Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

Установлены сроки хранения счетов-фактур и первичных учетных документов

Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи.
Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам.

Счет-фактура к первичным бухгалтерским документам не относится, поэтому в целях установления сроков хранения счетов-фактур применяются нормы Налогового кодекса РФ, то есть 4 года.ри

Кроме того, при соблюдении сроков хранения документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г (с изменениями и дополнениями от 27.10.2003 г.).

Если организацией не соблюдается порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя такой организации могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей в соответствии со статьей 15.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

За нарушение архивного законодательства руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности в виде предупреждения или штрафа в размере от 300 до 500 рублей на основании статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Правилами ведения закреплен особый порядок хранения счетов-фактур. Счета-фактуры, полученные от поставщиков, хранятся в журналах полученных счетов-фактур. Вторые экземпляры выставленных покупателям счетов-фактур хранятся в журнале выданных счетов-фактур.

Для хранения счетов-фактур, как и других налоговых и бухгалтерских документов необходимо отвести специальное помещение, в котором документы должны находиться в запираемых шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, а также предохраняющих их от пыли, сырости и солнечного света.

задачи и функции архива, состав хранимых документов, права и обязанности архива и т. д. Документы на хранение в архив должны приниматься в виде подлинников. В случае нецелесообразности создания собственного архива можно поручить заботы о хранении документов частной архивной организации, которые обладают специально оборудованными помещениями для хранения документов и несут ответственность за их сохранность и своевременное уничтожение.

Нужно отметить, что Налоговым кодексом предусмотрена ответственность за отсутствие счетов-фактур в размере 5000 рублей за один налоговый период на основании статьи 120, за несколько налоговых периодов – в размере 15000 рублей. Также, Налоговый кодекс РФ обязывает налогоплательщика предоставлять соответствующие документы по требованию в налоговые органы.

Счета-фактуры с истекшим сроком хранения можно уничтожить. Прежде всего руководитель организации, в которой имеется архив, должен назначить приказом экспертную комиссию в составе не менее 3 человек. Такие рекомендации даются в Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

Экспертная комиссия на основании служебных записок руководителей подразделений, например, главного бухгалтера об уведомлении истечения срока хранения по счетам-фактурам за 2001 г. с приложением списка дел в разрезе наименования документов, количества дел, года завершения в делопроизводстве и срока хранения по номенклатуре дел, может составить акт в данном случае с датой не ранее 1 января 2006 г.

Необходимо учесть, что выделенные к уничтожению документы, в дальнейшем использовать нельзя, поэтому после утверждения данного акта необходимо составить акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Данный акт составляется в том случае, если организация самостоятельно уничтожает документы.

Также организация может поручить уничтожить документы специализированной организации, занимающейся переработкой вторичного сырья. Для этого оформляется приемо-сдаточная накладная, в которой указывается дата, количество и вес сдаваемой макулатуры. Денежные средства, поступившие за сданную макулатуру, учитываются в операционных расходах организации на счете 91.1.

На практике может возникнуть ситуация, когда уничтожаются счета-фактуры по причинам, независящим от воли организации, например, вследствие пожара или хищения.

В соответствии с п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 г. № 105 главный бухгалтер обеспечивает сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив. На основании п.6.2.

указанного Положения документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены.

При несоблюдении данных требований к хранению документов в случае их утраты к организации может быть применена ответственность за совершение налоговых правонарушений. На основании п.6.8 Положения в случае пропажи или гибели документов руководитель организации должен назначить приказом комиссию по расследованию причин утраты документов.

По результатам работы комиссии оформляется акт, утверждаемый руководителем организации. При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, которые подтверждают причину утраты документов соответствующей справкой.

Кроме того, при выявлении фактов хищения, а также в случае стихийного бедствия, пожара и других чрезвычайных ситуаций Закон № 129-ФЗ в соответствии с п. 2 ст. 12 обязывает провести инвентаризацию, по результатам которой составляется опись утраченных или поврежденных документов.

После проведения вышеуказанных процедур необходимо письменно уведомить налоговые органы о факте потери или уничтожения документации с приложением копий справок соответствующих органов и перечня утраченных документов.

Необходимо отметить, что на этом действия налогоплательщика не должны заканчиваться, так как следует предпринять меры по восстановлению утраченных документов с той целью, что при проведении проверки налоговые органы могут попытаться определить суммы налогов расчетным путем в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ.

При получении/выставлении счета делается запись в соответствующей книге. Этим действием подтверждается право на налоговый вычет по НДС. Помимо книги нужно заполнить и журнал учета.

Если за весь квартал в работе не было счет-фактуры, в журнал вносят только наименование, ИНН, КПП плательщика налогов и указываете отчетный период. В графе 3 указывается цифровой код способа выставления счета:

  • 1 – бумажный вариант;
  • 2 – электронный носитель – распечатывать его не нужно.

Изменения в прошедшем квартале вносятся при помощи дополнительных листов. Для текущих корректировок использовать их нельзя. Рекомендуется сумму налога и стоимость аннулируемого счета вписывать со знаком минус, и регистрировать новый документ (подробнее об особенностях аннулирования счета-фактуры читайте тут).

Когда первичный документ выписан на несколько операций, то указывается кодировка на каждую из них через точку с запятой.

Подробнее об учете полученных и выставленных счетов-фактур читайте тут.

Сроки хранения счетов-фактур в организации

https://www.youtube.com/watch?v=iNNxOfWme0o

Срок хранения счетов-фактур, как и любых других учетных документов, обусловлен большим количеством различных факторов.

Учитывая возможный разброс в периодах хранения при изменяющихся условиях, компаниям следует внимательнее относиться к данному вопросу, чтобы избежать ошибок и последующих штрафных санкций от проверяющих органов.

Документооборот в частных компаниях

Обеспечение сохранности документации при прекращении деятельности ИП

Обязательные периоды обеспечения сохранности документов

Требования к организации архивов счетов-фактур

Правила определения периодов обеспечения сохранности счетов-фактур

Условия увеличения сроков хранения

Как должна храниться электронная документация

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

Если по накладной материалы получены, но не оплачены В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет. Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта.

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»

Срок хранения согласно перечню,

утвержденному приказом № 558

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности

В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор

Договоры и дополнительные соглашения к ним

В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)

Доверенности на получение денег и ТМЦ

Не менее 5 лет

Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75

Реестр сведений о доходах физлиц

Не менее 75 лет

Трудовые договоры и личные карточки работников

В течение 75 лет

Табели, журналы учета рабочего времени

Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

Сведения о доходах физлиц

Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность

Постоянно*

Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов

Не менее 5 лет

Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.

Не менее 5 лет

Карточки учета основных средств

Не менее 5 лет после ликвидации объекта

Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли

Не менее 5 лет

Отчетность в ФСС

Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет

Отчетность в Пенсионный фонд

Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет

Индивидуальные сведения в ПФР на работников

Не менее 75 лет

Отчетность в статистику:
– годовая;
– полугодовая и квартальная;
– единовременная;
– месячная

Постоянно*.
5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*.
Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности

Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах

Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

См. также «Минфин напомнил, сколько нужно хранить первичку».

Если с/ф получен позже, чем товар с накладной Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается.

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей. Если по накладной материалы получены, но не оплачены В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности.

Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет. Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта.

Примечание: Редакция с 8 мая 2018 г.

Срок, в течение которого нужно хранить документы организации и ИП, зависит от их вида. Если уничтожите бумаги раньше, компании грозят штрафы и доначисления.

Примечание: Редакция до 8 мая 2018 г.Редакция до 1 октября 2017 г.

Для хранения бухгалтерских документов нужно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы (п. 6.2 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105). Требования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 № 526.

Бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или в специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359). Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами собирают в хронологическом порядке и переплетают.

Документы с грифом «коммерческая тайна» хранят в сейфах.

Остальные документы можно хранить в специальных помещениях или в закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Примечание: Пункты 6.2–6.4 Положения, утвержденного письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, и пунктов 3.2 и 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 № 03-33/пс.

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены по всем правилам электронной подписью.

Примечание: Письма Минфина России от 22 августа 2012 № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 № 03-02-07/1-314.

Каждому документу свой срок хранения

Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ). Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур…», утвержденных Постановлением № 1137).

При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код – 1, в электронном виде – 2. Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель – по дате получения. В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность.

Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

Изменились ли сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года? Как организовать хранение электронных счетов-фактур? Обязательно хранить копии? Где должны храниться документы? Давайте разбираться.

С июля 2017 года вступают в силу новые правила хранения счетов-фактур. Подробнее о новых правилах, а также о некоторых причинах, по которым следует хранить счета-фактуры, расскажем в статье.

Документ: письмо ФНС России от 19.07.17 № СД-4-3/14079

Последствия: реже будут штрафовать за документы

В подшивке счетов-фактур могут быть хронологические пропуски, если вы выставляете и бумажные, и электронные счета-фактуры.

Это ФНС России подтвердила в письме от 19.07.17 № СД-4-3/14079. Компания вправе выставлять счета-фактуры на бумаге и в электронном виде (абз. 2 п. 1 ст. 169 НК РФ). Но у электронных и бумажных документов разные правила хранения.

Бумажные счета-фактуры компания хранит в хронологическом порядке по мере того, как их выставляют или исправляют (п. 14 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). На практике компании сшивают счета-фактуры в хронологическом порядке вместе с накладными.

Электронные счета-фактуры компания хранит без распечатки. Это следует из пункта 1.13 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 10.11.15 № 174н. Аналогично хранятся электронные подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении счета-фактуры.

Минфин считает, что нарушать эти правила нельзя (письмо от 30.05.17 № 03-07-09/33048). Например, хранить бумажные счета-фактуры в электронном виде.

Но когда компания выставляет часть счетов-фактур на бумаге, а часть электронно, в подшивках бумажных счетов-фактур будут хронологические пропуски.

Это естественно, ведь электронные счета-фактуры для хранения вы не печатаете. ФНС уточнила, что такие пропуски не являются нарушениями.

Специально фиксировать их в сшиве бумажных счетов-фактур не надо.

Когда компания обнаружит, что из-за работника возник материальный ущерб, сразу задокументируйте факты, которые имеют к этому отношение. Составляйте все в письменной форме.

Это могут быть служебные, докладные записки, свидетельские показания, счета-фактуры, накладные, чеки. Подробно описывайте обстоятельства, указывайте время, дату, кто при этом присутствовал, что сделал работник и какие последствия его действий.

Также выясните, выполнял ли он при этом свои должностные обязанности и др.

Запросите письменные объяснения у работника, который причинил компании материальный ущерб (образец ниже). Это обязательное требование (ч. вторая ст. 247 ТК РФ).

В ответ сотрудник может все изложить в свободной форме, например в виде объяснительной записки. Если работник отказывался письменно комментировать инцидент, составьте акт.

Без объяснений сотрудника работодатель все равно может привлечь виновного к материальной ответственности. 

Для бумажных и электронных счетов-фактур минимальный период хранения составляет 4 года.
Данный временной отрезок отсчитывается с того квартала, который идет за периодом последнего использования документа в налоговых целях – для исчисления налога и подготовки отчетности. Таким образом, для продавца, формирующего с/ф, актуальны следующие сроки:

  • Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по этому с/ф показан в декларации по НДС;
  • Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге продаж, а начисленный НДС по нему показан в декларации.

Для покупателя, получающего с/ф, действуют такие сроки:

  • Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф внесен в книгу продаж, а восстановление налога, принятого к вычету по авансу, показано в декларации;
  • Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по нему показан в декларации.

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

Право на вычет налога актуально на протяжении трех лет после завершения периода получения счета-фактуры. Если компания решила воспользоваться своим правом позже, то сроки хранения сдвигаются, так как четырехлетний период хранения с/ф начинает отсчитываться, начиная с момента завершения периода, в котором включен возмещаемый НДС в декларацию.

Если товарные ценности с сопроводительной накладной получены в одном периоде, а счет-фактура по ним позже в другом периоде, то срок хранения сдвигается. Причем сдвигается не только период хранения с/ф, но и накладной, используемой в качестве основания для подтверждения принятия к учету ценностей.

В данном случае возникает задолженность, которую можно списать через три года в связи с окончанием срока исковой давности. Накладную при этом нужно хранить на протяжении 4л. с момента окончания периода исковой давности, в общей сложности 7 лет.

Если ежегодно с контрагентом составляется акт сверки с прописанной в нем задолженностью, который подписывается обеими сторонами, то трехлетний срок исковой давности начинает отсчитываться заново с момента подписания данного акта. Соответственно, сдвигается период хранения накладной и счета-фактуры, подтверждающих данный долг.

Если акт сверки будет ежегодно подписываться, то период исковой давности будет постоянно сдвигаться, вместе с тем будет каждый год переноситься период окончания необходимости хранить документы. В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец.

В III кв. 2016г. фирма получила от продавца товарную накладную и счет-фактуру. По накладной фирма получила товарные ценности, которые в этом же периоде были поставлены на приход. На основании с/ф добавленный налог по этим ценностям в этом же квартале направлен к вычету, а сам с/ф внесен с помощью регистрационной записи в книгу покупок.

Реализация поступивших в IIIкв. ценностей произведена в следующем IVкв., их стоимость в IVкв. включена в состав налоговых расходов.

Документ
Период хранения
Число, с которого период исчисляется
Последний день периода хранения
Счет-фактура 01.10.2016 30.09.2020
Товарная накладная, при использовании в качестве документа-основания для приема ценностей к учету и подтверждения присутствия права на вычет налога 4г. с момента завершения квартала, в котором налог принят к вычету 01.10.2016 30.09.2020
Товарная накладная, при использовании в качестве документа-основания для подтверждения величины стоимости ценностей для включения в налоговые расходы 4г. с момента завершения года, в котором данная стоимость включена в расходы налогового характера 01.01.2017 31.12.2020
Товарная накладная, используемая в качестве первичного документа для бухгалтерских целей 5л. с момента завершения года, в котором полученные ценности поставлены на приход 01.01.2017 31.12.2021

Таким образом, если по счету-фактуре срок однозначно определяется, то для товарной накладной нужно выбирать наиболее длительный период. В данном примере последний день периода хранения с/ф – 30.09.2020, для накладной – 31.12.2021.

Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983. Прежде всего, место для хранения должно отвечать определенным требованиям:

  • Быть недоступным для широкого круга лиц;
  • Иметь подходящие параметры по состоянию окружающего воздуха;
  • Обладать высокой степенью безопасности, пожарозащищенности.

Обязательно назначается ответственное лицо, на которого возлагаются обязанности по обеспечению сохранности и безопасности вверенной архивной документации на протяжении всего периода хранения. По истечении установленных сроков документы могут быть уничтожены.

При этом собирается комиссия по оценке документации на предмет истечение периодов их хранения. Бумаги, подлежащие уничтожению, передаются по передаточному акту в специализированную компанию, занимающуюся переработкой данного сырья. Уничтожение документов с истекшим периодом хранения подлежит обязательному документированию.

Сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета прописаны в законодательстве. По истечении этих сроков документы, как правило, уничтожаются. Но всегда ли оправданы такие действия? В каких случаях может появиться необходимость хранить документацию за пределами общих сроков? И можно ли хранить документы в электронном виде? На эти вопросы мы ответим в статье.

В деятельности любой компании документооборот играет важную роль. От его эффективной организации в немалой степени зависят финансовые и налоговые риски, своевременность расчетов с контрагентами и выполнения требований контролирующих органов. Одной из важных составляющих документо-оборота в организации является обеспечение сохранности документов.

Обязанность хранить документы, создаваемые в процессе осуществления хозяйственной деятельности компании, в течение сроков хранения, установленных законодательством, вытекает из положений ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

По истечении сроков хранения первичная бухгалтерская документация может быть уничтожена. Главное — не допустить ошибки и не уничтожить документы, которые на законном основании могут потребовать налоговики. Иначе штрафов и доначислений не избежать…

Сколько хранить первичку…

Все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Такое определение первичных учетных документов дано в ст. 9 Закона № 129-ФЗ . А в пункте 2.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Так, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии «в течение сроков, уста­навливаемых в соответствии с правилами организа­ции государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (ст. 17). Поскольку этот закон регулирует вопросы бухгалтерского учета, значит, это требова­ние относится именно к бухгалтерским документам.

Этот вопрос задают себе все без исключения предприниматели, недавно открывшие предприятие и не разобравшиеся в тонкостях системы.

Так сколько хранить документы ООО, год, два или больше? Подробно разобраться в этом вопросе можно прочитав по пунктам Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Сроки хранения бухгалтерских документов разные.

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

Что можно сказать, объединяя все подпункты? Храниться бухгалтерские документы в ООО должны как минимум до тех пор, пока есть вероятность того, что налоговая проверка их может затребовать.

Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки. То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.

Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.

Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?

  • данные налогового бухгалтерского учёта;
  • документы, подтверждающие доходы;
  • документальное подтверждение расходов;
  • подтверждение удержания налогов;

Как отсчитать эти четыре года? Следующий день после окончания налогового периода и есть первый день отчётного четырёхлетнего срока.

Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации.

Согласно приказу « о бухгалтерском учёте» №129-ФЗ бухгалтерскую отчетность следует хранить так, как указано в правилах государственного архивного дела.

Но не меньше чем пять лет после того как по ним составлялась бухгалтерская отчётность в последний раз.

Что же получается? А то, что хранить документы вы обязаны строго именно тот период, в который их может затребовать для проверки налоговая служба.

То есть три года.

Если в результате проверки у вас не окажется документов пятилетней давности, вас могут оштрафовать за ненадлежащее хранение документации и только.

Но не всё так просто и прозрачно в бухгалтерских и налоговых дебрях. Есть документация, которую хранить следует гораздо дольше тех сроков, о которых мы с вами только что рассуждали. Что это за документы?

  1. Первичные документы на приобретение имущества. Эти документы сохраняем сколько угодно долго. Для чего это нужно. Во-первых, начисление амортизации. Во-вторых при продаже имущества нужно же где-то брать подтверждение его начальной стоимости7 также не забываем о налоге на имущество.
  2. Основные средства. Для убыточных компаний статьей 283 НК предусмотрено правило уменьшения налоговой базы текущего периода за счёт убытков прошлого налогового периода. Естественно документация должна это подтверждать. Убытки можно учитывать десять последующих лет, а значит и документы должны находиться в должном порядке ( статья 283 пункт 4). Налоговые инспекторы вправе затребовать для подтверждения данных по убыткам указанным в подаваемой декларации первичные документы, подтверждающие финансовый результат.
  3. Для сельских предприятий, работающих с единым сельскохозяйственным налогом также необходимо хранить документы по убыткам в течение всего периода их списания. Статья 346,6 пункт 5 НК РФ.
  4. Для лиц, работающих по так называемой «упрощёнке», ЕСН. Статья 346,18 пункт 7 НК Рф.
  5. Для списания безнадёжной дебиторской задолженности также необходимо иметь в наличии подтверждающие первичные документы для налоговой службы. Уничтожение подтверждающих документов лишает компанию права признания безнадёжного долга в расходах, потому как сумму подтвердить будет нечем.
  6. Про акционерные общества особо распространяться не будем, так как вопрос всё же звучал, как долго нужно хранить документы ООО, а не ОАО. Так вот если кратенько, то в ОАО хранить документы для налоговой отчетности – годовую бухгалтерскую отчётность, а также устав нужно столько, сколько существует компания. Если компания идёт под ликвидацию – документы направляются в государственный архив. Нужно соглашение, заключённое с архивом заранее на данную процедуру. Если такового договора не было – в архив попадает только документ по личному составу компании. Где будут храниться остальные документы, предстоит решить председателю ликвидационной комиссии, а может конкурсному управляющему.
  7. Годовые отчёты по налогам компания обязана хранить не менее 10-ти лет. квартальные – пять лет, это при наличии годовых.
  8. Если квартальных отчётов нет – месячные отчеты хранятся также не менее пяти лет.
  9. Книги покупок и продаж, счета-фактуры следует хранить полных пять лет со дня последней записи в журнале. Пункт 15,27 «Правил ведения журналов учёта». В Перечне типовых управленческих документов есть пункт касаемо счетов-фактур, вот там говориться о том, что хранить эти самые счета-фактуры следует пять лет и точка.

Опять же, налоговые службы при проверках должны руководствоваться законодательством о налогах и сборах. А Перечень туда не входит.

Делам вывод: сколько же времени нужно хранить документы ООО? Получается, что никак не менее пяти лет, а по основным средствам так и вообще всё время существования компании. Считать срок хранения документов нужно с первого января, следующего за тем годом, когда они были созданы.

В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников.

Кстати, необязательно хранить документацию в офисе. Законом не запрещено выбирать для хранения другие места, например, специализированные архивные фирмы.

А вот акционерное общество обязано по закону хранить такие документы, как годовые отчеты и устав именно там, где находится головной офис.

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

Для хранения документации в электронном виде компания создаёт информационную корпоративную систему. Обслуживает её удостоверяющий центр, который и обеспечивает в электронных документах применение электронной подписи.

Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают. Чтобы содержимое их было читаемо должны позаботиться ответственные за хранение лица и своевременно сделать копии.

При ликвидации фирмы документы, подлежащие длительному хранению, сдаются в архив. Если компания реорганизуется, документы передают организации-преемнику.

При выделении новой компании ей достаются личные дела перешедших в новую структуру сотрудников и документы, касающиеся сферы деятельности новой компании.

Уничтожение документов. Чтобы уничтожить документ надо сначала составить акт, который подпишет руководитель компании и только тогда можно приступить непосредственно к уничтожению документов.

Причём в акте необязательно тщательно переписывать каждую из идущих на уничтожение бумаг. Достаточно переписать название однородных групп. Что считать однородными группами следует продумать самостоятельно.

К примеру, накладные – можно считать однородными документами и так далее.

Просто сжечь? Ответ неверный. В таком случае можно вполне заиметь проблемы с экологическими службами.

Отдать в переработку как макулатуру? Вариант хороший, но нет гарантии, что документы не окажутся у конкурирующей компании, что не есть хорошо.

Чтобы этого не произошло, папки с документами следует передать на утилизацию с оформлением накладной. Причём, вывоз документов следует произвести под контролем сотрудника компании отвечающего за хранение документации.

Просто выбросить также нельзя потому, что по законодательству работодатель обязан хранить в тайне персональные данные сотрудников.

Чтобы не возникло желания облегчить свой документальный архив раньше положенного срока, добавлю, что отсутствие регистров бухучета или счетов-фактур налогового периода считается грубым нарушением и карается штрафом в размере пяти тысяч рублей.

И это если документов недостаёт за один налоговый период. В более тяжёлых случаях штраф будет уже не 5000, а 15 000 рублей.

При занижении налоговой базы путём утраты подтверждающих доход документов налогоплательщик выплатит штраф в размере 10-ти процентов от суммы невыплаченного налога и не меньше чем те же 15 000 рублей.

Кстати и в уголовном законодательстве есть пункты относительно обеспечения сохранности бухгалтерских документов. Если будет доказана порча документов из личной заинтересованности, причастное лицо может загреметь за решётку не менее чем на год.

Если есть желание ознакомиться подробнее с этим пунктом, подробнее смотрите статью 352 п. 1 УК РФ.

А ещё имейте в виду, что проверить надлежащее хранение архивной документации в вашей организации имеют право представители архивных органов. И тут вас, согласно статьи 13.

20 Кодекса Российской Федерации о нарушениях правил хранения, учёта и комплектования, а также использования архивных документов могут наказать штрафом от 300 до 500 рублей или административным внушением.

Директор компании отвечает за создание мест хранения документов и а частности архивации, а главный бухгалтер должен эти самые документы организованно сохранить и правильно передать их в архив.

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности  всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Сколько лет хранить счет-фактуры и накладные

Вам понадобится

  • {amp}amp;#8212; файл или папка для каждого типа счетов;
  • {amp}amp;#8212; место для их хранения (стол, тумбочка, комод, шкаф или сейф {amp}amp;#8212; на ваш выбор в зависимости от имеющейся в квартире мебели).

Инструкция 1 Заведите отдельную папку или целлофановый файл для каждого типа счетов: за услуги управляющей компании, отопление, свет, телефон, воду, газ (в зависимости от того, за какие услуги они выставляются отдельно), уведомлений банка об очередном платеже (для каждого кредитного продукта отдельно, если пользуетесь несколькими) и др.

Отведите для папок или файлов со счетами отдельное место: ящик стола или комода, полка в шкафу и т.п., где всегда сможете их найти при необходимости. 2 Счета складывайте в папку или файл в хронологическом порядке. 3 Не будет лишним предусмотреть отдельную папку или несколько для неоплаченных счетов.

В этом случае срок хранения может увеличиться до бесконечности, причем хранение накладной должен обеспечить как покупатель, так и продавец. Пример определения срока хранения товарных накладных и счетов-фактур В III кв.

2016г. фирма получила от продавца товарную накладную и счет-фактуру. По накладной фирма получила товарные ценности, которые в этом же периоде были поставлены на приход. На основании с/ф добавленный налог по этим ценностям в этом же квартале направлен к вычету, а сам с/ф внесен с помощью регистрационной записи в книгу покупок. Реализация поступивших в IIIкв.

Такой порядок оформления потребуется при передаче Журнала в налоговую инспекцию, в случаях, предусмотренных в НК РФ (например, в порядке ст. 93 НК РФ). Журнал следует хранить в течение не менее 4 лет с даты последней записи (п. 13 «Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур{amp}amp;#8230;

», утвержденных Постановлением № 1137). При регистрации счетов-фактур в Журнале предусмотрен код способа выставления счетов-фактур (графа 3). Для документов на бумажном носителе этот код – 1, в электронном виде – 2. Продавец должен регистрировать счета-фактуры по дате их выставления, а покупатель – по дате получения. В регистрации электронных счетов-фактур есть особенность.

Хранение счетов-фактур: новые правила 2017 года

Поскольку вместе {amp}amp;#8230; Для нянь и домработниц придумают новый налог Ага. а еще нам рассказывали про химоружие в Ираке,а потом правда сказали что {amp}amp;#171;ошиблись{amp}amp;#187;. Идет вой{amp}amp;#8230; Риски использования нелицензионного ПО: о чем важно знать директору Может кто подскажет. Я вот нанял {amp}amp;#171;няню{amp}amp;#187; для своих поросят в сарае. Эта {amp}amp;#171;няня{amp}amp;#187;, просто чистит наво{amp}amp;#8230;

Для нянь и домработниц придумают новый налог Это обнальщиков дрючат, не впечатляйтесь =) Как из вашей компании сделать однодневку? Легко! Речь была про то, что дающий взятку также должен быть осужден и попасть в сказочку. Есть бо{amp}amp;#8230; Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Это еще до электронной регистрации практиковалось вовсю.

Года 4 назад в очереди в спр{amp}amp;#8230; Ничего не подозревающий заключенный колонии чуть не стал фиктивным директором юрлица А ты видел, что он сидит? Или в сказочки из ЗомбоЯщика веруешь, что он сидит? Если пользоваться {amp}amp;#8230; Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Похоже с гендиров решили собрать алименты в пользу гос-ва. Есть доходы, нет -назвался гендиром, и{amp}amp;#8230;

С другой стороны, регистрировать в Журнале выставленные электронные счета-фактуры можно только при наличии подтверждения о доставке их покупателю. Учитывая, что процесс передачи счета-фактуры покупателю и получения подтверждения от него может занять до 2 дней (согласно пп. 2.6 – 2.7 «Порядка выставления и получения счетов-фактур{amp}amp;#8230;

», утвержденного приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н), то получается, что зарегистрировать электронный счет-фактуру в Журнале в момент выставления нельзя – информация о нем должна где-то «зависнуть» до тех пор, пока не будут получены 2 квитанции (от оператора и от покупателя). На практике это означает, что придется вести отдельный учет выставленных, но еще не подтвержденных счетов фактур в каком-то «неофициальном» журнале или базе данных.

У вас на руках комплект от поставщика – счет-фактура и товарная накладная. Сколько лет их хранить? Товарную накладную нужно хранить в течение пяти лет. Ведь она является первичным документом. Вы используете ее не только в налоговом, но и в бухгалтерском учете.

Представим, что дата выписки документов – 10 августа 2015 года. Отсчет начинается с 1 января 2016 года. Поэтому хранить документ нужно до 1 января 2021 года. Счет-фактура не является первичным документом. На него минимальный пятилетний срок из Закона о бухучете не распространяется.

Срок хранения счета-фактуры – четыре года. Сколько лет хранить другие документы, читайте в статье «Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила» журнала «Семинар для бухгалтера». Если нет подписки, оформите ее бесплатно на три дня.

Журнале указывается дата поступления файла счета-фактуры спецоператору, которая берется из его подтверждения. А казус состоит в том, что если продавец не получил извещения от покупателя о получении им счета-фактуры, то такой документ не может быть зарегистрирован в Журнале (даже если продавец имеет подтверждение спецоператора с указанием даты и времени).

При повторном направлении одного и того же счета-фактуры в электронном виде указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры Мнение специалиста СвернутьПоказать Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International С одной стороны, при выставлении счета-фактуры ему должен быть присвоен конкретный регистрационный номер, и он должен быть зарегистрирован по дате выставления.

Поскольку вместе … Для нянь и домработниц придумают новый налог Ага. а еще нам рассказывали про химоружие в Ираке,а потом правда сказали что «ошиблись». Идет вой… Риски использования нелицензионного ПО: о чем важно знать директору Может кто подскажет. Я вот нанял «няню» для своих поросят в сарае. Эта «няня», просто чистит наво…

Для нянь и домработниц придумают новый налог Это обнальщиков дрючат, не впечатляйтесь =) Как из вашей компании сделать однодневку? Легко! Речь была про то, что дающий взятку также должен быть осужден и попасть в сказочку. Есть бо… Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Это еще до электронной регистрации практиковалось вовсю.

Года 4 назад в очереди в спр… Ничего не подозревающий заключенный колонии чуть не стал фиктивным директором юрлица А ты видел, что он сидит? Или в сказочки из ЗомбоЯщика веруешь, что он сидит? Если пользоваться … Глава Минфина считает, что россияне должны сами позаботиться о достойной пенсии Похоже с гендиров решили собрать алименты в пользу гос-ва. Есть доходы, нет -назвался гендиром, и…

С другой стороны, регистрировать в Журнале выставленные электронные счета-фактуры можно только при наличии подтверждения о доставке их покупателю. Учитывая, что процесс передачи счета-фактуры покупателю и получения подтверждения от него может занять до 2 дней (согласно пп. 2.6 – 2.7 «Порядка выставления и получения счетов-фактур…», утвержденного приказом Минфина РФ от 25.04.

2011 № 50н), то получается, что зарегистрировать электронный счет-фактуру в Журнале в момент выставления нельзя – информация о нем должна где-то «зависнуть» до тех пор, пока не будут получены 2 квитанции (от оператора и от покупателя). На практике это означает, что придется вести отдельный учет выставленных, но еще не подтвержденных счетов фактур в каком-то «неофициальном» журнале или базе данных.

К ответу на данный вопрос следует подходить с практической точки зрения. Нормативным документом предусмотрено: журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы
. И это правильно. Все-таки срок хранения названных налоговых документов немаленький, и за этот период могут смениться как работники бухгалтерии, так и руководители торгового предприятия.

Кроме того, обращаем внимание читателей на следующее. При архивировании документов лицу, непосредственно принимающему в нем участие, нужно быть предельно осторожным в своих действиях, чтобы не повредить содержащиеся в счете-фактуре сведения (например, не проколоть дыроколом данные о номере и дате выставления счета-фактуры), так как отсутствие обязательных реквизитов на счете-фактуре может послужить основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога налоговыми инспекторами.

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, а также вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете. При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении будет проблематично.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная, то совокупная сумма штрафа может исчисляться десятками тысяч рублей. Все штрафы перечислили в конце статьи.

Актуальные формы документов, предназначенные для регистрации счет-фактуры, были утверждены 26.12.2011 г. Постановлением Правительства РФ №1137.

В силу оно вступило с 30.01.2012 г., но новые бланки начали применять с 01.04.2012 г. (Письмо № 03-07-15/11 от 31.01.12 г.).

Налоговики разъяснили, что составление счетов-фактур допускается как на бумажном носителе, так и в электронной форме (статья 169 НК РФ).

Сроки хранения счетов-фактур на предприятии

Таким образом, акты выполненных работ нужно хранить на протяжении пяти лет с момента завершения периода действия договора или соглашения, в дополнение к которому данный акт составляется.

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

Внимание

Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США. И еще много чего Бурбон вроде французский, нет? Король — да, а напиток — совсем нет. Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США.

Хранить книги продаж и покупок нужно на протяжении 4л. с момента внесения последней записи. Данный срок соответствует прописанному в пп.8.п1ст.23 НК РФ. При этом указанный период соответствует как бумажным, так и электронным книгам. Порядок хранения документов на предприятии Регистры и первичную документацию можно хранить как в бумажном, так и электронном формате. Порядок хранения определяется Положением, утвержденным Письмом Минфина 105 от 29.07.1983.

Грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения предусматривает наложение на нарушителей административного штрафа по ст. 120 НК РФ. Что же законодатели подразумевают под грубым нарушением? В соответствии с п. 3 ст. 120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимаются отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Есть примеры судебных решений, подтверждающие данный вывод (см., например, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.09.2008 N 09АП-11381/2008-АК {amp}lt;4{amp}gt;).

В апелляционной жалобе налоговый орган указал, что в соответствии с п. 6 Правил журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы — пронумерованы. В ходе проведения мероприятий налогового контроля установлено, что представленные журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не были прошнурованы и пронумерованы, то есть были составлены с нарушением порядка.

Судом отмечено, что указанный довод налогового органа не соответствует фактическим обстоятельствам, а также не может являться основанием для отказа налогоплательщику в применении налогового вычета по НДС. Нормами налогового законодательства, в частности п. 2 ст. 93 НК РФ, предусмотрено представление в налоговый орган документов в виде заверенных копий.

С учетом изложенного, на основании представленных копий журналов полученных и выставленных счетов-фактур налоговый орган не мог сделать какой-либо вывод о некорректном оформлении оригиналов названных документов, которые были оформлены заявителем в полном соответствии с требованиями закона. Организацией в налоговый орган был представлен полный пакет документов, соответствующих требованиям ст. ст.

169 и 172 НК РФ, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг), их оплату (в том числе НДС) и принятие их к учету. В силу ст. 172 НК РФ даже в том случае, если организация не представила в налоговый орган либо представила не в должном виде журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, она не может быть лишена права на применение налоговых вычетов.

Счета-фактуры, в т.ч. электронные, надо хранить минимум четыре года после окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

Операция Что хранить
Импорт из стран ЕАЭС Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов, их заверенные копии, копии платежек и других документов об уплате НДС.
Импорт из других стран Таможенные декларации, их заверенные копии и другие документы об уплате НДС на таможне.
Командировочные расходы на аренду жилья и проезд  бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС.
по НДС, который восстанавливает акционер, участник или пайщик Документы, которыми стороны оформляют передачу имущества, НМА, имущественных прав (п. 3 ст. 170 НК РФ) – в виде нотариально заверенных копий.
по НДС, который восстанавливают при уменьшении стоимости (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ .
– по НДС, который восстанавливают при покупке или строительстве основных средств бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ).

Также в течение 4-х лет нужно хранить первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые регистрируются в книге продаж.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Внимание

Расскажем в статье, какой срок хранения счетов-фактур и иных документов на предприятии по закону. При определении срока хранения нужно руководствоваться Законом о бухучете, согласно которому бухгалтерская первичная документация должна храниться пять после года, в котором она составлена.

Отдельные правовые и законодательные акты могут устанавливать более длительные периоды хранения.

Вам понадобится

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

Внимание

Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США. И еще много чего Бурбон вроде французский, нет? Король {amp}amp;#8212; да, а напиток {amp}amp;#8212; совсем нет. Наш ответ на санкции: Россия не будет закупать программное обеспечение из США.

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

… При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами.

В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

Где регистрируются?

Изменения в книге покупок и продаж:

  1. Появились новые 3 графы (2а, 2б, 2в), предусмотренные для информации по исправлениям.
  2. Несущественно видоизменились названия колонок с 6 по 12.
  3. Графа 6 – код страны происхождения.

Книга состоит из строчной и табличной части. Внесенные данные должны соответствовать информации, приведенной во 2-ой части журнала учета. Регистрация проводится после получения счетов от продавца (более детально о том, как проводить счет-фактуру, если она пришла с опозданием, читайте тут).

В книгу продаж вносится выставленная счет-фактура. Визуально она схожа с книгой покупок (Приложение 4 Постановления №1137). Содержание колонок 4-9 идентично названиям граф 6-12 книги покупок.

Заполняется книга по хронологии. Информация должна соответствовать 1 разделу журнала учета.

Если цены понижаются, то необходимо создавать корректировочную счет-фактуру. Поставщик регистрирует ее в книгу покупок. Когда цена растет, покупателю нужно внести исправления в книгу продаж.

Еще одно новшество – дополнительные листы. Листы удобно использовать для регистрации корректирующих счет-фактур. Если книги ведутся в электронном варианте, тогда дополнительные листы визируются ЭЦП руководителя. Но это не отменяет требования -составлять книги на бумажных носителях (п.22 и п.24 Постановления №1137).

Обе книги подписываются руководителем организации. Они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Оформляются они на один квартал. Поэтому их нужно приводить в порядок до 20 числа следующего месяца.

Журнал

Постановление № 1137 позволило объединить 2 журнала — выставленных и полученных счет-фактур воедино. Теперь согласно

Приложению 3 Постановления №1137

журнал состоит из 2-х частей.

Появилась возможность вносить изменения, составляя новые экземпляры счетов-фактур. В шапку вносится наименование, идентификационный код и КПП налогоплательщика. Составляется журнал на один квартал. За год необходимо наличие 4-х журналов.

Оформление журнала аналогично книгам: подпись руководства, нумерация, сшивание, скрепление печатью. Сделать это нужно до 20-го числа следующего месяца после окончания отчетного периода.

Как подшить?

Готовить «подшивки» нужно раз в квартал, а точнее до 20 числа следующего месяца по завершению отчетного периода. Но если документооборот на предприятие объемный, то данную процедуру можно выполнять и раз в месяц.

Журнал

Ранее требовалось, чтобы счет-фактура подшивалась к журналам учета. В новых правилах такие указания отсутствуют. Поэтому практичнее журналы учета сшивать отдельной стопкой по хронологии. Страницы нужно будет пронумеровать и прошнуровать.

Счет-фактуры

Место

Место для хранения первичной документации должно соответствовать следующим требованиям:

  1. Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?Быть недоступным для посторонних лиц.
  2. Подходить под состояние окружающего воздуха.
  3. Обладать противопожарными свойствами.

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

Местом для хранения может быть металлический шкаф, который закрывается на замок. Назначается ответственный, в обязанности которого входит обеспечение сохранности архивной документации. По истечению срока сохранности документов на предприятии собирается комиссия. Она должна решить можно ли уничтожать бумаги.

Каковы сроки?

Сколько лет должны храниться? Срок хранения книг покупки и продаж, журнала учета и счетов-фактур в организации един – 4 года (п.1. ст.23 НК РФ). Данное требование касается документации в бумажном и электронном вариантах. При необходимости этот срок можно увеличить.

Изначально счет-фактура должна быть зарегистрирована в журнале учета, книгах покупки и продаж. Вести учет можно в бумажном или электронном варианте. С 2012 года сшивать бланки счет-фактуры нужно отдельно от журнала учета. Выставленные и полученные бланки должны быть сложены отдельно в хронологическом порядке. Документы сшиваются за каждый квартал и хранятся в течение 4-х лет.

После введения новшеств, процедура подготовки документов к хранению упростилась и стала более практичной.

Организация и правила хранения бухгалтерских и иных документов

То есть три года.

Изменения затронут сроки хранения кадровой документации. А именно:

  • графики отпусков нужно будет хранить 3 года (сейчас 1 год);
  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо 5 лет;
  • заявки о потребности в привлечении иностранных работников – 1 год.

Помимо этого отдельные сроки хранения будут установлены для:

  • заявлений работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий (срок хранения 1 год);
  • уведомлений, предупреждений работников(ам) работодателем (3 года).

Также планируется откорректировать сроки хранения и иных документов:

  • налоговые декларации (расчеты) будут храниться 6 лет, а не 5 лет как сейчас;
  • реестр сведений о доходах физлиц — 5 лет вместо 75 лет;
  • счета-фактуры — 5 лет вместо 4 лет.

По одним документам — 5 лет.

А с другой стороны так называемая «глубина» налоговой проверки — 3 года.

А с третьей — п.8 ст.23 НК РФ «в течение 4 (четырех) лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета …;

И еще, расскажите про правила хранения документов.

А так же, зачем хранить документы 5 лет, если проверяют за 3 года.

[рся61]

к меню ↑

Хотя Минфин назвал минимальные сроки хранения первички: документы для расчета налогов можно выбросить через четыре года после того, как вы сдали декларацию. Первичку храните на год дольше.

Вы вправе избавиться от документов, которые использовали для расчета и уплаты налога на прибыль, НДС и т.д., если они старше четырех лет.

Четырехлетний срок не распространяется на документы, которые связаны с бухучетом. Первичку вроде товарных накладных или актов храните минимум пять лет. Регистры учета вроде оборотно-сальдовых ведомостей — тоже.

Примечание: Письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, а также в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»).

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую отчетность, а также аудиторские заключения о ней нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558.

Чтобы не быть наказанными за нарушение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, храните налоговые декларации, расчеты, регистры и другие документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. После того как закончится этот срок и пройдет хотя бы один месяц со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 № 359.

к меню ↑

Вид бухгалтерского документа Срок хранения Примечания
Первичные учетные документы 5 лет
Регистры бухгалтерского учета 5 лет
Годовая бухгалтерская отчетность постоянно
Квартальная бухгалтерская отчетность 5 лет при отсутствии годовой отчетности – постоянно
Месячная квартальная отчетность 1 год при отсутствии годовой, квартальной отчетности — постоянно

Естественно, что организация в течение указанных сроков должна обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

При этом при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача бухгалтерских документов в порядке, определенном самой организацией (ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

Указывается, что сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Подробнее о том, сколько хранить документы налогового учета, налоговую отчетность и кадровые документы, мы рассказывали в отдельном материале.

О порядке уничтожения бухгалтерских документов и особенностях составления акта об уничтожении мы также рассказывали в нашей отдельной консультации.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене.

Срок хранения счетов фактур на предприятии — сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале.

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector