Срок хранения бухгалтерской отчетности в 2019 году

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Любому бухгалтеру известно, что все первичные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет, а также итоговые отчеты по ним имеют свой, определенный законодательством, срок хранения.

Регламентируется этот срок двумя основными нормативными актами:

  • Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (вступил в силу 6 декабря 2011 года);
  • специальным Перечнем (утвержден Минкультом, приказ № 558 от 25 августа 2010 года).
 

Вид документа

 

Срок хранения

основные и дополнительные договоры 5 лет после завершения срока действия (если нет иных указаний в Перечне)
акты выполненных работ (по договорной работе и основной деятельности) 5 лет после завершения срока действия
выданные доверенности (на ТМЦ и финансовые средства) минимум 5 лет
все виды ведомостей (з/п, матпомощь, пособия и т. д.) минимум 5 лет (если лицевые счета отсутствуют, то минимум 75 лет)
доходы физических лиц (реестр) минимум 75 лет
прочая информация о доходах физических лиц минимум 5 лет (если лицевые счета и ведомости на з/п отсутствуют, то минимум 75 лет)
трудовые контракты и личные карты на каждого работающего 75 лет
все виды журналов и табелей по учету труда минимум 5 лет (для всех видов опасного, тяжелого и вредного труда – минимум 75 лет)
годовые отчеты по бухгалтерскому (финансовому) учету срок неограничен
план счетов, все виды «первички» минимум 5 лет
главная книга, «оборотки», счета (карточки) и пр. минимум 5 лет
основные средства (учетные карточки) минимум 5 лет с даты ликвидации
декларации (прибыль, НДС, земля, транспорт) минимум 5 лет
документы в ФСС (отчеты):

·         год;

·         квартал

 

срок неограничен;

5 лет

документы в ПФ (отчеты) минимум 5 лет (если лицевые счета и ведомости на з/п отсутствуют, то минимум 75 лет)
данные в ПФР на каждого работника минимум 75 лет
статистика (отчеты):

·         год;

·         квартал и полугодие;

·         единовременно;

·         месяц

 

срок неограничен;

5 лет (если годовые отчеты отсутствуют, то срок не ограничен);

срок не ограничен;

1 год (если иная отчетность отсутствует, то срок не ограничен)

взыскания, штрафы (переписка) минимум 5 лет

На приведенном примере наглядно видно, что вся перечисленная документация – бухгалтерская, и потому главный бухгалтер поступил абсолютно правильно, увеличив (там, где это необходимо) срок в 5 лет до указанного в Перечне периода.

Срок хранения документов бухгалтерского учета и прочих дел, образующихся в ходе хозяйственной деятельности любого экономического субъекта, определяется на законодательном уровне.

Продолжительность хранения регламентирована в следующих законодательных актах:

  • Налоговый Кодекс РФ;
  • ФЗ «О бухгалтерском учете» от 12.2011 года за № 402-ФЗ (далее – ФЗ № 402);
  • ФЗ « Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 года за № 125- ФЗ (далее ФЗ № 125).
  • Перечень типовых управленческих документов, утвержденный Приказом Минкультуры от 25.08.2010 года за № 558 (далее – Перечень).

Согласно этим нормативным актам большая часть налоговых и бухгалтерских бумаг хранится в течение 5 лет с момента завершения их действия.

Могут устанавливаться иные временные рамки, продолжительность которых больше или меньше 5 лет:

  • 1 год – для месячной отчетности;
  • 3 года – для квартальных отчетов о поступлении валютных средств и платежах;
  • 4 года – для счетов-фактур;
  • 10 лет – договора, акты о продаже движимого имущества.
  • 15 лет – иски, судебные решения и приказы.
  • 25 лет или постоянно – уставные документы.

ФЗ № 402 и Перечень устанавливают конкретные сроки хранения бухгалтерских документов в организации. Таблица, приведенная в предыдущем разделе, регламентирует их для каждого наименования (группы) в отдельности.

Важно подготовиться к поправкам заранее. Ведь если вы раньше времени уничтожите документ и не сможете предъявить его инспектору, получите штраф 10 000 руб. (ч. 1 ст. 19.4.1 КоАП). Не представите документы, которые требует суд, заплатите еще 1000 руб. Нарушите правила хранения архивных документов — 500 руб. (п. 3 ст. 57 ГК и ст. 13.20 КоАП).

Как изменятся сроки хранения по проекту Расархива, смотрите в таблице.

Документ

Срок хранения
(кол-во лет)

1. Оплата труда

Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников в учреждении.

Постоянно*

Положение об оплате труда и премировании работников

Постоянно

Табель учета рабочего времени:

— нормальные условия труда

— тяжелые, вредные и опасные условия труда

5

75

Расчетно-платежная ведомость

5

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

5

2. Страховые взносы

Карточка индивидуального учета

6

Платежные поручения на перечисление страховых взносов

Заявление об уточнении основания, типа и принадлежности платежа, отчетного (расчетного) периода или статуса плательщика страховых взносов

Расчеты по страховым взносам (формы 4-ФСС и РСВ-1)

2.1 Документы для ФСС России

Заявление о выделении средств на финансирование предупредительных мер по травматизму

5

План мероприятий по предупреждению производственного травматизма

5

План финансирования предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний

5

Отчет об использовании средств, выделенных на финансирование предупредительных мер по травматизму

5

2.1 Документы для ПФР

Индивидуальные сведения

75

Заявление работника об удержании из его зарплаты дополнительных пенсионных взносов

5

Реестр застрахованных лиц (форма ДСВ-3)

5

3. НДФЛ

Налоговая карточка по учету НДФЛ

5

Справка по форме 2-НДФЛ

5

Заявление на вычет (стандартный, детский, профессиональный, имущественный, социальный)

5

Заявление об отказе от вычета

5

Заявление о последовательности применения вычетов

5

Бухгалтерская справка о выявлении недоимки по НДФЛ

5

Пояснительная записка налогового агента в ИФНС

5

Уведомление налогоплательщику о недоимке НДФЛ

5

Листок нетрудоспособности

5

Журналы регистрации листков нетрудоспособности

5

Заявление о выплате пособия

5

* Продолжительность хранения не может быть менее 10 лет (это касается организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Сколько хранить: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, 4-ФСС, расчет страховых взносов, СЗВ-М?

В каком порядке уничтожать бухгалтерские документы, у которых истек срок хранения?

Каков порядок списания БСО, которые испортил сотрудник при заполнении?

Как учитывать и хранить трудовые книжки? 

Сроки для кадровой документации определяются Перечнем. Они варьируются от 12 месяцев до 50 (75) лет. Есть дела, которые следует сохранять постоянно, то есть пока юридическое лицо осуществляет свою деятельность.

В 2016 году в ФЗ № 125 было внесено изменение, которое коснулось кадровых файлов по личному составу. После введения изменений в действие применяются следующие сроки:

  • 75 лет для всех бумаг по личному составу, которые были отправлены в архив до 01.01.2003 года.
  • 50 лет, для дел, которые были завершены и отправлены на хранение в 2003 году и позже.

Постоянно в компании должны храниться:

  • Приказы по основной деятельности;
  • Предложения по охране труда, касающиеся улучшения условий труда и списки рабочих мест на которых присутствуют опасные и вредные факторы.
  • Протоколы проверки отдела кадров.
  • Локально-нормативные акты, касающиеся персональных данных;
  • Штатные расписания и т.д.

Оригиналы личных документов работников должны храниться до востребования. Если они остались невостребованными их отправляют в архив на 75 лет.

Меньшие сроки устанавливают для:

  • 1 год – для графиков отпусков;
  • 3 года – приказы по командировкам;
  • 5 лет – табеля учета рабочего времени и приказы, для которых не установлен иной период (премии, выговора и т.д.).
  • 10 лет – коллективные договора.

Обратите внимание! Если приведенные в этом перечне бумаги содержат сведения о работе во вредных и опасных условиях продолжительность их хранения возрастает до 75 лет.

Когда срок хранения документа истек, его можно уничтожить. Обычно для этого один раз в год проводят инвентаризацию архивных дел. Утилизация бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения должна происходить строго в соответствии с требованиями нормативов. Нельзя изъять и уничтожить из архива дела без оформления положенных документов.

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения происходит следующим образом:

  • Создается специальная комиссия, с председателем во главе. В нее включают заведующего (ответственного) за архив компании, а также работников, которые формируют и сдают дела на хранение (бухгалтера, кадровики, секретари и т.д.). В отдельных случаях может быть приглашен сотрудник Росархива.
  • Комиссия отбирает дела, срок хранения которых уже истек. Их включают в специальный перечень, и составляется акт «Об уничтожении документов».
  • На основании акта руководитель предприятия издает приказ об уничтожении, в котором определяет срок, место и способ утилизации бумаг.

Если объем небольшой, то можно уничтожить их самостоятельно, в противном случае лучше обратиться в специализированную организацию.

Как правило, уничтожение производится путем использования шредера.

Нельзя уничтожать файлы следующим способом:

  • Сжигать на открытом воздухе или в помещении.
  • Утилизировать (выбрасывать) вместе с отходами в контейнер дела целиком.

Обратите внимание! Законодательство не обязывает предприятия уничтожать документы сразу же после истечения срока хранения. Более того, некоторые документы целесообразно не уничтожать до проведения проверки налоговой инспекцией.

Вид документов Срок хранения Норма законодательства
Бухгалтерская отчетность и учетные регистры
Годовая бухгалтерская отчетность* Не менее 10 лет Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 135 Перечня
Сводная годовая бухгалтерская отчетность* До ликвидации организации**
Квартальная бухгалтерская отчетность* Не менее 5 лет (при отсутствии годовой бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Месячная бухгалтерская отчетность* Не менее 1 года (при отсутствии годовой, квартальной бухгалтерской отчетности — не менее 10 лет)
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения и пояснительные записки к ним До ликвидации организации** Пункт 136 Перечня
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы, оборотные ведомости и др.) Не менее 5 лет при условии завершения ревизии или проверки (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункты 148 и 168 Перечня
Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз Пункт 2 статьи 17 Закона № 129-ФЗ
О тчетность по налогам (сборам) и документы, необходимые для исчисления налогов (сборов)
Годовые отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 10 лет Пункт 170 Перечня
Квартальные отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Месячные отчеты по налогам (налоговые декларации) Не менее 1 года (при отсутствии квартальных — не менее 5 лет)
Счета-фактуры Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 150 Перечня
Книги покупок, книги продаж Не менее полных 5 лет с даты последней записи Пункты 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914
Документы, подтверждающие объем налогового убытка прошлых лет, сумма которого перенесена на будущее при расчете налога на прибыль Не менее 4 лет после окончания налогового периода, налоговая база по итогам которого была уменьшена на сумму убытков прошлых лет Пункт 4 статьи 283 НК РФ
Документы, подтверждающие объем убытка предыдущих налоговых периодов, сумма которого перенесена на будущее при расчете ЕСХН или налога, уплачиваемого при применении УСН Пункт 5 статьи 346.6 и пункт 7 статьи 346.18 НК РФ
Первичные документы
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и ТМЦ, накладные, авансовые отчеты и др.) Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 1 статьи 17 Закона № 129-ФЗ и пункт 150 Перечня
Путевые листы Не менее 5 лет Пункт 18 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152
Лицевые счета работников Не менее 75 лет Пункт 153 Перечня
Документы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий***, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Пункт 155 Перечня
Исполнительные документы Не менее 5 лет Пункт 162 Перечня
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) Пункт 163 Перечня
Документы о недостачах, растратах, хищениях
Документы об оплате учебных отпусков Пункт 165 Перечня
Документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации До ликвидации организации** Пункт 166 Перечня
Документы об амортизационных отчислениях (акты, ведомости, расчеты) Не менее 5 лет Пункт 167 Перечня
Документы о приеме-передаче векселей, их оплате или размене Пункт 179 Перечня
Документы о ведении валютных и обменных операций, операций с грантами До ликвидации организации** Пункт 181 Перечня
Документы об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, ТМЦ (инвентарные описи, акты, ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий) Не менее 5 лет при условии завершения проверки или ревизии (например, налоговой) и отсутствия споров и разногласий*** Пункт 192 Перечня
Договоры и контракты
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные) Не менее 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения Пункт 186 Перечня
Паспорта сделок До ликвидации организации** Пункт 187 Перечня
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет Пункт 188 Перечня
Договоры о материальной ответственности Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица Пункт 189 Перечня
Кадровые документы
Коллективный договор До ликвидации организации** Пункт 275 Перечня
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю Не менее 5 лет Пункт 277 Перечня
Табели (графики), журналы учета рабочего времени Не менее 1 года**** Пункт 281 Перечня
Документы о премировании работников Не менее 5 лет Пункт 293 Перечня
Трудовые договоры (контракты, соглашения) Не менее 75 лет Пункт 338 Перечня
Личные карточки работников (в том числе временных работников) Не менее 75 лет Пункт 339 Перечня
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и другие личные документы работников До момента востребования, но не менее 50 лет Пункт 342 Перечня
Книги, журналы выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 50 лет Пункт 358 Перечня
Графики предоставления отпусков Не менее 1 года Пункт 356 Перечня
Документы по охране труда
Акты, предписания по технике безопасности, документы об их выполнении Не менее 5 лет Пункт 295 Перечня
Перечень профессий с вредными условиями труда, утвержденный организацией До замены новым**** Пункт 304 Перечня
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда Не менее 75 лет Пункт 305 Перечня
Табели и наряды работников вредных профессий Не менее 75 лет Пункт 305 Перечня
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний Не менее 45 лет Пункт 312 Перечня
Журналы, книги учета профилактических работ, инструктажа по технике безопасности Не менее 10 лет Пункт 316 Перечня
Журналы проведения аттестации по технике безопасности Не менее 5 лет
Документы об аттестации рабочих мест по условиям труда (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) Не менее 5 лет (рекомендовано хранить в течение 45 лет) Пункт 332 Перечня и пункт 8 Порядка проведения аттестации рабочих мест по условиям труда, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 31.08.2007 № 569
Документы по контрольно-кассовой технике (ККТ)
Документация по ККТ***** Не менее 5 лет с даты окончания использования ККТ Пункт 14 Положения о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470
Использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение информации
Статистические документы
Годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы Не менее 10 лет Пункт 199 Перечня
Сводные годовые и с большей периодичностью статистические отчеты и таблицы До ликвидации организации**
Полугодовые статистические отчеты и таблицы Не менее 5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)
Квартальные статистические отчеты и таблицы Не менее 5 лет (при отсутствии годовых, полугодовых — не менее 10 лет)
Месячные статистические отчеты и таблицы Не менее 1 года (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — не менее 10 лет)
* К бухгалтерской отчетности относятся бухгалтерские балансы, приложения к ним, предусмотренные нормативными актами, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, аудиторские заключения, подтверждающие достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она подлежит обязательному аудиту) и другие специализированные формы (п.

Что важнее – Закон ФЗ № 402 или Перечень

Анализируя нормы первого и второго нормативного акта, мы приходим к следующим важным выводам:

  • Законом ФЗ № 402 предусмотрен срок хранения бухгалтерских документов преимущественно в 5 лет, но конкретики по их разновидностям он не дает;
  • в перечне такая конкретика есть, и привязана она как к важности документа, так и к его типу;
  • связь между двумя законодательными актами следующая: пункт 1 статьи 29 Закона ФЗ № 402 гласит, что основанием для хранения документа на протяжении того или иного указанного периода является Перечень.

Что из этого следует:

  1. Перечень занимает приоритетное положение по отношению к Закону, но не может ему противоречить.
  2. Следовательно, срок хранения не может быть менее 5 лет (как говорит Закон), хотя может и превышать эту цифру (согласно Перечню).
  3. Вышеуказанные требования распространяются на документы не только в бумажном, но и в электронном виде (пункт 2 статьи 29 Закона).
  4. Отсчет 1-го года хранения начинается с 1 января года, следующего за годом даты любого документа. Иначе говоря, счет или накладная от 25.04.2018 года должны сохраняться до 31.12.2023 года.

Разбираемся со сроками на примере

Каким должен быть срок хранения бухгалтерской отчетности, лучше всего разбирать на конкретных примерах.

Предположим, некое предприятие проработало на рынке хотя бы несколько лет. За это время у него накопились достаточно большие объемы документации (в том числе бухгалтерской), и в определенный момент руководство решило провести инвентаризацию.

Хранение документов в электронном виде

В случае длительного хранения файлов на бумажных носителях всегда существует риск их утраты или порчи (переезд, авария и т.д.) поэтому многие компании дублируют их в электронном виде. Эти файлы также можно сдавать в архив. Для такого способа нужно учесть ряд нюансов:

  • Передача может быть произведена посредством отправки через коммуникационные каналы связи или непосредственная передача электронных носителей.
  • Распечатывать файлы не нужно.
  • Необходимо составить опись передаваемых файлов. В ней нужно указать способ передачи информации (носителя).
  • Перед отправкой оцифрованных файлов на хранение нужно убедиться, что они не повреждены и на носителях отсутствуют вирусы.
  • В архиве должны быть созданы условия для сохранности и воспроизведения таких файлов.
  • Передавать документы нужно на двух носителях, дублирующих друг друга.
  • Электронные архивы нужно проверять не реже одного раза в пять лет.

Чтобы передать на уничтожение электронные документы, по которым истек срок хранения, оформите акт о выделении к уничтожению документов.

Обратите внимание! Передавать на архивное хранение нужно бумаги, срок хранения которых составляет более 10 лет. Остальные документы можно хранить на рабочем месте. Это в равной степени касается и бумажных носителей.

Как считать сроки хранения документов

Срок хранения документа отсчитывают с момента окончания его действия или закрытия отчетного периода (года). Как правило, отсчет периода, в течение которого необходимо хранить документ начинают с 01 января, года следующего за годом, в котором документ закончил свой срок действия.

Срок хранения бухгалтерской отчетности в 2019 году

При этом имеют место несколько исключений:

  • Организация признает дебиторскую задолженность безнадежной. Срок хранения подтверждающих бумаг составит 4 года с момента завершения периода, в котором это произошло.
  • Хозяйствующий субъект понес убытки. Документы, которые это подтверждают, хранят весь период, пока убыток учитывается.
  • Покупка амортизируемого имущества. Бумаги на него нужно хранить еще 4 года после списания.

Иные случаи, требующие увеличения срока хранения документов

Таковыми могут быть:

  • работа предприятия с убытком с последующим учетом его в налоге на прибыль (срок хранения увеличивается на все годы компенсации убытка плюс еще 4 года после этого);
  • возникновение дебиторской задолженности от партнера, не рассчитавшегося за работы или услуги. Если компания-партнер не была удалена из Государственного реестра, документы должны храниться еще 4 года с даты перевода дебиторской задолженности в безнадежный долг.

Ответственность за нарушение сроков хранения

При нарушении сроков хранения предусмотрена следующая ответственность:

  • За отсутствие бухгалтерских и налоговых документов за один период налагается штраф в размере 10 000 рублей.
  • За отсутствие этих бумаг за два и более периода штраф возрастает до 30 000 рублей.
  • Если отсутствие документации явилось причиной снижения налоговой базы, на виновное лицо налагается штраф в размере 40 000 рублей или 20% от недоплаченных налоговых сумм.

Это устанавливает НК РФ, статья 120.

Помимо этого в статье 15.11 КоАП РФ предусмотрено наказание для виновного должностного лица. Штраф в этом случае составляет 2000 – 3000 рублей.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая энциклопедия
Adblock detector