаниях по применению и заполнению форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, сказано, что путевой лист действителен на один день (одну смену). На более длительный срок лист выдается в случае командировки, продолжительность которой более суток (смены).

Очень часто путевые листы оформляются не на одну поездку, а на более длительный срок, не указывается маршрут поездки, отсутствуют показания спидометра, что ведет к нарушению требований порядка отражения операций по учету ГСМ. Такие затраты нельзя отражать в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Можно ли упростить унифицированную форму путевого листа?

Да, можно. Унифицированные бланки обязательны лишь для автотранспортных организаций. Остальные компании вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов. Нетиповые путевые листы зафиксируйте в учетной политике.

Разработанный компанией документ должен отвечать требованиям, предъявляемым к первичке. Кроме того, «своя» форма путевого листа должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152. В частности, это сведения о водителе и данные о транспортном средстве.

Добавим, что во избежание споров с налоговиками безопаснее написать маршрут — указать конкретный пункт назначения и место отправки.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector